Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 2 ThS. Vũ Quốc Thông

2/26/2014

Lập nhóm…

1

Tìm hiểu thông tin về PMKT
Tình huống kinh doanh

Phần I

• Doanh nghiệp kinh
doanh xe đạp điện
POLYGONBIKE
• Phần mềm
Invoice.Click
2

1


2/26/2014

Tìm hiểu thông tin về PMKT

Phần II

• Giới thiệu chung: khái
quát, xuất xứ của PMKT
• So sánh tính phân hệ cơ
bản của các PMKT trong

tổ chức thƣơng mại
• Đánh giá về quy mô, ứng
dụng và ví dụ triển khai ở
Việt Nam
3

Mô tả công việc
Theo DanhSachPMKT_NghienCuu_V1.3DB.xls
GV sẽ phân công cho nhóm SV
Lịch trình làm việc của các nhóm
- Buổi 08 >> Tất cả các nhóm nộp bài cho GV
(qua email và bản in)
- Buổi 09 >> Một số nhóm đƣợc GV chỉ định sẽ
thuyết trình (mỗi nhóm trình bày ~ 10 phút)
4

2


2/26/2014

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2

CHƢƠNG 02

TÀI LIỆU HÓA HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN

GV. ThS. Vũ Quốc Thông

5

Mục tiêu và nội dung
• Giải thích tầm quan trọng của tài liệu hóa hệ thống
• Ứng dụng các công cụ mô tả HTTTKT (AIS)

• Tầm quan trọng của tài liệu hóa hê thống
• Các công cụ mô tả HTTTKT (AIS)
6

3


2/26/2014

Documenting AIS…
7

Dẫn nhập …
• Đối với hệ thống thông tin doanh nghiệp,
bạn có quan tâm đến mô hình hoạt động
của kế toán bán hàng?
• Dòng dữ liệu sẽ luân chuyển ra sao giữa
các bộ phận (thực thể) tham gia trong hệ
thống mua hàng?

8

4


2/26/2014

Tình huống cụ thể của doanh nghiệp…

9

10

5


2/26/2014

PHIẾU BÁN HÀNG

Họ & tên KH
Địa chỉ của KH
Mặt hàng đặt mua
(Mã hàng, số lượng, đơn giá)
Họ và bên nhân viên bán hàng
11

Hóa Đơn
Giá Trị Gia Tăng

Về mặt kế toán của DN Nguyễn Kim:
ghi nhận gì ?

12

6


2/26/2014

Về mặt kế toán, DN
Nguyễn Kim:
ghi nhận gì ?

13

Tầm quan trọng
của tài liệu hóa hệ thống
• Tài liệu hóa là phần quan trọng của HTTTKT
• Ngƣời kế toán sử dụng các loại sơ đồ khác
nhau để theo dõi dòng dữ liệu xuyên suốt hệ
thống.
• Có nhiều phần mềm chuyên dụng hỗ trợ cho
việc tài liệu hóa hệ thống.

Microsoft Word
Microsoft Visio
14

7

2/26/2014

15

Công dụng
của tài liệu hóa hệ thống
Vẽ hình hệ thống AIS để…
• Mô tả tổng quan về AIS
• Đào tạo ngƣời sử dụng
• Cải tiến và thiết kế hệ thống
• Kiểm soát và duy trì hệ thống
• Chuẩn hóa giao tiếp khi nói về hệ thống
• Kiểm toán AIS
•…
16

8


2/26/2014

Tầm quan trọng
của tài liệu hóa hệ thống
• Tùy theo công việc cụ thể, kiến thức tài liệu
hóa hệ thống sẽ hỗ trợ ở các mức độ khác nhau:

• Đọc và hiểu đƣợc tài liệu mô tả về cách thức
hoạt động của HTTTKT
• Đánh giá đƣợc quá trình kiểm soát thông tin
của hệ thống hiện hành thông qua tài liệu mô tả

• Phát triển đƣợc tài liệu, nếu bạn là thành viên
của đội phát triển hệ thống
17

Một số công cụ tài liệu hóa H/T
• Sơ đồ dòng dữ liệu
(DFD)
• Lƣu đồ tài liệu hệ thống
(DFC)
• Sơ đồ mô hình hóa hoạt
động kế toán

18

9


2/26/2014

Sơ đồ dòng dữ liệu
Data Flow Diagram (DFD)

19

Sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
Khái niệm
Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) trong hệ thống thông tin
mô tả bằng hình ảnh:
• Các thành phần (thực thể) tham gia vào hệ
thống

• Dòng lƣu chuyển dữ liệu giữa các thành phần
• Điểm khởi đầu, điểm đến
• Nơi lƣu trữ dữ liệu
(Romney M. and SteinBart P. AIS book 12th edn.)
20

10


2/26/2014

Sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
Kí hiệu quy ước

Dòng dữ liệu
Thực thể bên ngoài
Điểm khởi đầu / điểm đến

Nơi lƣu trữ dữ liệu
Hoạt động xử lý

21

Sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
Ví dụ: khách hàng thanh toán tiền qua ngân hàng

22

11

2/26/2014

Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
DFD khái quát

DFD luận lý cấp 0

DFD luận lý cấp 1
23

Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
• DFD khái quát (ngữ cảnh): sơ đồ cấp cao
nhất; mô tả một cách khái quát nội dung của hệ
thống bởi một hình tròn và các hoạt động xung
quanh đƣợc biểu diễn bởi dòng dữ liệu đi vào
(inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các
thực thể bên ngoài hệ thống

• DFD khái quát cho biết:
• Hệ thống này là gì ?
• Dòng dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu 24?

12


2/26/2014

Phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
• Phân cấp DFD khái quát: quá trình tài liệu

hóa DFD khái quát sẽ đƣợc chi tiết hóa thành
nhiều cấp: DFD luận lý cấp 0, DFD luận lý cấp
1, DFD luận lý cấp 2…

• Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi
tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn
• Phân cấp DFD sẽ thấy đƣợc các hoạt động xử
lý chi tiết bên trong của hệ thống
25

Bài tập thảo luận 1
Mô tả hệ thống mua hàng sau bằng sơ đồ dòng dữ
liệu DFD ở mức độ DFD khái quát và DFD luận lý
cấp 0.
Khi các phòng ban trong công ty có yêu cầu mua hàng,
hệ thống mua hàng (Purchase System) sẽ tiếp nhận yêu
cầu và lập đơn mua hàng gửi đến nhà cung cấp. Nhà
cung cấp giao hàng và gửi hóa đơn đến cho hệ thống
mua hàng của công ty. Hệ thống mua hàng tiến hành
nhận hàng vào kho, thông báo đến các phòng ban và
thanh toán cho nhà cung cấp. Mọi dữ liệu từ hệ thống
mua hàng sẽ đƣợc cập nhật vào hệ thống sổ cái và báo
cáo kế toán.
26

13


2/26/2014

Bài tập thảo luận 1 (tt.)
Bước 1: Mô tả hệ thống bằng đoạn văn (narratives)
Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan
Thực thể

Hoạt động

Các phòng ban

Yêu cầu mua hàng

Hệ thống mua hàng

Lập đơn mua hàng
Gửi đơn hàng đến nhà cung cấp

Nhà cung cấp

Giao hàng
Gửi hóa đơn đến hệ thống mua hàng

Hệ thống mua hàng

Nhận hàng vào kho
Thông báo đến các phòng ban
Thanh toán cho nhà cung cấp

Hệ thống sổ cái và báo cáo
kế toán

Nhận đƣợc dữ liệu mua hàng và thanh toán
27

Bài tập thảo luận 1 (tt.)
Bước 3: Xác định hệ thống và nhận biết các thực thể
bên ngoài. Nhận biết các hoạt động xử lý của hệ
thống (*).
- Hệ thống: Hệ thống mua hàng

- Thực thể bên ngoài: các phòng ban, nhà cung cấp,
hệ thống sổ cái và báo cáo kế toán.
- Hoạt động xử lý của hệ thống: lập đơn mua hàng;
nhận hàng vào kho; thanh toán cho nhà cung cấp
28

14


2/26/2014

Bài tập thảo luận 1 (tt.)
Bước 4: Vẽ DFD khái quát
• Hình chữ nhật thể hiện các thực thể bên ngoài
• Hình tròn lớn thể hiện nội dung chính của hệ
thống
• Các dòng dữ liệu nối các thực thể bên ngoài và
hệ thống
• Đặt tên các dòng dữ liệu (danh từ)

29

Bài tập thảo luận 1 (tt.)
Bước 4: vẽ DFD khái quát

30

15


2/26/2014

Bài tập thảo luận 1 (tt.)
Bước 5: Vẽ DFD luận lý cấp 0 (chi tiết DFD khái quát)
• Liệt kê các hoạt động xử lý của hệ thống (động từ
+ danh từ) theo trình tự: 1.0 Lập đơn mua hàng;
2.0 Nhận hàng vào kho; 3.0 Thanh toán cho nhà
cung cấp
• Mô phỏng mỗi hoạt động xử lý là một hình tròn
• Nối các hoạt động xử lý và các thực thể bên ngoài
bằng dòng dữ liệu dựa theo mô tả ở bƣớc 1
• Bổ sung các nơi lƣu trữ dữ liệu (nếu thấy cần thiết)
• Nối các hoạt động xử lý và các nơi lƣu trữ dữ liệu
bằng dòng dữ liệu
31

Bài tập thảo luận 1 (tt.)

Bước 5: DFD luận lý cấp 0

32

16


2/26/2014

Bài tập thảo luận 1 (tt.)
Bước 6: Tiếp tục phân cấp sơ đồ dòng dữ liệu: từ
DFD luận lý cấp 0 đến DFD luận lý cấp 1, cấp 2…

Bằng cách tập trung vào các hoạt động xử lý của hệ
thống, theo nguyên tắc:
- Hoạt động xử lý 1.0 sẽ tiếp tục đƣợc phân tích chi
tiết thành 1.1, 1.2, 1.3 …
- Hoạt động xử lý 2.0 sẽ tiếp tục đƣợc phân tích chi
tiết thành 2.1, 2.2, 2.3 …
- v..v..
Mỗi hoạt động = động từ + (cụm) danh từ

33

Bài tập thảo luận 1 (tt.)
• Từ những hiểu biết về sơ đồ dòng dữ
liệu - DFD, Anh (/Chị) có nhận xét gì về
dòng dữ liệu vào và ra ở các cấp độ chi
tiết so với cấp độ tổng hợp?

34

17

2/26/2014

Bài tập thảo luận 2
Mô tả hệ thống bán hàng sau bằng sơ đồ dòng dữ
liệu DFD ở mức độ DFD khái quát và DFD luận lý
cấp 0.
Khi khách hàng liên hệ đặt hàng, hệ thống bán hàng
(Sales System) sẽ tiếp nhận yêu cầu. Hệ thống bán hàng
ghi nhận đơn đặt hàng, sau đó tiến hành chuyển hàng đi
giao cho khách hàng, đồng thời xuất hóa đơn bán hàng.
Khi khách hàng thực hiện thanh toán (giả sử theo
phƣơng thức nộp tiền mặt); hệ thống bán hàng sẽ ghi
nhận thanh toán và chuyển tiền bán hàng thu đƣợc đến
tài khoản ngân hàng của công ty. Ngân hàng nhận tiền
gửi vào từ hệ thống bán hàng và ra thông báo đã nhận
tiền (giấy báo có). Mọi dữ liệu từ hệ thống bán hàng sẽ
đƣợc cập nhật vào hệ thống sổ cái và báo cáo kế toán. 35

Bài tập thảo luận 2

DFD khái quát
Yêu cầu mua hàng

Ngân hàng
Khách hàng
Hàng hóa
Thông báo nhận tiền
(giấy báo Có)

Hệ thống bán hàng
Tiền chuyển vào
ngân hàng

Hóa đơn
bán hàng
Thủ tục
thanh toán

Dữ liệu bán hàng
và công nợ

Hệ thống sổ cái và
báo cáo kế toán

36

18


2/26/2014

Bài tập thảo luận 2
Danh sách
Khách hàng
Danh mục
kho

Ngân hàng

Yêu cầu mua hàng

1.0
Lập đơn đặt hàng
cho khách hàng

Danh sách
Đơn đặt hàng

Copy của đơn
đặt hàng

2.0
Tiến hành
giao hàng

Thông báo nhận tiền
(giấy báo Có)

DFD luận lý cấp 0

Công nợ
khách hàng

Copy của phiếu
Giao hàng

Hàng hóa

Khách hàng

Hóa đơn
bán hàng

3.0
Xuất hóa đơn
bán hàng

Tiền chuyển vào
ngân hàng

Copy của hóa
đơn bán hàng

4.0
Thu tiền
từ khách hàng

Danh sách
hóa đơn bán hàng
Thủ tục
thanh toán

Dữ liệu bán hàng
và công nợ
Hệ thống sổ cái và
báo cáo kế toán

37

Bài tập thảo luận 3

Thảo luận về
các quy trình
kinh doanh
liên quan
đến hệ thống
đặt mua
sách online?

38

19


2/26/2014

Lưu đồ tài liệu hệ thống
Document System-Flow Chart (DFC)

39

Dẫn nhập…
• Doanh nghiệp sản xuất KenMing.
KenMing là một doanh nghiệp sản xuất
nƣớc ngoài hoạt động tại Bình Dƣơng.
Doanh nghiệp sản xuất ống inox, phục
vụ cho mục đích xây dựng và trang thiết bị
dân dụng.

40

20


2/26/2014

Mô hình doanh nghiệp sản xuất

• Bạn đóng vai trò là chuyên viên tƣ vấn hệ thống,
đƣợc KenMing mời tham quan xƣởng sản xuất và
trình bày về quy trình hệ thống hiện tại của tổ
chức.
• Yêu cầu: Bạn sẽ tài liệu hóa một số quy trình cơ
bản đƣợc mô tả từ phía KenMing nhằm mục đích
thiết kế và triển khai hệ thống thông tin tích hợp
41
cho doanh nghiệp.

42

21


2/26/2014

Nhà máy sản xuất ống inox
• Dây chuyền sản
xuất ống của nhà

máy gồm:
dây
chuyền sản xuất ống
và dây chuyền đánh
bóng ống.
• Công suất đạt 500
tấn/tháng
tƣơng
đƣơng
khoảng
6.000 tấn/ năm.

43

Nhà máy sản xuất ống inox
• Các kỹ sƣ nhà máy
đang vận hành dây
chuyền sản xuất.

44

22


2/26/2014

Nhà máy sản xuất ống inox
• Các dây chuyền sản
xuất ống đƣợc trang
bị hiện đại.

45

Nhà máy sản xuất ống inox
• Dây chuyền đánh
bóng ống.

46

23


2/26/2014

Nhà máy sản xuất ống inox
• Thành phẩm ống
inox đƣợc đóng gói
và chuẩn bị vào kho
chờ xuất bán.
• Nhà máy chuyên
sản xuất các size
ống dùng trong lĩnh
vực trang trí nhƣ
sau: Ø8.0, Ø9.5,
Ø12.7…với độ dày
0.3mm đến 2.0mm.

47

Mô hình doanh nghiệp sản xuất

• KenMing mô tả một số quy trình cơ bản của
doanh nghiệp, bạn đƣợc yêu cầu tham gia ghi nhận
và tài liệu hóa các quy trình đƣợc mô tả.
48

24


2/26/2014

Bài tập thảo luận 4
Q/T bán hàng – xuất kho – ghi nhận phải thu
• Phòng kinh doanh căn cứ vào nhu cầu thị trƣờng để lập kế
hoạch dự báo bán hàng (xây dựng đơn hàng tổng) gửi bộ phận
kế hoạch. Phòng kinh doanh lập đơn hàng cụ thể căn cứ vào
thông tin mua hàng của khách hàng thông qua đơn đặt hàng.
Yêu cầu xuất kho (lệnh soạn hàng) đƣợc gửi đến phòng kho
vận. Bộ phận kho thực hiện kiểm tra, cắt hàng và soạn hàng.
Thông thƣờng, khách hàng nhận hàng trực tiếp tại kho thông
qua quy trình xuất kho và nhận phiếu cân hàng. Phòng kế toán
đƣợc thông báo xuất hóa đơn đồng thời ghi nhận công nợ
khách hàng. Phòng kinh doanh và phòng kế toán đối chiếu
thanh toán công nợ hàng kì, in ra báo cáo đặt hàng, bán hàng
và công nợ tổng hợp. Phòng kho vận in ra báo cáo giao hàng
cuối kì.
49

Bài tập thảo luận 4 (tt.)
Q/T xuất kho bán hàng

• Phòng kinh doanh căn cứ theo đơn đặt hàng của khách hàng
gửi phòng kho vận lệnh soạn hàng. Bộ phận giám sát kho cân
hàng, kí xác nhận và xuất phiếu cân hàng (03 liên: kho, khách
hàng nhận hàng tại kho và kế toán). Phòng kho vận tiến hành
in phiếu xuất kho (04 liên: kho, khách hàng, kinh doanh và kế
toán) và giao hàng trực tiếp cho khách hàng. Khách hàng nhận
phiếu cân hàng và phiếu xuất kho.

50

25