Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Trắc địa Bản đồ - Cục Bản đồ - Bộ Quốc phòng

MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
TÓM TẮT LUẬN VĂN

CHƯƠNG 1.......................................................................................................5
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG..............................5
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP................................5
1. 1 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ..........5
1.1.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ.........................................................5
1.1.1.1. Lý luận chung về kiểm soát trong quản lý....................................................5
1.1.1.2. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ.......................................................8
1.1.1.3. Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ.....................................................11
1.1.1.4. Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ................................12
1.1.2. Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý doanh
nghiệp...........................................................................................................................20

1.2. ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH
NGHIỆP CÔNG ÍCH QUỐC PHÒNG.......................................................22

CHƯƠNG 2.....................................................................................................27
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ....................................27
TẠI CÔNG TY TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ - CỤC BẢN ĐỒ................................27
- BỘ QUỐC PHÒNG......................................................................................27
2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TRẮC ĐỊA BẢN
ĐỒ - CỤC BẢN ĐỒ - BỘ QUỐC PHÒNG VỚI VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT NỘI
BỘ............................................................................................................... 27
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Trắc địa Bản đồ - Cục Bản đồ Bộ Quốc phòng với vấn đề kiểm soát nội bộ...............................................................27
2.1.2. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty với hệ thống kiểm soát nội bộ.....29

2.2. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ CỤC BẢN ĐỒ - BỘ QUỐC PHÒNG HIỆN NAY.......................................35

2.2.1. Môi trường kiểm soát.........................................................................................35
2.2.1.1. Đặc thù về quản lý.......................................................................................35
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức.............................................................................................37
2.2.1.4. Công tác kế hoạch, dự toán, định mức........................................................46
2.2.1.5. Bộ phận kiểm toán nội bộ............................................................................50


2.2.1.6. Các nhân tố bên ngoài.................................................................................52
2.2.2. Hệ thống kế toán và thông tin kinh tế................................................................53
2.2.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ....................................................................................61

2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG
TY TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ - CỤC BẢN ĐỒ - BỘ QUỐC PHÒNG................72
2.3.1. Những kết quả đạt được.....................................................................................72
2.3.2. Một số hạn chế và nguyên nhân.........................................................................73

CHƯƠNG 3.....................................................................................................77
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ - CỤC BẢN ĐỒ - BỘ
QUỐC PHÒNG...............................................................................................77
3.1. SỰ CẦN THIẾT VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ - CỤC BẢN
ĐỒ - BỘ QUỐC PHÒNG............................................................................77
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
CÔNG TY TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ - CỤC BẢN ĐỒ - BỘ QUỐC PHÒNG....82
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát.......................................................................82
3.2.2. Xây dựng hệ thống qui chế kiểm soát nội bộ chặt chẽ và đồng bộ....................84
3.2.3. Thay đổi chính sách nhân sự phù hợp với cơ chế quản lý.................................87
3.2.4. Tổ chức hệ thống kiểm toán nội bộ theo đặc thù và điều kiện cụ thể của Công ty
......................................................................................................................................90

3.2.5. Tổ chức hệ thống kế toán và thông tin kinh tế khoa học....................................93

3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP.........................96

KẾT LUẬN.....................................................................................................98


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

TT

Các chữ viết tắt

Nghĩa đầy đủ
American Institute of Certified Public Accountants

1

AICPA
- Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ

2

DNCIQP

Doanh nghiệp công ích quốc phòng

3

HTKSNB

Hệ thống kiểm soát nội bộ
International Federation of Accountants - Liên

4

IFAC

5

KTNB

đoàn kế toán Quốc tế
Kiểm toán nội bộ


DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
CHƯƠNG 1.......................................................................................................5
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG..............................5
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP................................5
1. 1 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ..........5
1.1.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ.........................................................5
1.1.1.1. Lý luận chung về kiểm soát trong quản lý....................................................5
1.1.1.2. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ.......................................................8
1.1.1.3. Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ.....................................................11
1.1.1.4. Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ................................12
1.1.2. Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý doanh
nghiệp...........................................................................................................................20

1.2. ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH

NGHIỆP CÔNG ÍCH QUỐC PHÒNG.......................................................22

CHƯƠNG 2.....................................................................................................27
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ....................................27
TẠI CÔNG TY TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ - CỤC BẢN ĐỒ................................27
- BỘ QUỐC PHÒNG......................................................................................27
2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TRẮC ĐỊA BẢN
ĐỒ - CỤC BẢN ĐỒ - BỘ QUỐC PHÒNG VỚI VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT NỘI
BỘ............................................................................................................... 27
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Trắc địa Bản đồ - Cục Bản đồ Bộ Quốc phòng với vấn đề kiểm soát nội bộ...............................................................27
2.1.2. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty với hệ thống kiểm soát nội bộ.....29

2.2. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ CỤC BẢN ĐỒ - BỘ QUỐC PHÒNG HIỆN NAY.......................................35
2.2.1. Môi trường kiểm soát.........................................................................................35
2.2.1.1. Đặc thù về quản lý.......................................................................................35
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức.............................................................................................37
2.2.1.4. Công tác kế hoạch, dự toán, định mức........................................................46
2.2.1.5. Bộ phận kiểm toán nội bộ............................................................................50
2.2.1.6. Các nhân tố bên ngoài.................................................................................52
2.2.2. Hệ thống kế toán và thông tin kinh tế................................................................53
2.2.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ....................................................................................61

2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG
TY TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ - CỤC BẢN ĐỒ - BỘ QUỐC PHÒNG................72


2.3.1. Những kết quả đạt được.....................................................................................72
2.3.2. Một số hạn chế và nguyên nhân.........................................................................73

CHƯƠNG 3.....................................................................................................77

PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ - CỤC BẢN ĐỒ - BỘ
QUỐC PHÒNG...............................................................................................77
3.1. SỰ CẦN THIẾT VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ - CỤC BẢN
ĐỒ - BỘ QUỐC PHÒNG............................................................................77
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
CÔNG TY TRẮC ĐỊA BẢN ĐỒ - CỤC BẢN ĐỒ - BỘ QUỐC PHÒNG....82
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát.......................................................................82
3.2.2. Xây dựng hệ thống qui chế kiểm soát nội bộ chặt chẽ và đồng bộ....................84
3.2.3. Thay đổi chính sách nhân sự phù hợp với cơ chế quản lý.................................87
3.2.4. Tổ chức hệ thống kiểm toán nội bộ theo đặc thù và điều kiện cụ thể của Công ty
......................................................................................................................................90
3.2.5. Tổ chức hệ thống kế toán và thông tin kinh tế khoa học....................................93

3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP.........................96

KẾT LUẬN.....................................................................................................98


1

LỜI NÓI ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Đổi mới và nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp nhà nước nói chung và
doanh nghiệp công ích quốc phòng (DNCIQP) nói riêng là chủ trương lớn của
Đảng đã được triển khai thực hiện từ nhiều năm nay. Trong quá trình đổi mới
DNCIQP hiện nay, công tác quản lý là một trong những nội dung được nhiều
doanh nghiệp quan tâm đặc biệt là việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội
bộ (HTKSNB) hữu hiệu tại doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ ngày càng thể

hiện rõ vai trò và vị trí quan trọng đối với công tác quản lý doanh nghiệp nhất
là với những doanh nghiệp qui mô lớn.
Công ty Trắc địa Bản đồ - Cục Bản đồ - Bộ Quốc phòng là một DNCIQP
sản xuất và kinh doanh các sản phẩm bản đồ với qui mô lớn, đặc thù riêng phục
vụ cho toàn quân nói riêng, cả nước nói chung trong công tác diễn tập và bảo vệ
Tổ quốc nên công tác quản lý ở đây rất khó khăn phức tạp. Thực hiện chủ trương
đổi mới DNCIQP, vừa qua Công ty Trắc địa Bản đồ - Cục Bản đồ - Bộ Quốc
phòng đã chủ động sắp xếp lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý
trong đó chú trọng đến hoàn thiện hệ thống kế toán và thông tin kinh tế, kiểm
toán nội bộ (KTNB) cũng như các qui chế và thủ tục kiểm soát trong toàn Công
ty. Tuy nhiên thực tế cho thấy HTKSNB ở đây còn bộc lộ nhiều bất cập, chưa
đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. Vì vậy hoàn thiện HTKSNB trong
điều kiện hiện nay của Công ty Trắc địa Bản đồ - Cục Bản đồ - Bộ Quốc phòng
là công việc cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như uy tín của
Công ty trong Bộ Quốc phòng nói riêng và toàn quốc nói chung.
Qua nghiên cứu lý luận về HTKSNB đồng thời tổng kết thực tiễn hoạt
động này tại Công ty Trắc địa Bản đồ - Cục Bản đồ - Bộ Quốc phòng, tôi đã
lựa chọn Đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Trắc địa
Bản đồ - Cục Bản đồ - Bộ Quốc phòng” cho Luận văn Thạc sỹ kinh tế,


2
Chuyên ngành Kế toán, Tài vụ và Phân tích hoạt động kinh tế.
2. Mục đích nghiên cứu
Mục đích của Đề tài là nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn đề
lý luận về HTKSNB bao gồm bản chất, mục đích, các yếu tố cấu thành của
HTKSNB cũng như vai trò vị trí của HTKSNB trong công tác quản lý
doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất và cung cấp các loại tư liệu
địa hình phục vụ nhiệm vụ quốc phòng an ninh, kết hợp kinh tế với quốc
phòng trên phạm vi trong nước và quốc tế; Nghiên cứu làm rõ thực trạng tổ

chức và hoạt động của HTKSNB tại Công ty Trắc địa Bản đồ - Cục Bản đồ
- Bộ Quốc phòng; Thông qua nghiên cứu thực tiễn, đề xuất các giải pháp cụ
thể nhằm hoàn thiện HTKSNB tại Công ty Trắc địa Bản đồ - Cục Bản đồ Bộ Quốc phòng.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là HTKSNB trong doanh nghiệp.
Đề tài chỉ nghiên cứu HTKSNB trong phạm vi của Công ty Trắc địa Bản
đồ - Cục Bản đồ - Bộ Quốc phòng, bao gồm cả việc tổ chức và hoạt động của
HTKSNB. Tuy nhiên kết quả nghiên cứu có thể được vận dụng cho các doanh
nghiệp nói chung.
4. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở phương pháp chung là duy vật biện chứng, các phương pháp
cụ thể được sử dụng gồm: phương pháp hệ thống hoá, phương pháp phân tích,
tổng hợp, so sánh . . . nhằm khái quát lý luận, tổng kết thực tiễn để từ đó đề
xuất các giải pháp hoàn thiện thực tiễn.
5. Những đóng góp của luận văn
Về mặt lý luận, Luận văn hệ thống hoá và làm rõ các lý luận cơ bản về
HTKSNB, đặc biệt là HTKSNB trong các doanh nghiệp và vai trò của nó đối


3
với công tác quản lý.
Về mặt thực tế, Luận văn phân tích rõ thực trạng HTKSNB tại Công ty
Trắc địa Bản đồ - Cục Bản đồ - Bộ Quốc phòng, đưa ra những điểm mạnh
điểm yếu hiện đang tồn tại của Hệ thống này.
Về các đề xuất, Luận văn lý giải sự cần thiết phải hoàn thiện
HTKSNB tại Công ty Trắc địa Bản đồ - Cục Bản đồ - Bộ Quốc phòng; Đưa
ra hệ thống các giải pháp tương đối đồng bộ nhằm duy trì một HTKSNB
hữu hiệu vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty trong giai đoạn
hiện nay, vừa tạo điều kiện tiền đề cho Công ty đạt mục tiêu trở thành một
doanh nghiệp sản xuất và cung cấp các loại tư liệu địa hình phục vụ nhiệm

vụ quốc phòng an ninh, kết hợp kinh tế với quốc phòng trên phạm vi trong
nước và quốc tế vững mạnh..
6. Kết cấu của luận văn : gồm 03 chương
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội
bộ trong các doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Trắc
địa Bản đồ - Cục Bản đồ - Bộ Quốc phòng.
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm
soát nội bộ tại Công ty Trắc địa Bản đồ - Cục Bản đồ Bộ Quốc phòng .
Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình
của các thày giáo, cô giáo khoa Kế toán Kiểm toán và Viện đào tạo Sau đại
học Trường đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, đặc biệt là PGS.TS Đinh
Trọng Hanh thày giáo đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình
lựa chọn đề tài, xác định hướng nghiên cứu và hoàn thiện luận văn, các cán bộ
trong Công ty Trắc địa Bản đồ - Cục Bản đồ - Bộ Quốc phòng. Tôi cũng


4
nhận được sự hỗ trợ và gợi ý trong việc tìn tài liệu, tìm ý tưởng hoàn thiện
từ bạn bè thông qua diễn đàn của những người làm công tác kế toán, kiểm
toán (). Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới những
người đã có sự giúp đỡ chân tình và hiệu quả này. Mặc dù đã có rất nhiều cố
gắng trong quá trình nghiên cứu song luận văn sẽ còn nhiều những khiếm
khuyết do thời gian và trình độ có hạn của tác giả. Tôi rất mong nhận được sự
góp ý của các thày cô giáo, của bạn bè và những người quan tâm.


5

CHƯƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1. 1 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ

1.1.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động,
biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành
viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục
tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội bộ
là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những
điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Cũng trên nguyên tắc này,
các hệ thống quản lý khác nhau có chuẩn mực quốc tế như ISO, TQM,
QA/QC đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức đã được xây dựng.
1.1.1.1. Lý luận chung về kiểm soát trong quản lý
Trong quan hệ với tổ chức bộ máy, quản lý là sự tác động có tổ chức, có
định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu
quả nhất các nguồn lực đã xác định để đạt các mục tiêu đã đề ra. Chủ thể quản
lý ở đây chính là bộ máy quản lý của đơn vị, bao gồm cán bộ lãnh đạo các cấp
và bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản lý, điều hành đơn
vị. Đối tượng quản lý chính là con người và sự vật, hiện tượng diễn ra trong
đơn vị. Đối tượng quản lý có nhiều đặc tính khác nhau do đó trong quá trình
quản lý cũng phát sinh những vấn đề phức tạp ở mức độ khác nhau. Mục tiêu
quản lý của đơn vị là sau một quá trình quản lý có thể đo lường và lượng hoá
được kết quả mà đơn vị phải hướng tới trong một khoảng thời gian nhất định.
Toàn bộ quá trình quản lý bao gồm 2 khâu chính: khâu định hướng và


6
khâu tổ chức thực hiện những hướng đã định. Ở mỗi khâu, chức năng kiểm
soát luôn được đề cao bởi nó cho biết mức độ sát thực của quản lý. Để đạt

được kế hoạch đã đề ra, khâu tổ chức thực hiện cần phải được coi trọng trong
toàn bộ quá trình quản lý. Tổ chức thực hiện ở đây bao gồm từ việc áp dụng
những chủ trương, trình tự đã được định hướng tới việc sử dụng hiệu quả
những nguồn lực đã có. Trong khâu này người quản lý phải vận dụng các kỹ
năng điều hành của mình để quản lý, chỉ đạo phối hợp các bộ phận. Kết quả
hoàn thành được báo cáo và so sánh với các mục tiêu đã đặt ra trong kế
hoạch. Từ kết quả này, người quản lý có thể kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh
các hoạt động một cách phù hợp nhằm đạt mục tiêu đề ra một cách tốt nhất.
Ở khâu định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu đồng
thời kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu đó, xây dựng các
chương trình, kế hoạch. . . Sau khi các chương trình kế hoạch đã được kiểm
soát thì có thể đưa ra các quyết định cụ thể để thực hiện.
Ở khâu tổ chức thực hiện những hướng đã định cần kết hợp các nguồn
lực theo phương án tối ưu, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát diễn biến và kết
quả của các quá trình để điều hoà các mối quan hệ, điều chỉnh các mục tiêu
nhằm đạt kết quả tối ưu.
Như vậy, kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo
rằng các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch. Quy trình này bao gồm
3 bước khác nhau: đo lường thành quả hoạt động, so sánh thành quả thực tế
với một chuẩn mực nào đó và có hành động để chỉnh sửa các sai lệch hoặc
các chuẩn mực không phù hợp. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm
rằng mọi hoạt động được hoàn tất theo những cách thức đưa đến việc đạt
được mục tiêu của tổ chức.
Theo định nghĩa này, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một


7
khâu của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của
quá trình quản lý. Vì vậy có thể hiểu kiểm soát là một chức năng của quản lý.
Tuy nhiên chức năng này cũng thể hiện rất khác nhau tuỳ thuộc vào cơ chế

kinh tế và cấp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn
hoá cũng như những điều kiện kinh tế xã hội khác của mỗi nơi trong từng thời
kỳ lịch sử cụ thể.
Một cách tổng quát, kiểm soát có thể được phân thành kiểm soát trực
tiếp và kiểm soát tổng quát.
Kiểm soát trực tiếp là các thủ tục, các quy chế kiểm soát được xây dựng
trên cơ sở đánh giá các yếu tố, các bộ phận cấu thành hệ thống quản lý. Kiểm
soát trực tiếp bao gồm 3 loại hình cơ bản: kiểm soát hành vi, kiểm soát xử lý
và kiểm soát bảo vệ.
Kiểm soát hành vi là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những
nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành. Đây là biện pháp
tương đối hiệu quả nhằm phát hiện và ngăn chặn các gian lận, sai sót. Một hệ
thống kiểm soát hành vi hữu hiệu sẽ giúp cho toàn bộ công việc kiểm soát
được giảm nhẹ một cách đáng kể.
Kiểm soát xử lý là kiểm soát việc nắm bắt, giải quyết các giao dịch hay
những công việc mà nhờ chúng các giao dịch được công nhận, cho phép, phân
loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp và báo cáo. Trong trường hợp thông tin
được xử lý bằng hệ thống máy tính thì kiểm soát xử lý được thực hiện thông
qua chức năng xử lý bằng điện toán.
Kiểm soát bảo vệ là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự
an toàn của tài sản và thông tin trong đơn vị. Các trọng điểm nhằm vào mục
đích này bao gồm:
Một là: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là phân định


8
trách nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép về tài sản, hạn chế sự tiếp
cận trực tiếp của người không có trách nhiệm với tài sản và sổ sách của
đơn vị khi chưa được phép của người quản lý. Chẳng hạn: Ban hành và
thực hiện quy chế kiểm soát việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa

chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu
trữ trong máy vi tính.
Hai là: Hệ thống an toàn. Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo
động, báo cháy, cài đặt mã truy cập thông tin v.v. . .
Ba là: Kiểm kê hiện vật và xác nhận của bên thứ ba.
Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống,
nhiều công việc khác nhau. Trong môi trường tin học hoá quản lý ở mức độ
cao thì kiểm soát tổng quát thuộc chức năng của phòng điện toán. Muốn đánh
giá kiểm soát trong trường hợp này phải sử dụng các chuyên gia am hiểu về
máy tính.
Như vậy, qua nghiên cứu lý luận về kiểm soát trong quản lý có thể thấy
kiểm soát là một chức năng của quản lý, gắn liền với quản lý, ở đâu có quản
lý thì ở đó có kiểm soát. Xã hội càng phát triển cao thì vai trò của quản lý
càng lớn, nội dung quản lý càng phức tạp, do đó công tác quản lý càng đòi hỏi
nhiều ở kiểm soát. Tuy nhiên quản lý và chức năng kiểm soát trong quản lý là
những công việc hết sức phức tạp đòi hỏi người quản lý không chỉ có đủ kiến
thức, kỹ năng bản lĩnh mà còn phải năng động, nhạy bén, am hiểu tình hình
thực tế để có những quyết định phù hợp lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục
tiêu đã đề ra.
1.1.1.2. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong mỗi doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát đóng vai trò rất
quan trọng đối với công tác quản lý. Chức năng này được thực hiện chủ yếu


9
thông qua HTKSNB của doanh nghiệp.
Theo định nghĩa của Liên đoàn Kế toán quốc tế (International
Federation of Accountants - IFAC): “HTKSNB là một hệ thống các chính
sách và thủ tục kiểm soát nhằm:
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị, tránh mất mát, thất thoát, hư hỏng.

+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán, tránh những sai sót
gian lận trong việc ghi chép, tổng hợp trên các tài liệu kế toán.
+ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm sự tuân thủ đúng
mức các qui định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, tránh những vi phạm dẫn đến những quan hệ không
lành mạnh trong hoạt động tài chính.
+ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý. Tránh những
lãng phí về các nguồn lực tài chính và phát huy tối đa năng lực của đội ngũ
cán bộ quản lý và của người lao động trong đơn vị.” [25, tr.4]
Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn
vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công
việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục
tiêu đặt ra của đơn vị:
Thứ nhất là tài sản của đơn vị phải được bảo vệ. Tài sản ở đây có thể là
vô hình, hữu hình, có thể là vật chất hoặc phi vật chất. Chúng có thể bị đánh
cắp, bị lạm dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được
bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp.
Thứ hai là các thông tin phải bảo đảm độ tin cậy. Thông tin là căn cứ
quan trọng để hình thành các quyết định quản lý. Vì vậy thông tin cung cấp
phải bảo đảm tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng
hoạt động đồng thời phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của


10
các hoạt động kinh tế, tài chính.
Thứ ba là bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý. HTKSNB được
thiết kế trong doanh nghiệp phải bảo đảm các quyết định và chế độ pháp lý
liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được
tuân thủ đúng mức.
Thứ tư là bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý. Các quá

trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không
cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém
hiệu quả các nguồn lực. Ngoài ra, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá
kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của
HTKSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành của bộ
máy quản lý doanh nghiệp.
Bốn mục tiêu trên nằm trong một thể thống nhất song đôi khi cũng có
mâu thuẫn với nhau. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một
HTKSNB hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốn mục tiêu trên.
Như vậy, có thể đi đến khái niệm về HTKSNB như sau:
Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách và thủ tục kiểm
soát được đơn vị thiết lập nhằm bảo đảm hiệu năng và hiệu quả của các hoạt
động trong đơn vị; Bảo đảm sự tuân thủ qui định của đơn vị và pháp luật của
Nhà nước; Bảo đảm độ tin cậy của thông tin và bảo vệ tài sản của đơn vị.
Các chính sách và thủ tục kiểm soát ở đây được áp dụng cho mọi hoạt
động của đơn vị. Vì vậy phạm vi của HTKSNB tương đối rộng, bao trùm toàn
bộ các lĩnh vực hoạt động của một đơn vị từ tổ chức nhân sự đến kinh doanh,
tài chính, kế toán; Từ các bộ phận nhỏ là tổ đội, phòng ban cho đến tổ chức
lớn hơn như Công ty hay Tổng Công ty. . .


11
1.1.1.3. Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ
HTKSNB chủ yếu do chính nhà quản lý đơn vị xây dựng để phục vụ cho
mục đích quản lý của mình. Khi thiết lập và vận hành một HTKSNB, các nhà
quản lý doanh nghiệp luôn hướng tới các mục đích đã vạch sẵn. Theo định
nghĩa của IFAC thì mục đích của HTKSNB là khá rõ ràng. Kết hợp quan
điểm của các tổ chức khác nhau, có thể thấy mục đích của HTKSNB được thể
hiện trên một số điểm sau:
Một là: Điều hành và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả

Các qui định cũng như các thủ tục kiểm soát phải bảo đảm công việc
được thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả, ngăn ngừa sự lặp lại không
cần thiết các tác nghiệp, tránh sự lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh
dẫn đến việc sử dụng các nguồn lực kém hiệu quả.
Hai là: Đảm bảo chắc chắn các quy định và chế độ quản lý được thực
hiện đúng thể thức.
Các nhà quản lý thường điều hành hoạt động của đơn vị mình thông qua
các quyết định và các qui chế quản lý. HTKSNB sẽ giám sát mức độ hiệu
năng, hiệu quả của các quyết định trong quá trình thực thi, bảo đảm tuân thủ
đúng quy trình, đúng thể thức đã được quy định.
Ba là: Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch
định và thực hiện các biện pháp đối phó.
Hoạt động trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh quyết liệt
không thể tránh khỏi những khó khăn vướng mắc trong quá trình sản xuất
kinh doanh. HTKSNB thông qua các mắt xích của mình có nhiệm vụ phát
hiện ra những khó khăn vướng mắc đó, từ đó có những biện pháp đối phó
phù hợp.
Bốn là: Phát hiện, ngăn chặn các sai phạm và gian lận trong kinh doanh.


12
Sai sót trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh là điều tất yếu
không thể tránh khỏi do những nguyên nhân cả khách quan lẫn chủ quan. Mọi
công đoạn trong quá trình hoạt động đều do con người trong đơn vị thực hiện.
Họ hoàn toàn có thể mắc các sai phạm, thậm chí gian lận vì mục đích cá nhân.
Để phát hiện, ngăn chặn các sai sót và gian lận này cần phải có HTKSNB với
các bước kiểm soát chặt chẽ.
Năm là: Ghi chép kế toán đầy đủ, tin cậy và đúng thể thức về các nghiệp
vụ và hoạt động kinh doanh.
Việc ghi nhận các hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua công tác kế

toán không phải lúc nào cũng đầy đủ và đúng quy định. Bằng việc thiết lập
các quy trình quản lý về tài chính kế toán, về hệ thống cung cấp số liệu và báo
cáo, HTKSNB sẽ giúp cho việc ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính bảo
đảm tuân thủ đúng theo quy định.
Sáu là: Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai
mục đích.
Tài sản và thông tin của doanh nghiệp là những thứ có thể bị mất cắp, bị
thất thoát hoặc bị lạm dụng. Trong nền kinh tế thị trường sẽ rất nguy hiểm nếu
thông tin lọt vào tay đối thủ cạnh tranh. Chính vì vậy mục đích của HTKSNB
là bảo vệ các tài sản và thông tin này thông qua các quy trình kiểm soát của
mình, hạn chế đến mức tối đa những tổn thất đối với đơn vị.
1.1.1.4. Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo quan điểm của IFAC cũng như của Hiệp hội Kế toán viên công
chứng Mỹ (American Institute of Certified Public Accountants - AICPA),
HTKSNB bao gồm 3 bộ phận cấu thành cơ bản: Môi trường kiểm soát, hệ
thống thông tin kinh tế và các thủ tục kiểm soát.
Môi trường kiểm soát (Control Environment) bao gồm toàn bộ các yếu


13
tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế các chính sách, thủ tục
kiểm soát tác động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệu của các chính
sách đó trong đơn vị.
Các yếu tố này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức và hành động của
người quản lý đơn vị. Vì vậy chúng có vai trò hết sức quan trọng trong
HTKSNB của đơn vị. Các nhân tố có tính chất môi trường thường bao gồm:
Một là: Đặc thù về quản lý
Đặc thù về quản lý ở đây thể hiện qua nhận thức, quan điểm của người
quản lý trong điều hành các hoạt động của đơn vị. Những quan điểm này ảnh
hưởng trực tiếp đến các chính sách, chế độ cũng như quy trình kiểm tra kiểm

soát trong đơn vị. Một số nhà quản lý coi trọng vấn đề lợi nhuận, nhấn mạnh
đến việc hoàn thành kế hoạch lợi nhuận có thể sẵn sàng hành động mạo hiểm
để đạt được mục tiêu. Ngược lại một số nhà quản lý khác lại có thái độ rất dè
dặt và thận trọng, sợ rủi ro và vì vậy có thể bỏ lỡ những cơ hội trong kinh
doanh. Những quan điểm khác nhau trong quản lý và điều hành tất yếu sẽ dẫn
đến sự khác nhau trong xây dựng và áp dụng những chính sách và thủ tục
kiểm soát.
Đặc thù về quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực hay phân bổ
quyền lực trong đơn vị. Ở một số đơn vị, việc quản lý được tập trung và chi
phối bởi một cá nhân. Trong trường hợp này phẩm chất và năng lực của người
nắm quyền tập trung có ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách, thủ tục kiểm
soát. Ngược lại ở một số đơn vị, quyền lực được phân tán cho nhiều người
trong bộ máy quản lý. Ở đây vấn đề quan trọng lại là việc sử dụng quyền lực
của những người được phân quyền theo hướng sử dụng đúng các quyền được
giao, tránh sự lạm dụng các quyền hạn này.
Hai là: Cơ cấu tổ chức


14
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia nhiệm vụ,
quyền hạn giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ bảo
đảm cho các hoạt động trong đơn vị được thông suốt và hiệu quả, có khả năng
ngăn ngừa các vi phạm, loại bỏ những hoạt động không phù hợp có thể dẫn
đến sai sót, gian lận. Ngược lại sự thiếu hợp lý trong việc bố trí cơ cấu tổ chức
sẽ dẫn đến sự lãng phí, chồng chéo hay bỏ sót hoặc sự lơ là thiếu trách nhiệm,
từ đó dễ xảy ra các sai phạm. Như vậy bản thân cơ cấu tổ chức của đơn vị
cũng ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách cũng như các thủ tục kiểm soát
trong đơn vị.
Ba là: Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các chính sách chế độ của đơn vị

đối với việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt khen thưởng và kỷ luật các nhân
viên. Việc tuyển dụng, đào tạo bố trí cán bộ, đề bạt nhân sự phù hợp với năng
lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức đồng thời mang tính kế thừa và liên tục...
được coi là một chính sách nhân sự phù hợp. Con người luôn đóng vai trò
quyết định trong quá trình quản lý, vì lẽ đó chính sách nhân sự có ảnh hưởng
quan trọng đến việc thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát của đơn vị.
Mọi chính sách, thủ tục dù đúng đắn, chặt chẽ đến đâu cũng không phát huy
được hiệu quả khi đội ngũ nhân sự thực thi yếu kém về trình độ, suy thoái về
đạo đức và sa sút về tinh thần làm việc. Ngược lại một chính sách nhân sự
hữu hiệu sẽ khiến cho các chính sách, thủ tục kiểm soát được tuân thủ một
cách nghiêm túc, hạn chế đến mức thấp nhất những sai phạm.
Bốn là: Công tác kế hoạch
Bao gồm một hệ thống các kế hoạch và dự toán như kế hoạch sản xuất,
kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch tài chính cũng như các dự án, phương án chiến
lược của bộ phận quản lý cao nhất. Việc lập kế hoạch sẽ giúp cho đơn vị hoạt


15
động đúng hướng và có hiệu quả. Định kỳ đơn vị tiến hành đối chiếu giữa
thực tế với kế hoạch, từ đó có những điều chỉnh xử lý kịp thời. Như vậy bản
thân công tác kế hoạch nếu được tiến hành một cách nghiêm túc và khoa học
cũng sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp đơn vị có thể phát
hiện, ngăn ngừa được những sai sót, gian lận trong các hoạt động sản xuất
kinh doanh của mình.
Năm là: Bộ phận kiểm toán nội bộ
Bộ phận KTNB cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về
toàn bộ hoạt động của đơn vị. Vì vậy bộ phận KTNB là một nhân tố cơ bản
trong môi trường kiểm soát. Một bộ phận KTNB hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có
được những thông tin kịp thời và xác thực về tình hình hoạt động nói
chung, về chất lượng công tác kiểm soát nói riêng, từ đó điều chỉnh, bổ

sung các thủ tục, quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả hơn. Tuy nhiên,
bộ phận KTNB chỉ có thể phát huy tốt hiệu quả khi nó trực thuộc người
lãnh đạo cao nhất đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó. Bên
cạnh đó nó phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi nhằm bảo
đảm được tính độc lập tương đối của bộ phận KTNB với các bộ phận được
kiểm tra. Ngoài ra, bộ phận KTNB phải có các nhân viên đủ năng lực, trình
độ để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Sáu là: Uỷ ban kiểm soát
Uỷ ban kiểm soát (Control Commetee) thường gồm từ 3 đến 5 thành
viên của hội đồng quản trị làm nhiệm vụ giám sát mọi hoạt động của đơn vị từ
việc chấp hành luật pháp của Nhà nước đến các công việc cụ thể của kiểm
soát nội bộ trong đơn vị. Các thành viên này thường không phải là viên chức
hoặc nhân viên của đơn vị để bảo đảm tính độc lập khách quan. Sự độc lập và
tính hữu hiệu của Uỷ ban kiểm soát là những nhân tố quan trọng trong môi


16
trường kiểm soát.
Bảy là: Các nhân tố bên ngoài
Ngoài các nhân tố nêu trên, môi trường kiểm soát còn bao hàm các nhân
tố bên ngoài. Các nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý đơn
vị nhưng nó lại có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý
và các quy chế, thủ tục kiểm soát cụ thể. Thuộc nhóm nhân tố này thường có:
ảnh hưởng của các cơ quan chức năng của Nhà nước (thuế, hải quan, tài
chính, thống kê, kho bạc ...), các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý có liên quan.
Hệ thống kế toán và thông tin kinh tế chủ yếu là hệ thống kế toán của
đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống
tài khoản kế toán, bảng tổng hợp cân đối kế toán. Thông qua việc quan sát,
đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế
toán không những cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý mà còn có tác

dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Bằng việc ghi chép mọi
nghiệp vụ nhập xuất tài sản dựa trên các chứng từ hợp lệ kế toán góp phần
bảo vệ tài sản đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc sử dụng lãng phí. Kế
toán cũng thực hiện việc giám sát bằng tiền nhiều lĩnh vực hoạt động trong
đơn vị như cung cấp, sản xuất hay tiêu thụ… bằng cách ghi chép, tính toán và
phân tích kết quả kinh doanh từng thời kỳ. Một hệ thống kế toán hữu hiệu
phải bảo đảm thực hiện các mục tiêu kiểm soát chi tiết như : tính có thực của
nghiệp vụ, sự phê chuẩn hợp lý, tính đầy đủ, sự đánh giá tính toán chính xác,
tính kịp thời. Hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống kiểm
soát nội bộ của đơn vị, điều đó được thể hiện thông qua tính kiểm soát của hệ
thống kế toán. Hệ thống kế toán là hệ thống dùng để ghi chép, tính toán phân
loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập các báo cáo nghiệp vụ phát sinh.
Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm 4 yếu tố cấu thành: Hệ thống chứng từ


17
kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo
kế toán.
Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc
và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn được lập để ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh làm cơ sở pháp lý cho các số liệu trên tài khoản, sổ kế toán
và báo cáo kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống chế độ kế toán doanh nghiệp. Hệ thống này bao gồm các tài khoản cấp
1 và cấp 2 dùng để phản ánh các hoạt động kinh tế phát sinh thuộc các loại
hình kinh tế, các thành phần kinh tế phù hợp với yêu cầu và đặc điểm của nền
kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay.
Hệ thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng
hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự
và phương pháp ghi chép các sổ cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo

cáo. Như vậy hệ thống sổ kế toán được sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và
tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi
chép nhất định.
Hệ thống báo cáo kế toán phản ánh một cách tổng quát, toàn diện tình
hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của đơn vị trong một kỳ hạch toán.
Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc
quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Chính
vì vậy hệ thống kế toán là một mắt xích, một bộ phận cấu thành quan trọng
của hệ thống KSNB.
Tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thể hiện thông qua 3 giai đoạn


18
của quá trình kế toán đó là: Lập chứng từ kế toán, phản ánh vào sổ kế toán (kể
cả Sổ cái tài khoản và sổ chi tiết) và lập báo cáo kế toán.
Lập chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên của quá trình xử lý số liệu kế
toán. Đây là giai đoạn hết sức quan trọng, việc lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ,
hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh thì số liệu kế toán
mới bảo đảm tính chính xác và đáng tin cậy. Thông qua giai đoạn lập chứng
từ, kế toán có thể kiểm tra, phát hiện và ngăn ngừa các sai phạm trong các
nghiệp vụ phát sinh, bảo vệ tài sản, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của
đơn vị.
Phản ánh vào sổ kế toán là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu
kế toán. Ở đây mọi nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi chép, phân loại tính toán,
tổng hợp vào sổ kế toán. Hệ thống sổ sách kế toán có vai trò rất quan trọng
trong hệ thống KSNB. Các sổ chi tiết về vật tư hàng hoá, công nợ. . . sẽ giúp
các nhà quản lý thu thập được các thông tin đáng tin cậy phục vụ cho việc ra
các quyết định điều hành đơn vị. Ngoài ra, sổ kế toán còn giúp cho việc tổng

hợp, lưu trữ thông tin được khoa học và có hệ thống, là trung gian giữa chứng
từ ban đầu và hệ thống báo cáo kế toán, vì vậy nó là cơ sở để kiểm tra, đối
chiếu các chứng từ.
Lập báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý thông tin
kế toán nhằm tổng hợp số liệu trên sổ kế toán thành những chỉ tiêu trên báo
cáo kế toán. Thông tin thể hiện trên báo cáo kế toán không đơn thuần chỉ là sự
mang sang từ sổ kế toán mà nó phải phản ánh trung thực tình hình tài chính
và kết quả hoạt động của đơn vị đồng thời phải được trình bày theo đúng các
chuẩn mực kế toán và các quy định có liên quan.
Thủ tục kiểm soát nội bộ là các cách thức, các thao tác trong qui trình
quản lý. Để đạt được các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải thiết lập và
duy trì các bước cũng như các cách thức kiểm soát trong đơn vị. Chúng được


19
thiết kế tuỳ thuộc vào đặc thù của từng đơn vị. Chính vì vậy, các bước kiểm
soát và cách thức kiểm soát có thể không giống nhau, thậm chí rất khác nhau
giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ.
Các thủ tục kiểm soát được xây dựng theo các nguyên tắc cơ bản như sau:
Một là: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, quyền hạn và trách nhiệm cần được phân chia cho
nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận khác nhau trong một tổ
chức. Mục đích của nó là làm cho không có một cá nhân hay bộ phận nào
được thực hiện một nghiệp vụ trọn vẹn từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của
nguyên tắc này là nhiều người cùng làm một công việc thì sai sót dễ phát hiện
hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công, phân nhiệm còn có tác
dụng tạo nên sự chuyên môn hoá, tạo cơ chế kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong
công việc.
Hai là: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về quyền hạn và trách nhiệm đối với

một số công việc như trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ với trách nhiệm ghi chép
sổ sách; Trách nhiệm bảo quản tài sản với trách nhiệm ghi sổ kế toán; Trách
nhiệm xét duyệt với trách nhiệm ghi sổ sách; Chức năng kế toán với chức năng
tài chính; Chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát v.v… Nguyên tắc này
xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm với sự kiêm nhiệm dễ
dẫn đến gian lận khó phát hiện. Thậm chí một số trách nhiệm còn đòi hỏi không
những không kiêm nhiệm mà còn không có gia đình với nhau. Ví dụ kế toán
kiêm nhiệm công tác thủ quỹ có thể dẫn đến tham ô công quỹ và sửa đổi số liệu
kế toán để che dấu sự thâm hụt; Thủ kho kiêm nhiệm công tác kế toán kho dễ
dẫn đến sai sót và gian lận trong số liệu nhập, xuất hoặc tồn kho.
Ba là: Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
Theo nguyên tắc này, người quản lý đơn vị không thể giải quyết mọi


20
công việc sự vụ trong đơn vị mà phải uỷ quyền cho cấp dưới thay mặt người
quản lý đơn vị quyết định một số công việc trong phạm vi nhất định. Tuy
nhiên người quản lý đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc đó và vẫn
phải duy trì một sự kiểm tra nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục thực
hiện đối với các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và
quyền hạn giữa các cấp song vẫn bảo đảm tính tập trung của đơn vị.
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công
việc trong phạm vi quyền hạn được giao.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều
được ủy quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp.
Ngoài các nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm việc
quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài
sản và sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị.
1.1.2. Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác quản
lý doanh nghiệp

1.1.2.1. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại
song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao
động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi
ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý
được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp
dưới một cách chính xác, khoa học.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi
ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây
thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản