Bài giảng kỹ năng lãnh đạo và quản lý xây dựng và quản lý nhóm làm việc

Xây dựng và quản lý nhóm làm việc

PGS. TS. Trần Văn Bình

1


Hiểu thế nào về nhóm
 Làm

việc theo nhóm là nền tảng cho tất cả
mọi phương thức quản lý thành công.
 Quản lý tốt các nhóm làm việc là thách thức
lớn nhưng rất thú vị đối với bất kỳ nhà quản
lý nào cho dù chỉ mới bắt đầu hay đã có
kinh nghiệm.

International Executive Master of Business Administration


Tổ chức nhóm làm việc






3

Là cực kỳ quan trọng trong điều kiện kinh doanh
hiện nay vỡ:

Chủ nghĩa cá nhân
Chuyên môn hp
Không còn quan trng
Quyền lực áp đặt
Sự kồng kềnh nhiều tầng cấp
Thay bằng Tính tập thể
Sự đa dạng về chuyên môn và công việc
Tự chủ, giao quyền
Phản ứng nhanh, gọn
International Executive Master of Business Administration


Làm việc theo nhóm
điểm mạnh
Nếu nhóm tốt







4



Kết hợp và cộng hưởng thế mạnh của mọi
người
ó là: 1 + 1 = một số lớn hơn 2
Phân công lao động, tiết kiệm thời gian

Tạo không khí vui vẻ, không lẻ loi
Tạo sự thi đua, cạnh tranh
Giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm và học tập lẫn
nhau

International Executive Master of Business Administration


Lµm viÖc theo nhãm
Khã khăn


Khã nhÊt trÝ trong nhãm



Khã ra quyÕt ®Þnh nhanh



Chia sÎ quyÒn lîi vµ tr¸ch
nhiÖm

5



C¹nh tranh kh«ng lµnh m¹nh



Khã trao ®æi th«ng tin



Khã l·nh ®¹o
International Executive Master of Business Administration


Định nghĩa nhóm
Có rất nhiều định nghĩa về nhóm tuy nhiên tất cả
đều ngụ ý rằng:
• Có nhiều hơn một người tham gia
• Phải có sự tương tác lẫn nhau
• Mục đích hay dự định chung
• Cùng nổ lực làm việc tập thể
International Executive Master of Business Administration


Khỏi nim nhúm lm vic




Nhóm là sự liên kết của 2 hay nhiều cá nhân có
sự tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau nhằm
thoả mãn nhng nhu cầu nào đó của các thành
viên và cùng đạt tới nhng mục tiêu chung.
Thụng thng, nhúm lm vic l mt tp th cỏc
cỏ nhõn cú cỏc k nng b sung cho nhau

phc v cho mc ớch chung vi trỏch nhim tp
th

International Executive Master of Business Administration


Đặc điểm nhóm làm việc


Nhãm víi những con ngư­êi kh¸c nhau t¹o
ra văn ho¸ nhãm
 Thãi quen lµm viÖc vµ sinh ho¹t
 Quan hÖ giữa c¸c thµnh viªn
 NiÒm tin, tiªu chuÈn vµ tiªu thøc ®¸nh gi¸
chung

International Executive Master of Business Administration


Mục tiêu của hình thành nhóm
Tùy theo từng trường hợp mà mục tiêu của nhóm sẽ là:
 Nâng cao năng suất sản xuất;
 Nâng cao chất lượng sản xuất;
 Làm cho tất cả người lao động tham gia vào quá trình ra
quyết định nhằm nâng cao mức độ thỏa mãn công việc
của họ;
 Xem xét hệ thống và thực tế làm việc để giảm lãng phí
thời gian;
 Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với khách hàng để
nắm rõ các nhu cầu của thị trường.

International Executive Master of Business Administration


Nhóm chính thức và phi chính
thức
Nhóm chính thức: do doanh nghiệp thiết lập
và thừa nhận một cách điển hình, do đó có
những mục tiêu cụ thể nhằm góp phần tiến tới
những mục tiêu chung của doanh nghiệp
Nhóm phi chính thức là các nhóm được thiết
lập thông qua tương tác và tiếp xúc giữa
những thành viên trong doanh nghiệp
International Executive Master of Business Administration


Các hình thức nhóm
 Nhóm

điều hành
 Nhóm đa chức năng
 Nhóm kinh doanh
 Nhóm hỗ trợ chính thức
 Nhóm dự án
 Nhóm tao ra sự thay đổi
 Nhóm «nóng »
 Nhóm công tác tạm thời
International Executive Master of Business Administration


Các hình thức nhóm …

International Executive Master of Business Administration


Các hình thức nhóm …

International Executive Master of Business Administration


Thành lập nhóm





Nhóm được thành lập xuất phát từ yêu cầu
của DN, tổ chức, cộng đồng.
Nhóm có thể theo mô hình Nhóm chính thức
hoặc Nhóm phi chính thức.
Nhóm gồm có trưởng nhóm và các thành
viên của nhóm.
Nhóm phải có mục đích rõ ràng và có đủ các
nguồn lực để đạt được mục đích đó
International Executive Master of Business Administration


Thành phần của nhóm
Thành phần của nhóm có thể là:
 Những người bạn;
 Những đồng nghiệp;

 Những người hoàn toàn xa lạ;
 Thậm chí là những « đối thủ »

International Executive Master of Business Administration


Phẩm chất cần có của trưởng
nhóm
Khả năng truyền thông
Tầm nhìn

Sự tự tin

Kỹ năng phân công

Khả năng quan sát

Tập trung vào kết quả

Tính chu đáo

Khả năng hội nhập

Lòng can đảm

Khả năng làm việc
theo nhóm

International Executive Master of Business Administration

Trách nhiệm của trưởng nhóm
Trách nhiệm của trưởng nhóm gồm:

Trách nhiệm đối với công việc
 Trách nhiệm đối với cá nhân
 Trách nhiệm đối với Nhóm


International Executive Master of Business Administration


Trách nhiệm đối với công việc


Lãnh đạo nhóm đạt được mục tiêu
công việc là trách nhiệm chính của
người lãnh đạo nhóm

International Executive Master of Business Administration


Trách nhiệm đối với cá nhân






Hỗ trợ và khuyến khích mỗi cá nhân trong

nhóm;
Phân công công việc phù hợp;
Giải thích vai trò của từng cá nhân đối với
công việc chung của nhóm;
Đánh giá thực hiện công việc của từng cá
nhân;
Bảo vệ cá nhân khi cần thiết
International Executive Master of Business Administration


Trách nhiệm đối với Nhóm




Đại diện cho cả nhóm trước lãnh đạo cấp
trên;
Đại diện cho cấp trên trước nhóm;
Phối hợp giữa nhóm với các bộ phận khác
hoặc nhóm khác.

International Executive Master of Business Administration


Lựa chọn thành viên nhóm




Việc lựa chọn thành viên tham gia nhóm cần

phải dựa trên năng lực chuyên môn, kỹ năng
làm việc nhóm và những phẩm chất cá nhân
của người đó.
Những việc nên và không nên làm trong quá
trình lựa chọn các thành viên nhóm gồm:

International Executive Master of Business Administration


Lựa chọn các thành viên của nhóm
Những điều nên làm

Những điều không nên làm

Phác thảo nội dung
công việc trước khi
trao đổi

Những phẩm chất nào cần có
cho vai trò này ?

Khẳng định rằng mọi
người sẽ phù hợp với
vai trò của họ

Đối chiếu các nội
dung trong hồ sơ với
các chi tiết của cá
nhân

Có thành viên nào thích hợp
không ?

Chỉ dựa vào những
lời giới thiệu miệng

Chọn những cá nhân
thích hợp có nhiều kỹ
năng

Những thế mạnh nổi bật của
họ là gì ?

Bỏ qua nhiều thiếu
sót về những kinh
nghiệm đặc biệt

Xem xét cẩn thận
những thiếu sót

Những yếu kém có thể khắc
phục được không ?

Hy vọng cả nhóm sẽ
theo dõi yếu kém đó

Lưu ý những thiếu
sót thuộc về tính cách

Sẽ làm việc với người này

được không ?

Bỏ qua những biểu
hiện cá nhân

Giao vai trò đã xác
định cho cá nhân đáp
ứng nhiều nhất các
yêu cầu chung của
nhóm

Quyết định cuối cùng dựa
trên mức độ thỏa mãn các
vấn đề trên

Giao vai trò đã xác
định cho cá nhân có
kỹ năng vượt trội

International Executive Master of Business Administration


Thiết lập mục tiêu của nhóm





Xác định mục tiêu có vai trò quyết định đến sự
thành công của nhóm;

Tất cả các thành viên trong nhóm cần xác định
chính xác mục tiêu mà họ cần hướng tới;
Các mục tiêu này là ràng buộc đối với tất cả các
thành viên nhóm;
Để đạt được kết quả tốt nhất, cần đặt ra các chỉ
tiêu đầy thách thức. Tuy nhiên phải có tính khả thi
và gắn với mục tiêu chung của tổ chức.
International Executive Master of Business Administration


Các tiêu chí cần đạt được khi xây
dựng mục tiêu nhóm
Lý tưởng nhất mục tiêu của nhóm được xây
dựng theo tiêu chí SMART:
 Cụ thể (Specific)
 Có thể đo lường được (Measurable)
 Được nhất trí (Agreed)
 Khả thi (Realistic)
 Có thời hạn xác định (Time contrained)
International Executive Master of Business Administration


Những điểm lưu ý khi xây dựng
nhóm





Gây dựng tất cả các mối quan hệ có thể có ích cho

nhóm (trong và ngoài nhóm);
Giữ tất cả các mối quan hệ trong nhóm được ổn
định;
Đảm bảo tất cả những người liên quan nghe và
hiểu rõ những tin tốt đẹp;
Nếu có vấn đề ngấm ngầm trong bất cứ mối quan
hệ nào của nhóm, hãy giải quyết vấn đề đó một
cách nhanh chóng.
International Executive Master of Business Administration