Bài giảng Nguyên lý kế toán ThS. Nguyễn Thị Chinh Lam (Chủ biên)

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

----

IT

BÀI GIẢNG

PT

NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN

Biên soạn:

Th.S Nguyễn Thị Chinh Lam – Chủ biên
Th.S Vũ Quang Kết
T.S Hoàng Thị Tuyết
ThS. Lê Thị Ánh

HÀ NỘI – 2013


LỜI NÓI ĐẦU
Đào tạo ngành kế toán đang trở thành một trong những hướng đào tạo chủ yếu của nhiều
trường đại học, cao đẳng trong cả nước. Do vậy hệ thống bài giảng học liệu cho các môn học
của ngành cũng đa dạng phong phú, đặc biệt với môn học Nguyên lý kế toán – môn học nền
tảng của ngành, hiện nay trên thị trường có nhiều bài giảng, học liệu khác nhau. Với mong
muốn xây dựng hệ thống bài giảng dành riêng cho giảng viên và sinh viên của Học viện Công
nghệ Bưu chính viễn thông nhóm tác giả đã thực hiện biên soạn bài giảng “NGUYÊN LÝ KẾ
TOÁN”.
Bài giảng được thực hiện biên soạn trên tinh thần tiếp thu nội dung mới nhất những quy

định, chuẩn mực, quy tắc điều chỉnh trong lĩnh vực kế toán và kế thừa phát huy những điểm
mạnh trong bài giảng của những trường đại học danh tiếng đồng thời dựa trên những kinh
nghiệm thực tế giảng dạy của nhóm tác giả. Với mong muốn xây dựng và cung cấp những
kiến thức cơ bản về nghề kế toán, bài giảng đã hệ thống những vấn đề bản chất hạch toán sau
đó trình bày hệ thống phương pháp kế toán sử dụng để theo dõi, phản ánh nghiệp vụ kinh tế

IT

và cuối cùng là nội dung tổ chức công tác kế toán.

Tham gia biên soạn bài giảng “NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN” là tập thể giảng viên, cán bộ
thuộc khoa Tài chính Kế toán 1 – Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông sau đây:
1. ThS. Nguyễn Thị Chinh Lam - Chủ biên – Biên soạn chương 1, 4, 5, 6

PT

2. ThS. Vũ Quang Kết – Biên soạn chương 3

3. TS. Hoàng Thị Tuyết – Biên soạn chương 7
4. ThS. Lê Thị Ánh – Biên soạn chương 2

Để bài giảng thực sự trở thành tài liệu hữu ích phục vụ cho hoạt động giảng dạy và học
tập, nhóm tác giả mong muốn nhận được những góp ý với tinh thần xây dựng, chia sẻ chân
thành từ phía độc giả.

Xin chân thành cảm ơn!

Hà nội 10/ 11/ 2013
Thay mặt nhóm tác giả
CHỦ BIÊN

NGUYỄN THỊ CHINH LAM


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán; 2007; PGS.TS Nguyễn Thị Đông; NXB Tài chính
2. Nguyên lý kế toán; 2009; TS Trần Quí Liên; NXB Tài chính
3. Kế toán đại cương; 2009; Ths Trần Đình Phụng; NXB Thống kê
4. Bài giảng Nguyên lý kế toán; 2009; ThS Vũ Quang Kết; Học viện Công nghệ Bưu chính
viễn thông
5. Giáo trình Nguyên lý kế toán; 2005; ThS. Bùi Nữ Thanh Trà; Đại học Bách khoa Đà nẵng

PT

IT

6. Những quy định về chế độ kế toán Việt Nam hiện hành


Mục lục

MỤC LỤC

PT

IT

1.1 SỰ PHÁT SINH, PHÁT TRIỂN CỦA HẠCH TOÁN .................................................. 1
1.1.1 Sự ra đời và phát triển của hạch toán qua các hình thái kinh tế xã hội ............ 1
1.1.2 Phân loại hạch toán ............................................................................................. 2

1.2 NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN .............................................................. 3
1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán .......................................................................................... 3
1.2.2 Yêu cầu đối với kế toán ....................................................................................... 4
1.3 NHỮNG KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CHUNG ĐƯỢC THỪA NHẬN .. 5
1.4 ĐỐI TƯỢNG CỦA KẾ TOÁN .................................................................................... 7
1.4.1 Đối tượng chung của kế toán............................................................................... 7
1.4.2 Đối tượng cụ thể của kế toán trong các đơn vị ................................................... 7
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG ........................................................................................ 11
CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ..................................................... 12
2.1. NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ................. 12
2.1.1 Nội dung của phương pháp chứng từ kế toán .................................................. 12
2.1.2 Ý nghĩa của phương pháp chứng từ ................................................................. 12
2.2 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ............................................................................................. 13
2.2.1 Khái niệm, phân loại chứng từ kế toán ............................................................. 13
2.2.2 Những yếu tố của chứng từ kế toán .................................................................. 16
2.3. TRÌNH TỰ XỬ LÝ VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ......................... 18
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG ........................................................................................ 21
CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ .......................................................................... 22
3.1. NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ ...................................... 22
3.1.1. Nội dung của phương pháp tính giá ................................................................. 22
3.1.2. Ý nghĩa của phương pháp tính giá ................................................................... 23
3.2. NGUYÊN TẮC TÍNH GIÁ ....................................................................................... 24
3.2.1. Nguyên tắc kế toán chung ................................................................................ 24
3.2.2. Các nguyên tắc cụ thể ....................................................................................... 25
3.3. TÍNH GIÁ MỘT SỐ ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN CHỦ YẾU ....................................... 28
3.3.1. Tính giá tài sản cố định .................................................................................... 28
3.3.2. Tính giá vật tư hàng hóa tăng (nhập kho) ....................................................... 30
3.3.3. Tính giá thành sản phẩm, dịch vụ sản xuất ..................................................... 32
3.3.4. Tính giá vật tư xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và giá vốn sản phẩm, hàng
hóa tiêu thụ ................................................................................................................. 34

CHƯƠNG 4 : PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ................................................... 40
4.1. NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ................ 40
4.2. TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ KẾT CẤU CỦA TÀI KHOẢN KẾ TOÁN.................. 41
4.3. PHÂN LOẠI TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ..................................................................... 44
4.3.1 Phân loại TK kế toán theo nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh .............. 44
4.3.2 Phân loại TK kế toán theo công dụng và kết cấu của TK ................................ 45
4.3.3 Phân loại TK kế toán theo nội dung (mức độ, phạm vi) chỉ tiêu biểu thị đối .. 48
tượng kế toán cụ thể ở tài khoản ............................................................................... 48
4.3.4 Phân loại TK kế toán theo quan hệ với các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính... 49
4.4 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP VIỆT NAM...................... 50

1


Mục lục

PT

IT

4.4.1 Hệ thống tài khoản kế toán ............................................................................... 50
4.4.2 Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Việt Nam ....................................... 50
4.5 CÁCH GHI CHÉP PHẢN ÁNH VÀO TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ............................... 58
4.5.1 Cách ghi đơn ...................................................................................................... 58
4.5.2 Cách ghi kép ...................................................................................................... 58
4.6 KIỂM TRA TÍNH CHÍNH XÁC CỦA VIỆC GHI CHÉP, PHẢN ÁNH CÁC VÀO
CÁC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN......................................................................................... 61
4.6.1 Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép phản ánh trên các tài khoản tổng
hợp .............................................................................................................................. 61
4.6.2 Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép phản ánh các nghiệp vụ trên tài

khoản chi tiết .............................................................................................................. 66
4.7. HẠCH TOÁN MỘT SỐ QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CHỦ YẾU ...... 68
4.7.1 Hạch toán kế toán quá trình mua hàng ............................................................ 69
4.7.2 Hạch toán kế toán quá trình sản xuất............................................................... 73
4.7.3 Hạch toán kế toán quá trình bán hàng ............................................................. 78
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG ........................................................................................ 85
CHƯƠNG 5: PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP CÂN ĐỐI KẾ TOÁN ..................................... 87
5.1 NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP CÂN ĐỐI KẾ TOÁN .. 87
5.1.1 Nội dung phương pháp tổng hợp cân đối kế toán ............................................ 87
5.1.2 Ý nghĩa của phương pháp tổng hợp cân đối - kế toán ..................................... 88
5.2. BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN .................................................................................... 89
5.2.1 Nội dung và kết cấu của Bảng cân đối kế toán ................................................. 89
5.2.2 Nguồn số liệu lập Bảng cân đối kế toán ............................................................ 91
5.2.3 Tính chất Bảng cân đối kế toán......................................................................... 91
5.2.4 Mối quan hệ giữa bảng cân đối kế toán và tài khoản kế toán .......................... 92
5.3. BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH ..................................................................... 93
5.3.1 Nội dung và kết cấu của Báo cáo kết quả kinh doanh ...................................... 93
5.3.2 Nguồn số liệu lập Báo cáo kết quả kinh doanh ................................................. 95
5.3.3 Tính chất Báo cáo kết quả kinh doanh ............................................................. 95
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG ........................................................................................ 96
CHƯƠNG 6: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN.................................................. 97
6.1. SỔ KẾ TOÁN ........................................................................................................... 97
6.1.1 Nội dung và nguyên tắc xây dựng mẫu số kế toán ........................................... 97
6.1.2 Phân loại sổ kế toán ........................................................................................... 97
6.1.3 Quy định về sổ kế toán .................................................................................... 101
6.2. HÌNH THỨC KẾ TOÁN ......................................................................................... 104
6.2.1 Khái niệm hình thức kế toán ........................................................................... 104
6.2.2 Các hình thức kế toán...................................................................................... 104
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG ...................................................................................... 113
CHƯƠNG 7: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN.............................................................. 115

7.1. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN ................................. 115
7.2. NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN .................... 116
7.3. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN..................................................... 116
7.3.1. Tổ chức hệ thông chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu ............. 117
7.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ............................................... 119
7.3.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán ........................................................................... 119

2


Mục lục

PT

IT

7.3.4. Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán............................................................... 120
7.3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán .................................................................. 121
7.4. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN ............................................................................. 124
7.4.1 Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp ...................................... 124
7.4.2 Xác định các phần hành kế toán cần tổ chức tại đơn vị ................................. 125
7.5. TỔ CHỨC KIỂM TRA KẾ TOÁN, KIỂM KÊ TÀI SẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU
KẾ TOÁN ...................................................................................................................... 126
7.5.1. Tổ chức kiểm tra kế toán................................................................................ 126
7.5.2. Tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản.................................................................. 128
7.5.3. Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán .................................................... 128
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 7 ................................................................................... 131

3

Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán

CHƯƠNG 1 : BẢN CHẤT CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
Nội dung của chương nhằm tổng hợp những kiến thức nói về bản chất của hoạt động kế toán
tại đơn vị. Giúp cho người đọc hiểu được nguồn gốc phát sinh và phát triển của hạch toán,
nêu lên những khác biệt cơ bản giữa hạch toán kế toán và những loại hạch toán khác. Đồng
thời nội dung của chương cũng làm rõ nội dung và đặc điểm đối tượng mà hạch toán kế toán
theo dõi, phản ánh.

1.1 SỰ PHÁT SINH, PHÁT TRIỂN CỦA HẠCH TOÁN
1.1.1 Sự ra đời và phát triển của hạch toán qua các hình thái kinh tế xã hội
Lao động là yếu tố cơ sở quyết định sự tồn tại và phát triển của xã hội. Khi hoạt động
lao động dần được hoàn thiện cả về ý thức và kỹ năng thì xã hội cũng dần được phát triển
theo. Tuy nhiên, xã hội là tổng thể của rất nhiều cá thể với các hoạt động lao động khác nhau,
do vậy để quản lý, theo dõi các hoạt động này cần phải có công cụ, đáp ứng yêu cầu trên yếu
tố hạch toán đã ra đời.

IT

Hạch toán là quá trình quan sát, đo lường, tính toán, ghi chép phản ánh về các hoạt
động kinh tế diễn ra trong quá trình tái sản xuất, nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản lý
phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát, đảm bảo cho quá trình tái sản xuất đem lại hiệu quả
cao.

Như vậy có thể thấy, hạch toán bao gồm các giai đoạn từ quan sát, đến đo lường tính

PT

toán, ghi chép phản ánh và chức năng quan trọng nhất mà hạch toán thực hiện đó là cung cấp

thông tin. Trong đó, quan sát là giai đoạn đầu tiên, thông qua hoạt động quan sát có thể nắm
bắt được hình thức biểu hiện của đối tượng; sau đó cần sử dụng các thước đo thích hợp để đo
lường về đối tượng thước đo sử dụng trong hạch toán có thể là thước đo giá trị (thước đo tiền
tệ), thước đo hiện vật, thước đo thời gian lao động; sau khi có kết quả đo lường cần sử dụng
các phép tính, các phương pháp phân tích, đánh giá để xác lập các chỉ tiêu thông tin cần cung
cấp; cuối cùng là giai đoạn thực hiện ghi chép, phản ánh lại những hoạt động đã quan sát, đo
lường và tính toán.
Hạch toán ra đời từ rất sớm, ngay khi con người sống dưới hình thái kinh tế xã hội đầu
tiên- công xã nguyên thủy đã sử dụng đến công cụ hạch toán. Kết quả của các cuộc khảo cổ
cho thấy, bầy người nguyên thủy đã sản sinh ra hạch toán, trong hang động của bầy người
nguyên thủy người ta tìm thấy những sợi dây có thắt nút, hay trên hang động có hình vẽ của
những con thú bên cạnh là những nút gạch liên tiếp. Mặc dù ở thời kỳ này, chữ số và các hệ
đếm chưa có nhưng những kết quả trên cho thấy bầy người nguyên thủy có nhu cầu phản ánh
lại kết quả của quá trình lao động và đã sáng tạo ra cách phản ánh, đây là những biểu hiện đầu
tiên của hạch toán.
Trải qua các hình thái kinh tế xã hội, phương thức lao động dần được hoàn thiện và
nâng cao, đi cùng quá trình đó hạch toán cũng phát triển. Khi chuyển qua hình thái kinh tế xã

1


Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán
hội chiếm hữu nô lệ, xã hội đã phân chia thành hai giai cấp: chủ nô và nô lệ, hạch toán đã xác
định được đối tượng mà nó phục vụ đó chính là giai cấp thống trị - giai cấp chủ nô. Các chủ
nô sử dụng hạch toán để theo dõi quá trình mua bán các nô lệ: số lượng nô lệ nắm giữ, giá
mua, giá bán và tổng kết kết quả quá trình mua bán. Ghi nhận sự phát triển của hạch toán ở
giai đoạn này đó là sự ra đời của những cuốn sổ, một hình thức theo dõi hệ thống về đối
tượng.
Chuyển sang hình thái kinh tế xã hội phong kiến, quá trình lao động của con người
cũng phức tạp hơn – quá trình canh tác (sản xuất) trên các mảnh đất, hạch toán vẫn là công cụ

phục vụ cho giai cấp thống trị trong xã hội (giai cấp địa chủ), tuy nhiên thông tin mà hạch
toán theo dõi phản ánh phức tạp hơn nhiều. Địa chủ sử dụng hạch toán để nắm bắt thông tin
về số lượng đất đai nắm giữ, những tá điền đang làm thuê hoặc thuê đất, chi phí canh tác:
giống cây, phân bón, thuê mướn nhân công…, kết quả thu nhận sau khi canh tác.
Sự phát triển vượt bậc của hạch toán được ghi nhận dưới hình thái kinh tế xã hội công
xã nguyên thủy. Lúc này hạch toán thực sự trở thành công cụ quản lý không thể thiếu của giai

IT

cấp tư sản. Lượng thông tin mà hạch toán theo dõi là hết sức phức tạp gắn kết trực tiếp với
quá trình sản xuất kinh doanh của một thực thể kinh doanh, từ quá trình tổ chức thu mua các
yếu tố đầu vào (nguyên vật liệu, máy móc thiết bị…) đến quá trình sản xuất và tiếp đến là quá
trình bán hàng và xác định kết quả.
1.1.2 Phân loại hạch toán

PT

Nếu tiếp cận hạch toán từ hình thức biểu hiện của nó thì hết sức đa dạng bởi vì hoạt
động diễn ra trong quá trình tái sản xuất là hết sức đa dạng. Tuy nhiên, dựa vào đặc điểm của
đối tượng được theo dõi và đặc điểm thông tin hạch toán phản ánh có thể chia hạch toán thành
3 loại như sau:

A, Hạch toán nghiệp vụ: là loại hạch toán trong đó theo dõi phản ánh trực tiếp từng
nghiệp vụ kinh tế kỹ thuật, ví dụ hạch toán nghiệp vụ theo dõi quá trình bán hàng, theo dõi
quá trình sử dụng máy thi công… Thông tin hạch toán nghiệp vụ cung cấp là cụ thể, chi tiết
đáp ứng yêu cầu về mức độ nhanh chóng, kịp thời. Tuy nhiên thông tin do loại hạch toán này
cung cấp không có tính chất khái quát, không có cái nhìn tổng thể về vấn đề do khi phản ánh
về đối tượng đã không có mối liên hệ với những yếu tố khác.
B, Hạch toán thống kê (thống kê): là một môn khoa học nghiên cứu giữa mặt lượng và
mặt chất của các hiện tượng kinh tế - xã hội số lớn tại những khoảng thời gian và địa điểm cụ

thể, từ đó rút ra bản chất, quy luật của các hiện tượng này. Đối tượng mà hạch toán thống kê
theo dõi phản ánh là các hiện tượng kinh tế - xã hội ở phạm vi số lớn, để đưa ra kết quả, loại
hạch toán này cần nghiên cứu đánh giá các kết quả được điều tra liên tục, do vậy thông tin mà
hạch toán thống kê phản ánh có tính liên tục nhưng gắn trực tiếp với một khoảng thời gian và
một không gian cụ thể.

2


Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán
C, Hạch toán kế toán (kế toán): là một môn khoa học theo dõi phản ánh về tình hình tài
sản hiện có và những biến động tài sản tại một đơn vị khi đơn vị triển khai các hoạt động sản
xuất kinh doanh. Như vậy, đối tượng mà kế toán theo dõi khác hẳn với hai loại hạch toán trên,
đó là tài sản của một đơn vị và sự vận động của nó, việc theo dõi này cũng liên tục nhưng
không chỉ trong phạm vi một khoảng thời gian mà nó liên tục gắn liền với sự tồn tại của đơn
vị. Do vậy thông tin kế toán cung cấp không chỉ có tính liên tục mà còn có tính toàn diện.
1.2 NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN
1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán
Xuất phát từ chức năng của kế toán là cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của
tài sản cho người quản lý nhằm điều hành hoạt động sản xuất đem lại hiệu quả cao, thì nhiệm
vụ của kế toán cũng cần bám sát theo chức năng trên.
Nhiệm vụ kế toán bao gồm:
1. Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán,
theo chuẩn mực và chế độ kế toán.

IT

2. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ;
kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các
hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.

3. Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu
quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

PT

4. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Xuất phát từ yêu cầu quản lý và phạm vi cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau, kế
toán được chia thành kế toán quản trị và kế toán tài chính.
Mỗi loại đảm nhận những nhiệm vụ cụ thể khác nhau:
- Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế,
tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán.
Nhiệm vụ của kế toán tài chính là theo dõi (quan sát), tính toán và phản ánh tình hình về tài
sản, nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị nhằm phục vụ cho các đối
tượng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài đơn vị, nhưng chủ yếu là các đối tượng bên
ngoài.
Kế toán tài chính cung cấp những thông tin về sự kiện xảy ra nên phải có dộ chính xác
và tin cậy cao. Mặt khác những thông tin này được thu thập trên cơ sở chứng từ và các bằng
chứng thực tế, do vậy thông tin do kế toán tài chính cung cấp có tính pháp lệnh.
- Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính
theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Nhiệm vụ của
kế toán quản trị là qua số liệu của kế toán tài chính, xử lý và cung cấp thông tin về quá trình
hình thành, phát sinh chi phí, tình hình quản trị tài sản, đơn vị trong việc hoạch định, kiểm
soát và ra quyết định.

3


Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán
Kế toán quản trị có đặc điểm cơ bản là không những phản ánh những sự kiện đã xảy ra,
mà còn phản ánh những sự kiện đang và sẽ xảy ra trong tương lai.

Thông tin của kế toán quản trị cung cấp gắn liền với những bộ phận chức năng hoạt động
trong đơn vị. Mặt khác kế toán quản trị có tính linh hoạt và thích ứng cao.
Nhiệm vụ của kế toán tài chính và kế toán quản trị tuy có khác nhau nhưng đều phục vụ
chung cho một mục của người sử dụng kế toán. Vậy, có thể tóm tắt nhiệm vụ của hạch toán
kế toán nói chung là cung cấp thông tin mang tính xuyên suốt nhằm phản ánh thông tin về các
sự kiện kinh tế đã xảy ra, đang xảy ra và sắp xảy ra trong một đơn vị đến các đối tượng quan
tâm.
1.2.2 Yêu cầu đối với kế toán
Thông tin kế toán cung cấp có một ý nghĩa, vai trò hết sức quan trọng ảnh hưởng lớn
đến quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tuy nhiên phạm vi đối tượng sử dụng thông tin
kế toán cung cấp không chỉ giới hạn là những nhà quản lý trong nội bộ đơn vị mà còn nhiều
đối tượng khác: các nhà đầu tư, các cấp quản lý, các ngân hàng, tổ chức tín dụng… do vậy, để
ứng một số yêu cầu nhất định.

IT

những thông tin kế toán thực sự trở thành những thông tin hữu ích, thì chúng cần phải đáp
Nhằm cung cấp thông tin cho những đối tượng trên, kế toán cần đáp ứng các yêu cầu
sau:

1. Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán

PT

và báo cáo tài chính.

2. Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán.
Giá trị thông tin, kế toán sẽ được nâng cao khi chúng được cung cấp cho người sử dụng
đúng thời điểm, mọi sự chậm trễ đều có thể ảnh hưởng tới quyết định đưa ra.
3. Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán.

4. Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh
tế, tài chính.

Nghĩa là các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép, báo cáo trên cơ sở các
bằng chứng đầy đủ khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung cũng như
giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Mặt khác, các thông tin và các số liệu kế
toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo.
5. Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc
hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán; số
liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước.
6. Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh
được.

4


Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán
1.3 NHỮNG KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CHUNG ĐƯỢC THỪA NHẬN
Trong nền kinh tế tồn tại rất rất nhiều đơn vị hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau
và với nhiều quy mô khác nhau. Ở góc độ vĩ mô hoạt động quản lý đối với các đơn vị là hết
sức khó khăn và phức tạp, đặc biệt là đối với hoạt động kế toán của các đơn vị. Do vậy, để
thống nhất các hoạt động kế toán cần xây dựng hệ thống các khái niệm, nguyên tắc nhằm chỉ
đạo, quản lý các hoạt động kế toán tại các đơn vị.
1. Khái niệm đơn vị kế toán: Đơn vị kế toán là những thực thể kinh doanh có nhu cầu
ghi chép phản ánh và lập các báo cáo kế toán. Tại khoản 5 điều 4 có quy định các đơn vị sau
được coi là đơn vị kế toán (các đơn vị này có yêu cầu là phải lập các báo cáo tài chính):
- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước
- Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước
- Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập và hoạt động theo pháp luật
Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam

- Hợp tác xã

IT

- Hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác

2. Khái niệm thước đo tiền tệ: Tiền tệ là đơn vị cơ bản nhất kế toán sử dụng để phản
ánh các nghiệp vụ kinh tế tại đơn vị kế toán, nói cách khác kế toán chỉ phản ánh những hoạt
động của đơn vị có khả năng quy đổi về tiền. Thước đo tiền tệ được coi là thước đo khái quát

PT

nhất và tổng quát nhất khi kế toán sử dụng để phản ánh.

3. Khái niệm kỳ kế toán: Kỳ kế toán là một khoảng thời gian được tính từ thời điểm
đơn vị mở sổ để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đến thời điểm khóa sổ để lập các
báo cáo kế toán. Kỳ kế toán có các loại: kỳ kế toán tháng, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán năm
(còn gọi là niên độ kế toán). Kỳ kế toán giúp người sử dụng thông tin kế toán (dưới hình thức
các báo cáo kế toán) có thể so sánh phân tích thông tin ở những khoảng thời gian khác nhau.
4. Khái niệm hoạt động liên tục: Giả định rằng các đơn vị kế toán sẽ hoạt động vô thời
hạn hoặc ít nhất sẽ không bị giải thể trong tương lai gần. Đây là một giả định tuy nhiên nó lại
là điều kiện cơ bản quyết định việc áp dụng các nguyên tắc, chính sách kế toán. Giả thiết này
còn nhấn mạnh rằng tài sản của đơn vị không cần phải đánh giá theo giá thị trường trừ trường
hợp có sự giảm giá hệ thống và liên tục, ta sẽ sử dụng nguyên tắc khác để chi phối. Nếu đơn
vị có nguy cơ bị phá sản, chuẩn bị ngưng hoạt động thì giá thị trường lại trở nên cần thiết khi
lập báo cáo tài chính
5. Nguyên tắc giá phí: Việc phản ánh giá trị các tài sản, các khoản doanh thu, chi phí
phải dựa trên giá gốc, giá ban đầu lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nguyên tắc này hỗ trợ cho
công tác kế toán khi phản ánh giá trị đối tượng mà không chịu sự ảnh hưởng của giá cả thị
trường.

6. Nguyên tắc xác định doanh thu:

5


Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán
- Khái niệm doanh thu: Doanh thu là toàn bộ lợi ích kinh tế đơn vị thu được trong kỳ
kế toán từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và chủ yếu của đơn vị, góp phần
làm tăng vốn chủ sở hữu.
- Thời điểm xác định doanh thu: việc xác định doanh thu phù thuộc vào loại hình sản
phẩm dịch vụ đơn vị cung ứng.
* Đối với đơn vị bán hàng: doanh thu được ghi nhận khi thực hiện chuyển giao quyền sở hữu
về sản phẩm, hàng hóa từ người bán sang người mua và người mua chấp nhận thanh toán.
* Đối với đơn vị cung ứng dịch vụ: doanh thu được ghi nhận khi kết quả được xác định một
cách đáng tin cậy, tức là đơn vị xác định được tương đối chắc chắn lợi ích kinh tế thu được và
chi phí bỏ ra để thực hiện dịch vụ.
7. Nguyên tắc phù hợp: Khi đơn vị xác định được một khoản doanh thu thì cần chỉ ra
tương xứng với nó chi phí đơn vị bỏ ra để có được khoản doanh thu này. Sự phù hợp được
xem xét theo hướng chi phí phù hợp với doanh thu trên hai khía cạnh thời gian và quy mô.
8. Nguyên tắc nhất quán: Trong công việc kế toán, việc áp dụng các khái niệm,

IT

nguyên tắc, phương pháp kế toán phải thực hiện nhất quán trong cả kỳ kế toán. Bất kỳ sự thay
đổi nào cũng cần được thực hiện ở một kỳ kế toán mới.

9. Nguyên tắc khách quan: Khi phản ánh nghiệp vụ kinh tế, kế toán cần tôn trọng bản
chất của nghiệp vụ, tránh để ý chí chủ quan chi phối.

PT

10. Nguyên tắc trọng yếu: Để giảm tải khối lượng công việc khi theo dõi phản ánh đối
tượng, kế toán cần quan tâm đến các yếu tố chi phối bản chất của sự việc và ít quan tâm đến
các yếu tố có ít tác dụng. Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin
hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh
hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc
vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể.
Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính.
11. Nguyên tắc công khai: Kế toán cần phải thực hiện công khai tài liệu kế toán cho
các đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ.
12. Nguyên tắc thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết
để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi
hỏi:
- Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;
- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;
- Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;
- Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu
được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh
chi phí.

6


Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán
1.4 ĐỐI TƯỢNG CỦA KẾ TOÁN
1.4.1 Đối tượng chung của kế toán
Quá trình sản xuất là đối tượng nghiên cứu, theo dõi phản ánh của nhiều môn khoa học
trong đó có kế toán. Tuy nhiên kế toán xem xét về quá trình sản xuất thông qua sự hình thành
và vận động của tài sản (vốn) tại một đơn vị cụ thể.
Trước hết, kế toán nghiên cứu theo dõi về tài sản của đơn vị ở trạng thái tĩnh. Khi

nghiên cứu tài sản ở góc độ này kế toán cho biết tài sản của đơn vị bao gồm những thứ loại
nào (tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn) và chúng được hình thành từ những nguồn nào (nợ
phải trả và vốn chủ sở hữu).
Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, tài sản của đơn vị sẽ biến động: ví dụ
khi đưa nguyên vật liệu vào sản xuất nguyên vật liệu sẽ bị tiêu hao và nó sẽ kết tinh trong sản
phẩm tạo ra. Do vậy kế toán không chỉ theo dõi tài sản ở trạng thái tĩnh mà còn theo dõi sự
vận động của chúng khi tham gia vào quá trình sản xuất.
Như vậy có thể thấy đối tượng chính mà kế toán theo dõi phản ánh:

- Sự vận động của tài sản.

IT

- Tài sản của đơn vị

1.4.2 Đối tượng cụ thể của kế toán trong các đơn vị
A, Tài sản

* Tài sản là tất cả những thứ những loại hữu hình và vô hình gắn với lợi ích trong tương

-

PT

lai của đơn vị. Từ khái niệm trên cho thấy tài sản của một đơn vị không chỉ là những thứ hữu

-

Phải có giá phí xác định

-

Gắn với lợi ích trong tương lai của đơn vị

hình chúng ta nhìn thấy tại đơn vị: nhà xưởng, máy móc, thiết bị… mà còn bao gồm những
thứ vô hình: quyền sử dụng đất, thương hiệu… Những tài sản vô hình này ngày càng được
chú trọng khi xác định giá trị tài sản của đơn vị. Tuy nhiên không phải bất cứ những thứ,
những loại nào tồn tại ở đơn vị kế toán cũng trở thành tài sản, chúng cần thỏa mãn một số
điều kiện nhất định:

Thuộc quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát lâu dài của đơn vị

* Phân loại tài sản: mỗi đơn vị kế toán sẽ có hệ thống tài sản riêng phục vụ cho đặc thù
sản xuất kinh doanh của mình, do vậy nếu chỉ dùng tên gọi thông thường của tài sản để theo
dõi thì hệ thống tài sản hết sức phức tạp. Do vậy trong công tác kế toán sẽ phân chia hệ thống
tài sản theo hai góc độ: theo kết cấu vốn kinh doanh và theo nguồn hình thành vốn kinh doanh
trong đơn vị.
 Phân loại tài sản theo kết cấu vốn kinh doanh: Theo cách phân loại này tài sản của đơn vị
được nhìn nhận là bao gồm các loại vốn kinh doanh nào. Xét theo tốc độ luân chuyển của bộ

7


Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán
phận vốn khi tham gia vào quá trình sản xuất thì tài sản của đơn vị bao gồm hai loại: tài sản
ngắn hạn và tài sản dài hạn.
Tài sản ngắn hạn là bộ phận tài sản có thời gian sử dụng, luân chuyển và thu hồi trong
một năm hay một chu kỳ kinh doanh. Do tốc độ luân chuyển của bộ phận tài sản này rất
nhanh nên vai trò của chúng là hết sức quan trọng đối với quá trình sản xuất. Tùy thuộc vào
đặc điểm của từng đơn vị mà quy mô của tài sản ngắn hạn sẽ khác nhau nhưng về chủng loại

thì tài sản ngắn hạn gồm những bộ phận sau:
- Vốn bằng tiền: Là bộ phận tài sản tồn tại dưới hình thái tiền tệ, bao gồm tiền mặt, tiền
gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
- Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn: Là bộ phận tài sản được sử dụng để đầu tư với
mục đích kiếm lời và có thời hạn thu hồi trong vòng 1 năm hay 1 chu kỳ kinh doanh.
Thuộc bộ phận này có: Các khoản cho vay ngắn hạn, đầu tư cổ phiếu ngắn hạn…
- Các khoản phải thu: Là bộ phận tài sản của đơn vị nhưng đang bị các đơn vị, tổ chức,
cá nhân khác nắm giữ sử dụng và đơn vị có trách nhiệm phải thu hồi. Thuộc nhóm tài
thiếu chờ xử lý…

IT

sản này bao gồm: Phải thu ngắn hạn đối với khách hàng, Phải thu nội bộ, Tài sản
- Hàng tồn kho: Là bộ phận tài sản tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân đo, đong,
đếm, mục đích của nhóm tài sản này là nhằm dự trữ phục vụ cho quá trình sản xuất
hoặc quá trình tiêu thụ. Hàng tồn kho của đơn vị bao gồm: Hàng mua đang đi đường,

PT

nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm chế dở, thành phẩm, hàng hóa…

- Tài sản ngắn hạn khác: bao gồm khoản tạm ứng cho cán bộ công nhân viên, chi phí trả
trước ngắn hạn, các khoản ký cược ký quỹ ngắn hạn…

Tài sản dài hạn là bộ phận tài sản có thời gian sử dụng, luân chuyển và thu hồi trên một năm
hay kéo dài qua 1 chu kỳ kinh doanh. Tài sản dài hạn bao gồm các bộ phận sau:
- Các khoản phải thu: Khác với khoản phải thu thuộc tài sản ngắn hạn, các khoản phải
thu thuộc tài sản dài hạn đơn vị có trách nhiệm phải thu hồi với thời hạn là trên 1
năm hay kéo dài hơn 1 chu kỳ kinh doanh.
- Tài sản cố định: Là những tư liệu sản xuất có thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm và

có giá trị lớn, riêng về tiêu chuẩn giá trị sẽ không cố định ở những khoảng thời gian
khác nhau, tiêu chuẩn này sẽ được quy định ở những mức khác nhau. Thuộc loại sản
cố định có tài sản cố định hữu hình (nhà cửa, máy móc, thiết bị, phương tiện vận
tải…) và tài sản cố định vô hình (bản quyền, thương hiệu, quyền sử dụng đất…).
-

Bất động sản (BĐS) đầu tư là bất động sản, gồm: Quyền sử dụng đất; nhà, hoặc một
phần của nhà, hoặc cả nhà và đất; cơ sở hạ tầng do người chủ sở hữu hoặc người đi
thuê tài sản theo hợp đồng thuê tài chính, nắm giữ nhằm mục đích thu lợi từ việc cho
thuê hoặc chờ tăng giá mà không phải để sử dụng trong sản xuất, cung cấp hàng hóa,

8


Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán
dịch vụ hoặc sử dụng cho các mục đích quản lý hoặc bán trong kỳ hoạt động kinh
doanh thông thường.
-

Các khoản đầu tư tài chính dài hạn: Là bộ phận tài sản được sử dụng để đầu tư với
mục đích sinh lời có thời hạn thu hồi trên 1 năm hay qua 1 chu kỳ kinh doanh. Thuộc
bộ phận này bao gồm các khoản đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên
doanh, liên kết, đầu tư chứng khoán dài hạn, cho vay dài hạn..

- Tài sản dài hạn khác: bao gồm chi phí đầu tư xây dựng cơ bản dở dang, chi phí trả
trước dài hạn, các khoản ký cược ký quỹ dài hạn...
 Phân loại tài sản theo nguồn hình thành vốn kinh doanh: Theo cách phân loại tài sản của
đơn vị được nhìn nhận đã được tài trợ bởi những nguồn vốn nào. Xét mối quan hệ sở hữu của
đơn vị đối với nguốn vốn thì nguồn hình thành vốn kinh doanh bao gồm 2 nguồn vốn: Nợ
phải trả và vốn chủ sở hữu.

Nợ phải trả: là nguồn vốn tài trợ cho tài sản của đơn vị dưới hình thức đơn vị đi vay, đi chiếm
dụng vốn của các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác và đơnvị phải có trách nhiệm hoàn trả. Xét
và nợ dài hạn

IT

theo thời hạn đơn vị hoàn trả bộ phận vốn này, nợ phải trả bao gồm hai bộ phận: nợ ngắn hạn
- Nợ ngắn hạn: Là các khoản nợ đơn vị có trách nhiệm hoàn trả trong vòng 1 năm hay
trong 1 chu kỳ kinh doanh. Nợ ngắn hạn bao gồm: Vay ngắn hạn, phải trả người bán,
phải trả về thuế và các nghĩa vụ đối với Nhà nước, phải trả người lao động, tài sản

PT

nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn, phải trả nội bộ...

- Nợ dài hạn: Là các khoản nợ trong đó thời hạn đơn vị có trách nhiệm hoàn trả là trên 1
năm hay dài hơn 1 chu kỳ kinh doanh. Nợ dài hạn bao gồm: vay dài hạn, phải trả
người bán, nhận ký cược ký quỹ dài hạn...

Vốn chủ hữu: Bộ phận vốn này được hình thành do chính chủ sở hữu của đơn vị bỏ ra và từ
kết quả kinh doanh của đơn vị. Tùy theo loại hình doanh nghiệp mà bộ phận vốn này sẽ được
hình thành theo các cách khác nhau: Doanh nghiệp Nhà nước sẽ do Nhà nước cấp, công ty cổ
phần thì vốn chủ sở hữu do các cổ đông đóng góp, công ty tư nhân do chính chủ đơn vị bỏ
ra... Thuộc vốn chủ sở hữu bao gồm các nguồn vốn: nguồn vốn kinh doanh, lợi nhuận chưa
phân phối, quỹ chuyên dùng, chênh lệch tỷ giá hối đoái, chênh lệch đánh giá lại tài sản...
Từ những nội dung trên ta có tài sản được hình thành bởi hai nguồn vốn: Nợ phải trả và vốn
chủ sở hữu, nên ta có phương trình kế toán sau:
TÀI SẢN = NGUỒN VỐN
hay TÀI SẢN = NỢ PHẢI TRẢ + VỐN CHỦ SỞ HỮU

9


Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán
B, Sự vận động của tài sản
Như đã phân tích ở trên, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, tài sản của
đơn vị sẽ biến động không ngừng. Tuy nhiên sự vận động này có những đặc điểm chủ yếu
sau:
- Tính chất hai mặt: Sự vận động của tài sản dù có đa dạng phong phú đến đâu cũng
phải nằm ở 1 mặt trong 2 mặt biến động (biến động làm tăng đối tượng và biến động
làm giảm).
- Thuộc 1 trong 3 quá trình chủ yếu: Sự vận động tài sản của đơn vị không tuân theo 1
quy luật cố định nào, tuy nhiên nó phải thuộc 1 trong 3 quá trình chủ yếu sau:
Quá trình mua hàng: Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình sản xuất, các đơn vị cần phải
chuẩn bị sẵn sàng các yếu tố đầu vào: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị... để
có được các yếu tố này đơn vị phải tiến hành mua hàng. Thuộc giai đoạn này các yếu tố tài
sản như tiền, công nợ với người bán, thuế giá trị gia tăng, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ...
sẽ bị tác động.

IT

Quá trình sản xuất: Sau khi đã chuẩn bị các yếu tố đầu vào, đơn vị sẽ chuyển sang giai đoạn
sản xuất, ở giai đoạn này các yếu tố đầu vào sẽ được kết hợp với nhau, kết thúc quá trình các
thành phẩm sẽ được tạo ra. Ở giai đoạn các yếu tố tài sản: nguyên vật liệu, hao mòn tài sản cố
định, tiền lương, chi phí sản xuất... sẽ bị tác động.

Quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Mục tiêu hoạt động của đơn vị không chỉ

PT

dừng lại ở việc có được thành phẩm, các thành phẩm này phải được tiêu thụ trên thị trường và
đem lại lợi nhuận cho đơn vị. Ở giai đoạn này các yếu tố sẽ bị tác động: thành phẩm, hàng
hóa, doanh thu, chi phí bán hàng...

Trên thực tế khi hoạt động của các đơn vị diễn ra liên tục, các quá trình trên không nhất thiết
phải diễn ra tuần tự theo thứ tự trên mà chúng sẽ đan xen với nhau, đồng thời quá trình mua
hàng, quá trình sản xuất, quá trình bán hàng sẽ diễn ra cùng lúc, nhưng nếu xét riêng từng
nghiệp vụ kinh tế thì chúng chỉ có thể thuộc 1 trong 3 quá trình.
C, Những mối quan hệ kinh tế pháp lý ngoài đơn vị
Bên cạnh đối tượng là tài sản và sự vận động tài sản của đơn vị, kế toán cũng cần phải
theo dõi phản ánh những mối quan hệ kinh tế pháp lý ngoài đơn vị. Những mối quan hệ này
phát sinh trong trường hợp đơn vị giao dịch với các đơn vị kế toán khác tuy nhiên những mối
quan hệ này có những nét đặc thù riêng. Ví dụ khi đơn vị nhận gia công cho một đơn vị
khác, đơn vị thuê gia công sẽ mang nguyên vật liệu đến cho đơn vị nhận thuê gia công để đơn
vị gia công thành sản phẩm theo yêu cầu, tại đơn vị nhận thuê gia công phần nguyên vật liệu
này không được coi là tài sản của đơn vị, tuy nhiên kế toán của đơn vị phải có trách nhiệm
theo dõi phản ánh.

10


Chương 1: Bản chất của hạch toán kế toán
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG
1. Hãy cho biết khi doanh nghiệp bán hàng theo hai hình thức thanh toán ngay và bán hàng
trả chậm, trả góp thì doanh thu được xác định như thế nào? Nêu cơ sở của việc xác định
2. Đơn vị thực hiện ký hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng số 1 từ ngày 1/6/X-1 đến hết
ngày 30/5/X với chi phí 120 triệu đồng, hợp đồng số 2 từ ngày 1/6/X đến hết ngày
30/5/X+1 với chi phí 180 triệu đồng, hãy cho biết chi phí kinh doanh về khoản thuê văn
phòng trong năm X là bao nhiêu?
3. Nêu điểm giống và khác nhau giữa hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và hạch toán

kế toán?
4. Tại sao nói ở hình thái kinh tế xã hội tư bản chủ nghĩa, hạch toán kế toán đã phát triển
vượt bậc?
5. Giải thích cơ sở hình thành phương trình kế toán Tài sản = Nguồn vốn?
6. Tại sao nói trong công tác kế toán, thước đo tiền tệ là thước đo khái quát, tổng quát nhất?

IT

7. Làm rõ tính chất hai mặt trong sự vận động của tài sản?

PT

8. Cho biết sự khác nhau khi tài sản vận động tại đơn vị sản xuất và đơn vị thương mại?

11


Chương 2: Chứng từ kế toán

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Để có thể phản ánh, xác minh những nghiệp vụ kinh tế phát sinh diễn ra hàng ngày trong một
đơn vị kinh tế, người ta thường sử dụng phương pháp chứng từ kế toán với vai trò là phương
pháp đầu tiên được sử dụng trong hệ thống phương pháp hạch toán kế toán. Xét trong mối
quan hệ đó, nội dung của Chương gồm các phần sau:
-

Nghiên cứu về nội dung, ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán;

-

Tìm hiểu một cách tổng quan về chứng từ kế toán bao gồm nghiên cứu về nội dung,
cách phân loại và các yếu tố của chứng từ kế toán;
- Thông qua việc tìm hiểu về trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán để có
được kiến thức cũng như cái nhìn về các công việc liên quan đến chứng từ kế toán ngoài
thực tế.

2.1. NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
2.1.1 Nội dung của phương pháp chứng từ kế toán

IT

Phương pháp chứng từ kế toán là một phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh và thực sự hoàn thành bằng các chứng từ kế toán, theo thời gian và địa điểm
phát sinh nghiệp vụ kinh tế nhằm cung cấp kịp thời thông tin cho các cấp quản lý liên quan
đồng thời làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán.

Theo đó, phương pháp chứng từ là phương pháp đầu tiên và quan trọng của hệ thống phương

PT

pháp hạch toán kế toán. Nội dung của nó bao gồm 02 yếu tố cơ bản:
Thứ nhất, phản ánh nguyên trạng các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc đối
tượng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng và sự vận động của nó.
Với nội dung này, phương pháp chứng từ có hình thức biểu hiện là hệ thống bản chứng từ để
chứng minh hợp pháp việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế, tài chính và phản ánh bằng cách
ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan các nghiệp vụ đó theo thời
gian, địa điểm phát sinh vào bản chứng từ. Bản chứng từ này sẽ được dùng làm căn cứ để ghi
sổ kế toán.
Thứ hai, thông tin kịp thời về tình trạng và sự vận động của từng đối tượng hạch toán kế
toán theo yêu cầu của nhà quản lý

Với hình thức biểu hiện là quy trình luân chuyển chứng từ. Theo đó, chứng từ được luân
chuyển giữa các bộ phận liên quan có nhu cầu về thông tin của các nghiệp vụ phát sinh được
phản ánh trong bản chứng từ, giúp cho các bộ phận liên quan đó thu nhận, xử lý và cung cấp
những thông tin ban đầu về sự vận động của các đối tượng hạch toán kế toán cho nhà quản lý.
2.1.2 Ý nghĩa của phương pháp chứng từ
- Là phương pháp thích hợp nhất nhằm phản ánh nguyên hình trạng thái và sự vận động của
các đối tượng hạch toán kế toán vốn đa dạng và biến đổi không ngừng.

12


Chương 2: Chứng từ kế toán
- Là bằng chứng chứng minh tính hợp pháp của việc hoàn thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc
đối tượng hạch toán kế toán. Qua đó, làm căn cứ cho việc bảo vệ tài sản của đơn vị, giải quyết
các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, phục vụ cho công tác
kiểm tra, thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị.
- Là phương tiện thông tin nhanh cho các nhà quản lý và công tác phân tích hoạt động kinh
doanh tại đơn vị.
- Là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế để vào sổ kế toán theo dõi từng đối
tượng hạch toán cụ thể.
- Chứng từ gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, cũng như trách
nhiệm vật chất của các cá nhân, các đơn vị về nghiệp vụ đó nên chứng từ góp phần thực hiện
triệt để hạch toán kinh doanh nội bộ, gắn liền với kích thích vật chất và trách nhiệm vật chất.
2.2 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
2.2.1 Khái niệm, phân loại chứng từ kế toán
a. Khái niệm

IT

Theo Luật kế toán, “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”
b. Phân loại chứng từ

Chứng từ kế toán có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống chứng từ.

PT

Hệ thống chứng từ được chia thành 02 loại: Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống
chứng từ kế toán hướng dẫn.

- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các
pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại
chứng từ này, nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và phương
pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế.
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn
vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các đơn vị trên cơ sở đó vận dụng vào từng
trường hợp cụ thể thích hợp. Các đơn vị có thể them bớt một số chỉ tiêu cụ thể, thích hợp với
nội dung và yêu cầu phản ánh nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ và có
sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính.
Để thuận tiện trong việc sử dụng và phân biệt từng loại chứng từ kế toán, người ta phân loại
theo các cách sau:
i. Phân loại theo công dụng:
Căn cứ vào công dụng chứng từ được chia thành chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành và
chứng từ liên hợp.
- Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của
người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành như: Lệnh chi tiền, lệnh điều động vật

13

Chương 2: Chứng từ kế toán
tư…Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh chứ chưa nói tới mức
độ hoàn thành của nghiệp vụ, do đó chưa đủ điều kiện ghi chép thanh toán vào sổ kế toán.
- Chứng từ chấp hành: Là loại chứng từ biểu thị một nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã được thực
hiện và đã hoàn thành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, nhập kho, do đó nó có đủ
điều kiện để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nhưng để đảm bảo tính pháp lý, nó phải có chứng từ
mệnh lệnh đính kèm.
- Chứng từ thủ tục: Là loại chứng từ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh (ví
dụ: chứng từ ghi sổ trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) có liên quan theo từng đối tượng
kế toán cụ thể nhằm tạo sự tiện lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu với các loại tài liệu. Loại
chứng từ này chỉ là chứng từ trung gian nên phải có chứng từ ban đầu đi kèm theo thì mới đủ
cơ sở pháp lý chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh.
- Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nêu trên như
lệnh kiêm phiếu xuất kho hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho…
ii. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:

IT

- Chứng từ bên trong: Là loại chứng từ được lập trong phạm vi đơn vị, không phụ thuộc vào
đặc tính của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Có một số chứng từ bên trong chỉ liên quan
đến các nghiệp vụ kinh tế, tài chính giải quyết trong nội bộ đơn vị. Ví dụ: Phiếu xuất vật tư
cho phân xưởng

sản xuất, bảng kê thanh toán lương …. Bên cạnh đó, có một số chứng từ

bên trong được lập tại đơn vị kế toán nhưng giải quyết các mối quan hệ kinh tế với các đơn vị

PT

bên ngoài. Ví dụ: hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác, bảng

kê thực hiện hợp đồng của đơn vị với đơn vị khác.
- Chứng từ bên ngoài: Là những chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị hạch toán
nhưng lập từ các đơn vị khác như: hóa đơn mua hang, hợp đồng vận chuyển mua ngoài…
iii. Phân loại chứng từ theo trình tự lập:

- Chứng từ ban đầu: Còn được gọi là chứng từ gốc, là chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh vừa hoàn thành như: Hóa đơn bán hang, phiếu thu, phiếu chi… nó có thể là
cơ sở ghi trực tiếp vào sổ kế toán.
- Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm
giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ kế toán như: Bảng tổng hợp các
chứng từ gốc cùng loại, các bảng kê… Chứng từ tổng hợp là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi
đính kèm theo nó là các chứng từ gốc hợp lệ.
iv. Phân loại theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ:
- Chứng từ một lần: Là chứng từ trong đó việc ghi chép chỉ tiến hành một lần, sau đó được
chuyển vào ghi sổ kế toán.

14


Chương 2: Chứng từ kế toán
- Chứng từ nhiều lần: Là chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi
lần ghi các con số thường được cộng dồn. Tới một giới hạn xác định trước, chứng từ được
chuyển vào ghi sổ kế toán.
v. Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ:
- Chứng từ bình thường: Là chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện tính hợp quy luật
của các nghiệp vụ xảy ra. Những chứng từ này tiếp tục làm thủ tục theo các yếu tố và trình tự
quy định để ghi sổ, tổng hợp và thông tin theo định kỳ.
- Chứng từ báo động: Là chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến
không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như vật tư sử dụng vượt định mức, thực hiện
hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không kịp thời… Những chứng từ

này thường được xử lý kịp thời theo trình tự quy định trước khi đưa vào ghi sổ kế toán.
vi. Phân loại theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ ghi trên chứng từ:
Bao gồm:

- Chỉ tiêu hàng tồn kho
- Chỉ tiêu bán hàng
- Chỉ tiêu tiền mặt
- Chỉ tiêu tài sản cố định

IT

- Chỉ tiêu lao động và tiền lương

PT

vii. Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ:
- Chứng từ thông thường: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện dưới dạng dữ
liệu điện tử.

- Chứng từ điện tử: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà
không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, hoặc trên vật mang tin như bảng
từ, đĩa từ, thẻ thanh toán… Chứng từ điện tử là một hình thức của thông điệp dữ liệu, bao
gồm: chứng từ kế toán điện tử; chứng từ thu, chi ngân sách điện tử; thông tin khai và thực
hiện thủ tục hải quan điện tử; thông tin khai và thực hiện thủ tục thuế điện tử; chứng từ giao
dịch chứng khoán điện tử; báo cáo tài chính điện tử; báo cáo quyết toán điện tử và các loại
chứng từ điện tử khác phù hợp với từng loại giao dịch theo quy định của pháp luật.
Khi cần thiết, chứng từ điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy, nhưng phải phản ánh toàn
vẹn nội dung của chứng từ điện tử, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ chứng từ
điện tử sang chứng từ giấy, có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ điện

tử sang chứng từ giấy. Ngược lại, chứng từ giấy có thể chuyển sang chứng từ điện tử với các
điều kiện tương tự như trên.
Chứng từ điện tử chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của các bên tham gia giao dịch,
trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác; việc hủy chứng từ điện tử có hiệu

15


Chương 2: Chứng từ kế toán
lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận. Chứng từ điện tử đã hủy phải được
lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2.2.2 Những yếu tố của chứng từ kế toán
Để đảm bảo là công cụ theo dõi phản ánh nghiệp vụ kinh tế ngay khi phát sinh, chứng từ kế
toán phải có đầy đủ các yếu tố sau:
- Tên gọi (1) và số hiệu của chứng từ (2):
+ Tên gọi của chứng từ: Là một cụm từ thường thể hiện nội dung khái quát của nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh.
Ví dụ: Nhìn vào “Phiếu nhập kho” ta có thể nhận thấy nội dung khái quát của nghiệp vụ là
nhằm chứng minh một nghiệp vụ nhâp kho (hàng hóa, nguyên vật liệu…) đã phát sinh.
+ Số hiệu chứng từ thực chất là số thứ tự của chứng từ. Việc thiết kế số hiệu chứng từ phải
tuân theo những quy định cụ thể đối với từng ngành nghề, từng lĩnh vực hoạt động của đơn vị
và từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trên chứng từ.
- Ngày tháng năm lập chứng từ (3):

IT

Là các yếu tố xác định về thời gian, thứ tự nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, đây cũng là
một yếu tố quan trọng phục vụ cho việc quản lý chứng từ cũng như thanh tra tài chính. Nó
cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc giải quyết các tranh chấp pháp lý.
- Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập (4) và nhận chứng từ (5):

PT

Các bên lập và nhận chứng từ kế toán có thể là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hay cá nhân.
Yếu tố này làm cơ sở cho việc xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh. Đồng thời làm cơ sở cho việc xác minh, đối chiếu và kiểm tra về các nghiệp
vụ kinh tế, tài chính khi có tranh chấp xảy ra.

- Nội dung nghiệp vụ, kinh tế tài chính phát sinh (6):
Đây là một trong những yếu tố cơ bản nhất của chứng từ. Nó chính là nội dung của nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh, có tác dụng giải thích rõ hơn về ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ, tạo
điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, thanh tra tính hợp lý của chứng từ.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ phải được diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng,
không được viết tắt, sửa chữa. Các thuật ngữ được sử dụng trong nội dung chứng từ phải đảm
bảo thông dụng, dễ hiểu.
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh kế. tài chính ghi bằng sổ; tổng số tiền của
chứng từ dùng để thu chi, tiền ghi bằng số và bằng chữ (7):
Yếu tố này chỉ rõ đơn vị đo lường được sử dụng trong chứng từ (bao gồm thước đo bằng hiện
vật và giá trị được nhà nước quy định).
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ (8):

16


Chương 2: Chứng từ kế toán
Đây là yếu tố cần thiết để có thể căn cứ vào đó quy trách nhiệm về tính chất hợp lý, hợp pháp
của nghiệp vụ kinh tế cũng như tính chính xác của chứng từ đối với các cá nhân có liên quan.
Trên bản chứng từ, phải có ít nhất 02 chữ ký của các bên liên quan.
Chú ý:
- Những chứng từ dùng làm cơ sở trực tiếp ghi sổ có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.

- Những chứng từ có liên quan đến bán hàng có thêm chỉ tiêu số thuế phải nộp.
- Những chứng từ thể hiện mối quan hệ giữa các pháp nhân nhất thiết phải có đủ chữ ký của
kế toán trưởng (người kiểm soát) và thủ trưởng đơn vị (người phê duyệt), có đóng dấu của
đơn vị.
Ta có thể tham khảo mẫu chứng từ “Phiếu nhập kho” sau:

Đơn vị:

(4)

(

PHIẾU NHẬP KHO

.

(2)

Số: ..........

(1)

IT

Nợ: ...........
Ngày... tháng... năm....
Họ và tên người giao hàng: ....................................... (5)

Có: ...........

(3)

Theo ............ số.... ngày... tháng... năm.... (6)

PT

của ......................................................................................

Nhập tại kho: .................................................................... (6)

Tên nhãn hiệu, quy cách,
STT phẩm chất vật tư, dụng
cụ sản phẩm, hàng hóa
A

B

Mã

Đơn

số

tính

C

D

(7)

Số lượng
vị

Theo
chứng từ

Thực

Đơn giá

nhập
1

2

3

Thành
tiền

4

Cộng

- Tổng số tiền (viết bằng chữ) (7): ……………………………………
- Số chứng từ gốc kèm theo (8): ………………………………
Ngày….. tháng …. năm
Người lập
phiếu
(Ký, họ tên)

Người giao
hàng
(Ký, họ tên)

Thủ kho

17 (Ký, họ tên)

(8)
Kế toán trưởng
(Hoặc bộ phận có nhu cầu
nhập)


Chương 2: Chứng từ kế toán
2.3. TRÌNH TỰ XỬ LÝ VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Luân chuyển chứng từ được xác định từ khâu lập (hoặc tiếp nhận chứng từ bên ngoài)
đến khâu lưu trữ hoặc rộng hơn đến khâu huỷ chứng từ”.
Trong thực tế, quy trình luân chuyển chứng từ được xác định từ khi lập (tức là thường
từ bên ngoài doanh nghiệp) đến hết thời gian sử dụng, bảo quản hoặc huỷ chứng từ theo quy
định pháp luật.
Do đó, trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau:
Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ
Khi lập chứng từ cần tuân theo các quy định sau:
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều
phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác với nội dung
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
chéo các phần trống.

IT

- Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không được ngắt quãng, phải gạch
- Trên chứng từ không viết tắt, không tẩy xóa, sửa chữa. Khi viết sai vào mẫu chứng từ thì
phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. Đối với các chứng từ liên quan trực
từ.

PT

tiếp đến tiền, khi phát hành sai cần phải gạch để hủy đi nhưng không xé rời khỏi cuống chứng
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định. Đối với chứng từ lập nhiều liên
phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ
hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết
một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội
dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Chứng từ kế toán lập để giao dịch với các tổ
chức, cá nhân bên ngoài phải có dấu của đơn vị.

- Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng
từ kế toán.
- Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá
trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất
cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký
bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng
liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã
đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với
chữ ký các lần trước đó.

18

Chương 2: Chứng từ kế toán
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để
giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người
phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách
nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ
quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù
hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên
chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng
đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế
toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ
đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người
được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ

IT

đăng ký.
Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán
khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy
định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

PT

Bước 2: Kiểm tra chứng từ kế toán

Để tăng tính thận trọng trong kế toán, trước khi làm căn cứ ghi vào sổ kế toán, các chứng từ

kế toán cần phải được kiểm tra và phê duyệt.

Những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên
chứng từ kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi
trên chứng từ
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý chứng từ trong phạm vi nội bộ (đối với chứng từ
do đơn vị lập).
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy
định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước thì phải từ chối thực hiện, đồng thời phải báo
ngay cho kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng quy định
pháp luật hiện hành.

19