“QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRONG SIÊU THỊ BÁN LẺ”

LỜI NÓI ĐẦU
Một đất nước được coi là phát triển khi đất nước đó có một nền kinh tế vững
mạnh và hiệu quả. Xét ở phạm vi một doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện
nay thì quá trình bán hàng có vai trò rất lớn, quyết định sự tồn tại và phát triển
của doanh nghiệp.
Trong quá trình kinh doanh phát triển của các công ty, tổ chức, doanh
nghiệp thì một lượng lớn các thông tin về giao dịch (mua bán, trao đổi) các loại
hàng hoá giữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán và khách hàng
đều cần được quản lí, theo dõi hàng ngày. Quy mô và số lượng của giao dịch
càng lớn, càng nhiều người thì số lượng thông tin càng nhiều, càng quan trọng
và phức tạp. Chính vì thế sẽ mất nhiều thời gian, công sức để quản lí để dẫn đến
những sai sót đáng tiếc khi quản lí, khai thác và xử lí các thông tin trên.
Với một thực trạng như vậy thì việc ứng dụng tin học vào công tác quản lí
sẽ làm cho quá trình tác nghiệp đạt được những hiệu quả lớn, nhanh chóng và
chính xác hơn. Xuất phát từ thực tiễn đó với vốn kiến thức được học trên lớp và
nhu cầu nóng bỏng của xã hội, với mong muốn xây dựng được một chương trình
có thể ứng dụng trong thực tiễn chúng em đã chọn đề tài “QUẢN LÝ BÁN
HÀNG TRONG SIÊU THỊ BÁN LẺ” với bố cục chương trình gồm:

 Chương 1:

Mở đầu

 Chương 2:

Phân tích và thiết kế hệ thống

 Chương 3:

Cài đặt ứng dụng

 Chương 4:

Kết luận

1


MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................2
CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU.......................................................................................4
1.1 Lý do chọn đề tài...............................................................................................................4
1.2 Mô tả hệ thống hiện tại.....................................................................................................4
1.3 Khảo sát thực tế.................................................................................................................4
1.3.1 Tình hình thực tế tại siêu thị Citimart Nhổn.............................................................4
1.3.2 Cơ cấu tổ chức của siêu thị.......................................................................................5
1.3.3 Chức năng của mỗi bộ phận trong siêu thị................................................................5
1.3.4 Nhiệm vụ cụ thể........................................................................................................5
1.4. Quy trình nghiệp vụ.........................................................................................................8
1.4.1 Nhập hàng hóa..........................................................................................................8
1.4.2 Bán hàng:..................................................................................................................9
1.4.4. Báo cáo...................................................................................................................11
1.5. Nhu cầu tin học hóa.......................................................................................................12
1.6. Hướng và phạm vi giải quyết.........................................................................................12

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG....................................14
2.1. Phân tích chức năng.......................................................................................................14
2.2. Phân tích chức năng.......................................................................................................16
2.2.1. Mô hình phân rã chức năng....................................................................................16
2.2.2. Mô tả chức năng lá:................................................................................................17
2.2.4. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ................................................................................20

2.2.5. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.........................................................................21
2.3.1. Xác định các thực thể, định danh tương ứng..........................................................25
2.3.2 Xác định liên kết giữa các thực thể..........................................................................25
2.3.3. Xác định các thuộc tính.........................................................................................26
2.3.4. Tách liên kết n-n.....................................................................................................27
2.3.5. Mô hình liên kết thực thể của hệ thống...................................................................28
2.4. Chuyển mô hình liên kết thực thể liên kết thành các bản ghi logic...............................29
2.5. Thiết kế CSDL vật lý ....................................................................................................29
3.1.1. Form đăng nhập......................................................................................................34
3.1.2. Form chính .............................................................................................................34
3.1.3. Form quản lý thông tin nhà cung cấp......................................................................35
3.1.4. Form quản lý thông tin nhân viên...........................................................................36
3.1.5. Form quản lý thông tin hàng hóa............................................................................37
3.1.6. Form quản lý bán hàng............................................................................................38
3.1.7. Form quản lý nhập hàng hóa...................................................................................39
...........................................................................................................................................39
3.1.6. Biểu mẫu báo cáo hàng bán....................................................................................40
3.1.7. Biểu mẫu báo cáo hàng nhập.................................................................................41
3.1.8. Biểu mẫu in báo cáo danh sách hàng bán chạy.......................................................42
..........................................................................................................................................42
3.1.9. Biểu mẫu in hóa đơn nhập.....................................................................................43
2


3.1.11. Biểu mẫu báo cáo hàng nhập...............................................................................45
4.1. Báo cáo đã đạt được ......................................................................................................46
4.2. Hướng phát triển ...........................................................................................................46
4.3. Tài liệu tham khảo..........................................................................................................46

3

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU
1.1 Lý do chọn đề tài
Ngày nay đối với nên kinh tế đang phát triển, nhằm đáp ứng và nâng cao chất lượng
cuộc sống nhu cầu mua sắm không ngừng tăng. Xác định được điều này nhiều công ty,
cá nhân, tổ chức đã xây dựng, phát triển các hệ thống cửa hàng, siêu thị với quy mô
lớn và hiện đại để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của người dân.
Do đó các siêu thị hiện nay là một mô hình kinh doanh hiện đại đa dạng về hàng hóa,
chủng loại, có cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại đáp ứng nhu cầu người dân.
Với siêu thị có quy mô lớn nên việc quản lý một hệ thống siêu thị là không hề đơn
giản từ đó vấn đề đặt ra cần phải có kế hoạch quản lý cụ thể và hiệu quả với các nhà
quản lý. Nếu vẫn giữ hình thức quản lý thủ công truyền thống thì việc quản lý sẽ gặp
nhiều khó khăn và phức tạp. Mặt khác còn tiêu tốn một lượng lớn công nhân cho việc
quản lý và lợi nhuận cũng như hiệu suất khi quản lý thủ công sẽ không được cao. Do
đó việc ứng dụng tin học vào hệ thống quản lý siêu thị là rất cần thiết. Giúp cho việc
quản lý siêu thị được dễ dàng, thuận tiện hợp lý và nâng cao hiệu suất làm việc.

1.2 Mô tả hệ thống hiện tại
Siêu thị CTM Mart Nhổn là một chi nhánh của công ty CP thương mại Cầu Giấy được
thành lập năm 1956 với tiền thân là Hợp tác xã mua bán thuộc Công ty Thương mại
Từ Liêm và Công ty Thương mại Cầu Giấy.
Với truyền thống hơn 56 năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ, công ty CP
Thương mại Cầu Giấy ngày càng phát triển không ngừng nhất là trong thời gian 10
năm chuyển sang công ty cổ phần từ năm 2000 đến nay. Để phục vụ cho việc tìm hiểu
đề tài chúng em đã lựa chọn cho siêu thị CTM Mart Nhổn để làm mô hình nghiên cứu.
Qua khảo sát và tìm hiểu chúng em được biết chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
trong hệ thống:

1.3 Khảo sát thực tế

1.3.1 Tình hình thực tế tại siêu thị Citimart Nhổn
Siêu thị Citi Mart – Nhổn là một siêu thị nhỏ kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng từ đồ
gia dụng, bánh kẹo tới thực phẩm tươi sống. Với quy mô nhỏ siêu thị có 12 nhân viên
và 2 quầy thanh toán.
4


1.3.2 Cơ cấu tổ chức của siêu thị

Giám đốc

Tổ bảo vệ

Tổ thu ngân

Tổ quản lý
hàng hóa

Kế toán

Tổ tin học

1.3.3 Chức năng của mỗi bộ phận trong siêu thị
• Giám đốc: có nhiệm vụ điều phối toàn bộ hoạt động của siêu thị. Ban giám đốc
phải nắm được tình hình mua bán, doanh thu của siêu thị. từ đó đề ra chiến lược kinh
doanh và phát triển.
• Tổ thu ngân: Thực hiện việc bán hàng và lập hóa đơn cho khách hàng đồng thời
ghi nhận lại số hàng hóa bán được của mỗi loại để báo cáo cho tổ quản lý sau ca làm
việc.
• Tổ quản lý hàng hóa: quản lý nhập hàng từ các nhà đại lý, nhà sản xuất, viết hóa

đơn nhập. Kiểm kê hàng hóa trong siêu thị. Kiểm tra chất lượng hàng hóa và nắm
tình trạng hàng hóa của siêu thị, đảm bảo hàng hóa luôn ở trong tình trạng tốt nhất
khi đến tay khách hàng.
• Kế toán: Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp,
thanh toán nợ, thanh toán với các nhà cung cấp.
• Tổ tin học: Thực hiện việc nhập liệu thông tin các mặt hàng hóa, nhân viên,
khách hàng, nhà cung cấp, kết xuất các báo cáo cần thiết phục vụ cho tổ văn phòng.

1.3.4

Nhiệm vụ cụ thể

a. Quản lý nhân sự:
− Xếp lịch cho nhân viên thuộc quyền quản lý.
− Quyết định ngày nghỉ cho nhân viên.

5


− Yêu cầu tăng ca mỗi khi siêu thị có đông khách. Nắm rõ giờ giấc làm việc và thời
gian làm việc của từng nhân viên thuộc kênh phụ trách. Theo dõi bảng chấm công và
chấm công cho nhân viên.
− Kiểm tra, giám sát: kiểm tra và giám sát về giờ giấc và cách thực hiện nội quy, quy
định, hàng hóa tại siêu thị. Kiểm tra chế độ báo cáo và sổ công tác. Kiểm tra và giám
sát về tác phong và tinh thần làm việc của từng nhân viên.
− Đánh giá, khen thưởng: Phân bố và triển khai mục tiêu tuần xuống cho nhân viên,
đề nghị khen thưởng, phạt nhân viên tại nơi mình phụ trách. Nhắc nhở, phạt chế tài, xử
lý kỷ luật hoặc tạm ngưng công tác ( tùy theo trường hợp ) đối với các nhân viên vi
phạm thuộc quyền quản lý của mình.
− Tuyển dụng và huấn luyện: hiểu rõ và sâu sát từng nhân viên mà mình quản lý để

bổ sung nghiệp vụ kịp thời đối với các nhân viên còn yếu. Đào tạo cho các nhân viên.
− Họp nhân viên bán hàng 3 lần/tuần.
b. Quản lý hàng hóa:
−

Yêu cầu quản lý được hàng bán ra, lượng hàng tồn, hàng bán chạy .

−

Theo dõi doanh thu và các mã hàng bán được ( 3 lần/tuần).

− Đối chiếu doanh thu với hàng hóa bán ra, kiểm tra tính xác thực của nhân viên bán
hàng.
− Quản lý được hàng tồn hàng tuần, nắm được tổng tồn và số tồn từng mã của từng
siêu thị.
−

Quản lý được số lượng hàng kém chất lượng, hư hỏng.

− Cập nhật thông tin các mã hàng bán mạnh và các mã hàng bán chậm tại nơi mình
phụ trách.
− Điều phối: lên danh mục các mã hàng bị hư hỏng. Nắm được quy cách đổi – trả tại
siêu thị.
− Lên kế hoạch đổi hàng và đặt hàng mới, đảm bảo 1 lần / tuần. Điều phối các mã
hàng bán chậm và xuất trả các mã hàng xóa.
− Theo dõi về thông tin sản phẩm mới: chất liệu, màu sắc và kiểu dáng dựa trên ý
kiến của khách hàng.
−

Trưng bày và quản lý các vật dụng tại siêu thị.

−

Phải nắm được các quy cách trưng bày các mặt hàng tại các gian hàng.
6


−

Biết hoán đổi khu vực trưng bày và tìm vị trí ưu thế mỗi khi sụt giảm doanh thu.

−

Đề xuất cách trưng bày mới.

− Hướng dẫn cho nhân viên về cách trưng bày gian hàng - vệ sinh và bảo quản sản
phẩm thế nào là đạt yêu cầu.
− Theo dõi tình hình trưng bày hàng hóa tại các siêu thị sẽ đảm bảo sao cho hàng
hóa được trưng bày ở vị trí tốt nhất.
−

Nắm được các tài sản hoặc vật dụng có tại siêu thị mà mình phụ trách.

− Quản lý và theo dõi tình trạng tài sản thời sửa chữa khi phát hiện hỏng hóc ( phải
báo cáo và có ý kiến trước khi thực hiện)
c. Các công việc khác:
−

Thiết lập và chăm sóc mối quan hệ với phía siêu thị:

− Gặp gỡ trao đổi các thông tin về doanh thu, hàng hóa…với các trưởng- phó
nghành hàng ít nhất là 1 lần trong tuần hoặc ngay khi có nhu cầu
− Đề xuất hình thức chăm sóc mối quan hệ giữa công ty và người phụ trách quầy
hàng.
− Tạo mối quan hệ với các nhà cung cấp và các nhân viên tiếp thị xung quanh để dễ
dàng cập nhật các thông tin tương đối chính xác.
− Nắm được các địa chỉ hoặc số điện thoại liên lạc của từng ngành và số điện thoại
của siêu thị.
−

Tạo mối quan hệ tốt với người phụ trách trực tiếp loại hàng công ty.

−

Biết người phụ trách kho, cách thức và thủ tục xuất nhập hàng.

−

Nắm được các thông tin, nhân sự chuyển đổi tại các siêu thị.

− Thu nhập các thông tin đối thủ cạnh tranh và khách hàng. Nắm bắt được các thông
tin của các nhà cung cấp lân cận như: chủng loại hàng hóa, số lượng nhãn hiệu, màu
sắc chủ đạo, doanh thu trung bình trong tuần…đặc tính sản phẩm và giá cả. Theo dõi
lượng khách ra, vào siêu thị và lượng khách xem, thử, mua hàng.
− Nắm được các hình thức khuyến mại của nhà cung cấp hoặc các chương trình
khuyến mại riêng của siêu thị và kết quả của chương trình.
− Quản lý được khách hàng tại địa bàn mình phụ trách: ý kiến khách hàng, mô tả
khách hàng (độ tuổi, giới tính, thu nhập, thói quen mua sắm, tỉ lệ mua tại siêu thị…. ),
thái độ khách hàng đối với hàng công ty.
7

1.4. Quy trình nghiệp vụ
1.4.1 Nhập hàng hóa
-

Khi siêu thị có nhu cầu nhập mua một số loại hàng nào đó, sẽ gửi yêu cầu mua đến

nhà cung cấp.
- Khi nhà cung cấp chuyển hàng đến bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra chất lượng và
số lượng, của sản phẩm trước khi nhập vào kho. Nếu chất lượng đảm bảo nhân viên sẽ
nhập vào kho và lập hóa đơn cho nhà cung cấp, trên hóa đơn bao gồm các thông tin:
Mã hóa đơn, nhà cung cấp ngày nhập, danh sách mặt hàng nhập, số lượng, người
nhập. Hóa đơn nhập sẽ được lưu làm 2 bản, mỗi bên giữ một bản.

8


HÓA ĐƠN NHẬP

Siêu thị Citi Mart
Địa chỉ: CITIMART NHỔN. 34
Phố Nhổn, Từ Liêm, Hà Nội

Mã hóa đơn:. . . . .

Ngày lập:. . . /. . . /. . . .
Nhà cung cấp:………………………………………………
Địa chỉ:………………………………………………………………………………………. . .
Điện thoại:……………………….

MS:…………………………………

STT

Tên hàng hóa dịch vụ

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

1

2

3

4

5

6=4x5

Cộng tiền hàng:
Thuế giá trị gia tăng:. . . %
Tổng tiền thanh toán:

Số tiền viết bằng chữ:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Đại diện nhà cung cấp

Nhân viên nhập

(Ký và ghi rõ họ tên)

(Ký và ghi rõ họ tên)

Hình 1: Biểu mẫu hóa đơn nhập.

1.4.2 Bán hàng:
-

Sau khi khách hàng chọn lựa xong mặt hàng cần mua, khách hàng sẽ đem hàng

đến quầy thanh toán.
9


-

Nhân viên thanh toán sẽ kiểm tra các mã hàng có dán trên mặt hàng, sau đó xem

đơn giá và lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng. Hóa đơn thanh toán bao gồm: Mã
hóa đơn, ngày thanh toán, danh sách hàng, tổng số tiền.

HÓA ĐƠN

Siêu thị Citi Mart

Mã hóa đơn:. . . . .

Địa chỉ: CITIMART NHỔN. 34
Phố Nhổn, Từ Liêm, Hà Nội
Ngày lập:. . . /. . . /. . . .

STT

Tên hàng hóa dịch vụ

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

1

2

3

4

5

6=4x5

Cộng tiền hàng:
Thuế giá trị gia tăng:. . . %
Tổng tiền thanh toán:
Số tiền viết bằng chữ:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Hình 2: Biểu mẫu hóa đơn mua hàng

10


1.4.3. Kiểm kê hàng hóa:
-

Hàng tháng tổ quản lý kho sẽ thống kê lại lượng hàng hóa tồn trong siêu thị, sau

đó làm báo cáo gửi cho ban giám đốc để lập kế hoạch kinh doanh trong tháng sau

BẢNG KIỂM KÊ HÀNG HÓA
(Ngày …. Tháng…Năm…)
STT

Tên hàng hoá dịch Loại
Đơn vị tính
vụ
hàng hóa

Số lượng

Mã nhà cung cấp

1

2

5

6

3

4

Ngày …Tháng…Năm…
Người lập
(Ký, họ tên)

Hình 3: Bảng kiểm kê hàng hóa.

1.4.4. Báo cáo
-

Hàng tháng bộ phận thu ngân cũng thống kế lại lượng hàng hóa bán ra, lượng hàng

bán chạy, doanh thu để lập báo cáo gửi cho ban giám đốc. Từ đó ban giám đốc đề ra
chiến lược và kế hoạch bán hàng.

11

1.5. Nhu cầu tin học hóa
− Để xây dựng được một hệ thống trợ giúp quản lý bán hàng với độ chính xác cao và
tính thực tế cao, đầu tiên ta khảo sát thực tế hệ thống thông tin mà mình dự định thiết
kế và tin học hóa nó. Phải chi tiết và chính xác các thông tin đầu vào và ra của hệ
thống các mẫu hóa đơn cũng như các tài liệu nhập xuất. Mô phỏng quá trình bán hàng,
lưu trữ thông tin liên quan, thu thập các biểu mẫu quan trọng. Trên cơ sở những thông
tin đã được thu thập ta tiến hành xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, phân tích thiết
kế hệ thống, đưa ra các biểu đồ: Luồng dữ liệu mức đỉnh, mức dưới đỉnh, xây dựng mô
hình thực thể quan hệ và thiết kế một số modul quan trọng (lưu trữ, tìm kiếm, xử lý
thông tin).
− Thiết kế một số giao diện quan trọng của hệ thống sao cho vừa mang tính nghiệp
vụ vừa phải dễ sử dụng.
− Xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống phân tích đánh giá được phạm vi lưu trữ, độ
an toàn của dữ liệu khi vận hành.
− Ngoài ra hệ thống phải có tính ưu việt: Khả năng xử lý được lượng thông tin lớn,
chính xác, lưu trữ khoa học thuận tiện và an toàn hơn hẳn hệ thống cũ. Hệ thống phải
hỗ trợ được tối đa trong công việc quản lý bán hàng của siêu thị.
− Trong quá trình làm dự án ta cần lên lịch để phân bố công việc cho hợp lý để giúp
cho công tác kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện vì các dự án đều bị giới hạn bởi yếu tố
thời gian là nhân tố quyết định đến thành công của dự án.
− Vấn đề đặt ra: Để có được một hệ thống quản lý tự động thì trước tiên cần phải
trang bị đầy đủ các thiết bị, có hệ thống máy tính hoạt động tốt vì thế yêu cầu đặt ra là
phải có nguồn vốn sau đó thiết kế chương trình cho máy.

1.6. Hướng và phạm vi giải quyết
− Để xây dựng được một hệ thống trợ giúp quản lý bán hàng với độ chính xác cao và
tính thực tế cao, đầu tiên ta khảo sát thực tế hệ thống thông tin mà mình dự định thiết
kế và tin học hóa nó. Phải chi tiết và chính xác các thông tin đầu vào và ra của hệ
thống các mẫu hóa đơn cũng như các tài liệu nhập xuất. Mô phỏng quá trình bán hàng,
lưu trữ thông tin liên quan, thu thập các biểu mẫu quan trọng. Trên cơ sở những thông

tin đã được thu thập ta tiến hành xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, phân tích thiết
kế hệ thống, đưa ra các biểu đồ: Luồng dữ liệu mức đỉnh, mức dưới đỉnh, xây dựng mô
12


hình thực thể quan hệ và thiết kế một số modul quan trọng (lưu trữ, tìm kiếm, xử lý
thông tin).
Đề tài này được ứng dụng chỉ đơn thuần phục vụ các yêu cầu về quản lí bán
hàng,chương trình chạy trên máy đơn,vì quy mô của siêu thị CTM mart Nhổn còn hẹp.
Tuy nhiên, muốn phát triển hơn nữa ta cần nâng cấp phần mềm để có thể dùng cho
siêu thị lớn hơn dùng nhiều máy với sever

13


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1. Phân tích chức năng
2.1.1. Các chức năng chính của hệ thống
2.1.1.1. Quản lý thông tin:
• Quản lý danh mục hàng
Bằng cách thêm mới các sản phẩm khi sản phẩm được nhập vào kho từ nhà
cung cấp và xưởng sản xuất, sửa chữa các thông tin cần thiết và xóa bỏ các thông tin
về sản phẩm khi không còn bày bán tại siêu thị nữa. Các thông tin về sản phẩm gồm:
Mã hàng, tên hàng, mã loại, loại hàng, đóng gói (quy cách của sản phẩm), tên nước
sản xuất
• Quản lý loại hàng
Để thuận lợi cho việc quản lý hàng thì siêu thị phân chia sản phẩm ra thành
nhiều loại sản phẩm.
• Quản lý thông tin nhân viên

Để theo dõi và quản lý thông tin nhân viên làm việc tại siêu thị, siêu thị thực
hiện thêm mới vào danh sách khi có nhân viên mới được tuyển, sửa đổi các thông tin
khi có các biến đổi xảy ra và xóa bỏ thông tin nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa
thải. Các thông tin về nhân viên gồm: Mã nhân viên, tên nhân viên, chức vụ, địa chỉ,
điện thoại.
2.1.1.2. Quản lý mua bán hàng:
• Thêm thông tin hàng
Khi có hàng mới được nhập vào siêu thị, bằng cách thêm mới tên hàng, mã
hàng, nhà sản xuất, loại hàng, số lượng,…
• Sửa thông tin hàng
Khi thông tin hàng có thay đổi nhân viên chịu trách nhiệm sửa lại thông tin
hàng.

2.1.1.3. Tìm kiếm:
14


• Tìm kiếm hàng
Khi khách hàng yêu cầu tìm hàng, hoặc ban giám đốc yêu cầu thì chức năng
này sẽ thực hiện tìm kiếm hàng. Chức năng tìm kiếm này sẽ tìm kiếm theo mã hàng,
tìm kiếm theo mã hàng, tìm kiếm theo tên hàng.
• Tìm kiếm phiếu nhập
Tìm theo số hóa đơn nhập, tên mặt hàng, nhân viên lập phiếu, ngày lập phiếu,
loại hàng.
• Tìm kiếm hóa đơn
Tìm theo số hóa đơn, hàng xuất, loại hàng, nhân viên lập hóa đơn, ngày lập hóa
đơn, tên khách hàng.
2.1.1.4. Báo cáo thống kê:
Khi nhà quản lý hay nhân viên bán hàng muốn tra cứu thông tin về các phiếu
nhập, thông tin các mặt hàng, doanh thu bán,…Thì thông qua chức năng thống kê của

hệ thống có thể lấy được thông tin cần thiết cho công việc của mình.
Đưa ra các báo cáo thống kê cần thiết cho nhà quản lý để hỗ trợ cho công việc
bán hàng và quản lý hàng.
• Thống kê hàng bán
Thông qua việc thống kê mặt hàng bán ra trong ngày hoặc trong tháng từ đó
nhà quản lý có thể biết được mặt hàng nào đó đang được khách hàng ưa dùng. Nhờ đó
mà nhà quản lý có thể biết được nhu cầu của thị trường và có những chính sách phù
hợp hơn.
• Thống kê hàng tồn kho
Báo cáo những hàng tồn kho với nhà quản lý để có phương pháp xử lý phù hợp.
• Thống kê doanh thu.
• Khi nhân viên kế toán trong công ty báo cáo cho nhà quản lý doanh thu của
công ty. Nhờ vào đó mà nhà quản lý có thể biết được hoạt động kinh doanh của công
ty. Từ đó đưa ra những chính sách phát triển của công ty trong thời gian tới.
• In danh sách, hóa đơn: Khi có yêu cầu thì nhân viên trong công ty sẽ in danh
sách khách hàng, nhà cung cấp, hóa đơn.
• Thống kê hàng nhập: Dựa vào kho phiếu nhập.
15


2.2. Phân tích chức năng
2.2.1. Mô hình phân rã chức năng
Quản lý siêu thị Citimart

I. Quản
lý
thông
tin nhân
viên

II.
Quản lý
thông
tin hàng
hóa

1.
Thêm
thông
tin
nhân
viên
2. Sửa
thông
tin
nhân
viên

1.
Thêm
thông
tin
hàng
hóa
2. Sửa
thông
tin
hàng
hóa

3. Xóa
thông
tin
nhân
viên

3. Xóa
thông
tin
hàng

4. Tìm
kiếm
thông
tin
nhân
viên

4. Tìm
kiếm
thông
tin
hàng
hóa

III.
Quản lý
thông
tin nhà
cung

cấp

IV.
Quản lý
nhập
hàng

1.
Thêm
thông
tin
NCC

2. Sửa
thông
tin nhà
cung
cấp

3. Xóa
thông
tin
NCC
4. Tìm
kiếm
thông
tin
NCC

V.

Quản lý
thanh
toán

1.
Kiểm
tra
hàng
nhập

1.
Kiểm
tra mã
hàng

2. Lập
hóa
đơn
nhập

2. Lập
hóa
đơn

3. In
hóa
đơn
nhập

3. In

hóa
đơn

VI. Báo
cáo
thống
kê

1. Báo
cáo
doanh
thu

2.
Thống
kê hàng
bán
chạy

3.
Thống
kê hàng
nhập

4.
Thống
kê hàng
tồn

16

2.2.2. Mô tả chức năng lá:
•
Quản lý thông tin nhân viên:
- Chức năng: I.1 Thêm thông tin nhân viên: Khi có nhân viên mới được
tuyển, bộ phận quản lý nhân viên sẽ bổ sung danh sách thêm thông tin gồm:
Mã nhân viên, tên nhân viên, SĐT…
- Chức năng: I.2 Sửa thông tin nhân viên: Khi có những thay đổi trong
thông tin nhân viên, bộ phận quản lý sẽ sửa đổi bổ sung.
- Chức năng: I.3 Xoá thông tin nhân viên: Khi nhân viên hết hạn hợp đồng
hoặc bị sa thải thông tin nhân viên sẽ bị xoá bới bô phận quản lý thông tin
nhân viên.
- Chức năng: I.4 Tìm kiếm thông tin nhân viên: Nhân viên quản lý thông tin
có thể tìm kiếm thông tin về nhân viên trên cơ sở dữ liệu khi cần thiết.
•

Quản lý thông tin hàng:

- Chức năng: II.1 Thêm thông tin hàng: Khi có hàng mới được nhập về bộ
phận quản lý hàng sẽ bổ sung danh sách thêm thông tin gồm: Mã hàng, tên
hàng, nhà sản xuất, loại mặt hàng, đơn giá nhập, đơn giá bán, đơn vị tính.
- Chức năng: II.2 Sửa thông tin hàng: Khi có những thay đổi trong thông tin
hàng, bộ phận quản lý sẽ sửa đổi bổ sung.
- Chức năng: II.3 Xoá thông tin hàng: Khi thông tin về hàng không còn giá
trị, nhân viên quản lý thông tin hàng có thể xóa thông tin hàng ra khỏi cơ sở
dữ liệu.
- Chức năng: II.4 Tìm kiếm thông tin hàng: Nhân viên quản lý thông tin có
thể tìm kiếm thông tin về hàng hóa trên cơ sở dữ liệu khi cần thiết.
•

Quản lý thông tin nhà cung cấp:

- Chức năng: III.1 Thêm thông tin nhà cung cấp: Khi có nhà cung cấp, bộ
phận quản lý nhà cung cấp sẽ bổ sung danh sách thêm thông tin gồm: Mã
nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, loại mặt hàng cung cấp, địa chỉ, số điện
thoại.
- Chức năng: III.2 Sửa thông tin nhà cung cấp: Khi có những thay đổi trong
thông tin nhà cung cấp, bộ phận quản lý sẽ sửa đổi bổ sung.
17


- Chức năng: III.3 Xoá thông tin nhà cung cấp: Khi thông tin về nhà cung
cấp không còn giá trị, nhân viên quản lý thông tin nhà cung cấp có thể xóa
thông tin nhà cung cấp ra khỏi cơ sở dữ liệu.
- Chức năng: III.4 Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp: Nhân viên quản lý
thông tin có thể tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp trên cơ sở dữ liệu khi cần
thiết.
•

Quản lý nhập hàng:

- Chức năng: IV.1 Kiểm tra hàng nhập: Kiểm tra số lượng và chất lượng
hàng hóa đã đáp ứng đúng theo yêu cầu của siêu thị chưa chưa, nếu đủ thì lập
phiếu nhập, chưa đủ thì yêu cầu bổ sung thêm.
- Chức năng: IV.2 Lập phiếu nhập: Khi hàng hóa nhập đủ theo yêu cầu của
siêu thị, nhân viên thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu nhập cho nhà cung cấp.
Thông tin trên phiếu nhập sẽ bao gồm: Số phiếu nhập, ngày nhập, nhân viên
nhập, số lượng, đơn giá.
- Chức năng: IV.3 In phiếu nhập: Sau khi lập phiếu nhập hàng, nhân viên

quản lý có thể in hóa đơn nhập giao cho nhà cung cấp.
•

Quản lý thanh toán:

- Chức năng: V.1 Kiểm tra mã hàng: Khi khách hàng mang hàng đã lựa
chọn đến quầy thanh toán để thanh toán. Nhân viên sẽ kiểm tra mã hàng có
trên mỗi loại hàng để thanh toán cho khách hàng.
- Chức năng: V.2 Lập hóa đơn: Khi khách hàng đã thanh toán, nhân viên sẽ
lập hóa đơn cho khách hàng. Các thông tin trong hóa đơn sẽ bao gồm: Mã
hóa đơn, ngày giao dịch, tổng số tiền, danh sách hàng mua, nhân viên lập.
- Chức năng: V.2 In hóa đơn: Sau khi lập hóa đơn thanh toán, nhân viên bán
hàng có thể in hóa đơn giao cho khách hàng.
•

Báo cáo thống kê:

- Chức năng: VI.1 Báo cáo doanh thu: Hệ thống sẽ tự lập ra báo cáo doanh
thu của siêu thị theo ngày, tuần, hoặc tháng.
- Chức năng: VI.2 Báo cáo lượng hàng bán chạy: Hệ thống sẽ tự lập ra báo
cáo lượng hàng bán của siêu thị tại theo thời gian tùy chọn. Có sắp xếp các
18


loại hàng bán chạy nhất. Từ đó ban giám đốc đề ra chiên lược kinh doanh
phù hợp.
- Chức năng: VI.3 Báo cáo lượng hàng nhập: Hệ thống sẽ tự lập ra báo cáo
lượng hàng nhập của siêu thị tại theo thời gian tùy chọn
- Chức năng: VI.4 Báo cáo lượng hàng tồn: Hệ thống sẽ tự lập ra báo cáo
lượng hàng tồn của siêu thị tại thời điểm lập báo cáo.

2.2.3. Sơ đồ mức khung cảnh

19


2.2.4. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh .

20


2.2.5. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
2.2.5.1. Quản lý thông tin nhân viên

2.2.5.2. Quản lý thông tin hàng

21


22


2.2.5.3. Quản lý thông tin nhà cung cấp

2.2.5.4. Quản lý nhập hàng

23


2.2.5.5. Quản lý thanh toán

2.2.5.6. Báo cáo

24


2.3. Xây dựng mô hình thực thể liên kết
2.3.1. Xác định các thực thể, định danh tương ứng
Nhân viên: Mã NV
Hàng: Mã hàng
Nhà cung cấp: Mã NCC
Hóa đơn thanh toán: Mã HĐTT
Hóa đơn nhập: Mã HĐN

2.3.2 Xác định liên kết giữa các thực thể

25