Chức Năng Tổ Chức Quản Trị

Chương 6 :
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Những nội dung cơ bản :
•

Vai trò và vò trí của chức năng tổ chức trong quản trò

•

Hiểu biết các nguyên tắc cơ bản của tổ chức

•

Hiểu và ứng dụng được các mô hình cơ cấu tổ chức

•

Hiểu và nắm vững những vấn đề trong phân chia
quyền lực và uỷ quyền trong hoạt động quản trò


I. Khái niệm và vai trò của
chức năng tổ chức


1. Khái niệm
1. Tổ chức là một trong những
chức năng chung của quản trò
liên quan đến các hoạt động
thành lập nên các bộ phận trong
tổ chức

2. Công việc tổ chức thường được
xem xét trên 3 mặt
 Tổ chức bộ máy
 Tổ chức công việc
 Tổ chức nhân sự


Đặc điểm chung của
công việc tổ chức
Kết hợp các nỗ lực của các
thành viên
Phân công lao động
Hệ thống thứ bậc quyền lực


2. Vai trò của chức năng
tổ chức
♦Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch
sẽ được triển khai vào thực tế
♦Thực thi các nhiệm vụ quản trò sẽ có
hiệu quả và từ đó mục tiêu chung của
tổ chức sẽ được thực hiện
♦Sử dụng các nguồn lực một cách có
hiệu qua nhất. Gỉam thiểu những sai
sót và những lãng phí trong hoạt
động quản trò


3. Những vấn đề khoa học
trong công tác tổ chức

• Khi thực hiện chức năng tổ chức
các nhà quản trò phải dựa vào
các vấn đề mang tính khoa học


3.1.Tầm hạn quản trò
( tầm hạn kiểm soát )





Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trò có liên
quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc
trung gian trong một xí nghiệp
Bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian
sẽ làm chậm trễ và lệch lạc sự thông đạt
cũng như tiến trình giải quyết công việc trong
DN.
Tầm hạn quản trò rộng khi: cấp dưới có trình
độ làm việc khá, khi công việc của cấp dưới
ổn đònh, có kế hoạch, ít thay đổi, và cấp dưới
đã được nhà quản trò cấp trên uỷ quyền hành
động khá nhiều


3.2. Quyền hành trong
quản trò :
• Mọi nhà quản trò đều phải điều
khiển người khác, cho nên mọi

nhà quản trò đều phải có quyền
hành thì mới quản trò được nếu
không nhà quản trò sẽ chấm dứt
vai trò của mình


Thuyết quyền hành trong quản trò
1. Có người cho rằng : quyền hành quản trò
xuất phát từ chức vụ, thuyết này đúng
nhưng chưa đủ vì có trường hợp nhân viên
không thừa nhận quyền hành của giám đốc
2. Max Weber cho rằng : quyền hành của nhà
quản trò chỉ đầy đủ nếu có đủ 3 yếu tố :
 Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ
 Cấp dưới thừa nhận nquyền hành đó là
chính đáng
 Nhà quản trò có khả năng và đức tính khiến
cấp dưới tin tưởng


3.3. Phân cấp quản trò
Sự phân chia hay uỷ thác bớt
quyền hành của nhà quản trò cấp
trên cho các nhà quản trò cấp dùi
Về mặt khoa học, người ta cũng
gọi là phân quyền hay phi tập
trung hoá trong quản trò.
Sự phân cấp nhằm giải phóng
bớt khối lượng công việc cho các
nhà quản trò cấp cao

II. Xaõy dửùng cụ caỏu
toồ chửực


1. Khái niệm cơ cấu tổ chức:
Một chỉnh thể các khâu, các bộ phận
khác nhau được chuyên môn hoá,và có
những trách nhiệm, quyền hạn nhất đònh,
có mối liên hệ phụ thuộc nhau và được
bố trí theo cấp quản trò nhằm thực hiện
các chức năng quản trò và mục tiêu
chung cuả tổ chức
Cơ cấu tổ chức càng hoàn thiện thì công
việc quản trò càng có hiệu quả giúp cho
doanh nghiệp thực hiện tốt mục tiêu đề ra


Những cơ sở chủ yếu để xây dựng
bộ máy tổ chức
Tổ chức đã xác đònh được mục tiêu và chiến lược
hoạt động
Phải dựa vào qui mô và đặc điểm(lónh vực) hoạt
động của doanh nghiệp
Những tác động của môi trường vi mô và vó mô
của doanh nghiệp
Phù hợp với SP hay dòch vụ chính của DN
Các nguồn lực của doanh nghiêp
Tuân thủ tiến trình của chức năng tổ chức : phân

tích công viêc, phân chia công việc một cách hợp
lý, thiết lập một cơ chế phối hợp giữa các bộ phận
khác nhau thành một thể thống nhất .


Những yếu tố ảnh hưởng
đến cơ cấu tổ chức
 Mục tiêu và chiến lược phát triển
 Qui mô hoạt động của doanh nghiệp
 Đặc điểm hoạt động
 Môi trường hoạt động của DN
 Khả năng về nguồn lực của DN


2. Các nguyên tắc cơ bản của
tổ chức quản trò
Nguyên tắc với mục tiêu: mục tiêu là cơ sở để xây
dựng bộ máy tổ chức của DN hay “mục tiêu nào thì cơ
cấu đó”
Nguyên tắc thống nhất chỉ huy : nhận mệnh lệnh và
chòu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trò trực tiếp
Nguyên tắc hiệu quả kinh tế:chi phí duy trì và vận hành
bộ máy phải thấp nhất trong tương quan hoạt động đạt
kết quả cao nhất
Nguyên tắc cân đối : cân đối giữa quyền hành và trách
nhiệm
Nguyên tắc linh hoạt : có quyết đònh đáp ứng với sự
thay đổi của tổ chức
Nguyên tắc an toàn và tin cậy : chòu được những tác
động bên trong và bên ngoài trong nửhng giới hạn nhất

đònh


3. Các yêu cầu khi thiết kế
cơ cấu tổ chức
 Xác đònh số lượng bộ phận phân hệ và
cấp bậc phải phù hợp với thực tế và nhu
cầu hoạt động bảo đảm khả năng thích
nghi nhanh chóng với những thay đổi
 Xác đònh phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn
của các bộ phận
 Không để xảy ra trường hợp một nhiệm vụ
do nhiều bộ phận giải quyết
 Phối hợp nhòp nhàng và cân đối trong
hoạt động giữa các bộ phận và phân hệ
trong toàn bộ tổ chức


4. Quan điểm thiết kế
cơ cấu tổ chức
Quan điểm cổ điển nhấn mạnh
đến tính chính thức và hệ thống
quyền lực phân biệt rõ ràng
Quan điểm hiện đại nhấn mạnh
đến tính hợp tác và giải quyết
theo tình huống


Các phân chia cơ bản
Phân chia theo tầm hạn quản trò : tốt nhất là

từ 3 – 10 nhân viên thuộc cấp (có thể tăng
12-15 nếu nhân viên chỉ làm những việc đơn
giản, và 2-3 nếu nhân viên cấp dưới phải làm
những công việc phức tạp
Phân chia theo thời gian
Phân chia theo chức năng
Phân chia theo lãnh thổ đòa lý (ưu điểm nhất)
Phân chia theo sản phẩm
Phân chia theo khách hàng
Phân chia theo qui trình CN và thiết bò KT


5. Các giai đoạn hình
thành cơ cấu tổ chức
Phải thực hiện 3 giai đoạn là :
1. Phân tích
2. Thiết kế
3. Xây dựng


5.1. Giai đoạn phân tích
Giai đoạn này tập trung vào phân tích
và tổng hợp các mối liên hệ giữa mục
tiêu và mô hình đáp ứng.
Nếu cơ cấu xây dựng trên nền của
các cơ cấu hoạt động có sẵn thì bước
này sẽ phân tích những hạn chế và
thiếu sót của cơ cấu cũ để đề ra cách
thức cải tiến cho phù hợp

5.2. Giai đoạn thiết kế
Xây dựng những qui chế, những
nguyên tắc hoạt động và thiết lâp
những qui tắc ứng xử cho các bộ phận
Giai đoạn thiết kế tập trung tính toán
số lượng các bộ phận và phân hệ, số
lượng các nhân viên (đònh biên), trình
độ chuyên môn, khối lượng công việc


5.3. Giai đoạn xây dựng
 Tiến hành phân chia công việc và
giao nhiệm vụ cho các cá nhân các
bộ phận
 Giai đoạn này gắn liền với những
sửa đổi và điều chỉnh cơ cấu cho
phù hợp với thực tế


6. Các mô hình cơ cấu tổ
chức cơ bản


6.1. Cơ cấu tổ chức trực
tuyến
• Nguyên lý

1. Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng
cấp trên trực tiếp

2. Mối quan hệ trong cơ cấu tổ
chức này được thiết lập chủ yếu
theo chiều dọc
3. Công việc quản trò được tiến
hành theo tuyến


Cơ cấu tổ chức trực tuyến
NGƯỜI LÃNH ĐẠO

Nhóm A

Nhóm B