Giáo trình quản lý doanh nghiệp và tổ chức sản xuất nghề điện tử công nghiệp trình độ cao đẳng (tổng cục dạy nghề)

BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BIH VÀ XÃ HỘI
TỔNG CỤC DẠY NGHỀ

GIÁO TRÌNH

Môn học:Quản lý doanh nghiệp và
tổ chức sản xuất
NGHỀ: ĐIỆN TỬ CÔNG NGHIỆP
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
Ban hành kèm theo Quyết định số:120/QĐ-TCDN ngày 25 tháng 02 năm 2013 của
Tổng cục trưởng Tổng cục Dạy nghề

Năm 2013


2

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham
khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.


3

LỜI GIỚI THIỆU
Để thực hiện biên soạn giáo trình đào tạo nghề Điện tử công nghiệp ở
trình độ Cao Đẳng Nghề và Trung Cấp Nghề, giáo trình Quản Lý Doanh
Nghiệp Và Tổ Chức Sản Xuất là một trong những giáo trình môn học đào tạo

chuyên ngành được biên soạn theo nội dung chương trình khung được Bộ Lao
động Thương binh Xã hội và Tổng cục Dạy Nghề phê duyệt.
Để thực hiện biên soạn giáo trình đào tạo nghề Điện tử công nghiệp ở
trình độ CĐN và TCN, giáo trình Môn học Quản lý sản xuất là một trong
những giáo trình môn học đào tạo cơ sở được biên soạn theo nội dung
chương trình khung được Bộ Lao động Thương binh và Xã hội phê duyệt.
Nội dung biên soạn ngắn gọn, dễ hiểu, tích hợp kiến thức và kỹ năng chặt chẽ
với nhau, logíc.
Khi biên soạn, nhóm biên soạn đã cố gắng cập nhật những kiến thức
mới có liên quan đến nội dung chương trình đào tạo và phù hợp với mục tiêu
đào tạo, nội dung lý thuyết và thực hành được biên soạn gắn với nhu cầu thực
tế trong sản xuất đồng thời có tính thực tiễn cao. Nội dung giáo trình được
biên soạn với dung lượng thời gian đào tạo 30 giờ gồm có:
Chương MH36-01: Khái niệm, cơ cấu tổ chức quản lý của doanh
nghiệp.
Chương MH36-02: Tổ sản xuất.
Chương MH36-03: Tổ trưởng sản xuất.
Chương MH36-04: Kỷ luật lao động.
Trong quá trình sử dụng giáo trình, tuỳ theo yêu cầu cũng như khoa học
và công nghệ phát triển có thể điều chỉnh thời gian và bổ sung những kiến
thức mới cho phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất và trang thiết bị của
trường.
Mặc dù đã cố gắng tổ chức biên soạn để đáp ứng được mục tiêu đào tạo
nhưng không tránh được những khiếm khuyết. Rất mong nhận được đóng góp
ý kiến của các thầy, cô giáo, bạn đọc để nhóm biên soạn sẽ hiệu chỉnh hoàn
thiện hơn. Các ý kiến đóng góp xin gửi về Trường Cao đẳng nghề Lilama 2,
Long Thành Đồng Nai.
Đồng Nai, ngày 15 tháng 03 năm 2013
Tham gia biên soạn
1. Chủ biên :Ts. Lê Văn Hiền

2. Cử nhân Nguyễn Thị Hà


4

MÔN HỌC
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẤT
Mã môn học: MH 36
- Vị trí: Quản lý doanh nghiệp và tổ chức sản xuất là môn học kỹ thuật cơ sở
bắt buộc trong chương trình các môn học, mô đun đào tạo nghề Kỹ thuật lắp
đặt điện và điều khiển trong công nghiệp.
- Vai trò: Giáo trình “Quản lý sản xuất” nhằm cung cấp cho học sinh những
kiến thức cơ bản về quản lý và các nguyên tắc cũng như nắm bắt và vận dụng
các chức năng của quản lý trong việc tổ chức và điều hành tổ sản xuất. Hiểu
được các quy định về an toàn lao động.
Môn học Quản lý sản xuất là môn học đóng vai trò quan trọng trong các môn
đào tạo nghề áp dụng trong việc sản xuất và tổ chức sản xuất, thấy được vị trí
của tổ trưởng tổ sản xuất trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất. Môn học
này đòi hỏi người học phải có khả năng tư duy, kiên trì nắm vững được kiến
thức đã được học trong các môn học cơ sở để ứng dụng.
- Ý nghĩa: Là môn học cơ sở, sau khi học xong “Quản lý sản xuất” phải biết
vận dụng các chức năng quản lý trong việc điều hành sản xuất, thực hiện đúng
kế hoạch sản xuất, biết tính số ngày công làm việc và chấm công hằng ngày
đồng thời phải luôn tuân thủ quy tắc an toàn lao động nơi làm việc...
Mục tiêu của môn học
Sau khi học xong môn học này học viên có năng lực
Về kiến thức:
- Nêu được vị trí, vai trò, nhiệm vụ của người quản lý trong sản xuất.
- Trình bày được các biện pháp quản lý lao động, quản lý vật tư.
- Trình bày được biện pháp tổ chức thi công.

- Lập được biện pháp tổ chức và quản lý một tổ sản xuất.
Về kỹ năng:
- Lập được biện pháp tổ chức và quản lý một tổ sản xuất.
Về thái độ:
- Chủ động, tư duy và sáng tạo trong học tập.
Nội dung chính của môn học:
1. Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian:
Mã chương

Tên chương, mục

Thời gian
Tổng Lý
Thực Kiểm
số
thuyết Hành tra*
Bài (LT
tập hoặc


5

MH36-01

MH36-02

MH36-03

MH36-04

Khái niệm cơ cấu tổ chức quản
lý.
- Tổng quan về quản lý.
- Kế hoạch hoá.
- Tổ chức.
- Lãnh đạo (chỉ huy, phối hợp và
điều hành).
- Chức năng kiểm tra.
Tổ sản xuất.
- Vị trí nhiệm vụ của tổ sản xuất
- Tổ chức sản xuất và những biện
pháp củng cố tổ chức sản xuất.
- Các loại tổ sản xuất
- Biện pháp củng cố tổ sản xuất
vững mạnh
Tổ trưởng sản xuất.
- Vai trò, nhiệm vụ của tổ trưởng
tổ sản xuất.
- Quản lý lao động.
- Quản lý về kỹ thuật vật tư và tổ
chức thi công.
- Tính số ngày công làm việc
thực tế và chấm công hàng ngày.
- Quản lý về vật tư.
Kỷ luật lao động.
- Trích một số điều trong nghị
đình 41-CP ngày 6/7/1995 của
chính phủ về kỷ luật lao động
- Chấp hành kỷ luật lao động
Cộng

8

8

0

TH)
0

1
2
2

1
2
2

0
0
0

0
0
0

2

2

0

0

1
8
1

1
7
1

0
0
0

0
1
0

1

1

0

0

3

3

0

0

3

2

0

1

10
2

10
2

0
0

0
0

2

2

0

0

2

2

0

0

2

2

0

0

2
4

2
3

0
0

0

1

1

1

0

0

3
30

2
28

0
0

1
2


6

Chương 1
KHÁI NIỆM CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
Mã chương: MH 36-01
Giới thiệu
Quản lý: Thuật ngữ “ QUẢN TRỊ ” hay “ QUẢN LÝ ” là một phạm

trù khó định nghĩa nhưng nó được hiểu như là một phương thức để làm cho
hoạt động hướng mục tiêu được hoàn thành với một hiệu quả cao thông qua
sự phối hợp của con người trong tổ chức. Hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi
có sự kết hợp với nhau của con người trong tập thể. Chính con người là trung
tâm, là sự tổng hòa các mối quan hệ. Và cũng chỉ có con người mới biết cách
làm thế nào để duy trì và thúc đẩy mối quan hệ đó.
Trên thế giới có nhiều quan điểm khác nhau để định nghĩa về quản trị
hay quản lý nhưng nó có những chức năng cơ bản như chức năng kế hoạch,
tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra...
Mục tiêu:
-Nêu được vị trí vai trò nhiệm vụ của người quản lý trong sản xuất.
-Trình bày được các bước khi thực hiện lập kế hoạch và công tác tổ chức.
quản lý tổ chức phối hợp trong quá trình sản xuất.
Nội dung:
- Tổng quan về quản lý
- Hoạch định
- Tổ chức
- Lãnh đạo
- Kiểm tra
1. Tổng quan về quản lý
Mục tiêu:
- Hiểu khái niệm quản trị
- Hiểu vai trò của người quản trị trong các tổ chức
1.1 Khái niệm và vai trò của quản lý
1.1.1 Khái niệm
Thuật ngữ “ QUẢN TRỊ ” hay “ QUẢN LÝ ” là một phạm trù khó định
nghĩa nhưng nó được hiểu như là một phương thức để làm cho hoạt động
hướng mục tiêu được hoàn thành với một hiệu quả cao thông qua sự phối hợp
của con người trong tổ chức. Hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi có sự kết
hợp với nhau của con người trong tập thể. Chính con người là trung tâm, là sự

tổng hòa các mối quan hệ. Và cũng chỉ có con người mới biết cách làm thế
nào để duy trì và thúc đẩy mối quan hệ đó. Trong bộ Tư bản, Mác đã ví hoạt


7

động của người chỉ huy như là một phương cách quản trị, đó là người không
chơi một thứ nhạc cụ nào mà chỉ đứng chỉ huy các nhạc công tạo nên bản giao
hưởng.
Mặc dù xuất hiện từ lâu đời và được áp dụng rộng rãi trong cuộc sống
hàng ngày, nhưng cho tới nay vẫn chưa có một quan niệm thống nhất về quản
trị.
Quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết
hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung.
1.1.2 Vai trò của quản lý
Đây là một ngành khoa học cần thiết cho con người khi kết hợp với
nhau cùng làm việc trong tổ chức vì mục tiêu chung.
Khi con người hợp tác lại với nhau trong một tập thể cùng nhau làm việc, nếu
biết quản lý thì triển vọng và kết quả sẽ cao hơn.Chỉ khi nào người ta quan
tâm đến hiệu quả thì người ta mới thực sự quan tâm đến hoạt động quản lý.
1.2 Quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật
- Quản lý là một khoa học. Tính khoa học của quản lý thể hiện các đòi
hỏi sau:
Phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các quy luật khách quan chung và
riêng (tự nhiên, kỹ thuật và xã hội). Đặc biệt cần tuân thủ các quy luật của
quan hệ công nghệ, quan hệ kinh tế, chính trị; của quan hệ xã hội và tinh
thần. Vì vậy, quản trị phải dựa trên cơ sở lý luận của ngành khoa học tự
nhiên, khoa học kỹ thuật như toán học, điều khiển học, tin học, công nghệ
học, v.v... cũng như ứng dụng nhiều luận điểm và thành tựu của các môn xã
hội học, tâm lý học, luật học, giáo dục học, văn hoá ứng xử ...

Phải dựa trên các nguyên tắc tổ chức quản lý (về xác định chức năng,
nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn; về xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý; về
vận hành cơ chế quản trị, đặc biệt là xử lý các mối quan hệ quản trị).
Phải vận dụng các phương pháp khoa học (như đo lường định lượng
hiện đại, dự đoán, xử lý lưu trữ dữ liệu, truyền thông, tâm lý xã hội ...) và biết
sử dụng các kỹ thuật quản lý (như quản lý theo mục tiêu, lập kế hoạch, phát
triển tổ chức, lập ngân quỹ, hạch toán giá thành sản phẩm, kiểm tra theo mạng
lưới, kiểm tra tài chính).
Phải dựa trên sự định hướng cụ thể đồng thời có sự nghiên cứu toàn
diện, đồng bộ các hoạt động hướng vào mục tiêu lâu dài, với các khâu chủ
yếu trong từng giai đoạn.
Tóm lại, khoa học quản lý cho chúng ta những hiểu biết về các quy
luật, nguyên tắc, phương pháp, kỹ thuật quản trị; để trên cơ sở đó biết cách
giải quyết các vấn đề quản lý trong các hoàn cảnh cụ thể, biết cách phân tích


8

một cách khoa học những thời cơ và những khó khăn trở ngại trong việc đạt
tới mục tiêu. Tuy nhiên, nó chỉ là một công cụ; sử dụng nó càng phải tính toán
đến điều kiện đặc điểm cụ thể từng tình huống để vận dụng sáng tạo, uyển
chuyển (đó là nghệ thuật).
Quản trị là một nghệ thuật. Tính nghệ thuật của quản lý xuất phát từ
tính đa dạng, phong phú của các sự vật và hiện tượng trong kinh tế, kinh
doanh và trong quản lý; hơn nữa còn xuất phát từ bản chất của quản trị.
Những mối quan hệ giữa con người (với những động cơ, tâm tư, tình cảm khó
định lượng) luôn đòi hỏi mà quản trị phải xử lý khéo léo, linh hoạt. Tính nghệ
thuật của quản lý còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và những thuộc tính tâm lý
cá nhân của từng người quản lý; vào cơ may và vận rủi, v.v...
Nghệ thuật quản lý là việc sử dụng có hiệu quả nhất các phương pháp,

các tiềm năng, các cơ hội và các kinh nghiệm được tích luỹ trong hoạt động
thực tiễn nhằm đạt được mục tiêu đề ra cho tổ chức, doanh nghiệp. Đó là việc
xem xét động tĩnh của công việc kinh doanh để chế ngự nó, đảm bảo cho
doanh nghiệp tồn tại, ổn định và không ngừng phát triển có hiệu quả cao. Nói
cách khác, nghệ thuật quản lý kinh doanh là tổng hợp những “bí quyết”,
những “thủ đoạn” trong kinh doanh để đạt mục tiêu mong muốn với hiệu quả
cao.
Nghệ thuật quản lý không thể tìm thấy được đầy đủ trong sách báo; vì
nó là bí mật kinh doanh và rất linh hoạt. Ta chỉ có thể nắm các nguyên tắc cơ
bản của nó, kết hợp với quan sát tham khảo kinh nghiệm của các nhà quản lý
khác để vận dụng vào điều kiện cụ thể. Một số lĩnh vực cần thể hiện nghệ
thuật quản lý kinh doanh là:
- Nghệ thuật tạo thời cơ, chớp thời cơ, tránh nguy cơ.
- Nghệ thuật tạo vốn, sử dụng vốn và tích luỹ vốn.
- Nghệ thuật cạnh tranh (giành thị phần, đạt lợi nhuận cao).
- Nghệ thuật sử dụng người (phát hiện, bố trí, phát huy, liên kết).
- Nghệ thuật ra quyết định (nhạy, đúng, kịp thời ...) và tổ chức thực
hiện quyết định.
- Nghệ thuật sử dụng đòn bẩy trong quản trị.
- Nghệ thuật giao tiếp (với đối tác, với khách hàng, với cấp dưới ...)
1.3 Các chức năng quản lý
1.3.1 Hoạch định ( Planning)
Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: việc xác định
mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu, và thiết lập
một hệ thống các kế hoạch để thực hiện và phối hợp các hoạt động.
1.3.2 Tổ chức( Organizing)


9

Đây là chức năng thiết kế cơ cấu (structure), tổ chức công việc và tổ
chức nhân sự cho một tổ chức. Những công việc có liên quan đến chức năng
này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp
hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận
được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập
ra sao?
1.3.3. Quản trị nhân sự (Personnel management):
Đây là chức năng liên quan đến việc tuyển dụng, tuyển chọn, duy trì và
phát triển, sử dụng và cung cấp phương tiện thích nghi cho tài nguyên nhân sự
nói riêng và tài nguyên doanh nghiệp nói chung, thông qua các cơ quan tổ
chức (Organizing).
Tài nguyên nhân sự bao gồm mọi cá nhân tham gia bất cứ hoạt động
nào của bất kỳ một cơ quan tổ chức nào, dù có bộ phận (phòng) quản trị nhân
sự hay không.
1.3.4 Lãnh đạo ( Leading )
Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi một cá nhân điều có
cá tính riêng, hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của lãnh đạo là
phải hiểu biết động cơ và hành vi của những người dưới quyền, biết cách
động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác, chọn lọc những phong
cách làm việc cho phù hợp với những đồi tượng cùng hoàn cảnh và sở trường
của người lãnh đạo, giải quyết các xung đột giữa các cá nhân và băng nhóm,
thắng được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi.
1.3.5 Kiểm tra ( Reviewing )
Là chức năng sau cùng của nhà quản trị. Sau khi những mục tiêu đã
được đề ra, những kế hoạch đã được xác định, việc xếp đặt cơ cấu đã được
vạch rõ, nhân viên đã được tuyển dụng, huấn luyện và động viên, công việc
còn lại vẫn còn có thể thất bại. Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành
quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả đã được xác định và tiến hành
các biện pháp sữa chữa nếu có sai lệch, nhằm đảm bảo tổ chức đang trên
đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.

Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản trị. Dĩ
nhiên, phổ biến không có nghĩa là đồng nhất. Vì mỗi tổ chức đều có những
đặc điểm về môi trường, xã hội, ngành nghề, quy trình công nghệ riêng……
nên các hoạt động quản trị cũng có những hoạt động khác nhau. Nhưng những
cái khác nhau đó chỉ là khác nhau về mức độ phức tạp, phương pháp thực
hiện, chứ không khác nhau về bản chất.
2. Hoạch định ( Planning )
Mục tiêu:


10

- Hiểu rõ khái niệm, nguyên tắc của hoạch định
- Lập được kế hoạch cho tổ chức
2.1. Khái niệm và vai trò của hoạch định
2.1.1. Khái niệm:
Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và
phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó. Nói cách khác, hoạch
định là “quyết định xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai
làm cái đó”
2.1.2. Vai trò
- Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các
thành viên trong một doanh nghiệp. Hoạch định cho biết hướng đi của doanh
nghiệp.
- Hoạch định có tác dụng là giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp
- Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí
- Hoạch định làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức. Nhờ hoạch
định mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường để
giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi
trường

- Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm
việc tập thể. Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết
rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn
- Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của
môi trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của tổ chức
- Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác
kiểm tra.
2.2. Mục tiêu và cơ sở khoa học của hoạch định
2.2.1 Mục tiêu
Khái niệm của mục tiêu:
Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của các cá nhân, nhóm, hay
toàn bộ tổ chức. Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định quản
trị và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thực
tế. Với lý do đó, mục tiêu là xuất phát điểm, đồng thời là nền tảng của việc
lập kế hoạch.
Nhiệm vụ:
Trong công tác hoạch định, mục tiêu cần phải làm nền tảng để giải
quyết các vấn đề sau:
- Định hướng
- Là tiêu chuẩn đánh giá, thẩm định và kiểm soát


11

Yêu cầu:
Mục tiêu hoạch định phải rõ ràng, khả thi, mang tính thừa kế, có thể
kiểm soát được, phải phù hợp với mục tiêu của các quyết định đã được xác
định, phải phù hợp với đòi hỏi của các quy luật khách quan, phải nhằm giải
quyết được những vấn đề then chốt, quan trọng và phải phù hợp với hoàn
cảnh cùng khả năng ở mỗi tổ chức, mỗi đơn vị.

Phân loại mục tiêu:
Mục tiêu của công tác hoạch định và mục tiêu của các kế hoạch là hết
sức phong phú, chúng có thể được phân thành những loại như sau:
- Theo thời gian người ta chia ra: Mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài
hạn
- Theo tầm quan trọng người ta chia ra: Mục tiêu chủ yếu và mục tiêu
thứ yếu
- Theo mức độ cụ thể chúng ta có: Mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận
- Theo biểu hiện người ta phân thành: Mục tiêu tuyên bố và mục tiêu
không tuyên bố
- Theo hình thức thể hiện người ta có: Mục tiêu định tính và mục tiêu
định lượng
- Theo bản chất của mục tiêu người ta chia ra: Mục tiêu kinh tế, mục
tiêu xã hội, mục tiêu chính trị
- Dựa theo quá trình hoạt động ta có: Mục tiêu cuối cùng và mục tiêu
trong từng giai đoạn
- Theo cấp độ của mục tiêu ta có: Mục tiêu cấp công ty, mục tiêu cấp
đơn vị kinh doanh, mục tiêu cấp chức năng
- Theo hình thức của mục tiêu người ta chia ra: Mục tiêu định tính, mục
tiêu định lượng
- Theo tố độ tăng trưởng ta có: Mục tiêu tăng trưởng nhanh, mục tiêu
tăng trưởng ổn định, mục tiêu duy trì và ổn định, mục tiêu suy giảm
Bên cạnh những loại mục tiêu trên, chúng ta còn thường gặp:
+ Mục tiêu phát biểu (Stated objective): Là những mục tiêu được doanh
nghiệp chính thức tuyên bố, đó là những điều mà doanh nghiệp muốn công
chúng tin là mục tiêu của doanh nghiệp.
+ Mục tiêu thực (Real objective): Là những mục tiêu mà doanh nghiệp
thực sự theo đuổi và được xác định bởi những việc làm thực của các thành
viên trong doanh nghiệp.
Cơ sở khoa học:

Muốn xác định mục tiêu hoạch định một cách đúng đắn và có hiệu quả
thì cần phải căn cứ vào những cơ sở khoa học chủ yếu sau:


12

- Mục tiêu kinh doanh
- Chiến lược và sách lược kinh doanh đã lựa chọn
- Mục tiêu của các quyết định kinh doanh cần thực hiện
- Khả năng của mỗi tổ chức
- Hoàn cảnh khách quan bên ngoài tổ chức
- Đòi hỏi của các quy luật khách quan (kinh tế, chính trị, xã hội,...)
Phương pháp xác định mục tiêu:
Có nhiều phương pháp xác định mục tiêu. Ở đây cần phải giải quyết ít
nhất là 2 vấn đề: ai xác định và xác định như thế nào.
- Để trả lời câu hỏi thứ nhất chúng ta thấy rằng, đối với những kế
hoạch chiến lược và kế hoạch dài hạn thì mục tiêu thường được người lãnh
đạo cao nhất, hay ban lãnh đạo cao nhất quyết định, còn những kế hoạch ngắn
hạn, kế hoạch từng phần, hoặc kế hoạch của mỗi cá nhân thường thì mục tiêu
do chính lãnh đạo của mỗi bộ phận (hoặc cá nhân) chịu trách nhiệm (hay
được phân công) hoạch định soạn thảo và quyết định lấy.
- Các phương pháp xác định mục tiêu:
+ Phương pháp căn cứ vào nhiệm vụ được giao
+ Phương pháp tập thể thông qua quyết định mục tiêu
+ Phương pháp logic
+ Phương pháp xác định thứ tự ưu tiên
+ Phương pháp kinh nghiệm
Quy trình xác định mục tiêu hoạch định:
Có nhiều cách xác định mục tiêu nhưng nhìn chung quy trình xác định
mục tiêu trong công tác hoạch định thường tuân theo các bước cơ bản sau:

− Xác định nhiệm vụ
− Nghiên cứu và thu thập thông tin
− Xác định mục tiêu
− Thẩm định, đánh giá và sàng lọc những mục tiêu được lựa chọn
− Quyết định mục tiêu
Tổ chức thực hiện và kiểm soát mục tiêu đã đề ra:
Một trong những công cụ quan trọng để giúp công tác hoạch định đạt
được các mục tiêu đề ra, đó là vấn đề xác định hệ thống các chỉ tiêu. Trong
thực tế khi lập các kế hoạch sản xuất, kinh doanh, tài chính....... các doanh
nghiệp đều phải xây dựng và xác định cho mình một hệ thống chỉ tiêu cần đạt
được trong các loại kế hoạch này. Và việc chọn hệ thống chỉ tiêu phải thực sự
vừa phải khả thi, vừa phải khoa học để đảm bảo khi thực hiện chúng sẽ dẫn
dắt và đảm bảo cho việc thực hiện đúng hướng, đúng kết quả mong đợi cuối
cùng.


13

2.2.2 Cơ sở khoa học của hoạch định
Muốn xác định mục tiêu hoạch định một cách đúng đắn và có hiệu quả
thì cần phải căn cứ vào những cơ sở khoa học chủ yếu sau:
Sứ mệnh của tổ chức (Mission)
Mục tiêu của tổ chức
Các cấp hoạch định
Lợi ích của hoạch định
Đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối hoạt động quản trị
trong lĩnh vực hoạch định
Hoàn cảnh khách quan thuộc về bên trong và bên ngoài của tổ
chức
Hoạch định một cách có hiệu quả

Bên cạnh những cơ sở khoa học chủ yếu trên, trong quá trình hoạch định
người ta còn dựa vào những cơ sở như: Môi trường của quản trị (bao
gồm cả vi mô và vĩ mô), chiến lược và sách lược kinh doanh đã lựa
chọn, khả năng của mỗi tổ chức, hoàn cảnh khách quan bên ngoài tổ
chức, hệ thống định mức khoa học.
2.3. Chức năng, nguyên tắc, nội dung và phương pháp hoạch định
2.3.1 Chức năng hoạch định
- Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các
thành viên trong một doanh nghiệp. Hoạch định cho biết hướng đi của doanh
nghiệp.
- Hoạch định có tác dụng là giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp
- Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí
- Hoạch định làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức. Nhờ hoạch
định mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường để
giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi
trường
- Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm
việc tập thể. Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết
rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn.
- Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của
môi trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của tổ chức.
- Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác
kiểm tra.
2.3.2 Nguyên tắc hoạch định
Hoạch định là một công việc khoa học và chính vì vậy cũng như mọi
hoạt động khoa học khác về quản trị nó cần phải tuân theo những quy luật


14

khách quan nhất định. Một trong những công cụ quan trọng nhất để đảm bảo
cho công tác hoạch định luôn tuân theo các quy luật khách quan, đó là việc
định ra những nguyên tắc. Hiển nhiên một khi hoạch định không tuân theo
nguyên tắc nào cả thì điều thất bại là tất yếu. Thực hiện nguyên tắc cứng nhắc
cũng là điều tai hại không kém.
Nguyên tắc không phải hoàn toàn là quy luật khách quan, mà nó là cái
thể hiện và vận dụng quy luật, chính vì vậy nguyên tắc phải đúng đắn, khoa
học. Việc vận dụng nguyên tắc ohải linh hoạt cho phù hợp với từng hoàn
cảnh cụ thể.
Các nguyên tắc hoạch định có một vai trò cực kỳ quan trọng trong
những vấn đề sau:
- Đảm bảo tính khoa học, tính hệ thống của các kế hoạch được soạn
thảo.
- Giúp thẩm định, đánh giá và lựa chọn các kế hoạch cụ thể.
Cơ sở khoa học: Việc đặt ra các nguyên tắc hoạch định như đã trình
bày ở trên không phải là một việc làm tùy tiện, mà là một đòi hỏi khách quan.
Cơ sở khoa học để xác định những nguyên tắc cơ bản của hoạch định đó là
đòi hỏi của các quy luật khách quan.
Các nguyên tắc chủ yếu: Trên phương diện lý thuyết cũng như thực
hành người ta thường tiến hành công tác hoạch định theo những nguyên tắc
sau:
- Nguyên tắc hệ thống
- Nguyên tắc khoa học
- Nguyên tắc tập trung vào mắt xích chủ yếu
- Nguyên tắc thừa kế
- Nguyên tắc xuất phát từ nhu cầu của khách hàng
- Nguyên tắc kết hợp quyền hạn, quyền lợi và trách nhiệm
- Nguyên tắc hiệu quả
- Nguyên tắc năng động, linh hoạt và tận dụng thời cơ
- Nguyên tắc chuyên môn hóa

Nguyên tắc phát huy tối đa tính năng hoạt động và tự chủ của các cấp
thừa hành
- Nguyên tắc bí mật trong kinh doanh
- Nguyên tắc mạo hiểm khoa học
2.3.3 Nội dung hoạch định
Hoạch định là một hoạt động cần thiết bởi mọi tổ chức kinh doanh, tuy
nhiên không phải mọi thứ cần và có thể là hoạch định được. Như vậy vấn đề


15

đặt ra là những nội dung nào của hoạt động quản trị cần được đưa vào trong
các kế hoạch.
Yêu cầu: Nhìn chung nội dung của công tác hoạch định cần phải thỏa
mãn các yêu cầu dưới đây:
- Nội dung hoạch định phải rõ ràng
- Phải tập trung vào giải quyết vấn đề chủ yếu
- Nội dung hoạch định phải khoa học
- Nội dung hoạch định phải khả thi
- Nội dung hoạch định phải chỉ rõ ai làm, làm gì, làm thế nào, cái gì
cần đạt được
- Nội dung hoạch định phải phù hợp với thực tế
- Nội dung hoạch định phải thiết thực, không chạy theo bệnh hình
thức
- Nội dung hoạch định phải hợp lý
- Nội dung hoạch định không quá vụn vặt, chi tiết
Nguyên tắc xây dựng nội dung:
Để xây dựng nội dung hoạch định một cách đúng đắn người ta thường
thực hiện theo các nguyên tắc sau:
- Phải hiểu rõ mục tiêu và con đường đi đến mục tiêu của hoạch định

- Phải hiểu biết hoàn cảnh thuận lợi và khó khăn của những người
tham gia và thực hiện công tác hoạch định
- Phải sử dụng tốt nhất những nguồn tiềm năng hiệc có trong tổ chức
- Nội dung hoạch định phải cụ thể, phải có địa chỉ người thực hiện,
thời gian thực hiện kết quả cần đạt được…..
- Phải gắn chặt quyền lợi trách nhiệm và quyền hạn
- Những người tham gia hoạch định phải là những người có chuyên
môn và năng lực trong vấn đề này
- Nguyên tắc xấy dựng nội dung đồng bộ
Những thành phần cơ bản
Mặc dù nội dung của mỗi trường hợp hoạch định một khác, nhưng xét
về mặt cơ cấu thành phần thì chúng đều có chung ít nhất là bốn phần cơ bản
sau:
- Mục tiêu
- Biện pháp
- Nguồn tài nguyên
- Việc thực hiện
Khi xác định nội dung của hoạch định chúng ta không thể xem nhẹ bất
cứ một phần nội dung nào trong bốn phần kể trên (Bảng 1). Những sai lầm


16

yếu kém trong việc xây dựng nội dung hoạch định thường bắt nguồn từ sự
xem nhẹ hay bỏ qua của một hay một số khía cạnh trong những nội dung chủ
yếu này

Bảng 1: Những vấn đề chủ chốt trong nội dung hoạch định
Phần việc hoạch định
Những quyết định quản trị chủ chốt

Các mục tiêu
1. Sẽ cần phải đạt được những mục tiêu nào?
2. Ý nghĩa quan trọng tương đối của từng mục
tiêu là gì?
3. Các mối quan hệ giữa các mục tiêu ấy như
thế nào?
4. Khi nào phải đạt các mục tiêu đó?
5. Làm thế nào có thể đo lường từng mục tiêu
này?
6. Người nào hay đơn vị tổ chức nào phải chịu
trách nhiệm về việc đạt tới mục tiêu đó?
Các biện pháp

Các nguồn tài nguyên

Việc thực hiện

1. Những biện pháp quan trọng nào liên quan
đến việc thực hiện thành công các mục tiêu?
2. Có những thông tin gì về từng biện pháp đó?
3. Kỹ thuật thích hợp để dự báo tình trạng
tương lai của từng biện pháp quan trọng đó là
gì?
4. Người nào hay đơn vị tổ chức nào phải chịu
trách nhiệm lập dự toán ngân sách?
1. Những nguồn tài nguyên nào cần đưa vào kế
hoạch?
2.Những mối quan hệ qua lại giữa các nguồn
tài nguyên khác nhau đó là như thế nào?
3. Cần phải sử dụng kỹ thuật dự toán ngân sách

nào?
4. Người nào hay đơn vị nào phải chịu trách
nhiệm lập dự toán ngân sách?
1. Kế hoạch có thể thực hiện thông qua quyền
lực hay sự thuyết phục?
2. Nội dung nào của chính sách cần thiết cho


17

việc thực hiện toán bộ kế hoạch đó?
3. Nội dung của chính sách phải toàn diện, linh
hoạt,có phối hợp, có đạo đức và được trình bày
đến mức nào?
4. Ai hay đơn vị tổ chức nào sẽ chịu ảnh hưởng
của các nội dung chính sách đó?
Một số phương pháp xây dựng nội dung hoạch định chủ yếu:
- Phương pháp logic
- Phương pháp kinh nghiệm
- Phương pháp theo mục tiêu và nhiệm vụ
2.3.4 Phương pháp hoạch định
Phương pháp hoạch định khoa học sẽ đóng góp một phần không nhỏ
vào việc soạn thảo và tổ chức thực hiện kế hoạch. Phương pháp hoạch định
không khoa học sẽ dẫn đến lủng củng, mâu thuẩn, bất nhất, thiếu cơ sở khoa
học trong các kế hoạch được vạch ra.
Những phương pháp hoạch định chủ yếu hiện đang được áp dụng
là:
- Phương pháp hoạch định theo mục tiêu và nhiệm vụ
- Phương pháp hoạch định theo kinh nghiệm
- Phương pháp hoạch định thủ công

- Phương pháp hoạch định tối ưu bằng các phương pháp toán học
- Phương pháp hoạch định bằng kỹ thuật máy tính
- Phương pháp hoạch định bằng sơ đồ mạng
- Phương pháp hoạch định bằng các chuẩn mực được xác định từ
trước
- Phương pháp hoạch định từ dưới lên
- Phương pháp hoạch định từ trên xuống
- Phương pháp hoạch định theo các chỉ tiêu
- Phương pháp hoạch định định hướng
- Phương pháp hoạch định kết hợp
Lựa chọn phương pháp hoạch định tối ưu
Những nguyên tắc lựa chọn phương pháp hoạch định tối ưu mà chúng
ta có thể áp dụng:
- Khoa học
- Hệ thống
- Logic
- Mang tính thừa kế
- Phù hợp với hoàn cảnh thực tế


18

- Phát huy được tính chủ động sang tạo của những người tham gia
- Nâng cao hiệu quả và chất lượng của công tác hoạch định
2.4. Các hình thức của hoạch định
2.4.1. Hoạch định chiến lược
Hoạch định chiến lược là quá trình xác định làm sao đạt được những
mục tiêu dài hạn của tổ chức với các nguồn lực có thể huy động được.
Về mặt nội dung hoạch định chiến lược là quá trình xây dựng chiến
lược cho tổ chức trên cơ sở phân tích vị trí của tổ chức trong môi trường hoạt

động của nó.
2.4.2 Hoạch định tác nghiệp
Hoạch định tác nghiệp liên quan đến hoạt động hàng ngày của mọi tổ
chức, đó là quá trình ra những quyết định ngắn hạn, chi tiết xác định nội dung
công việc cần tiến hành, người thực hiện và cách thức tiến hành. Có thể nói
rằng, trên lĩnh vực công việc của mình, mỗi nhân viên trong tổ chức đều là
một nhà quản trị tác nghiệp.
Hoạch định tác nghiệp là định ra một chuỗi các hoạt động quản trị liên
quan tới việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các hoạt động của tổ
chức như lập kế hoạch sản xuất, tổ chức khai thác các nguồn lực, chỉ dẫn cho
các hoạt động và nhân sự để đảm bảo cho hoạt động của tổ chức được diễn ra
một cách bình thường.
Về mặt nội dung, hoạch định tác nghiệp là việc chỉ ra những hoạt động
cụ thể trong ngắn hạn đối với công tác quản trị nguồn lực, quản trị chất lượng,
lập kế hoạch và kiểm tra công việc, thiết kế và phát triển các hoạt động
Để hoạch định tác nghiệp, người ta có thể sử dụng nhiều công cụ khác
nhau như ngân sách, tiến độ, phân tích điểm hoà vốn, quy hoạch tuyến tính, lý
thuyết xếp hàng, lý thuyết chọn mẫu, lý thuyết xác suất, phân tích cận biên,
mô phỏng v.v…
Lập ngân quỹ: Đây là những kế hoạch bằng số được biểu thị bằng sự
phân bổ các nguồn theo dự định. Mặc dù các kế hoạch có thể được lập ngân
quỹ bằng việc sử dụng số giờ công, số gời làm việc của máy móc, không gian
nhà xưởng hay những nguồn khác được quy về lượng nhưng hầu hết các ngân
quỹ đều được quy ra tiền. Ngân quỹ thiết lập nên phương hướng, là phương
tiện để lập kế hoạch và rồi nó lại trở thành tiêu chuẩn để đo lường việc thực
hiện trong thực tế
Lập tiến độ: Là lập danh mục những công việc cần làm theo thứ tự
thực hiện của chúng, có ghi rõ ai làm và thời gian thực hiện. Để thiết lập kế
hoạch có thể sử dụng sơ đồ Gantt, sơ đồ trách nhiệm hay sơ đồ mạng.
2.5. Quy trình hoạch định

19

2.5.1 Thiết lập các mục tiêu
Mục tiêu của công tác hoạch định và mục tiêu của các kế hoạch là hết
sức phong phú, chúng có thể được phân thành những loại như sau:
- Theo thời gian người ta chia ra: Mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài
hạn
- Theo tầm quan trọng người ta chia ra: Mục tiêu chủ yếu và mục tiêu
thứ yếu
- Theo mức độ cụ thể chúng ta có: Mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận
- Theo biểu hiện người ta phân thành: Mục tiêu tuyên bố và mục tiêu
không tuyên bố
- Theo hình thức thể hiện người ta có: Mục tiêu định tính và mục tiêu
định lượng
- Theo bản chất của mục tiêu người ta chia ra: Mục tiêu kinh tế, mục
tiêu xã hội, mục tiêu chính trị
- Dựa theo quá trình hoạt động ta có: Mục tiêu cuối cùng và mục tiêu
trong từng giai đoạn
- Theo cấp độ của mục tiêu ta có: Mục tiêu cấp công ty, mục tiêu cấp
đơn vị kinh doanh, mục tiêu cấp chức năng
- Theo hình thức của mục tiêu người ta chia ra: Mục tiêu định tính, mục
tiêu định lượng
- Theo tốc độ tăng trưởng ta có: Mục tiêu tăng trưởng nhanh, mục tiêu
tăng trưởng ổn định, mục tiêu duy trì và ổn định, mục tiêu suy giảm
Bên cạnh những loại mục tiêu trên, chúng ta còn thường gặp:
+ Mục tiêu phát biểu (Stated objective): Là những mục tiêu được doanh
nghiệp chính thức tuyên bố, đó là những điều mà doanh nghiệp muốn công
chúng tin là mục tiêu của doanh nghiệp.

+ Mục tiêu thực (Real objective): Là những mục tiêu mà doanh nghiệp
thực sự theo đuổi và được xác định bởi những việc làm thực của các thành
viên trong doanh nghiệp.
Cho dù là mục tiêu nào, được phân chia theo tiêu thức nào thì mục tiêu
cũng phải đảm bảo được các yêu cầu: Rõ ràng, khả thi, mang tính thừa kế, có
thể kiểm soát được, phải phù hợp với mục tiêu của các quyết định đã được
xác định, phải phù hợp với đòi hỏi của các quy luật khách quan, phải nhằm
giải quyết những vấn đề then chốt, quan trọng và phải phù hợp với hoàn cảnh
cũng như khả năng ở mỗi tổ chức, mỗi đơn vị
2.5.2 Xem xét những tiền đề và cơ sở khách quan


20

Muốn xác định mục tiêu hoạch định một cách đúng đắn và có hiệu quả
thì cần phải căn cứ vào những cơ sở khoa học chủ yếu sau:
- Sứ mệnh của tổ chức (Mission)
- Mục tiêu của tổ chức
- Các cấp hoạch định
- Lợi ích của hoạch định
- Đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối hoạt động quản trị
trong lĩnh vực hoạch định
- Hoàn cảnh khách quan thuộc về bên trong và bên ngoài của tổ chức
- Hoạch định một cách có hiệu quả
2.5.3 Xác định các phương án có khả năng thực hiện
- Nhận thức cơ hội
- Xác định mục tiêu .
- Xem xét các tiền đề cơ bản.
- Xây dựng các phương án.
2.5.4 Đánh giá và so sánh các phương án

Sau khi đưa ra được các phương án ta phải tìm cách đưa ra các tiêu
chuẩn đánh giá dựa vào các mục tiêu và điều kiện tiền đề, bao gồm cả đánh
giá định lượng và đánh giá định tính.
2.5.5 Lựa chọn phương án tối ưu
Điều này đòi hỏi ban quản trị doanh nghiệp phải đánh giá thận trọng
những lực lượng cạnh tranh. Những lực lượng này sẽ quyết định những quy
tắc cạnh tranh trong ngành mà doanh nghiệp đang hoạt động . Ban quản trị
giỏi sẽ chọn được cho mình những chiến lược có tác dụng tiếp sức cho doanh
nghiệp những lợi thế cạnh tranh tốt nhất và biết duy trì những lợi thế cạnh
tranh tốt nhất và biết duy trì những lợi thế cạnh tranh đó cùng với thời gian.
3. Tổ chức ( Organizing )
Mục tiêu:
- Hiểu được sự cần thiết và nội dung của công tác tổ chức
- Vận dụng linh hoạt các mô hình cơ cấu tổ chức để áp dụng vào công việc
3.1. Sự cần thiết và nội dung của công tác tổ chức
3.1.1 Sự cần thiết của công tác tổ chức
Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt.
Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì
mục đích chung.
Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai kế hoạch. Như chúng ta vẫn
thường nói: tổ chức thực hiện kế hoạch, tổ chức triển khai chính sách hay tổ
chức thực thi chính sách. Khi đó tổ chức bao gồm ba chức năng của quá trình


21

quản trị: xây dựng cơ cấu khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo
thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch.
Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị, bao gồm việc
đảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức. Đây chính là

nội dung được nghiên cứu trong môn học này.
Công tác tổ chức là việc xác định những chức năng nhiệm vụ và quyền
hạn của mỗi người, mỗi bộ phận và mối quan hệ giữa họ trong quá trình lao
động với nhau sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một
cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức.
3.1.2 Nội dung của công tác tổ chức
Xây dựng và hoàn thiện guồng máy cùng cơ cấu quản trị bao gồm việc
phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau và xác định nhiệm vụ
cho từng bộ phận.
Liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và lĩnh vực hoạt động
thành một thể thống nhất hành động đạt mục tiêu quản trị đã được đề ra.
Thiết kế quá trình thực hiện công việc, làm cho cơ cấu quản lý được
xây dựng có thể vận hành được trong thực tế thông qua việc xây dựng nội
quy, quy chế trong hợp tác nội bộ.
Xây dựng một đội ngũ cán bộ quản trị giỏi về chuyên môn, nhiệt tình
và trách nhiệm trong công tác, đoàn kết gắn bó và giúp đỡ nhau cùng hoàn
thành nhiệm vụ được giao.
Để công tác tổ chức thực hiện tốt vai trò của mình thì tổ chức phải được
thiết lập đảm bảo các yêu cầu đó là: Khoa học, hiệu quả, cụ thể, sáng tạo, kết
hợp lợi ích trước mắt và lâu dài, kết hợp quyền lợi, lợi ích và quyền hạn cùng
trách nhiệm
3.2 Một số mô hình cơ cấu tổ chức quản lý
3.2.1 Trực tuyến
Cơ cấu quản lý trực tuyến là một kiểu tổ chức bộ máy mà một cấp quản
lý chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp (Sơ đồ 1.1). Hệ thống trực
tuyến hình thành một đường thẳng rõ ràng về quyền ra lệnh và trách nhiệm từ
lãnh đạo cấp cao đến cấp cuối cùng. Cơ cấu kiểu này đòi hỏi người quản lý ở
mỗi cấp phải có những hiểu biết tương đối toàn diện về các lĩnh vực.
Ưu điểm của cơ cấu trực tuyến: Các quyết định được đưa ra và tổ
chức thực hiện nhanh chóng, kịp thời; Thực hiện tốt chế độ quản lý một thủ

trưởng; Cơ cấu tổ chức đơn giản gọn nhẹ, dễ linh hoạt.
Hạn chế của cơ cấu trực tuyến: Dễ dẫn đến tình trạng độc đoán, quan
liêu; Công việc dễ bị ùn tắc; Đòi hỏi người quản lý phải có khả năng toàn diện


22

về mọi mặt; Không nhận được những ý kiến đóng góp tích cực của các bộ
phận trung gian.

Giám đốc doanh nghiệp
Quản đốc

Quản đốc phân xưởng

Đốc công

Đốc công
Tổ trưởng

Quản đốc
Đốc công

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Sơ đồ 1: Cơ cấu quản lý trực tuyến của một doanh nghiệp
3.2.2

Chức năng
Là cơ cấu được tổ chức dựa trên chuyên môn hoá theo chức năng
công việc. Những nhiệm vụ quản trị của doanh nghiệp được phân chia cho
các đơn vị riêng biệt, từ đó mà hình thành những người lãnh đạo đảm nhận
thực hiện một chức năng nhất định (Sơ đồ 2). Trong kiểu cơ cấu này, các
đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người
cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình
Giám đốc

Phó GĐ
marketing

Phó GĐ
sản xuất

Phó GĐ
Tài chính

Phó GĐ
nhân sự

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Kế hoạch

Vật tư

Công nghệ

Năng lượng

Sơ đồ 2: Cơ cấu quản lý chức năng của một doanh nghiệp
Ưu điểm của cơ cấu chức năng: Phản ánh lôgic các chức năng; Tuân
theo nguyên tắc chuyên môn hoá ngành nghề; Phát huy được sức mạnh và
khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng; Giảm chi phí và rút ngắn
thời gian đào tạo; Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện;
Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị;Tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ
của cấp cao nhất.


23

Nhược điểm của cơ cấu quản lý theo chức năng: Dễ xảy ra tình trạng
chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ giữa các cá nhân và bộ phận với nhau;
Các quyết định được đưa ra đôi khi bị chậm; Sự phối hợp giữa lãnh đạo và
các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn; Khó xác định trách nhiệm và
hay đổ trách nhiệm cho nhau; Có thể dễ dẫn tới tình trạng nhàm chán,
người thực hiện nhận nhiều mệnh lệnh khác nhau.
3.2.3 Trực tuyến - chức năng
Do cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến và cơ cấu quản lý
theo chức năng có những ưu nhược điểm riêng nên hiện nay nhiều doanh
nghiệp và tổ chức lựa chọn kiểu cơ cấu quản lý theo kiểu trực tuyến - chức
năng, tức là một kiểu cơ cấu quản lý kết hợp.
Về nguyên tắc, trong hệ thống trực tuyến - chức năng (Sơ đồ 3), quan

hệ quản lý trực tuyến từ trên xuống dưới vẫn tồn tại, vẫn có các phòng ban
chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo
các đơn vị trực tuyến. Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm
về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ
trách. Để giúp cho người quản lý ra các quyết định đúng đắn, có các bộ
phận chức năng giúp việc trong các lĩnh vực như xây dựng kế hoạch, quản
lý nhân sự, marketing, tài chính - kế toán, quản lý kỹ thuật - công nghệ sản
xuất.
Giám đốc

Phó GĐ
marketing

PhòngKế
hoạch

Phòng Vật
tư

Quản đốc
và bộ phận

Phó GĐ
sản xuất

Phó GĐ
Tài chính

Phòng Công
nghệ

Phòng Vật
tư

Quản đốc
và bộ phận

Đốc công
Tổ sản
xuất

Phó GĐ
nhân sự

Quản đốc
và bộ phận

Đốc công
Tổ sản
xuất

PhòngNăng
lượng

Quản đốc
và bộ phận

Đốc công
Tổ sản
xuất

Phòng Năng
lượng

Quản đốc
và bộ phận


24

Sơ đồ 3: Cơ cấu quản lý theo kiểu trực tuyến - chức năng

3.2.4

Ma trận.
Mô hình này là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức khác
nhau. Ví dụ, mô hình tổ chức theo chức năng kết hợp với mô hình tổ chức
theo sản phẩm. Ở đây, các cán bộ quản trị theo chức năng và theo sản phẩm
đều có vị thế ngang nhau. Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp
lãnh đạo và có quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách.
Tổng giám đốc

Marketing

Nhân sự

Sản xuất

Tài chính

Giám đôc dự
án A

Giám đốc dự
án B

Sơ đồ 4 Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức kiểu ma trận: Định hướng theo kết quả
cuối cùng, kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản trị và chuyên gia tạo
ra các nhà quản trị có thể thích ứng với các lĩnh vực quản trị khác nhau, tập
trung nguồn lực vào khâu xung yếu cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án,
sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau đáp ứng được tình hình sản xuất kinh
doanh nhiều biến động, việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng, ít
tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả.
Nhược điểm của cơ cấu tổ chức kiểu ma trận: Có sự mâu thuẫn về
quyền hạn trong tổ chức, dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo
và các bộ phận. Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn, phạm
vi ứng dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định. Quyền lực và
trách nhiệm của các nhà quản trị có thể trùng lặp nhau tạo ra các xung đột và
khoảng cách trong nỗ lực giữa các cá nhân và đơn vị.
4. Lãnh đạo ( Leading )
Mục tiêu:


25

- Hiểu và trình bày được vai trò, chức năng của lãnh đạo
- Nắm bắt tâm lý của cá nhân và vận dụng sáng tạo trong công tác lãnh đạo
- Phân tích và vận dụng được lý thuyết duy trì và tạo được động lực cho nhân
viên làm việc.

4.1 Vai trò và chức năng của lãnh đạo
4.1.1 Vai trò
Thực chất của chức năng điều hành là tác động lên con người. Tất cả
các chức năng của quản trị kinh doanh như lập kế hoạch, tổ chức và kiểm tra
sẽ không hoàn thành tốt nếu nhà quản trị không hiểu được và không phát huy
được yếu tố con người, vì suy cho cùng con người với tư cách vừa là chủ thể
vừa là đối tượng của quản trị kinh doanh là nhân tố bên trong quyết định sự
thành bại của một tổ chức.
Chức năng điều hành làm cho mọi hoạt động của từng đơn vị và của
toàn thể tổ chức diễn ra một cách đồng bộ và ăn khớp với nhau để đạt được
mục đích chung. Thiếu sự phối hợp sẽ gây ra phí phạm thời gian, cố gắng và
tiền bạc.
Chức năng lãnh đạo có liên quan đến việc ra quyết định, tổ chức truyền
đạt và thực hiện các quyết định bằng cách giao việc, ra lệnh động viên, khen
thưởng cấp dưới, tích cực hoá thái độ và tinh thần làm việc của người lao
động, đó là những yếu tố liên quan trực tiếp đến năng suất và hiệu quả sản
xuất kinh doanh.
Chức năng lãnh đạo thể hiện nghệ thuật điều khiển, lãnh đạo con người,
thể hiện tài ba của nhà quản trị. Tài ba không phải ở lý luận mà là ở hoạt động
thực tiễn. Thông qua chức năng này có thể đánh giá nhà quản trị, đặc biệt là
các giám đốc một cách khách quan.
Có thể nghiên cứu chức năng lãnh đạo trong tổ chức qua hai nội dung
chủ yếu:
+ Tác động lên con người trong doanh nghiệp;
+ Phối hợp hoạt động giữa mọi người, mọi đơn vị trong doanh nghiệp
và giữa doanh nghiệp với các tổ chức bên ngoài doanh nghiệp.
4.1.2 Chức năng
Hiểu rõ con người trong hệ thống. đây là nội dung đầu tiên hết sức
quan trọng mà người lãnh đạo phải nắm vững để có thể đưa ra các quyết định
và lựa chọn đúng phương pháp lãnh đạo.

Đưa ra các quyết định lãnh đạo thích hợp. Sản phẩm của người lãnh
đạo suy tới cùng là các quyết định. Quyết định là hành vi sáng tạo của người