Tìm hiểu về máy POS (Point of Sale)

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI
***

ĐỀ TÀI THUYẾT TRÌNH

Tìm hiểu về máy POS (Point of Sale)

Môn Thương Mại Điện Tử

Thành Phố Hồ Chí Minh, Năm 2015


Báo cáo thực hành nhóm 15

LỜI CÁM ƠN

Trong thực tế thì không có sự thành công nào mà không có sự giúp đỡ hỗ trợ

của người khác dù ít hay nhiều, dù trược tiếp hay gián tiếp của mọi người
khác. Trong suốt quá trình học tập và thu thập kiến thức trên giảng đường
cao đẳng đến nay, nhóm chúng em đã nhận được nhiều sự quan tâm giúp đỡ
của quý thầy cô, gia đình và bạn bè.
Nhóm chúng em chân thành gửi lời cảm ơn đến Th.s Thiều Quang Trung đã
truyền đạt vốn kiến thức quý báu của mình về môn thương mại điện tử - một
bộ môn rất bổ ích về sau đối với chúng em, cảm ơn vì đã tận tình hướng dẫn
chúng em trên lớp cũng như những buổi bàn luận về các câu hỏi làm thuyết
trình nhóm để chúng em có cơ sở để tiềm kiếm nghiên cức chính xác câu hỏi
chúng em đã chọn. Chúng em nghĩ rằng nếu không có những lời hướng dẫn
của thầy có thể chúng em sẽ rất khó có thể hoàn thành được. Một lần nữa
chân thành cảm ơn thầy.

Bài báo cáo này chúng em đã cố gắng hoàn thành trong vòng gần 2 tuần.
Bước đầu đi vào thực tế tiềm hiểu về các cách thức tính tiền cũng như các
cách thức thanh toán hóa đơn bằng các loại thẻ đa năng trong nước và quốc
tế. Với đề tài tìm hiểu về máy POS (point of sale) do vẫn chưa đi thực tế nhiều
và lượng kiến thức am hiểu về nó còn ít nên không thể tránh khỏi có những
thiếu sót đó là điều chắc chắn mong nhận được những ý kiến của Thầy và các
bạn trong lớp.
Chúng em xin cảm ơn.


Báo cáo thực hành nhóm 15
Mục lục

3


Báo cáo thực hành nhóm 15

ĐẶT VẤN ĐỀ
Ngày nay, xu hướng mua sắm tại các cửa hàng, trung tâm thương mại, siêu
thị, nhà hàng ,.... ngày càng phổ biến.Để giúp cho người dùng tiết kiệm thời
gian , chi phí thanh toán khi mua hàng và không phải mang theo quá nhiều
tiền mặt bên mình vừa không an toàn lại dễ bị nhầm lẫn khi tính, đồng thời
tránh việc cướp giật, móc túi,.... thì hình thức thanh toán thẻ đã và đang từng
bước hoàn thiện và đa dạng trên thế giới.
Song để đáp ứng lại các nhu cầu sử dụng thẻ để thanh toán chi phí của doanh
nghiệp cũng như thanh toán hóa đơn mua sắm hàng hóa của người tiêu
dùng ngày càng cao. MÁY TÍNH TIỀN- POS đã không còn xa lạ đối với mọi
người nữa.

Báo cáo thực hành nhóm 15

Chương I: Khái quát về máy tính tiền máy POS
1.

Máy tính tiền là gì?
Máy tính tiền là một thiết bị cơ học hay điện tử dùng để tính tiền, lưu
trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hóa đơn và có thể có thêm hộp
đựng tiền. Máy tính tiền đầu tiên do James Ritty sáng chế. Ngày nay, máy tính
tiền điện tử được dùng rộng rãi trong các lĩnh vực thương mại với nhiều
chức năng, phù hợp với các yêu cầu của môi trường làm việc của nó.
Máy tính tiền điện tử
(tiếng Anh: electronic cash
register) viết tắt là ECR thường
gặp ở các trung tâm buôn bán, nhà
hàng, các khu cung cấp dịch vụ.
Các máy tính tiền được biết đến là
các máy của các hãng Casio, IBM,
Panasonic, Wincor-Nixdorf, Sharp, Toshiba...
Máy tính tiền điện tử thường có hai phần chính: phần thân chính và các thiết
bị ngoại vi cho các thao tác của người sử dụng máy tính tiền.
Phần thân chính của máy bao gồm:
+ Mạch điện tử dùng để tính toán, lưu trữ các số liệu hàng hóa như giá, phân
nhóm, tổng kết doanh thu theo thời gian.
+ Một màn hình hiển thị cho nhân viên xử lý thao tác (gọi là máy tính tiền
cảm ứng) và màn hình hiển thị cho khách.
+ Phần máy in, có thể là máy in trống, máy in kim hay máy in nhiệt bao gồm 1
hoặc 2 máy in. Các máy tính tiền thông thường sử dụng máy in trống hoặc 1
máy in kim sẽ sử dụng giấy cuộn 2 liên, 1 liên xé rời giao cho khách hàng, liên

kia cuộn lại để tham khảo sau này. Máy sử dụng 2 máy in kim hoặc 2 máy in
5


Báo cáo thực hành nhóm 15
nhiệt sẽ có 1 máy in hóa đơn cho khách, một máy in lưu lại. Máy sử dụng 1
máy in nhiệt thường được hỗ trợ bộ nhớ lưu bên trong mạch điện tử.
+ Ổ khóa dùng để lựa chọn vị trí làm việc.
+ Bàn phím dành cho nhân viên thao tác. Với các thiết bị tiên tiến sau này,
bàn phím và màn hình dành cho nhân viên thường được tích hợp làm một lên
Màn hình cảm ứng.
+ Vỏ máy có thể được niêm phong, để người sử dụng không thể tự sửa đổi các
thông số về doanh nhân được các công ty hay cơ quan có chức năng thiết đặt
trong phần mềm của máy tính tiền điện tử.
Phần bên ngoài, ngoài bàn phím máy tính tiền còn có thể có:
+ Máy đọc mã vạch.
+ Máy nhận thẻ tín dụng.
+ Ngăn kéo đựng tiền, có thể mở bằng chìa khóa hay bằng một phím hoặc tổ
hợp phím trên bàn phím.
+ Máy in hóa đơn ngoài dùng để in các hóa đơn khổ rộng hơn.
+ Máy in nhà bếp để gửi các lệnh xuất hàng cho nhà bếp.
2.

Máy POS là gì? Software riêng theo từng loại POS
2.1 Máy POS là gì?
POS là từ viết tắt tiếng anh của Point of Sale là các máy chấp nhận
thanh toán thẻ!Hiện nay trên khắp thế giới thẻ ATM cũng không phải chỉ để
giao dịch trên các máy ATM thuần tuý, nó còn được giao dịch tại rất nhiều
các thiết bị POS mà ngân hàng phát hành triển khai tại các điểm chấp nhận
thanh toán nó thông qua hợp đồng chấp nhận thẻ đó.

Báo cáo thực hành nhóm 15
Nó sử dụng cho các shop bán
lẻ (retail shop), tại quầy
thanh toán tiền (check out
counter) trong shop, hay là
một vị trí có thể thay đổi
được khi mà giao dịch xuất
hiện trong loại của môi trường kiểu này.
Để hoạt động được, máy POS phải bao gồm các thiết bị sau:
-

Máy POS

-

Dây cáp mạng có kết nối internet

-

Nguồn điện

-

Đầu đọc thẻ Contactless: dùng cho thanh toán bằng thẻ Paypass (R50)
Ngoài phần cứng cần có software riêng theo từng loại POS để phù hợp và
tương thích với yêu cầu được đề ra từ các địa điểm bán hàng.
Có 2 chuẩn dành cho thiết bị phần cứng của POS là OPOS và JavaPOS, cả hai
đều tương thích với UnifiedPOS, chuẩn bởi tổ chức bán lẻ quốc tế (The

National Retail Foundation). OPOS (OLE for POS) là chuẩn phổ biến đầu tiên
được giới thiệu bởi Microsoft, NCR Corporation, Epson, và Fujisu-ICL. OPOS
dựa trên chuẩn giao tiếp cổng COM, cho phép sử dụng các chương trình ngôn
ngữ của Microsoft. OPOS phát hành năm 1996, JavaPOS được giới thiệu bởi
Sun Microsoftsystem, IBM và NCR Corporation năm 1997.
Về sau, cùng với sự phát
triển ồ ạt của mô hình
"chuỗi POS", nhu cầu
quản lý tập trung được
đặt ra. Một số hãng sản
xuất phần mềm đã đưa ra
giải pháp thay thế các
POS chuyên dụng bằng
các phần mềm "POS" chạy
trên máy PC. Với một PC,
7


Báo cáo thực hành nhóm 15
người dùng có thể gắn thêm các thiết bị có liên quan (thông thường là
Barcode Reader - thiết bị đọc mã vạch - và Bill Printer - máy in Bill chuyên
dụng) - cùng với việc cài đặt một POS software - người dùng có thể sở hữu
một máy POS hoàn chỉnh với độ tùy biến cao; đồng thời, có thể tận dụng ưu
điểm của các giao thức truyền thông trên PC để giải quyết tốt vấn đề tích hợp
dữ liệu bán lẻ từ các POS về cơ sở dữ liệu trung tâm, cũng như tiếp nhận các
dữ liệu mang tính "chính sách" được phân phối từ trung tâm đến các POS .
2.2 POS dùng cho mô hình kinh doanh
Phần mềm POS dùng cho mô hình kinh doanh karaoke, khách sạn, billard,
tiệm net,…
Chức năng chính:

+ Hiển thị sơ đồ bàn (phòng), quản lý trạng thái bàn (phòng)
+ Đặt bàn (phòng)/ tách bàn (phòng)/ gộp bàn (phòng).
+ Tính năng phân quyền nhân viên.
+ Quản lý thu chi
+ Quản lý từ xa qua internet
+ Quản lý công nợ. Tính lãi/lỗ (lãi gộp).
+ Quản lý khách hàng VIP bằng thẻ hoặc bằng mã.
+ Quản lý kho.
Khách sạn
+ Chức năng nhập thông tin
người đăng ký ở khách sạn.
+ Quản lý trạng thái phòng.
+ Thiết lập mức giá khác nhau
theo giờ / loại phòng/ngày.
+ Tự động tính tiền phòng.
+ Tính gộp hóa đơn nhiều phòng cho khách theo đoàn.
+ Quản lý đặt cọc tiền phòng. Quản lý giặt ủi, điện thoại.
Billard
+ Thiết lập nhiều mức giá khác nhau.


Báo cáo thực hành nhóm 15
+ Thiệt lập nhiều mức giá khác nhau theo ngày/ giờ.
+ Tự động tính tiền giờ.
+ Cắt cơ trong từng game.
+ Quản lý đặt cọc tiền bàn.
Karaoke
+ Đặt phòng và quản lý phòng karaoke.
+ Thiết lập nhiều mức giá phòng khác nhau.
+ Thiết lập mức giá khác nhau theo ngày giờ.

+ Tự động tính tiền giờ.
+ Quản lý đặt cọc tiền phòng.

1.

9


Báo cáo thực hành nhóm 15

Chương II: Hạ tầng POS
1.

Những chổ nào cần máy đặt máy POS

POS được sử dụng trong các
nhà hàng ăn uống, khách
sạn,siêu

thị,trung

tâm

thương mại,cửa hàng xăng
dầu,sân bay,sân vận động,
casino… nói chung nó thích
hợp cho môi trường bán lẻtóm lại, nó là thứ phục vụ cho
việc bán hàng, một điểm bán hàng trong một hệ thống bán hàng.
Máy có ưu điểm gọn nhẹ chỉ chiếm một diện tích rất nhỏ, có thể dễ dàng lắp
đặt nhiều nơi.

2. Các loại thẻ mà POS chấp nhận
Thẻ được chia ra nhiều loại tùy theo tính năng tác dụng của thẻ. Thẻ tín dụng
(Credit Card) thực chất là bằng chứng của một mối quan hệ vay nợ giữa
người cầm thẻ (Cardholder) và ngân hàng. Ngân hàng đồng ý cho người cầm


Báo cáo thực hành nhóm 15
thẻ vay tiền đến một mức tối đa nào đó (gọi là credit limit), thường là khoảng
2 lần thu nhập hằng tháng của người cầm thẻ. Tất cả các khoản thanh toán
mà người cầm thẻ thực hiện sẽ được ghi nợ (debit) vào tài khoản của người
cầm thẻ tại ngân hàng. Đến một ngày nhất định mỗi tháng, ngân hàng sẽ gửi
thông báo đến cho người cầm thẻ, thống kê tổng số tiền đã chi trong tháng
trước đó.
Ngoài thẻ tín dụng còn có loại thẻ khác gọi là Debit Card. Debit Card khác với
Credit Card ở điểm căn bản nhất là không có quan hệ vay nợ, bạn có tiền
trong tài khoản thì tiêu, hết thì thôi, không vay được.

Máy POS chấp nhận thanh toán các loại thẻ sau:
-

Thẻ quốc tế: : VISA, MASTER, JCB…

-

Thẻ nội địa của các ngân hàng như TECHCOMBANK, VIETCOMBAND, BIDV,
VIETINBANK, AGRIBANK…trong nước.

-

3.

Thẻ Master Card Paypass: là loại thẻ tín dụng quốc tế của Master Card.

Hệ thống quản lý nhiều điểm bán hàng xa nhau

11


Báo cáo thực hành nhóm 15

Với sự phát triển của các địa điểm bán hàng thì tính chất phức tạp trong công
việc quản lý càng cao. Ngoài ra, các nhà quản lý cũng rất bận với việc lên các kế
hoạch kinh doanh, xây dựng chính sách bán hàng...nhằm thúc đẩy hoạt động
kinh doanh của mình. Từ đó, nhu cầu quản lý và kiểm soát các hoạt động bán
hàng đến từng nhân viên, từng bộ phận, từng cửa hàng là hết sức thiết yếu Câu
hỏi đặt ra là phải quản lý bán hàng sao cho hiệu quả, chính xác nhưng lại phải
đơn giản, dễ thực hiện cho phù hợp với đặc thù của lĩnh vực kinh doanh bán
hàng. Giải pháp quản lý từ xa POS đã giúp các nhà quản lý thực hiện tất cả
những mong muốn nêu trên một cách hết sức đơn giản.
VÍ DỤ: Bigsoft, DIP BMS.NET, POS online...


Báo cáo thực hành nhóm 15
4.

Hạ tầng POS qua line điện thoại

Là hệ thống POS bán hàng và order điện tử, chỉ hoạt động trên hệ thống
mạng local (có dây hoặc không dây)

đường dây điện thoại đến chỗ đặt máy pos. Hiện đã có loại máy kết nối qua
điện thoại di động, nghĩa là chỉ cần nơi nào có sóng của một trong các hãng
cung cấp dịch vụ điện thoại di động là bạn có thể kết nối với pos của

13


Báo cáo thực hành nhóm 15


Báo cáo thực hành nhóm 15

Chương III: Các vấn đề liên qua đến dịch vụ POS
Các trục trặc thường gặp

1.

Những nhược điểm thường gặp như: xử lý số liệu chậm, để thời gian chết,
thường gặp sự cố trục trặc do lỗi phần mềm...
Lợi ích, khó khăn, bất tiện:

2.

2.1 Lợi ích
Lợi ích ứng dụng công nghệ POS trong bán hàng:


Chính xác, tin cậy

POS giúp người quản lý luôn kiểm soát được các hoạt động bán hàng như ai

đã bán sản phẩm nào, bán cho khách hàng nào.
Hơn nữa, POS đọc hiểu mã vạch rất nhanh và chính xác giúp nhân viên cửa
hàng hạn chế tối đa việc nhập nhầm tên hàng, nhầm giá hay nhầm số lượng.
Nhờ vậy, cửa hàng tránh tình trạng thất thoát hàng hóa mà không rõ nguyên
nhân.



Tăng chất lượng phục vụ

Tốc độ xử lý nhanh và sự linh động của điểm bán POS giúp nâng cao tính
cạnh tranh do khách hàng được phục vụ nhanh hơn, tốt hơn. Người mua
hàng có thể quan sát nhân viên tính tổng giá thành, giảm giá, khuyến mại,
qua đó tăng tính minh bạch của cửa hàng.

15


Báo cáo thực hành nhóm 15



Nâng cao hiệu suất bán hàng

Tăng hiệu suất phục vụ khách hàng và cùng lúc giảm nguồn nhân lực phải
thuê là cách giúp nhà quản lý tiết kiệm chi phí.
Quy trình bán hàng cho phép nhân viên thao tác rất nhanh và dễ dàng. Thay
vì có nhiều nhân viên bán hàng, thì giờ đây, sử dụng POS sẽ giúp các nghiệp
vụ bán hàng nhanh hơn, chính xác hơn. Một nhân viên bán hàng có thể bán
hàng, thanh toán cho nhiều khách dễ dàng.

-

2.2

Giao dịch nhanh và chính xác
Giảm thời gian chờ đợi thanh toán cho khách hàng
Tăng hiệu suất làm việc
Quản lý kinh doanh, hạch toán doanh thu dễ dàng
Tạo sự chuyên nghiệp, hiện đại
Giảm chi phí nhân công
Giảm rủi do phát sinh trong quá trình thanh toán bằng tiền mặt

Khó khăn :
-

Chưa được phổ biến rộng rãi hệ thống máy pos còn hạn chế
Chi phí cao cho lắp đặt
Còn mới mẻ với người dùng
Thiếu sự liên kết nên thanh toán rất bất tiện ( thẻ ngân hàng phải phù

-

hợp với máy)
Phải trả phí cho việc sử dụng

3. Thị trường tiềm năng máy POS


Báo cáo thực hành nhóm 15

Thẻ ATM không phải chỉ có tính năng để giao dịch trên các máy ATM thuần
túy, mà nó còn được giao dịch tại rất nhiều thiết bị POS mà các ngân hàng
triển khai tại các điểm chấp nhận thanh toán nó. Khi xu hướng mua sắm ở
các cửa hàng, trung tâm thương mại trở nên phổ biến, nhu cầu thanh toán
bằng thẻ qua POS sẽ tăng nhanh, nên rất cần được khuyến khích sử dụng.
Chính phủ, Ngân hàng và Nhà nước cần có những chỉ đạo cụ thể mang tính
chất hành chính như: mỗi tổ chức tín dụng khi phát hành bao nhiêu thẻ ATM
thì phải đầu tư bao nhiêu máy ATM và bao nhiêu POS tương ứng... Thay vì
việc mở rộng hệ thống ATM rất tốn kém, các ngân hàng nên mở rộng hệ
thống POS là các máy chấp nhận thanh toán bằng thẻ, cả thẻ ATM và thẻ tín
dụng. Khi ngân hàng đảm bảo cho hệ thống máy POS vận hành tốt, người dân
dễ dàng rút thẻ quẹt vào máy POS để thanh toán tại khắp mọi nơi thì chắc
chắn người ta chỉ cần giữ một ít tiền lẻ trong túi mà thôi. Có nghĩa là số
lượng tiền lưu lại trong mỗi tài khoản sẽ tăng lên, điều này rất có lợi cho
ngân hàng, thay vì có tiền là người ta rút hết, tránh phải trả chi phí cho mỗi
lần rút nhỏ lẻ như hiện nay. Tiết kiệm chi phí giao dịch, giảm rủi ro sử dụng
tiền mặt, thanh toán không dùng tiền mặt còn mang lại lợi ích rất lớn nữa, đó
là hạn chế tình trạng trốn thuế của các đơn vị, hộ kinh doanh, không muốn
minh bạch nhận tiền thanh toán bằng thẻ, vì như thế sẽ khai báo chi tiết
nguồn thu của họ trên sao kê tài khoản tại ngân hàng.
Phát triển hệ thống POS không phải là việc quá khó, các ngân hàng có thể
hợp tác với các công ty để tận dụng POS nhằm giảm chi phí đầu tư, ngoài ra
để kích thích xã hội hóa việc này cần giảm chi phí giao dịch. Ngân hàng cần
liên kết sử dụng chung một máy chấp nhận nhiều loại thẻ, tránh tình trạng
tại các điểm chấp nhận thẻ tồn tại nhiều loại máy của các ngân hàng khác
nhau, gây ra sự lãng phí không cần thiết. Như vậy chỉ cần 1 đến 2 năm nữa
thói quen sử dụng tiền mặt sẽ thay đổi và tiết kiệm cho xã hội rất nhiều.

17