Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 4 ThS. Vũ Quốc Thông

2/27/2014

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

CHƢƠNG 04
CÁC QUY TRÌNH LIÊN QUAN
ĐẾN KẾ TOÁN
GV. ThS. Vũ Quốc Thông

Mục tiêu và nội dung
• Trình bày các quy trình liên quan đến kế
toán - Quy trình bán hàng
- Quy trình mua hàng
• Đề xuất thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn
của từng quy trình
• Các quy trình liên quan đến kế toán
• Thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn
của từng quy trình

2

1


2/27/2014

Quy trình bán hàng

3

Quy trình bán hàng

•
•
•
•

Khái lƣợc quy trình bán hàng
Các hoạt động cơ bản trong quy trình
Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra
Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình

4

2


2/27/2014

Khái lƣợc về quy trình
*
QUY TRÌNH
BÁN HÀNG

5

Mô hình hoạt động

6

3

2/27/2014

Quy trình doanh thu (bán hàng)
Quy trình doanh thu (bán hàng): tập hợp
các hoạt động thƣơng mại và thông tin đƣợc
xử lý từ các giao dịch bao gồm:
• Cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách
hàng
• Thu tiền bán hàng hóa, dịch vụ từ khách
hàng
(M. B. Romney and P. Steinbart,
Accounitng Informaton Systems 12e.)
7

HTTTKT - Quy trình bán hàng
• Mục tiêu của quy trình: theo dõi việc lập hóa đơn bán
hàng, hoàn tất việc giao hàng, xuất hóa đơn, ghi nhận doanh
thu, quản lý công nợ khách hàng và thu tiền khách hàng.
• Chức năng cụ thể:
- Xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu
- Theo dõi danh sách khách hàng hiện hữu: khả năng thu
hồi các khoản phải trả >> thiết kế mức độ mua chịu cho
khách hàng; lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
- Ghi nhận việc giao hàng và kiểm soát tồn kho
- Phân tích đơn đặt hàng, điều khoản bán hàng, quá trình
trả nợ của khách hàng (chức năng hoạch định)
8

4

2/27/2014

Bài tập thảo luận 0
• Nhóm A – Cty cung cấp văn phòng phẩm An Bình
• Nhóm B – Cty Bình An là đơn vị đặt mua thiết bị
văn phòng phẩm trong tháng

• Nhóm B – Tiếp cận nhóm A để đặt hàng?
• Nhóm A – Xử lý yêu cầu mua hàng của nhóm B?

9

Các hoạt động cơ bản trong quy trình
 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
 2.0 Tiến hàng giao hàng
 3.0 Xuất hóa đơn bán hàng
 4.0 Thu tiền từ khách hàng

10

5


2/27/2014

1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
• Lập đơn hàng cho khách hàng thƣờng đƣợc thực
hiện bởi bộ phận bán hàng (Sales) của doanh nghiệp

• Các bƣớc trong giai đoạn 1.0 bao gồm:





Nhận đơn hàng (1.1)
Kiểm tra mức độ bán chịu cho khách hàng (1.2)
Kiểm tra hàng tồn kho (1.3)
Phản hồi thông tin truy vấn của khách hàng về
đơn hàng (1.4)
11

1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
Nhận Đơn hàng (1.1), tập tin điện tử hay trên giấy; bao gồm:

• Thông tin chung
• Số đơn hàng (Sales Order number)
• Thông tin khách hàng
• Điều khoản bán hàng

• Thông tin chi tiết
•
•
•
•

Danh mục hàng hóa khách hàng đặt
Số lƣợng cho từng mặt hàng

Giá của từng mặt hàng
…

12

6


2/27/2014

1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng

13

1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
• Dữ liệu đặt hàng có thể đƣợc nhận qua các hình thức:
• Tại cửa hàng, qua thƣ điện tử (email), qua điện thoại,
qua trang web, hay qua nhân viên bán hàng lƣu động
• Dữ liệu bán hàng khi đƣợc lƣu trữ trong hệ thống phải:
• Hợp lệ (Validity)
• Hoàn thành và trọn vẹn (Completeness)

• Để giảm thiểu sai sót nhập liệu, hệ thống bán hàng có xu
hƣớng thiết kế hỗ trợ khách hàng tự nhập đơn hàng:
• Nhập qua trang web (web order)
• Quét thông tin bằng công nghệ OCR
• Chọn danh mục thông qua bấm nút điện thoại
14
(telephone menu)

7


2/27/2014

1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
Kiểm tra mức độ bán chịu cho khách hàng (1.2)
phải đƣợc thực hiện trƣớc khi đơn hàng tiếp tục đƣợc
xử lý, bao gồm:

• Kiểm duyệt tổng quát …
• Kiểm duyệt cụ thể …
• Sự hỗ trợ của hệ thống - công nghệ thông tin:



Tự động kiểm tra và nêu cảnh báo về mức độ bán chịu
Email hay tin nhắn tự động đến trƣởng bộ phận xét
duyệt bán chịu khi có trƣờng hợp cần kiểm duyệt
15

1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
Kiểm tra hàng tồn kho (1.3) là đảm bảo đủ hàng hóa
có sẵn để có thể thông báo cho khách ngày giao hàng.
Chức năng hàng tồn kho thƣờng hỗ trợ kiểm tra:
• Số lƣợng hàng tồn
• Số lƣợng hàng đã bị chiếm giữ bởi mục đích khác
(ví dụ cho đơn hàng khác)
• Số lƣợng hàng đang đặt thêm bên nhà cung cấp

Kiểm tra hàng tồn
16

8


2/27/2014

1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
• Nếu có đủ hàng để giao cho đơn hàng:






Hoàn thành đơn đặt hàng (sales order)
Cập nhật tình trạng hàng hóa có trong hệ thống
Báo cho bộ phận giao hàng / kho và bộ phận xuất HĐ
Thông báo cho khách hàng biết về thông tin giao hàng
dự kiến

• Nếu không có đủ hàng, thực hiện: (khởi tạo back order)




Đối với công ty sản xuất, gửi “yêu cầu sản xuất” cho
bộ phận phụ trách sản xuất
Đối với công ty thƣơng mại, gửi “yêu cầu mua hàng”

cho bộ phận mua hàng

17

1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
Phản hồi thông tin truy vấn của khách hàng (1.4)
diễn ra trong giai đoạn lập đơn đặt hàng cho khách
hàng, có thể trƣớc hay sau khi đơn hàng đƣợc đặt
• Chất lƣợng dịch vụ truy vấn thông tin cho khách hàng
là quan trọng, và có thể quyết định sự thành công của
việc bán hàng
• Nhiều công ty sử dụng hệ thống CRM – hệ thống
quản lý khách hàng -- tổ chức dữ liệu khách hàng để
hỗ trợ dịch vụ truy vấn cụ thể. Ví dụ: về tình trạng
một đơn đặt hàng
18

9


2/27/2014

Các hoạt động cơ bản trong quy trình
 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
 2.0 Tiến hàng giao hàng
 3.0 Xuất hóa đơn bán hàng
 4.0 Thu tiền từ khách hàng

19

2.0 Tiến hành giao hàng
• Tiến hành giao hàng thƣờng đƣợc thực hiện bởi
bộ phận giao hàng - kho (Shipping/delivery warehouse) của doanh nghiệp

• Các bƣớc trong giai đoạn 2.0 bao gồm:
 Lấy hàng và đóng gói (2.1)
 Chuyển hàng đến khách hàng (2.2)

20

10


2/27/2014

2.0 Tiến hành giao hàng
• Chứng từ lấy hàng (picking ticket) đƣợc in ra từ
đơn đặt hàng; khởi tạo bƣớc lấy hàng và đóng
gói (2.1)
• Chứng từ lấy hàng (picking ticket) nhận biết:
• Lấy mặt hàng nào? Số lƣợng bao nhiêu?
• Số lƣợng lƣợng lấy ra đƣợc nhân viên kho ghi
chú trên chứng từ lấy hàng
• Hàng lấy ra đƣợc đóng gói và chuẩn bị chuyển
đến khách hàng thông qua chứng từ đính kèm là
phiếu giao hàng (packing slip)
21

2.0 Tiến hành giao hàng
• Các kĩ thuật hỗ trợ cho việc quản lý kho theo phƣơng

pháp kiểm kê thƣờng xuyên (perpetual inventory
system) là kĩ thuật barcode và kĩ thuật RFID trong
quản lý kho (RFID in Inventory Management)
Đối với các doanh nghiệp quản lý số
lƣợng hàng trong kho lớn, (ví dụ: Hệ
thống siêu thị WalMart, Hoa Kì). Kĩ
thuật RFID hỗ trợ:
Quản lý hàng trong kho; cho phép theo
dõi sự di chuyển của hàng hóa trong kho
hiệu quả >> làm giảm chi phí quản lý
kho cho doanh nghiệp
22

11


2/27/2014

2.0 Tiến hành giao hàng
• Chứng từ trong bƣớc chuyển hàng đến khách
hàng (2.2) bao gồm:
• Phiếu giao hàng đính kèm (packing slip)
• HĐ vận tải ~ hợp đồng vận chuyển (bill of
lading):
 Đơn vị vận chuyển *
 Phƣơng thức vận chuyển
 Điểm đi / điểm đến
 Ghi chú vận chuyển
 Ngƣời chi trả vận chuyển (bên mua hay bên
bán)

23

Các hoạt động cơ bản trong quy trình
 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
 2.0 Tiến hàng giao hàng
 3.0 Xuất hóa đơn bán hàng
 4.0 Thu tiền từ khách hàng

24

12


2/27/2014

3.0 Xuất hóa đơn bán hàng
• Xuất hóa đơn bán hàng đƣợc tiến hành
bởi bộ phận lập hóa đơn / kế toán

• Các bƣớc trong giai đoạn 3.0 bao gồm:
Xuất hóa đơn (3.1)
 Cập nhật công nợ phải thu KH (3.2)


25

3.0 Xuất hóa đơn bán hàng
Xuất hóa đơn (3.1), yêu cầu chính xác và kịp lúc!
• Giai đoạn xuất hóa đơn là một hoạt động “tóm tắt”,

xử lý thông tin từ quá trình lập đơn đặt hàng đến tiến
hành giao hàng. Do đó, việc xuất hóa đơn đòi hỏi
thông tin về số lƣợng, giá bán, điều khoản mua hàng
trên đơn đặt hàng và thông tin về số lƣợng thực
chuyển trong phiếu giao hàng

• Chứng từ đƣợc tạo ra là hóa đơn bán hàng (sales
invoice)* nhằm thông báo đến khách hàng:
 Số tiền phải trả (có diễn giải chi tiết)
 Hình thức thanh toán và thời hạn thanh toán
26

13


2/27/2014

Môi trƣờng kinh doanh VN,
- NĐ 51/2010/NĐ-CP
- TT 64/2013/TT-BTC

27

3.0 Xuất hóa đơn bán hàng

*

Cập nhật công nợ phải thu khách hàng (3.2)

• Tài khoản (TK) công nợ phải thu, đƣợc sử dụng:

 Ghi Nợ TK khách hàng số tiền trên HĐ bán hàng
 Ghi Có TK khách hàng số tiền khách hàng đã trả
• Hai phƣơng pháp để cập nhật và kiểm soát tài khoản
công nợ:
 Dựa trên theo dõi chi tiết từng hóa đơn(invoice
method): kiểm soát tình trạng thanh toán qua

từng hóa đơn

 Dựa trên theo dõi số dƣ tích lũy (balance
forward method): kiểm soát tình trạng thanh
toán theo thời kỳ/giai đoạn

28

14


2/27/2014

Bài tập thảo luận 1
• Từ những hiểu biết về các phƣơng pháp
cập nhật và kiểm soát công nợ, Anh
(/Chị) hãy trình bày ƣu và nhƣợc điểm
của từng phƣơng pháp? Nêu nhận xét?
Liên hệ với cách cập nhật số dƣ ban đầu
đối với TK công nợ phải thu trên PMKT
29

Các hoạt động cơ bản trong quy trình

 1.0 Lập đơn hàng cho khách hàng
 2.0 Tiến hàng giao hàng
 3.0 Xuất hóa đơn bán hàng
 4.0 Thu tiền từ khách hàng

30

15


2/27/2014

4.0 Thu tiền từ khách hàng
• Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp với
doanh nghiệp bằng tiền mặt
• Khách hàng có thể thanh toán cho doanh
nghiệp qua phƣơng thức chuyển khoản
(bank transfer, EFT, credit card…)
Thu tiền - giải trừ công nợ cho KH
>> Báo cáo công nợ
31

Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra
Dữ liệu đầu vào (chứng từ)
• Đơn đặt hàng (sales order), hồ sơ khách hàng,
thông báo chuyển/giao hàng (picking ticket,
packing slip, bill of lading), hóa đơn bán hàng
(sales invoice), phiếu thu tiền (cash receipt), giấy
báo có từ ngân hàng…
Thông tin đầu ra (báo cáo)

• Báo cáo phân tích bán hàng theo kì (sales analysis
reports), báo cáo công nợ khách hàng (aging
report), dự định dòng tiền thu (cash budget), thông
tin doanh thu trên báo cáo kết quả kinh doanh
32
(income statement)…

16


2/27/2014

17


2/27/2014

Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình
• Trong quy trình, yêu cầu các thủ tục kiểm soát ở
các giai đoạn:

35

Bài tập thảo luận 2
Các giai đoạn

Nhận dạng rủi ro

1.0 Lập đơn
đặt hàng cho

khách hàng

1. Rủi ro 01 ?

2.0 Tiến hành
giao hàng

1. Rủi ro 01 ?

3.0 Xuất hóa
đơn bán hàng

1. Rủi ro 01 ?

4.0 Thu tiền
từ khách
hàng

1. Rủi ro 01 ?

Thủ tục kiểm soát

2. Rủi ro 02 ?

2. Rủi ro 02 ?

36

18

2/27/2014

Bài tập thảo luận 3
• Thiết kế quy trình bán lẻ tại cửa hàng của
Công ty TNHH Tin Học Quận 10
Tham khảo: Baitap_QuytrinhBanHang.pdf

37

Bài tập thảo luận 4
• Giới thiệu về AMIS – ứng dụng phần
mềm quản trị DN hợp nhất của Cty CP
Misa

• Ứng dụng đƣợc tích hợp từ các
phần mềm quản trị quan trọng là Kế
toán, Bán hàng, Nhân sự
• Ứng dụng sử dụng kỹ thuật điện
toán đám mây (cloud computing)
38

19


2/27/2014

Bài tập thảo luận 4 (tt.)
• SV sử dụng Internet, thao tác qua 02
đƣờng link:

/> />• Yêu cầu SV vẽ lại và trình bày mô hình
tƣơng tác dòng dữ liệu giữa ứng dụng
bán hàng và kế toán trên hệ thống AMIS
39

Quy trình mua hàng

42

20


2/27/2014

Quy trình mua hàng
•
•
•
•

Khái lƣợc quy trình mua hàng
Các hoạt động cơ bản trong quy trình
Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra
Yêu cầu về kiểm soát trong quy trình

43

Khái lƣợc về quy trình
*

QUY TRÌNH
MUA HÀNG

44

21


2/27/2014

Mô hình hoạt động

45

Quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng: tập hợp các hoạt động
thƣơng mại và thông tin đƣợc xử lý từ các
giao dịch bao gồm:
• Thu mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung
cấp
• Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp
(M. B. Romney and P. Steinbart,
Accounitng Informaton Systems 12e.)
46

22


2/27/2014

HTTTKT - Quy trình mua hàng
• Mục tiêu của quy trình: theo dõi việc mua hàng hóa dịch
vụ từ nhà cung cấp, hoàn tất việc nhận hàng, theo dõi các
khoản phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp.
• Chức năng cụ thể:
- Lập đơn đặt hàng, thực hiện nhận hàng hóa, ghi nhận chi
phí mua hàng và các khoản phải trả nhà cung cấp
- Theo dõi danh sách nhà cung cấp: tình trạng các khoản
nợ phải thanh toán, lịch sử cung cấp hàng hóa/dịch vụ từ
đó lập mức độ ƣu tiên đặt hàng (đối với nhà cung cấp) cho
từng loại mặt hàng
- Ghi nhận việc nhận hàng và kiểm soát tồn kho
- Phân tích mức độ tồn kho kết hợp khả năng cung ứng của
nhà cung cấp từ đó xác định mức độ đặt hàng (chức năng
47
hoạch định)

Bài tập thảo luận 0
• Đã tham khảo qua bài đọc:
PurchasingProcess_HTTTKT.pdf
Theo sự hiểu hiểu biết tổng quan, Anh (/Chị) điền vào sơ đồ
A?

Nhập yêu cầu
mua hàng vào
hệ thống

Kiểm tra
ngân sách

Xét duyệt mua
hàng

B?

Lập đơn đặt hàng , gửi cho nhà cung cấp đƣợc chọn

C?

Nhận hóa đơn từ
nhà cung cấp và xét
duyệt thanh toán

48

23


2/27/2014

Các hoạt động cơ bản trong quy trình
 1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ đến
nhà cung cấp
 2.0 Tiến hành nhận hàng
 3.0 Thực hiện thanh toán

49

1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ *
đến nhà cung cấp

• Lập đơn mua hàng thƣờng đƣợc thực hiện
bởi bộ phận mua hàng (Purchasing) của
doanh nghiệp

• Các bƣớc trong giai đoạn 1.0 bao gồm:
Xử lý yêu cầu mua hàng hóa/dịch vụ (1.1)
 Khởi tạo đơn mua hàng (1.2)


50

24


2/27/2014

1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ
đến nhà cung cấp
Yêu cầu mua hàng phát sinh (Purchase Request – PR)
sẽ đƣợc tiếp nhận và xử lý bởi bộ phận mua hàng (1.1)
Chứng từ mua hàng (PR), ở bƣớc này thƣờng chứa các dữ
liệu cơ bản:
- Bộ phận nào yêu cầu mua hàng ?
- Hàng hóa mua về sẽ nhận tại địa điểm nào ?
- Khi nào thì hàng hóa cần đƣợc giao ?
- Mô tả của các mặt hàng cần mua ?
- Gợi ý đặt từ nhà cung cấp nào ?

Những thông tin về mặt hàng; nhà cung cấp thƣờng
đƣợc truy vấn từ tập tin chính (tham chiếu) trong hệ

51
thống thông tin

1.0 Lập đơn mua hàng hóa/dịch vụ
đến nhà cung cấp
Quyết định chính trong bƣớc xử lý yêu cầu mua
hàng hóa/dịch vụ là lựa chọn nhà cung cấp
Các yếu tố để cân nhắc khi lựa chọn:

- Giá mua
- Chất lƣợng hàng hóa / dịch vụ
- Độ tin cậy của nhà cung cấp (ví dụ: khả năng giao hàng…)
Khi nhà cung cấp đƣợc lựa chọn cho mặt hàng cụ thể,
thông tin của nhà cung cấp nên đƣợc lƣu giữ trong tập
tin chính (tham chiếu của hệ thống), để thuận tiện cho
việc đặt hàng những lần tiếp theo
Tham khảo: SupplierSelection_ISO9000QMS.pdf

52

25