Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Chương 4 ĐH Công nghiệp TP.HCM

08/09/2012

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH

Quản lý phạm vi

KHOA CÔNG NGHỆ

QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM

CHƯƠNG 4:
QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

1

2

Quản lý phạm vi

NỘI DUNG TRÌNH BÀY
4.1. Quản lý phạm vi dự án là gì?
4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án
4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown
4.4. Kiểm tra và kiếm soát phạm vi

4

3

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

Phạm vi là gì?

4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?



Phạm vi (scope) là một danh sách tất cả những gì
mà DA phải làm. DA phải có một phạm vi rõ ràng,
nếu không DA sẽ không bao giờ kết thúc.



Các kết quả chuyển giao (Deliverables): là những
kết quả của DA sẽ chuyển giao: Phần cứng, Phần
mềm (mua hoặc làm), bảo hành, tài liệu, đào tạo và
phương hướng chuyển giao

4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án
4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown
4.4. Kiểm tra và kiếm sát phạm vi

5

6

1


08/09/2012

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

Qui trình quản lý phạm vi


Khởi động: Bắt đầu một DA hoặc chuyển tiếp sang giao
đoạn tiếp theo



Lập kế hoạch phạm vi: phát triển các tài liệu nhằm cung
cấp nền tảng cho các quyết định về dự án trong tương lai



Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian của
DA thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn



Kiểm tra phạm vi: hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi
DA



Điều khiển thay đổi phạm vi: những thay đổi của phạm vi
DA

4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?
4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án

4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown
4.4. Kiểm tra và kiếm soát phạm vi

7

Tôn chỉ / Nội quy dự án

4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi


8

Là quá trình xây dựng các tài liệu nhằm cung cấp
nền tảng về phạm vi DA. Tuyên bố phạm vi (scope
statement) gồm:
Kiểm chứng về DA (Project Justification)
Mô tả ngắn về sản phẩm của DA
Tổng kết về tất cả các sản phẩm trung gian của

DA
Tuyên bố về những yếu tố xác định thành công

của DA
9

10

Phát biểu về phạm vi

Tôn chỉ dự án (tt)

11

12

2


08/09/2012

Phát biểu về phạm vi (tt)

Xác định phạm vi


Sau khi hoàn tất kế hoạch về phạm vi, xác định
chi tiết công việc bằng cách chia thành các
công việc nhỏ hơn có thể quản lý được



Xác định đúng phạm vi
 Giúp cải tiến sự chính xác về thời gian, chi phí,

nguồn lực
 Xác định nền tảng để đo hiệu suất vận hành và điều

khiển DA
 Giúp truyền đạt rõ rãng các trách nhiệm của mỗi

công việc

14

13

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

Định nghĩa (Work Breakdown Structure - WBS)

4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?



4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án



4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown


4.4. Kiểm tra và kiếm soát phạm vi

WBS là một danh sách chi tiết những gì cần làm
để hoàn thành một dự án.
Nếu làm WBS tốt, sẽ xác định chính xác các
bước để hoàn thành dự án.
Tham gia xây dựng WBS: người quản lí dự án,
khách hàng, thành viên tổ, người tài trợ dự án.

16

15

Vai trò của WBS






Kiểu định dạng WBS

WBS là cơ sở để ước lượng chi phí. Từ WBS sẽ
có 1 bức tranh chung về kinh phí dự án
WBS là cơ sở để xác định trách nhiệm giữa các
cá nhân
WBS là cơ sở để xây dựng lịch trình thực hiện dự
án.

17



Có 2 kiểu định dạng WBS:
 Chart
 Outline

Kiểu định dạng WBS: Chart

18

3


08/09/2012

Kiểu định dạng WBS: Outline
0.0 Retail Web Site
1.0 Project Management
2.0 Requirements Gathering
3.0 Analysis & Design
4.0 Site Software Development
4.1 HTML Design and Creation
4.2 Backend Software
4.2.1 Database Implementation
4.2.2 Middleware Development
4.2.3 Security Subsystems
4.2.4 Catalog Engine
4.2.5 Transaction Processing
4.3 Graphics and Interface
4.4 Content Creation
5.0 Testing and Production

Các kỹ thuật xây dựng WBS
 Top-Down
 Bottom-Up
 Analogy
 Rolling Wave

1st pass: go 1-3 levels deep
Gather (thu thập) more requirements or

data
Add more detail later
 Post-its

on a wall

19

Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt)

20

Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt)

 Top-down

 Bottom-up

Start at highest level
Systematically develop increasing

Start at lowest level tasks
Aggregate (gộp lại) into summaries

level of detail
Best if

(tóm tắt) and higher levels
Cons

The problem is well understood
Technology and methodology are not new
This is similar to an earlier project or problem

Time consuming (tốn nhiều thời gian)
Needs more requirements complete

But is also applied in majority (phần

Pros

lớn) of situations (hoàn cảnh)

Detailed
21

22

Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt)

Các tính chất của WBS

 Analogy




Base WBS upon that of a “similar”



project
Use a template



Có chiều hướng trên xuống.
Vd: Chuẩn bị dàn bài cho một bài văn.
Chú ý: Quan hệ giữa mô tả công việc và mô
tả sản phẩm
Sản phẩm: danh từ

Analogy also can be estimation basis

 đầu vào,

Pros

 đầu ra,
 động tác xử lý

Based on past actual experience

Cons
Needs comparable project
23

24

4


08/09/2012

Nguồn thông tin để XD WBS

Các tính chất của WBS (tt)




Công việc:

Tài liệu:
 Tài liệu có liên quan tới dự án: Phác thảo dự án,

 Động từ

báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên
cứu khả thi

 Mô tả một quá trình hoạt động, xử lý



WBS có thể được phân thành nhiều mức. Không
phải tất cả "nhánh" của WBS đều cần chi tiết

cùng số mức. Mỗi mức cho phép tạo ra lịch biểu
và báo cáo tóm tắt thông tin tại từng mức đó.



WBS viết "cái gì", chứ không viết "như thế nào";



Trình tự của từng công việc là không quan trọng.
Chỉ xác định trình tự trong giai đoạn lập lịch trình

 Tài liệu không liên quan tới dự án: cho các thông

tin phụ trợ. Ví dụ: sơ đồ tổ chức cơ quan, các thủ
tục hành chính, quy tắc làm việc,...


Con người: Những người có mối quan hệ
trực tiếp, hay gián tiếp, với dự án.

25

26

Danh sách sản phẩm

Cấu trúc chi tiết WBS


WBS bao gồm hai thành phần chính.
sách sản phẩm Breakdown Structure - PBS)

 Danh

DSSP

 Mô
(Product

tả theo trình tự từ trên xuống

 Mức

độ phân cấp tuỳ theo độ phức
tạp của sản phẩm. Nói chung, sản
phẩm càng phức tạp thì số các mức
càng lớn hơn.

 Danh sách công việc - DSCV (Task Breakdown

Structure - TBS)

 Sản

phẩm toàn bộ và từng sản phẩm
con được mô tả bằng danh từ.

27

28

Danh sách sản phẩm (tt)

Danh sách công việc


Sản phẩm




Sản phẩm
con A

Sản phẩm
con B

Sản phẩm
con C


Sản phẩm
con B.1

Sản phẩm
con B.2

29

Xác định các công việc cần thực hiện.
DSCV được chia thành nhiều mức và mô tả
từ trên xuống dưới.
DSCV có thể được chia thành các mức khác
nhau, mức độ phân cấp tuỳ thuộc vào độ
phức tạp của sản phẩm toàn bộ hay sản
phẩm con.
Mỗi công việc đều được mô tả bằng động từ
(hành động) và một bổ ngữ.

30

5


08/09/2012

Danh sỏch cụng vic (tt)
Xỏc nh B-1
u vo

Xỏc nh B-1
X lớ

Xõy dng WBS

Xỏc nh B-1
u ra

Các mục tiêu
d ỏn
Xác định các kết quả bàn giao

Xỏc nh
X lớ 1

Xỏc nh
X lớ 2

Sn phm bàn giao

Xỏc nh
X lớ 3

Cỏc mc tiờu d ỏn
c chia nh
thnh cỏc phn cú
th qun lý cho
vic chuyn giao

Thể hiện việc chuyển giao một phần hữu ích của mục
tiêu d ỏn.
31

32

Kt hp c 2 danh sỏch

Xõy dng WBS (tt)



Mục tiêu
d ỏn
Xác định kết quả bàn giao

Cỏc cụng vic cn
t c cỏc kt
qu bn giao mc
ó c xỏc nh
trong WBS



C phn DSSP v DSCV u c ỏnh mó
duy nht. Mó s xỏc nh v trớ, hay mc ca
phn t trong WBS
Lu ý:
Na trờn ca WBS bao gm cỏc mụ t sn phm

Sn phm bàn giao

Na di ca WBS bao gm cỏc mụ t cụng vic

( ra c sn phm)
định nghĩa kế hoạch

kế hoạch cụng vic

34

33

Cỏc cỏch biu din WBS

Kt hp c hai danh sỏch (tt)


Sn phm (0.0)


Sn phm con A (1.0)

Sn phm con B (2.0)

Sn phm con B.1 (2.1)

Sn phm con C (3.0)



Biu din theo sn phm
Biu din theo trỡnh t
Biu din theo trỏch nhim

Sn phm con B.2 (2.2)

Mụ t B-1

u vo, X lớ (2.1.2), u ra

Mụ t
X lớ 1 (2.1.2.1)

Mụ t
X lớ 2 (2.1.2.2)
Vớ d WBS chi tit

Mụ t
X lớ 3 (2.1.2.3)

35
36

6


08/09/2012

Biểu diễn theo sản phẩm

Biểu diễn theo giai đoạn

Nhà mới

Nhà mới
0.0

1.0

1.1

Tủ bếp

1.2

Tầng 1

Phòng khách
2.0

Phòng bếp

Bàn ăn

0.0

Ánh sáng
2.1

Phòng ngủ
3.0

Trang trí
2.2

Salon

Tầng 2

1.0

Ghép sắt
1.1

2.3

2.0

Móng bê tông

Đổ móng
1.2

3.0

Tường
2.1

Xây gạch
2.1.1

Cửa

Trần
2.2

2.3

Trát
2.1.2

37

Làm thế nào để xây dựng WBS

Biểu diễn theo trách nhiệm
Nhà mới
0.0

Nề
Đồ gỗ

Điện

2.0

1.1

Cầu thang
1.2

Tường
2.1

Xây gạch
2.1.1

Trần

2.2



Tách các giai đoạn thành từng sản phẩm



Tách các sản phẩm thành từng công việc



Các công việc nhỏ dễ dàng ước tính và quản
lý hơn từng giai đoạn lớn



Các công việc cần:

3.0

1.0

Cửa

38

Bể nước
2.3

 Thường không nhỏ hơn 7 người/giờ làm việc
 Thường không nhiều hơn 70 người/giờ làm việc

Trát
2.1.2

 Thường không sử dụng nhiều hơn 2 nguồn

40

39

Các nội dung cần thiết cho WBS







Định hướng kết quả bàn giao
Trách nhiệm của một cá nhân
Có thời hạn đối với việc bắt đầu và kết thúc
Đơn vị công việc có thể quản lý được
Dễ hiểu
Có thể đo lường được

41

Các bước xây dựng WBS



Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện 1 nơi trong WBS



Tài liệu kèm theo để đảm bảo phạm vi



Nội dung công việc trong một mục WBS bằng tổng
các công việc dưới nó



WBS phải nhất quán với cách thực hiện công việc



Các thành viên nhóm DA phải tham gia xây dựng
WBS



Mỗi WBS nên có tài liệu đi kèm để đảm bảo phạm vi



WBS phải là công cụ linh hoạt để đáp ứng những
thay đổi

42

7


08/09/2012

Đánh giá một WBS tốt

Kiểm soát phiên bản của WBS


Mọi ô của Danh sách sản phẩm được thể hiện bằng
danh từ (và tính từ)

Nguyên tắc: không bao giờ nên vứt bỏ các
phiên bản trước, để còn biết được những
rắc rối nảy sinh do sự thay đổi.



Mọi ô của Danh sách công việc được thể hiện bằng
động từ và bổ ngữ.

Đôi khi có thể quyết định trở lại kế hoạch gốc
của mình.



Cần ghi ngày tháng cho từng phiên bản đánh

số hiệu phiên bản.



Mọi nhánh của WBS được chi tiết tới mức thấp nhất



Mọi ô của WBS được đánh số duy nhất.







Mọi công việc trong WBS, đều được xác định đầy
đủ



Đã được phản hồi và chấp thuận từ mọi người liên
đới đến WBS
44

43

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

Kiểm tra và kiểm soát phạm vi

yếu tố quy định phạm vi
rộng phạm vi
 Kiểm soát thay đổi
 Thay đổi kế hoạch
 Giảm thiểu mở rộng phạm vi
 Các

4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?

 Mở

4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án
4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown
4.4. Kiểm tra và kiểm soát phạm vi

45

46

Các yếu tố quy định phạm vi

Mở rộng phạm vi

định phạm vi là tài liệu dự án xác
định công việc tính đến hay không tính
đến trong dự án và gồm các yếu tố sau:

 Mở

rộng phạm vi là sự mở rộng phạm vi

của dự án do những thay đổi không được
phê duyệt hay quản lý, làm ảnh hưởng
đến chi phí, chất lượng, và/hoặc thời gian
của dự án
 Các dự án IT rất dễ bị thay đổi phạm vi.
 Ví dụ:

 Quy

Xác định giả định kỹ thuật và nghiệp vụ
Định nghĩa ràng buộc về tổ chức
Xác định sản phẩm, thời gian, kinh phí
Các nhân tố rủi ro
Các chỉ tiêu hoàn tất

47

48

8


08/09/2012

Kim soỏt thay i

V nguyờn tc

Kim

soỏt thay i l mt k thut dựng
m bo rng nhng thay i ó c
qun lý.



Cỏc thnh viờn tham gia d ỏn cn c
khuyn khớch i vi cỏc ti liu v s kin hay
cỏc thay i xut khi h nờu ra
Phn hi, hnh ng, tuyờn truyn nhanh chúng

Ti

sao d ỏn tht bi? 2 trong s nhng
lý do thụng thng nht i vi s tht
bi ca d ỏn:

gim ri ro.

Khụng nhn ra s thay i v s kin, v
Khụng qun lý hiu qu nhng vn ny



Cỏc thnh viờn ca nhúm cn hiu quy trỡnh
qun lý s thay i v s kin



Theo dừi ton din c yờu cu i vi vic

kim soỏt v truyn thụng
Bao gm tt c cỏc khon mc hin ti v ó hon

thin
49

50

Cỏc ngun to thay i

Cỏc tỏc nhõn gõy ra thay i


Khỏch hng



Cỏc c quan/n v liờn quan



T d ỏn



Ngi ti tr



Chớnh PM

v.v...

Các đánh giá
khác nhau của
ngời sử dụng

Các yêu cầu
mới và đa
ra những
khám phá

Kim tra
n v
module
tớch hp
Chp thun

Xuất hiện nhà
cung cấp phần
mềm mới
các tổ chức
bên ngoài

Các quyết định
về chính sách
và nghiệp vụ

chuyển đổi

Luật pháp

rà xét
kiểm soát
chất lợng

Lp trỡnh viờn
lm mn
chng trỡnh

các nguồn
cụ thể
của dự án

51

nh ngha thay i ca d ỏn:
Bt

52

Phõn loi thay i (3 loi)
Thay

i quan trng:

Phm vi

c hot ng no sau õy thay i:

Thay

i nh:

Kt qu bn giao

Thay

i mang tớnh sa cha/sa li:

Kin trỳc c bn
Chi phớ
Lch trỡnh

53

54

9


08/09/2012

Thay đổi quan trọng (lớn)

Thay đổi nhỏ



Lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và
những gì được xem là quan trọng cho dự án.
Làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án.



Không làm thay đổi kết quả chung cuộc của
dự án, nhưng có thể ảnh hưởng đến sự
thành công của dự án.



Ví dụ:



Ví dụ:
 Dự án xây nhà: Những phát sinh lặt vặt (từ phía

 Nhà tài trợ tuyên bố cắt giảm ngân sách (gây ra bởi

chủ nhà - khách hàng)

người tài trợ)

 Dự án làm phần mềm: Yêu cầu làm thêm một vài

 Yêu cầu bổ sung thêm một số tính năng của phần

module lập báo cáo (khách hàng đề nghị)

mềm (gây ra bởi khách hàng)

55

Thay đổi về sửa chữa/ sửa lỗi

56

Khác nhau giữa rủi ro và thay đổi



Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ
phải bổ sung hoặc khắc phục



Rủi ro: Tai hoạ, sự cố, biến cố đã được dự
phòng, lường trước



Ví dụ:



Thay đổi: Chênh lệch so với kế hoạch đã
được ghi trong tài liệu, thống nhất, cam kết



Kiểm soát thay đổi là: phát hiện, phân tích,
đánh giá và thực hiện những thay đổi liên
quan đến mô tả sản phẩm, lịch biểu, ngân
sách và yêu cầu chất lượng.

 Dự án xây nhà: Quên chưa đi dây điện thoại ngầm

trong tường, cần phải lắp thêm hệ thống dây điện nổi
(do PM hoặc tổ dự án đề nghị)
 Dự án xây dựng phần mềm: Quên chưa lên kế hoạch

huấn luyện cho người sử dụng trước khi bàn giao (do
khách hàng phát hiện ra)

57

58

Xem xét tác động của thay đổi

Xét xem thay đổi ưu tiên



Ảnh hưởng tới công việc, thời gian



Lập danh sách những thay đổi



Ảnh hưởng tới kinh phí





Ảnh hưởng tới con người: phải làm thêm
việc => phản ứng tiêu cực

Xác định mức độ ưu tiên: cao, thấp, rất thấp,
không cần phải thay đổi





Ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của dự
án

Từ đó có kế hoạch đáp ứng: người, thời
gian, tiền,...

59

60

10


08/09/2012

Nhật ký thay đổi

Thủ tục kiểm soát thay đổi
Ghi yêu cầu thay đổi

Phân tích yêu cầu thay
đổi

phân tích tác
động

Làm rõ yêu
cầu thay đổi

Nhất trí?

Lập lịch biểu
thực hiện

Ngày
tháng

Mô tả
thay

đổi

[1]

[2]

Phân
Mức
Người
tích ưu tiên
khởi
tác
đầu
động

Người
chịu
trách
nhiệm

Đồng
ý?

Ngày
hiệu
lực

[6]

[7]

[8]

thực hiện

[3]

[4]

[5]

Viết rõ lí do từ chối

Thông báo cho người yêu
cầu thay đổi

61

Quản lý thay đổi & sự kiện

08/09/2012

62

Quản lý thay đổi và sự kiện (tt)



Kế hoạch chất lượng có nêu rõ quy trình được sử
dụng cho việc quản lý thay đổi và sự kiện?



Có một cơ chế thống nhất đối với việc lập báo
cáo hiện trạng thay đổi và sự kiện như một phần
của chu kỳ kiểm soát dự án?



Quy trình có bao gồm quy chế điều chỉnh đối với
các khoản mục chưa được giải quyết?



Đây có là một cơ chế mà nhờ đó những thay đổi
hay sự kiện ban đầu được lưu ý trong quy trình?







63

Việc quản lý sự kiện và thay đổi là yếu tố chủ
yếu trong phạm vi kiểm soát dự án
Hệ thống quản lý thay đổi và sự kiện có thể
đóng vai trò chủ đạo trong việc truyền thông
dự án

Một hệ thống chính thống, hiệu quả không
yêu cầu quá nhiều chi phí quản lý hành
chính

64

Tổng kết


Quản lý phạm vi dự án là gì?


Phạm vi?



Các sản phẩm bàn giao

Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án
 Tạo cấu trúc Work Breakdown









Các phương pháp xây dựng WBS

Các kiểu WBS
Các bước xây dựng WBS
Đánh giá WBS

Kiểm tra và kiểm soát phạm vi


Thay đổi, nhận diện thay đổi, phân loại thay đổi



Quản lý thay đổi
65

11