Bài báo cáo Kỹ năng đối thoại

BỘ
BỘ GIÁO
GIÁO DỤC
DỤC VÀ
VÀ ĐÀO
ĐÀO TẠO
TẠO
TRƯỜNG
TRƯỜNG ĐH
ĐH CÔNG
CÔNG NGHỆ
NGHỆ SÀI
SÀI GÒN
GÒN

Đề tài:

KỸ NĂNG ĐỐI THOẠI

LỚP: L15-TP01
NHÓM 3
MÔN: CÔNG TÁC KỸ SƯ
GVHD: ThS TRẦN VĂN DŨNG


TÊN THÀNH VIÊN NHÓM

1.
2.
3.
4.

5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

HỒ THỊ HỒNG GIANG
LÊ THỊ CẨM VÂN
MAI THỊ GIANG TÂM
TRẦN HUỲNH THẢO NGUYÊN
ĐOÀN NGỌC TRÚC
PHAN HỒNG LÝ
PHẠM THỊ BÍCH LIÊN
Nguyễn ngọc diễm
huỳnh thi kim hằng
trương minh hiển
nguyễn ngoc minh châu
trần thi mỹ duyên


LỜI MỞ ĐẦU


NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH
CHƯƠNG 1. ĐẠI CƯƠNG VỀ ĐỐI THOẠI
1.1 Một số nguyên tắc khi đối thoại:
1.2 Chức năng của đối thoại

1.3 Khái niệm đối thoại:

CHƯƠNG 2: CÁC KIỂU ĐỐI THOẠI TRỰC TIẾP
2.1 Theo mục tiêu
2.2 Theo kỹ năng phỏng vấn câu hỏi:
2.3 Theo kỹ thuật sử dụng:
2.4 Theo vai trò của người tham gia:

CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ CHO MỘT BUỔI ĐỐI THOẠI
CHƯƠNG 4: CÁC KỸ NĂNG ĐỐI THOẠI TRỰC TIẾP
4.1 Kỹ năng lắng nghe:
4.2 Sự phản hồi:
4.3 Kỹ năng diễn giải nội dung bạn muốn trình bày:
4.4 Đặt câu hỏi.
4.5 Kỹ năng trả lời:
4.6 Kỹ thuật im lặng
4.7 Kỹ năng thương lượng:
4.8 Kỹ năng kết thúc cuộc đối thoại chung.

CHƯƠNG 5: HẠN CHẾ CỦA ĐỐI THOẠI TRONG GIAO TIẾP.


CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ ĐỐI THOẠI
1.1 Khái niệm đối thoại:

 Đối thọai là những tình huống được hình thành
dựa trên những hành động liên tiếp chủ yếu bằng
lời nói giữa hai cá nhân nhờ vào tiếp xúc trực
tiếp với một mục tiêu đã được ít nhất là một
trong hai ngươi đề xướng từ trước.

 Đối thọai nhằm để lưu chuyển thông tin, giải
quyết vấn đề một cách hữu hiệu nhất.


CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ ĐỐI THOẠI
1.2. Chức năng của đối thoại:







Các chức năng thuần túy của xã hội
Chức năng thông tin, tổ chức
Chức năng điều kiển
Chức năng phối hợp hành động
Chức năng động viên kích thích

 Các chức năng tâm lý
 Chức năng tạo mối quan hệ
 Chức năng cân bằng cảm xúc
 Chức năng phát triển nhân cách


CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ ĐỐI THOẠI
1.3. Một số nguyên tắc khi đối thoại:










Hợp tác để 2 bên đều có lợi
Tôn trọng đối tác như tôn trọng chính bản thân mình
Lắng nghe và nói với nhau hết lời
Bàn bạc để tìm những quan điểm chung
Thông cảm nhau về hoàn cảnh, khả năng và quyền lợi của mỗi bên
Kiên nhẫn và biết chờ đợi nhau
Phải biết chấp nhận trong giao tiếp


CHƯƠNG 2: các kiểu đối thoại trực tiếp

 Theo mục tiêu
 Theo vai trò của người tham gia
 Theo kỹ thuật sử dụng
 Theo kỹ năng phỏng vấn


CHƯƠNG 2: các kiểu ĐỐI THOẠI trực tiếp
2.1. Đối thoại theo mục tiêu








Điều tra: Yêu cầu ai cung cấp thông tin. Đối thoại tìm thông tin từ cấp thấp nhất.
Thông báo: Cung cấp thông tin hay giải thích cho ai.Thông tin từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất.
Động viên: Thúc đẩy ai làm một việc gì, làm cho họ thay đổi cách làm việc
Lựa chọn, đánh giá, định hướng
Giải quyết vấn đề với một người nào đó


CHƯƠNG 2: các kiểu ĐỐI THOẠI trực tiếp
2.2. Theo vai trò của người tham gia:



Đối thoại tập trung vào vấn đề do người khởi xướng cuộc đối thoại đề
ra.



Đối thoại tập trung vào vấn đề riêng của một thành viên trong cuộc
đối thoại còn gọi là đối thoại cố vấn.



Đây là trường hợp một hay nhiều người tìm đến một người khác để
xin lời khuyên giải quyết tình huống khó xử cho mình.



Đối thoại tập trung vào vấn đề liên quan đến cả 2 bên đối tác và nhiều
đối tác.


CHƯƠNG 2: các kiểu ĐỐI THOẠI trực tiếp
2.2. Theo kỹ thuật sử dụng:



Đối thoại dẫn dắt: người phỏng vấn là người dẫn dắt cuộc đối thoại và yêu cầu người
được phỏng vấn trả lời một loạt các vấn đề trong bảng câu hỏi đã được thiết lập sẳn.



Đối thoại bán dẫn dắt: các vấn đề trao đổi được xác định trước, duy chỉ có thứ tự và
cách thức đặt câu hỏi là tự do.



Đối thoại không dẫn dắt: người phỏng vấn đưa ra vấn đề rồi sau đó nghe đối tượng
trình bày.


CHƯƠNG 2: các kiểu ĐỐI THOẠI trực tiếp
2.4. Theo kỹ năng phỏng vấn câu hỏi:

 Can thiệp dưới dạng câu hỏi
 Câu hỏi trực tiếp: Sử dụng để bắt đầu cuộc đối thoại.
 Câu hỏi truyền: thường được sử dụng trong đối thoại kiểu bán
dẫn dắt.




Can thiệp dưới dạng trình bày lại:
Đây là kỹ thuật chính được dùng trong mọi tình huống giao
tiếp, đặc biệt là trong các buổi trao đổi, hội hợp.



Nó giúp ta thấy được sự chú ý lắng nghe và muốn tìm hiểu của
người nghe.



Nó khiến người nói có trách nhiệm về những điều mình nói,
đồng thời khuyến khích họ đi sâu hơn vào vấn đề.



Nó còn giúp 2 bên không bị mất thời gian vì những hiểu lầm
đáng tiếc.


CHƯƠNG 2: các kiểu ĐỐI THOẠI trực tiếp
2.4. Theo kỹ năng phỏng vấn câu hỏi:



Định nghĩa của trình bày lại: trình bày lại là ngắt lời người nói tại một thời điểm để nghe tóm tắc

lại những điều họ hiểu về nội dung mà người nói vừa trình bày và sau đó lại để người nói trình bày
tiếp.


ˍ
ˍ
ˍ

Các mức độ trình bày lại:
Trình bày lại một cách đơn giản
Trình bày có diễn giải
Trình bày theo kiểu ngược lại


CHƯƠNG 3: chuẩn bị cho một buổi đối thoại

Đối
Đối thoại
thoại sẽ
sẽ càng
càng hiệu
hiệu quả
quả khi
khi mà
mà hai
hai người
người đối
đối thoại
thoại có
có chuẩn

chuẩn bị
bị trước:
trước:

Đề tài

Bối cảnh

Mục tiêu

Các thông tin

Kế hoạch


CHƯƠNG 4: các kỹ năng ĐỐI THOẠI trực tiếp
4.1. Kỹ năng lắng nghe



Bao gồm sự tiếp xúc bằng mắt, nhìn hướng về người đối diện, khẽ gật đầu mỗi khi muốn thể hiện sự
đồng ý hoặc tán thành.



Những cử chỉ đó phải được thực hiện nhịp nhàng theo lời nói, và phải phù hợp với thông tin đang trình
bày.


CHƯƠNG 4: các kỹ năng ĐỐI THOẠI trực tiếp

4.2. Sự phản hồi



Điều này có nghĩa là bạn đang muốn xác định lại
những cảm nghĩ mà người đối diện đã thể hiện thông
qua bài đối thoại vừa rồi.



Khi trò chuyện, ai cũng đều muốn người khác lắng
nghe suy nghĩ của mình, do đó hãy sử dụng những
kỹ thuật để khiến cho họ biết rằng bạn cũng đang
thực sự chăm chú lắng nghe.


CHƯƠNG 4: các kỹ năng ĐỐI THOẠI trực tiếp
4.3. Kỹ năng diễn giải nội dung muốn trình bày



Thường thì khi bạn không nắm vững một vấn đề,
bạn sẽ chỉ chú tâm vào nói, nói và nói, thay vì phải
diễn giải.



Giải thích một cách chính xác có thể làm cho cả
người nói và người nghe đều hiểu rõ vấn đề.

CHƯƠNG 4: các kỹ năng ĐỐI THOẠI trực tiếp
4.4. Kỹ năng đặt câu hỏi

 Đây cũng là một công cụ có giá trị nhưng rất nguy hiểm.
 Nếu đặt câu hỏi sai, có thể buổi nói chuyện sẽ kết thúc không tốt
đẹp

 Đặt câu hỏi là một trong những công cụ có tính giá trị phản biện
nhất trong kỹ năng giao tiếp của một nhà quản lý.


CHƯƠNG 4: các kỹ năng ĐỐI THOẠI trực tiếp
4.4. Kỹ năng đặt câu hỏi

Câu hỏi
dạng
đóng

Câu hỏi

Các

Câu hỏi

khai

dạng

dạng

thác

câu hỏi

mở

câu hỏi
dạng
phiễu


CHƯƠNG 4: các kỹ năng ĐỐI THOẠI trực tiếp
4.5. Kỹ năng trả lời câu hỏi

 Trình độ cao hay thấp của người đàm phán được quyết định bởi mức độ trả lời vấn đề của người ấy.
 Vì vậy nên chú ý những thủ thuật sau:
– Không nên trả lời hết mọi vấn đề được hỏi
– Không trả lời sát vào câu hỏi của đối phương
– Giảm bớt cơ hội để đối phương hỏi đến cùng
– Dành đủ thời gian cân nhắc kĩ vấn đề
– Xác định đúng những điều không đáng để trả lời
– Đừng trả lời quá dễ dàng
– Tìm cớ để kéo dài thời gian trả lời
– Không nên để rơi vào tình thế đối địch trực tiếp với đối tác trong các tình huống đối thoại.
– Chuyển câu trả lời sang hướng khác hoặc trả lời mập mờ.


CHƯƠNG 4: các kỹ năng ĐỐI THOẠI trực tiếp
4.6. Kỹ năng im lặng



Rèn luyện những kỹ năng này để trở thành một



Phải có lúc nào đó để nói, bạn cố gắng lắng nghe

người lắng nghe tốt, nhưng một người như thế

họ khi họ đang trình bày, diễn giải để hiểu rõ vấn

không có nghĩa là họ không thể diễn tả những

đền mà người đối thọai quan tâm, muốn trình

cảm xúc của họ để đáp lại.

bày. Sau đó, bạn sẽ tham gia trình bày hay đưa ra
chính kiến của mình về vấ đề đang quan tâm.


CHƯƠNG 4: các kỹ năng ĐỐI THOẠI trực tiếp
4.7. Kỹ năng thương lượng

 Thương lượng là hành vi và quá trình mà người ta muốn điều
hòa quan hệ giữa hai bên, thông qua đối thoại để đi đến thống
nhất ý kiến

 Cuộc thương lượng nào cũng đều nảy sinh do hai bên có
những lợi ích chung và những lợi ích mâu thuẫn nhau

 Việc cố gắng áp đặt giải pháp của một bên dễ dẫn đến thương
lượng thất bại


CHƯƠNG 4: các kỹ năng ĐỐI THOẠI trực tiếp
4.7. Kỹ năng thương lượng

Thương lượng kiểu mềm

 Cách thức thông thường là đưa ra kiến nghị, tin cậy đối tác, chịu nhượng bộ.
 Nếu hai bên đều dùng kiểu này thì khả năng đạt thỏa thuận rất lớn, tốc độ đàm phán
nhanh

 Thường chỉ áp dụng giới hạn trong phạm vi sự hợp tác hai bên hết sức tốt đẹp và hoàn
toàn tin cậy nhau


CHƯƠNG 4: các kỹ năng ĐỐI THOẠI trực tiếp
4.7. Kỹ năng thương lượng

Thương lượng kiểu cứng





Còn gọi là thương lượng kiểu lập trường

Người đàm phán đưa ra một lập trường hết sức cứng rắn, và cố gắng bảo vệ nó
Cảm giác bất bình, tức giận vì bị thua thiệt thường làm cho mỗi bên cảm thấy đang phải
tuân theo ý chí cứng rắn của bên kia  xuất hiện cơ chế tự vệ



Thường dẫn đến hình thành các liên minh trong đó các lợi ích chung của các bên mang tính
chất tượng trưng hơn là thực chất


CHƯƠNG 4: các kỹ năng ĐỐI THOẠI trực tiếp
4.7. Kỹ năng thương lượng

Thương lượng kiểu nguyên tắc




Do trung tâm kế hoạch nghiên cứu thương lượng của đại học Harvard đề ra nên còn gọi
là “Thuật thương lượng Harvard”
Có 4 nguyên tắc được đề ra:
- Tách con người ra khỏi vấn đề
- Tập trung vào lợi ích chứ không cố giữ lấy lập trường
- Cần đưa ra các phương án khác nhau để lựa chọn thay thế
- Kết quả sự thỏa thuận cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan nào đó