Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Cho Thư Viện Trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Tây

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI
KHOA: CÔNG NGHỆ THÔN TIN
--------

Đề tài: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Cho Thư Viện Trường Cao Đẳng Cộng
Đồng Hà Tây

Hà Nội: 2015

1


Mục Lục
Mục Lục....................................................................................................................................2
1.Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực của đề tài..................................................4
2.Lý do chọn đề tài..................................................................................................................5
3.Mục tiêu...............................................................................................................................6
4.Phương pháp nghiên cứu......................................................................................................6
5.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu........................................................................................6
CHƯƠNG I...............................................................................................................................7
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ THƯ VIỆN VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN........................................................................................................7
1.1 Giới thiệu chung về công tác quản lý thư viện.................................................................7
1.1.1 Giới thiệu về thư viện.................................................................................................7
1.1.2 Công tác quản lý nghiệp vụ trong thư viện................................................................7
1.2 Tổng quan tình hình ứng dụng CNTT trong quản lý thư viện..........................................8
1.2.1 Ứng dụng CNTT trong thư viện truyền thống...........................................................9
1.2.2 Thư viện điện tử.........................................................................................................9
1.3. Những khái niệm cơ bản trong phân tích thiết kế hệ thống thông tin............................11
1.3.1. Dữ liệu (data)..........................................................................................................11
1.3.2. Thông tin (Information)..........................................................................................11

1.3.3. Hoạt động thông tin.................................................................................................11
1.4. Hệ thống thông tin..........................................................................................................11
1.4.1 Khái niệm.................................................................................................................11
1.4.2. Thành phần cấu thành.............................................................................................11
1.4.3 Phân loại Hệ thống thông tin trong tổ chức.............................................................12
1.4.4. Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin hoạt động tốt.....................................15
CHƯƠNG 2............................................................................................................................15
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG HÀ NỘI..................15
2.1. Hệ thống thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Đông...........................................15
2.1.1. Giới thiệu chung hệ thống thư viện trường.............................................................16
2.1.2. Nhiệm vụ của thư viện trường................................................................................18
2.1.3. Mục tiêu hoạt động trong giai đoạn 2015 đến 2020...............................................20
2.2. Thực trạng hệ thống quảnlý thư viện trường CĐCĐ Hà Đông......................................20
2.2.1. Khảo sát hiện trạng.................................................................................................20
2.2.2. Những vấn đề cần giải quyết...................................................................................25
CHƯƠNG 3............................................................................................................................26
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG
CỘNG ĐỒNG HÀ..................................................................................................................26
3.1. Bài toán cần giải quyết...................................................................................................26
3.1.1. Mô tả bài toán cần giải quyết..................................................................................26
3.1.2. Các hồ sơ dữ liệu cần thiết (Liệt kê các động từ + bổ ngữ)....................................27
3.2. Phân tích hệ thống..........................................................................................................27
3.2.1. Phân tích chức năng hệ thống.................................................................................27
3.2.2. Phân tích dữ liệu hệ thống.......................................................................................30
3.3. Thiết kế hệ thống............................................................................................................31
3.3.1. Sơ đồ chức năng BFD.............................................................................................31
3.3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD........................................................................................32
3.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu...............................................................................................42
d. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống...................................................................47
2

3.4. Cài đặt mô phỏng một số chức năng chính....................................................................49

3


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực của đề tài
Phương pháp giảng dạy mới “Lấy người học làm trung tâm” là vấn đề được các
trường cao đẳng, đại học quan tâm nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, đáp ứng đòi
hỏi ngày một cao của xã hội. Nói về chất lượng đào tạo, chúng ta thấy một trong
những yếu tố ảnh hưởng mạnh đến nó chính là điều kiện học tập. Điều kiện học tập,
vừa là điều kiện cần vừa là điều kiện đủ để có chất lượng đào tạo tốt.
Trước đây, trong quan niệm của nhiều người, thư viện là nơi yên tĩnh đến ảm đạm,
là kho chứa những cuốn sách cũ kỹ không chỉ hình thức sờn gáy, mờ chữ mà còn cổ
hủ cả về nội dung. Hình ảnh một thư viện với rất nhiều, rất nhiều các cuốn sách được
xếp theo cỡ và cất kỹ trong kho vẫn còn khá phổ biến, độc giả phải qua nhiều thủ tục
mới được tiếp cận với sách, trong đó thủ tục mang tính nghiệp vụ nhất là hệ thống tra
cứu thường được tổ chức thiếu chính xác, mang tính chủ quan, thái độ phục vụ thiếu
nhiệt tình, cau có... Chính những điều đó tạo nên khoảng cách rất lớn giữa độc giả và
sách, giữa độc giả và cán bộ thư viện. Nay, vai trò của thư viện đã thay đổi, thư viện
không chỉ là nơi giữ sách, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công tác
học tập và giảng dạy. Thư viện là nơi giữ gìn quá khứ và ngày mỗi ngày trở thành
đường dẫn tới tương lai. Thư viện luôn được xem là trái tim tri thức của trường Cao
đẳng, Đại học... Nó được coi là nơi cung cấp nền tảng kiến thức cho công tác đào tạo,
nghiên cứu và các hoạt động phát triển khoa học công nghệ. Đến thăm một trường
học, tìm hiểu về quy mô, chất lượng đào tạo không thể không đến thăm quan thư viện.
Nhìn vào hệ thống thư viện có thể có những đánh giá ban đầu về qui mô, chất lượng
đào tạo thông qua các tiêu chí: tính đa ngành đa nghề, tính cập nhật kiến thức và

thông tin KHCN, tính hiệu quả của công tác đào tạo nghiên cứu, tính hiện đại...
Để nâng cao chất lượng đào tạo, Ban lãnh đạo các trường đã phát động cuộc thi
giáo viên dạy giỏi, mở các các lớp học nghiệp vụ.. cho các thầy các cô và do đó đã có
sự đổi mới về chất lượng thông qua các bài giảng. Song song với điều đó cần đẩy
mạnh việc giáo dục ý thức, thái độ và cách học đúng, học hiệu quả cho sinh viên. Phải
giáo dục, phải tuyên truyền cho sinh viên thay đổi phương pháp tiếp thu kiến thức một
cách thụ động, đối phó. Phải tự học nhiều hơn, phải nghiên cứu sâu và rộng kiến thức
được nghe giảng từ thầy. Thư viện là điểm đến của sinh viên có thái độ học tập đúng
đắn. Muốn thực hiện tốt vấn đề cần nghiên cứu, sinh viên sẽ phải vào thư viện tìm tòi
sách báo, thông tin điện tử, nghiên cứu các báo cáo, luận văn các công trình khoa học
liên quan đến luận văn ấn định sau đó thực hiện phân tích, so sánh, phê bình đánh giá
các dữ liệu tổng hợp kiến thức đưa đến nhận định chung. Để đáp ứng được nhu cầu đó
4


đòi hỏi thư viện phải được nâng cao trong công tác quản lý để phục vụ độc giả. Qua
khảo sát tại các trường cao đẳng đại học như FPT, Đại học Hà Đông , Đại học Quốc
Gia, Cao đẳng Sư Phạm,…là các trường cao đẳng đại học lớn có uy tín trong lĩnh vực
đào tạo, đều có mô hình quản lý thư viện hiệu quả, phục vụ tốt nhu cầu của bạn đọc.
Để có được kết quả đó các trường Cao Đẳng Đại Học này đã ứng dụng CNTT trong
việc quản lý thư viện. Nhờ đó mà quá trình tìm kiếm tài liệu và các hoạt động nghiệp
vụ của thư viện trở lên nhanh chóng, chính xác. Hiện nay thư viện trường CĐCĐ Hà
Đông nhận trách nhiệm quản lý các đầu sách và các tài liệu phục vụ cho nhu cầu học
tập, nghiên cứu của sinh viên, học sinh và giảng viên trong trường. Theo khảo sát thì
số lượt sinh viên, học sinh, giảng viên lên thư viện trường còn rất ít vì thư viện còn rất
nhiều hạn chế như: số lượng đầu sách chưa nhiều, việc quản lý độc giả, tra cứu sách,
tạo phiếu mượn … còn làm bằng thủ công, chưa áp dụng công nghệ thông tin nên quá
trình cho mượn, quản lý độc giả, tra cứu sách.. gặp nhiều khó khăn và rất mất thời gian
và đôi khi còn không chính xác…
Với mong muốn thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Đông ứng dụng

CNTT vào quản lý để đáp ứng tốt nhu cầu mượn trả sách của sinh viên, học sinh trong
trường và thư viện Trường trở thành một thư viện xứng tầm với một thư viện cuả một
trường Đại Học trong tương lai. Nhóm sinh viên chúng em đã chọn đề tài “ Phân tích
và thiết kế hệ thống quản lý Thư viện ” làm luận văn tốt nghiệp.
2. Lý do chọn đề tài
Ứng dụng tin học trong công tác quản lý ở tất cả các lĩnh vực đã phát triển mạnh
mẽ và nó đã giúp cho công tác quản lý ngày càng trở lên hiệu quả, chính xác hơn. Hơn
nữa, nhờ ứng dụng CNTT tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của con người
và làm giảm nhẹ bộ máy quản lý.
Mô hình quản lý thư viện của trường CĐ Cộng Đồng Hà Đông hiện nay còn rất
nhiều hạn chế:
- Việc quản lý sách, quản lý độc giả.. chủ yếu được làm thủ công.
- Việc tra cứu tài liệu bằng thủ công.
- Báo cáo thống kê định kỳ về danh mục các loại sách có trong thư viện, tình
hình bạn đọc, … mất rất nhiều thời gian và chưa hiệu quả.
Xuất phát từ mong muốn ứng dụng được các kiến thức đã học vào thực tế, kết hợp
với vấn đề khó khăn hiện tại của thư viện trường. Em đã chọn đề tài “ Phân tích và
thiết kế hệ thống quản lý Thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Đông ” với hy
vọng góp phần phục vụ cho công tác quản lý Thư viện Trường Cao đẳng Cộng Đồng
được tốt hơn. Đồng thời, đây còn là cơ hội để cho sinh viên áp dụng các kiến thức đã
học chủ yếu từ các môn phân tích thiết kế hệ thống và phát triển hệ thống thông tin
ngành Hệ thống thông tin vào thiết kế sản phẩm có tính thực tế.
5


3. Mục tiêu
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Đông
theo hướng ứng dụng CNTT nhằm hiện đại hoá các quá trình quản lý hệ thống thư
viện của trường.
4.

5.

Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp khảo sát hệ thống.
Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp điều tra bằng bẳng hỏi
Phương pháp quan sát tại chỗ
Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Phương pháp phân tích hệ thống
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống quản lý thư viện trường Cao đẳng Cộng
Đồng Hà Đông

6


CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ THƯ VIỆN VÀ PHÂN
TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.1 Giới thiệu chung về công tác quản lý thư viện
1.1.1 Giới thiệu về thư viện
Trong thời đại tri thức ngày nay, việc nâng cao chất lượng giáo dục là nhiệm vụ
quan trọng và hàng đầu của nước ta. Song song với việc đào tạo, việc quản lý cũng
không kém phần quan trọng đặc biệt là việc quản lý sách trong các thư viện. Hằng
ngày một số lượng lớn sách trong các thư viện được sử dụng . Việc quản lý sách trong
thư viện vốn đã rất khó khăn, nay thư viện còn có nhu cầu quản lý sách sao cho hiệu
quả cao, sao cho người đọc tận dụng được hết các đầu sách, quá trình mượn trả thuận
tiện …. Hơn nữa số lượng độc giả ngày càng tăng về số lượng cũng như về nhu cầu nên
việc quản lý sách trong các thư viện càng khó khăn hơn.

1.1.2 Công tác quản lý nghiệp vụ trong thư viện
a. Quản lý độc giả
Phân hệ này giúp thư viện trong việc quản lý độc giả và tiến hành các hoạt động
nghiệp vụ liên quan đến độc giả như:
- Lập danh sách đăng ký cấp thẻ thư viện: Dựa vào thông tin độc giả đã đăng kí.
Quản lí thư viện kiểm tra thông tin độc giả cung cấp có chính xác hay không. Nếu
chính xác và thỏa mãn các yêu cầu cảu thư viện thì cấp thẻ thư viện cho độc giả.
- Lập danh sách thông tin độc giả: Khi đã cấp thẻ cho độc giả. Quản lí thư viện
sẽ lưu những thông tin của độc giả ở phiếu đăng kí vào danh sách độc giả…
b. Quản lý mượn - trả
- Phân hệ này tin học hóa quá trình lưu thông tin ấn phẩm giữa thư viện và độc
giả đồng thời nó cũng giúp cho thư viện sử dụng hiệu quả các thông tin được ghi nhận
trong quá trình mượn trả để tiến hành các thống kê đa dạng.
- Hoạt động mượn trả được tự động hóa tối đa nhằm giảm bớt số thao tác thủ
công của cán bộ thư viện và vẫn đảm bảo chính sách với độc giả của thư viện được
tiến hành chặt chẽ.
c. Quản lý sách
- Cập nhật sách: Khi sách được nhập vào thư viện, quản lí sẽ xem thông tin sách
và đồng thời lên 1 bảng phân loại sách.
7


- Lập danh mục sách: Sau mỗi lần mượn,trả sách thì quản lí nhập tình trạng
mượn sách của độc giả và tình trạng sách vào bảng danh mục sách.
- Thống kê số lượng sách: Cuối ngày, người quản lý thống kê những sách còn lại
trong kho để phục vụ cho việc tra cứu sách được dễ dàng hơn.
d. Giải quyết vi phạm
- Kiểm tra thẻ thư viện: Khi độc giả tới mượn sách, người quản lí sẽ kiểm tra thẻ
thư viện của độc giả xem có trùng khớp hay không.
- Kiểm tra sách quá hạn: Khi độc giả đến mượn sách, người quản lí sẽ kiểm tra

xem độc giả đó có còn sách chưa trả cho thư viện hay không. Nếu còn thì sẽ từ chối
việc cho mượn.
- Kiểm tra sách yêu cầu: Khi độc giả đến mượn sách, người quản lý sẽ kiểm tra
sách được độc giả yêu cầu.Nếu sách chưa có hoặc đã được mượn hết, thì báo lại với
độc giả.
- Lập phiếu mượn: Sau khi kiểm tra sách được yêu cầu xong, nếu sách còn thì sẽ
cấp cho độc giả phiếu mượn sách. Trong phiếu mượn sách gồm những thông tin như
Thẻ thư viện số, Họ tên, Giới tính, Ngày sinh …
- Kiểm tra tình trạng sách trả: Khi trả sách , người quản lí sẽ kiểm tra tình trạng
sách xem có mất trang hay nát hỏng hay không.
- Lập phiếu trả: Sau khi kiểm tra tình trạng sách trả, nếu sách không bị hỏng thì
người quản lý sẽ cấp cho độc giả phiếu trả sách.
- Lên danh sách mượn quá hạn: Cuối ngày, người quản lý sẽ thống kê số sách mà
độc giả mượn quá hạn , sau đó lên 1 danh sách mượn quá hạn để thông báo cho những
độc giả mượn sách.
- Lập biên bản vi phạm: Nếu độc giả không trả sách đúng thời hạn , độc giả làm
mất sách hoặc sách bị hỏng thì người quản lý sẽ lập biên bản xử phạt để thông báo yêu
cầu độc giả chấp hành.
- Viết phiếu thu: Sau khi độc giả chấp hành đúng theo yêu cầu của biên bản xử
phạt, người quản lý sẽ cấp cho độc giả một phiếu thu.
e. Báo cáo thống kê
- Báo cáo: Cuối tháng, người quản lý thống kê thông tin và lập bản báo cáo.
1.2 Tổng quan tình hình ứng dụng CNTT trong quản lý thư viện

Ngày nay công nghệ thông tin (CNTT) đã được ứng dụng rộng rãi trong tất cả
các ngành kinh tế. Việc ứng dụng CNTT vào quản lý đã tạo bước chuyển biến mạnh
8


mẽ về năng suất, chất lượng, hiệu quả trong tất cả các lĩnh vực, thúc đẩy nhanh qua

trình phát triển kinh tế. Việc ựng dụng CNTT vào quản lý thư viện không chỉ giúp cho
các cán bộ trong thư viện làm việc hiệu quả mà còn làm cho thư viện thực sự trở thành
một trung tâm thông tin khoa học phục vụ phát triển sự nghiệp CNH-HĐH đất nước.
1.2.1 Ứng dụng CNTT trong thư viện truyền thống
Trước đây, trong quan niệm của nhiều người, thư viện là nơi yên tĩnh đến ảm
đạm, là kho chứa những cuốn sách cũ kỹ không chỉ hình thức sờn gáy, mờ chữ mà còn
cổ hủ cả về nội dung. Hình ảnh một thư viện với rất nhiều, rất nhiều các cuốn sách
được xếp theo cỡ và cất kỹ trong kho vẫn còn khá phổ biến, độc giả phải qua nhiều thủ
tục mới được tiếp cận với sách, trong đó thủ tục mang tính nghiệp vụ nhất là hệ thống
tra cứu thường được tổ chức thiếu chính xác, mang tính chủ quan, thái độ phục vụ
thiếu nhiệt tình, cau có... Chính những điều đó tạo nên khoảng cách rất lớn giữa độc
giả và sách, giữa độc giả và cán bộ thư viện.
Nay, vai trò của thư viện đã thay đổi. Thư viện không chỉ là nơi giữ sách, mà
còn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công tác học tập và giảng dạy. Thư viện
luôn được xem là trái tim tri thức của trường Cao đẳng, Đại học... Nó được coi là nơi
cung cấp nền tảng kiến thức cho công tác đào tạo, nghiên cứu và các hoạt động phát
triển khoa học công nghệ.
Để đáp ứng được nhu cầu trong thời đại mới đòi hỏi thư viện phải được thay đổi
cách thức quản lý và nâng cao chất lượng phục vụ độc giả. Để thực hiện được điều đó
các thư viện đã ứng dụng CNTT trong việc quản lý. Nhờ có ứng dụng CNTT mà quá
trình tìm kiếm tài liệu và các hoạt động nghiệp vụ của thư viện trở lên nhanh chóng,
chính xác.
Qua khảo sát tại thư viện một số trường cao đẳng đại học như FPT, Đại học Hà
Nội, Đại học Quốc Gia, Cao đẳng Sư Phạm, thư viện Quốc gia, Đại học Kinh Doanh
và Công Nghệ, Đại học Kinh tế Quốc Dân…các trường này đều ứng dụng CNTT vào
quản lý thư viện, họ đều có phần mềm quản lý thư viện do đó mỗi ngày họ có thể phuc
vụ hàng nghìn độc giả mà không gây ra sai sót nhầm lẫn.
Tóm lại, việc ứng dụng CNTT vào quản lý thư viện đã diễn ra trên hầu hết các
thư viện trong các trường cao đẳng, đại học ở Việt Nam và kết quả cho thấy ứng dụng
CNTT vào quản lý thư viện là một việc cần làm ngay đối với các thư viện còn gặp

nhiều hạn chế trong quá trình quản lý và phục vụ độc giả.
1.2.2 Thư viện điện tử
Thư viện điện tử là một khái niệm chưa được định nghĩa thống nhất và còn nhiều
tranh luận, đôi khi dùng lẫn lộn và đồng nghĩa với các khái niệm "Thư viện không biên
9


giới ", " Thư viện được nối mạng", " Thư viện số", " Thư viện ảo", " Thư viện tin học
hoá", " Thư viện đa phương tiện", " Thư viện lôgic","Thư viện văn phòng",....
Nhìn chung, khái niệm về thư viện điện tử có thể được định nghĩa : “ Thư viện
điện tử là một hệ thống thông tin trong đó các nguồn thông tin đều có sẵn dưới dạng có
thể xử lý được bằng máy tính và trong đó tất cả các chức năng bổ sung, lưu trữ, bảo
quản, tìm kiếm, truy cập và hiển thị đều sử dụng kỹ thuật số”. Hoặc cũng có thể hiểu
theo nghĩa tổng quát là một loại hình thư viện đã tin học hóa toàn bộ hoặc một số dịch
vụ thư viện. Là nơi người sử dụng có thể tới để tra cứu, sử dụng các dịch vụ thường
làm như với một thư viện truyền thống nhưng đã được tin học hóa. Nguồn lực của Thư
viện điện tử bao gồm cả tài liệu in giấy và tài liệu đã được số hóa.Tuy ý kiến chưa
hoàn toàn thống nhất, nhưng nói chung lại ta có thể nhận dạng một số đặc điểm của
thư viện điện tử như sau:
- Thư viện phải có vốn tư liệu điện tử (là những tư liệu được lưu trữ dưới dạng
số, sao cho có thể truy nhập được bằng các thiết bị xử lý dữ liệu).
- Phải được tin học hoá, phải có một hệ quản trị thư viện tích hợp ( bổ sung, biên
mục, quản trị xuất bản phẩm định kỳ, kiểm soát lưu thông tư liệu, tổ chức mục lục truy
nhập công cộng trực tuyến,...); phải nối mạng ( ít nhất là mạng cục bộ).
- Phải cung cấp và tạo điều kiện cho người dùng sử dụng các dịch vụ điện tử
( yêu cầu và gia hạn mượn qua mạng, tìm tin trong các cơ sở dữ liệu, truy nhập và khai
thác các nguồn tin tại chỗ và với tới các nguồn tin ở nơi khác,...).
Nói tóm lại, thư viện điện tử phải sử dụng các phương tiện điện tử trong thu thập,
lưu trữ, xử lý, tìm kiếm và phổ biến thông tin. Thư viện số là một bước tiến xa hơn của
thư viện điện tử hay nói cách khác là một thư viện điện tử cao cấp trong đó toàn bộ các

tài liệu của thư viện đã được số hóa và được quản lý bằng một phần mềm chuyên
nghiệp có tổ chức giúp người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung
toàn văn của chúng từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện
truyền thông. Một Thư viện số hoàn chỉnh phải thực hiện được tất cả các dịch vụ cơ
bản của thư viện truyền thống kết hợp với việc ứng dụng các lợi thế của công nghệ
thông tin trong việc lưu trữ, tìm kiếm và phổ biến nội dung thông tin. Thư viện số là
cơ hội đặc biệt cho thư viện truyền thống đổi mới phương thức phục vụ cho người
dùng tin, đảm bảo hiệu quả, chất lượng cho đối tượng phục vụ. Quá trình tin học hoá
này được thực hiện hầu như không tách rời với các truyền thống và các chuẩn đã định
về mô tả và các công cụ thư mục, được thực hiện nhờ các mô tả theo chuẩn quốc tế
(ISBD, AACR2) đã tiêu chuẩn hoá việc phân vùng, các phiếu mục lục chuẩn bị
chuyển thành khuôn khổ trao đổi các biểu ghi dạng số.
Vấn đề đặt ra các công cụ tin học phải đáp ứng được các nhu cầu xử lý đặc biệt
có liên quan đến vấn đề đa ngôn ngữ và đa chữ viết của các loại hình tài liệu.
10


1.3. Những khái niệm cơ bản trong phân tích thiết kế hệ thống thông tin
1.3.1. Dữ liệu (data)
Là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp
bằng nhiều cách thể hiện khác nhau, như bằng ký tự, chữ viết, biểu tượng, hình ảnh,
âm thành, tiếng nói,… và chưa hề được biến đổi sửa chữa cho bất cứ một mục đích
nào khác.
Dữ liệu được lưu trữ ở nhiều dạng khác nhau như: số, chữ viết, ấm thanh, hình ảnh…
1.3.2. Thông tin (Information)
Là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và có lợi cho
người sử dụng cuối cùng.
1.3.3. Hoạt động thông tin
Các hoạt động thông tin (information activities) là các hoạt động xảy ra trong một
HTTT, bao gồm việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn dữ liệu và kiểm tra

các hoạt động trong HTTT.
1.4. Hệ thống thông tin
1.4.1 Khái niệm
Hệ thống là tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một mụ
c đích xác định, cụ thể:
−Các phần tử ở đây tập hợp các phương tiện vật chất và nhân lực.
−Tổ chức tạo thành một hệ thống mở, nghĩa là liên hệ với một môi trường. Một số phần
tử của hệ thống có sự tương tác với bên ngoài (cung ứng, thương mại, v.v…).
−Các tổ chức đều là những hệ thống sống và phát triển, vì vậy mặt động là cơ bản.
Hệ thống thông tin quản lý:
Một hệ thống tích hợp "Người Máy" tạo ra các thông tin giúp con người người t
rong sản xuất, quản lý và ra quyết định là hệ thông tin quản lý. Hệ thông tin quản lý
sử dụng cácthiết bị tin học, các phần mềm, CSDL, các thủ tục thủ công, các mô hình
để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định.
1.4.2. Thành phần cấu thành
Trong các HTTT, HTTT quản lý (management information system - MIS) được biết
đến sớm và phổ biến nhất. HTTT quản lý là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả
11


trong một tổ chức . Đối tượng phục vụ của HTTT quản lý thực sự rộng hơn rất nhiều so với
ý nghĩa bản thân tên gọi của nó.

Năm yếu tố cấu thành của HTTT quản lý xét ở trạng thái tĩnh là: Thiết bị tin học
(máy tính, các thiết bị, các đường truyền,..- phần cứng), các chương trình (phần mềm), dữ
liệu, thủ tục-quy trình và con người (hình 1.1.). Các định nghĩa về HTTT trên đây giúp cho
việc định hướng quá trình phân tích, thiết kế hệ thống. Tuy vậy, sự mô tả này là chưa đủ,
cần đi sâu phân tích hệ thống cụ thể mới có được sự hiểu biết đầy đủ về một hệ thống thực
và cho phép ta xây dựng cơ sở dữ liệu, các chương trình và việc bố trí các thành phần bên
trong nó.

1.4.3 Phân loại Hệ thống thông tin trong tổ chức
Do có những mục đích khác nhau, các đặc tính và các cấp quản lý khác nhau, nên
có rất nhiều loại hệ thống thông tin tồn tại trong tổ chức. Các hệ thống thông tin trong
tổ chức có thể phân loại theo các phương thức khác nhau.
a. Phân loại theo cấp ứng dụng
Theo cách phân loại này có bốn loại hệ thống thông tin:
 Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng
nhóm, quản đốc …trong việc theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản của doanh
nghiệp như bán hàng, hóa đơn, tiền mặt, tiền lương, phê duyệt vay nợ và lưu thông
nguyên vật liệu trong nhà máy. Mục đích chính của hệ thống ở cấp này là để trả lời
cho các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch trong doanh nghiệp.
Bao nhiêu sản phẩm không đạt tiêu chuẩn ? Chị Y đã tạm ứng chưa, tạm ứng bao
nhiêu? Để trả lời những câu hỏi dạng này, thông tin thường phải chính xác, cập
nhật thường xuyên, và dễ sử dụng. Hệ thống thông tin thuộc loại này bao gồm: Hệ
12


thống rút tự động (ATM), hoặc hệ thống theo dõi giờ làm việc của công nhân tại
nhà máy…
 Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những
người nghiên cứu trong một tổ chức. Mục đích của hệ thống này là giúp đỡ các
doanh nghiệp phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin,
và xử lý các công việc hàng ngày trong doanh nghiệp.
 Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển quản
lý, tạo quyết định và tiến hành các hoạt động của các nhà quản lý cấp trung gian.
Quan trọng là hệ thống cần giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm việc
xem có đang trong tình trạng tốt hay không. Ở cấp này các thông tin cung cấp chủ
yếu thông qua báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm … Các hệ thống cấp chiến
thuật thường cung cấp báo cáo định kỳ hơn là thông tin về các hoạt động. Ví dụ hệ
thống thông tin quản lý công tác phí báo cáo về toàn bộ chi phí đi lại, ăn ở, tiếp

khách của nhân viên các phòng ban của công ty, đánh dấu những trường hợp mà
chi phí thực vượt quá ngân quỹ. Một số cấp chiến thuật hỗ trợ cho các quyết định
bất thường. Chúng thường giải quyết các vấn đề ít có cấu trúc hơn, những yêu cầu
về thông tin cũng ít rõ ràng hơn
 Hệ thống thông tin cấp chiến lược: giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý và đưa ra
các hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Mục tiêu của hệ thống thông tin là giúp cho doanh nghiệp có khả năng thích ứng
tốt nhất với những thay đổi trong môi trường. Những câu hỏi họ đặt ra thường là:
Doanh nghiệp cần tuyển thêm bao nhiêu nhân công trong năm tới? Xu hướng giá
thành nguyên liệu đầu vào về lâu dài sẽ là bao nhiêu, và doanh nghiệp sẽ chịu thêm
chi phí nào? Nên sản xuất sản phẩm nào sau 5 năm tới?
b. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch( Transaction Processing System – TPS ) là hệ
thống thông tin giúp thi hành và lưu lại những giao dịch thông thường hàng ngày cần
thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ: nhập đơn đặt hàng, đặt phòng khách
sạn, bảng lương, lưu hồ sơ nhân viên. Chúng trợ giúp chủ yếu cho các hoạt động ở
mức tác nghiệp. Những hệ thống thuộc loại này bao gồm: hệ thống trả lương, hệ
thống lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, cập
nhật tài khoản ngân hàng, hệ thống tính thuế phải trả của người nộp thuế …
Hệ thống xử lý giao dịch thường đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động sản xuất
kinh doanh. Nếu có sự cố của TPS trong vòng ít giờ đồng hồ có thể gây thiệt hại nặng
nề cho công ty và còn có thể ảnh hưởng đến các công ty khác.
13


Hệ thống thông tin phục vụ quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (Managemant Information System-MIS) trợ giúp các
hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm
các báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước.

Nhìn chung, nó sử dụng dữ liệu từ các hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kỳ
hay theo yêu cầu. Hệ này không mềm dẻo và ít có khả năng phân tích.
Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
Hệ trợ giúp quyết định (Decision Support System-DSS) là hệ máy tính được sử
dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng hợp các dữ liệu và tiến hành
các phân tích bằng các mô hình để trợ giúp cho các nhà quản lý ra những quyết định
có quy trình (bán cấu trúc) hay hoàn toàn không có quy trình biết trước (không có cấu
trúc). Nó phải sử dụng nhiều loại dữ liệu khác nhau nên các cơ sở dữ liệu phải được tổ
chức và liên kết tốt. Hệ còn có nhiều phương pháp xử lý (các mô hình khác nhau)
được tổ chức để có thể sử dụng linh hoạt. Các hệ này thường được xây dựng chuyên
dụng cho mỗi tổ chức cụ thể mới đạt hiệu quả cao.
Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành
Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (Executive support System – ESS) đựợc sử
dụng ở mức quản lý chiến lược của tổ chức. Nó đựợc thiết kế hướng sự trợ giúp cho
các quyết định không cấu trúc bằng việc làm ra các đồ thị phân tích trực quan và các
giao dịch rất thuận tiện với môi trường. Hệ được thiết kế để cung cấp hay chắt lọc các
thông tin đa dạng lấy từ môi trường hay từ các hệ thông tin quản lý, hệ trợ giúp quyết
định…
Hệ thống chuyên gia
Hệ chuyên gia (Expert System-ES) là một hệ trợ giúp quyết định ở mức chuyên
sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiệm của các chuyên gia và các luật suy diễn, nó
còn có thể trang bị các thiết bị cảm nhận để thu các thông tin từ những nguồn khác
nhau. Hệ có thể xử lý, và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra những quyết định rất hữu
ích và thiết thực. Sự khác biệt cơ bản của hệ chuyên gia với hệ hỗ trợ quyết định là ở
chỗ: Hệ chuyên gia yêu cầu những thông tin xác định đưa vào để đưa ra quyết định có
chất lượng cao trong một lĩnh vực hẹp, dùng ngay được.
Hệ thống thông tin tích hợp
Một HTTT của tổ chức thường gồm một vài loại HTTT cùng được khai thác. Có
như vậy mới đáp ứng được mục tiêu của tổ chức. Điều này cho thấy, cần phải tích hợp
nhiều HTTT khác loại để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của tổ chức. Việc tích hợp

các HTTT trong một tổ chức có thể tiến hành theo hai cách: xây dựng một hệ thông tin
14


tích hợp (Integrated Information System-IIS) tổng thể hoặc tích hợp các hệ đã có bằng
việc ghép nối chúng nhờ các "cầu nối". Việc sử dụng các hệ tích hợp tổng thể thường
đưa tổ chức đến một hệ thống tập trung, một sự phối hợp và kiểm soát chặt chẽ.
Nhưng chúng cũng tạo ra sức ỳ về quản lý, và sự quan liêu trong hoạt động và khó
thay đổi. Khi sự tập trung của một HTTT đã đạt đến một điểm bão hoà, nhiều tổ chức
bắt đầu cho các bộ phận của mình tiếp tục phát triển những hệ con với các đặc thù
riêng.
Ngày nay trong môi trường web, nhiều hệ thống phát triển trên môi trường này
có thể tích hợp bằng cách ghép nối với nhau một cách dễ dàng nhờ công cụ portal.
1.4.4. Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin hoạt động tốt
Một hệ thống thông tin hoạt động tốt không những giúp tổ chức, doanh nghiệp
nâng cao được năng suất cũng như hiệu qủa công việc mà bên cạnh đó nó còn đem lại
rất nhiều lợi ích khác như:
- Nâng tầm doanh nghiệp
- Có nhiều cơ hội để giao tiếp với đối tác.
- …

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG
ĐỒNG HÀ NỘI
2.1. Hệ thống thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Đông
15


2.1.1. Giới thiệu chung hệ thống thư viện trường
Thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Đông nằm ở tầng 2 dãy nhà A2. Thư

viện rộng khoảng 90 m2, trong thư viện có 40 đầu sách. Trong kho sách của thư viện,
có rất nhiều kệ đựng sách, mỗi kệ sách được tạo một mã và tùy theo mã kệ thì đặt một
số loại sách trên kệ đó. Sách trong thư viện cũng được phân loại, có khoảng 9 loại đầu
sách và xếp theo từng tiêu chí như: Sách văn học, sách khoa học, sách pháp luật, sách
ngoại ngữ, sách theo từng chuyên ngành học.
Ở phòng đọc của thư viện trường, có một kệ sách đựng báo và tạp chí để giáo
viên, học sinh , sinh viên có thể đọc và nắm bắt tin tức , cập nhật thông tin trong nước
và toàn thế giới .

Hình 2.1: Kệ đựng báo và tạp chí
Thư viện trường có 2 phương thức hoạt động là kệ đóng và kệ mở
Kệ mở là hình thức cho phép giáo viện và sinh viên tự vào kho sách, chọn
sách cần và đọc tại phòng đọc sách của thư viện không được mang sách ra
khỏi phòng. Độc giả chỉ được lấy ra để đọc tại phòng đọc tối đa là 2 cuốn
sau đó trả lại văn phòng thư viện trước giờ đóng cửa.
Kệ đóng là hình thức cho sinh viên mượn sách mang về nhà. Khi đó độc giả
phải ghi tên sách cần mượn cho người thủ thư và thủ thư tìm sách cho độc
giả và lập phiếu mượn…

16


Hình 2.2: Kệ đựng sách trong thư viện
Hàng ngày thư viện trường có khoảng 30 độc giả lên đọc sách và mượn sách
mang về nghiên cứu. Nhìn chung thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Đông vẫn
chưa phát huy được hết tiềm năng của mình. Số lượng độc giả chưa đông và chưa thực
sự là nơi để sinh viên tìm đến khi cần tài nguyên học tập và nghiên cứu khoa học.

17

Hình 2.3: Sinh viên lên thư viện đọc và mượn sách
2.1.2. Nhiệm vụ của thư viện trường
a. Chức năng
Thư viện trường có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo,
nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của
nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong Thư viện.
Cung cấp tài liệu, dịch vụ và phương tiện thông tin chất lượng phục vụ cho nhu
cầu dạy học, nghiên cứu khoa học và nhu cầu tìm hiểu thông tin tổng quát .
-

Cung cấp cho sinh viên tài liệu học tập theo chương trình giảng dạy của
trường.

-

Ngoài ra, Thư viện còn tìm hiểu nhu cầu của giáo viên và học sinh, sinh
viên để có thể giúp mọi người lựa chọn sách và đọc sách một cách có hệ
thống , nhằm ngày càng nâng cao hiệu quả của việc đọc và tự tìm hiểu của
từng người đọc.

-

Hướng kiến thức thông tin, trang bị kỹ năng sử dụng tài liệu hiệu quả
trong nghiên cứu khoa học, phương pháp tư duy độc lập và tinh thần tự
học tự nghiên cứu.

18

-

Quản lý và tổ chức các hoạt động của thư viện như: Giới thiệu sách mới,
mở các phòng đọc phục vụ cho cán bộ và sinh viên đọc tại chỗ và cho
mượn tài liệu giáo trình…

b. Nhiệm vụ
1. Xây dựng kế hoạch phát triển thư viện theo hướng hiện đại. Từng bước phát
triển thư viện thành trung tâm thông tin kinh tế của trường cao đẳng, đại học trọng
điểm quốc gia.
2. Tổ chức các loại hình hoạt động, quầy giới thiệu sách, báo tạp chí, giáo trình
kinh tế, tư liệu thông tin kinh tế, phục vụ cho các đối tượng bạn đọc trong và ngoài
trường. Cải tiến công tác phục vụ bạn đọc theo hướng văn minh lịch sự.
3. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện việc: Mua, tiếp nhận, trao đổi, bổ sung các
loại tài liệu, sách báo mới, tài liệu điện tử trên internet…nhằm phục vụ đào tạo, nghiên
cứu khoa học.
4. Tổ chức quản lý theo hướng sử dụng các thiết bị hiện đại, nâng cao chất
lượng và hiệu quả dịch vụ phục vụ.
5. Cập nhật thông tin thường xuyên, tổ chức giới thiệu thông tin mới hoặc thông
tin chuyên đề về khoa học kinh tế.
6. Tổ chức quản lý lưu trữ và bảo quản các kho sách báo tư liệu thông tin theo
đúng qui định.
7. Mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi kinh nghiệm với cơ quan thông tin thư
viện trong và ngoài nước, từng bước hiện đại hóa công tác thông tin tư liệu.
8. Lập và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên
môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viêm thư viện.
9. Thực hiện công tác tổng hợp về hoạt động của thư viện, thống kê, báo cáo
kịp thời theo yêu cầu của cấp trên và của trường.
10. Tổ chức triển khai và phối hợp với các đơn vị thực hiện các công tác phát
sinh trong quá trình xây dựng và phát triển nhà trường.

11. Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, cơ sở vật chất và các phương tiện
thiết bị được nhà trường giao…
19


2.1.3. Mục tiêu hoạt động trong giai đoạn 2015 đến 2020
Thư viện trường học có vai trò vô cùng quan trọng, vì vậy việc phát triển thư
viện trường học tương xứng với vai trò của nó là việc làm cần thiết và cấp bách.
Trường Cao Đẳng Cộng Đồng hiện rất quan tâm đến hoạt động của thư viện
trường nên những năm tới sẽ tích cực đầu tư kinh phí để có thể đáp ứng những yêu
cầu hoạt động hiện nay của thư viện, tạo điều kiện cho việc bổ sung tài liệu mới, ngày
càng phong phú và đa dạng về nhiều chủng loại. Thư viện có thể thường xuyên bổ
sung tài liệu cho hệ thống thư viện trường học bao gồm sách và cả băng hình, đĩa hình,
đĩa CD-ROM, tranh ảnh và bản đồ giáo dục…
Trường đang đầu tư các điều kiện thiết yếu cho thư viện của trường như thay đổi
bàn đọc sách, tăng cường ánh sáng ,…Từng bước trang bị máy tính và ứng dụng công
nghệ thông tin vào hoạt động thư viện trường học, dần dần kết nối Internet theo
chương trình phát triển công nghệ thông tin của toàn ngành giáo dục để phục vụ giáo
viên và học sinh, sinh viên.
Ngoài ra, trường sẽ tạo điều kiện cho các cán bộ thường xuyên được bồi dưỡng
về chuyên môn nghiệp vụ.
2.2. Thực trạng hệ thống quảnlý thư viện trường CĐCĐ Hà Đông
2.2.1. Khảo sát hiện trạng
a. Mô tả hệ thống
Thư viện trường CĐCĐ Hà Đông có 9 kệ sách dành để 9 thể loại sách khác
nhau: triết học và tâm lý học, văn hóa, khoa học xã hội, ngôn ngữ, khoa học tự nhiên,
khoa học ứng dụng(công nghệ ), nghệ thuật, khoa học và tu từ học, địa lý và lịch sử.
Thư viện cần quản lý việc đăng ký, mượn và trả sách của các độc giả( giảng viên, giáo
viên, nhân viên, học sinh và sinh viên trong trường). Mỗi cuốn sách khi nhập về được
đặt một mã để phân biệt với các cuốn khác. Theo qui định của thư viện thì mỗi sinh

viên được mượn tối đa 3 cuốn sách/1 lượt với tổng giá trị, 3 cuốn không quá 150.000đ,
thời gian được mượn tối đa là 2 tháng và có thể gia hạn thêm 1 lần. Độc giả phải trả
hết sách cũ trước khi mượn sách mới.
Để trở thành độc giả của thư viện, độc giả phải xuất trình thẻ sinh viên, thẻ giảng
viên để đăng ký làm thẻ thư viện. Khi nhận được phiếu đăng kí làm thẻ thư viện,
người quản lý thư viện sẽ kiểm tra thông tin trong phiếu đăng kí làm thẻ theo danh
sách sinh viên các khoa do phòng quản lý công tác học sinh, sinh viên cung cấp hoặc
dah sách giảng viên, nhân viên nhà trường. Nếu độc giả đó có đủ điều kiện thì người
quản lý thư viện sẽ làm thủ tục cấp thẻ thư viện cho độc giả đó. Thẻ thư viện có giá trị
trong suốt những năm là sinh viên hoặc giảng viên, nhân viên dang công tác tại
20


trường. Nếu độc giả làm mất thẻ phải thông báo lại cho người quản lý thư viện và nộp
lệ phí làm lại thẻ là 5.000đ/ để được cấp lại thẻ thư viện.
Khi có nhu cầu mượn sách, độc giả lập một danh sách những sách cần mượn rồi
gửi cho người quản lý thư viện, người quản lý thư viện kiểm tra thông tin của độc giả
xem có đủ điều kiện mược sách nữa không. Nếu không đủ điều kiện thì từ chối, còn
nếu đủ điều kiện được mượn sách thì người quản lý thư viện nhận dạng sách theo danh
mục sách. Sau đó kiểm tra sách có còn hay không. Nếu sách đó đã cho mượn hết thì
người quản lý thông báo cho sinh viên đã hết sách để sinh viên có thể tìm cuốn sách
khác tham khảo. Ngược lại thì ghi tên sách được mượn vào phiếu mượn của sinh viên
đồng thời ghi thông tin vào sổ quản lý mượn- trả sách độc giả.
Khi độc giả đến trả sách, người quản lý thư viện kiểm tra hiện trạng sách và đối
chiếu với sổ quản lý mượn – trả sách độc giả. Nếu việc mượn sách không trả đúng thời
hạn quy định của thư viện sẽ bị phạt 500đ/ ngày và sinh viên sẽ bị lập biên bản xử phạt
theo mức quy định là 5.000đ/ trang trong trường hợp sách bị nát, hỏng... Nếu mất sách
sẽ phải đền sách nguyên bản ( hoặc gấp 2 lần giá bìa) và bị phạt 10.000đ phí xử lý
sách. Còn nếu không thuộc những trường hợp trên thì người quản lý sẽ xóa thông tin
trong sổ quản lý mượn – trả sách độc giả. Những sinh viên cuối khóa còn nợ sách sẽ

không đủ điều kiện xét tốt nghiệp.
Cuối mỗi tháng, người quản lý thư viện phải thống kê các sách đã mượn, các
sách bị hỏng, số người mượn cũng như số lượng người làm thẻ…để từ đó đưa ra các
yêu cầu về nhập sách mới hoặc bổ sung sách…
b. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng

Bảng phân loại sách
Mã
sách

Tên
sách

Số
lượng

Thư viện:……
Mã số
sách

Ngôn
ngữ

NXB

Thể
loại

Tác
giả

Năm
xuất
bản

Vị
trí

Giá

Ngày
nhập

Danh mục sách
Danh sách
mượn
trả
Thể
NXB
Năm sách
Số lượt

Tên sách Tác giả

loại

xuất bản

21

mượn

Tình
trạng


Ngày
mượn

Họ tên độc giả

Nơi công tác

Tài liệu mượn

Số:…
Thư viện:……..

Thẻ thư viện
Họ và tên:…………….
Giới tính:…………
Ngày sinh:……/……/……
Nơi công tác:………………..
Thẻ thư viện số:……………
Ngày đăng ký:…………….
Ngày…tháng….Năm 20…..
Xác nhận của hiệu trưởng

Thư viện:…….

Danh sách thông tin độc giả
Stt

Họ tên độc Ngày
giả
sinh

Giới
tính

Lớp_khoa Nơi công Số thẻ thư Ngày đăng
tác
viện
ký

Thư viện:…….

Danh sách sinh viên các khoa
Tên khoa: …………..
Khóa học: …………..
Stt

Họ tên sinh viên

Mã sv

Lớp_khoa

Thư viện:……

Phiếu đăng ký làm thẻ
22

Tên khoa


Họ và tên:………………………………..Giới tính :………..
Ngày sinh:…/…/……
Quê quán:……………….
Lớp-khoa:……………………
Nơi công tác :……………………….
Ngày đăng ký:………………………………………………
Xác nhận của hiệu trưởng

Thư viện:

Phiếu mượn sách
Thẻ thư viện số :………….
Họ tên:…………………………Giới tính : …………………
Ngày sinh …/……/………….
Nơi công tác :…………………..
Ngày mượn:…………………
Mã sách

Tên sách

Tác giả

Thể loại

NXB

Thư viện:…………..

Phiếu trả sách
Họ tên đọc giả…………………………..giới tính………………………
Ngày sinh:………………………
Lớp – khoa:………………………
Nơi công tác :………………….
Ngày trả………………………
Số thẻ TV:……………………..

Mã sách

Tên sách

Tác giả

Thể loại

Thư viện:……

Danh sách độc giả mượn quá hạn
Họ tên độc
giả

Lớp-khóa

Tên sách

Mã sách

23

Ngày mượn

Số ngày quá
hạn


Thư viện…….

Phiếu thu tiền phạt
Họ tên độc giả……………………………………..
Tiền nợ……………………………………………..
Số tiền thu………………………………………….
Còn lại……………………………………………..
Người thu tiền……………………………………..

Thư viện Trường…

Bảng thống kê số lượng sách
Từ ngày………… đến ngày……….
Mã sách

Tên sách

Tác giả

Sở giáo dục và đào tạo

Thư viện Trường CĐ Cộng Đồng HN

SL sách còn lại
trong kho

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập- tự do – hạnh phúc

Biên bản xử phạt
Kính gửi:………………
Lớp-khóa:…………..ngành học:…………….
Do anh( chị ) đã vi phạm một số quy định theo nội quy của thư viện trường Cao Đẳng Cộng
Đồng nên chúng tôi tiến hành lập biên bản xử phạt. Cụ thể như sau:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………
Dựa theo những vi phạm trên, anh( chị ) sẽ bị xử phạt như sau:
…………………………………………………………………………………
Đề nghị anh( chị ) chấp hành và nộp phạt đúng theo biên bản xử phạt. xin chân thành cảm ơn!
Chữ ký
chữ ký
chữ ký lãnh đạo
Người lập BB
người vi phạm
nhà trường

C. Những kết quả đã đạt được
Qua quá trình khảo sát cho thấy thư viện trường cao đẳng Cộng đồng Hà Đông
đã hầu như ứng dụng được CNTT vào hệ thống quản lý thư viện.

- Cách cấp thẻ thư viện
- Cách quản lý độc giả
24


- Cách quản lý mượn trả sách
- Cách cho mượn sách tại chỗ …v.v.v.
Đã sử dụng bằng phần mềm quản lý, giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn, thuận tiện
hơn trong việc tra cứu, tìm kiếm cũng như là báo cáo thống kê. Tiết kiệm được thời
gian công sức nhanh chóng.
Ngoài ra đã trang bị được thêm máy tính và ứng dụng công nghệ thông tin vào
hoạt động thư viện trường học, kết nối Internet theo chương trình phát triển công nghệ
thông tin của toàn ngành giáo dục để phục vụ giáo viên và học sinh, sinh viên.
- Cách sắp đặt tài liệu theo một tiêu chí nhất định đó là: Sắp xếp theo thể loại.
2.2.2. Những vấn đề cần giải quyết
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà
Đông vẫn còn nhiều vấn đề bất cập và cần giải quyết cấp bách:
-

Tài liệu còn chưa được phong phú và đa dạng về nhiều chủng loại.

-

Chất lượng quản lý vẫn còn thấp, cán bộ tuy được đào tạo nghiệp vụ nhưng do
kiêm nhiệm nhiều công việc nên chưa thực sự nhiệt tình với công việc.

-

Cơ sở vật chất của trường đã được cải thiện nhưng vẫn chưa đáp ứng được nhu
cầu hiện tại. Thư viện chỉ có hai phòng, một để làm kho sách, một làm phòng

đọc cho giáo viên và học sinh, sinh viên.

-

Thư viện trường đa số còn hoạt động theo truyền thống. Việc ứng dụng máy
tính còn hạn chế nên việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn.
Việc quản lý sách, quản lý độc giả.. đã sử dụng phần mềm quản lý nhưng vẫn
gặp nhiều khó khăn.

-

Việc tra cứu tài liệu cũng vậy.

-

Báo cáo thống kê định kỳ về danh mục các loại sách có trong thư viện, tình
hình bạn đọc, … mất rất nhiều thời gian và chưa hiệu quả.

25