CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.12 MB, 61 trang )
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 1: Cơ sở lý luận
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG –
THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền
lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu
không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền
lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của
người sử dụng lao động ? Làm sao quản lý được các rủi ro ? Làm thế nào có thể phân
quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không
phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính ?
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích
như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây
thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...).
Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm
bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành
viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức cũng như các quy định của
luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt
được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin
đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần).
Cho nên, dù là bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên cần thiết lập một hệ
thống kiểm soát nội bộ để kiểm soát tốt mọi hoạt động của đơn vị, tạo điều kiện cho sự
phát triển ngày một đi lên.
GVHD: TS. Trần Phước
1
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 1: Cơ sở lý luận
1.1.2. Khái niệm và các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ:
1.1.2.1.
Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ:
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): hệ thống KSNB được định nghĩa
như là " một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm
bảo thực hiện các mục tiêu sau:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu
quả.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, cung cấp dữ liệu kế toán hợp lý, chính
xác.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý ".
Định nghĩa trên cho thấy hệ thống Kiểm soát nội bộ được các nhà quản lý thiết
lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động trong Doanh nghiệp, và Kiểm soát nội
bộ không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát
mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất. Trong các mục tiêu trên, 2
mục tiêu đầu là mục tiêu của Kiểm soát nội bộ về kế toán, còn 2 mục tiêu sau là mục
tiêu của Kiểm soát nội bộ về quản lý.
Theo Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations): " Kiểm soát
nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một
tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục
tiêu sau:
-
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
-
Thông tin đáng tin cậy.
-
Sự tuân thủ các luật lệ và quy định".
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam: Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các
chính sách và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và thực hiện,
nhằm tuân thủ các quy định, nội quy và luật pháp trong đơn vị, để ngăn ngừa, phát
hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm, từ đó báo cáo tài chính phản ánh trung thực,
hợp lý và đúng đắn của thông tin nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản
trong đơn vị.
GVHD: TS. Trần Phước
2
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
1.1.2.2.
Chương 1: Cơ sở lý luận
Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ:
Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống Kiểm soát nội bộ giữa các đơn
vị (vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu…)
nhưng bất kỳ hệ thống Kiểm soát nội bộ nào cũng có những điểm phổ biến hiện nay,
Kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố:
(cách phân chia do COSO đưa ra năm 1992
và được thừa nhận ở nhiều nơi như IFAC, AICPA…)
GVHD: TS. Trần Phước
3
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 1: Cơ sở lý luận
1.1.2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát:
Phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành
viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân
tố chính:
-
Tính chính trực và giá trị đạo đức: nhà quản lý cần xây dựng những chuẩn
mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn, nhà quản lý cần phải làm gương cho
cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi
thành viên bằng các thể thức thích hợp.
-
Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo nhân viên có được kỹ năng và hiểu biết để
thực hiện nhiệm vụ. Vì thế, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức
và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao.
-
Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát: Nhiều nước trên thế giới, yêu cầu các
công ty cổ phần có niêm yết trên Thị trường chứng khoán cần thành lập Ùy ban kiểm
soát. Uỷ ban này không tham gia vào việc điều hành đơn vị mà có vai trò trong việc
thực hiện các mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài
chính, giữ sự độc lập của Kiểm toán nội bộ… Ở Việt nam, Luật doanh nghiệp 2005
quy định một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ
đông và đóng vai trò như Uỷ ban kiểm soát.
-
Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận
trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và
giám sát các hoạt động. Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, và cần phù
hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.
-
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và
trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó cụ thể hóa quyền hạn và
trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp họ hiểu họ có
nhiệm vụ gì và hành vi của họ sẽ ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào. Do đó, đơn vị
cần thể chế hóa bằng văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm giữa họ với nhau.
-
Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về tuyển
dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… nhà quản lý chọn những nhân viên có
đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu của môi trường
kiểm soát.
GVHD: TS. Trần Phước
4
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 1: Cơ sở lý luận
1.1.2.2.2. Đánh giá rủi ro:
-
Rủi ro là những vấn đề làm mục tiêu không đạt được
-
Đánh giá rủi ro là là việc nhận dạng và phân tích rủi ro đe dọa đến mục tiêu
Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm
soát tất cả. Vì vậy, các Nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh
hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố gắng kiểm
soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra.
-
Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi
ro. Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có khả năng
không thực hiện được.
-
Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị (sự
đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phầm, chính sách nhà
nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng,
kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn. Nhà quản lý có thể sử dụng nhiều
phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động
thường xuyên. Với các doanh nghiệp nhỏ, Nhà quản lý có thể tiếp xúc với khách hàng,
ngân hàng, các buổi họp nội bộ.
-
Phân tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó
định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau. Một quy trình bao gồm: ước lượng
tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và
những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro.
GVHD: TS. Trần Phước
5
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 1: Cơ sở lý luận
1.1.2.2.3. Hoạt động kiểm soát:
Hoạt động kiển soát là những chính sách và những thủ tục để đảm bảo kiểm soát
được các rủi ro
Các hoạt động kiểm soát:
Phân chia trách nhiệm: theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm
-
Không để cho một cá nhân nắm tất cả các chức năng của một nghiệp vụ
-
Không cho phép kiêm nhiệm giữa một số bước công việc trong một chức năng
Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau. Ví dụ như thủ quỹ và kế
toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn
nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:
Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm
kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là
kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ
phải đúng đắn.
Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất):
Việc so sánh, đối chiếu giữa số sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt
buộc phải được thực hiện định kỳ. Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu
kém tồn tại trong đơn vị. Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể
cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế tiếp cận
phần mềm, tài sản của đơn vị…
Phân tích rà soát:
Xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số
kế hoạch, dự toán, kỳ trước. Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những
vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh
thích hợp.
1.1.2.2.4. Thông tin và truyền thông:
Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể dược xử lý trên máy tính, qua hệ thống
thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là
thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Trong đó, cần chú ý các khía
cạnh sau:
GVHD: TS. Trần Phước
6
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 1: Cơ sở lý luận
- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và
chính xác các chỉ thị từ cáp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác
và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị.
- Các thông tin từ bên ngoài cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận trung thực, đầy
đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời.
Trong hệ thống thông tin (HTTT), thì hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ
quan trọng, bao gồm HTTT kế toán tài chính và HTTT kế toán quản trị, tổng hợp ghi
nhận tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh. Hai bộ phận này phần lớn sử dụng chung dữ
liệu đầu vào nhưng sản phẩm đầu ra khác nhau. Kiểm toán viên thường chú ý đến hệ
thống thông tin kế toán tài chính.
1.1.2.2.5. Giám sát:
Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Xác
định Kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi cho
phù hợp với từng thời kỳ hay không. Giám sát thường xuyên (tiếp cận các ý kiến góp
ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bất thường…) hay định kỳ (các cuộc
kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực
hiện).
Toàn bộ năm cấu phần này vận hành tạo thành một nền tảng vững
chắc cho hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp đặt trong bối cảnh của
lãnh đạo trực tiếp, những giá trị được chia sẻ và một văn hóa doanh nghiệp chú
trọng đến tính chịu trách nhiệm và kiểm soát. Trong khi đó, những rủi ro khác
nhau mà doanh nghiệp phải đối mặt được xác định và đánh giá định kỳ ở các cấp
độ và các bộ phận chức năng khác nhau trong doanh nghiệp. Những hoạt động
kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và
hạn chế những rủi ro trọng yếu. Những thông tin quan trọng liên quan đến việc
xác định rủi ro phục vụ doanh nghiệp đạt được mục tiêu được trao đổi thông qua
những kênh khác nhau theo chiều dọc từ trên xuống dưới và ngược lại cũng như
chiều ngang trong toàn bộ doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ được giám sát
thường xuyên và những vấn đề nảy sinh được xử lý kịp thời.
GVHD: TS. Trần Phước
7
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
1.2.
Chương 1: Cơ sở lý luận
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Hoạt động của chu trình mua hàng – thanh toán:
Chu trình Mua hàng – Thanh toán bao gồm những sự kiện liên quan tới hoạt
động mua hàng và thanh toán tiền.
Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình Mua hàng – Thanh
toán, đó là:
-Đặt hàng hay dịch vụ cần thiết
-Nhận hàng hay dịch vụ đã yêu cầu
-Xác định nghĩa vụ thanh toán
-Thanh toán tiền
Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ dòng dữ liệu Quy trình mua hàng
GVHD: TS. Trần Phước
8
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 1: Cơ sở lý luận
Theo sơ đồ thì chu trình gồm các hoạt động cơ bản sau:
1.2.1.1.
Nhận biết nhu cầu và yêu cầu hàng hóa dịch vụ:
Đây là hoạt động đầu tiên trong quy trình mua hàng – thanh toán . Bất cứ bộ phận
nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hóa, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng
gửi bộ phận mua hàng. Tuy nhiên, thông thường yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ
phận kho hàng khi cần bổ sung hàng tồn kho. Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là "Yêu
cầu mua hàng".
1.2.1.2.
Đặt hàng với nhà cung cấp:
Sau khi nhận Yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà
cung cấp để nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy
trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm
phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu
về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng. Nhà cung cấp xem xét và
nếu chấp nhận ĐĐH thì gửi thông báo và hai bên ký kết hợp đồng.
1.2.1.3.
Nhận hàng và nhập kho:
Khi nhà cung cấp giao hàng tại điểm được chỉ định trong đơn đặt hàng, bộ phận
nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi
hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với đơn đặt hàng để chấp nhận hay không chấp nhận
việc giao hàng của nhà cung cấp. Lúc này hoạt động mua hàng được kết thúc.
Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập Phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận.
Sau đó, hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào PNK và trách
nhiệm quản lý hàng được chuyển giao bộ phận kho hàng.
1.2.1.4.
Ghi nhận và xác định nghĩa vụ phải trả người bán:
Khi nhà cung cấp gửi Hóa đơn bán hàng, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu
hóa đơn với các chứng từ gốc liên quan như đơn đặt hàng, PNK, và tổ chức theo dõi
khoản phải trả nhà cung cấp.
1.2.1.5.
Thanh toán cho nhà cung cấp:
Tới ngày cần thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành lập các thủ tục để chuyển
cho bộ phận quỹ hoặc bộ phận thanh toán ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp.
Sau khi thanh toán, căn cứ vào các chứng từ liên quan như Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm
chi để làm căn cứ nhập liệu, ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp.
GVHD: TS. Trần Phước
9
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 1: Cơ sở lý luận
1.2.2. Chức năng và mục tiêu của chu trình Mua hàng – Thanh toán:
1.2.2.1.
Chức năng:
- Mua hàng
- Trả tiền hàng
- Ghi nhận nghiệp vụ và chuẩn bị báo cáo
1.2.2.2.
Mục tiêu:
Mục tiêu của chức năng mua hàng: mua đúng, mua đủ, mua kịp thời theo sự
phê duyệt mua hàng:
- Mua đúng: tức là phải đảm bảo về đúng hàng (tên hàng, quy cách, phẩm chất
và sự mô tả hàng), đúng nhà cung cấp, đúng giá ( giá càng thấp càng tốt và cao
nhất là một giá nào đó đã được xác định)
- Mua đủ: đủ số lượng theo phê duyệt
- Mua kịp thời: Khoảng thời gian từ lúc đặt hàng tới lúc nhận hàng chỉ được phép
trong một ngưỡng định mức
Mục tiêu của chức năng trả tiền: Trả đúng, trả đủ, trả kịp thời số tiền thực sự
phải trả cho người cung cấp:
- Trả đúng: tức là phải đảm bảo trả đúng nhà cung cấp, đúng hàng đã mua (mà
không phải là thanh toán nhầm cho một lô hàng nào khác), đúng giá đã thỏa
thuận.
- Trả đủ : đủ số tiền thật sự nợ nhà cung cấp
- Mua kịp thời: kịp thời hạn đã cam kết với nhà cung cấp
Mục tiêu của chức năng ghi nhận nghiệp vụ và chuẩn bị báo cáo:
Phải ghi nhận và báo cáo một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng về:
+ Chi tiết tình hình Nhập – X uất– Tồn của từng thứ, từng loại vật tư của bất cứ
thời kỳ nào vào bất cứ thời điểm nào.
+ Chi tiết tình hình công nợ phải trả đối với tất cả NCC, từng nhà cung cấp,
cùng với việc phân tích tuổi nợ, hạn mức tín dụng tối đa được hưởng, khả năng
chấp nhận của NCC…
GVHD: TS. Trần Phước
10
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 1: Cơ sở lý luận
1.2.3. Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình mua hàng – thanh toán:
1.2.3.1.
Hệ thống chứng từ kế toán
- Yêu cầu mua hàng : Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong Doanh
nghiệp khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm trình bày về chủng loại, mặt
hàng, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng. Yêu cầu mua hàng này được gửi
về bộ phận mua hàng và phải được sự chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu.
- Đơn đặt hàng mua: Chứng từ này được lập bởi bộ phận mua hàng, xác định
yêu cầu của Doanh nghiệp với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng
hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; các yêu cầu về thanh toán… Nếu
đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận thì một hợp đồng mua bán sẽ được thảo
ràng buộc trách nhiệm hai bên.
- Báo cáo nhận hàng : Loại chứng từ soạn thảo vào lúc nhận hàng hóa vật chất,
nêu rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày nhận và các dữ kiện thích đáng khác. Biên
nhận hàng hóa và dịch vụ trong tiến trình kinh doanh bình thường, phản ánh ngày mà
khách hàng thường thừa nhận nghiệp vụ mua hàng.
- Phiếu nhập kho: Chứng từ này được bộ phận nhận hàng lập căn cứ số lượng,
chất lượng, quy cách hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được làm căn cứ ghi tăng TK
Hàng tồn kho. Thông tin về hàng nhận được truyền tới các bộ phận liên quan như kế
toán, mua hàng, kho hàng…
- Hóa đơn bán hàng của người bán : Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu
hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với
người bán. Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được,
giá gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt, và ngày tính
Hóa đơn.
- Chứng từ thanh toán : Chứng từ này được dùng trong hệ thống "Thanh toán
theo chứng từ", nhằm ghi nhận các thông tin liên quan tới khoản cần thanh toán cho
một hóa đơn nào đó.
- Chứng từ trả lại hàng mua : Chứng từ này được bộ phận mua hàng lập khi
hàng mua không đúng yêu cầu, cần trả lại cho người bán. Chứng từ này ghi đầy đủ
mặt hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại.
GVHD: TS. Trần Phước
11
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 1: Cơ sở lý luận
- Chi phiếu: Phương tiện để thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh
toán đến hạn, có thể là Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi... Sau khi Chi phiếu được người
có trách nhiệm ký thì nó là một tài sản. Khi Chi phiếu được bên bán lĩnh tiền và xóa
sổ ở tài khoản ngân hàng của bên mua thì nó được gọi là Chi phiếu đã thanh toán.
1.2.3.2.
Hệ thống sổ kế toán
Các tài khoản sử dụng trong chu trình cung ứng:
- TK 156 : Hàng hóa
- TK 153 : Công cụ, dụng cụ.
- TK 331 : Phải trả người bán.
- TK 111 : Tiền mặt.
- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng.
Các sổ kế toán được sử dụng:
- Sổ chi tiết TK 156, 153, 331, 111, 112
- Sổ Cái TK 156, 153, 331, 111, 112.
1.2.3.3.
Hệ thống báo cáo kế toán
Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được sử dụng;
đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm phù hợp với
đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp được số liệu
từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin cần tìm. Chẳng hạn:
- Bảng chi tiết hàng hóa: Cho thấy lượng hàng hóa, vật tư trong kho còn bao
nhiêu để có chính sách mua hàng kịp thời và hợp lý, không làm ảnh hưởng đến tiến độ
sản xuất của công ty.
- Báo cáo mua hàng: Xem xét, đối chiếu về số lần mua hàng có đúng như hóa
đơn trên thực tế và đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghi chép sổ
sách.
- Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hàng tháng bởi người
bán, chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho người bán, và số dư
cuối kỳ.
GVHD: TS. Trần Phước
12
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 1: Cơ sở lý luận
1.2.4. Những rủi ro thƣờng xuất hiện trong chu trình mua hàng – thanh toán
Rủi ro
1. Hàng hóa được đặt lớn hơn nhu cầu
Tình trạng
Tăng chi phí hàng tồn kho và chi phí lưu kho
2. Đặt mua những mặt hàng không trong
Tăng chi phí hàng tồn kho và phí lưu kho
nhu cầu
3. Không đặt hàng những mặt hàng cần
mua
4. Có sự thông đồng giữa nhân viên mua
hàng và người bán để đạt mục đích cá
nhân
5. Tạo những hóa đơn giả và những tài
liệu mua hàng khác
6. Sai sót và gian lận trong việc kiểm
kê hàng hóa, hàng tồn kho
Thiệt hại do thiếu hàng cho nhu cầu của đơn vị
Khả năng nhân viên mua hàng làm tăng giá hàng
mua vào
Hàng mua bị khai khống, tiền mặt bị biển thủ do
cố ý làm mất mát
Khai khống hàng tồn kho
7. Bỏ quên khoản phải trả NCC
Không báo cáo đúng về nợ phải trả
8. Người bán tăng giá hàng
9. Thiệt hại hàng hóa trong quá trình vận
chuyển
10. Lỗi của NCC trong việc tính toán
tổng giá trị trên Hóa đơn
11. Lỗi trong việc ghi NV mua hàng
và đặt hàng khi ghi vào TK phải
trả người bán
12. Lỗi trong việc ghi chép NV mua
hàng vào TK hàng mua và chi phí
Giá trị hàng mua tăng
Những mặt hàng kém chất lượng đưa vào
sử dụng mà không được phát hiện
Khoản phải trả NCC tăng
Sổ Cái TK phải trả người bán mất cân đối
TK hàng mua và chi phí không được phản ánh
đúng so với thực tế
13. Những chiết khấu mua hàng bị mất
Giá trị hàng mua tăng
vì sự thanh toán muộn
14. Sự thanh toán lại những Hóa đơn đã
thanh toán
15. Thanh toán sai, cả những khoản
không cho phép và những khoản quá
mức cho phép
16. Thanh toán cho những mặt hàng
không nhận được
17. Sai lệch từ những khoản thanh toán
nhỏ
18. Thanh toán cho nhân viên mua hàng
những khoản không được duyệt
GVHD: TS. Trần Phước
Giá trị hàng mua tăng
Tiền mặt thất thoát, giá trị của hàng mua và dịch
vụ tăng hơn mức thực tế
Giá trị hàng mua tăng
Sự thất thoát tiền mặt
Sự thất thoát tiền mặt
13
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 1: Cơ sở lý luận
19. Gian lận trong việc sửa đổi và thanh
Sự thất thoát tiền mặt
toán bằng sec của nhân viên
20. Làm giả sec thanh toán
Số dư TGNH sai so với thực tế
21. Việc truy nhập vào dữ liệu liên quan
Làm mất hoặc làm giả những bản ghi quan
đến NCC bởi những người không
trọng liên quan đến NCC
có thẩm quyền
22. Người chịu trách nhiệm về tiền, hàng Sự mất mát hoặc nguy cơ mất mát của tài sản,
tồn kho, khoản phải trả là những người có thể bao gồm những tài liệu cần thiết về khoản
không có khả năng
phải trả NCC trong thời gian chiết khấu
1.2.5. Các thủ tục kiểm soát chung:
1.2.5.1.
Kiểm soát chung:
- Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Kiểm soát hoạt động
tổ chức
Kiểm soát chứng từ
- Thực hiện tuần tự các bước cơ bản theo chương trình đã được lập
trình sẵn
Cập nhật chứng từ: các bản sao về chứng từ, sơ đồ luân chuyển
chứng từ, các báo cáo
- Đối chiếu giữa Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp TK phải trả NCC và TK
Kiểm soát việc giải HTKho
trình tài sản
- Đối chiếu giữa Bảng cân đối TK tại ngân hàng với các Bảng
cân đối TK tiền trong Sổ Cái
- Các nhân viên phải được đào tạo về nghiệp vụ để đảm bảo tiền
mặt tại quỹ được an toàn.
Kiểm soát quá trình
quản lý
- Sự kiểm tra nên được thực hiện ở quá trình mua hàng, chính sách
mua hàng, trình tự thanh toán.
- Người quản lý xem xét lại các bản phân tích định kỳ, các bản tóm
tắt sơ lược về tình hình tổ chức…
- Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán nên được
Kiểm soát hoạt động thiết lập rõ ràng
dữ liệu trung tâm
- Hệ thống thông tin và nhân viên kế toán nên được giám sát và
xem xét về hoạt động
GVHD: TS. Trần Phước
14
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 1: Cơ sở lý luận
- Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải được các nhà quản lý thông
Kiểm soát sự ủy quyền
qua
- Trong hệ thống máy tính, sự ủy quyền được này được thực hiện
bởi phần mềm ứng dụng
- Nhân viên sẽ lập mật mã để truy cập vào phần công việc được giao
- Ghi chép tất cả những nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Đồng
thời định kỳ kiểm tra
Kiểm soát việc đăng
nhập dữ liệu
- Thường xuyên sao lưu các file Phải trả NCC và tồn kho hàng hóa
vào đĩa từ
- Giám sát, bảo vệ hàng tồn kho
- Tổ chức Sổ nhật ký giám sát tất cả các nghiệp vụ truy xuất dữ liệu
trong file
1.2.5.2.
Kiểm soát ứng dụng:
- Chuẩn bị các giấy tờ hợp lý, được đánh số liên tục và phải
có sự ký duyệt của những người có thẩm quyền liên quan đến việc mua
Kiểm soát việc
nhập dữ liệu
hàng và thanh toán
- Các ĐĐH, báo cáo nhận hàng và cac Hóa đơn đã được xác nhận
(bằng chương trình đã lập trình sẵn) trước khi nhập vào máy tính
- Chỉnh sửa các lỗi trong quá trình nhập liệu trước khi cung cấp thông
tin chho NCC và ghi vào Sổ Hàng tồn kho
- Các chứng từ phải được phê chuẩn hợp lý
- Kiểm tra đối chiếu SL thực nhận với Hóa đơn
Kiểm soát
- Đối chiếu SL trên ĐĐH và báo cáo nhận hàng
quá trình
- Giám sát các NV mua hàng chưa hoàn thành
xử lý dữ liệu
- Đối chiếu số liệu giữa Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và Sổ Cái
- Giám sát thời hạn chiết khấu nếu được chiết khấu thanh toán
- Chỉnh sửa dữ liệu trong quá trình xử lý nếu có lỗi
Kiểm soát thông tin
- Xây dựng chính sách mua hàng và chính sách thanh toán hợp lý
GVHD: TS. Trần Phước
15
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
đầu ra
Chương 1: Cơ sở lý luận
- Thiết lập hệ thống kiểm tra ngân sách liên quan đến NV mua hàng.
Xem xét CP mua hàng và tốc độ chu chuyển HTK
- Hàng tháng so sánh các bản kê từ NCC với số dư trên TK phải trả
NCC tại đơn vị
1.2.6. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn:
1.2.6.1.
-
Kiểm soát quá trình mua hàng:
Kiểm soát nhu cầu mua hàng:
Đề nghị mua hàng: tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị,
phân công người đề nghị mua hàng, giấy đề nghị phải được đánh số thứ tự
và được theo dõi tiến độ thực hiện.
Phê duyệt mua hàng: giao cho người có trách nhiệm, xem xét vấn đề tồn
kho tối đa tối thiểu (định mức tồn kho)
Lựa chọn nhà cung cấp: đảm bảo tiếp cận được nhà cung cấp với giá cả hợp
lý nhất
-
Các thủ tục kiểm soát quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp:
Đề nghị nhà cung cấp báo giá ngay khi đề nghị mua hàng: giúp hạn chế rủi
ro khi nhân viên mua hàng báo giá sai và nhận hoa hồng, nên đấu thầu lựa
chọn nhà cung cấp hoặc phải có ít nhất 3 bảng báo giá, thường xuyên đổi
nhân viên mua hàng, kỷ luật nghiêm khắc đối với những trường hợp sai
phạm do cố ý
Việc phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp do nhà quản lý cấp cao thực hiện
Kiểm soát tốt nhà cung cấp, thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Quản lý tốt danh sách nhà cung cấp
-
Đặt hàng và cam kết mua hàng:
Tất cả nghiệp vụ mua hàng có số lượng vượt qua một ngưỡng nào đó đều
phải lập đơn đặt hàng căn cứ vào giấy đề nghị mua hàng
Chỉ có bộ phận mua hàng mói có quyền lập đơn đặt hàng, theo dõi chặt chẽ
việc phát hành các đơn đặt hàng
Theo dõi các lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng vẫn chưa nhận được
GVHD: TS. Trần Phước
16
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
1.2.6.2.
Chương 1: Cơ sở lý luận
Kiểm soát quy trình nhận hàng:
-
Lưu chứng từ theo ngày nhận hàng
-
Nếu hàng giao không đúng thỏa thận bộ phận nhận hàng có thể từ chối
-
Phải lập báp cáo nhận hàng ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng, phiếu nhập
kho phân thành 3 liên
-
Các thủ tục kiểm soát quan trọng đối với khâu nhận hàng
Nhận hàng nên dược giao cho bộ phận độc lập
Khi nhận hàng cần phải lập báo cáo nhận hàng
Cần kiểm soát hồ sơ đơn đặt hàng chưa nhận và đã nhận
Chuyển hàng đến nơi lưu trữ quy định
1.2.6.3.
-
Kiểm soát quá trình tồn trữ:
Bảo quản hàng:
Bảo quản cẩn thận ở các kho, kho phải có ổ khóa, giữ bí mật về vị trí và
cách quản lý bố trí kho tránh trường hợp gian lận mất cắp
Giao trách nhiệm quản lý kho cho một cá nhân cụ thể
Thủ kho phải mở sổ theo dõi Nhập – xuất – tồn
Thủ lho chỉ được xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền, sắp xếp
kho ngăn nắp khoa học.
Đối với những mặt hàng dễ mất phẩm chất thì phải áp dụng phương pháp
FIFO
-
Kiểm kê kho:
Phương pháp kiểm kê
Trình tự kiểm kê
1.2.6.4.
-
Kiểm soát nợ phải trả
Có quy định về luân chuyển chứng từ để đảm bảo hóa đơn nhà cung cấp được
chuyển ngay đến phòng kế toán.
-
Kế toán công nợ sẽ theo dõi hóa đơn: ngày đến hạn thanh toán, những thông tin chi
tiết trên hóa đơn
-
Sau khi kiểm tra sự chính xác của hóa đơn, lưu theo thứ tự của thời hạn thanh toán
-
Chi trả tiền cho nhà cung cấp: để kiểm soát tốt nên hạn chế thanh toán bằng tiền
mặt, nếu chi bằng tiền mặt phải xuất trình Chứng minh nhân dân và Giấy giới thiệu
GVHD: TS. Trần Phước
17
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 1: Cơ sở lý luận
với nhà cung cấp, chứng từ thanh toán cuối cùng được lưu vào hồ sơ chi tiền theo
thứ tự phiếu chi.
Quy định về hàng bị trả lại và giảm giá:
-
Kế toán cần đối chiếu công nợ vào thời điểm cuối kỳ kế toán
-
Để kiểm soát tốt hơn công nợ, hóa đơn đã trả tiền cần được đóng dấu đã thanh toán
GVHD: TS. Trần Phước
18
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 2: Thực trạng KSNB CT mua hàng – thanh toán
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN
HÓA VĂN LANG - SIÊU THỊ VĂN HÓA VĂN LANG
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA VĂN
LANG – SIÊU THỊ VĂN HÓA VĂN LANG:
2.1.1. Công ty cổ phần văn hóa Văn Lang:
Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA VĂN LANG
Địa chỉ trụ sở chính: 117 Nguyễn Văn Đậu, phường 15, quận Tân Bình, Tp
HCM.
Mã số thuế: 0301458989.
Phạm vi hoạt động: Công ty có 3 chi nhánh
-
Siêu thị Văn Hóa Văn Lang (Số 01 Quang Trung, phường 11, quận Gò Vấp).
-
Nhà sách Văn Lang (Số 09 Phan Đăng Lưu, quận Bình Thạnh).
-
VP Công Ty và Nhà Sách (Số 40-42 Nguyễn Thị Minh Khai, quận 1).
2.1.2. Siêu Thị Văn Hóa Văn Lang:
2.1.2.1.
Sơ lƣợc về siêu thị Văn Hóa Văn Lang:
-Tên giao dịch: Cty CP Văn Hóa Văn Lang – Siêu Thị Văn Hóa Văn Lang.
-Địa chỉ: Số 01, Quang Trung, phường 11, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh.
-Giấy CNĐKKD Số: 4112018340.
-Ngày cấp giấy CNĐKKD: 31/05/2005.
-Tên cơ quan cấp: Sở Kế hoạch và Đầu tư.
-Điện thoại: (08) 39894523- 39894524.
-Fax: (08) 39894522.
-Mã số thuế: 0301458989-001.
-Email:
-Website: www.vanlangbooks.com ; www.vanlang.vn.
GVHD: TS. Trần Phước
19
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
2.1.2.2.
Chương 2: Thực trạng KSNB CT mua hàng – thanh toán
Quá trình hình thành và phát triển:
Ngày 30/04/2004,Siêu thị Văn Hóa Văn Lang được khởi công tại Ngã Sáu Gò
Vấp ( vị trí rất thuận lợi cho việc phát triển ngành thương mại) trên diện tích 8000 m²
và kinh phí gần 45 tỷ đồng.
Ngày 31/05/2005, Siêu thị được Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tp Hồ Chí Minh cấp
giấy phép kinh doanh số 4112018340.
Ngày 01/10/2005, Siêu thị Văn Hóa Văn Lang chính thức khai trương và đi vào
hoạt động.
Do công ty chuyển đổi hình thức sở hữu, ngày 15/06/2007 Siêu thị đăng ký lại
giấy phép kinh doanh số 4113037999.
Hiên nay, Siêu Thị đã và đang trên đà phát triển ngày càng lớn mạnh để đáp ứng
nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
2.1.2.3.
Vốn điều lệ:
30.000.000.000 đồng trong đó 28.000.000.000 đồng hình thành tài sản cố định.
2.1.2.4.
Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh:
Mua bán văn hóa phẩm, văn phòng phẩm, đồ chơi trẻ em, hàng thủ công mỹ
nghệ, hàng may mặc, thực phẩm, kim khí điện máy, điện gia dụng, đồ dùng gia đình,
rượu bia, hóa mỹ phẩm, băng đĩa nhạc…
Kinh doanh dịch vụ ăn uống, cho thuê mặt bằng với mục đích kinh doanh.
2.1.3. Tổ chức hoạt động tại siêu thị:
2.1.3.1.
Cơ cấu tổ chức:
Siêu thị quản lý theo hình thức tập trung, đứng đầu là tổng giám đốc, chịu trách
nhiệm về toàn bộ hoạt động của Siêu thị, dưới tổng giám đốc có giám đốc kinh doanh
và giám đốc nhân sự. Dưới giám đốc là các trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng
nhân sự kế toán trưởng và trưởng các bộ phận kho, thu ngân, bán hàng chịu trách
nhiệm quản lý, hướng dẫn, điều hành các công việc liên quan đến bộ phận của mình
và chịu trách nhiệm trước giám đốc, tổng giám đốc về toàn bộ hoạt động của phòng
hay bộ phận mình quản lý, đồng thời đề xuất những giải pháp để giám đốc, tổng giám
đốc ra quyết định kinh doanh.
GVHD: TS. Trần Phước
20
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 2: Thực trạng KSNB CT mua hàng – thanh toán
Sơ đồ bộ máy quản lý:
Sơ đồ 2.1 – Sơ đồ bộ máy quản lý
Sơ đồ phòng ban:
Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ phòng ban
Phòng giám đốc: Có nhiệm vụ quản lý chung, hoạch định chiến lược phát triển,
theo dõi, kiểm tra đôn đốc các phòng ban và các bộ phận thực hiện công việc và chịu
trách nhiệm với tổng giám đốc về công việc do mình quản lý.
GVHD: TS. Trần Phước
21
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 2: Thực trạng KSNB CT mua hàng – thanh toán
Phòng kinh doanh: Hoạch định chiến lược kinh doanh trong từng thời kì và
thời điểm cụ thể, chịu trách nhiệm triển khai và giám sát tình hình kinh doanh của bộ
phận mình đồng thời hỗ trợ cho giám đốc ra các quyết định kinh doanh.
Phòng hành chánh nhân sự: Quản lý toàn bộ nhân viên trong công ty, xây
dựng chế độ tiền lương, tiền thưởng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ và nhân viên
trong Siêu thị.
Phòng kế toán: Ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ,
chính xác, trung thực và kịp thời, xác định kết quả kinh doanh của Siêu thị, lập các báo
cáo tài chính theo đúng qui định, cung cấp các số liệu cần thiết cho việc điều hành kinh
doanh đồng thời tham mưu cho Tổng giám đốc về hình thức huy động vốn và sử dụng
các nguồn khác nhau khi có yêu cầu.
2.1.3.2.
2.1.3.2.1.
Tổ chức công tác kế toán tại Siêu thị:
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán:
Hình thức: Xuất phát từ cơ cấu quản lý, đặc điểm kinh doanh nên Siêu thị tổ
chức theo hình thức tập trung. Tất cả các chứng từ, định khoản… đều do phòng kế
toán thực hiện. Phòng Kế toán gồm 12 người, đứng đầu là Kế toán trưởng, Siêu thị có
hai kế toán tổng hợp, một kế toán tiền mặt, năm kế toán kho, hai Kế toán công nợ, một
kế toán thuế.
Sơ đồ bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.3 – Sơ đồ bộ máy kế toán
GVHD: TS. Trần Phước
22
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 2: Thực trạng KSNB CT mua hàng – thanh toán
Kế toán trưởng:
-
Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán tại siêu thị, theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn
nhân viên kế toán ghi chép, xử lý và lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán, kiểm tra
các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị trước khi cung cấp cho các đối tượng có
nhu cầu sử dụng đồng thời tham mưu cho thủ trưởng trong các quyết định kinh
tế.
Kế toán tổng hợp:
-
Tính lương và các khoản trích theo lương, lập bảng lương.
-
Theo dõi Giấy Báo Nợ, Giấy Báo Có và các giấy tờ khác liên quan đến ngân
hàng như Ủy Nhiệm Thu, Ủy Nhiệm Chi…
-
Trích khấu hao, phân bổ công cụ dụng cụ theo kỳ kế toán.
-
Lập các chứng từ như Phiếu thu, Phiếu chi, bảng kê chi tiết hàng hóa xuất kho
(nếu cần).
-
Ghi chép vào sổ kế toán máy từ chứng từ bán ra.
-
Đóng, lưu giữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Kế toán tiền mặt:
-
Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt và thanh toán các khoản công nợ phải trả cho
nhà cung cấp, phải trả nội bộ và ghi nhận các khoản tiền do cho thuê mặt bằng.
Kế toán kho:
-
Hàng ngày ghi chép dữ liệu về hàng hóa nhập-xuất kho, thông tin nhà cung cấp,
thông tin giá hàng hóa nhập-xuất kho.
-
Lập Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, theo dõi quản lý hàng hóa theo từng danh
mục hàng hóa và danh mục nhà cung cấp.
-
Nhận hóa đơn chứng từ gốc từ nhà cung cấp và giao lại cho kế toán thuế sau khi
đã cập nhật thông tin.
Kế toán công nợ:
-
Theo dõi quản lý công nợ phải thu, công nợ phải trả theo danh mục nhà cung
cấp và khách hàng.
-
Siêu thị hầu hết là bán thu tiền mặt nên theo dõi công nợ phải trả là công việc
chủ yếu của kế toán công nợ.
-
Lập hồ sơ nhà cung cấp, hồ sơ khách hàng.
GVHD: TS. Trần Phước
23
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 2: Thực trạng KSNB CT mua hàng – thanh toán
Kế toán thuế:
-
Ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ chứng từ gốc (mua vào) vào sổ kế toán.
-
Nhận hóa đơn mua hàng, dịch vụ, sắp xếp hóa đơn mua hàng cùng các chứng từ
khác như Phiếu Nhập Kho, Phiếu Chi (nếu chi bằng tiền mặt), bảng kê hàng hóa mua
vào (có kèm theo hóa đơn) thành bộ chứng từ gốc theo nội dung nghiệp vụ và theo
trình tự thời gian, sau đó lưu trữ bộ chứng từ.
-
Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ, sắp xếp hóa đơn bán hàng (liên 3) cùng với
Phiếu Xuất Kho, Phiếu Thu (nếu thu bằng tiền mặt), Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra
thành bộ chứng từ gốc theo nội dung và trình tự thời gian và lưu trữ.
-
Theo dõi thuế GTGT được khấu trừ, thuế GTGT phải nộp, lập các báo cáo thuế,
báo cáo tài chính, nộp các loại thuế vào ngân sách.
2.1.3.2.2. Hình thức kế toán tại doanh nghiệp:
Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ:
-
Niên độ: bắt đầu ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12.
-
Đơn vị tiền tệ: VNĐ.
Chế độ kế toán áp dụng:
-
Chế độ kế toán áp dụng: quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của
Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
-
Hình thức kế toán: “Nhật Ký Chung” để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, dễ dàng vận dụng máy vi tính trong quá trình xử lý dữ liệu.
GVHD: TS. Trần Phước
24
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
Chuyên đề tốt nghiệp
Chương 2: Thực trạng KSNB CT mua hàng – thanh toán
Sơ đồ 2.4 – Sơ đồ hình thức kế toán Nhật Ký Chung
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi hàng tháng
: Ghi cuối kỳ
: Quan hệ hai chiều
2.1.3.3.
Các chính sách kế toán áp dụng:
Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho:
Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: bình quân gia quyền.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
GVHD: TS. Trần Phước
25
SVTH: Trần Thị Mỹ Linh
