Tìm hiểu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Hội các nhà Doanh nghiệp trẻ Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU
Thực tập cuối khoá là giai đoạn cuối cùng của quá trình Đào tạo cử nhân
hành chính tại Học viện Hành chính Quốc gia nhằm trang bị cho sinh viên
những kiến thức thực tiễn, vận dụng những kiến thức lý luận vào việc phân tích
hoạt động quản lý và nghiệp vụ để áp dụng vào công việc sau này. Là một sinh
viên năm cuối và được giới thiệu thực tập tại Hội các nhà Doanh nghiêp trẻ Việt
Nam quả là một vinh dự đối với em. Thông qua các hoạt động cụ thể tại đơn vị
thực tập và được sự gợi ý của giảng viên hướng dẫn cùng với sự giúp đỡ của các
cô, chú, anh, chị trong văn phòng, em đã mạnh dạn chọn đề tài “Tìm hiểu về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Hội các nhà Doanh nghiệp trẻ
Việt Nam”.
Sau đây em xin được giới thiệu sơ qua về đề tài mà mình đã chọn:
1. Lý do chọn đề tài
- Đầu tiên, em thấy nghiệp vụ soạn thảo văn bản là 1 trong những nội dung quan
trọng của Văn phòng - một bộ phận không thể thiếu của mỗi cơ quan. Nghiệp vụ
này thực hiện tốt sẽ phát huy được trình độ, năng lực của tổ chức và giải quyết
được quan hệ giữa cơ quan và nhân viên. Có thể nói Văn phòng là nơi chuyển
tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan theo
yêu cầu của lãnh đạo, góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành
thông tin trong đơn vị. Nhận thức được vai trò quan của văn bản trong chương
trình học, em cũng muốn được tiếp cận trong thực tế có đúng như vậy không.
- Lý do thứ hai khiến em chọn đề tài này là: công việc soạn thảo văn bản có thể
học được chỉ trong thời gian một tháng thực tập. Các nghiệp vụ này cũng được
cơ quan công khai chứ không như một số nội dung của: tài chính công, tổ chức
cán bộ,… (phải học trong một thời gian dài mới có thể làm được, nhiều vấn đề
còn yêu cầu bảo mật chặt chẽ).
- Và cuối cùng, có thể có nhiều sinh viên làm về vấn đề này, em vẫn lựa chọn vì:
1


+ Tuy lý thuyết thì giống nhau nhưng mỗi cơ quan lại có sự áp dụng khác nhau,

+ Cùng với việc nắm rõ kiến thức, lại được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ
hành chính văn phòng, em mong rằng bản báo cáo này sẽ có sự độc đáo so với
những báo cáo khác cùng lĩnh vực.
2. Mục đích của đề tài
- Thể hiện được những đặc trưng trong nghiệp vụ soạn thảo văn bản tại Hội các
nhà Doanh nghiệp trẻ Việt Nam. Từ đó, thấy được những đóng góp của nó trong
hoạt động của cơ quan.
- Không những vậy, bản báo cáo còn đưa ra được những đề xuất trong việc hoàn
thiện nghiệp vụ này và trên cơ sở phát huy những ưu điểm và hạn chế những tồn tại.
3. Phạm vi, giới hạn nghiên cứu
Hoạt động quản lý và ban hành văn bản (đặc biệt là về yếu tố thể thức và kỹ
thuật trình bày) tại Hội các nhà Doanh nghiệp trẻ Việt Nam.
Trên đây là những định hướng làm việc của em. Từ những vấn đề đã nêu
ra và các nguồn tài liệu, kết quả nghiên cứu, em xin được trình bày một cách cụ
thể ở các phần tiếp theo.
Bản báo cáo này chính là sự đúc kết những kiến thức, kỹ năng mà em đã
được học ở trường, đồng thời cũng là những kinh nghiệm mà em tiếp thu được
trong quá trình thực tập. Do thời gian nghiên cứu, tìm hiểu rất ngắn và kiến thức
còn hạn chế nên bản báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em mong
nhận được sự thông cảm, chia sẻ và sự đóng góp ý kiến của thầy, cô và các bạn!
Em xin chân thành cảm ơn!

2


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CHUNG VỀ HỘI CÁC NHÀ DOANH
NGHIỆP TRẺ VIỆT NAM
1.1 LỊCH SỬ RA ĐỜI CỦA HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHIỆP TRẺ
VIỆT NAM
1.1.1 Giới thiệu về Hội các nhà Doanh nghiệp trẻ Việt Nam

Hội các nhà Doanh nghiệp trẻ (DNT) Việt Nam là tổ chức xã hội - nghề
nghiệp tự nguyện của các nhà DNT Việt Nam. Hội đoàn kết, tập hợp các nhà
DNT Việt Nam không phân biệt thành phần kinh tế, lĩnh vực hoạt động, dân tộc,
tôn giáo, cùng phấn đấu vì sự phát triển và thành đạt của hội viên, tham gia đóng
góp vào sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội của đất nước vì mục tiêu “dân giàu,
nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh”.
Điều lệ Hội các nhà DNT Việt Nam nêu rõ mục đích của Hội là "Đoàn kết
tập hợp các nhà DNT Việt Nam cùng phấn đấu cho sự phát triển doanh nghiệp
và sự thành đạt của hội viên, góp phần xây dựng và phát triển lực lượng doanh
nhân Việt Nam, đóng góp vào sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đất
nước".
Hội các nhà DNT Việt Nam (VIETNAM YOUNG ENTREPRENEURS’
ORGANIZATION) có trụ sở làm việc tại 64 Bà Triệu, Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại: (84 – 4) 8 228 227; Fax: (84 – 8) 9 431 861 – Email:
– Website: http:// www.dntvn.org.vn
1.1.2 Quá trình hình thành tổ chức Hội các nhà doanh nghiệp trẻ Việt Nam
Mặc dù sự hình thành của giới DNT là một nhân tố hoàn toàn mới trong
lực lượng thanh niên Việt Nam, nhưng ngay từ đầu Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
thông qua tổ chức Hội LHTN Việt Nam đã quan tâm đến công tác đoàn kết, tập
hợp lực lượng mới này.
Tháng 8/1991, Trung ương Hội Liên hiệp thanh niên (LHTN) Việt Nam
đã tổ chức Gặp gỡ DNT toàn quốc lần thứ nhất, với gần 100 đại biểu, phần đông
là các thanh niên sản xuất kinh doanh giỏi tham dự.
3


Tháng 10/1993 “Gặp DNT toàn quốc lần thứ 2” được tổ chức tại thành
phố Hồ Chí Minh, với 148 đại biểu là các nhà doanh nghiệp trẻ tiêu biểu của
nhiều địa phương trong cả nước tham dự. Đồng chí Nông Đức Mạnh (khi đó là
Chủ tịch Quốc hội, hiện là Tổng Bí thư Đảng CS Việt Nam) đã tham dự và động
viên thanh niên tích cực tham gia mặt trận kinh tế. Qua 2 lần tổ chức gặp gỡ này,

Trung ương Hội LHTN Việt Nam khẳng định nhu cầu tập hợp của các nhà DNT
là bức xúc.
Năm 1992, câu lạc bộ DNT Quận 5 - tp. Hồ Chí Minh (thuộc Uỷ ban Hội
LHTN Việt Nam Quận 5) là câu lạc bộ DNT đầu tiên được thành lập tại Việt
Nam. Năm 1993, câu lạc bộ DNT Hà Nội ra đời (thuộc Uỷ ban thanh niên thành
phố Hà Nội). Tháng 10/1994 Hội DNT tp. Hồ Chí Minh (trực thuộc Uỷ ban Hội
LHTN Việt Nam tp. Hồ Chí Minh) được thành lập và là Hội DNT địa phương
đầu tiên tại Việt Nam.
Tháng 8/1994, Trung ương Hội LHTN Việt Nam chỉ đạo thành lập câu
lạc bộ DNT Việt Nam đặt dưới sự quản lý của Trung tâm Giải quyết việc làm
thanh niên, thuộc Trung ương Hội LHTN Việt Nam. Khẳng định định hướng tập
hợp giới DNT trong hoạt động của Hội LHTN Việt Nam, tháng 11/1994 Ban
vận động thành lập Hội DNT Việt Nam trực thuộc Trung ương Hội LHTN Việt
Nam được thành lập theo Quyết định số 140 QĐ/TWH. Để chuẩn bị cho sự ra
đời của Hội DNT Việt Nam và hỗ trợ công tác tập hợp DNT các địa phương,
ngày 23/2/1995 Uỷ ban lâm thời Hội DNT Việt Nam có tư cách pháp nhân
riêng, nằm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Đoàn Chủ tịch UBTW Hội LHTN Việt
Nam được thành lập theo Quyết định số 40 QĐ/TWH của Chủ tịch Hội LHTN
Việt Nam. Uỷ ban lâm thời (UBLT) do tiến sĩ kinh tế Nguyễn Tiến Quân (khi đó
là Tổng Giám đốc Trung tâm hỗ trợ phát triển doanh nghiệp ngoài quốc doanh,
hiện nay là Quyền Chủ tịch Hội đồng TW liên minh các Hợp tác xã Việt Nam)
làm Chủ tịch đã ra mắt vào tháng 4/1995 tại tp. Hồ Chí Minh nhân dịp gặp gỡ
DNT toàn quốc lần thứ 3 do UBLT cùng Trung ương Hội LHTN Việt Nam tổ
chức. Sự ra đời và hoạt động của UBLT Hội DNT Việt Nam đã tạo sắc thái mới
cho phong trào DNT Việt Nam. Trong 2 năm 1995 - 1996 công tác đoàn kết, tập
4


hợp DNT được đẩy mạnh, hàng loạt câu lạc bộ DNT các tỉnh, thành phố được
thành lập (tổng số có 15 tỉnh, thành là: Hà Nội, tp. Hồ Chí Minh, Hải Phòng,

Thanh Hoá, Nghệ An, Đà Nẵng, Đắk Lắk, Gia Lai, Khánh Hoà, Phú Yên, Tây
Ninh, Long An, Sóc Trăng, Tiền Giang, Cà Mau).
Do Chính phủ có chủ trương tạm dừng việc thành lập các Hội mới từ
tháng 10/1996 (Thông báo số 5030/CCHC ngày 7/10/1996 của Văn phòng
Chính phủ), kế hoạch của UBLT tổ chức Đại hội thành lập Hội DNT Việt Nam
vào cuối năm 1996 đã không thực hiện được. Đây cũng là nguyên nhân chính
khiến công tác đoàn kết, tập hợp DNT bị suy giảm, phong trào DNT đi vào lúng
túng vì không có lối ra về tổ chức, các hội viên DNT hoang mang về tư tưởng,
có người giảm sút lòng tin vào chủ trương phát triển đội ngũ doanh nhân trẻ Việt
Nam. Các câu lạc bộ DNT hoạt động rất khó khăn do hội viên bị ảnh hưởng tư
tưởng, một số câu lạc bộ ngừng hoạt động. Đây là thời kỳ khó khăn nhất của
phong trào DNT.
Đầu năm 1998, Ban Bí thư Trung ương Đoàn, Đoàn Chủ tịch UBTW Hội
LHTN Việt Nam và UBLT Hội DNT Việt Nam đã quyết định tổ chức Đại hội
toàn quốc các nhà DNT Việt Nam và thành lập Hội đồng các nhà DNT Việt
Nam, phá vỡ bế tắc về tổ chức, tạo hướng đi và xung lực mới cho phong trào
DNT. Tháng 8/1998, 230 đại biểu từ 53 tỉnh, thành phố, đại diện cho giới DNT
cả nước đã về dự Đại hội toàn quốc các nhà DNT Việt Nam, hiệp thương cử ra
Hội đồng các nhà DNT Việt Nam, cơ quan điều phối các hoạt động DNT toàn
quốc.
Đại hội toàn quốc các nhà DNT Việt Nam là cuộc tập hợp qui mô lớn
nhất từ trước đến nay của giới DNT Việt Nam. Đại hội đã thể hiện sự đoàn kết,
thống nhất, tiềm năng và sức mạnh của giới DNT Việt Nam. Đại hội đã tiếp
thêm khí thế và sức mạnh mới cho phong trào DNT, khẳng định vị trí và vai trò
nòng cốt của Đoàn, Hội trong phong trào DNT Việt Nam.
Sau Đại hội, các địa phương đồng loạt khôi phục và đẩy mạnh công tác
tập hợp lực lượng các nhà DNT, cho đến cuối năm 2002 đã phát triển được Hội,
5

câu lạc bộ DNT tại 31 tỉnh, thành phố. Các hoạt động phong trào DNT rất sôi
nổi, phong phú: từ hỗ trợ về đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho các
nhà DNT đến các hoạt động hỗ trợ phát triển doanh nghiệp, hoạt động tôn vinh
các DNT xuất sắc, hoạt động xã hội,...
Tháng 11/2002, được sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ, Đại hội đại
biểu toàn quốc lần thứ nhất Hội các nhà DNT Việt Nam đã được tổ chức. Đại
hội đã thống nhất về mặt tổ chức hệ thống các Hội, câu lạc bộ DNT địa phương,
ngành và chính thức thành lập Hội các nhà DNT Việt Nam, tổ chức đại diện cho
giới DNT Việt Nam.
1.2 CHỨC NĂNG, NGUYÊN TẮC, NHIỆM VỤ HOẠT ĐỘNG CỦA HỘI
CÁC NHÀ DOANH NGHIỆP TRẺ VIỆT NAM
1.21 Chức năng của Hội các nhà doanh nghiệp trẻ Việt Nam
* Hội các nhà DNT Việt Nam có 4 chức năng chính:
- Đại diện cho lực lượng DNT Việt Nam trong các quan hệ trong và ngoài
nước theo qui định của pháp luật; bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng, hợp pháp
của hội viên.
- Hỗ trợ các nhà DNT Việt Nam trong phát triển nghề nghiệp, trong hợp
tác đầu tư, phát triển kinh doanh, trong học tập nâng cao kiến thức chuyên môn,
kinh nghiệm và trình độ quản lý, điều hành doanh nghiệp.
- Bồi dưỡng nâng cao nhận thức chính trị cho hội viên; đoàn kết, tập hợp
và phát triển lực lượng DNT; phát huy vai trò và nguồn lực của giới DNT Việt
Nam.
- Là diễn đàn cung cấp, trao đổi thông tin, ý kiến giữa các nhà DNT với
các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức xã hội và doanh nghiệp khác.
* Điều kiện để trở thành hội viên của Hội là: Công dân Việt Nam từ 18
đến 45 tuổi, đang là thành viên lãnh đạo, đại diện cho doanh nghiệp hoặc tổ
chức kinh tế được thành lập và đăng ký hoạt động theo pháp luật Việt Nam, tán
6

thành Điều lệ Hội, tự nguyện xin gia nhập Hội, đều có thể được xét kết nạp làm
hội viên của Hội.
1.2.2 Nguyên tắc hoạt động của Hội các nhà doanh nghiệp trẻ Việt Nam
* Hội các nhà DNT Việt Nam hoạt động theo 3 nguyên tắc:
- Tự nguyện, tự quản, tự chủ về tài chính.
- Hiệp thương dân chủ và thống nhất hành động.
- Đoàn kết, tương trợ và hợp tác bình đẳng.
* Mô hình tổ chức của Hội gồm có Uỷ ban Trung ương Hội và các Hội,
câu lạc bộ DNT theo tỉnh, thành, ngành. Từ sau Đại hội lần thứ I, hệ thống tổ
chức của Hội đã phát triển rất mạnh. Đến tháng 8/2003 đã bao gồm 37 Hội, câu
lạc bộ cấp tỉnh, thành, ngành với tổng số 2 500 hội viên, các doanh nghiệp do
hội viên điều hành có qui mô tổng lao động trên 600.000 người, tổng doanh thu
hằng năm tương đương gần 5 tỷ USD. Hội các nhà DNT Việt Nam đã trở thành
tổ chức liên kết doanh nhân và doanh nghiệp lớn thứ 2 tại Việt Nam về qui mô
hội viên và mạng lưới tổ chức, đồng thời được đánh giá là tổ chức năng động
nhất, có tốc độ phát triển hội viên nhanh nhất.
1.2.3 Nhiệm vụ của Hội các nhà doanh nghiệp trẻ Việt Nam
* Căn cứ mục đích, chức năng của Hội, hoạt động của Hội các nhà DNT
Việt Nam được tập trung theo 6 nhiệm vụ được qui định trong Điều lệ gồm:
- Đoàn kết, tập hợp các nhà DNT Việt Nam trong và ngoài nước, hỗ trợ
hội viên mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhau và với các doanh nghiệp,
tổ chức kinh tế khác.
- Tổ chức các hoạt động hỗ trợ hội viên nâng cao trình độ quản lý, điều
hành doanh nghiệp, phát triển hoạt động kinh doanh, phát triển doanh nghiệp.

7


- Phản ánh nhu cầu, nguyện vọng, đề xuất, kiến nghị của các nhà DNT
Việt Nam với Đảng, Nhà nước, Đoàn thanh niên và các tổ chức hữu quan về

những chủ trương, chính sách và các vấn đề liên quan đến giới DNT Việt Nam.
- Bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng, hợp pháp của hội viên; chăm lo phát
triển lực lượng DNT cho đất nước.
- Tổ chức hướng dẫn cho hội viên tham gia các hoạt động xã hội và các
chương trình hoạt động thanh niên của Hội Liên hiệp thanh niên Việt Nam.
- Tổ chức các hoạt động giao lưu, hợp tác với các tổ chức doanh nghiệp,
tổ chức kinh tế nước ngoài theo các quy định của pháp luật, góp phần tích cực
vào quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế.
* Căn cứ các nhiệm vụ được qui định trong Điều lệ và triển khai thực hiện
Nghị quyết Đại hội lần thứ I Hội các nhà DNT Việt Nam, Hội đã phát động phong
trào "Ba xung kích xây dựng kinh tế, hai tình nguyện phát triển cộng đồng" trong
giới DNT cả nước. Các hoạt động của phong trào bao gồm 5 chương trình:
- Xung kích đổi mới công nghệ
- Xung kích chủ động hội nhập kinh tế quốc tế
- Xung kích xây dựng các công trình kinh tế thanh niên
- Tình nguyện giúp thanh niên lập nghiệp
- Tình nguyện vì cuộc sống cộng đồng
Trong lĩnh vực xây dựng và định hướng phát triển đội ngũ các nhà DNT
Việt Nam, Hội đã triển khai rất nhiều hoạt động có hiệu quả cao, có tác động
trực tiếp đến giới DNT và đông đảo thanh niên cũng như toàn xã hội.

8


1.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHIÊP
TRẺ VIỆT NAM
1.3.1 Mô hình tổ chức
Để đảm bảo tính thống nhất về tổ chức và hoạt động của thanh niên Việt
Nam, Hội DNT phải là một tổ chức nằm trong mặt trận đoàn kết thanh niên Việt
Nam do Đoàn TNCS Hồ Chí Minh làm nòng cốt lãnh đạo. Như vậy, có thể xác

định nguyên tắc tổ chức cơ bản nhất là Hội DNT phải là một thành phần trong
Hội LHTN Việt Nam bởi "Hội LHTN Việt Nam là tổ chức xã hội rộng rãi của
thanh niên và các tổ chức thanh niên Việt Nam yêu nước theo tư tưởng Hồ Chí
Minh" và "Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là thành viên tập thể có vai trò nòng cốt
trong mọi hoạt động của Hội". Căn cứ vào sự phân tích trên và theo qui định
hiện hành của luật pháp thì tổ chức DNT khi còn là câu lạc bộ vẫn có thể trực
thuộc tổ chức Hội LHTN Việt Nam như một "Tổ chức cơ sở của Hội". Tuy
nhiên khi phát triển thành Hội DNT, có tư cách pháp nhân riêng thì có quan hệ
với Hội LHTN Việt Nam như một thành viên tập thể (Điều 9, Điều lệ Hội
LHTN Việt Nam, NXB Thanh niên 1996), quan hệ này phù hợp với qui định
của Nhà nước (Chỉ thị 01) về việc không được phép thành lập Hội trong Hội.
Bởi câu lạc bộ DNT chỉ là bước phát triển ban đầu của Hội DNT hay là
một phương thức hoạt động Hội DNT khi có nhiều câu lạc bộ thành viên, nội
dung đề tài này sẽ chỉ đi sâu về mô hình Hội DNT, mô hình câu lạc bộ có thể
dẫn xuất từ mô hình Hội khi vận dụng.
Sơ đồ khung mô hình tổ chức Hội DNT được thiết kế như trên hình vẽ
(Xem trang sau)

9


SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HỘI DOANH NGHIỆP TRẺ
ĐOÀN
TNCS HỒ CHÍ
MINH

ĐẠI HỘI
HỘI DOANH NGHIỆP
TRẺ
(ĐH đại biểu hoặc toàn thể)

HỘI
LHTN VIỆT NAM

BAN CHẤP HÀNH
• Chủ tịch
• Các Phó Chủ tịch
• Tổng thư ký
• Các uỷ viên

CÁC TIỂU BAN
CHỨC NĂNG
(Đào tạo, Hội viên,
công tác xã hội ...)

BAN THƯ KÝ
thư ký
• Các Phó Tổng thư ký
• Các uỷ viên
• Tổng

CÁC TỔ CHỨC VÀ
ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

(CLB, Chi hội, các
đơn vị kinh tế Hội)

VĂN PHÒNG
THƯỜNG TRỰC
(Chuyên trách)

DNT
HỘI VIÊN

DNT
HỘI VIÊN

HỘI VIÊN

HỘI VIÊN

HỘI VIÊN

10


1.3.2 Về hội viên
Các nhà DNT là đối tượng chính của Hội DNT. Đặc điểm chung về hội
viên của Hội DNT là: hội viên là những người lãnh đạo quản lý, điều hành các
cơ sở kinh tế. Tuy nhiên trong thực tế áp dụng mô hình sẽ có rất nhiều khác
nhau về đối tượng hội viên, tuỳ theo điều kiện và đặc điểm từng địa phương:
- Giới hạn về tuổi: 40 hoặc 45, giới hạn này không thống nhất ở Việt Nam
cũng như trên thế giới (ở Nhật, Anh, 40 và 45 tuổi, ở Mỹ là 40, 45 và 50 tuổi,
tuỳ theo từng tổ chức). Giới hạn tuổi phổ biến nhất hiện nay là 40 tuổi.
- Giới hạn về qui mô hoạt động doanh nghiệp: Trên thế giới có một số tổ
chức DNT ví dụ như: YPO (tổ chức Chủ tịch doanh nghiệp trẻ tuổi - Young
President Organisation) chỉ kết nạp hội viên là Chủ tịch các doanh nghiệp có qui
mô hoạt động lớn về doanh số và địa bàn. Mô hình hội viên doanh nghiệp Việt
Nam không nên đưa giới hạn này vào vì:
+ Số lượng doanh nghiệp ở Việt Nam còn ít

+ Phải đảm bảo tính thống nhất của cộng đồng DNT Việt Nam
+ Qui mô doanh nghiệp khác nhau giúp tạo ra môi trường học hỏi và hợp
tác, liên kết dễ dàng hơn giữa các hội viên.
Thực tiễn ở các Hội các nhà sản xuất kinh doanh trẻ tỉnh Đăk Lăk cho
thấy, sau khi mở rộng đối tượng hội viên ra cả các chủ trang trại trẻ, chủ các hộ
sản xuất kinh doanh cá thể, số hội viên đã tăng tới 45 % trong vòng 5 tháng (từ
118 hội viên tháng 3/1999 lên 172 hội viên tháng 8/1999), hoạt động của Hội
cũng trở lên sôi nổi hơn hẳn.
- Giới hạn về thành phần kinh tế: Hội DNT là tổ chức tập hợp, đoàn kết
rộng rãi của các nhà DNT, hơn nữa hiện nay, Đảng và Nhà nước đang khuyến
khích sự phát triển của mọi thành phần kinh tế, đồng thời khẳng định mọi thành
phần kinh tế đều bình đẳng trước pháp luật, do vậy Hội DNT không thể chỉ là tổ
chức của riêng một thành phần kinh tế: quốc doanh hay tư nhân hay liên doanh.
Hơn thế nữa, trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới, Hội DNT có thể mở rộng
thành phần hội viên sang các nhà DNT nước ngoài đang quản lý, điều hành các
doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam theo Luật đầu tư nước ngoài. Đảng và Nhà
11


nước đều xác định các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài là một bộ phận
không thể tách rời của nền kinh tế Việt Nam.
1.3.3 Bộ máy điều hành và thường trực
Bộ máy điều hành và thường trực của các Hội DNT được tổ chức gồm
Ban thư ký và Văn phòng thường trực của Hội.
- Ban thư ký: do Hội nghị Ban chấp hành bầu ra, là cơ quan điều hành
hoạt động của Hội giữa 2 kỳ họp của Ban chấp hành. Cơ cấu tổ chức đầy đủ của
Ban thư ký gồm:
+ Tổng thư ký
+ Các Phó tổng thư ký
+ Các uỷ viên.

Với một Hội lớn, có nhiều hoạt động thì Tổng thư ký cần là một chức
danh chuyên trách mới đáp ứng được yêu cầu điều hành công việc.
- Văn phòng thường trực: Là cơ quan giúp việc cho Ban thư ký và Ban
chấp hành trong xử lý công việc hàng ngày của Hội. Văn phòng thường trực
cùng với Tổng thư ký hợp thành một bộ máy chuyên trách điều hành, xử lý công
việc hàng ngày của Hội. Bộ máy chuyên trách này có vai trò rất lớn trong hoạt
động của Hội.
Như vậy bộ máy chuyên trách là không thể thiếu đối với tổ chức Hội
DNT, kinh phí duy trì bộ máy này lấy từ kinh phí của Hội DNT. Về mặt nhân
sự, những chức danh chuyên trách này do Hội DNT và Hội LHTN Việt Nam
cùng thống nhất chọn lựa, có thể lấy ngay từ cán bộ Đoàn, Hội, cũng có thể tổ
chức thi tuyển những người phù hợp từ bên ngoài, Đoàn, Hội ký hợp đồng tuyển
dụng rồi bồi dưỡng, đào tạo thêm về nghiệp vụ công tác Đoàn, Hội. Để thực
hiện vai trò nòng cốt trong Hội DNT, Hội LHTN Việt Nam cần chọn lựa cán bộ
có kinh nghiệm, năng lực, trình độ phù hợp cử sang giữ vị trí chuyên trách trong
Ban thư ký để giúp Hội DNT trong công tác điều hành.

12


1.3.4 Các bộ phận chức năng, các tổ chức trực thuộc
Tuỳ theo yêu cầu công việc, Ban chấp hành có thể lập ra các bộ phận
chức năng như các Ban hay Tiểu ban về các lĩnh vực hoạt động Hội (như đào
tạo, hội viên, xúc tiến thương mại, công tác xã hội ...) và phân công các thành
viên tham gia các Ban (Tiểu ban) này để tổ chức công tác của Hội trong các lĩnh
vực đã định ra.
Các tổ chức trực thuộc của Hội gồm các chi hội, câu lạc bộ và các đơn vị
chuyên môn khác (các trung tâm, các doanh nghiệp do Hội lập ra theo qui định
của pháp luật). Các chi hội, câu lạc bộ trong Hội DNT là các tổ chức cơ sở của
Hội, được tổ chức theo địa bàn (quận, huyện), theo ngành kinh doanh (ví dụ:

ngành thương mại, ngành may mặc, giày da,....) hay theo sở thích, theo chuyên
đề. Đây là một phương thức để mở rộng khả năng tập hợp, đoàn kết cũng như
đáp ứng nhu cầu của các DNT cho nên sẽ rất đa dạng khi áp dụng vào thực tiễn.
Hiện tại mới chỉ có Hội DNT Long An áp dụng mô hình chi hội DNT theo địa
bàn huyện thị gồm 5 đơn vị là: thị xã Tân An và các huyện: Vĩnh Thi, Cần
Giuộc, Tân Thạnh, Đức Huệ. Chưa có Hội DNT nào thành lập các Trung tâm
hay doanh nghiệp trực thuộc.
1.3.5 Ban chấp hành Hội Doanh nghiệp trẻ
Ban chấp hành là cơ quan chấp hành và hiệp thương cao nhất của Hội
giữa 2 kỳ Đại hội. Ban chấp hành do Đại hội Hội hiệp thương cử ra và chịu
trách nhiệm điều hành mọi công việc của Hội giữa 2 kỳ Đại hội, tổ chức thực
hiện các quyết định, nghị quyết của Đại hội. Ban chấp hành hiệp thương cử ra:
* Chủ tịch và các Phó Chủ tịch
* Tổng thư ký và các Phó Tổng thư ký.
Trong mô hình tổ chức Hội DNT, Chủ tịch và Tổng thư ký là 2 chức danh
quan trọng nhất có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tập hợp hội viên và tổ chức
hoạt động.
- Chủ tịch là người đại diện cao nhất của Hội và Ban chấp hành trong mọi
quan hệ, là người chịu trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt động của Hội và Ban
13


chấp hành. Trong công tác tập hợp DNT, Chủ tịch Hội đóng vai trò ngọn cờ,
mặc dù cũng có ý kiến cho rằng Chủ tịch có thể không phải là một nhà doanh
nghiệp, nhưng theo ban chủ nhiệm đề tài thi Chủ tịch cần phải là một nhà DNT
với các phẩm chất sau:
+ Là người thông thạo trong hoạt động doanh nghiệp, có uy tín cao trong
giới DNT và xã hội, có năng lực tập hợp và thuyết phục hội viên.
+ Doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, có qui mô, có tính bền vững cao.
+ Là người có hiểu biết sâu rộng về các vấn đề chính trị, xã hội.

+ Có tâm huyết với công tác DNT, có quĩ thời gian phù hợp dành cho
hoạt động Hội DNT.
- Tổng thư ký là người chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động của Hội
cũng như công tác thường trực hàng ngày của Hội. Người Tổng thư ký đóng vai
trò quyết định trong công tác tổ chức, điều hành các hoạt động Hội, vì vậy cần
đáp ứng các yêu cầu sau:
+ Có năng lực tổ chức và điều hành công việc
+ Có kiến thức và hiểu biết rộng về kinh tế và doanh nghiệp
+ Hiểu biết sâu rộng về tổ chức Đoàn, Hội và hệ thống chính trị, nắm
vững các nghiệp vụ công tác đoàn thể, xã hội.
+ Tâm huyết, có đầy đủ thời gian cho công tác DNT.
Vì các yêu cầu trên, chức danh Tổng thư ký nên được tổ chức do một cán
bộ Đoàn, Hội có kinh nghiệm, năng lực và trình độ phù hợp để đảm trách. Đây
cũng là nhân tố đảm bảo vai trò nòng cốt của Đoàn, Hội trong công tác DNT.
1.3.6 Đại hội Hội Doanh nghiệp trẻ
Đại hội là cơ quan hiệp thương và lãnh đạo cao nhất của Hội DNT. Tuỳ
theo số lượng hội viên nhiều hay ít mà có thể tổ chức Đại hội đại biểu hay Đại
hội toàn thể hội viên. Nhiệm vụ của Đại hội Hội DNT cũng tương tự như Đại
hội các Hội quần chúng, xã hội khác:
- Thảo luận và thông qua báo cáo tổng kết nhiệm kỳ của Ban chấp hành Hội.
- Quyết định các chủ trương, chương trình hoạt động nhiệm kỳ mới.
14


- Hiệp thương cử ra Ban chấp hành nhiệm kỳ mới.
- Thảo luận, góp ý vào các văn kiện và cử đại diện đi dự Đại hội cấp trên
(nếu là Hội cấp dưới).
- Thảo luận và biểu quyết Điều lệ Hội (nếu là cấp Trung ương hoặc cấp
tỉnh, thành phố khi chưa thành lập cấp Trung ương).
Chu kỳ Đại hội Hội DNT nên xác định là 2 năm cho phù hợp với tính vận

động liên tục của doanh nghiệp và hội viên. Thực tiễn Hội DNT của đại đa số
các quốc gia (Nhật, Hàn Quốc, Thái Lan, Mỹ, Anh, Pháp ...) đều lấy chu kỳ Đại
hội là 1 năm và chức danh Chủ tịch không cho tái cử hoặc chỉ tái cử một lần.
Chủ tịch cũ khi hết nhiệm kỳ được suy tôn và giữ lại làm cố vấn cao cấp hay
Chủ tịch danh dự 1 nhiệm kỳ để giúp Chủ tịch mới lãnh đạo Hội.

15


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH
BÀY VĂN BẢN TẠI HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHỆP TRẺ VIỆT NAM
2.1 TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN
VB là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một
loại ký hiệu nhất định nào đó.
VB quản lý là VB thể hiện các quyết định và thông tin quản lý do các cơ
quan, tổ chức ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định.
VB quản lý bao gồm: VB quy phạm pháp luật; VB hành chính; VB chuyên
nghành; VB tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.
VB quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn được VB hoá
do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo trình tự thủ tục và hình thức
nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội giữa giữa các cơ quan nhà nước
với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước vớI các tổ chức và công dân.
Tại các cơ quan nhà nước, VB được dùng thông dụng nhất là VB hành
chính (một bộ phận của VB quản lý nhà nước) - đây là những VB mang tính
thông tin điều hành dùng để giao dịch, trao đổi, phản ánh tình hình, ghi chép
công việc trong các cơ quan, tổ chức…
VB hành chính bao gồm:
- Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt).
Đây là những VB thể hiện quyết định quản lý mang tính áp dụng pháp luật do
các cơ quan, tổ chức ban hành để thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành

trong nội bộ cơ quan và giải quyết những công việc cụ thể đối với các đối tượng
quản lý nhất định.
- Thông báo, thông cáo, báo cáo, đề án, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ
trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy
mời, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu
gửi, phiếu chuyển.
Đây là những VB mang tính thông tin điều hành dùng để giao dịch, trao đổi,
phản ánh tình hình, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức…
16


2.2 YÊU CẦU KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN
Khi soạn thảo một VB phải tuân theo những yêu cầu nhất định, đó là yêu
cầu về nội dung và yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày.
Trong đề tài nghiên cứu này em xin được trình bày những yêu cầu về thể thức và
kỹ thuật trình bày VB.
Hiện nay, yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày VB của các cơ quan nhà
nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ
trang nhân dân được quy định tại Thông tư liên tịch Bộ Nội vụ - Văn phòng
Chính phủ số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 Hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày VB và các VB pháp luật khác.
Sau đây em xin được trình bày một cách chung nhất về thể thức và kỹ
thuật trình bày VB tại Hội các nhà DNT Việt Nam – đơn vị em thực tập.
2.2.1 Tiêu đề văn bản (quốc hiệu, tiêu ngữ)
Như đã trình bày trong cơ cấu tổ chức (thuộc chương I), Hội các nhà DNT Việt
Nam phải là một tổ chức nằm trong mặt trận đoàn kết thanh niên Việt Nam do
Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh làm nòng cốt lãnh đạo. Vì vậy, phần
tiêu đề của văn bản được thực hiện theo như quyết định số 547/QĐ-TWĐTN
ngày 28/10/1999 của BCH TWĐTN Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành quy định
về thể lọai, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn Thanh niên

Cộng sản Hồ Chí Minh.
Theo như quyết định trên thì các VB do Hội các nhà DNT Việt Nam ban hành
không có phần tiêu đề như trong quy định của thông tư 55.
2.2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức được đặt ở góc trái trang đầu VB, rõ ràng, chính xác đúng
như trong quy định thành lập, viết đầy đủ, không viết tắt.
Minh hoạ:
HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHIỆP TRẺ VIỆT NAM
UỶ BAN TRUNG ƯƠNG
---***--17


Tuy nhiên, trong một số VB tại Hội các nhà DNT Việt Nam, tên cơ quan ban
hành VB đôi lúc còn chưa thống nhất. Có VB lại ghi tên cơ quan ban hành lên
dòng trên, tên cơ quan chủ quản ghi ở dòng dưới, hoặc: phía dưới tên cơ quan
ban hành VB 3 dấu sao (---***---) trong một số VB lại minh hoạ theo nhiều
cách khác như: ***, ----o0o-----.
2.2.4 Số và ký hiệu của văn bản
Số VB được ghi bằng chữ số Ả rập, đánh từ 01 và bắt đầu từ ngày 01 tháng 01
đến ngày 31 tháng 12 mỗi năm; các số dưới 10 phải viết số 0 ở đằng trước.
Số và ký hiệu VB được trình bày bên dưới tên cơ quan ban hành VB, chữ in
thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.
Minh hoạ:
- VB hành chính có tên loại: Số:…/viết tắt tên loại VB-viết tắt tên cơ quan ban
hành
Số:…/QĐ-HDNTVN (Quyết định của Hội DNT Việt Nam)
Số:…/BC-HDNTVN (Báo cáo của Hội DNT Việt Nam)
- VB không có tên loại (công văn): Số:…/viết tắt tên cơ quan ban hành-viết tắt
tên đơn vị soạn thảo
Số:…/HDNTVN-VP (Công văn của Hội DNT Việt Nam do văn phòng

soạn thảo)
Việc đánh số và ký hiệu VB tại Hội các nhà DNT Việt Nam được trình bày khá
chi tiết, giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm VB được dễ dàng, thuận tiện.
22.4 Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản
- Địa danh và ngày tháng năm được viết ngay dưới quốc hiệu, viết bằng cỡ chữ
13 – 14, kiểu chữ nghiêng. Các số được dùng là chữ số Ả rập, những ngày dưới
10 và tháng dưới 3 phải viết thêm số 0 ở đằng trước.
Minh hoạ:
Hà Nội, ngày … tháng … năm 2008
Yếu tố này giúp cho nơi nhận VB theo dõi được địa điểm cơ quan ban hành
nhằm liên hệ giao dịch công tác cho thuận lợi và theo dõi được thời gian ban
18


hành. Các VB do Hội các nhà DNT Việt Nam soạn thảo đã thực hiện đúng theo
như quy định trong Thông tư đưa ra.
2.2.5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại VB là tên của từng loại VB do cơ quan ban hành; trích yếu là một câu ngắn
gọn hay một cụm từ phản ánh khái quát nội dung cơ bản của VB. Cả hai yếu tố này
đều được phản ánh đầy đủ và rõ nét trong các VB mà cơ quan ban hành.
Minh hoạ:
- Đối với VB có tên loại, trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại
VB, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.

QUYẾT ĐỊNH
Tặng bằng khen cho các cán bộ Văn phòng Hội tiêu biểu
có thành tích xuất sắc năm 2007
- Đối với công văn, trích yếu nội dung công văn được trình bày dưới số, ký hiệu
của VB, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12, dáng đứng ngiêng được bắt đầu bằng cụm từ
viết tắt V/v… hoặc Về…

Số:…/HCNDNTVN – VP
"V/v Nâng lương cán bộ công chức năm 2007"
2.2.6 Nội dung và bố cục văn bản
- Nội dung VB: Đây là phần trọng tâm của VB. Tuỳ theo nội dung của từng loại VB
mà phần này có thể trình bày theo “văn điều khoản” hoặc “văn xuôi pháp luật”.
- Bố cục VB: Tuỳ theo quy mô của VB hành chính mà VB có thể được bố cục
theo nhiều cách khác nhau
Lưu ý: Nội dung VB viết bằng chữ thường, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng
(Minh hoạ: Theo tinh thần…).
Các Điều viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng đậm
(Minh hoạ: Điều 1.Tặng bằng khen của…).
Các Khoản víết bằng chữ thường, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng (Minh
hoạ: Khoản 1. Đối với thành viên của Hội…).
Về yếu tố thể thức này, một số VB do cơ quan ban hành chưa được thống nhất
cụ thể. Chẳng hạn, Điều theo quy định phải viết đứng đậm, viết bằng số Ả rập,
19


sau số là một dấu chấm nhưng trong một vàiVB lại không đồng nhất như vậy,
vẫn có những VB mà Điều được ghi bằng chữ số La mã, lại có gạch chân ở bên
dưới…
2.2.7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Đây là yếu tố đảm bảo giá trị pháp lý, đảm bảo hiệu lực của VB. Trong các VB
do cơ quan ban hành, yếu tố thể thức này được trình bày rất rõ ràng, đáp ứng
được những quy định theo như trong Thông tư đưa ra.
Minh hoạ:
- Đối với VB ban hành theo thẩm quyền chung đều phải ký thay mặt (TM.), viết
bằng chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ 13 – 14.
TM. UỶ BAN TW HỘI CÁC NHÀ DNT VIỆT NAM
CHỦ TỊCH

Phương Hữu Việt
- Đối với VB ban hành theo thẩm quyền riêng: Chỉ ghi chức vụ, không ghi
quyền hạn, viết bằng chữ in hoa, dáng đứng, cỡ chữ 13 – 14.
CHỦ TỊCH

Phương Hữu Việt
2.2.8 Con dấu
- Dấu là thành phần biểu hiện tính chân thực, tính pháp lý của VB, chống giả
mạo VB, giả mạo giấy tờ.
- Nguyên tắc đóng dấu: Dấu phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 –
1/4 về bên trái chữ ký. Dấu phải được đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ.
Không được đóng dấu không chỉ.
Tại Hội các nhà DNT Việt Nam, việc đóng dấu nhìn chung đảm bảo được những
yêu cầu mà thông tư đưa ra, quy trình bảo quản và sử dụng con dấu được tuân
20


thủ nghiêm ngặt. Tuy nhiên, vẫn có những VB đóng dấu chưa được sắc nét
(nguyên nhân là do mực dấu mờ, chưa chú ý để đổ mực kịp thời), điều này tuy
rất nhỏ nhưng cũng làm giảm tính mỹ quan của VB. Yêu cầu đặt ra là cán bộ
làm công tác văn thư cần phải chú ý hơn nữa tới những vấn đề này.
2.2.9 Nơi nhận
Yếu tố này được trình bày khá cụ thể và rõ ràng trong các VB mà Hội các nhà
DNT Việt Nam ban hành.
Minh hoạ:
- Phần “Nơi nhận” ở cuối VB: Xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá
nhân nhận VB với mục đích và trách nhiệm cụ thể.
Nơi nhận:

Nơi nhận:

-

Như Điều 2;

-

Như trên;

-

Vụ TCCB và VPTW Đoàn;

-

TTĐCT UBTW Hội LHTN VN;

-

Các Hội, CLBDNT tỉnh, thành; ngành;

-

Lưu: VT, VP.

-

Lưu: VT, VP.
(Đối với Quyết định)

(Đối với Công văn)

Mặc dù vậy, trong yếu tố này vẫn tồn tại một số VB mà phần nơi nhận lại có nét
gạch chân ở phía dưới. Điều này tuy không ảnh hưởng gì lớn đến nộidung và
hình thức của VB nhưng xét một cách chung nhất thì lại không tuân theo đúng
như trong quy định của Thông tư .
- Nơi đề gửi: Đây là yếu tố đặc thù của công văn, giấy mời, giấy giới thiệu,
phiếu trình, phiếu gửi….Yếu tố này được bắt đầu bằng chữ: “Kính gửi…”, viết
bằng chữ thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. Minh hoạ:
Kính gửi: Đại diện lãnh đạo Báo Hà Nội mới.

21


2.2.10 Dấu chỉ mức độ khẩn, mật
Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức độ: Khẩn, thượng khẩn, hoả tốc.
Dấu chỉ mức độ mật có 3 mức độ: Mật, tối mật, tuyệt mật.
Việc đóng dấu này do người ký ban hành VB quy định. Văn thư đóng dấu này
bằng mực dấu đỏ vào khoảng trống dưới số và ký hiệu của VB theo đúng quy
định của pháp luật.
2.2.11 Các thành phần thể thức khác
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ Email, địa chỉ Website, số điện thoại, số
fax…được trình bày ở cuối VB dưới một gạch ngang suốt vùng trình bày để
phân tách với VB; viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 11 – 12, kiểu chữ đứng.
Mọi chi tiết xin liên hệ: VP UBTW Hội DNT Việt Nam 64 Bà Triệu – Hoàn Kiếm – Hà Nội; SĐT:
(04)8228227; fax: 04-9431861; Email:

- Trường hợp VB có phụ lục kèm theo thì trong VB phải có chỉ dẫn về phụ lục
đó.

- Số trang của VB được trình bày ở chính giữa, trên đầu trang giấy (phần header)
hoặc tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả rập, cỡ chữ 13 –
14, kiểu chữ đứng.
-…
Nhìn chung, các thành phần thể thức khác được Hội các nhà DNT Việt Nam áp
dụng khá linh hoạt, tạo cho VB có tính khoa học và tính thẩm mỹ cao
2.2.12 Bản sao
- Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một trang giấy, ngay
sau phần cuối cùng của VB được sao, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết
chiều ngang của vùng trình bày VB.
Tuy nhiên, việc sao VB thường ít thấy ở Hội, phần lớn các hoạt động liên quan
đến VB của Hội thường là soạn thảo, ban hành và nhận VB
Trên đây là những vấn đề cơ bản về thể thức và kỹ thuật trình bày VB mà
em đã được học và tìm hiểu tại văn phòng Hội các nhà DNT Việt Nam. Thông
thường một VB có 9 yếu tố bắt buộc phải có, đó là các yếu tố được liệt kê từ 1
22


đến 9 (tiêu đề VB; tên cơ quan, tổ chức ban hành VB; số và ký hiệu VB; địa
danh, ngày tháng năm ban hành VB; tên loại và trích yếu nội dung VB; nội dung
và bố cụ VB; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu; nơi
nhận). Các yếu tố từ 10 đến 12 (dấu chỉ mức độ khẩn, mật; các thành phần thể
thức khác; bản sao) là các yếu tố có thể có hoặc không, tuỳ thuộc vào tính chất
của từng loại VB.
2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN TẠI HỘI CÁC NHÀ DOANH NGHIỆP TRẺ VIỆT NAM.
2.3.1 Ưu điểm
Trong quá trình thực tập tại Hội các nhà DNT Việt Nam, em đã tìm hiểu
tình hình thực tế cũng như được thực hành một số khâu nghiệp vụ về soạn thảo
VB, in ấn tài liệu… Trong khoảng thời gian 2 tháng làm việc như người cán bộ

trong cơ quan đã giúp em có nhận thức rõ hơn về những ưu điểm của nghiệp vụ
này. Cụ thể như sau:
- Hội các nhà DNT Việt Nam có cán bộ làm công tác hành chính VP được đào
tạo cơ bản, chính quy; có kinh nghiệm làm việc lâu năm; có kiến thức vững
vàng; có tinh thần trách nhiệm cao; nhanh nhẹn, tháo vát nên công việc luôn
hoàn thành nhanh chóng, không có tình trạng tồn đọng VB từ ngày này sang
ngày khác.
- Hệ thống VB ngày càng được hoàn thiện, thống nhất về nội dung và kỹ thuật
trình bày; đáp ứng ứng được yêu cầu quản lý nhà nước, phát huy được hiệu quả
của hoạt động quản lý cũng như hiệu quả hoạt động của cơ quan.
- Hầu hết các VB ban hành đều có tính bố cục rõ ràng, dễ hiểu và đảm bảo
những yếu tố thể thức bắt buộc theo như quy định tại Thông tư 55/2005/TTLL–
BNV–VPCP ngày 06/5/2005.
- Tất cả các khâu xử lý VB đi và đến đều được cấp trên, cấp dưới thực hiện kịp
thời và chính xác.

23


- Khi soạn thảo, người soạn thảo đã bước đầu chú trọng tới vấn đề thể thức. Các
công văn, quyết định, tờ trình… được ban hành trong cơ quan đều được đánh số,
ký hiệu cụ thể và được sắp xếp khoa học, nên việc tìm kiếm VB rất thuận tiện và
nhanh chóng.
- Phần lớn các VB được trình bày đúng theo vị trí quy định về các yếu tố thể
thức, phù hợp với bố cục mỗi loại VB mà nhà nước đã quy định.
- Việc soạn thảo và ban hành các VB đã được thực hiện tương đối tốt nên trong
thời gian qua không có trường hợp VB nào ban hành sai, trái thẩm quyền hay có
nội dung không phù hợp với quy định của pháp luật.
- Công tác quản lý, sử dụng con dấu hiệu quả, theo đúng quy định của pháp luật.
- Công tác bảo mật VB được bảo đảm.

Đã phần nào đáp ứng nhu cầu về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác soạn thảo
VB (máy vi tính, máy in, máy fax, máy phôtô, máy điện thoại, máy… được
trang bị khá đầy đủ và hiện đại).
Những mặt tích cực trong việc soạn thảo và ban hành VB tại Hội các nhà
DNT Việt Nam đã góp phần quan trọng vào thành công của cơ quan. Giúp cho
việc giao lưu, trao đổi, liên hệ, giải quyết công việc…giữa cơ quan với các cơ
quan, tổ chức khác được kịp thời, chính xác. Bên cạnh đó còn đáp ứng được nhu
cầu về thông tin quản lý trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, từ đó
làm tăng hiệu lực và hiệu quả hoạt động của cơ quan.
2.3.2 Những tồn tại
Bên cạnh những mặt đã đạt được, quá trình soạn thảo và ban hành VB tại
UBTW Hội các nhà DNT Việt Nam vẫn còn tồn tại một số vấn đề như sau:
- Trong một số không ít VB, cỡ chữ thường không theo đúng như quy định của
nhà nước; vị trí của các yếu tố thể thức đặt không theo quy định đối với mỗi loại
VB; khung giấy soạn thảo VB không thống nhất làm giảm tính cân đối trong
việc trình bày VB.
- Quy định về kiểu chữ chưa được tuân thủ nghiêm ngặt (ví dụ: Tên cơ quan ban
hành VB theo quy định là kiểu chữ đứng đậm; tên cơ quan chủ quản là kiểu chữ
24


đứng nhưng có một số VB do cơ quan ban hành lại làm ngược lại theo như quy định
trên. Một ví dụ khác, dưới tên cơ quan ban hành VB sử dụng các ký hiệu khác như:
---***---, *** hoặc ---o0o---) không thống nhất trong văn bản.
- Vẫn còn tồn tại một số VB mà yếu tố thể thức không tuân thủ đúng như trong
Thông tư 55 (ví dụ: Trong đề gửi, phần “nơi nhận” theo quy định là không có
gạch chân ở bên dưới nhưng rất nhiều VB đã ban hành tại cơ quan lại có gạch
chân).
- Mặc dù cơ quan đã trang bị các thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác VP như
máy tính, máy in, máy photo, phần mềm quản lý văn bản, tài liệu… tuy nhiên,

khi máy móc có lỗi (các máy tính bị lỗi mạng, máy in bị hỏng hoặc mực in chưa
đều…) thì cán bộ VP không tự sửa được, phải nhờ cán bộ tin học đến sửa, vì vậy
đôi khi công việc ứ đọng lại.
- Ban lãnh đạo cơ quan chưa thường xuyên tiến hành thẩm tra các VB đã ban
hành.
…
Những tồn tại trên đây đã ảnh hưởng không nhỏ tới công tác truyền đạt
thông tin cũng như hiệu quả làm việc của cơ quan. Những tồn tại này cần phải
được giải quyết kịp thời để nâng cao hiệu quả quản lý và tạo điều kiện cho việc
ban hành và thực thi VB được thuận tiện hơn

25