Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động củavăn phòng Hội Liên hiệp phụ nữ TP Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Việt Nam đang bước vào giai đoạn đẩy mạnh cơng nghiệp hố - hiện
đại hố, với mục tiêu đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp
theo hướng hiện đại. Để thực hiện được mục tiêu này, cũng như là sự chuyển
đổi nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội
chủ nghĩa và hội nhập nền kinh tế thế giới. Trong những năm qua dưới sự lãnh
đạo của Đảng, Việt Nam đang từng bước tiến hành cải cách nền hành chính
trên các lĩnh vực. Đặc biệt là cải cách tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ cơng
chức hành chính. Việc đổi mới và hồn thiện phương thức tổ chức, điều hành
hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước giữ một vai trị hết sức quan
trọng, nó góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển kinh tế
- xã hội của đất nước. Đây được coi là một trong những chủ trương lớn của
Việt Nam trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia. Để thực hiện tốt
chủ trương này chúng ta không thể không ngừng cải tiến và hoàn thiện hoạt
động của các bộ phận chức năng đặc biệt là bộ phận văn phịng.
Văn phịng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu
cần của mỗi cơ quan. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để
giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo. Chính vì vậy việc xây
dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan cần đựơc quan tâm
đặc biệt. Tuy nhiên cho đến nay, vẫn cịn có những nhận thức chưa đầy đủ,
thống nhất về vai trị vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng như chưa
quan tâm đúng mức việc chăm lo xây dựng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
văn phịng, chỉ đạo cơng tác và tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò
tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan điều hành mọi cơng việc. Vì vậy, việc nghiên
cứu, đánh giá một cách đầy đủ thực trạng làm cơ sở đưa ra các giải pháp nhằm


nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Hội các cấp nói chung và văn
phịng Hội LHTN TP Hà Nội nói riêng là một vấn đề cơ bản và cấp thiết hiện
nay. Xuất phát từ tầm quan trọng của những vấn đề trên và sau 2 tháng thực tập
tại cơ quan em đã chọn đề tài "Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của

văn phòng Hội Liên hiệp phụ nữ TP Hà Nội" làm báo cáo thực tập của mình.


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI LHPN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN HỘI LHPN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của cơ quan có chức
năng tham mưu tổng hợp, giúp việc quản trị, hậu cần phục vụ cho việc điều
hành của lãnh đạo. Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan,
đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Văn
phịng cịn có cách hiểu khác là một hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, tổ
chức chính trị xã hội.
Như vậy có thể thấy về nội dung hoạt động của văn phòng là một loại hoạt
động nhằm đảm bảo thông tin, vật chất, kỹ thuật cho cơ quan, cho lãnh đạo. Về
hình thức văn phịng là một tập hợp có tổ chức, có trụ sở, có con người có
phương tiện vật chất.
Từ các cách hiểu trên về văn phịng ta có thể hiểu về văn phòng như sau:
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và
tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo
các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
1.1.Vị trí, chức năng của Văn phịng Hội LHTN TP Hà Nội
Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội (sau đấy gọi là văn phịng) là cơ quan
chun mơn thuộc Hội LHTN TP Hà Nội. Cũng như các văn phòng của cơ
quan khác, văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội có chức năng tham mưu tổng hợp
và chức năng hậu cần, tổ chức phục vụ trực tiếp mọi hoạt động, quản lý, chỉ
đạo và điều hành của Hội LHTN TP Hà Nội
Văn phịng có vai trị đảm bảo sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục,

sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan
tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương, giữ vững vai trò đầu mối trong


quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với cơ quan tổ chức khác và với nhân
dân.
1.2. Nhiệm vụ của Văn phịng
Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác bao gồm chương
trình kế hốch cơng tác năm, quý, tháng, tuần của Hội theo dõi, đôn đốc các
ban, ngành, thực hiện chương trình, chính sách pháp luật của Nhà nước.
Giúp chủ tịch, các phó chủ tịch Hội xem xét, giải quyết các công việc
thường xuyên thuộc thẩm quyền của Hội nhằm đảm bảo đúng chủ trương chính
sách pháp luật.
Phối hợp, theo dõi và đôn đốc các cơ quan chuyên môn, Hội trong việc
chuẩn bị các đề án, dự án được phân công; chịu trách nhiệm kiểm tra về quy
trình, hồ sơ thủ tục hành chính trước khi trình Hội phê chuẩn hoặc trình Đồn
xem xét, quyết định.
Tổ chức thu thập tiếp nhận và xử lý thông tin, đảm bảo phản ánh được
thường xuyên kịp thời chính xác tình hình các mặt cơng tác, diễn biến hoạt
động kinh tế - xã hội trên địa bàn quận, phục vụ đắc lực cho sự lãnh đạo và chỉ
đạo của chủ tịch Hội chuẩn bị các báo cáo định kỳ, đột xuất trình cấp trên theo
sự phân cơng của Hội.
Tổ chức tiếp dân, tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo. Trình lãnh đạo Hội
xem xét giải quyết đơn thư thuộc thẩm quyền của lãnh đạo, và chuyển đơn thư
đến các cơ quan khác giải quyết theo đúng thẩm quyền.
Giúp Hội quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản theo đúng trình tự,
thể thức và nội dung. Tổ chức hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất, phương
tiện làm việc cho hoạt động của quận. Đồng thời văn phòng còn thực hiện các
nhiệm vụ khác do Hội giao cho.
1.3. Nhiệm vụ của Văn phòng

Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác bao gồm chương
trình kế hốch cơng tác năm, q, tháng, tuần của Hội; theo dõi, đôn đốc các
ban, ngành, Hội thực hiện chương trình, chính sách pháp luật của Nhà nước.
Giúp chủ tịch, các phó chủ tịch Hội xem xét, giải quyết các công việc
thường xuyên thuộc thẩm quyền của Hội nhằm đảm bảo đúng chủ trương chính
sách pháp luật.
Phối hợp, theo dõi và đôn đốc các cơ quan chuyên môn, trong việc chuẩn
bị các đề án, dự án được phân công; chịu trách nhiệm kiểm tra về quy trình, hồ
sơ thủ tục hành chính trước khi trình Hội phê chuẩn hoặc trình Hội xem xét,
quyết định.
Tổ chức thu thập tiếp nhận và xử lý thông tin, đảm bảo phản ánh được
thường xun kịp thời chính xác tình hình các mặt công tác, diễn biến hoạt
động kinh tế - xã hội trên địa bàn quận, phục vụ đắc lực cho sự lãnh đạo và chỉ
đạo của chủ tịch Hội, chuẩn bị các báo cáo định kỳ, đột xuất trình cấp trên theo
sự phân công của Hội.
Tổ chức tiếp dân, tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo. Trình lãnh đạo Hội
xem xét giải quyết đơn thư thuộc thẩm quyền của lãnh đạo, và chuyển đơn thư
đến các cơ quan khác giải quyết theo đúng thẩm quyền.
Giúp Hội quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản theo đúng trình tự,
thể thức và nội dung. Tổ chức hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất, phương
tiện làm việc cho hoạt động của quận. Đồng thời văn phòng còn thực hiện các
nhiệm vụ khác do Hội giao cho.
2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
a. Cơ cấu của Văn phòng
Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội là cơ quan chun mơn có nhiệm vụ
tham mưu, tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành quản lý Nhà nước
trên các lĩnh vực cơng tác của Hội. Văn phịng chịu sự chỉ đạo trực tiếp, toàn
diện của Hội.

Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng; tổ chức văn phịng gồm có:
01 đồng chí Chánh văn phịng, 03 đồng chí phó văn phịng.
Chánh văn phịng là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước Hội
và toàn bộ hoạt động của văn phịng, Phó văn phịng giúp việc cho đồng chí
chánh văn phịng và chịu trách nhiệm trước chánh văn phịng về lĩnh vực cơng
tác được phân.
Chánh văn phịng và các phó văn phịng do chủ tịch Hội bổ nhiệm và miễn
nhiệm theo quy định hiện hành.
Các bộ phận cơng tác trong Văn phịng:
- Bộ phận tổng hợp
- Bộ phận quản trị - tài vụ
- Bộ phận văn thư - lưu trữ
- Bộ phận cải cách hành chính "một của"
- Tổng cơng nghệ thơng tin
b. Phân cơng trách nhiệm trong Văn phịng
Đồng chí Chánh văn phịng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các Nghị quyết,
Chỉ thị, Quyết định của Đảng, Nhà nước, Thành phố và của Quận ủy, HĐND,
Thành đoàn UBND quận. Trực tiếp chỉ đạo các cơng tác trọng tâm trọng điểm
của văn phịng, xây dựng chương trình cơng tác năm, q, tháng, tuần cho
thường trực Hội; chủ trì các cuộc họp tổng kết đánh giá công tác hàng tháng,
quý, nămvà nhiệm vụ trọng tâm, đột xuất của Văn phịng.
Trực tiếp phụ trách cơng tác tổ chức cán bộ, công tác thi đua khen thưởng,
công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, nhân viên của Văn phòng. Hội,
tham dự các cuộc họp giao ban giữa chủ tịch, các phó chủ tịch, các buổi làm
việc của thường trực Hội LHTN TP Hà Nội với cơ quan các cấp, với các
phòng, ban, ngành, các phường.

Chịu trách nhiệm về an toàn, an ninh trật tự của cơ quan và bảo vệ bí mật
thơng tin tài liệu của cơ quan.
Chánh Văn phòng ký các văn bản theo ủy quyền của thường trực HĐND,
Chủ tịch, Phó chủ tịch Hội. Bao gồm các văn bản hành chính thơng thường để
đôn đốc các ngành các cơ sở chuẩn bị các đề án, các văn bản trình Hội thực
hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị của Hội ký các báo cáo, thông báo về
công tác tổ chức cán bộ, tiền lương, khen thưởng, kỷ luật thuộc văn phòng gửi
cấp trên và các cấp, ngành.
Chánh văn phịng phân cơng các phó văn phịng giúp chánh văn phịng
thực hiện các nhiệm vụ trên, khi chánh văn phịng đi cơng tác ủy quyền cho
phó văn phịng giải quyết cơng việc của chánh văn Hội ĐND, UBND và Chánh
văn phịng về những cơng việc được giao; chịu trách nhiệm quản lý, điều hành,
kiểm tra giám sát, đánh giá kết quả công tác của các bộ phận, chun viên,
cơng chức, nhân viên văn phịng thuộc mình quản lý.
Có trách nhiệm tham gia với chánh văn phịng trong việc thực hiện nhiệm
vụ, kế hoạch cơng tác của văn phòng như: sắp xếp bộ máy, bố trí phân cơng
cán bộ, chế độ làm việc, sinh hoạt, học tập của văn phòng.
3. Các mối quan hệ của Văn phòng
Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội quan hệ chặt với văn phịng Thành
đồn. Mặt trận tổ quốc, các đồn thể trên cơ sở phối hợp xây dựng chương
trình làm việc, lịch công tác trao đổi cung cấp thông tin phục vụ sự lãnh đạo
thống nhất của Thành đoàn, Hội; phối hợp trong việc tổ chức xử lý công việc,
lịch hội họp bảo đảm cho hoạt động Thành uỷ, Hội thống nhất, khoa học có
hiệu quả.
Đối với các đơn vị phịng, ban, ngành, Văn phịng Hội có mối quan hệ
cơng tác để nắm bắt tình hình thơng tin hoạt động trên các lĩnh vực theo dõi,
đôn đốc việc thực hiện sự chỉ đạo lãnh đạo của Hội quận, phối hợp xây dựng
chương trình làm việc và chẩn bị nội dung các cuộc họp theo yêu cầu của lãnh
đạo. Tạo điều kiện, kinh phí cho các đơn vị khi đã được Chủ tịch, các phó chủ

tịch UBND quận duyệt, đồng thời kiểm tra việc chi tiêu theo qui định về nội
dung công việc của các đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước.
Đối với văn phòng Hội LPTN TP Hà nội văn phòng quận thường xuyên
quan hệ tiếp nhận thông tin và chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ cơng
tác văn phịng. Đồng thời thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ hoặc đột
xuất, phản ánh tình hình hoạt động thực hiện các nhiệm vụ của HĐND-UBND
và Văn phòng với Thành phố.
Đối với các Phường, Văn phòng hướng dẫn, trao đổi, thực hiện quy chế về
quản lý cơng tác văn phịng, tư pháp, công văn giấy tờ hồ sơ, tài liệu lưu trữ,
chế độ thông tin báo cáo bảo đảm sự phối hợp kịp thời thông suốt.
II.THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI LHTN TP
HÀ NỘI.
1. Những kết quả đã đạt được

a. Công tác thông tin tổng hợp
Năm 2008 công tác thơng tin tổng hợp của văn phịng Hội LHTN TP Hà
Nội đã đạt được những kết quả rất đáng khích lệ. Văn phịng đã cung cấp cho
lãnh đạo cơ quan những thông tin tư liệu cần để nghiên cứu, thảo luận, quyết
định những công việc đã đưa ra trong chương trình, kế hoạch cơng tác đã ban
hành của ủy ban.
Qua việc thu thập và xủ lý thông tin phản hồi văn phòng giúp cho lãnh đạo
cơ quan nắm bắt được tình hình phát triển kinh tế xã hội trên địa bàn tồn quận
nói riêng và trên tồn thành phố nói chung. Nắm bắt được dư luận của cán bộ
cơng chức, nhân dân và các cơ quan đơn vị, ban ngành đóng trên địa bàn quận
về các quyết định đã ban hành của Quận ủy về những khó khăn, vướng mắc khi
thực hiện những công việc được giao. Giúp cho những ý kiến đóng góp, kiến
nghị của bà con nhân dân đến được với lãnh đạo cơ quan để có biện pháp giải
quyết một cách kịp thời, thỏa đáng cho nhân dân.
Thanh Xuân là một trong những quận lớn và lại mới được thành lập cho

lên hàng ngày hàng tuần có một khối lượng lớn cơng văn giấy tờ, thơng tin gửi


đến cơ quan. Với chức năng làm trung tâm thông tin tổng hợp nối liền kênh
thông tin và các nguồn tin trong hệ thống thông tin với lãnh đạo ủy ban, văn
phịng có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận, thu thập và xử lý tổng hợp các thông
tin để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trương,
biện pháp nhằm thực hiện chức năng nhịêm vụ của cơ quan.
Bộ phận thông tin tổng hợp cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ
công tác; đã chú trọng làm tốt công tác tổng hợp tình hình, xây dựng dự thảo
các báo cáo kết quả thực hiện kinh tế - xã hội tháng, quý và các báo cáo đột
xuất khác phục vụ cho công tác giao ban, công tác chỉ đạo điều hành của lãnh
đạo Hội, báo cáo tổng kết công tác năm đúng tiến độ thời gian quy định. Các
loại văn bản, chương trình công tác tuần của lãnh đạo quận, lịch hội họp của
Hội và của đơn vị văn phòng, chất lượng văn bản từng bước được nâng cao và
đạt yêu cầu đặt ra.
Trong năm vừa qua lãnh đạo quận đã có sự quan tâm đầu tư trang thiết bị
cho văn phòng để thực hiện tốt công tác thông tin tổng hợp như máy tính nối
mạng, máy in, điện thoại, fax, máy photocopy siêu tốc..
Phương hướng công tác tham mưu tổng hợp trong thời gian tới.
Tập trung làm tốt công tác tham mưu giúp lãnh đạo Hội xây dựng chương
trình cơng tác và tổ chức theo dõi giúp lãnh đạo Hội chỉ đạo điều hành thực
hiện nhiệm vụ xây dựng, triển khai thực hiện chương trình phát triển kinh tế và
đề án phát triển mạng lưới dịch vụ năm 2005 - 2010.
Thực hiện tốt chế độ báo cáo, cung cấp thông tin; nâng cao chất lượng báo
cáo, phản ánh tình hình, thực hiện nhiệm vụ công tác trọng tâm, đột xuất phục
vụ sự chỉ đạo điều hành của quận và Thành phố.
Chủ động thực hiện việc bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên
môn cho cán bộ làm công tác thông tin tổng hợp.
b. Công tác văn thư-lưu trữ.

Công tác văn thư-lưu trữ là tồn bộ q trình quản lý văn bản phục vụ cho
yêu cầu quản lý cơ quan. Các văn bản đến văn bản đi, các loại công văn giấy tờ


đều được bộ phận văn thư quản lý, phân lọai gửi theo đúng địa chỉ, đúng người
có trách nhiệm xử lý giải quyết công việc.
Công tác văn thư- lưu trữ tại Hội LHTN TP Hà Nội trong những năm qua
đã luôn hoạt động đạt kết quả cao. Mặc dù bộ phận này chỉ có 2 người nhưng
cơng việc ln được đảm bảo, tất cả các lọai văn bản, công văn, văn bản đến,
văn bản đi đều được phân loại, kiểm tra gửi đúng địa chỉ, đúng người có trách
nhiệm xử lý giải quyết cơng việc.
Văn phịng Hội LHTN Thành Phố Hà Nội đã áp dụng công nghệ thông tin
vào quản lý văn bản, các phần mềm về văn thư lưu trữ đã được ứng dụng mang
lại hiệu quả cao trong q trình hoạt động, giúp cho áp lực cơng việc lên các
thủ thư giảm đi.
Trong những năm qua bộ phận thủ thư đã hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý
cập nhật công văn giấy tờ, đi, đến, tổ chức lưu trữ có hệ thống đảm bảo đúng
quy trình, quy định, có dấu ngày tháng đi, đến, sổ lưu, đơn vị nhận chuyển văn
bản kịp thời. Tư ngày bộ phận văn thư-lưu trữ 01/01/2008 đến hết ngày
31/03/2009 đã tiếp nhận 5273 lượt công văn đến cụ thể: Trung ương 146 lượt
văn bản, UBND Thành phố và các Sở, Ban, ngành 2306 lượt, cơng văn của các
Phịng,Ban,đơn vị thuộc Thành đồn 530 lượt.Đã phát hành tổng số 7921 lượt
trong đó có:Quyết định 4065 lượt,báo cáo 204 lượt, Công văn 1765; thông báo
627; kế hoạch 120 và tờ trình 63. Làm thủ tục phát hành hàng nghìn văn bản,
đánh máy in sao chụp hàng vạn trang tài liệu.
Các quy trình theo dõi, xử lý văn bản đến và phát hành văn bản đi được
thực hiện qua hệ thống mạng tin học. Mặc dù khối lượng công việc nhiều và
ngày càng tăng, nhưng với tinh thần nhiệt tình, hăng say, ý thức trách nhiệm
cao của mỗi cán bộ, nhân viên nên đã hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh
chóng chính xác đúng thời gian quy định. Công tác quản lý con dấu được thực

hiện nghiêm túc theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ - CP của Chính phủ.
Cơng tác lưu trữ tài liệu trong những năm qua cũng được đặc biệt quan
tâm và trú trọng. Tài liệu hồ sơ được bảo quản một cách ngăn lắp khoa học,


gọn gàng. Mặc dù các kho lưu trữ không phải là các kho chuyên dụng song các
tài liệu vẫn được bảo quản một cách an tồn khơng mục nát, mối mọt, ẩm mốc.
Các hồ sơ về cán bộ công chức đã được tổng hợp, sắp xếp lần lượt theo thứ tự
và đánh số từ 01, ngồi ra trên hộp cịn dán nhãn đề rõ tên phòng, số đơn vị bảo
quản, thời hạn bảo quản theo mức độ quan trọng.
Tại bộ phận này ý thức bảo mật luôn được củng cố, bổ xung. Qua kiểm tra
cơng tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong Hội vào ngày 20/10/2007 của Văn
phòng UBND Thành phố và Công an Thành phố Hà Nội bước đầu đã đánh giá
tốt về công tác thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước của cán bộ cơng chức, viên
chức Hội. Trong đó có phần đóng góp rất quan trọng của Bộ phận văn thư lưu
trữ.
c. Công tác quản trị - Tài vụ
- Công tác tổ chức hội nghị.
Công tác tổ chức hội nghị, hội họp là một trong những hoạt động không
thể thiếu được của bất kỳ một cơ quan, đơn vị, tổ chức nào. Đối với Hội LHTN
Thành phố Hà Nội thì hội họp là một trong những hoạt động rất quan trọng đã
được ghi rõ trong qui chế làm việc của Hội. Hội họp giúp lãnh đạo có thể phổ
biến những nhiệm vụ cơng tác, chương trình kế hoạch và bàn bạc tháo gỡ
những khó khăn, phổ biến những quan điểm mới về một vấn đề lĩnh vực quan
trọng liên quan đến sự phát triển kinh tế xã hội và an ninh quốc phòng của quận
trong thời gian trước mắt cũng như lâu dài. Hàng năm quận đều tổ chức các hội
nghị, các cuộc họp tổng kết tình hình hoạt động năm hoặc để thơng qua các
quyết định, tư vấn, góp ý kiến của tồn bộ cán bộ công chức.
Để tổ chức thành công các hội nghị, các cuộc họp Văn phịng phải có sự
chuẩn bị đầy đủ về điều kiện cơ sở vật chất như bàn ghế, hội trường, giấy mời,

nước uống cho lãnh đạo, khách mời và cán bộ, nhân viên tham dự cuộc họp.
Cơng việc cuối cùng là văn phịng phải có nhiệm vụ thanh quyết toán các
khoản chi tiêu và tiến hành lập hồ sơ đưa vào lưu trữ để báo cáo với thủ trưởng
cơ quan cũng như thuận tiện cho công tác kiểm tra sau này.


- Công tác tài vụ
Trong năm qua công tác tài vụ đã hoàn thành tốt nhiệm vụ phục vụ cho
hoạt động của Hội và các đoàn thể, thực hiện tốt các qui định chi tiêu hành
chính, hướng dẫn các đơn vị phối hợp thực hiện hồn thành tốt cơng tác tài vụ
văn phòng, đồng thời cũng là của cơ quan Hội. Có mối quan hệ tốt với các đơn
vị, phịng ban chức năng như Kho bạc, Phịng Tài chính, khơng để xảy ra nhầm
lẫn, làm tốt công tác kiểm kho, quỹ quản lý tài sản chặt chẽ thường xuyên.
- Bộ phận phục vụ
Năm qua Bộ phận phục vụ đã bám sát lịch hội, họp, làm tốt công tác phục
vụ, lễ tiết tác phong thái độ có những chuyển biến tốt đẹp, ln nhiệt tình trong
cơng việc. Cơng tác vệ sinh trong cơ quan và vệ sinh các phòng, ban các phịng
họp thường xun được duy trì đảm bảo vệ sinh sạch sẽ trước giờ làm việc.
Bếp ăn tập thể tiếp tục được duy trì, đảm bảo tốt vệ sinh an tồn thực
phẩm.
Hiện nay Văn phịng Hội có nhiều biện pháp tăng cường công tác quản trịNội vụ, chăm lo chuẩn bị các điều kiện vật chất hậu cần, cộng với sự nhiệt tình,
chu đáo của các nhân viên làm cơng tác phục vụ đã tạo ra một không gian làm
việc của cơ quan tương đối khoa học, hợp lý, các phịng ban được sắp xếp gọn
gàng, ngăn lắp, khơng gian làm việc ln được giữ trong lành thống mát và
sạch đẹp.
- Bộ phận lái xe
Hội LHTN TP Hà Nội có nhu cầu đi lại, giao tiếp tương đối lớn. Bởi vậy
bộ phận lái xe có vai trị quan trọng trong việc bảo đảm phương tiện, vật chất
và con người phục vụ chu đáo các đợt đi công tác, dự hội nghị của lãnh đạo cơ
quan, cũng như những buổi đi tham quan du lịch của Cán bộ, Công chức trong

UBND quận.
Riêng trong năm 2009 và 4 tháng đầu năm 2010, bộ phận lái xe đã vận
hành hàng vạn km, tinh thần phục vụ của nhân viên lái xe rất nhiệt tình có trách
nhiệm cao đối với cơng việc đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Bộ phận này luôn


chấp hành nghiêm chỉnh quy chế sử dụng và quản lý xe cũng như đảm bảo an
toàn tuyệt đối cho cán bộ lãnh đạo.
- Công tác bảo vệ
Hội LHTN TP Hà Nội là cơ quan hành chính có quy mơ khá lớn và quan
hệ ngoại giao rộng, nên lượng khách và công dân tổ chức đến làm việc hàng
ngày trong cơ quan tương đối nhiều. Do vậy mà công tác bảo vệ cơ quan luôn
được quan tâm đặc biệt nhằm bảo vệ tài sản cơng và sự an tồn của Cán bộ,
Công chức cũng như khách ra vào cơ quan.
Hiện nay tổ bảo vệ của cơ quan có 06 người làm việc theo ca, mỗi ca có ít
nhất là 02 người bảo vệ ở cổng trước và cổng phụ của cơ quan, lịch trực là
24/24 giờ mỗi ngày.
Tổ bảo vệ thường xuyên được tập huấn nâng cao trình độ chuyên mơn và
tập huấn nâng cao trình độ phịng cháy chữa cháy để đảm bảo an tồn của cơ
quan.
d. Cơng tác cải cách hành chính.
Văn phịng Hội LHTN TP Hà Nội là một đầu mối tập hợp, xử lý thông tin
phục vụ công tác chỉ đạo điều hành hoạt động quản lý hành chính của lãnh đạo
Hội theo thẩm quyền. Cơng tác cải cách hành chính theo cơ chế "Một cửa" thực
tế đã được triển khai thực hiện tại Hội từ tháng 4 năm 2002 và phòng Tư pháp
được giao nhiệm vụ chính; cơng việc chủ yếu là tiếp nhận xử lý, giải quyết một
số thủ tục về: chứng thực sao y bản chính, hộ tịch, thế chấp,Thực hiện Quyết
định số 64/QĐ-UB của Hội về việc thành lập 10 phòng chuyên môn tại Hội,
huyện thuộc Thành phố Hà Nội. Năm 2009, phịng Tư pháp quận giải thể, bộ
Hội; nhiệm vụ cơng tác cải cách hành chính theo cơ chế "Một cửa" tại quận

được giao về Văn phòng Hội đảm trách đến nay. Công tác triển khai thực hiện
công tác cải cách hành chính theo mơ hình “Một cửa” tại quận từng bước đi
vào nề nếp tạo tiền đề để tiến hành cải cách hành chính đồng bộ, có hiệu quả.
e. Kiểm tra hoạt động của Văn phòng


Kiểm tra hoạt động của văn phòng là sự đo lường và chấn chỉnh để đảm
bảo cho các hoạt động diễn ra theo đúng trình tự, thủ tục, đúng kế hoạch đã
duyệt. Đối với văn phịng Hội thì cơng tác kiểm tra hoạt động của các phịng
ban ngành ln được các lãnh đạo rất quan tâm. Với chức năng tham mưu tổng
hợp văn phịng Hội đã thực hiện cơng tác kiểm tra tương đối tốt, có hiệu quả
đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo Hội.
Kiểm tra hoạt động văn phòng của quận chính là kiểm tra việc thực hiện
các quy định, ý kiến chỉ đạo của Hội để công tác kiểm tra đạt kết quả cao. Văn
phòng đã xây dựng kế hoạch phối hợp với các phòng ban tiến hành kiểm tra
việc thi hành các quyết định, chỉ thị tại các phòng ban ngành, Hội các phường
nhằm phát hiện đề xuất biện pháp tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc của
ngành cơ sở.
Thông qua công tác kiểm tra mà văn phịng đã khắc phục được những
thiếu sót trong hoạt động của các phòng ban, tổ chức sắp xếp một cách có khoa
học hoạt động của các phịng, ban, ngành. Tiến hành rà soát và sửa chữa một số
nội dung tại các quyết định chỉ thị đã ban hành cho phù hợp với chủ trương
chính sách mới và tình hình thực tế. Cùng với công tác kiểm tra hiện nay Hội
đã thực hiện chế độ báo cáo tương đối đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng
các yêu cầu tạo điều kiện sửa chữa kịp thời các sai lệch. Thực tế công tác công
tác kiểm tra cùng chế độ báo cáo có vai trị quan trọng hàng đầu trong việc lãnh
đạo văn phòng, điều hành quản lý của Hội phát hiện mọi sai xót dù là nhỏ nhất
để kịp thời điều chỉnh nhiệm vụ tổng hợp và điều chỉnh các hoạt động của văn
phịng.
Cơng tác kiểm tra hoạt động của văn phòng Hội thường diễn ra ở các mặt

như: Kiểm tra người thực hiện quy định, quy chế làm việc; kiểm tra việc quản
lý và sử dụng các cơ sở vật chất, tài sản cơng và nguồn tài chính, trong đó hoạt
động kiểm tra về hoạt động, quy trình, nội dung, thể thức ban hành các văn bản
có vai trị vơ cùng quan trọng. Kiểm tra quá trình giải quyết, ban hành các loại
văn bản ở văn phòng Hội đã giúp cho việc nâng cao hiệu lực hiệu quả quản lý
của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo Uỷ ban.


Nhìn chung, cơng tác kiểm tra hoạt động văn phịng Hội đã được thực
hiện nghiêm chỉnh, thường xuyên. Bên cạnh với cơng tác kiểm tra hoạt động
của văn phịng thì công tác khen thưởng, kỷ luật cũng được đề cao. Văn phịng
ln chú trọng tới cơng tác thi đua khen thưởng, kỷ luật nhằm tạo động lực tích
cực, đồn kết, gắn bó đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức trong cơ quan cũng
như phát huy hết khả năng của Cán bộ, Cơng chức vào trong q trình giải
quyết nhiệm vụ được giao.
2. Những hạn chế trong văn phịng

a. Cơng tác thông tin tổng hợp
Trong những năm qua công tác thông tin tổng hợp của Hội LHTN TP Hà
Nội đã đạt được những kết quả to lớn góp phần cung cấp đầy đủ thông tin tư
liệu một cách tương đối chính xác kịp thời cho sự điều hành chỉ đạo công việc
của lãnh đạo Hội.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được thì cơng tác thơng tin tổng
hợp vẫn cịn có một số điểm hạn chế cần phải khắc phục.
Nhận thức của Cán bộ, Công chức trong cơ quan về vai trị, vị trí của cơng
tác thơng tin tổng hợp cịn hạn chế mặc dù đã có những lớp tập huấn, bồi
dưỡng nghiệp vụ nhưng vẫn có một số đồng chí cịn xem nhẹ, chưa có cái nhìn
đúng đắn về công tác này.
Chất lượng của các thông tin cung cấp cho lãnh đạo cịn hạn chế, vẫn
mang tính chất chung chung, khơng sát với tình hình và điều kiện mới.

Độ nhanh nhạy và kịp thời của các Cán bộ, Công chức làm công tác
thông tin tổng hợp vẫn còn hạn chế, chưa sáng tạo trong cách tiếp nhận và xử
lý thơng tin.
Bên cạnh đó cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác thu thập, xủ lý
thơng tin cịn lạc hậu, chưa đáp ứng được sự phát triển của khoa học kỹ thuật
và điều kiện thực tế đặt ra. Để công tác thông tin tổng hợp đạt kết quả cao, đưa
ra được những thơng tin chính xác, kịp thời thì trong thời gian tới UBND cần


quan tâm hơn nữa về phát triển đội ngũ Cán bộ, Công chức và tăng cường trang
bị cơ sở vật chất hiện đại cho phịng này.
b. Cơng tác văn thư - lưu trữ
Công tác văn thư lưu trữ tại Hội LHTN TP Hà Nội trong những năm gần
đây đã thực hiện được một số nội dung công việc và đạt được những kết quả to
lớn góp phần bảo mật tài liệu, thông tin, cung cấp đầy đủ thông tin, tư liệu một
cách chính xác kịp thời cho sự điều hành của lãnh đạo.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì phịng văn thư- lưu trữ vẫn cịn
những mặt hạn chế sau:
Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư tại quận cịn mỏng, trình độ cịn hạn
chế, về nhận thức thì vẫn cịn xem nhẹ và cịn chưa có cái nhìn đúng đắn về
cơng tác này. Bởi vậy dẫn đến công tác tổ chức bộ máy và biên chế cán bộ cho
phòng còn một số điểm chưa phù hợp như: Cán bộ công chức không đúng
chuyên ngành làm công tác văn thư lưu trữ, trình độ về tin học và cơng nghệ
thơng tin cịn hạn chế.
Việc xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ và
thực hiện kế hoạch tuy đã được chú trọng hơn nhưng vẫn chưa được làm
thường xuyên.
Cùng với nhân tố con người thì nhân tố cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ
cho công tác lưu trữ. Cơ sở vất chất còn lạc hậu, cũ kỹ, đồng thời với nó là kho
chứa cịn nhiều bất cập đó là khơng phải các kho chứa chuyên dụng, không đủ

các điều kiện về độ thống mát, khơ và rộng rãi . Việc xây dựng kế hoạch chi
tiết, dự toán và cung cấp kinh phí cho việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu
trữ chưa được quan tâm đúng mức.
Tại Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội công tác kiểm tra, đôn đốc và chế
độ báo cáo chưa được thường xuyên nên tiến độ thực hiện một số cơng việc
cịn chậm làm ảnh hưởng đến công tác, chỉ đạo điều hành của các cấp lãnh đạo.
Đặc biệt chế độ báo cáo, thông tin giữa văn phòng với các cơ quan vẫn còn một
số hạnh chế nhất định, sự phối hợp sử lý và giải quyết công việc chưa được


chặt chẽ, công văn giấy tờ ngày càng nhiều; trong khi đó cơng tác giải quyết
đơn thư có lúc cịn chậm trễ tình trạng đơn thư vượt cấp cịn nhiều.
Cơng tác soạn thảo văn bản tại cơ quan còn nhiều sai phạm nhưng chưa
được chấn chỉnh kịp thời. Từ đó dẫn đến có những văn bản sai về thể thức, nội
dung chưa phù hợp với quy định làm cho tính hiệu lực hiệu quả của các quyết
định quản lý của lãnh đạo bị giảm sút.
Công tác nghiên cứu, tham mưu tổng hợp của văn phòng chất lượng chưa
cao, chưa nhạy bén với tình hình và khơng chủ động trong q trình làm việc.
Một số cán bộ cơng chức chưa chủ động lắm bắt thơng tin, phản ánh kịp thời
những khó khăn vướng mắc của cơ sở để báo cáo, đề xuất biện pháp tháo gỡ.
Trong quá trình hoạt động một số phịng, ban cịn chậm trong cơng tác
triển khai nhiệm vụ được giao, cịn thiếu tính nhiệt tình, làm việc mang tính
chiếu lệ đối phó làm ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động chung của văn phòng.
c. Cải cách hành chính
Cơng tác cải cách hành chính trong những năm qua tại Hội đã đạt được
những kết quả nhất định trên các lĩnh vực về thủ tục nhà đất, cấp phép xây
dựng, thủ tục hành chính cơng chứng, chứng thực.
Bên cạnh đó, do việc thực hiện cơ chế "một cửa" sẽ động chạm đến quyền
lợi của một số khơng ít cán bộ công chức, nên việc giải quyết khiếu nại, tố cáo,
đơn thư nhiều khi khơng khách quan, trung thực chính xác kịp thời.

Đội ngũ cán bộ công chức làm việc tại phịng về chun mơn nghiệp vụ
cịn hạn chế, tác phong làm việc có lúc chưa nghiêm, chưa sử dụng đúng trang
phục, thẻ được trang bị.
Chất lượng, kết quả thủ tục hành chính chưa được đồng đều, quy trình
chưa rút gọn giảm thời gian qui định, thái độ giao tiếp, giải quyết các thủ tục
hành chính cịn có việc chưa linh hoạt. Thời gian trực tiếp dân, giờ làm việc có
lúc chưa được đảm bảo, việc quy định số buổi làm việc và tiếp nhận hồ sơ
trong tuần chưa hợp lý, có những lĩnh vực cịn nhiều bức xúc và khối lượng
đơn thư nhiều nhưng chỉ có một buổi trên một tuần do vậy mà không thể làm


hết được khối lượng công việc, cũng như nguyện vọng của nhân dân. Trong khi
đó có những lĩnh vực có rất ít hồ sơ giấy tờ, ít kiến nghị nhưng cũng được sắp
xếp một buổi dẫn tới thời gian làm việc bị dư thừa lãng phí. Bên cạnh đó là
việc hạn chế số lượng hồ sơ giấy tờ đến làm thủ tục đã mang lại khơng ít khó
khăn cho người dân.
Việc phối hợp giữa các phịng ban có việc, có thời điểm chưa thống nhất
và đảm bảo qui trình, chưa bố trí thời gian để cơng chức, viên chức đi trao đổi
với các quận, huyện làm tốt. Công tác chỉ đạo kiểm tra của ban chỉ đạo cải cách
hành chính quận chưa thường xuyên, một số văn bản hướng dẫn chưa kịp thời
nên việc giải quyết còn lúng túng, bị động.
d. Một số công tác khác
Công tác công nghệ thông tin phục vụ cho cơng tác chun mơn cịn chậm
chưa đáp ứng yêu cầu, chưa tổng hợp, báo cáo đề xuất kịp thời những công
việc cần tập trung giải quyết. Đội ngũ cán bộ cơng nghệ thơng tin cịn yếu kém
về khả năng tổng hợp văn bản và tham gia xấy dựng văn bản.
Công tác bảo vệ, lái xe. Bảo vệ có lúc cịn chưa nghiêm, nhất là thực hiện
mặc trang phục trong khi làm nhiệm vụ, bỏ vị trí, quan hệ với khách đôi khi
chưa mềm dẻo. Lái xe có lúc cịn bỏ vị trí khơng ở cơ quan phải tìm gọi đơi khi
điều động. Thái độ có lúc chưa khiêm tốn, chưa có ý thức bảo vệ tài sản công.

Công tác phục vụ vệ sinh. Công tác phục vụ vệ sinh cịn chưa nhiệt tình,
vệ sinh trong cơ quan còn nhiều chỗ chưa thật sạch và đảm bảo vệ sinh nhất là
các khu vực tầng 1 và tầng 5, khn viên của ủy ban đơi khi cịn chưa được
quét rọn sạch đẹp.
3. Nguyên nhân của những hạn chế trên.
Do số cán bộ, cơng chức trong văn phịng cịn thiếu; cịn chưa chủ động
sáng tạo trong giải quyết cơng việc, ý thức trách nhiệm chưa cao, thiếu tính kỷ
luật và cịn hạn chế về trình độ chun mơn nghiệp vụ, cịn có tính ỷ lại trong
giải quyết cơng việc.


Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt của lãnh đạo cơ quan còn hạn chế, chưa sát
sao, thường xuyên dẫn tới hoạt động cịn nhiều sai phạm. Cơng tác tun
truyền giáo dục ý thức trách nhiệm cho Cán bộ, Công chức trong cơ quan còn
chưa được quan tâm đúng mức.
Nguyên nhân nữa là cơ sở vất chất trang thiết bị tại cơ quan đã cũ, hiện
vẫn còn nhiều thiếu, chưa đáp ứng được nhu cầu làm việc của Cán bộ, Công
chức và địi hỏi thực tế cơng việc đặt ra.


CHƯƠNG III
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN
CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI HỘI LHTN TP HÀ NỘI

I. MỘT SỐ GIẢI PHÁP

1. Nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho Cán bộ,
Công chức trong Văn phịng
Với cơng cuộc đổi mới tồn diện về kinh tế - xã hội như hiện nay thì nó
địi hỏi đội ngũ cán bộ làm việc trong nhữngcơ quan hành chính nhà nước cần

phải được nâng cao cả về chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất đạo đức.
Văn phòng Hội đã xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng chuyên môn
nghiệp vụ cho Cán bộ, Cơng chức trong tồn cơ quan, đặc biệt quan tâm đối
với những cán bộ giữ vị trí quan trọng trong cơ quan như Chánh văn phịng,
phó văn phòng, Trưởng các phòng, ban, ngành trong cơ quan. Đồng thời cũng
cử Cán bộ công chức đi học tập, bồi dưỡng, đào tạo lại để không ngừng nâng
cao hiệu quả năng xuất cơng việc.
Văn phịng cũng trú trọng tới việc sắp xếp lại đội ngũ Cán bộ, Công chức
một cách cơng phu có tình tốn theo cơ cấu ngành nghề, độ tuổi. Ngồi ra cịn
đẩy mạnh, coi trọng cơng tác nghiên cứu khoa học phục vụ quản lý, đề xuất các
giải pháp, sáng kiến coi đây là nhiệm vụ thường xuyên của cơ quan.
Cán bộ tham mưu tổng hợp của văn phịng hiện nay làm việc theo hình
thức chun viên, hình thức này bên cạnh những ưu điểm thì còn bộc lộ những
hạn chế như nhiệm vụ bị chia cắt ai làm việc gì thì biết việc đó. Do vậy văn
phòng cần phải tổng hợp thành những chuyên đề, đề tài, tổ chức nghiên cứu
đúc rút và xây dựng thành những lý luận chung phục vụ cho nhiệm vụ chính trị
của cơ quan.


2. Nâng cao và hồn thiện cơng tác Văn thư - Lưu trữ
Văn thư-lưu trữ là một bộ phận rất quan trọng của cơ quan vì vậy Văn
phịng cần tiếp tục củng cố về tổ chức, bổ xung cán bộ chuyên trách làm công
tác này. Đưa Cán bộ, Công chức làm công tác văn thư-lưu trữ đi đào tạo nhằm
nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ và ứng dụng những công nghệ mới
vào công tác quản lý và lưu trữ tài liệu.
Xây dựng kế hoạch chi tiết, dự toán và cấp kinh phí cho việc thực hiện các
nghiệp vụ tập huấn, thu thập chỉnh lý, bảo quản, ứng dụng công nghệ thông tin
vào khai thác tài liệu lưu trữ. Cần mở rộng quan hệ giao lưu học hỏi về chun
mơn nghiệp vụ từ các phịng lưu trữ thành phố và các quận, huyện trong toàn
thành phố.

Cần đưa ra những đề xuất kiến nghị với Hội bổ xung trang thiết bị, máy
móc, nhà kho cho việc bảo quản hồ sơ tài liệu được tốt hơn.
3. Từng bước hoàn thiện hơn nữa cơng tác cải cách hành chính "Một
cửa"
Cơng cuộc cải cách hành chính tại Hội LHTN TP Hà Nội bên cạnh những
kết quả đã đạt được vẫn còn tồn tại một số mặt cịn hạn chế như tình trạng đơn
thư vượt cấp, khiếu kiện đông, chất lượng tiếp dân chưa cao.
Thực hiện quyết định 181/ QĐ TTg ngày 04/9/2000 của thủ tướng Chính
Phủ và quyết định 156/2003/QĐ - UB ngày 11tháng 11 năm 2003 của UBND
thành phố Hà Nội. Cơ chế "Một cửa" là khâu đột phá trong cải cách hành chính
nói chung và trong cải cách thủ tục hành chính nói riêng. Hội đã tăng cường
cơng tác kiểm tra, rà soát văn bản nhất là trong lĩnh vực kinh tế, tài chính xây
dựng để nâng cao tính pháp lý của văn bản. Bên cạnh đó tiếp nhận nghiêm quy
trình tiếp nhận, sử lý hồ sơ, đơn thư khiếu nại của công dân.
Hiện nay ở bộ phận một cửa đang bố chí cán bộ làm việc khơng đúng với
chun mơn đào tạo nên ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng cơng việc. Bởi
vậy để khắc phục tình trạng này và nhằm nâng cao chất lượng tiếp dân, quận


cần bổ sung đội ngũ cán bộ cơng chức có đủ chun mơn nghiệp vụ, năng
động, sáng tạo có phẩm chất đạo đức tốt vào phòng.
Bên cạnh với việc bổ sung nhân sự thì Hội cần phải đầu tư hơn nữa trang
thiết bị, ghế ngồi và mở rộng không gian cho phòng tiếp dân, phòng một cửa để
hoạt động ở đây đạt kết quả cao đáp ứng được sự mong mỏi của nhân dân.
4. Cần triển khai ứng dụng công nghệ thơng tin vào hoạt động của
Văn phịng
Trong điều kiện phát triển rất nhanh chóng của khoa học kỹ thuật và cơng
nghệ thơng tin thì các cơ quan, tổ chức cần phải ứng dụng những thành quả của
nó mang lại vào trong quá trình hoạt động của mình, nhằm nâng cao hiệu quả,
chất lượng công việc, đồng thời tiết kiệm tối đa nhân lực vật lực.

Thực hiện chỉ đạo của Chính Phủ phê duyệt đề án Tin học hóa quản lý
hành chính Nhà nước và đưa hệ thống thơng tin điện tử của Chính Phủ vào hoạt
động.
Bám sát mục tiêu của chương trình cải cách hành chính Nhà nước Văn
phịng Hội đã thúc đẩy mạnh mẽ việc hiện đại hóa cơng nghệ hành chính, thực
hiện tin học hóa các quy trình phục vụ nhân dân trong các lĩnh vực dịch vụ
cơng, nâng cao năng lực các phịng ban trong việc cung cấp các dịch vụ công
cho nhân dân và doanh nghiệp được thuận tiện, nhanh gọn và đạt chất lượng
cao.
Văn phòng đã tiến hành đào tạo tin học cho cán bộ công chứng tạo khả
năng tiếp cận, sử dụng công nghệ mới trong các công việc thường xuyên, nhằm
đáp ứng yêu cầu cao về hiệu quả và chất lượng công việc.
5. Tăng cường công tác thanh, kiểm tra
Hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và văn phịng nói riêng cần
phải có sự kiểm tra giám sát thường xuyên của lãnh đạo cơ quan và của các cơ
quan chức năng.


Tại văn phịng Hội LHTN TP Hà Nội cơng tác kiểm tra cũng cần phải
được đẩy mạnh hơn nữa để giúp cho các bộ phận thực hiện theo đúng mục tiêu,
nhiệm vụ được giao, đồng thời phát hiện kịp thời các thiểu sót, sai phạm từ đó
có những giải pháp đề xuất giải quyết kịp thời. Cần tăng cường cơ chế thanh
tra, kiểm tra chéo giữa các phịng ban, cơng khai hóa các hoạt động để nhân
dân có thể tham gia giám sát, đóng góp ý kiến cho hoạt động của cơ quan.
Đi liền với công tác thanh kiểm tra là cơng tác thi đua khen thưởng, Văn
phịng cần tiến hành các phong trào thi đua giữa các phòng, ban, ngành và chế
độ khen thưởng nhằm khích lệ động viên cán bộ công chức hang say công tác
và phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
II. KIẾN NGHỊ CỦA BẢN THÂN.

Văn phòng cần xây dựng một qui chế làm việc thạt cụ thể rõ ràng cho từng
phòng ban, bộ phận chuyên môn. Phân giao nhiệm vụ, quyền hạn và qui định
trách nhiệm cụ thể cho từng Cán bộ, Công chức của văn phịng để họ có thể
giải quyết cơng việc một cách linh hoạt, nhanh chóng chính xác.
Cần quan tâm hơn nữa tới đời sống tinh thần cũng như đời sống vật chất
của các Cán bộ, Công chức làm việc trong cơ quan, thường xuyên có những
buổi giao lưu gặp gỡ giữa lãnh đạo với nhân viên các phòng ban; Thường
xuyên tổ chức các buổi đi tham quan du lịch vào các ngày nghỉ lễ cho cán bộ,
nhân viên trong cơ quan.
Tăng cường công tác quản lý cán bộ công chức và đề cao trách nhiệm của
người lãnh đạo cơ quan. Tăng cường các biện pháp nhằm giữ gìn đoàn kết nội
bộ, củng cố các mối quan hệ trong các phòng ban.
Cần thường xuyên tổ chức các buổi gặp gỡ và tiếp xúc với nhân dân để
nắng nghe ý kiến đóng góp của nhân dân đối với q trình hoạt động của cơ
quan, nắng nghe tâm tư nguyện vọng của nhân dân về tác phong thái độ làm
việc của đội ngũ cán bộ cơng chức.
Trong q trình thực tập tại văn phòng Hội em nhận thấy một vấn đề rất
đáng quan tâm đó là việc sử dụng tài sản cơng một cách khơng hiệu quả cịn


nhiều lãng phí; ý thức tiết kiệm của cơng của một số cán bộ cơng chức cịn
chưa cao. Vậy văn phịng cần có biện pháp tun truyền giáo dục về việc tiết
kiệm và sử dụng có hiệu quả tài sản cơng đến tồn bộ đội ngũ Cán bộ, Cơng
chức trong cơ quan.

KẾT LUẬN
Văn phòng giữ một vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức nói chung và của Hội LHTN TP Hà Nội nói riêng. Nó
có ảnh hưởng khơng nhỏ tới sự phát triển ổn định, bền vững của cơ quan.
Trong những năm qua văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội đã phát huy được vai

trị to lớn của mình, thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp và hậu cần của
mình phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Hội LHTN TP Hà Nội
Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì hoạt động văn phịng Hội LHTN
TP Hà Nội vẫn còn tồn tại những yếu kém, sai phạm cần được khắc phục. Đó là
cơng tác thơng tin tổng hợp chưa kịp thời, chính xác; việc ban hành các văn bản
cịn nhiều sai phạm, thiếu sót về nội dung và thể thức, Nguyên nhân của những
vấn đề trên có nhiều song có thể thấy nổi bật nên những nguyên nhân cơ bản
sau: Do cơ sở vật chất, kỹ thuật trang thiết bị phục vụ hoạt động còn thiếu thốn,
cũ kỹ lạc hậu. Cùng với nó là sự yếu kém về chuyên môn nghiệp vụ, thiếu tinh
thần trách nhiệm của đội ngũ Cán bộ, Công chức và đặc biệt là tâm lý giải
quyết mang tính sự vụ của một số cán bộ lãnh đạo cơ quan.
Để giải quyết những tồn tại yếu kém này cần phải có những phương
hướng biện pháp cụ thể đó là nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tinh
thần trách nhiệm cho đội ngũ Cán bộ, Công chức; đầu tư trang thiết bị hiện đại
cho cơ quan.


Sau 2 tháng thực tập và tìm hiểu thực trạng của văn phịng Hội em mạnh
dạn đóng góp một số giải pháp, kiến nghị mang tính chủ quan của bản thân
nhằn hồn thiện cơng tác Văn phịng của Hội LHTN TP Hà Nội nói riêng và
các Văn phịng của cơ quan hành chính nhà nước nói chung.
Do hạn chế về mặt kiến thức và kinh nghiệm thức tế, cho nên trong báo
cáo sẽ khơng tránh khỏi những thiếu sót và khuyết điểm. Em kính mong nhận
được sự đóng góp, chỉ bảo tận tình của Thầy, Cơ giáo.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn tồn thể Cán bộ, Cơng chức trong
Hội LHTN TP Hà Nội cùng các Thầy, Cô giáo và các bạn đã tận tình giúp đỡ
em hồn thiện bản báo cáo này.