THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
Hình 1: Hợp đồng mua bán 13..............................................................................................................2
Hình 2: Phiếu thu 13..............................................................................................................................2
Hình 3: Phiếu chi 14...............................................................................................................................2
Hình 4: Phiếu nhập kho 14....................................................................................................................2
Hình 5: Phiếu xuất kho 15......................................................................................................................2
Hình 6: Phúc đáp đơn đặt hàng 16........................................................................................................2
Hình 7: Biểu đồ phân rã chức năng 33..................................................................................................2
Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 38..........................................................................................2
Hình 13: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Chức năng quản lý nhân viên 42........................................2
Hình 14: Liên kết giữa các thực thể 44..................................................................................................3
Hình 16. Hình chú thích 46...................................................................................................................3
Hình 17: Mô hình quan hệ 48................................................................................................................3
493
Hình 18: Biểu đồ phân định chức năng xuất nhập hàng 49..................................................................3
Hình 19: Biểu đồ phân định chức năng quản lý thu chi 50...................................................................3
Hình 20: Biểu đồ phân định chức năng bán hàng 50............................................................................3
Bảng 1 52...............................................................................................................................................3
Bảng 2 52...............................................................................................................................................3
Bảng 3 52...............................................................................................................................................3
Bảng 4 52...............................................................................................................................................3
Bảng 5 53...............................................................................................................................................3
Bảng 6 53...............................................................................................................................................3
Bảng 7 53...............................................................................................................................................3
Bảng 8 53...............................................................................................................................................3
Bảng 9 54...............................................................................................................................................3
Bảng 10 54.............................................................................................................................................3
Bảng 11 54.............................................................................................................................................3
Bảng 12 54.............................................................................................................................................3

Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 1 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Bảng 13 55.............................................................................................................................................3
Bảng 14 55.............................................................................................................................................3
Bảng 15 55.............................................................................................................................................3
Hình 21: Biểu đồ DiagramSQLServer 69................................................................................................4
Chương I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU
BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG...........4
24
Chương II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG......24
2.1Cơ sở lý thuyết phân tích hệ thống quản lý bán hàng.......................................................................24
Chương III. THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG QUẢN LÝ
BÁN HÀNG....................................................50
Chương IV. KẾT LUẬN.....................................................................81
Hình 1: Hợp đồng mua bán.......................................................................14
Hình 2: Phiếu thu 14
Hình 3: Phiếu chi 15
Hình 4: Phiếu nhập kho 15
Hình 5: Phiếu xuất kho 16
Hình 6: Phúc đáp đơn đặt hàng................................................................17
Hình 7: Biểu đồ phân rã chức năng.........................................................34
Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh................................................39
Hình 13: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Chức năng quản lý nhân
viên...................................................................43
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 2 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng

Hình 14: Liên kết giữa các thực thể........................................................45
Hình 16. Hình chú thích 47
Hình 17: Mô hình quan hệ.........................................................................49
50
Hình 18: Biểu đồ phân định chức năng xuất nhập hàng....................50
Hình 19: Biểu đồ phân định chức năng quản lý thu chi.....................51
Hình 20: Biểu đồ phân định chức năng bán hàng................................51
Bảng 1 53
Bảng 2 53
Bảng 3 53
Bảng 4 53
Bảng 5 54
Bảng 6 54
Bảng 7 54
Bảng 8 54
Bảng 9 55
Bảng 10 55
Bảng 11 55
Bảng 12 55
Bảng 13 56
Bảng 14 56
Bảng 15 56
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 3 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Hình 21: Biểu đồ DiagramSQLServer....................................................70
Chương I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU
BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG
1.1.Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng:

Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, còn gọi là bước
đặt vấn đề hay nghiên cứu sơ bộ. Khảo sát thực tế để làm quen và thâm nhập
vào chuyên môn nghiệp vụ mà hệ thống đó phải đáp ứng, tìm hiểu các nhu
cầu đặt ra với hệ thống đó, tập hợp các thông tin cần thiết. Để chúng ta đi
vào phân tích và thiết kế một cơ sở dữ liệu hiệu quả và đáp ứng được nhu
cầu của người sử dụng.
1.1.1. Mục đích khảo sát hiện trạng:
Chúng ta xây dựng hệ thống mới nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã
có phần không phù hợp với nhu cầu của người dùng. Việc khảo sát nhằm
để:
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ
thống.
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ
thống.
- Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ
bất hợp lý của hệ thống, cần được nghiên cứu khắc phục.
1.1.2. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện thực:
+ Tìm hiểu môi trường kinh doanh, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ
thống chủ quản của công ty.
+ Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ của từng đối tượng làm việc
trong công ty, và sự phân cấp quyền hạn.
+ Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ sổ sách, các tệp cùng với các
phương thức xử lý các thông tin trong công ty.
+ Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.
+ Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về
hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch tương lai.
+ Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất hướng giải quyết.
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 4 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46

Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
+ Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng.
1.1.3. Các yêu cầu khi điều tra:
+ Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình thực tại.
+ Không bỏ sót thông tin.
+ Các thông tin thu thập phải được đo đếm.
+ Không trùng lặp, nghĩa là phải tiến hành trong một trật tự sao cho
mỗi người được điều tra không bị nhiều người điều tra hỏi đi hỏi lại
một vấn đề.
+ Không gây cảm giác xấu hay phản ứng tiêu cực ở người bị điều tra:
phải luôn gợi mở, tế nhị, tuyệt đối không can thiệp vào nội bộ của họ,
hay gây mâu thuẫn ở nơi điều tra.
1.1.4. Các phương pháp điều tra:
Để điều tra mang lại hiệu quả chúng ta có thể sử dụng các cách sau:
+ Nghiên cứu tài liệu viết: Đây là sự quan sát gián tiếp bằng mắt
qua giấy tờ, sổ sách, chứng từ, hóa đơn, phiếu thanh toán, các tài liệu
tổng hợp như: thống kê, biên bản, …
+ Quan sát: là cách theo dõi (bằng mắt) tại hiện trường, nơi làm việc
một cách thụ động.Việc này đòi hỏi khá nhiều thời gian. Hơn nữa quan
sát tỷ mỉ từng chi tiết. Công việc này chỉ có hiệu quả khi kết hợp nó
với phỏng vấn ngay tại nơi làm việc là một cách làm rất có hiệu quả.
+Phỏng vấn: là cách làm việc trực tiếp với từng người hay nhóm
người, trong đó người điều tra đưa ra các câu hỏi và chắt lọc lấy các
thông tin cần thiết qua các câu trả lời của người được điều tra. Đây là
phương pháp cơ bản của điều tra. Có hai loại câu hỏi:
* Câu hỏi mở: là câu hỏi mà số khả năng trả lời là rất lớn, người
hỏi chưa hình dung hết được. Câu hỏi mở dùng khi người hỏi chưa
có ý định rõ ràng, muốn hỏi để thăm dò, để gợi mở vấn đề, người
trả lời phải là người có hiểu biết rộng bao quát tất cả (Lãnh đạo
chẳng hạn ).

* Câu hỏi đóng: là câu hỏi mà ta đã có sẵn các phương án trả lời
có thể dự kiến sẵn, chỉ cần khẳng định lại. Câu hỏi đóng dùng khi
ta muốn xác định lại một vấn đề cho khả quan hơn.
Các câu hỏi phải sắp xếp theo trật tự cụ thể:
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 5 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
o Thu hẹp dần: bắt đầu từ những câu hỏi khái quát về sau thu
hẹp dần tập trung vào một vấn đề.
o Mở rộng dần: ban đầu là đề cập một vài vấn đề cụ thể rồi mở
rộng dần.
o Thắt rồi mở: tập trung dần vào một chủ điểm, rồi lại bung nó
ra.
Ngoài ra thu được kết quả tốt khi điều tra ta cần kết hợp nhiều
yếu tố. Phải tạo cho người được phỏng vấn một mối quan hệ để họ
đồng cảm và cùng hợp tác để ta khai thác thông tin. Người đi
phỏng vấn cũng phải tỏ ra lắng nghe, tôn trọng ý kiến của họ.
Trung thực chính là đối sách tốt nhất. Phải thể hiện sự tin cậy,
thiện cảm và tôn trọng
+ Phiếu điều tra: Đây là một hình thức phỏng vấn không giáp mặt.
Các câu hỏi được liệt kê trong một mẫu điều tra, và người được điều
tra sẽ trả lời vào phiếu đó.Tuy nhiên phương pháp này mang lại hiệu
quả không cao.
1.1.5. Phân loại và biên tập các thông tin điều tra:
Các thông tin sau khi thu thập được trong quá trình điều tra cần phải
kiểm tra lại sau đó phân loại và biên tập lại. Ta có thể dựa vào các tiêu
chuẩn sau:
+ Hiện tại/ tương lai.
+ Nội bộ/ môi trường ngoài.

+ Tĩnh/ động.
Sự phân loại và biên tập lại cho phép ta sắp xếp lại các thông tin một
cách có hệ thống.
1.1.6. Phê phán hiện trạng:
Đây là một công việc khó khăn và tế nhị đòi hỏi người điều tra phải
khéo léo, khiêm tốn và thận trọng đặt vấn đề, đưa ra cho khách hàng hiểu
những vấn đề còn bất cập và những yếu kém của hiện trạng, từ đó xác định
mục tiêu để phát triển hệ thống mới.
1.1.7. Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi:
Sau khi tìm hiểu và thấy rõ các hiện trạng và yêu cầu của bài toán chúng
ta phải xác lập và xây dựng hệ thống mới.
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 6 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
+ Xác định phạm vi: phạm vi của bài toán đặt ra có thể là bao trùm cả
cơ quan, đơn vị, hay chỉ một phòng nhỏ, nó bao quát công tác quản lý
toàn diện hay một vài công việc đơn lẻ. Phạm vi của bài toán phụ thuộc
vào phạm vi của tổ chức:
- Cơ quan lớn, cỡ quốc gia hay quốc tế: tập đoàn, tổng công ty,…
- Cơ quan trung bình: công ty liên doanh, …
- Cơ quan cỡ vừa và nhỏ: xí nghiệp, nhà máy, …
+ Xác định mục tiêu:
- Mang lại lợi ích nghiệp vụ: : tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu,
tin cậy chính xác an toàn, bí mật.
- Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi phí hoạt động, tăng thu
nhập …
- Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện nhanh chóng …
- Khắc phục khuyết điểm của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lược phát
triển lâu dài …

+ Phác họa dự án:
- Chỉ cho người dùng thấy được triển vọng của dự án.
- Có một định hướng cụ thể trong dự án.
- Chỉ ra được:
 Các chức năng chính của hệ thống đầu vào đầu ra, các giải pháp
thực hiện.
 Kiến trúc tổng thế của hệ thống (phần cứng phần mềm).
1.1.8. Các nguyên tắc đảm bảo:
Để xây dựng hệ thống quản lý bán hàng hoàn chỉnh, đảm bảo dữ liệu về
mọi mặt ta phải dựa trên các nguyên tắc sau:
a. Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất: thông tin được tích lũy và
cập nhật thường xuyên để phục vụ cho bài toán quản lý. Chúng ta nên tổ
chức thông tin thành các mảng cơ bản để tránh dư thừa thông tin và để
đảm bảo thông tin được nhất quán, thống nhất.
b. Nguyên tắc linh hoạt thông tin: ngoài các mảng thông tin cơ bản thì
cần phải có những công cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố định
hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có trích từ
mảng cơ bản.
c. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra: Đây là
nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng thêm hiệu xuất sử
dụng phần mềm quản lý bán hàng
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 7 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
1.2. Hệ thống quản lý bán hàng:
1.2.1. Tìm hiểu hệ thống:
1.2.1.1. Tổng quan về hệ thống quản lý bán hang tại chi nhánh công
ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường Đà Nẵng:
Công ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường chuyên bán và giới thiệu các loại

sản phẩm Điện tử mang thương hiệu SUMO, AGO, SHINA có chi nhánh
tại Đà Nẵng. Chi nhánh mới được thành lập được hai năm song sản phẩm
của công ty đã có mặt ở khắp các tỉnh miền Trung - Tây Nguyên nói riêng
và trên khắp cả nước nói chung.
Công ty gồm có 3 chi nhánh giới thiệu - bán sản phẩm và một nhà máy
sản xuất lắp ráp. SUMO có nhiều mẫu sản phẩm như: Đầu đĩa DVD, Tivi,
nồi cơm, máy xay sinh tố, …
Hoạt động chính của công ty là bán và giới thiệu các sản phẩm của công
ty cho các công ty và cửa hàng trên địa bàn các tỉnh miền Trung và Tây
Nguyên.
1.2.1.2. Các văn bản giấy tờ liên quan:
(1) Nội quy công ty:
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 8 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 9 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 10 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
(2) Hợp đồng
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 11 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 12 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn

Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 13 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Hình 1: Hợp đồng mua bán
(3) Phiếu thu:
Hình 2: Phiếu thu
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 14 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
(4) Phiếu chi:
Hình 3: Phiếu chi
(5) Phiếu nhập kho:
Hình 4: Phiếu nhập kho
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 15 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
(6) Phiếu xuất kho:
Hình 5: Phiếu xuất kho
(7) Phúc đáp đơn hàng:
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 16 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Hình 6: Phúc đáp đơn đặt hàng

1.2.2. Bài toán quản lý bán hàng:
1.2.2. 1. Mô tả bài toán:
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 17 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Qua một thời gian tìm hiểu về hệ thống quản lý bán hàng ở công ty Điện
Tử SUMO dựa vào các phương pháp điều tra, em tổng kết được những
thông tin về bài toán quản lý bán hàng như sau:
(1) Những vấn đề đặt ra ở công ty:
Hệ thống quản lý của chi nhánh phân công thành những phòng riêng
rẽ mỗi phòng phụ trách một mảng công việc.
 Cơ cấu tổ chức:
+ Quản lý tổng thể chi nhánh công ty là Giám đốc chi nhánh công
ty: Anh Phạm Công Hoàng.
+ Phòng kinh doanh có 3 nhân viên. Phòng này có một trưởng
phòng.
+ Phòng kế toán gồm hai nhân viên một kế toán tài chính và một kế
toán kho.
+ Phòng kỹ thuật gồm hai nhân viên.
+ Ngoài ra công ty còn có hai nhân viên lái xe và một showroom
trưng bày và giới thiệu sản phẩm của công ty.
 Công việc cụ thể đối với từng phòng:
+ Giám đốc chi nhánh: thâu tóm quản lý toàn bộ hoạt động của
công ty, nhận báo cáo thống kê định kỳ của phòng kế toán và phòng
kinh doanh, kiểm tra các hóa đơn để nhập_xuất tiền. Nhận các báo
cáo từ phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kỹ thuật.
+ Phòng kinh doanh:
− Nhận đơn đặt hàng dự trù từ phòng kế toán sau đó tiến hành
soạn thảo và liên lạc đặt hàng với tổng công ty.

− Cập nhật những thay đổi về các loại sản phẩm như: đơn giá,
đặc điểm, thời gian bảo hành, … theo bảng báo giá của công ty
đưa xuống. Tính các chi phí kèm theo như: cước vận chuyển, các
vấn đề phát sinh, VAT … để gửi lên cho phòng quản lý.
− Việc định giá để giao cho các công ty con, khách hàng là khác
nhau đối với từng khu vực.
− Dựa vào báo cáo tổng kết và thống kê hàng tháng của phòng kế
toán để tiến hành tìm hiểu, phân tích thị trường tiêu dùng trên địa
bàn các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên. Từ đó đưa ra những
chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm, từng khu vực
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 18 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
để tăng số lượng và lợi nhuận cho công ty. Ngoài ra tùy vào từng
thời điểm để đưa ra những chương trình khuyến mại hợp lý.
− Phòng phụ trách việc đặt hàng từ các công ty con, cửa hàng đại
lý của công ty sau đó tập hợp đơn đặt hàng từ phía khách hàng, gửi
đơn phúc đáp lại cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu). Sắp
xếp lịch giao hàng cho từng nhóm hoặc liên hệ với các công ty vận
chuyển thuê.
− Từng nhóm sau khi nhận được lịch trình công việc trong tuần,
nhận phiếu giao hàng và đến kho hàng nhận hàng và tiến hành
công việc của mình. Sau chuyến đi giao hàng của nhóm mình về
kiểm tra lượng hàng còn lại đối chiếu sổ sách, tổng kết số tiền và
nợ lại của khách hàng cho kế toán vào sổ và nộp lại tiền cho phòng
kế toán.
+ Phòng kế toán: phụ trách việc thu giữ, thống kê tổng hợp các
loại giấy tờ sổ sách của công ty.
− Kế toán kho:

• Chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất hàng. Khi nhập
hàng mới về thì tiến hành nhập vào máy để lưu. Từ những bản
kế hoạch của phòng kinh doanh chuyển xuống sẽ tiến hành soạn
các hóa đơn xuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng của khách
hàng. Sau đó tiến hành thống kê lượng hàng bán ra_nhập về theo
định kỳ.
• Kiểm tra các mặt hàng còn lại trong kho, lập đơn đặt hàng
dự trù gửi lên cho phòng kinh doanh.
• Nhập hàng vào kho: có hai kiểu nhập hàng vào kho:
o Nhập hàng mới lấy về. Khi nhận hàng từ công ty_ nhà
cung cấp kèm theo hóa đơn hay bản kê khai chi tiết các mặt
hàng, thủ kho tiến hành đối chiều kiểm tra lô hàng.
o Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi, … thủ kho ghi lại
tên khách trả lại, lý do trả hàng, ngày trả hàng gửi lại kế toán.

• Xuất hàng: có hai kiểu xuất
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 19 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
o Xuất hàng cho bộ phấn bán hàng theo phiếu xuất hàng
hay là các hóa đơn giao hàng cho các công ty con.
o Xuất hàng do hàng bị lỗi quá hạn … về công ty và hàng
khuyến mại cho khách hàng (nếu có).
− Kế toán tài chính:
• Chuyên phụ trách những vấn đề về tài chính của công ty.
Thống kê về tài chính như: các khoản nợ của khách hàng, vấn đề
về thuế, chi phí công tác, tiền lương cho nhân viên trong công
ty, …
∗ Phòng kỹ thuật:

+ Phụ trách việc bảo hành các loại sản phẩm của công ty khi có
lỗi, đồng thời phối hợp với các trạm bảo hành trong khu vực.
∗ Khách hàng:
Khách hàng phải đặt hàng với công ty bằng cách gọi điện trực
tiếp cho nhân viên kinh doanh, hoặc gửi fax, gửi đơn đặt hàng.
Sau khi nhận được hàng, khách hàng kiểm tra số lượng và quy
cách đóng gói.
Khách hàng sẽ thanh toán ngay sau khi nhận được đủ hàng, hoặc
thanh toán trước, hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian được hai
bên thống nhất.
Khách hàng có thể lựa chọn 1 trong các hình thức thanh toán sau:
+ Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.
+ Chuyển khoản qua ngân hàng vào tài khoản của công ty.
1.2.2.2. Phát biểu thành bài toán quản toán:
Qua những thông tin tìm hiểu trên thực tế như trên ta có thể phát biểu
thành bài toán như sau:
+ Công ty được tổ chức thành các phòng (đơn vị). Mỗi phòng có một tên
duy nhất, một mã số, và một trưởng phòng.
+ Phòng kinh doanh làm công việc xây dựng kế hoạch làm việc trong
tuần, tháng và phụ trách việc bán hàng.
+ Công ty bán nhiều mặt hàng nên ta cần xây dựng một cơ sở dữ liệu về
các mặt hàng của công ty. Chúng ta sẽ quản lý về các thông tin: mã hàng,
tên hàng, đơn vị tính, đơn giá nhâp, đơn giá xuất, số lượng trong kho, trị
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 20 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
giá theo tuyến đường, ngày nhập hàng, thời hạn bảo hành. Một số ứng
dụng cần thực hiện: bổ sung thêm một mặt hàng mới và lưu lại kết quả
đó, cập nhật đơn giá nhập và đơn giá xuất, cập nhật các chi phí khác như

cước phí vận chuyển …
+ Việc nhập hàng được quản lý bởi các thông tin: số phiếu nhập, ngày
nhập, tên nhà cung cấp, số hóa đơn, mã hàng, mặt hàng, đơn vị tính, số
lượng.
+ Xuất hàng được quản lý bởi các thông tin: mã xuất kho, ngày đặt hàng,
nhân viên nhận hàng, tên khách. Mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính.
+ Khách hàng đặt mua hàng của công ty thông qua việc gọi điện thoại,
gửi đơn đặt hàng hoặc fax. Công ty sẽ trả hàng tận kho cho khách hàng
kèm hóa đơn bán hàng của công ty. Ta quản lý hóa đơn bán hàng bởi các
thông tin: hóa đơn số, mã khách, mã nhân viên, ngày lập, hình thức thanh
toán, tên hàng, số lượng, đơn giá bán, tổng tiền. Một hóa đơn bán nếu
chưa đủ hàng để cung cấp có thể xuất làm nhiều lần.
+ Tương tự như vậy Công ty nhập hàng từ công ty tổng thông qua hóa
đơn đặt hàng hoặc gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi fax.
+ Đối với nhân viên cần quản lý ở các thông tin: mã nhân viên, họ tên
nhân viên, ngày sinh, ngày vào làm việc, địa chỉ, điện thoại và nơi làm
việc.
+ Đối với đối tác là khách hàng ta quản lý ở các mục: mã khách, tên
khách hàng, địa chỉ liên hệ, người đại diện giao dịch, điện thoại, mail.
+ Một số tính toán:
 Định giá:
- Giá nhập = giá mua + các chi phí khác
Các chi phí khác ở đây: cước vận chuyển, thuế giá trị gia tăng …
- Giá thành = giá nhập + chi phí khác.
Chi phí khác: khấu hao …
- Giá vốn = giá thành + chi phí khác.
Chi phí khác: bao bì, quảng cáo, phần trăm lương nhân viên.
- Giá bán = giá vốn * a%
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 21 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành

CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
a% tùy theo từng loại mặt hàng, từng khu vực có giá trị khác
nhau
- Lãi lỗ = giá bán – giá vốn.
 Tính toán khác:
- Doanh thu: P = Q * p
Q là số lượng bán ra, p là đơn giá.
- Lượng tồn kho: LT = TK đầu kỳ + SL nhập – SL xuất
TK đầu kỳ: thống kê đầu kỳ, SL nhập: số lượng nhập, SL xuất: số
lượng xuất ra.
-Chiết khấu: CK = tổng tiền/HD * a%
a% là tỷ lệ chiết khấu,tùy vào khu vực khách hàng và mặt hàng.
1.2.3. Yêu cầu và hướng giải quyết:
1.2.3.1. Yêu cầu phần mềm:
Phầm mềm quản lý bán hàng phải đảm bảo được những yêu cầu sau:
(1) Yêu cầu chức năng:
Hệ thống cần đảm bảo được những chức năng sau:
∗ Phân quyền truy nhập:
+ Kế toán kho: được phép truy cập vào hệ thống thực hiện các công
việc: xuất hàng, nhập hàng, thống kê hàng tồn, …
+ Kế toán tài chính: được phép truy cập vào hệ thống thực hiện các
công việc liên quan đến tài chính của công ty như: lập phiếu nhập tiền
vào tài khoản công ty, lập phiếu xuất tiền, các khoản thu chi phát
sinh, thống kê công nợ, …
+ Trưởng phòng kinh doanh: truy cập vào hệ thống để thực hiện
những công việc: cập nhật thông tin về hàng hóa, lập hóa đơn bán
hàng.
∗ Lưu trữ: hệ thống cần đảm bảo lưu trữ về:
+ Hàng hóa: hệ thống cần đảm bảo lưu trữ các thông tin về hàng

hóa như: tên, đặc điểm, giá, thời gian bảo hành, … Trong đó có các
thao tác về hàng hóa như: thêm, sửa, xóa, …
+ Khách hàng: thông tin về những khách hàng là đại lý bán và giới
thiệu các sản phẩm của công ty, bao gồm các thông tin về: họ tên, địa
chỉ, điện thoại, …
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 22 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
+ Đơn đặt hàng: quản lý các đơn đặt hàng từ phía khách hàng và
của công ty với công ty tổng, bao gồm các thông tin về: tên hàng, số
lượng, ngày đặt, … Cùng các thao tác thêm mới, sửa, hủy, …
+ Phiếu nhập hàng: quản lý về các thông tin nhập từ đơn đặt hàng
vào kho, bao gồm các thông tin số phiếu, tên hàng, số lượng, đơn giá,
ngày nhập, giá thành, … Ngoài ra, công ty còn nhập hàng từ phía
khách hàng khi hàng có lỗi, ..
+ Phiếu xuất: quản lý về các thông tin số phiếu xuất, tên hàng, số
lượng, ngày xuất, đơn giá, … cùng các thao tác: thêm mới, sửa, xóa.
∗ Tra cứu:
Hàng hóa: tìm kiếm thông tin về mặt hàng, thời gian bảo hành, …
Đơn đặt hàng: thông tin về các đơn đặt hàng, số lượng từng mặt
hàng để làm văn bản đối chiếu, …
Khách hàng: thông tin về khách hàng.
Phiếu nhập: thông tin về mặt hàng, số lượng, đơn giá, …
Phiếu xuất: thông tin về số lượng, mặt hàng, tổng số tiền, khách
hàng, số dư nợ (nếu có), …
∗ Thống kê:
+ Thống kê lượng hàng bán ra theo tháng, quý, năm.
+ Thống kê lượng hàng nhập vào theo tháng, quý, năm.
+ Thống kê sản phẩm bị lỗi, bảo hành, ..

+ Thống kê lãi suất, tiền thu chi của công ty,…
+ Thống kê lượng tồn kho, …
∗ Báo cáo tổng kết, báo cáo công nợ, doanh thu, …
∗ Có chức năng in ấn các văn bản như: hóa đơn bán hàng, phiếu nhập
hàng, phiếu xuất hàng, danh sách mặt hàng, hợp đồng mua bán, …
(2) Yêu cầu hệ thống:
Phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng, thuận tiện, dễ sử
dụng.
1.2.3.2 Cách tiếp cận và hướng giải quyết:
Đối với một bài toán quản lý sẽ có nhiều cách tiếp cận. Phổ biến là
hai cách tiếp cận:
∗ Cách tiếp cận bằng các phương pháp có cấu trúc, hay còn được gọi
là cách tiếp cận hướng chức năng.
∗ Cách tiếp cận bằng phương pháp hướng đối tượng.
Đối với cách tiếp cận hướng chức năng còn một số bất cập mà
phương pháp hướng đối tượng đã phần nào khắc phục được những nhược
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 23 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
điểm đó. Và ngày nay khi ngôn ngữ lập trình ngày càng phát triển theo
hướng đối tượng như: DOT.NET, C#, Java, VB.NET,… thì phương pháp
hướng đối tượng đang dần thay thế cho phương pháp hướng chức năng.
Đối với bài toán quản lý này em lựa chọn phương pháp tiếp cận
hướng chức năng, cài đặt cơ sở dữ liệu trên SQL Server 2005 và sử dụng
ngôn ngữ lập trình C Sharp.

Chương II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG
2.1 Cơ sở lý thuyết phân tích hệ thống quản lý bán hàng.
2.1.1. Đại cương về hệ thống thông tin:

2.1.1.1. Một số khái niệm cơ bản:
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, phương tiện và
các phương pháp xử lý thông tin.
Hệ thống thông tin bao gồm hai thành phần cơ bản: các dữ liệu ghi
nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữ
liệu.
- Các dữ liệu: đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh
thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách các dữ
liệu thành hai phần:
+ Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan như dữ liệu về nhân
sự, phòng ban, nhà kho, … Cấu trúc cơ quan không phải là cố định mà
có thể có biến động khi có một sự kiện xảy ra (chẳng hạn khi một nhân
viên nghỉ việc, chuyển địa điểm nhà kho, …). Sự kiện thưởng xảy ra
bất chợt ngoài ý muốn của con người. Điều chỉnh lại các dữ liệu cho
hợp lý được gọi là cập nhật.
+ Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ như: bán
hàng, xuất/ nhập hàng, … được coi là một tác nghiệp (chẳng hạn nhập
về một lô hàng, xuất hóa đơn, …) Khi một tác nghiệp xảy ra sự kiện
này cần được ghi nhận và làm thay đổi dữ liệu phản ánh các hoạt động
kinh doanh.
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 24 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành
CNTT - K46
Đồ án tốt nghiệp Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
- Các xử lý: đó là những quá trình biến đổi thông tin nhằm vào hai
mục đích chính:
+ Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn lập các
chứng từ giao dịch (hóa đơn, phiếu thu, …), lập các báo cáo, thống kê,
…
+ Trợ giúp ra các quyết định, thường là cung cấp những thông tin

cần thiết cho việc lựa chọn một quyết định của lãnh đạo như lệnh điều
động, mẫu hợp đồng, …
Mỗi xử lý thường áp dụng một số quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra
theo một trật tự (gọi là thủ tục). Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể
được ấn định bởi hệ thống lãnh đạo và như vậy có thể điều chỉnh theo ý
muốn hoặc một số được quy định từ bên ngoài mà ta không thể tùy tiện
thay đổi được.
Trong thực tế, thuật ngữ hệ thống thông tin thường được dùng để chỉ
môi trường điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thể
nào đó, hay nói cách khác là để chỉ cái mục đích đạt được sau quá trình
xây dựng nhằm tin học hóa trợ giúp cho công tác quản lý.
2.1.1.2. Quy trình phát triển hệ thống thông tin:
Quy trình phát triển hệ thống thông tin được chia thành nhiều giai
đoạn. Tùy thuộc vào phương pháp luận và quy định về phương thức làm
việc của đơn vị, quy trình này có thể được chia thành số lượng bước
nhiều ít khác nhau. Tuy nhiên có thể tổng hợp chung thành các các bước:
Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng, cài đặt và bảo trì hệ thống.
1) Chiến lược và khảo sát:
Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các
nhu cầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của
hệ thống thông tin.
Việc khảo sát thường được tiến hành qua các giai đoạn:
- Khảo sát sơ bộ: nhằm mục đích khả thi của bài toán.
- Khảo sát chi tiết: nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực
hiện và khẳng định những kết quả thu được.
- Báo cáo: lập hồ sơ khảo sát.
Ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan
tâm, để có giới hạn chính xác của công việc. Cũng ở giai đoạn này cần
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bành Thị Quỳnh Mai 25 Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Nhàn
Lớp liên kết đào tạo ngành

CNTT - K46