BÀI TẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2- ĐH Kinh Tế TPHCM

BÀI TẬP MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Chương 1. Tổng quan hệ thống thông tin kế toán
Bài 1. Trình bày sự giống nhau và khác nhau giữa lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu
Bài 2. Điền các nội dung phù hợp vào các ký hiệu dưới đây
Mua hàng

Nhận hàng

Phân xưởng sản
xuất

E

B

Giấy giao
hàng

Lập đặt hàng
mua

1

Nhập hàng
Ghi thẻ kho

Ghi chú nhận
hàng lên đặt
hàng

2

Nhận hàng tay 3
tại kho
Bộ phận nhận
hàng ghi chú
nhận hàng lên
đặt hàng mua

2

Yêu cầu nguyên
vật liệu

A

Kho

C

2

Giấy giao
hàng

D

D
Người
bán

Người
bán

Bài 3. Hãy vẽ lưu đồ; Sơ đồ dòng dữ liệu trình bày các nội dung sau:
Sau khi nhận phiếu xuất hàng do thủ kho chuyển sang, bộ phận gửi hàng đóng gói hàng và
lập “phiếu gửi hàng” 3 liên: Liên 1 gửi cho khách hàng cùng hàng hóa; Liên 2 gửi cho bộ
phận lập hoá đơn; Liên 3 gửi cho kế toán.
Sau khi nhận được giấy gửi hàng, bộ phận lập hoá đơn căn cứ vào các thông tin này lập “Hoá
đơn bán hàng” 2 liên và lưu giấy gửi hàng tại bộ phận lập hoá đơn. Liên 1 hoá đơn bán hàng
gửi cho người mua, liên 2 gửi cho kế toán.
1


Đònh kỳ, kế toán đối chiếu “Phiếu gửi hàng” và “Hóa đơn bán hàng”, ghi sổ chi tiết phải thu
khách hàng và lưu các chứng từ trên theo tên khách hàng.
Bài 4. Vẽ DFD cấp tổng quát và các cấp chi tiết; Vẽ lưu đồ mô tả qui trình dưới đây
Để đăng ký một môn học mới, mỗi sinh viên phải hoàn thành bản đăng ký học và gửi tới
phòng ghi danh (bằng e-mail). Một nhân viên tại phòng ghi danh nhập bản đăng ký của sinh
viên vào hệ thống. Hệ thống kiểm tra dữ liệu sinh viên và dữ liệu đóng học phí (thuộc phân
hệ kế toán phải thu) để đảm bảo sinh viên không nợ học phí. Sau đó, hệ thống kiểm tra xem
sinh viên đã hoàn thành các môn học bắt buộc trước môn đăng ký hay chưa. Tiếp theo, hệ
thống kiểm tra xem lớp học còn chỗ hay không. Nếu đủ tất cả các điều kiện trên thì hệ thống
sẽ thêm mã sinh viên vào danh sách lớp học môn đăng ký.
Nếu sinh viên nợ học phí thì một phiếu nhắc nợ học phí sẽ gửi tới sinh viên kèm cùng báo
cáo đăng ký môn học bò từ chối. Nếu vì các lý do khác thì sinh viên cũng nhận được thông
báo từ chối nhận đăng ký và các lý do từ chối. Nếu sinh viên được chấp nhận đang ký thì sẽ
nhận được thông báo lớp học, thời gian, đòa điểm.
Hệ thống lập báo cáo đăng ký môn học vào cuối mỗi ngày và gửi cho người phụ trách phòng
đào tạo.
Bài 5. Vẽ lưu đồ chứng từ cho những xử lý được trích trong qui trình xử lý nghiệp vụ bán

hàng:
Căn cứ vào đặt hàng của người mua, bộ phận bán hàng lập hợp đồng bán hàng gồm 6 liên
(liên 7 sẽ được lập nếu là đặt hàng đặc biệt). Sau đó bộ phận bán hàng gửi liên 5 cho phòng
tín dụng để phê chuẩn điều kiện bán chòu; liên 6 gửi cho khách hàng để thông báo; Số còn
lại lưu tạm thời theo số thứ tự.
Sau khi phê chuẩn điều kiện bán chòu, phòng tín dụng trả lại liên 5 cho bộ phận bán hàng.
Lúc này liên 1 và 2 cũng được gửi cho bộ phận lập hóa đơn; liên 3 cho bộ phận kho và liên 4
cho bộ phận gửi hàng. Nếu liên 7 được lập, nó sẽ được gửi tới bộ phận SX.
Bài 6. Hãy vẽ lưu đồ tóm lược các thủ tục xử lý sau trong nghiệp vụ bán chòu:
Bộ phận gửi hàng lập 4 liên giấy gửi hàng để làm thủ tục gửi hàng. Liên 1 gửi cho khách
hàng kèm cùng hàng hoá; Liên 2 gửi bộ phận lập hoá đơn; Liên 3 gửi kế toán hàng tồn kho,
liên 4 gửi kế toán thanh toán
Sau khi nhận được giấy gửi hàng, bộ phận lập hóa đơn lập 2 liên hoá đơn bán hàng, liên 1
gửi bộ phận kế toán thanh toán, liên 2 gửi khách hàng.
Sau khi nhận các chứng từ trên, kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết thanh toán. Đònh kỳ, đối
chiếu các chứng từ trên và lưu theo tên khách hàng.
Bài 7. Chọn câu trả lời đúng nhất
1. Một sơ đồ dòng dữ liệu (Logic) thể hiện
a. Cách nhìn vật lý của dữ liệu
2


b. Cách nhìn Logic của xử lý và ln chuyển dữ liệu
c. Các tình huống quyết đònh trong một chương trình máy tính
d. Một hệ thống thiết bò phần cứng của máy tính
2. Phát biểu nào sai
a. Lưu đồ là một kỹ thuật phân tích được sử dụng để mô tả một vài khía cạnh của
một hệ thống theo cách logic, ngắn gọn, rõ ràng.
b. Lưu đồ sử dụng một bộ các ký hiệu chuẩn để mô tả bằng hình các luân chuyển dữ
liệu trong một hệ thống.

c. Lưu đồ rất dễ vẽ và sửa bằng công cụ phần mềm vẽ lưu đồ.
d. Lưu đồ hệ thống là một bài tường thuật bằng từ một hệ thống thông tin
e. Một lưu đồ chương trình trình bày xử lý logic trong một chương trính máy tính.
3. Lựa chọn nào không phải là hướng dẫn để vẽ lưu đồ một cách Logic, dễ hiểu, rõ ràng,
ngắn gọn.
a. Phân chia lưu đồ thành nhiều cột có tiêu đề cột
b. Vẽ tất cả các thông tin luân chuyển trừ các hoạt động xử lý thông tin, đặc biệt các
hoạt động xử lý thực tế diễn ra nhưng không đảm bảo kiểm soát.
c. Thiết kế các lưu đồ theo chiều luân chuyển từ trên xuống dưới, từ trái phải.
d. Mỗi ký hiệu xử lý nên có một ký hiệu đầu vào và một ký hiệu kết thúc.
Chương 2. TỔ CHỨC DỮ LIỆU
Bài1. Chọn câu trả lời đúng nhất
1. Ai có trách xây dựng chính sách chung liên quan tới việc lưu trữ, sử dụng và bảo
dưỡng tất cả các dữ liệu của tổ chức
a. Người quản trò dữ liệu (Data Administrator)
b. Người quản trò cơ sở dữ liệu (Data Base Administrator)
c. Người lập trình các chương trình ứng dụng
d. Kế toán trưởng
2. Chương trình phần mềm điều khiển một hệ thống cơ sở dữ liệu gọi là
a. Người quản trò cơ sở dữ liệu – DBA (Data Base Administrator)
b. Hệ quản trò cơ sở dữ liệu – DBMS (Data Base Management Administrator)
c. Ngôn ngữ chuyển dữ liệu – DML ( Data Manipulation Language)
d. Ngôn ngữ đònh nghiã dữ liệu – DDL (Data Definition language)
3. Nội dung nào sau đây là ví dụ tiêu biểu cho xử lý theo lô
a. Các dữ liệu được xử lý đònh kỳ để xác đònh việc thanh toán
b. Tất cả các hoá đơn mua hàng trong nhóm được xử lý một lần để cập nhật tập tin
phải trả người cung cấp.
c. Cả a và b
d. Không a, không b
4. Các chứng từ được tập hợp thành nhóm trước khi xử lý là một đặc tính của

a. Xử lý theo lô
b. Xử lý ngay theo thời gian thực (On-line real-time )
3


c. Cả a và b
d. Không a, không b
5. Thông thường, mối liên kết giữa tập thực thể hoá đơn bán hàng và tập thực thể hàng
tồn kho là
a. Một – một
b. Một – nhiều
c. Nhiều – một
d. Nhiều – nhiều
Bài 2. Hiện nay đơn vị có khoảng 90 ngun vật liệu cụ thể được chia làm 3 loại vật liệu chính,
vật liệu phụ và bao bì đóng gói. Mỗi loại có 3 phân nhóm vật liệu nhỏ. Vì u cầu chất lượng
sản phẩm sản xuất rất nghiêm ngặt nên mỗi loại vật liệu mua về ban đầu cần được phân loại theo
mục đích sản xuất và khơng được sử dụng lẫn lộn. Hiện doanh nghiệp có 2 mục đích sản xuất
cho sản phẩm xuất khẩu và cho sản phẩm dùng nội địa. Kế hoạch sắp tới đơn vị sẽ mở rộng mỗi
loại vật liệu lên khoảng 100 ngun vật liệu cụ thể.
u cầu: Hãy xây dựng mã số ngun vật liệu phù hợp với tình hình thực tế và u cầu quản
lý của vật liệu của đơn vị. Lưu ý cần trình bày rõ phân tích, cấu trúc mã và cho một ví dụ m cụ
thể.
Chương 3. KIỂM SỐT HỆ THỐNG THƠNG TIN
Bài 1. Phân loại các chính sách, thủ tục kiểm soát sau đây theo kiểm soát ngăn ngừa hoặc
kiểm soát phát hiện và giải thích chúng ngăn ngừa hay phát hiện r ro, gian lận thế nào.
a. Huấn luyện
b. Khoá cẩn thận các chứng từ kế toán (chứng từ trắng)
c. Ban hành hệ thống tài khoản kế toán
d. Luân phiên thay đổi công việc
e. Lập “Kiểm soát số tổng”.

Bài 2. Hãy xác đònh các cặp công việc nào dưới đây không đảm bảo nguyên tắc bất kiêm
nhiệm. Hãy giải thích việc xác đònh này.
a. Thủ kho vật tư và trưởng phòng vật tư
b. Thủ kho và nhân viên lương
c. Trưởng phòng vật tư và nhân viên lương
d. Phụ trách tài chính và kế toán trưởng
e. Kế toán phải thu và thủ quỹ
Bài 3. Hệ thống kế tóan hiện hành được cho là hợp lý khỏang 90% và nếu rủi ro xẩy ra thì
toàn bộ thiệt hại của hệ thống là khỏang $30.000.000. Hai thủ tục kiểm sóat có thể kiểm sóat
được mối đe dọa này. Nếu thực hiện một mình thủ tục A mối đe dọa sẽ giảm xuống còn 6%
và chi phí thực hiện thủ tục A là $100.000. Nếu thực hiện một mình thủ tục B thì chi phí thực
hiện là $140.000 và rủi ro giảm xuống còn 4%. Nếu thực hiện cả hai thủ tục A & B thì tổng
chi phí thực hiện là $220.000 và rủi ro giảm xuống còn 2%. Dựa trên phân tích kinh tế chi phí
và lợi ích, bạn sẽ lựa chọn cách gì trong số các cách liệt kê sau:
1. Thực hiện một mình thủ tục A
2. Thực hiện một mình thủ tục B
4


3. Thực hiện cả hai thủ tục A & B
4. Không thực hiện thủ tục nào cả.
Bài 4. Giải thích nguyên tắc phân chia trách nhiệm đã bò phá vỡ như thế nào trong các
tình huống dưới đây. Hãy đề nghò các thủ tục cần thiết để có thể giảm rủi ro trong mỗi
tình huống này.
1. Nhân viên lương nhập khống số giờ lao động cho một công nhân đã nghỉ việc tuần
trước. Sau đó nhân viên lương này lập SEC thanh tóan lương cho công nhân trên, giả
chữ ký của công nhân trên và rút tiền từ tờ SEC này.
2. Thủ quỹ nhập một hóa đơn mua hàng khống của một công ty (công ty này là của anh
vợ thủ quỹ) và sau đó gửi một thanh toán điện tử cho hóa đơn này.
3. Một nhân viên phân xưởng sản xuất bỏ đi khỏi phân xưởng đột ngột, mang theo nhiều

nguyên vật liệu xuất từ kho và sau đó anh này ghi vào thẻ chi tiết chi phí đã dùng
nguyên liệu này cho phân xưởng sản xuất. Thẻ chi tiết chi phí này là căn cứ để tính
giá thành sản phẩm.
4. Thủ quỹ lấy tiền của khách hàng thanh tóan rồi sau đó che giấu việc lấy cắp này bằng
cách không ghi việc nhận tiền trong sổ chi tiết khách hàng.
Bài 5. Hãy xác đònh những thủ tục kiểm soát để có thể ngăn ngừa hoặc phát hiện các
tình huống sau:
1. Vì hệ thống máy tính không thể hoạt động, vì các phương tiện khác không thể có để xử lý
thông tin nên không thể tính lương nhân viên; khách hàng không được lập hoá đơn bán
hàng; người cung cấp không được trả tiền.
2. Trong một buổi tiệc diễn ra tại phòng máy, một chai nước bò đổ và nước đã chảy ướt đóa
mềm lưu dữ liệu.
3. Khi nhập liệu hoạt động thu tiền, Nhân viên kế toán phải thu do vô tình đã nhập nhầm
khoản phải thu của khách hàng này vào khoản phải thu của khách hàng khác.
4. Ngày công lao động trong tháng của một nhân viên là 23 ngày nhưng nhân viên nhập liệu
đã nhập số ngày công là 32.
5. Nhân viên điều hành hoạt động của máy có thể truy cập tơí chương trình tính lương và
sửa đổi nó để làm tròn phần tiền lẻ trong tiền lương của mỗi nhân viên và chuyển phần
tiền lẻ này vào một tài khoản khác. Sau đó nhân viên điều hành này đã chuyển tiền từ tài
khoản khác đó vào tài khoản cá nhân của anh ta.
Bài 6. Hãy đưa ra các đề nghò có thể kiểm soát các gian lận của nhân viên cho từng tình
huống độc lập sau (trong cả 2 trường hợp hệ thống xử lý bằng tay và xử lý bằng máy)
1. Tại gian hàng bán thiết bò nghe nhìn của một cửa hàng bán lẻ có hiện tượng bò hao
hụt hàng hóa một cách bất thường. Sau một quá trình tìm hiểu cẩn thận, kiểm toán
viên đã phát hiện ra thường xuyên có một khách hàng mua một số lượng lớn các thiết
bò điện tử lặt vặt và người khách này chỉ tính tiền với một nhân viên tính tiền cố đònh
(gian hàng có nhiều nhân viên tính tiền ở nhiều quầy tính tiền khác nhau). Điều tra
5

thêm đã bộc lộ rằng, nhân viên tính tiền và khách hàng thông đồng với nhau ăn cắp
một số thiết bò điện từ bằng cách không tính tiền và không xác đònh bán hàng của một
số trong số các hàng hóa mà khách đã chọn.
2. Nhân viên kế toán phải trả đã thực hiện gian lận bằng cách photo các chứng từ liên
quan việc mua hàng và sử dụng nó làm các thủ tục thanh toán trùng thêm một lần nữa
cho nhà cung cấp nguyên vật liệu. Sự thực là nhân viên kế toán này đã mở một tài
khoản tại ngân hàng với tên tương tự tên nhà cung cấp để chuyển tiền thanh toán vào
tài khoản này.
Bài 7. Trong quá trình khảo sát ban đầu những vấn đề liên quan tới hệ thống thông tin doanh
nghiệp cũng như các chính sách kế toán của doanh nghiệp, kiểm toán viên đã ghi nhận được
một số tình huống sau. Hãy xác đònh và giải thích những vấn đề không tốt liên quan tới các
yếu tố của môi trường kiểm soát.
1. Ban kiểm toán của công ty gồm một kết hợp kế toán trưởng, thủ quỹ, phó giám đốc
tài chính và giám đốc lập kế hoạch của doanh nghiệp.
2. Thủ quỹ là người 3 năm trước đã thực hiện một gian lận thương mại trong nội bộ
doanh nghiệp.
3. Phó giám đốc tài chính quản lý đội gồm 5 kiểm toán viên nội bộ.
4. Tất cả các ủy quyền quản lý gần như tập trung vào 3 anh em ruột bao gồm giám đốc
điều hành (chief executive officer), chủ tòch (president), phó giám đốc tài chính
(financial vice president) (công ty cổ phần).
Bài 8. Bảng sau bao gồm 2 cột mô tả các thủ tục kiểm soát (cột bên trái) và các giải thích
nội dung thủ tục này (cột bên phải). Hãy xác đònh giải thích phù hợp nhất cho mỗi thủ tục
kiểm soát (Lưu ý, mỗi thủ tục chỉ có một giải thích phù hợp)
THỦ TỤC KIỂM SOÁT
1. Giá trò mặc đònh
(default values)
2. Phương pháp mặc đònh
(default option)
3. Tổng Hash
4. Kiểm tra tính đầy đủ

5. Kiểm tra hợp lệ
(validity check)
6. Kiểm tra giới hạn

A.
B.
C.
D.
E.

F.
G.
H.

GIẢI THÍCH
Nhập lại dữ liệu không hợp lệ đã được sửa chữa
Kiểm tra các vùng kiểu số để dựa trên qui đònh giới
hạn cao hoặc thấp
Kiểm tra đảm bảo 1 vùng dữ liệu phải có ký tự,
không được ở tình trạng trống.
Tự động điền một giá trò mặc đònh nếu vùng dữ liệu
bò để trống và có thể sửa chữa giá trò được.
Xử lý theo một phương pháp xác đònh trước trừ khi
nghiệp vụ nhập qui đònh việc xử lý với gia trò khác
hay theo cách khác
Trả lại ngay những dữ liệu đầu vào cho người gửi để
so sánh và chấp nhận
Cung cấp một tổng kiểm soát để so sánh với tổng giá
trò các mẫu tin được xử lý
Một số không có ý nghóa được hình thành từ tổng

những số của vùng dữ liệu không tài chính.
6


I. Một kiểu của tổng số kiểm soát được dùng để xác
đònh số lượng các chứng từ hoặc nghiệp vụ trong một
kỳ thời gian xác đònh.
J. Kiểm tra các ký tự trong một vùng được mã hóa dựa
trên một bộ tiêu chuẩn hợp lệ các giá trò, hình thức
hay giá trò của ký tự
Bài 9. Công ty An Bình bán hàng hoá giảm giá. Toàn bộ hệ thống kế toán được xử lý bằng
máy. ng Thanh chòu trách nhiệm điều hành và giám sát hoạt động của hệ thống máy với 10
nhân viên dưới quyền.
Hệ thống tổ chức nhập liệu trực tiếp (on line) và xử lý ngay (real time).
Hệ thống xử lý kế toán phải trả như sau. Nhân viên kế toán phải trả đối chiếu hoá đơn mua
hàng với đặt hàng mua và phiếu nhập kho. Nếu các số liệu phù hợp, kế toán nhập các dữ
liệu về hoá đơn mua hàng và cập nhật thông tin phải trả người bán từ Menu kế toán phải trả.
Khi thanh toán tiền, kế toán phải trả in SEC thanh toán, người quản lý tài vụ ký SEC thanh
toán và gửi SEC cho người bán. Để đảm bảo an toàn, hệ thống sử dụng mật mã cho việc in
SEC và thanh toán này.
Tuy nhiên ng Thanh có thể truy cập vào bất cứ tài khoản người cung cấp nào trong hệ
thống từ phần quản trò hệ thống. Sau một thời gian dài, người ta mới phát hiện rằng ông
Thanh đã thực hiện in và thanh toán cho rất nhiều người bán không có thực.
Theo bạn, thủ tục nào để có thể ngăn ngừa, phát hiện gian lận trên.
Bài 10. Công ty sản xuất giầy da có một phòng máy tính rất lớn. Các hoạt động bán hàng, kế
toán được theo dõi tự động qua hệ thống máy tính. Hệ thống xử lý thông tin (máy tính và
chương trình xử lý) được phát triển đúng theo nguyên tắc và đã được thử nghiệp đầy đủ và
đúng phương pháp nhằm đảm bảo đạt mục tiêu kiểm soát xử lý thông tin và nghiệp vụ. Hệ
thống đã được thử nghiệm và chấp thuận.
ng John là kiểm toán viên nội bộ của công ty. Kết quả của một cuộc điều tra bất thường

cho thấy có rất nhiều khách hàng ảo trên sổ chi tiết với số dư phải thu, mỗi khách hàng nợ
trên 1.000USD. ng John không thể tìm được các khách hàng này theo như thông tin có trong
danh sách khách hàng. Ví dụ, ông John muốn tiếp xúc với một khách hàng có tên là Smith
Day và thật bất ngờ, đòa chỉ của người này là một đòa chỉ và số điện thoại ma. Điều tra thêm
cho biết rằng không có dữ liệu nào liên quan giới hạn bán chòu và chấp thuận bán chòu cho
những khách hàng này trong CSDL
Ngoài ra ng John còn phát hiện được tất cả các khách hàng này đều có nợ quá hạn trên 12
tháng. Tuy nhiên khôngbiết vì lý do gì, không có khách hàng nào trong số trên đưiợc liệt kê
trong bảng phân tích nợ phải thu theo thời hạn nợ.
Yêu cầu:
1. Đây là kiểu gian lận gì? Những cá nhân nào có thể tham gia trong gian lận này
7


2. Theo ý kiến của bạn, giải pháp nào để ngăn ngừa loại gian lận này.
Bài 11. Những thủ tuc kiểm soát nào có thể ngăn ngừa, phát hiện các tình huống sau trong
môi trường xử lý bằng máy.
a. Lập trình viên của công ty đã tiếp cận được tập tin dữ liệu về lương của doanh nghiệp,
sửa chữa dữ liệu lương này để sửa số lương anh ta được hưởng cao hơn thực tế.
b. Trong quá trình nhập liệu tiền thanh toán của khách hàng, số tiền 20.789.897 đồng đã bò
nhập nhầm số 0 thành chữ “O”. Kết quả nghiệp vụ không được xử lý chính xác, báo cáo
công nợ khách hàng bò sai
c. Khi nhập đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên nhập liệu đã ghi sai mã số hàng hoá
nên đặt hàng 50 máy tính của khách hàng bò thay thế bằng 50 màn hình; Ngoài ra anh ta
cũng bỏ sót không nhập đòa chỉ giao hàng.
d. Nhân viên kế toán phải trả đã nhập máy một hoá đơn mua hàng khống của công ty anh
trai của cô ta, sau đó nhân viên này tiến hành các thủ tục về giấy tờ để thanh toán cho
hoá đơn này.
e. Nhân viên bán hàng đã sửa giá bán hàng hóa thấp xuống để bán cho người quen.
Bài 12. Nhận xét cơ cấu tổ chức tại doanh nghiệp nhỏ sản xuất đồ chơi. Hãy xây dựng lại cơ

cấu tổ chức để đảm bảo kiểm soát về phân chia trách nhiệm tốt hơn (Nếu cần thiết, bạn có
thể bổ sung thêm 2 vò trí công việc mới)
Giám đốc

Phó giám đốc sản xuất

Phó giám đốc kinh doanh

Quản đốc phân
xưởng sản xuất

Kho hàng

Phân xưởng
sản xuất

Bán hàng

Thủ quỹ

Kế toán chi phí

Chấp thuận bán
chòu

Kế toán phải thu

Chấm công

Lập hóa đơn

Kế toán phải trả

Mua hàng
Kế toán hàng
tồn kho

Quản lý bán
hàng

Quản lý tài chính

Quản lý hàng
tồn kho

Tính lương

8


Chương 4. KẾ TOÁN THEO CHU TRÌNH
Bài 1. Bạn được mời xem xét các kiểm soát nội bộ liên quan tới hoạt động mua hàng, nhận
hàng, dự trữ hàng và xuất nguyên vật liệu. Các hoạt động trên được tiến hành như sau
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là các thiết bò điện đắt tiền nên được bảo quản trong
phòng kho luôn khóa kín. Nhân sự tại bộ phận kho hàng bao gồm một tổ trưởng và bốn nhân
viên. Các nhân sự này đều là những người được huấn luyện đầy đủ, đủ năng lực cho công
việc phù hợp và có hợp đồng đầy đủ với doanh nghiệp. Nguyên vật liệu chỉ được xuất kho
khi có các chấp thuận bằng giấy hoặc bằng miệng của quản đốc phân xưởng sản xuất.
Đơn vò không tổ chức hạch toán kê khai thường xuyên nguyên vật liệu. Vì vậy, nhân viên
kho hàng cũng không ghi chép thường xuyên nguyên vật liệu tăng do nhận cũng như giảm

do xuất. Để bù đắp việc không ghi chép thường xuyên trên, hàng tháng nhân viên kho hàng
kiểm kê hàng tồn và việc kiểm kê này được giám sát chặt chẽ.
Sau khi kiểm kê, tổ trưởng kho hàng đối chiếu số lượng tồn kho với mức dự trữ tối thiểu được
xác đònh trước và lập yêu cầu mua hàng để bổ sung tới mức dự trữ tối thiểu cho những
nguyên vật liệu tồn thấp hơn điểm mức dự trữ tối thiểu. Yêu cầu mua hàng này được gửi cho
kế toán phải trả.
Cûăn cứ yêu cầu mua hàng, kế toán phải trả lập đặt hàng mua và gửi cho nhà cung cấp mà
doanh nghiệp thường mua.
Khi nguyên vật liệu về tới doanh nghiệp, nhân viên kho hàng sẽ nhận hàng, đếm hàng và
chấp thuận hàng mua dựa vào giấy gửi hàng của nhà cung cấp. Tất cả các giấy gửi hàng của
người bán được lưu tại kho hàng để lập phiếu nhập kho.
Yêu cầu
1. Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
2. Vẽ lưu đồ hệ thống về qui trình xử lý trên
3. Mô tả những yếu kém trong kiểm soát nội bộ cũng như các rủi ro liên quan và đưa ra
những giải quyết khắc phục các yếu kém trên.

9


Bài 2. Thủ tục mua hàng tại cơng ty Branden Company như sau:
Yêu cầu mua nguyên vật liệu (được chấp thuận bởi trưởng phân xưởng sản xuất) được
chuyển cho bộ phận mua hàng.
Nhân viên mua hàng lập 3 liên đặt hàng ( được đánh số trước). Liên gốc gửi cho người bán,
liên 2 gửi bộ phận nhận hàng để thông báo về hoạt động mua hàng. Liên 3 lưu tại bộ phận
mua hàng.
Khi nguyên vật liệu về, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho. Nguyên vật liệu về được
chuyển trực tiếp xuống kho hàng kèm cùng 1 liên phiếu nhập kho. Liên khác của phiếu nhập
kho kèm cùng đặt hàng mua gửi tới bộ phận mua hàng. Phiếu nhập kho liên 3 được gửi cho
phòng kế toán.

Hoá đơn mua hàng được gửi trực tiếp cho nhân viên mua hàng. Người này kiểm tra nội dung
và các tính toán trên hoá đơn; sau đó đối chiếu với đặt hàng và phiếu nhập kho nhằm kiểm
tra số lượng đặt hàng, số lượng nhận hàng và chấp thuận việc thanh toán.
Hoá đơn được chấp thuận sau đó được chuyển cho phòng kế toán. Kế tốn thực hiện các thủ
tục thanh toán như lập chứng từ thanh toán (voucher), ghi vào Voucher register và lưu hoá
đơn theo ngày cần thanh toán.
Yêu cầu:
1. Xác đònh những yếu kém trong hoạt động mua hàng tại cơng ty Branden và giải thích
những rủi ro có thể xẩy ra.
2. Đề nghò những thủ tục kiểm soát để sửa chữa những yếu kém trên.
Bài 3. ng John, kế toán trưởng công ty Lankar Company quyết đònh công ty cần thiết kế lại
chứng từ đặt hàng mua và một chứng từ riêng biệt để ghi nhận việc nhận hàng. Đó là vì hiện
nay một liên đặt hàng mua được dùng đồng thời như phiếu nhập kho để ghi nhận việc nhận
hàng bằng cách nhân viên nhận hàng ghi số lượng nhận trên liên đặt hàng mua này. Ngoài ra
hiện nay đã xẩy ra một số sai sót trong đặt mua nguyên vật liệu và sai sót trong ghi nhận
việc nhận hàng. ng John tin rằng tất cả những sai sót trên là do đặt hàng mua hiện nay được
thiết kế dở và do việc dùng bản sao đặt hàng mua làm phiếu nhập kho.
Mẫu sau trình bày bản phác thảo đặt hàng mua và phiếu nhập kho. Cách sử dụng các
chứng từ được đề nghò như sau:
• Đặt hàng mua được lập dựa trên yêu cầu mua hàng, và người quản lý bộ phận mua hàng
ký duyệt. Sau đó liên gốc và một liên khác của đặt hàng mua được gửi cho người cung
cấp.
• Phiếu nhập kho có kích thước 5 x 8 inches ( 12,5 cm x20,5 cm) và được đánh số trước.
Nhân viên nhận hàng sẽ lập nhiều liên phiếu nhập kho.
10


Yêu cầu
1. Xác đònh những vấn đề có thể xẩy ra khi sử dụng 1 liên đặt hàng mua làm phiếu nhập
kho

2. Xem xét mẫu các chứng từ mới mà ông John đề nghò. Xác đònh những chi tiết nào có thể
bỏ hoặc được thêm vào các mẫu chứng từ đề nghò để việc sử dụng các chứng từ này thực
sự hiệu quả.
3. Xác đònh các bộ phận nên nhận đặt hàng mua để đảm bảo kiểm soát nội bộ tốt. Giải
thích rõ vấn đề này.
Phác thảo đặt hàng mua

Phác thảo phiếu nhập kho

Đặt hàng mua của Công ty Lankar
7 Khu CN XXX
Qxx, TP Hồ Chí Minh
Người bán:
Đòa chỉ giao hàng:
Ngày giao hàng:

Số: xxxxx
Công ty Lankar
7 Khu CN xxxxx
Qxx, TP Hồ Chí Minh

Nhận từ
Ngày đặt hàng:

(1)(2)(3)(4)(5)
Các yêu cầu về giao hàng:

(Tên, điạ chỉ )
(1)

(2)

(3)

(4)

Tổng cộng cột 4

Phụ trách mua hàng

Phí vận chuyển

Ký –họ tên

Tổng tiền
Ghi chú chất lượng
hàng:

Ghi chú phác thảo đặt hàng mua
Mã hàng
Tên, qui cách phẩm chất hàng
Mã hàng theo Catalog của người bán
Số lượng
Đơn giá

Bộ phận nhận hàng:

Ghi chú phác thảo phiếu nhập kho
Số lượng
Tên, qui cách phẩm chất hàng

Đơn giá
Số tiền

Bài 4. Hãy chọn và nối tương ứng giữa mỗi thủ tục kiểm soát với mỗi lý do thích hợp nhất
11


1.
2.
3.

4.

5.
6.
7.

Thủ tục kiểm soát
Phân chia trách nhiệm giữa kế toán
thanh toán và chức năng nhận tiền
Người gửi SEC phải độc lập với người
viết SEC
Kế toán đôí chiếu hoá đơn mua hàng
với phiếu nhập kho hoặc những chứng
từ nhận hàng trước khi lập phiếu chi
tiền.
Bộ phận kế toán đối chiếu hóa đơn
bán hàng với một liên của đơn đặt
hàng hoặc hợp đồng kinh tế.
Các cuốn SEC chưa sử dụng phải

được cất giữ an toàn
Chỉ mua hàng của những nhà cung
cấp đã được chấp thuận.
Việc mua hàng phải được thực hiện
bởi bộ phận mua hàng

a.
b.

c.

d.
e.
f.
g.

Lý do của thủ tục kiểm soát
Bảo vệ an toàn cho SEC
Ngăn ngừa việc thanh toán cho những
hàng hoá và dòch vụ thực sự không
nhận được
Ngăn cản việc lấy cắp các khoản thu
tiền bằng cách ghi chép việc thanh
toán giả mạo
Ngăn ngừa sử dụng SEC đã ký đúng
nhưng dùng vào mục đích gian lận
Ngăn ngừa thanh toán việc mua hàng
không được uỷ quyền đúng đắn.
Ngăn cản việc mua hàng bởi những
người không được uỷ quyền.

Hạn chế sự thông đồng trong nghiệp
vụ mua hàng

Bài 5. Công ty O là công ty có qui mô họat động trung bình, sản xuất và cung cấp các chi tiết
thiết bò và phụ tùng máy. Công ty đã thành lập 10 năm và hệ thống kế tóan hiện hành là hệ
thống kế toán tập trung. Văn phòng công ty đặt ở tòa nhà trung tâm, kho hàng, nơi gửi hàng
và nhận hàng cùng sử dụng chung nhà kho cũ được sửa chữa lại với một vài dãy tường bao
quanh bò hư hỏng. Bộ phận gửi hàng và nhận hàng cùng sử dụng chung một một thiết bò nhập
liệu nối với hệ thống thông tin tòan doanh nghiệp (terminal) nhưng không có hệ thống bảo
mật phân quyền nhập và truy cập hệ thống giữa 2 bộ phận này.
Bộ phận bán hàng gồm 4 người. Sau khi nhận đặt hàng bằng điện thọai, một nhân viên bán
hàng viết phiếu xuất kho (được đánh số trước) 2 liên, một liên gửi bộ phận gửi hàng, một
liên lưu theo ngày đặt hàng. Công ty luôn bán chòu cho khách hàng với điều kiện giao hàng
FOB thông qua đơn vò vận tải. Vì số lượng họat động bán hàng ngày càng tăng nên nhân
viên bán hàng không kòp thời gian để kiểm tra các thông tin liên quan tới việc mua chòu cũng
như nợ hiện hành của khách hàng; vì vậy phải thu quá hạn và nợ khó đòi chiếm 15% tổng
doanh thu bán hàng.
Bộ phận gửi hàng nhận phiếu xuất kho và đóng gói hàng, ghi số lượng hàng thực xuất ra khỏi
kho vào phiếu xuất kho và nhập số liệu về hàng xuất. Hàng đóng gói được sắp xếp theo trật
tự tên khách hàng và đặt gần cửa nhà kho để tiện giao hàng. Một nhân viên gửi hàng ký
phiếu xuất kho để xác đònh đặt hàng đã được thực hiện và hàng sẵn sàng gửi. Sau đó gửi
phiếu xuất kho này cho kế tóan lập hóa đơn
12


Dựa vào phiếu xuất kho kế tóan lập hóa đơn bán hàng 2 liên, một lên gửi ngược lại bộ phận
gửi hàng để bộ phận này nhét vào hàng được đóng gói và gửi cho khách hàng, một liên lưu.
Bộ phận gửi hàng làm các thủ tục với đơn vò vận tải (do khách hàng chỉ đònh) để gửi hàng
cho khách hàng.
Phòng nhận hàng ở cùng nơi giao hàng và hàng hóa được nhận hàng ngày từ nhiều đơn vò

vận tải khác nhau. Hàng được nhân viên nhận hàng xếp vào vò trí trong kho theo như thoả
thuận giữa bộ phận gửi hàng và nhận hàng. Nhân viên nhận hàng nhập ngày, tên nhà cung
cấp, mã hàng của những hàng nhận được vào hệ thống thông qua thiết bò nhập liệu của nhân
viên gửi hàng. Một bản báo cáo chi tiết nhập và xuất hàng do kế toán in hàng tháng được gửi
cho người phụ trách bộ phận nhận hàng kiểm tra phần nhập hàng trên báo cáo. Sau khi kiểm
tra, người này gửi tiếp báo cáo cho trưởng bộ phận gửi hàng để tiếp tục kiểm tra phần xuất
hàng trên báo cáo. Bản báo cáo chi tiết nhập xuất hàng sau khi được kiểm tra sẽ lưu tại bộ
phận gửi hàng theo ngày. Cuối mỗi năm, sau khi kiểm kê hàng, một báo cáo chi tiết hàng tồn
kho (nhập xuất tồn) được in.
Yêu cầu:
1. Xác đònh những yếu kém, rủi ro và những thủ tục kiểm soát những rủi ro này
2. Trong trường hợp xử lý bằng máy, Công ty O nên thực hiện như thế nào để gia tăng
việc kiểm soát và hiệu quả xử lý hoạt động bán hàng mô tả trên

13