Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 1 ThS. Vũ Quốc Thông

2/27/2014

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2

CHƢƠNG 01

HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
HƯỚNG TÍCH HỢP
GV. ThS. Vũ Quốc Thông

Mục tiêu và nội dung
• Trình bày các quy trình kinh doanh cơ bản
• Giải thích sự cần thiết của việc tích hợp hệ thống
• Phân cấp mức độ tác động của CNTT đến HTTTKT
• Giải thích đƣợc vai trò của ngƣời kế toán hiện đại

• Hệ thống thông tin kế toán hƣớng tích hợp
• Hệ thống kế toán trong môi trƣờng máy tính
• Vai trò của ngƣời kế toán hiện đại
2

1


2/27/2014

Nhắc lại…

Một số khái niệm

3

Quan điểm về sản phẩm thông tin
Tổ chức – Hệ thống thông tin >> Thông tin
SẢN PHẨM

- Quan điểm SP. thông tin cần phù hợp với
người sử dụng
- Quan điểm SP. thông tin bị ảnh hƣởng
bởi quá trình tạo ra thông tin
4

2


2/27/2014

Hệ thống thông tin quản lý
Khái niệm

Lưu ý

Hệ thống (System) ?
Hệ thống thông tin (IS) ?

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) ?

7

Hệ thống (HT)
• Một hệ thống là một tập hợp bao gồm các
thành phần (hệ thống con) phối hợp với
nhau để cùng thực hiện và đạt đƣợc mục
tiêu chung.
HT.1

HT.2

Mục tiêu

HT.4
HT.3

Ví dụ?

8

3


2/27/2014

Hệ thống thông tin
• Hệ thống thông tin là hệ thống hỗ trợ thu
thập các dữ liệu đầu vào; xử lý, lƣu trữ các
dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho
người sử dụng.

Dữ liệu

Xử lý, lưu trữ

Thông tin

Information System (IS)

9

• Căn cứ theo cơ cấu thông tin trong doanh
nghiệp, hệ thống thống tin đƣợc phân loại:

11

4


2/27/2014

Hệ thống thông tin kế toán

12

Hệ thống
thông tin kế toán tích hợp
… integrated into IS
15

5

2/27/2014

Dẫn nhập…
Doanh nghiệp sản xuất

17

6


2/27/2014

Mua hàng

Kế toán

Bán hàng

Sản xuất

18

Bài tập thảo luận 1

Mục tiêu của tôi là… ?

Quyết định của tôi là… ?
19

7


2/27/2014

20

Các quy trình kinh doanh
• Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
– Việc đồng ý thực hiện trao đổi hàng hóa hay
dịch vụ giữa hai đối tác;
– Hoặc là những sự kiện khác có thể đo lƣờng
về giá trị kinh tế bởi một tổ chức.

• Ví dụ:
– Bán hàng hóa cho khách hàng
– Khấu hao tài sản cố định
(Romney M. and SteinBart P. AIS book 12th edn.)

8


2/27/2014

Các quy trình kinh doanh
• Nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy
tắc Cho-Nhận (Give-Get exchange)
• Những nghiệp vụ cơ bản đƣợc nhóm theo
các Quy trình (Q/T) kinh doanh chính:

–
–
–
–
–

Q/T bán hàng (Revenue cycle)
Q/T mua hàng (Purchasing cycle)
Q/T chuyển đổi (Production cycle)
Q/T nhân sự (Human resources/payroll cycle)
Q/T tài chính (Financing cycle)

Quy trình bán hàng
• Trong quy trình, tổ chức kinh doanh giao
tiếp với khách hàng thông qua việc bán
hàng/cung cấp dịch vụ và nhận tiền.

Give
Goods

Get
Cash

9


2/27/2014

Quy trình mua hàng
• Trong quy trình, tổ chức kinh doanh giao

tiếp với nhà cung cấp thông qua việc thu
mua hàng/ dịch vụ và trả tiền.

Give
Cash

Get
Goods

Quy trình chuyển đổi (sản xuất)
• Trong quy trình, tổ chức kinh doanh sử
dụng sức lao động của nhân công thông qua
việc vận hành máy móc thiết bị để chuyển
đổi nguyên vật liệu sang dạng sản phẩm
hoàn thành.
Give Raw
Materials &
Labor

Get
Finished
Goods

10


2/27/2014

Quy trình nhân sự / tiền lƣơng
• Trong quy trình, tổ chức kinh doanh sẽ giao

tiếp với nhân viên thông qua các hoạt động
tuyển dụng, đào tạo, trả lƣơng, đánh giá và
cho thôi việc.

Give
Cash

Get
Labor

Quy trình tài chính
• Trong quy trình, tổ chức kinh doanh sẽ giao
tiếp với các nhà đầu tƣ và chủ nợ. Tổ chức
sẽ tăng nguồn vốn thông qua mời gọi đầu
tƣ hoặc đi vay (through stock or debt). Tổ
chức phải hoàn trả vốn vay hoặc chia lời
trên vốn góp (interest or dividends).

Give
cash

Get
Cash

11


2/27/2014

Các quy trình kinh doanh

• Rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong
mỗi quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, các
nghiệp vụ này có thể phân thành các loại
chính trong từng quy trình.
• Ví dụ, trong Q/T bán hàng
– Nghiệp vụ bán hàng – thu tiền >> thuộc loại
nghiệp vụ Cho – Nhận (nghiệp vụ cơ bản)

Các loại nghiệp vụ kinh tế khác trong Q/T
bán hàng?
•
•
•
•
•
•
•
•

Handle customer inquiries
Take customer orders
Approve credit sales
Check inventory
availability
Initiate back orders
Pick and pack orders
Ship goods
Bill customers

• Update sales and Accts

Rec. for sales
• Receive customer
payments
• Update Accts Rec. for
collections
• Handle sales returns,
discounts, & bad debts
• Prepare management
reports
• Send info to other cycles

12


2/27/2014

Bài tập thảo luận 2
• Yêu cầu: SV hãy liệt kê các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trong các quy trình kinh
doanh:
Q/T mua hàng

Q/T nhân sự

Q/T chuyển đổi

Q/T tài chính

Bài tập thảo luận 2 (tt.)
• Nghiệp vụ kinh tế trong Q/T mua hàng?

Loại nghiệp vụ Cho-Nhận:
• Mua hàng/dịch vụ - trả tiền
Các loại nghiệp vụ khác:
• Requisition goods and
services
• Process purchase orders to
vendors
• Receive goods and services
• Store goods
• Receive vendor invoices

• Update accounts payable for
purchase
• Approve invoices for
payment
• Pay vendors
• Update accounts payable for
payment
• Handle purchase returns,
discounts, and allowances
• Prepare management reports
• Send info to other cycles

13


2/27/2014

Bài tập thảo luận 2 (tt.)
• Nghiệp vụ kinh tế trong Q/T nhân sự?

Loại nghiệp vụ Cho-Nhận:
• Thuê nhân công - trả lƣơng
Các loại nghiệp vụ khác:
• Recruit, hire, and train
employees
• Evaluate and promote
employees
• Discharge employees
• Update payroll records

• Pay employees
– Process timecard and
commission data
– Prepare and distribute payroll

• Calculate and disburse tax
and benefit payments
• Prepare management
reports
• Send info to other cycles

Bài tập thảo luận 2 (tt.)
• Nghiệp vụ kinh tế trong Q/T chuyển đổi?
Loại nghiệp vụ Cho-Nhận:
• Đƣa NVL, nhân công, máy
móc vào sản xuất - để tạo ra
thành phẩm
Các loại nghiệp vụ khác:
• Design products
• Forecast, plan, and schedule

production
• Requisition raw materials
• Manufacture products

• Store finished goods
• Accumulate costs for
products
• Prepare management reports
• Send info to other cycles

14


2/27/2014

Bài tập thảo luận 2 (tt.)
• Nghiệp vụ kinh tế trong Q/T tài chính?
Loại nghiệp vụ Cho-Nhận:
• Chi tiền; Thu tiền (hoạt động
tài chính)
Các loại nghiệp vụ khác:
• Forecast cash needs
• Sell securities to investors
• Borrow money from lenders

• Pay dividends to investors
and interest to lenders
• Retire debt
• Prepare management
reports

• Send info to other cycles

Các quy trình kinh doanh
• Mỗi quy trình kinh doanh:
– Đều liên quan đến các quy trình khác (VD?)
– Cung cấp dữ liệu cho hệ thống Sổ cái và báo
cáo kế toán để kết xuất thông tin phục vụ cho
các đối tƣợng bên trong và bên ngoài tổ chức.

15


2/27/2014

Q/T bán hàng

Q/T mua hàng

Q/T chuyển đổi

Dữ liệu

Thông tin cho
bên ngoài và bên
trong của tổ chức

Dữ liệu

H/T Sổ cái và báo cáo

Q/T nhân sự
Q/T tài chính

Bài tập thảo luận 3

Vì sao họ tranh cãi?
37

16


2/27/2014

Luồng thông tin trong quy trình
MUA HÀNG
- Ai tham gia ?
- Những chứng từ gì đƣợc luân chuyển ?

17


2/27/2014

Luồng thông tin trong quy trình
SẢN XUẤT
- Ai tham gia ?
- Những chứng từ gì đƣợc luân chuyển ?

Luồng thông tin trong quy trình
BÁN HÀNG

- Ai tham gia ?
- Những chứng từ gì đƣợc luân chuyển ?

18


2/27/2014

Horizontal and Vertical Information Flows in
Enterprise System

TÍCH HỢP
HỆ THỐNG THÔNG TIN
43

19


2/27/2014

TỪ GÓC NHÌN
TỪ
KẾ TOÁN

44

N
H
À

K
H
Á
C
H

C
U
N
G

H
À
N
G

C
Ấ
P

45

20


2/27/2014

46

Tác động của CNTT đến

HTTTKT
… IT impact levels
47

21


2/27/2014

Dẫn nhập …

48

Cấp độ bán thủ công với Excel

49

22


2/27/2014

Danh mục tài khoản và số dƣ

50

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

51

23


2/27/2014

Bài tập thảo luận 4
Yêu cầu: Tính tổng phát sinh, số dƣ cuối kì
[1] Tổng số phát sinh nợ
[1] = sumif(TKGHINO,A4,SOTIENPS)
[2] Tổng số phát sinh có
[2] = sumif(TKGHICO,A4,SOTIENPS)
[3] Tính số dư cuối kỳ của các tài khoản
[3]=IF(D4=“N”,F4+G4-H4,F4+H4-G4)
52

Kết chuyển giá thành, doanh thu, chi phí

Giá thành
phân xƣởng
phụ (PX2)

Giá thành
phân xƣởng
chính (PX1)

24


2/27/2014

Kết chuyển giá thành, doanh thu, chi phí
6271.PX2

6272.PX2

6279.PX2

…….

Kết chuyển giá thành, doanh thu, chi phí
621.PX2.B

622.PX2.B
154.PX2.B01

6279.PX2

25