BÀI TIỂU LUẬN MÔN: Quan hệ công chúng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG
THĂNG LONG UNIVERSITY

BÀI TIỂU LUẬN
MÔN: Quan hệ công chúng.

Được thực hiện bởi:
• Sinh viên:NGUYỄN THỊ VÂN ANH - MSV: A17682
• Sinh viên: ĐÀO THỊ THANH NGA – MSV: A12473

Giáo viên: Phạm Long Châu


MỤC LỤC:
Trang bìa …………………………………………………………1
Phần 1: Thiết kế một chương trình PR (PR plan) cho Công ty vàng bạc
đá quý Phú Qúy……………………………………………….3 – 10
Vài nét về công ty ………………………………………………..5
Phân tích tình thế …………………………………………….......6
Mục đich và mục tiêu Pr……………………………...................7
Thông điệp then chốt…………………………………………….7
Nhóm công chúng………………………………………………..8
Chiến lược………………………………………………………. 8
Chiến thuật……………………………………………………….8
Nguồn lực ………………………………………………………..9
Ngân sách ………………………………………………………..9
Đánh giá kết quả………………………………………………….10
Kiểm tra chương trình……………………………………………10


Phần 2:

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chào mừng ngày phụ nữ Việt Nam cho Công ty vàng bạc
đá quý Phú Qúy được tổ chức vào 18h ngày 8/3/2012 tại khách sạn Hilton Hà Nội
Phân tích tình thế …………………………………………………11
Mục đich và mục tiêu Pr……………………………....................12
Nhóm công chúng…………………………………………………12
Thông điệp then chốt………………………………………………13
Chiến lược…………………………………………………………13
Chiến thuật…………………………………………………….......14
Nguồn lực ………………………………………………………….32
Ngân sách ………………………………………………………….32
Đánh giá kết quả……………………………………………….......33
Kiểm tra chương trình……………………………………………..36
Tham khảo…………………………………………………………37


Phần 1: Thiết kế một chương trình PR (PR plan) cho Công ty vàng
bạc đá quý Phú Qúy

Công ty Vàng Bạc Đá Quý Phú Quý
Địa chỉ: Số 30 Trần Nhân Tông, Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội
Điện thoại tư vấn:04. 943 7505 – 04. 822 6596
Điện thoại văn phòng:04. 822 6878 – 04. 943 9421
Fax: 04.943 8962. Web: www.phuquy.vn

Ảnh cửa hàng phú quý


*Vài nét về công ty:
Đầu năm 2003 thành lập công ty vàng bạc đá quý Phú Quý tại trụ sở 13 Trần Nhân
Tông.Với phương châm kinh doanh trọng chữ tín, luôn đảm bảo quyền lợi người tiêu

dùng, Phú Quý đã nhanh chóng chiếm được sự tin tưởng của người tiêu dùng.Giữa năm
2006, công ty mở rộng thêm trụ sở mới tại 30 Trần Nhân Tông với tổng diện tích trên
160 m2.
Năm 2005, Phú Quý được vinh dự nhận cúp vàng thương hiệu Việt do người tiêu
dùng bình chọn
Trải qua những khó khăn của những ngày đầu đi vào hoạt động, sau 3 năm, công ty
Vàng Bạc Đá Quý Phú Quý đã tồn tại, trưởng thành và phát triển cùng với sự tin cậy và
hài lòng của khách hàng trong nước
Đến cuối năm 2006, ngừng hoạt động kinh doanh tại trụ sở 13 Trần Nhân Tông,
tập trung khuếch trương trụ sở 30 Trần Nhân Tông trở thành 1 địa điểm kinh doanh vàng
bạc đá quý quy mô lớn tại Hà Nội.
Giữa năm 2006, công ty VBĐQ Phú Quý đã hoàn thành việc nâng cấp về cơ sở vật
chất cho công ty, đưa công ty đi vào hoạt động ngày càng chuyên nghiệp và tạo thêm
công việc cho ngày càng nhiều lao động.
Cuối năm 2006, Phú Quý được bình chọn là thương hiệu có số phiếu cao trong
ngành vàng bạc đồ trang sức và được nhận cúp logo ấn tượng do người tiêu dùng bình
chọn. Bên cạnh đó, Công ty VBĐQ Phú Quý đã thiết lập được những mối quan hệ hợp
tác tốt với các nhà cung ứng lớn trong nước và trên thế giới. Năm 2006, Phú Quý chính
thức trở thành đại lí khu vực miền Bắc của Tổng công ty SJC Sài Gòn, cung cấp sản
phẩm vàng miếng 999.9 SJC với chất lượng được đánh giá cao nhất trong nước hiện nay.
Tháng 07/2007 Giám đốc Công ty – Anh Lê Xuân Tùng được Trung tâm Văn hóa
Doanh nhân trao tặng danh hiệu : “ Doanh nhân văn hóa”
Kể từ ngày thành lập cho tới nay, công ty đã đạt được mức tăng trưởng về doanh
số mạnh mẽ theo từng năm.
Hiện nay, công ty đang kinh doanh các mặt hàng vàng 999,9999 và các sản phẩm
vàng trang sức với mẫu mã đa dạng, kiểu dáng đẹp, hợp thời trang, đáp ứng những nhu
cầu thẩm mĩ khác nhau của người tiêu dùng.


*

pPhân tích tình thế:

• Phân tích swot:
*Điểm mạnh:*Điểm yếu:
•Tài chính vững mạnh
•Lãnh đạo tốt

• Dòng sảnphẩm hạn chế
• Cơ cấu tổ chức nhiều cấp

•Thương hiệu có uy tín
•Đội ngũ nhân viên trung thành

*Cơ hội:
•Ngành kinh doanh của chúng ta đang mở rộng với nhiều khả năng dẫn tới thành công
• Những nhà cầm quyền muốn thúc đẩy và khuyến khích công việc kinh doanh trong khu
vực quản lí
•Đối thủ của ta dường như chậm chạp đối với việc tiếp thu công nghệ mới.
*Thách thức:


• Từ nguyên vật liệu đến máy móc thiết bị phục vụ sản xuất phần lớn đều phải nhập từ
nước ngoài=> áp lực từ phía nhà cung cấp là rất lớn.
• Thị trường vàng Việt Nam là một mảnh đất tiềm năng,trong tương lai sẽ xuất hiện
nhiều đối thử cạnh tranh

• Mục đích và mục tiêu PR (Goals/Objectives)
thh

-

Thông qua các hoạt đông pr để nâng cao hình ảnh của công ty,để công chúng
trong va ngoài nước biết đến công ty nhiều hơn

Thu hút nguồn nhân
lực tốt ứng tuyển
vào công ty

Thực hiện
chương trinh đấu
giá từ thiện

Cải thiện mối quan hệ công
chúng sau nhưng sau những
biến động trong thị trường thời
gian qua

•Thông điệp then chốt (Key messages)
Phú quý song hành cùng phú gia – song phú
Phú quý hân hạnh mang đến cho bạn những trang sức cao cấp ,tinh tế khẳng định đẳng
cấp và cá tính .Hãy để chúng tôi mang sứ mệnh mang “phú quý’ ngập tràn trong gia đinh
bạn,cho những giấc mơ lấp lánh bay xa.
• Nhóm công chúng
-Những khách hàng thân thiết và trung thành của công ty
-Các diễn viên,người mẫu,ca sỹ nổi tiếng trên truyền hình có quan tâm đến các sản phẩm
của công ty


-những người quan tâm đến công ty,muốn tham gia hoặc trở thành đối tác trong thời giân

sắp tới.
- Những người mua hàng trong thời gian qua

• Chiến lược (Strategies)
- Thể hiện sự tri ân với khách hàng thông qua các dịp kỉ niệm: ngày lễ tình yêu (14/2),
ngày 20/10 và đặc biệt quốc tế phụ nữ 8/3 dự đinh sẽ làm một lễ kỉ niệm hoành tráng –
trở thành hoạt động nổi bật của công ty trongnăm nay.
-Mở rộng và khai trương thêm các chi nhánh nữa công ty tại các tỉnh thành lân cận Hà
Nội và Hà Nội 2.Đầu tiên là Hà Tây(Hà Nội 2) và tỉnh Hải Dương.
-Giới thiệu bộ sưu tập mới nhât của công ty trong năm nay

• Chiến thuật:
- Tổ chức buổi ca nhạc từ thiện nhân dịp kỉ niệm 8/3 mang tên:
-Thông qua đêm ca nhạc từ thiện,tổ chức biểu diễn thời trang kết hợp ra mắt bộ sưu tập
trang sức ( những mẫu thiết kế chủ đạo trong năm nay)
-Quay clip,viết báo ghi lại những chia sẻ của người những người nổi tiếng ,người tiêu
dùng đã sử dụng các mẫu trang sức cuả công ty
-Thông cáo báo chí,tuyên truyền ,quảng bá về việc mở hai chi nhánh mới trong năm
nay.Lên kế hoạch chiếm cảm tình cảm của khách hang ở thị trường mới.

* Phương tiện truyền thông
-

- Báo, tạp chí
- Truyền hình
- Chụp ảnh


• Nguồn lưc:
- Pr nội bộ: tất cả nhân viên công ty,những người hiểu rõ sản phẩm của công ty tham gia

đóng góp y kiến,thực hiện chiến dịch pr
- Nguồn nhân lực thuê ngoài:

+ Nhân viên hỗ trợ về sân khấu
+ MC dẫn chương trình

• Ngân sách (Budget):
*Các yếu tố chi phí:
- Lao động;
-Chi phí quản lý;
-Nguyên vật liệu;
- Công tác phí

• Đánh giá kết quả:
*Phương pháp đánh giá:
•Bằng số lượng phản hồi:Thu thập phản hồi từ khách hàng của bạn và những đối tượng
liên quan.
• Bằng số liệu thống kê:
•Bằng nguồn tài liệu;
•Thăm dò dư luận: Dò hỏi ý kiến của khách hàng/cấp trên/nhà tài trợ về mức độ hài lòng
của họ sau sự kiện


•Sự gia tăng hiểu biết của công chúng

• Kiểm tra chương trình
- Phù hợp với chiến thuật đặt ra


4

Phần 2:
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chào mừng ngày phụ nữ Việt Nam cho Công ty
vàng bạc đá quý Phú Qúy được tổ chức vào 18h ngày 8/3/2012 tại khách sạn
Hilton Hà Nội
• Phân tích tình thế (Situation analysis)
Phân tích swot:
Thế mạnh(S)
-Đã xây dựng được thương hiệu mạnh,
được nhiều người tiêu dùng tin tưởng
- Có hệ thống cửa hàng, đại lí rộng
lớn ,phục vụ tốt cho việc phân phối và
giới thiệu sản phẩm
- Tài chính vững mạnh
-Đội ngũ nhân viên chất lượng cao,trung
thành
Điểm yếu(W)
-Ngành nghề chính của PNJ, sản xuất
kinh doanh hàng trang sức chịu nhiều rủi
ro mà công ty khó có thể dự báo và khắc
phục được.
-Hoạt động đầu tư tài chính hiện tại chưa
mang lại lợi nhuận đáng kể cho công ty
mặc dù vốn đầu tư tài chính chiếm tỷ
trọng cao trong t

Cơ hội(O)
-Tiềm năng kim hoàn thể hiện sức mua ở việt
nam la rất lớn
-Thị trường bất động sản hồi phục, các công

ty liên doanh với Phú Qúy sẽ có nhiều dự án
triển khai, khả năng đóng góp nhiều lợi nhuận
cho PNJ trong tương lai
Thách thức(T)
-Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các
doanh nghiệp trong ngành kim hoàn cả trong
và ngoài nước.
- Với nguồn vốn đầu tư tài chính tài hạn khá
lớn, PNJ sẽ đối mặt với những thách thức
không nhỏ nếu việc đầu tư này không hiệu
quả.

• Mục đích và mục tiêu PR (Goals/Objectives)


Thông qua các hoạt đông pr để nâng cao hình ảnh của công ty,để công chúng trong va
ngoài nước biết đến công ty nhiều hơn

Để tri ân khách hàng đã
đang và sẽ ủng hộ sản phẩm
của công ty vàng bạc đá quý
Phú Quý

thông tin cho khách hàng
biết về bộ sưu tập mới của
công ty

Thông qua chương trình ki
niệm 8/3 ,tổ chức đấu giá
chiếc xế hộp dát vàng.Toàn

bộ tiền thu được sẽ được
quyên góp ủng hộ quỹ vì
người nghèo Việt Nam

• Các nhóm công chúng
-Những khách hàng thân thiết và trung thành của công ty
-Các diễn viên,người mẫu,ca sỹ nổi tiếng trên truyền hình có quan tâm đến các sản phẩm
của công ty
-những người quan tâm đến công ty,muốn tham gia hoặc trở thành đối tác trong thời giân
sắp tới.

-

Những người mua hàng trong thời gian qua

• Thông điệp then chốt (Key messages)


Thông điệp của chương trình : Sinh ra là phái đẹp, Phú Quý có sứ mệnh hoàn thiện vẻ
đẹp đó cho bạn !
Đây sẽ là thông điệp xuyên suốt chương trình dạ tiệc chủ đề:”Đêm nữ hoàng”- Cho
những ước mơ lấp lánh .Phú quý hân hạnh cùng bạn tôn vinh những nét đẹp của người
phụ nữ - Một nửa của thế giới-Một nửa để yêu thương.Bên cạnh đó,thông qua chương
trình,Phú quý hy vọng được chung tay cùng công đồng giúp đỡ các trẻ em nghèo khó
khăn cơ nhỡ

• Chiến lược (Strategies)

- Kích cầu tiêu dùng song hành với việc
ra mắt bộ sản phẩm mới

-Khuyếch trương hình ảnh và tiềm lực
của công ty


• Chiến thuật (Tactics)
Thời gian biểu chuẩn bị cho đêm dạ tiệc:”Đêm nữ hoàng”- Cho những ước mơ lấp lánh
Nội dung
Có
3 tháng
Quyết định mục đích tổ chức sự kiện
Chọn chủ đề
Điều tra và xem các website tiềm năng
Chỉ định điều phối sự kiện/ Quản lí
Phí ước tính (trang web cho thuê, thực phẩm, đồ
uống , âm thanh / ánh sáng, vv)
Nhận khuyến nghị để giải trí
Danh mục các chương trình giải trí
Danh mục thiết kế/ in ấn
Danh mục trang trí
Các danh mục quan trọng khác
Dự thảo ngân sách ban đầu
Quyết định chi phí ban đầu
Biên soạn danh sách gửi thư (cá nhân / tổ chức)
Kiểm tra đề xuất trong các cuộc xung đột tiềm năng,
hoàn chỉnh bằng văn bản
Nhận văn bản hợp đồng, trang web giải trí, …
Cân nhắc trước sự kiện sẽ công khai hay không
Mời/ Xác nhận khách Vip
Thiết kế giấy mời
Tạo biểu tượng sự kiện cùng với người thiết kế

Đặt lịch trình quan hệ công chúng
Phát triển thông cáo báo chí và danh sách lịch
Chọn nhiếp ảnh gia, sắp xếp cho các bức ảnh của nhân
vật quan trọng
Nhận tiểu sử thông tin về nhân vật quan trọng được
vinh danh
Điều tra các loại giấy phép đặc biệt, bảo hiểm…
Viết đơn yêu cầu cấp tài chính đến bộ phận tài chính
Đánh giá các thiết kế đồ họa, áp phích..
2 tháng
Bắt đầu cuộc họp cho bộ phận tổ chức sự kiện hàng
tuần
Chuẩn bị văn bản cuối cùng cho khách mời, thiếp mời
và poster

Không

H/Thành


Chuẩn bị bản vé mời cuối cùng
Hoàn thành danh sách mail để mời
Đặt giấy mời, poster, vé..
Kí hợp đồng với tổ chức giải trí (múa lân..)
Tạo danh sách các địa điểm dán poster
Nhận nhu cầu xác nhận bằng văn bản của người nổi
tiếng tham gia
Lên tài chính cho hợp đồng âm thanh/ hình ảnh
Chọn danh hiệu/ giải thưởng
1 tháng

Địa chỉ thư mời (với các ghi chú cá nhân khi có thể)
Có Đài phát thanh/truyền hình tài trợ, thông báo dịch
vụ công cộng, khuyến mãi
Gửi mail mời
Phân phát poster
Có hợp đồng cho các đồ trang trí và các mặt hàng cho
thuê
Xác nhận truyền hình/ truyền thanh tham gia
Phát hành thông báo báo chí về người nổi tiếng, khách
Vip được vinh danh
Hoàn tất kế hoạch
Hoàn thiện ngân sách cho các nhiệm vụ và thời gian
dự kiến
Điện thoại theo danh sách gửi thư (bán vé)
Đặt quảng cáo trên báo, theo dõi phương tiện truyền
thông
Xác nhận nhân viên đăng kí/lưu trữ/khác
Viết sự xác nhận của người nổi tiếng, khách Vip
Hoàn thành danh sách các nội dung cho các gói Vip
Ước tính khách dự kiến để cung cấp dịch vụ/đồ ăn
Gặp nhà cung cấp bên ngoài, tư vấn phối hợp sự kiện
Xem xét kịch bản/ thời gian
Xác nhận an ninh đặc biệt cần thiết cho Vip
Lên lịch cung cấp thiết bị đặc biệt/thuê ngoài
Hoàn thành kế hoạch trang trí bên trong
Cung cấp số người đã sửa đổi
Gặp chủ tịch, nhân viên chủ chốt để hoàn thành bất kì
nhiệm vụ nào ở trên Gửi mail mời
1 tuần
Gặp tất cả nhân viên cho những chi tiết cuối cùng

Hoàn thành số điện thoại đã nêu
Xác nhận số người tham dự


Sắp xếp chỗ ngồi/ bàn
Đảm bảo 2 hoặc ba nhân viên để hỗ trợ trường hợp
khẩn cấp
Hoàn thành nhân viên đăng kí tham gia
Phân bổ chỗ ngồi trong biểu đồ/ các bài tập với quản
lí/tiếp tân
Lên lịch thiết bị vận chuyển
Kiểm tra thời gian đến và thời gian giao hàng với các
nhà cung cấp
Xác nhận lại sự kiện trên trang web
Chuyển kịch bản cuối cùng/ thời gian cho tất cả các
thành viên tham gia chương trình
Xác nhận số nhân viên hỗ trợ
Tạo theo dõi các cuộc gọi đến các phương tiện truyền
thông để đảm bảo
Phân phối thêm poster
Lên lịch buổi diễn tập
Lên lịch với các nhân viên phân bổ thêm vào chương
trình
Thành lập quỹ tiền mặt cần thiết cho các gợi ý và
trường hợp khẩn cấp
Kiểm tra – Viết thanh toán được thực hiện cho ngày tổ
chức chương trình
Trước ngày diễn ra chương trình
Kiểm tra lại tất cả các thiết bị và đồ cung cấp được
mang đến chương trình

Kiểm tra tiền mặt và các nhà cung cấp đã được chuẩn
bị
Ngày thực hiện chương trình
Chắc chắn các nhân vật quan trọng đã được ra và các
kịch bản
Kiểm tra lại với các nhân viên hỗ trợ để đảm bảo
nhiệm vụ được thực hiện
Kiểm tra thiết bị âm thanh/ ánh sáng và dàn dựng
trước chương trình

Sử dụng phương tiện truyền thông
- Trên báo, tạp chí nội bộ, website chính thức của công ty
- Trên các poster, banner lớn ở khu vực công ty


- Trên các chương trình quảng cáo trong khung giờ phát sóng trên radio trong chương
trình của ZONEFM.
- Thông cáo báo chí tới các báo tiêu dùng, báo cho giới trẻ như: ……
- Bán ra các sản phẩm kèm theo thông tin giới thiệu về sự kiện sắp tới của công ty.
- Tổng đài dịch vụ hỗ trợ truyền thông: giải đáp mọi ý kiến thắc mắc, đóng góp sáng tạo
của nhân viên, ý kiến tham gia của khách mời, những người quan tâm,…
Sau khi chương trình diẽn ra: đăng tin tổng kết sự kiện trên các báo kinh doanh, doanh
nghiệp, tài chính, …thông báo cho nội bộ công ty và công ty mẹ tại Pháp về kết quả và ý
nghĩa đối với cộng đồng của sự kiện.
Địa điểm:
Chương trình chính thức được tổ chức vào 18h ngày 8/3/2012 tại khách sạn Hilton có địa
chỉ tại : số 1 Lê Thánh Tông-Hoàn Kiếm - Hà Nội
Ảnh khách sạn Hilton

Với việc tổ chức tại phòng họp lớn của khách sạn Hilton nằm giữa trung tâm thủ đô Hà Nội cũng là
một cách Phú Quý muốn mang lại cảm giác thân thiết và sự hội tụ của những con người từ khắp bốn
phương sẽ càng thêm ý nghĩa .Đặc biệt là với vẻ đẹp của phái nữ ,thì không đâu hợp lý hơn khi ở giữa
nét đẹp cổ kính cũng như hiện đại của Trái tim cả nước_Thủ đô Hà Nội.
Sân khấu của chương trình sẽ là một sân khấu với những kết hợp tinh tế giữa hoa và ánh sáng .với
logo công ty được đặt trang trong bên góc trái và ở giữa là chủ đề của chương trình:”Đêm nữ hoàng”Cho nhứng giấc mơ bay xa

Người dẫn chương trình đa tài và rất có duyên ,đặc biệt được yêu thích trong chương
trình tương tác “Cặp đôi hoàn hào “ đó là MC,diễn viên,ca sỹ Trấn Thành .Hứa hẹn sẽ
khuấy động sân khấu một cách hài hước ,hóm hỉnh và duyên ăn nói của mình

Sản phẩm sẽ được đấu giá từ thiện
Chiếc Nano của hãng Tata gây kinh ngạc cho tất cả những người chứng kiến bởi bộ vỏ xe
được bọc vàng, bạc với những hoa văn cầu kỳ đẹp mắt và những viên đá quý lấp lánh.

Theo hãng sản xuất, có khoảng 80 kg vàng, 15 kg bạc và 10 nghìn viên đá quý được sử
dụng để trang trí cho chiếc xe.


Khách mời
1.
2.

VIP
Ban giám đốc
Đại diện ủy quyền tập đoàn (cty mẹ)
Giám đốc
Phó giám đốc
Trưởng phòng kinh doanh
Trưởng phòng marketing - PR

Trưởng phòng tài chính
Trưởng phòng nhân sự
Khách mời tiềm năng( Những người có thể tham gia đấu giá từ thiện ở cuối
chương trình)
- Những đối tác làm ăn của công ty
- Đại diện của các công ty vàng bạc hiên có trên thị trường
- Đại diện của “Quỹ người nghèo Việt Nam”
3. Khách mời cộng tác:
- Các diễn viên,người mẫu tham gia vào chương trinh thời trang

Vd: Người mẫu Ngọc Quyên
Ảnh....

Người mẫu Xuân Lan

Và siêu mẫu đến từ Hà Nội:Siêu mẫu Hà Anh

Ngoài ra còn có sự góp mặt của ca sĩ Quang Dũng -chàng ca sĩ "sinh ra để làm ca sĩ"
giọng ca ngọt ngào ấm áp làm siêu lòng bao cô gái khi anh cất tiếng hát .


Và ca sĩ Hoàng Hải, ca si Lê Hiếu

•Báo chí
-Theo bên gửi thông cáo báo chí thì quyết định số lượng phóng viên,đại diện các báo đến
tham dự(ước tính 10-15 báo=10-15 ghế)
*Khách hàng:
Dự kiến khoảng hơn 200 khách mời,chủ yếu là nhứng khách hàng thân thiết ,những
người quan tâm đến các sản phẩm trang sức của công ty
.Đặc biêt,mối với khách vip,mối chiếc vé tương đương với hai chiếc ghế ,khách hàng

hoàn toàn co thể đi theo đôi va mang kèm theo trẻ con.Giấy mời sẽ được gửi tới toàn bộ
thành phần tham dự
*Mốt số mẫu trang sức trình diễn:


-

Time line:


Thời gian Thời Mục
lượng
¬19h19h30

(phút)
30
Đón
khách

Nội dung

*8 lễ tân: phân bố tại khu vực sảnh
đón khách, hội trường họp lễ:
* 2 lễ tân chào khách và cài hoa đại
biểu cho khách
* 2 lễ tân phụ trách lưu danh sách
khách mời
* 2 lễ tân cùng nhân sự công ti phụ
trách mời và hướng dẫn khách

Nhân sự

Âm thanh

Đội bảo vệ:

Nhạc nền
nhẹ nhàng

Các lẵng hoa
chúc mừng
xếp dọc lối
vào
và phía khu
vực sân khấu

* 2 lễ tân phụ trách khu bàn VIP
4 bảo vệ:
* 2 phụ trách đón khách từ ô tô và
nhận lẵng hoa chúc mừng và sắp xếp
hoa
* 2 bảo vệ phụ trách khu vực đỗ xe
19h3020h00

30

Văn
nghệ
chào
mừng

-Trên màn hình phát liên tục về các 02 lễ tân phụ Âm thanh
hình ảnh của công ty:Quá trình hình trách khu bàn biểu diễn
thành và phát triển, các thành tựu đạt VIP
được
02 lễ tân phụ
trách khu vực
khách thường.
-Phát các đoạn clip nội dung những
cảm nghĩ của những người nổi
Số lễ tân còn
tieesng khi đeo những bộ trang sức lại đứng khu
của Phú quý
đón khách,
đón khách tới
- Văn nghệ
muộn.
Bảo vệ : Phụ
trách an ninh
khu họp lễ


-

Dự trù tình huống.

Khách mời uống quá nhiều trong buổi tiệc
khách mời uống quá nhiều và gây những sự cố khó kiểm soát, thâm chí đôi khi là gây hậu
quả nghiêm trọng,
Sắp xếp những người điều phối thức uống để hạn chế việc khách uống tự do và dẫn đến

các hành vi mất kiểm soát. Ngoài ra, việc hướng khách vào các hoạt động đang diễn ra.
Nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ
-

Hỏi xem không hài lòng về dịch vụ nào.

-

Xin lỗi làm giảm căng thẳng, bố trí người kiểm tra và chăm sóc tốt hơn cho dịch
vụ đó.

Thức ăn không đủ phục vụ
Phải đảm bảo số lượng khách, khi gửi thư mời, tốt nhất bạn nên lưu ý với khách về việc
họ cần phản hồi lại trong thời gian sớm nhất (cho họ một deadline) để bạn tiện sắp xếp và
chuẩn bị phục vụ họ tốt nhất.
Có va chạm, bạo lực giữa các khách mời
Trang bị đội ngũ bảo vệ để tránh các tình huống lộn xộn xảy ra. ngoài tâm kiểm soát, tốt
nhất bạn nên gọi cho cảnh sát và huy động thêm lực lượng bảo vệ của địa đểm hỗ trợ để
hạn chế các tình huống quá khích.
Hợp đồng thuê địa điểm bị hủy trước giờ tổ chức
Phải kí rỗ ràng hợp đồng,rõ ràng giờ set up,thậm chí phải ghi rõ những gì mình yêu cầu,
những gì mình mang vào,....
Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng.
Sử dụng danh sách kiểm tra của bạn thường xuyên và xử lý những công việc mà bạn gạch
ra đầu tiên trước.

• Nguồn lưc:


- Pr nội bộ: tất cả nhân viên công ty,những người hiểu rõ sản phẩm của công ty tham gia

đóng góp y kiến,thực hiện chiến dịch pr
- Nguồn nhân lực thuê ngoài:
+ Nhân viên hỗ trợ về sân khấu
+ MC dẫn chương trình

• Ngân sách (Budget)
*Các yếu tố chi phí:
-

Lao động;
Công tác phí

-

Chi phí quản lý
Nguyên vật liệu

• Đánh giá


Nội dung
Mức độ mà các mục tiêu truyền thông quảng cáo và sự kiện đã đạt
được.
Lên kế hoạch
+Mức độ khả thi:
+Mức độ hấp dẫn của nội dung
+Thiết kế của chương trình
Set up, trang trí
+Không gian tổng thể của Event
+ Lắp đặt và trang trí sân khấu (mức độ thẩm mỹ, mức độ thuận tiện

quan sát, décor thế nào, backdrop thế nào)
+ Lắp đặt cổng chào, khu triển lãm (nếu có)
+ Sắp xếp và trang trí khu vực lễ tân, quầy bán vé (Set up quầy bán
vé thuận tiện chưa? Quầy lễ tân có dễ tìm kiếm không?)
+Tiện ích khác: Chỗ đậu xe, toilet
Kỹ thuật
+Lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng (Âm thanh ánh sáng có thông
suốt không hay trục trặc, âm thanh có tốt không, nghe có rõ không,
có bị vang không)
+ Hệ thống trình chiếu ( thiết bị trình chiếu set up đã tốt chưa, có bị
ngắt giữa chừng không, có bị che chắn tầm nhìn hay không)
- Nguồn điện
Kỹ thuật
+ Lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng (Âm thanh ánh sáng có thông
suốt không hay trục trặc, âm thanh có tốt không, nghe có rõ không,
có bị vang không)
+ Hệ thống trình chiếu ( thiết bị trình chiếu set up đã tốt chưa, có bị
ngắt giữa chừng không, có bị che chắn tầm nhìn hay không)
+ Nguồn điện
Nhân sự
+ Cách làm việc của MC (Nói chuyện có lưu loát, ứng xử có linh
hoạt, có thu hút khán giả tập trung vào chương trình không)
+Chương trình biểu diễn của ca sĩ, nhóm nhảy (có xuất hiện đúng
với lịch trình hay không, biểu diễn có hấp dẫn và nhiệt tình không)
+Sự có mặt của khách mời, đại diện công ty, khách VIP (Có ai đến
trễ không, cách họ phát biểu khai mạc, chào đón khách tham dự đã
ổn chưa)
Hậu cần, thuê mua (Logistic)

Tốt

Trung Tệ
bình