Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 6 ThS. Vũ Quốc Thông

2/9/2014

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2

CHƢƠNG 06

TỔ CHỨC HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
GV. ThS. Vũ Quốc Thông

1

Chân thành cám ơn sự góp ý của các đồng
nghiệp cho chuyên đề này…
• Cô Nguyễn Bích Liên, GV. TS. Bộ môn
HTTTKT, Khoa KT-KT, ĐH Kinh Tế Tp.HCM
• Thầy Nguyễn Vinh Phát, GV. ThS. Bộ môn
HTTTKT, Khoa KT-KT, ĐH Kinh Tế Tài Chính
(UEF) Tp.HCM
• Anh Vũ Thành, Chuyên viên quản trị HTTTKT,
Cty TNHH Indochina Land Vietnam
• Anh Phạm Hoàng Anh, Chuyên viên tƣ vấn và
triển khai HTTTKT, Cty TNHH TRG
International Vietnam
2

1

2/9/2014

Mục tiêu và nội dung
• Trình bày công việc phân tích, thiết kế hệ thống kế
toán trong điều kiện tin học hóa
• Giải thích công việc triển khai và vận hành hệ
thống kế toán trong điều kiện tin học hóa

• Phân tích hệ thống
• Thiết kế hệ thống
• Triển khai hệ thống
• Vận hành và bảo trì hệ thống

3

Organizing AIS…
Phân tích tính khả thi

Vận hành và bảo trì H/T

Tìm hiểu yêu cầu H/T

Thiết kế H/T

Kiểm nghiệm H/T

Triển khai H/T
4

2


2/9/2014

Vòng đời của HTTTKT

5

Phân tích HTTTKT

• Mục tiêu của phân tích H/T
• Khảo sát sơ bộ
• Đánh giá tính khả thi
• Báo cáo kết quả phân tích

6

3


2/9/2014

Vì sao phải phân tích hệ thống?

Expense
reports Financial
Sales
reports
reports

7

Mục tiêu của phân tích hệ thống
- Đạt đƣợc sự hiểu biết về hệ thống hiện tại
- Nhận dạng vấn đề hệ thống cần giải quyết
- Nhận dạng thông tin tổ chức cần thiết
- Đƣa ra các yêu cầu cho hệ thống mới
- Thiết lập mối quan hệ với ngƣời sử dụng

8

4


2/9/2014

Khảo sát sơ bộ
Phƣơng thức để nhận dạng vấn đề cần giải quyết
(Problem identification)
Nội dung tìm hiểu:
- Dòng dữ liệu
- Các kiểm soát nội bộ hiện hành
- Đánh giá mức độ hữu hiệu và hiệu quả của H/T
- Đề xuất giải pháp

9

Khảo sát sơ bộ
Các công việc:

- Tìm hiểu và đánh giá chung: đặc điểm hoạt
động kinh doanh, yêu cầu quản lý, yêu cầu về
thông tin và định hƣớng phát triển của tổ chức
- Khảo sát hệ thống kế toán
- Đề xuất các giải pháp…

10

5


2/9/2014

Khảo sát hệ thống kế toán
- Hạch toán ban đầu
- Xử lý dữ liệu
- Cung cấp thông tin kế toán
- Hệ thống máy tính và thiết bị tin học hỗ trợ
- Phần mềm kế toán và các phần mềm hỗ trợ
- Khảo sát bộ máy kế toán

11

Khảo sát hệ thống kế toán
Hạch toán ban đầu
- Đối tƣợng kế toán – đối tƣợng quản lý chi tiết
- Hệ thống chứng từ kế toán – quy trình lập và
luân chuyển chứng từ
- Khai báo ban đầu: dữ liệu danh mục và số dƣ
- Nhập liệu trên phần mềm hiện hành (nếu có)

12

6


2/9/2014

Khảo sát hệ thống kế toán
Xử lý dữ liệu
Mục đích: đánh giá khả năng xử lý chính xác, và
kịp thời các dữ liệu kế toán
Nội dung cần tìm hiểu:
- Phƣơng pháp kế toán hiện đang áp dụng
- Khả năng xử lý của phần mềm hiện tại (nếu có)
- Quy trình xử lý / nhập liệu của hệ thống
- Kiểm soát xử lý / nhập liệu trên hệ thống
13

Khảo sát hệ thống kế toán
Cung cấp thông tin kế toán
Mục đích: đánh giá hệ thống báo cáo kế toán
hiện tại có đánh ứng đƣợc nhu cầu thông tin kế
toán của tổ chức hay không
Nội dung cần tìm hiểu:
- Khảo sát hệ thống báo cáo tài chính
- Khảo sát hệ thống báo cáo quản trị
- Khảo sát các báo cáo nội bộ khác
14

7


2/9/2014

Khảo sát hệ thống kế toán
Hệ thống máy tính và thiết bị tin học hỗ trợ
- Đánh giá năng lực, công suất, sự hữu hiệu và
hiệu quả của hệ thống máy tính và các thiết bị tin
học hỗ trợ
- Đánh giá an ninh hệ thống máy tính
- Đánh giá khả năng nâng cấp đối với các thiết bị
phần cứng

15

Khảo sát hệ thống kế toán
Phần mềm kế toán và các phần mềm hỗ trợ
- Đánh giá mức độ đánh ứng yêu cầu của ngƣời
dùng (end-users’ satisfaction)
- Đánh giá tính kiểm soát
- Lƣu ý các đề xuất thay đổi từ ngƣời sử dụng

16

8


2/9/2014

Khảo sát hệ thống kế toán
Khảo sát bộ máy kế toán
- Cơ cấu bộ máy kế toán
- Phân quyền, phân chia trách nhiệm
- Trình độ, năng lực của nhân viên
- Các kiến thức và kỹ năng về hệ thống / CNTT
- Chính sách nhân sự của tổ chức

17

Khảo sát sơ bộ
Cách tiếp cận:
- Theo phần hành (phân hệ) kế toán
- Theo quy trình kinh doanh
Công cụ:
- Phỏng vấn
- Bảng câu hỏi
- Thu thập tài liệu hiện hành
- Tài liệu hóa H/T hiện hành
-…

18

9


2/9/2014

Khảo sát sơ bộ
Các đề xuất cho H/T mới…

- Thu thập, tổ chức và quản lý dữ liệu kế toán
- Quy trình xử lý và kiểm soát trên H/T: I-P-O
- Form/mẫu của các chứng từ, báo cáo liên quan
- Các giới hạn của hệ thống
-…
19

Đánh giá tính khả thi
H/T mới không thể thành công nếu giải pháp đề
ra không khả thi
- Khả thi về công nghệ
- Khả thi về thời gian thực hiện
- Khả thi về tổ chức vận hành H/T
- Khả thi về chi phí

20

10


2/9/2014

Báo cáo kết quả phân tích H/T
Báo cáo phân tích hệ thống bao gồm:
- Tổng quan
- Phạm vi của dự án
- Hiện trạng và các hạn chế của H/T hiện hành
- Các yêu cầu mới của H/T
- Đánh giá tính khả thi

- Nhận định tổng hợp và kết luận
- Phần phụ lục (các tài liệu H/T, bảng câu hỏi…)
21

Báo cáo kết quả phân tích H/T
Kết luận của ban lãnh đạo…
- Giữ nguyên hệ thống
- Cải tiến hệ thống
- Thiết kế hệ thống mới

22

11


2/9/2014

Thiết kế HTTTKT

• Mục tiêu của thiết kế hệ thống
• Thiết kế sơ bộ
• Thiết kế chi tiết
• Báo cáo thiết kế hệ thống (System Design Document SDD)
23

Thiết kế - Design

HTTTKT = Ngôi nhà

24

12


2/9/2014

Mục tiêu của thiết kế hệ thống
- Mô tả, trình bày hệ thống trƣớc khi tổ chức
thực hiện (bản vẽ hệ thống)
- Chọn lựa cách thức sẽ triển khai hệ thống
Cân nhắc việc phát triển, tùy chỉnh và
chỉnh sửa mở rộng với ngân sách
- Đánh giá tính kiểm soát trên hệ thống
- Tài liệu hóa hệ thống tƣơng lai

25

Thiết kế sơ bộ
Khái lƣợc qua các yêu cầu của hệ thống mới
dựa trên phân tích ban đầu:
- Đầu ra (output)
- Dữ liệu và nhập liệu (input)
- Quá trình xử lý trên hệ thống (process)
- Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán (control)

26

13

2/9/2014

Lựa chọn cách thức sẽ triển khai
hệ thống
Tự viết phần mềm
Thuê viết phần mềm
Mua phần mềm đóng gói

27

Lựa chọn cách thức sẽ triển khai
hệ thống

28

14


2/9/2014

Thiết kế chi tiết
Cụ thể các yêu cầu của thiết kế hệ thống:
- Thiết kế chi tiết đầu ra (các báo cáo)
- Thiết kế chi tiết nhập liệu (các forms/mẫu)
- Thiết kế chi tiết quá trình xử lý
- Thiết kế chi tiết thủ tục kiểm soát

Lựa chọn và đánh giá phần mềm
29

Thiết kế chi tiết đầu ra
- Tính hữu dụng và mục đích sử dụng: AI sẽ sử
dụng kết xuất (báo cáo), tại sao cần đến kết
xuất, có thể ra quyết định từ các kết xuất ???
- Phƣơng thức lƣu trữ và phƣơng thức trình bày
kết xuất: trên giấy in hay trên màn hình…
- Định dạng và hình thức trình bày: con số, câu
chữ, bảng biểu, đồ thị, hình ảnh…
- Có đƣợc in ra mẫu trắng
hay không? VD.
30

15


2/9/2014

Bài tập thảo luận 1
• Doanh nghiệp có yêu cầu: cần quản lý
chặt chẽ công nợ phải thu
• Báo cáo cần đƣợc thiết kế: báo cáo nợ
phải thu theo tuổi nợ

Thiết kế ?

POLDebtor_POLRPT.xls

31

Thiết kế chi tiết forms/mẫu nhập liệu

- Nơi gửi, nơi nhận, nơi lƣu trữ cần đƣợc quy
định rõ
- Truy cập và kiểm soát: ngƣời lập, ngƣời duyệt,
ngƣời truy cập, số liên lƣu chuyển, in ấn…
- Các nội dung chi tiết trên forms / mẫu phải
đầy đủ, rõ ràng, dễ nhập liệu, truy xuất và dễ
kiểm tra

32

16


2/9/2014

Thiết kế chi tiết forms/mẫu nhập liệu

33

Thiết kế chi tiết forms/mẫu nhập liệu

34

17


2/9/2014

Thiết kế chi tiết quá trình xử lý
- Mô tả và trình bày các phương pháp, chính

sách kế toán sẽ được khởi tạo ban đầu
- Xây dựng hệ thống tài khoản
- Kiểm soát quá trình nhập liệu
- Xây dựng danh mục các đối tượng cần quản lý
chi tiết. VD.

35

Bài tập thực hành 2
Trên PMKT, thiết lập dữ liệu kế toán
THUCHANH_CTYXYZ

Mô tả?

36

18


2/9/2014

Bài tập thảo luận 3
• Hệ thống tài khoản kế toán – Thiết kế hệ
thống tài khoản phục vụ cho mục đích báo
cáo cấp địa phƣơng và cấp tập đoàn

- HTTK Cty Polysius Vietnam (www.thyssenkrupp.com)
- HTTK Cty PPF Vietnam ( />37

Kiểm soát trên màn hình nhập liệu

38

19


2/9/2014

Xây dựng hệ thống mã hóa
• Hệ thống mã hóa
– Mã hóa: là cách thức để thực hiện việc phân
loại, xếp lớp các đối tƣợng cần quản lý, đƣợc
sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là
trong HTTTKT

VÌ SAO PHẢI MÃ HÓA?
39

Xây dựng hệ thống mã hóa
• Vì sao phải mã hóa thông tin?
– Nhận diện không nhầm lẫn. Ví dụ: mỗi khách
hàng; mỗi tài khoản kế toán…
– Sử dụng mã cho phép sử dụng các kí tự ngắn
hơn để mô tả thông tin. Vì sao?
– Nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối
tƣợng kế toán mang một thuộc tính chung. Ví
dụ: nhóm tài khoản Tiền TK11xxx; nhóm tài
khoản Hàng Tồn Kho TK15xxx…
40

20


2/9/2014

Bài tập thảo luận 4
Công ty XYZ sản xuất kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất.
Khách hàng chính của công ty là những cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra,
nhiều công ty kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất lớn khác cũng
mua sản phẩm trực tiếp từ công ty. Thêm vào đó, các công ty xây dựng
công trình cũng mua các sản phẩm trực tiếp từ công ty để được giảm
giá. Công ty còn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm của công ty. Công ty
chia thị trường thành 7 vùng: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ,
Tây nguyên, các tỉnh miền Đông, các tỉnh miền Tây và khu vực Tp. Hồ
Chí Minh. Mỗi vùng bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏ hơn với hơn 100
khách hàng.
Công ty XYZ sản xuất các loại thảm trải sàn nhà và các loại tấm trần
bằng nhưa. Thảm có trên 200 nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sản phẩm bao
gồm 4 loại, với 15 loại màu sắc khác nhau. Các tấm trần cũng tương tự,
có trên 180 nhóm khác nhau, mỗi nhóm có 4 mẫu mã, mỗi mẫu mã có 8
loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm có 8 màu sắc khác nhau.
Yêu cầu:
41
Hãy nêu các phương án thiết kế mã số khách hàng và mã sản phẩm

Thiết kế chi tiết thủ tục kiểm soát
- Chính sách, quy định về kiểm soát chung: liên
hệ việc áp dụng các chính sách, quy định của
kiểm soát chung đối với các tính năng kiểm soát
chung trên phần mềm. VD. tạo tài khoản, phân

quyền tiếp cận các phân hệ / chức năng…
- Chi tiết về các kiểm soát ứng dụng
- Kỹ thuật hỗ trợ: kiểm soát CSDL, phần mềm
chống virus, firewalls khi hệ thống nối mạng
Internet
42

21


2/9/2014

Lựa chọn – đánh giá PMKT
- Tiêu chí chung khi đánh giá phần mềm
- Nội dung cần chuẩn bị từ phía công ty - khi
trao đổi với nhà cung cấp phần mềm
- Quy trình đánh giá phần mềm kế toán
Lựa chọn – đánh giá PMKT:
Một chủ đề với nhiều quan điểm chia sẻ…
>> Một số bài đọc từ GV
43

Lựa chọn – đánh giá PMKT
Một số lƣu ý khi xem xét PMKT:
- Tính kiểm soát
- Tính linh hoạt
- Tính phổ biến
- Tính ổn định
- Giá phí (CP triển khai và CP duy trì)

44

22


2/9/2014

Lựa chọn – đánh giá PMKT
Tiêu chí chung khi đánh giá PMKT

45

Lựa chọn – đánh giá PMKT
Cung cấp dữ liệu – yêu cầu NCC chuẩn bị demo:
- Chuẩn bị dữ liệu kế toán đã hoàn chỉnh cho
nhiều hơn một kỳ kế toán >> Yêu cầu đi từ khâu
nhập liệu, xử lý, kiểm soát và ra các kết xuất cơ
bản
- Yêu cầu thiết lập một số các forms/mẫu, báo
cáo kế toán đặc thù của doanh nghiệp
- Đánh giá tính kiểm soát của PMKT
- Xem xét kết quả demo – trao đổi với NCC
46

23


2/9/2014

Báo cáo kết quả thiết kế H/T

- Báo cáo giai đoạn thiết kế hệ thống
- Trình bày kết quả thiết kế và điều chỉnh nội
dung thiết kế theo yêu cầu của ban quản lý (nếu
cần)

47

Triển khai HTTTKT
• Mua sắm trang thiết bị
• Viết hoặc mua, tùy chỉnh PMKT
• Cài đặt PMKT
• Huấn luyện ngƣời dùng
• Kiểm tra
• Chuyển đổi hệ thống

48

24


2/9/2014

Mua sắm và cài đặt trang thiết bị
Công việc…
Một số lƣu ý…
- Về phần cứng, thiết bị mạng
- Về phần mềm
- Hợp đồng mua phần mềm trọn gói
- Cài đặt phần mềm: tự cài đặt hoặc nhà cung
cấp hỗ trợ cài đặt

49

Huấn luyện ngƣời dùng
- Huấn luyện sử dụng phần mềm
- Huấn luyện vận hành, quản trị hệ thống
- Lƣu ý …

50

25