Xây dựng thư viện điện tử và vấn đề số hoá tài liệu ở việt nam

Vài suy nghĩ về đảm bảo chất lượng thư viện trường đại học
1. Khái niệm đảm bảo chất lượng
* Theo tiêu chuẩn Việt Nam 5814. Đảm bảo chất lượng là toàn bộ hoạt
động có kế hoạch và hệ thống được tiến hành trong hệ chất lượng và
được chứng minh là đủ mức cần thiết để tạo sự tin tưởng thỏa đáng rằng
thực thể (đối tượng) sẽ thỏa mãn đầy đủ các yêu cầu chất lượng.
* Có quan niệm cho rằng “Đảm bảo chất lượng có nghĩa là đảm bảo một
mức chất lượng của sản phẩm, cho phép người tiêu dùng tin tưởng mua
và sử dụng nó trong một thời gian dài. Hơn nữa, sản phẩm đó phải thỏa
mãn hoàn toàn những yêu cầu của người tiêu dùng”.
* Trong sản xuất – kinh doanh, đảm bảo chất lượng bao gồm các yếu tố
bên trong và bên ngoài doanh nghiệp nhằm mục đích tạo lòng tin của
bản thân doanh nghiệp và khách hàng. Nó bao trùm từ các chính sách,
chiến lược kinh doanh, mô hình quản lý, kiểm tra, đến các hoạt động
nghiên cứu hoạch định, thiết kế cung ứng sản xuất.
Có nhiều quan niệm khác nhau về đảm bảo chất lượng, ở mỗi góc độ
nghiên cứu tác giả đưa các khái niệm khác nhau. Từ các khái niệm và


quan niệm trên ta nhận thấy bản chất của bảo đảm chất lượng là tạo lòng
tin cho khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Lợi ích mang lại từ việc thực hiện đảm bảo chất lượng là rất lớn. Nhờ áp
dụng tốt đảm bảo chất lượng mà các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp đã
đạt được rất nhiều thành công. Đó cũng chính là nguyên nhân làm cho
việc thực hiện đảm bảo chất lượng phổ biến và phát triển trên toàn thế
giới. Lợi ích tiêu biểu mà việc đảm bảo chất lượng mang lại cho các tổ
chức, đơn vị, doanh nghiệp như sau:
– Giúp nâng cao chất lượng và độ tin cậy của sản phẩm, giảm chi phí mở
rộng thị trường;
– Giúp kiểm soát được số lượng các sản phẩm kém chất lượng. Từ đó,
xác định được nguyên nhân và cách khắc phục các lỗi của sản phẩm;

– Giúp kiểm soát được sự biến động của chất lượng sản phẩm;
– Giúp nâng cao lòng tự trọng đối với khách hàng về mức chất lượng
sản phẩm đã đưa ra thị trường;


– Có nhiều khách hàng mới sẽ giúp tăng tốc độ phát triển của tổ chức,
đơn vị, doanh nghiệp, ổn định lao động, nâng cao thu nhập và tổ chức,
đơn vị, doanh nghiệp có thể đứng vững trên thị trường với chính sản
phẩm của mình;
– Giúp khách hàng có cái nhìn lạc quan đối với tổ chức, đơn vị, doanh
nghiệp, đồng thời thu hút được nhiều khách hàng mới.

2. Đảm bảo chất lượng thư viện
Trong hoạt động thư viện trường đại học gồm cộng đồng bạn đọc, cán
bộ quản lý và nhân viên thư viện. .” Khách hàng” của thư viện là “bạn
đọc“, “sản phẩm” của thư viện là các “dịch vụ” cung cấp thông tin,
thông qua quá trình phục vụ đáp ứng nhu cầu thông tin cho bạn đọc. Thư
viện thực hiện đảm bảo chất lượng bằng cách duy trì và nâng cao chất
lượng trong quá trình phục vụ và trong các hoạt động nghiệp vụ của thư
viện.
Đảm bảo chất lượng thư viện luôn có sự phối hợp của người quản lý và
nhân viên thư viện, giữa cấp trên và cấp dưới. Đảm bảo chất lượng thư


viện là quá trình xảy ra trước và trong khi thực hiện các hoạt động
nghiệp vụ và phục vụ, mối quan tâm của nó là phòng chống những sai
phạm có thể xẩy ra ngay từ bước đầu tiên, phòng ngừa sai sót bằng
những tiêu chuẩn, những định mức, quy định nghiêm ngặt để đảm bảo
không có sai sót, không có lỗi trong tất cả các chu trình, quy trình của
thư viện. Chất lượng được thiết kế trước và trong quá trình thực hiện,

như vậy để thực hiện đảm bảo chất lượng thư viện ngoài các tiêu chuẩn
(quy định) về cơ sở vật chất trang thiết bị, vốn tài liệu…, thì yếu tố còn
lại thuộc nhân viên thư viện bằng cách tuân thủ các chuẩn mực, các định
mức, các quy trình được đặt ra ngay từ đầu. Đảm bảo chất lượng thư
viện được thực hiện dựa trên ba nguyên tắc cơ bản sau đây:
Tiếp cận từ đầu với bạn đọc của thư viện nắm rõ những yêu cầu và
mong muốn của họ, điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng vì đó là cơ
sở để thư viện xây dựng các tiêu chuẩn, các quy trình phục vụ khoa học
đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của bạn đọc.
Tất cả nhân viên trong thư viện cùng tham gia ứng dụng triết lý “Bạn
đọc là trên hết”, mọi nhân viên thư viện đều quan tâm đến chất lượng và
đều có trách nhiệm liên quan đến chất lượng. Đảm bảo chất lượng thư


viện chỉ có thể thực hiện khi từng người, từng tổ nhóm, từng bộ phận
phối hợp với nhau một cách ăn ý nhịp nhàng và thống nhất.
Mọi bộ phận trong thư viện đều phải có trách nhiệm trong việc đảm bảo
chất lượng, điều này có nghĩa khi có vấn đề về chất lượng thì Ban giám
đốc và toàn thể nhân viên trong thư viện đều có trách nhiệm.
Trong xu thế quốc tế hóa và toàn cầu hóa hiện nay, đảm bảo chất lượng
giáo dục đang là chủ đề được quan tâm và thúc đẩy phát triển. Ở Việt
Nam đây là vấn đề đang được Chính phủ, Bộ GD&ĐT, cũng như nhiều
trường đại học quan tâm. Đặc biệt Bộ đã ban hành Bộ tiêu chuẩn đánh
giá chất lượng giáo dục đại học (QĐ 65/2007 ngày 1/11/2007), gồm 10
tiêu chuẩn và 61 tiêu chí, trong đó tiêu chuẩn 9 là tiêu chuẩn nói về thư
viện, trang thiết bị học tập, cơ sở vật chất khác: “Thư viện của trường
đại học có đầy đủ sách, giáo trình, tài liệu tham khảo tiếng Việt và
tiếng nước ngoài đáp ứng yêu cầu sử dụng của cán bộ, giảng viên và
người học. Có thư viện điện tử được nối mạng, phục vụ dạy, học và
nghiên cứu khoa học có hiệu quả”. Điều đó một lần nữa khẳng định vị

trí quan trọng của thư viện trong việc nâng cao chất lượng giáo dục
trong trường đại học.


Khi xem xét tiêu chuẩn về thư viện trong Bộ tiêu chuẩn đánh giá chất
lượng giáo dục trường đại học chúng ta thấy tiêu chuẩn còn quá chung
chung, định tính không định lượng vì vậy rất khó cho công tác đánh giá.
Tiêu chí đưa ra chưa chú ý tới chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư
viện, (lượt bạn đọc, vòng quay của tài liệu) đó mới là vấn đề cơ bản,
những vấn đề đó mới cho thấy giá trị của vốn tài liệu và hiệu quả phục
vụ của thư viện. Vì nếu đảm bảo về đầu sách cho một chuyên ngành đào
tạo nhưng vòng quay của tài liệu thấp, lượt bạn đọc đến thư viện thấp thì
vốn tài liệu có phong phú đến mức nào cũng không phát huy được giá
trị. Tiêu chí đưa ra không định lượng rõ ràng, cần có quy định rõ về đầu
giáo trình và tài liệu tham khảo cho từng chuyên ngành (tự nhiên, xã hội,
kỹ thuật). Bên cạnh đó các điều kiện về cơ sở vật chất trang thiết bị cũng
cần phải cụ thể hóa, ví dụ tỷ lệ máy tính trên tổng số bạn đọc, hay số tài
liệu điện tử cho mỗi chuyên ngành đào tạo là bao nhiêu? tỷ lệ chỗ ngồi
tại phòng đọc so với tổng số bạn đọc bao nhiêu là đạt tiêu chuẩn…
Ngoài ra còn phải có các tiêu chí thuộc về nghiệp vụ thư viện; như các
chuẩn về nghiệp vụ, các định mức lao động…Tất cả những vấn đề đó
đều cần được định lượng một cách rõ ràng, đó sẽ là căn cứ để cho các


nhà trường thực hiện đánh giá trong được chính xác khi thực hiện kiểm
định chất lượng giáo dục, đồng thời giúp cho thư viện trong các nhà
trường nhận diện chính xác về hiện trạng của thư viện, từ đó có kế hoạch
xây dựng và phát triển thư viện để đảm bảo chất lượng thư viện và đảm
bảo kiểm định chất lượng giáo dục đại học của nhà trường.
Đảm bảo chất lượng giáo dục trong mỗi trường đại học là mục tiêu tiên

quyết mà mỗi nhà trường đều quyết tâm thực hiện. Để cơ quan chức
năng, kiểm định đánh giá và công nhận chất lượng giáo dục trong mỗi
nhà trường thì đảm bảo chất lượng thư viện đã trở thành một tiêu chí
không thể thiếu. Đảm bảo chất lượng thư viện sẽ giúp thư viện phát huy
hết vai trò chức năng và nhiệm vụ, để công tác phục vụ đạt hiệu quả cao
nhất, đáp ứng và thỏa mãn cho mọi nhu cầu người dùng tin. Khi thư viện
phát huy hết vai trò chức năng sẽ góp phần tích cực vào việc nâng cao và
đảm bảo chất lượng đào tạo ở trường đại học.
Các yếu tố tác động đến quản lý thư viện trường đại học
Trong những năm gần đây vai trò của thư viện đại học Việt Nam đã và
đang được nhìn nhận như là một bộ phận cấu thành quan trọng của


trường đại học, góp phần thiết thực vào việc nâng cao chất lượng đào tạo
trong mỗi nhà trường, thư viện đại học đã trở thành điều kiện bắt buộc,
một trong những tiêu chí đánh giá chất lượng trường đại học, do vậy thư
viện trường đại học cần được quan tâm đầu tư mạnh mẽ về con người,
cơ sở vật chất, vốn tài liệu… và đặc biệt phải đổi mới trong công tác
quản lý. Để quản lý tốt thư viện thì việc nắm bắt các yếu tố tác động đến
công tác quản lý là hết sức cần thiết, và quan trọng.
Các yếu tố tác động đến quản lý thư viện gồm các yếu tố bên trong
và bên ngoài nhà trường.
PHẦN I
CÁC YẾU TỐ BÊN NGOÀI NHÀ TRƯỜNG
1.

Luật pháp chính sách

Cũng như các loại hình hoạt động xã hội khác quản lý thư viện bằng
pháp luật là một đặc trưng chung của các quốc gia trên thế giới. Nước ta

luật pháp được coi là công cụ dùng để bảo vệ lợi ích chính đáng của
nhân dân và mọi tầng lớp xã hội. Để luật pháp trở thành công cụ sắc bén


đối với việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp và trở thành ý chí chung cho mọi
người tự giác chấp hành nội dung của nó, chúng ta cần phải đẩy mạnh
công tác giáo dục pháp luật cũng như hình thành ý thức chấp hành pháp
luật trong mọi lĩnh vực cho công dân. Quản lý hành chính nhà nước về
thư viện được thực hiện khi chủ thể biết dựa vào nội dung của các văn
bản pháp quy để giải quyết các nhiệm vụ quản lý. Để phát triển sự
nghiệp thư viện đòi hỏi phải có một quyền lực đủ mạnh tham gia vào
tiến trình quản lý mới có thể làm cho hoạt động đó có được sự phát triển
bền vững, hợp quy luật và đạt tới mục tiêu đã định.
Theo quan điểm của Đảng và Nhà nước, phát triển sự nghiệp thư viện
“để xây dựng, bảo tồn, khai thác và sử dụng vốn tài liệu của thư viện:
đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu thông tin giải trí của nhân dân và
tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước về thư viện”. Do vậy chủ thể quản
lý cần có những khả năng cơ bản như biết phát huy vai trò tích cực của
yếu tố luật pháp, chính sách đồng thời biết làm hạn chế mọi sự vận dụng
sai lệch luật pháp, chính sách vào hoạt động quản lý trong thực tiễn, biết


tạo ra đầy đủ những cơ sở pháp lý cho việc thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ, và định hướng mục tiêu phát triển của thư viện.
2.

Cơ chế quản lý

Cơ chế quản lý được coi là nhân tố khách quan quy định nội dung của
các mối quan hệ giữa các cấp quản lý hành chính nhà nước về thư viện.

Theo cơ chế quản lý thư viện thì phân cấp quản lý được thực hiện là
nhằm mục đích làm cho hoạt động quản lý đạt hiệu quả tối đa và có tác
dụng nâng cao ý thức trách nhiệm cho chính người quản lý. Nếu sự phân
cấp quản lý không được xác định rõ ràng thì sẽ dẫn đến tình trạng vô
trách nhiệm, làm cho chủ thể quản lý khi thực hiện nhiệm vụ quản lý
không biết rõ nhiệm vụ, quyền hạn của mình trong công việc. Trước khi
tiến hành thực hiện nhiệm vụ quản lý, người quản lý phải biết rõ quyền
hạn, nhiệm vụ của mình, khi đó mọi nhiệm vụ của hoạt động quản lý sẽ
được chủ thể và đối tượng thực hiện tốt hơn. Trong quản lý thư viện các
trường đại học hiện nay vẫn còn tồn tại những yếu kém và bất cập (thư
viện một số trường đại học vẫn trực thuộc phòng đào tạo hoặc phòng
nghiên cứu khoa học…). Chúng ta cần phải tiến hành đổi mới cơ chế


quản lý mà đặc biệt phải biết chú trọng chỉ đạo việc nâng cao năng lực,
chất lượng và hiệu quả của hoạt động quản lý hành chính nhà nước đối
với thư viện. Đổi mới cơ chế quản lý nhằm mục đích phát huy tác dụng
tích cực, đồng thời tháo gỡ được mặt kìm hãm của cơ chế quản lý cũ, tạo
ra môi trường thuận lợi cho việc thực hiện mọi nhiệm vụ của hoạt động
quản lý, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ quản lý, phát huy sức
mạnh của tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các chủ thể cũng như đối
tượng trong quản lý thư viện.
3.

Môi trường tự nhiên xã hội

Sự phát triển bền vững của môi trường có tác dụng tạo điều kiện thuận
lợi cho hoạt động thư viện phát triển. Đồng thời, khi thư viện phát triển
bền vững góp phần mạnh mẽ vào việc nâng cao chất lượng đào tạo trong
mỗi nhà trường, sẽ trở thành nhân tố quan trọng thúc đẩy sự phát triển

của môi trường. Môi trường thực sự đã trở thành một yếu tố quan trọng
không thể tách rời quá trình quản lý thư viện. Việc xây dựng môi trường
thư viện đã được coi như một phần của kế hoạch đảm bảo chất lượng thư
viện. Việc phát huy ảnh hưởng tích cực của môi trường tự nhiên và xã


hội có tác dụng tạo ra được điều kiện thuận lợi đối với việc giải quyết
nhiệm vụ quản lý hoạt động của thư viện trong trường đại học. Mục đích
của việc phát huy tính tích cực của môi trường là để tạo ra được các thế
mạnh cũng như làm giảm thiểu tới mức tối đa những tác động bất thuận
có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp từ các yếu tố tự nhiên và xã hội
đến chất lượng hoạt động của thư viện. Chủ thể quản lý của thư viện
cần phải phối hợp với các bộ phận chức năng trong trường học, với địa
phương để kịp thời ngăn chặn những tác động và ảnh hưởng tiêu cực từ
môi trường, phát huy những tác động tích cực từ môi trường để phát
triển sự nghiệp thư viện.
4.

Sự phát triển của khoa học và công nghệ

Khoa học và công nghệ được coi là yếu tố quan trọng góp phần không
ngừng đảm bảo chất lượng của thư viện. Việc ứng dụng được những
thành tựu của khoa học công nghệ sẽ tạo điều kiện thuận lợi để từng
bước đảm bảo chất lượng hoạt động của thư viện. Muốn có được hiệu
suất cao trong quản lý thì chủ thể cần phải có năng lực tư duy sáng tạo
và biết vận dụng thành tựu của khoa học – công nghệ vào quá trình quản


lý. Sự tham gia của khoa học – công nghệ vào chu trình quản lý có tác
dụng làm cho việc giải quyết nhiệm vụ quản lý của chủ thể quản lý được

tiến hành thuận lợi và đạt hiệu quả cao hơn. Chủ thể quản lý cần tập
trung nghiên cứu và ứng dụng nhanh chóng những thành tựu của các
công nghệ hiện đại vào các hoạt động của thư viện. Mục 4 Điều 24 Pháp
lệnh thư viện đã nêu: “Tổ chức, quản lý hoạt động nghiên cứu, ứng dụng
thành tựu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thư viện”. Việc hiện đại
hóa được thư viện sẽ giúp cho việc xây dựng vốn tài liệu (tài liệu truyền
thống, tài liệu số), và việc cung cấp thông tin đạt hiệu quả cao góp phần
tích cực vào việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học
trong các trường đại học. Vì vậy cần tăng cường hơn nữa khả năng làm
chủ, tiếp thu, cải tiến các công nghệ, rút ngắn thời gian chuyển giao
công nghệ, sớm đưa thành tựu của nó vào ứng dụng trong các lĩnh vực
quản lý nói chung và quản lý thư viện nói riêng. “Nghiên cứu ứng dụng
thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến vào công tác thư viện, từng bước
hiện đại hóa thư viện”.
PHẦN II


CÁC YẾU TỐ BÊN TRONG
1.

Chất lượng cán bộ quản lý (CBQL) và cán bộ thư viên (CBTV)

Đội ngũ CBQL và CBTV giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức, quản
lý, điều hành các hoạt động của thư viện, vì vậy CBQL và CBTV phải
thường xuyên học tập, rèn luyện để nâng cao phẩm chất đạo đức, trình
độ chuyên môn, năng lực quản lý và trách nhiệm cá nhân. Mục 3 điều 24
Pháp lệnh thư viện đã nêu: “Đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chính
trị, văn hóa chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ những người làm công
tác thư viện”. Chỉ khi nào đội ngũ CBQL và CBTV có đầy đủ những
phẩm chất, năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm quản lý thì việc giải quyết

nhiệm vụ của hoạt động quản lý và chất lượng hoạt động của thư viện
mới đạt hiệu quả cao. Do đó công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, bồi
dưỡng trình độ chính trị cho đội ngũ CBQL và CBTV cần được quan
tâm và tiến hành thường xuyên.
2.

Chiến lược xây dựng và phát triển của nhà trường

Mỗi một trường đại học, dù là trường có lịch sử phát triển lâu đời hay
mới được thành lập, thì việc xây dựng chiến lược phát triển nhà trường
có vai trò hết sức quan trọng đối với sự thành bại của nhà trường. Để


đảm bảo thực hiện thắng lợi chiến lược xây dựng và phát triển nhà
trường, thì mỗi đơn vị trong trường phải xây dựng kế hoạch công tác
trong từng năm và chiến lược phát triển của đơn vị phù hợp với chiến
lược phát triển dài và ngắn hạn của nhà trường. Thư viện trong trường
đại học tương ứng như một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của nhà trường,
với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, với thế mạnh của thư
viện các trường đại học, thư viện các trường đại học đang phát huy một
cách hiệu quả vai trò và nhiệm vụ, góp phần tích cực vào việc nâng cao
chất lượng giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học, góp phần vào
việc đảm bảo chất lượng giáo dục trong trường đại học.
3.

Điều kiện cơ sở vật chất và việc ứng dụng công nghệ thông tin
vào hoạt động thư viện

Để xây dựng điều kiện, cơ sở vật chất cho các hoạt động nghiệp vụ và
hoạt động quản lý thư viện, chúng ta cần phải biết huy động mọi nguồn

lực phục vụ cho công tác quản lý, thực hiện quá trình chuẩn hóa, hiện
đại hóa thư viện. Từng bước chúng ta phải tiến hành trang bị đồng bộ và
đầy đủ các phương tiện vật chất và kỹ thuật bố trí hợp lý các yếu tố của


cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho công tác nghiệp vụ và quản lý. Từ
đó có thể sử dụng tối ưu sức mạnh của chúng để đảm bảo chất lượng thư
viện và nâng cao hiệu quả quản lý. Cương quyết không để tồn tại hiện
tượng là để cho các phương tiện vật chất, kỹ thuật nằm “chết” trong kho,
mà phải làm cho các chủ thể quản lý được thụ hưởng chất lượng thông
tin do chúng mang lại. Ngoài ra chúng ta còn phải chú ý đến vấn đề sử
dụng hợp lý và bảo vệ chúng, kéo dài tuổi thọ của thiết bị. Các cơ sở vật
chất, kỹ thuật đó được coi là tài sản quý phục vụ hiệu quả cho các hoạt
động nghiệp vụ và quản lý thư viện.
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh, nó mang lại thông tin
có giá trị cao cho hoạt động quản lý, và các hoạt động nghiệp vụ. Do vậy
việc ứng dụng thành tựu của công nghệ thông tin vào tổ chức, theo dõi,
kiểm tra, đánh giá quá trình cũng như kết quả hoạt động là một yếu tố
quan trọng để đảm bảo chất lượng thư viện. Có được cơ sở vật chất tốt là
điều kiện thuận lợi để hoạt động quản lý đạt hiệu quả theo đúng mục tiêu
đã đề ra của chủ thể quản lý.
4.

Vốn tài liệu của thư viện


Vốn tài liệu thư viện là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với
chức năng, loại hình và đặc điểm của từng thư viện, nhằm phục vụ cho
người đọc của chính thư viện hoặc các thư viện khác, được phản ánh
toàn diện trong bộ máy tra cứu, cũng như để bảo quản lâu dài trong suốt

thời gian được người đọc quan tâm. Tuỳ theo diện bổ sung có thể chia ra
vốn tài liệu tổng hợp, đa ngành, chuyên ngành, chuyên biệt.
Số và chất lượng vốn tài liệu của thư viện trường đại học ảnh hưởng
mạnh mẽ tới chất lượng hoạt động của thư viện, và tác động tới công tác
quản lý. Đặc biệt trong thế kỷ XXI khi mà các loại hình tài liệu có trong
thư viện hết sức phong phú và đa dạng, không chỉ có các xuất bản phẩm
truyền thống được in trên giấy mà tài liệu đã được xuất bản dưới dạng
điện tử, tài liệu được số hóa được lưu giữ trong các cơ sở dữ liệu. Thực
tiễn đó đòi hỏi CBQL phải thay đổi phương pháp quản lý để bảo quản,
lưu giữ và cung cấp thông tin một cách hiệu quả nhất. Xu hướng xây
dựng thư viện điện tử, thư viện số kết hợp với thư viện truyền thống là
xu hướng quan trọng nhất trong việc phát triển hiện đại và tự động hóa
thư viện trong các trường đại học


*/ KẾT LUẬN
Để quản lý thư viện đạt hiệu quả cao, bên cạnh những phẩm chất và
năng lực cần có của cán bộ quản lý thì việc nắm bắt các yếu tố tác động
tới công tác quản lý để phát huy triệt để những mặt tích cực và phòng
ngừa những mặt tiêu cực là hết sức quan trọng và hữu ích, có như vậy
công tác quản lý thư viện mới đạt hiệu quả cao, khi đó thư viện sẽ phát
huy hết vai trò, chức năng, làm thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc, góp phần
làm thay đổi phương pháp giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh
viên. Khi đó thư viện sẽ thực sự trở thành một lời giải cho bài toán về
chất lượng đào tạo trong các trường đại học.
Xây dựng thư viện điện tử và vấn đề số hoá tài liệu ở Việt Nam

Tóm tắt: Trình bày tiếp cận xây dựng thư viện điện tử (TVĐT). Xem xét khía cạnh c
TẠP CHÍ THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU Số 2/2005 ISSN 859-2929
ThS. Nguyễn Tiến Đức, Trung tâm Thông tin KHCN Quốc gia

Phát triển từ thư viện truyền thống thành TVĐT đang là xu hướng tất
yếu ở tất cả các nước. để xây dựng được một TVĐT theo đúng nghĩa,


cần có một số quan điểm thống nhất, có cách tiếp cận đúng và lựa chọn
những bước đi thích hợp. Trong bài báo này, chúng tôi luận bàn điều
kiện để xây dựng TVĐT ở Việt Nam.
I. Tiếp cận xây dựng Thư viện điện tử
Để xây dựng TVĐT, chúng ta cần quan tâm nhiều vấn đề mà nổi bật là 4
khía cạnh chủ yếu: Cấu trúc của TVĐT; Hạ tầng cơ sở kỹ thuật; Kho tư
liệu số hoá; Các vấn đề bảo quản, khai thác và bản quyền.
Dưới đây sẽ điểm qua vấn đề 1, 2 và sau đó tập trung vào vấn đề thứ 3.
Cấu trúc của Thư viện điện tử
Các TVĐT đều được bố trí trên “Giao diện web”, trên đó, ngoài
những vùng chung như: Giới thiệu về cơ quan, về hệ thống, về thư
viện; Hướng dẫn sử dụng và các công cụ trợ giúp thì phần chủ yếu là nội
dung, tức là “Tài nguyên thông tin”.
Phần thứ nhất của “Tài nguyên thông tin” thông thường là Danh
mục chủ đề/Directory. Phần này được cấu trúc theo trình tự từ chung


đến riêng, từ tổng quát đến chi tiết, từ ngoài vào trong theo thứ bậc, ví
dụ: Mảng/vấn đề lớn; Tiếp đó là các mục/vấn đề nhỏ; Mỗi mục này lại
chia nhỏ dần theo cấu trúc hình cây: Cây – cành; Cành –nhánh to;
Nhánh to –nhánh nhỏ; Nhánh nhỏ –nhánh nhỏ hơn… Cùng với các phân
chia này là các điểm liên kết: đảm bảo các mối quan hệ nhiều chiều giữa
các nhánh cũng như giữa nhánh với các cành. Cách tổ chức như vậy
nhằm tạo thuận tiện cho người dùng trong khai thác thông tin. Thông
thường trong TVĐT các xuất bản phẩm điện tử (tạp chí, bản tin, kỷ yếu
…) được bố trí sắp xếp theo kiểu này và để tìm kiếm tài liệu theo chủ đề

ta có thể “Click-Nháy” vào đề mục tương ứng tuần tự từ ngoài vào
trong. Nếu muốn tìm/truy cập nhanh tới tài liệu cần phải có sự hỗ trợ của
Máy tìm tin/Search engine thông qua các Lệnh tìm cụ thể,….
Trong TVĐT còn có phần “Tài nguyên” thứ hai – quan trọng hơn, đó là
các tổ hợp CSDL, biểu hiện Danh mục các CSDL, thường được sắp xếp
theo chủ đề hoặc theo vần chữ cái. Người dùng có thể tiếp cận tới các
CSDL này để khai thác thông tin theo các cấp độ khác nhau: từ thư mục
tới toàn văn; khai thác riêng rẽ từng CSDL hay khai thác theo Nhóm


CSDL,…. Mức độ khai thác đến đâu tuỳ thuộc vào khả năng của hệ
thống và đặc biệt là sự cho phép của cơ quan chủ quản, các lệ phí tương
ứng.
Thành phần thứ 3 trong TVĐT là phần Liên kết tới các nguồn tài
nguyên thông tin bên ngoài. đây là thế mạnh của TVĐT. Tuy nhiên,
mức độ và khả năng liên kết đến đâu phụ thuộc vào sự hợp tác với các
cơ quan khác và việc khai thác các tầng thông tin số hoá đó cũng có
những khác biệt. Chẳng hạn: có vùng/mảng thông tin được khai thác tự
do, miễn phí, nhưng có những vùng/CSDL phải có mật khẩu, phải trả
tiền,….
Như vậy, TVĐT không chỉ có một hệ thống mà có thể gồm nhiều hệ
khác nhau. Tuy nhiên, các tài nguyên thông tin, các CSDL đó liên kết
được với nhau trong một chế độ phục vụ thống nhất. Tức là khi được
yêu cầu, chúng xuất hiện đối với người dùng như thể chúng cùng
trong một hệ thống. để tích hợp được như vậy, chúng ta phải có
các chương trình phần mềm hỗ trợ, phải áp dụng các chuẩn nhất định


trong xử lý, trong quản trị, trong trao đổi dữ liệu cũng như phải có các
công cụ tìm kiếm (search engine), chuyển tải, lưu trữ thông tin,….

Tóm lại, cấu trúc của TVĐT thực chất là cấu trúc của một Trang Web có
liên kết đến các nguồn tin số hoá, trong đó quan trọng nhất là các CSDL
toàn văn, được tổ chức theo cấu trúc có khả năng đáp ứng cho việc khai
thác qua chế độ mạng on-line.
Vấn đề kỹ thuật, hạ tầng cơ sở và phần mềm TVĐT
Một TVĐT phải có hạ tầng cơ sở đủ mạnh, đó là:
–

Mạng Intranet có tốc độ kết nối nhanh với INTERNET;

–

Hệ thống máy chủ lớn thực hiện việc quản trị và các dịch vụ khác

nhau: Máy chủ Web, Máy chủ FPT, Mail, các Máy chủ lưu, bảo
trì dữ liệu; Máy chủ Firewall, Máy chủ cho các ứng dụng khác,….
–

Hệ thống máy trạm để cập nhật, khai thác thông tin;

–

Các thiết bị công nghệ chuyên dụng cho TVĐT: mã vạch, quản lý và

in thẻ, máy quét, máy sao CD,….


Về phần mềm: đến nay, trên thế giới có nhiều phần mềm phục vụ cho
việc xây dựng và phát triển TVĐT. Mỗi phần mềm đều có những ưu,
nhược điểm riêng nhưng thông thường một phần mềm khả dĩ phải

có các module chính của thư viện, như: Bổ sung; Biên mục; Quản
lý Kho; Phục vụ bạn đọc; Mục lục trực tuyến; Phân hệ lưu hành; Quản
lý tài liệu điện tử; Truy hồi và trình bày thông tin; Mượn liên thư viện;
Quản trị hệ thống.
Ngoài ra, để tổ chức TVĐT ta cũng cần có: Phần mềm Hệ thống: Hệ
điều hành và Hệ quản trị các CSDL; Phần mềm xuất bản điện tử, xuất
bản CD/ROM.
Theo ước tính, để trang bị các thiết bị nêu trên cũng như có phần mềm
TVĐT và tạo lập nội dungTVĐT ban đầu ta phải đầu tư khoảng
5-7 tỷ VND, thậm chí một số người cho rằng ít nhất phải đầu tư 1
triệu USD (16 tỷ VND) cho một TVĐT trung bình của một ngành/lĩnh
vực.


II. Tạo lập và phát triển Kho tư liệu số hoá- vấn đề trọng tâm trong xây
dựng TVĐT
Phần quan trọng nhất trong TVĐT chính là Kho tư liệu số hoá của bản
thân cơ quan thông tin/thư viện chủ quản. Có 3 cách để tạo lập Kho này,
đó là:
–

Tự tiến hành số hoá nguồn tư liệu trên giấy của Thư viện. Tức là

chuyển tài liệu hiện có sang dạng số bằng phương pháp quét hay nhập
lại thông tin từ bàn phím… đây là hướng phải đầu tư lớn, đầu tư liên tục
và tốn kém thời gian, tiền của, công sức;
–

Bổ sung/tích hợp nguồn tin điện tử thông qua việc mua, trao đổi tài

liệu điện tử đang được xuất bản (bản tin, tạp chí điện tử, các chế bản
điện tử trước khi in ra trên giấy). Chúng ta đều biết: hầu hết các ấn
phẩm hiện nay đều vừa xuất bản trên giấy vừa tồn tại dưới dạng điện tử
và nếu tận dụng được nguồn này, ta sẽ tiết kiệm được nhiều công sức,
thời gian;


–

Xây dựng các liên kết (tạo khả năng truy cập) đến các nguồn

tài liệu trên INTERNET, nhất là nguồn của các cơ quan có cùng diện
chuyên đề bao quát.
Tạo lập và phát triển Kho tài liệu số của riêng mỗi cơ quan thông tin/thư
viện là vấn đề lớn nhất trong xây dựng TVĐT. Công việc này đòi hỏi
phải đầu tư lớn và liên tục. để làm tốt công việc này, các cơ quan xây
dựng TVĐT cần có cách tiếp cận hợp lý, khả thi và kinh tế. Cụ thể là:
1. Nhất thiết phải lập kế hoạch sát sao và ưu tiên đầu tư cho việc thu
thập, xử lý và số hoá nguồn tin cơ bản, nguồn tin tiềm năng của riêng
mình. Coi đây là nhiệm vụ trọng tâm, thậm chí phải triển khai mạnh
trước khi bắt tay vào xây dựng TVĐT.
Nếu không có sự đi trước này, khi ta xây dựng xong hạ tầng mạng và có
các phần mềm Hệ thống, phần mềm TVĐT đầy đủ nhưng đến lúc đó cơ
quan vẫn không có hoặc có rất ít tài liệu số hoá của bản thân chắc chắn
TVĐT đó không thể phát huy được hiệu quả; và như vậy, không tương
xứng với kinh phí đầu tư nhiều tỷ đồng của Nhà nước.