Nghiên cứu thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty TNHH đầu tư vận tải trường thành

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Tiền lương là phần thu nhập của người lao động trên cơ sở số lượng và
chất lượng lao động trong khi thực hiện công việc của bản thân người lao động
theo cam kết giữa chủ doanh nghiệp và người lao động. Đối với doanh nghiệp thì
tiền lương là một khoản chi phí sản xuất.Việc hạch toán tiền lương đối với doanh
nghiệp phải thực hiện một cách chính xác, hợp lý. Tiền lương trả đúng với thành
quả lao động sẽ kích thích người lao động làm việc, tăng hiệu quả cho doanh
nghiệp, thúc đẩy tinh thần hăng say làm việc, sáng tạo trong quá trình lao động.
Ngồi tiền lương chính mà người lao động được hưởng thì các khoản tiền
thưởng, phụ cấp, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ là các quỹ xã hội mà người lao
động được hưởng, nó thể hiện sự quan tâm của xã hội, của doanh nghiệp đến
từng thành viên trong doanh nghiệp.
Tiền lương luôn là vấn đề được xã hội quan tâm chú ý bởi ý nghĩa kinh tế
và xã hội to lớn của nó.
Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, tiền lương là một phần khơng
nhỏ của chi phí sản xuất. Nếu doanh nghiệp vận dụng chế độ tiền lương hợp lý sẽ
tạo động lực tăng năng suất lao động.
Tiền lương có vai trị tác dụng là địn bẩy kinh tế tác động trực tiếp đến
người lao động. Chi phí nhân công chiếm tỉ trọng tương đối lớn trong tổng số chi
phí sản xuất của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần phải tăng cường công
tác quản lý lao động, cơng tác kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương
cần chính xác, kịp thời để đảm bảo quyền lợi của người lao động đồng thời tạo
điều kiện tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí nhân cơng, đầy mạnh hoạt
động sản xuất và hạ giá thành sản phẩm.
Đối với người lao động tiền lương có một ý nghĩa vơ cùng quan trọng bởi
nó là nguồn thu nhập chủ yếu giúp cho họ đảm bảo cuộc sống của bản thân và
gia đình. Do đó tiền lương có thể là động lực thúc đẩy người lao động tăng năng
suất lao động nếu họ được trả đúng theo sức lao động họ đóng góp, nhưng cũng
có thể làm giảm năng suất lao động khiến cho quá trình sản xuất chậm lại, không

đạt hiệu quả nếu tiền lương được trả thấp hơn sức lao động của người lao động
bỏ ra. Ở phạm vi toàn bộ nền kinh tế, tiền lương là sự cụ
thể hơn của quá trình phân phối của cải vật chất do chính người lao động làm ra.
Vì vậy, việc xây dựng tháng lương, bảng lương, lựa chọn các hình thức trả lương
hợp lý để sao cho tiền lương vừa là khoản thu nhập để người lao động đảm bảo
nhu cầu cả vật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lương trở thành động lực

1


thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn, có tinh thần trách nhiệm hơn với công
việc thực sự là việc làm cần thiết. Chính sách tiền lương được vận dụng linh hoạt
ở mỗi doanh nghiệp phụ thuộc đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh
doanh và phụ thuộc tính chất hay loại hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên em đã lựa chọn đề tài “Tổ chức
kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH đầu tư vận
tải Trường Thành”.
Trong thời gian thực tập và làm báo cáo thực tập tại Công ty TNHH đầu
tư vận tải Trường Thành, em đã có cơ hội và điều kiện được nghiên cứu, tìm hiểu
về kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cơng ty. Nó đã giúp em
rất nhiều trong việc củng cố và mở mang hơn cho em những kiến thức em đã
được học tại trường mà em chưa có điều kiện được áp dụng thực hành.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích
theo lương ở Cơng ty TNHH đầu tư vận tải Trường Thành. Từ đó, để hiểu sâu
hơn về lý thuyết và có cái nhìn thực tế hơn về kế tốn tiền lương và các khoản
trích theo lương.
- Tìm hiểu cơ sở lý luận về tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Phản ánh thực tế hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương ở
doanh nghiệp.

- Đề ra nhận xét chung và đề xuất một số biện pháp nhằm hồn thiện cơng
tác hạch tốn kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Tìm hiểu thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương tại Cơng ty TNHH đầu tư vận tải Trường Thành
- Đề tài nghiên cứu kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại
Cơng ty TNHH đầu tư vận tải Trường Thành. Thời gian được chọn đề tài nghiên
cứu là tháng 6 năm 2015.
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu ở đây chủ yếu thu nhập từ phịng hành chính và
phịng kế tốn tài vụ của cơng ty để tìm hiểu về kế tốn tiền lương và các khoản
trích theo lương tại Cơng ty TNHH đầu tư vận tải Trường Thành
+ Bảng tổng hợp lương
+ Bảng tính lương và các khoản trích theo lương
+…
5. Kết cấu của đề tài
Gồm 3 chương
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán tiền lương và
các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
2


Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương tại Cơng ty TNHH đầu tư vận tải Trường Thành
Chương 3: Một số ý kiến về tổ chức cơng tác kế tốn tiền lương và các
khoản trích theo lương tại Cơng ty TNHH đầu tư vận tải Trường Thành

3

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ
CHỨC KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Khái quát về tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1. Khái niệm và các hình thức tiền lương
1.1.1.1.Khái niệm về tiền lương
Trong nền kinh tế thị trường, sức lao động được nhìn nhận như là một thứ
hàng hóa đặc biệt, nó có thể sáng tạo ra giá trị từ q trình lao động sản xuất. Do
đó, tiền lương chính là giá cả sức lao động, khoản tiền mà người sử dụng lao
động và người lao động thỏa thuận là người sử dụng lao động trả cho người lao
động theo cơ chế thị trường cũng chịu sự chi phối của pháp luật như luật lao
động, hợp đồng lao động…
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tiền lương, nhưng định nghĩa nêu lên có
tính khái qt được nhiều người thừa nhận đó là “Tiền lương là giá cả sức lao
động được hình thành theo thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao
động phù hợp với các quan hệ và các quy luật trong nền kinh tế thị trường”. Nói
cách khác, tiền lương là số tiền mà người lao động nhận được từ người sử dụng
lao động thanh toán tương đương với số lượng và chất lượng lao động mà họ đã
tiêu hao để tạo ra của cải vật chất hoặc các giá trị có ích khác.
1.1.1.2. Các hình thức tiền lương
a. Tiền lương theo thời gian
Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc,
cấp bậc lương (chức danh) và thang lương (hệ số lương). Hình thức này chủ yếu
áp dụng cho lao động gián tiếp, công việc ổn định hoặc có thể cho cả lao động
trực tiếp mà khơng định mức được sản phẩm.
Trong doanh nghiệp hình thức tiền lương theo thời gian được áp dụng cho
nhân viên làm văn phịng như hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài
vụ-kế toán. Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động
căn cứ vào thời gian làm việc thực tế, theo ngành nghề và trình độ thành thạo
nghề nghiệp, nghiệp vụ kỹ thuật chuyên môn của người lao động.

Tùy theo mỗi ngành nghề tính chất cơng việc đặc thù doanh nghiệp mà áp
dụng bậc lương khác nhau. Độ thành thạo kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn chia
thành nhiều thang bậc lương, mỗi bậc lương có mức lương nhất định, đó là căn
cứ để trả lương. Tiền lương theo thời gian có thể được chia ra:
-Tiền lương ngày: là tiền lương trích cho người lao động theo mức lương ngày và
số ngày làm việc thực tế trong tháng.
4


mức lương tháng
Tiền lương ngày =
số ngày làm việc trong tháng
-Tiền lương tuần: là tiền lương tính cho người lao động theo mức lương tuần và
số ngày làm việc trong tháng.
mức lương tháng x 12
Tiền lương tuần =
52
-Tiền lương tháng: là tiền lương trả cho công nhân viên theo tháng, bậc lương
được tính theo thời gian là 1 tháng.
Tiền lương tháng = Tiền lương ngày x số ngày làm việc thực tế của người lao
động trong vòng 1 tháng
-Tiền lương giờ: lương giờ có thể tính trực tiếp để trả lương theo giờ hoặc căn cứ
vào lương ngày để phụ cấp làm thêm giờ cho người lao động.
.Lương giờ trả trực tiếp như trả theo giờ giảng dạy đối với giảng viên.
.Phụ cấp làm thêm giờ tính trên cơ sở lương ngày
Ví dụ: Lương ngày là 40.000đ. Người lao động làm thêm 5 giờ.
Vậy người lao động được hưởng (40.000 x 5) / 8 =25.000đ
Hình thức tiền lương theo thời gian có mặt hạn chế là mang tính bình
qn, nhiều khi không phù hợp với kết quả lao động thực tế của người lao động.
Các chế độ tiền lương theo thời gian:

-Hình thức trả lương theo thời gian đơn giản: đó là tiền lương nhận được của mỗi
người cơng nhân tùy theo mức lương cấp bậc cao hay thấp, và thời gian làm việc
của họ nhiều hay ít sẽ quyết định.
-Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng: đó là mức lương tính theo thời
gian đơn giản cộng với số tiền thưởng mà họ được hưởng.
b. Tiền lương theo sản phẩm
Khác với hình thức tiền lương theo thời gian, hình thức tiền lương theo
sản phẩm thực hiện việc tính trả lương cho người lao động theo số lượng và chất
lượng sản phẩm cơng việc đã hồn thành.
Tổng số tiền lương phải trả = Đơn giá TL/SP x Số lượng sản phẩm hồn thành
Hình thức tiền lương theo sản phẩm
-Tiền lương sản phẩm trực tiếp: tiền lương trả cho người lao động được tính trực
tiếp theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách phẩm chất và đơn giá tiền
lương sản phảm đã quy định, không chịu bất cứ một sự hạn chế nào.
.Đối với Công ty không áp dụng được hình thức tiền lương này vì là Cơng ty
kinh doanh thương mại.
Tổng TL phải trả = Số lượng sản phẩm thực tế hoàn thành x đơn giá TL
-Tiền lương sản phẩm gián tiếp: là tiền lương trả cho lao động gián tiếp ở các bộ
phận sản xuất, như bảo dưỡng máy móc thiết bị họ khơng trực tiếp tạo ra sản
phẩm nhưng họ gián tiếp ảnh hưởng đến năng suất lao động trực tiếp vì vậy họ
5


được hưởng lương dựa vào căn cứ kết quả của lao động trực tiếp làm ra để tính
lương cho lao động gián tiếp.
.Nói chung hình thức tính lương theo sản phẩm gián tiếp này khơng được chính
xác, cịn nhiều mặt hạn chế và không thực tế công việc.
-Tiền lương theo sản phẩm có thưởng: theo hình thức này, ngồi tiền lương theo
sản phẩm trực tiếp người lao động còn được thưởng trong sản xuất, thưởng về
tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư.

.Hình thức tiền lương theo sản phẩm có thưởng này có ưu điểm là khuyến khích
người lao động hăng say làm việc, năng suất lao động tăng cao, có lợi cho doanh
nghiệp cũng như đời sống của công nhân viên được cải thiện.
-Tiền lương theo sản phẩm lũy tiến: ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp cịn
có một phần tiền thưởng được tính ra trên cơ sở tăng đơn giá tiền lương ở mức
năng suất cao.
.Hình thức tiền lương này có ưu điểm kích thích người lao động nâng cao năng
suất lao động, duy trì cường độ lao động ở mức tối đa, nhằm giải quyết kịp thời
thời hạn quy định theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng…
.Tuy nhiên hình thức tiền lương này cũng khơng tránh khỏi nhược điểm là làm
tăng khoản mục chi phí nhân cơng trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp,
vì vậy mà chỉ được sử dụng khi cần phản hoàn thành gấp một đơn đặt hàng, hoặc
trả lương cho người lao động ở khâu khó nhất để đảm bảo tính đồng bộ cho sản
xuất.
Nói tóm lại hình thức tiền lương theo thời gian còn nhiều hạn chế là chưa
gắn chặt tiền lương với kết quả và chất lượng lao động, kém tính kích thích
người lao động. Để khắc phục bớt những hạn chế này ngoài việc tổ chức theo
dõi, ghi chép đầy đủ thời gian làm việc của công nhân viên, kết hợp với chế độ
khen thưởng hợp lý.
So với hình thức tiền lương theo thời gian thì hình thức tiền lương theo
sản phẩm có nhiều ưu điểm hơn. Quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc trả lương theo
số lượng, chất lượng lao động, gắn chặt thu nhập tiền lương với kết quả sản xuất
của người lao động. Kích thích tăng năng suất lao động, khuyến khich công nhân
phát huy tính sáng tạo cải tiến kỹ thuật sản xuất, vì thế nên hình thức này được sử
dụng khá rộng rãi.
c. Hình thức trả lương hỗn hợp
Đây là hình thức trả lương kết hợp một cách nhuần nhuyễn giữa hình thức
trả lươngtheo thời gian với hình thức trả lương theo sản phẩm. Áp dụng hình
thức trả lương này, tiền lương của người lao động được chia làm 2 bộ phận:
-Một bộ phận cứng: bộ phận này tương đối ổn định nhằm đảm bảo mức thu nhập

tối thiểu cho người lao động ổn định đời sống. Bộ phận này sẽ được quy định
6


theo bậc lương cơ bản và ngày công làm việc của người lao động trong mỗi
tháng.
.Đây là hình thức trả lương mà tiền lương và tiền thưởng của tập thể và cá nhân
người lao động phụ thuộc vào thu nhập thực tế mà doanh nghiệp đạt được và đơn
giá theo thu nhập.
-Bộ phận biến động: tùy thuộc vào năng suất chất lượng, hiệu quả của từng cá
nhân người lao động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
Quỹ tiền lương phải trả = Thu nhập tính lương thực tế x Đơn giá
1.1.2. Quỹ tiền lương
Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương tính theo số lượng cơng nhân viên
của doanh nghiệp do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương, bao gồm
các khoản sau:
-Tiền lương tính theo thời gian
-Tiền lương tính theo sản phẩm.
-Tiền lương cơng nhật, lương khoán.
-Tiền lương trả cho người lao động chế tạo ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế
độ quy định.
-Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên
nhân khách quan.
- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian điều động công tác, đi làm
nghĩa vụ trong phạm vi chế độ quy định.
-Tiền lương trả cho người lao động khi đã nghỉ phép, đi học theo chế độ quy
định.
-Tiền trả nhuận bút, bài giảng.
-Tiền thưởng có tính chất thường xun.
-Phụ cấp làm đêm, thêm giờ, thêm ca.

-Phụ cấp dạy nghề.
-Phụ cấp công tác lưu động.
-Phụ cấp khu vực, thâm niên ngành nghề
-Phụ cấp trách nhiệm.
-Phụ cấp cho những người làm công tác khoa học kỹ thuật có tài năng.
-Phụ cấp học nghề, tập sự.
-Trợ cấp thôi việc.
-Tiền ăn giữa ca của người lao động.
Ngồi ra quỹ tiền lương cịn gồm cả khoản chi trợ cấp bảo hiểm xã hội
cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động (BHXH trả
thay lương).
Trong kế tốn và phân tích kinh tế tiền lương của công nhân viên trong
doanh nghiệp được chia làm hai loại: tiền lương chính và tiền lương phụ.
-Tiền lương chính: là tiền lương trả cho cơng nhân viên trong thời gian cơng
nhân viên thực hiện nhiệm vụ chính của họ bao gồm tiền lương trả theo cấp bậc

7


và các khoản phụ cấp kèm theo lương như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu
vực, phụ cấp thâm niên…
-Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho công nhiên viên trong thời gian công nhân
viên thực hiện nhiệm vụ khác ngồi nhiệm vụ chính của họ và thời gian cơng
nhân viên nghỉ theo chế độ được hưởng như đi nghỉ phép, nghỉ vì ngừng sản
xuất, đi học, đi họp…
Việc phân chia tiền lương chính, tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng
trong cơng tác kế tốn tiền lương và phân tích khoản mục chi phí trong giá thành
sản phẩm.Trong cơng tác kế tốn, tiền lương chính của cơng nhân sản xuất
thường được hạch tốn trực tiếp vào chi phí sản xuất cho từng loại sản
phẩm.Tiền lương phụ được phân bổ một cách gián tiếp vào chi phí sản xuất các

loại sản phẩm.
1.1.3. Quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
1.1.3.1. Quỹ BHXH
Theo quy định tại Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội: BHXH là sự đảm bảo hay
bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập
do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc
chết, trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH.
Qũy BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định là trên
tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ hiện hành, hàng thánh
doanh nghiệp tiến hành trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 26% trên tổng số tiền
lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó: 18% tính vào chi phí
sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 8% trừ vào lương người
lao động.
Quỹ BHXH được trích lập tạo ra nguồn vốn tài trợ cho người lao động
trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Thực chất của BHXH là
giúp mọi người đảm bảo về mặt xã hội để người lao động có thể duy trì và ổn
định cuộc sống khi gặp khó khan, rủi ro khiến họ bị mất sức lao động tạm thời
hay vĩnh viễn.
Tại doanh nghiệp, hàng tháng doanh nghiệp trực tiếp chi trả BHXH cho
công nhân viên bị ốm đau, thai sản…trên cơ sở các chứng từ hợp lệ. Cuối tháng,
doanh nghiệp phải quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH.
1.1.3.2. Quỹ BHYT
BHYT là một khoản trợ cấp cho việc phòng chữa bệnh, chăm sóc sức
khỏe cho người lao động. Cơ quan bảo hiểm sẽ thanh tốn về chi phí khám chữa
bệnh theo tỷ lệ nhất định mà Nhà nước quy định cho những người đã tham gia
đóng bảo hiểm.

8

Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền
lương phải trả công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp
trích quỹ BHYT theo tỷ lệ 4,5% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công
nhân viên trong tháng, trong đó 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các
đối tượng sử dụng lao động, 1,5% trừ vào lương của người lao động.
Quỹ BHYT được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng
góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Theo chế độ hiện hành, toàn bộ
quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn chuyên trách quản lý và trợ cấp
cho người lao động thông qua mạng lưới y tế.
1.1.3.3. Quỹ BHTN
BHTN là khoản tiền được trích để trợ cấp cho người lao động bị mất việc
làm. Theo Điều 81 Luật Bảo hiểm xã hội, người thất nghiệp được hưởng BHTN
sau đây:
-Đã đóng BHTN đủ 12 tháng trở lên trong thời gian 24 tháng trước khi thất
nghiệp.
-Đã đăng ký thất nghiệp với tổ chức BHXH.
-Chưa tìm được việc làm sau 15 ngày kể từ ngày đăng ký thất nghiệp.
Theo Điều 82 Luật Bảo hiểm xã hội, mức trợ cấp thất nghiệp hàng tháng
bằng 60% mức bình qn tiền lương, tiền cơng tháng đóng BHTN của 6 tháng
liền kề trước khi thất nghiệp.
Nguồn hình thành quỹ BHTN như sau:
-Người lao động đóng bằng 1% tiền lương, tiền cơng tháng đóng BHTN.
-Người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền cơng tháng đóng
BHTN của những người lao động tham gia BHTN.
-Hàng tháng, Nhà nước hỗ trợ từ ngân sách bằng 1% quỹ tiền lương, tiền cơng
tháng đóng BHTN của những người tham gia BHTN và mỗi năm chuyển một
lần.
Vậy tỷ lệ trích lập BHTN của doanh nghiệp là 2% trong đó người lao
động chịu 1% và doanh nghiệp chịu 1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh
trong kỳ.

1.1.3.4. KPCĐ
Kinh phí cơng đồn là khoản tiền được trích lậptheo tỷ lệ quy định trên
tổng quỹ lương thực tế phải trả cho tồn bộ cơng nhân viên trong doanh nghiệp
nhằm chăm lo, bảo vệc quyền lợi chính đáng cho người lao động đồng thời duy
trì hoạt động của cơng đồn tại doanh nghiệp.
Theo chế độ hiện hành hàng tháng doanh nghiệp trích 2% KPCĐ trên tổng
số tiền lương thực tế phải trả cơng nhân viên trong tháng và tính tồn bộ vào chi
phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động.

9


Tồn bộ số KPCĐ trích được một phần nộp lên cơ quan cơng đồn cấp trên, một
phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho họa động cơng đồn tại doanh nghiệp.
KPCĐ được trích lập để phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức cơng đồn
nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi cho người lao động.
1.2. Tổ chức kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh
nghiệp
1.2.1. Hạch toán chi tiết
1.2.1.1. Hạch toán số lượng lao động
Để quản lý lao động về mặt số lượng, doanh nghiệp sử dụng sổ sách theo
dõi lao động cuả doanh nghiệp thường do phòng lao động quản lý. Sổ này hạch
toán về mặt số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, cơng việc và trình độ
tay nghề (cấp bậc kỹ thuật) của cơng nhân. Phịng lao động có thể lập sổ chung
cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chắc tình hình phân
bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp.
1.2.1.2. Hạch toán thời gian lao động
Thực chất là hạch toán sử dụng thời gian lao động đối với từng công nhân
viên ở từng bộ phận trong doanh nghiệp. Chứng từ sử dụng ở đây là bảng chấm
công để ghi chép thời gian lao động và có thể sử dụng tổng hợp phục vụ trực tiếp

kịp thời cho việc quản lý tình hình huy động sử dụng thời gian để cơng nhân viên
tham gia lao động.
Bảng chấm công được lập riêng cho từng tổ, xưởng sản xuất, do tổ trưởng
hoặc trưởng các phịng ban ghi hàng ngày. Cuối tháng bảng chấm cơng được sử
dụng làm cơ sở để tính lương đối với bộ phận lao động hưởng lương theo thời
gian.
1.2.1.3. Hạch toán kết quả lao động
Mục đích của hạch tốn này là theo dõi ghi chép kết quả lao động của
công nhân viên biểu hiện bằng số lượng (khối lượng công việc, sản phẩm đã
hoàn thành) của từng người hay từng số, nhóm lao động. Để hạch tốn kế tốn sử
dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau tùy theo loại hình và đặc điểm sản
xuất của từng doanh nghiệp. Các chứng từ này là “phiếu xác nhận sản phẩm,
công việc hoàn thành”, “bảng ghi năng suất cá nhân, bảng kê khai khối lượng
cơng việc hồn thành”. Chứng từ hạch tốn kết quả lao động do người lập ký,
cán bộ kỹ thuật xác nhận, lãnh đạo duyêt. Đây là cơ sở để tính tiền lương cho
người lao động hay bộ phận lao động hưởng lương theo sản phẩm.
Tóm lại hạch tốn lao động vừa là để quản lý việc huy động sử dụng lao
động, vừa làm cơ sở tính tốn tiền lương phải trả cho người lao động. Vì vậy,

10


hạch tốn lao động có rõ ràng, chính xác, kịp thời thì mới có thể tính đúng, tính
đủ lương cho cơng nhân viên trong doanh nghiệp.
1.2.1.4. Hạch tốn tiền cơng với người lao động
- Xác định trình tự tính tốn tổng mức tuyệt đối với người lao động trong
kỳ hạn được trả, được thanh toán. Để thực hiện được nội dung này cần phải có
điều kiện sau:
. Phải thu thập đủ các chứng từ có liên quan về số lượng và chất lượng lao
động.

. Phải dựa vào các văn bản quy định chế độ tiền lương, thưởng, phụ cấp
của Nhà nước.
. Phải xây dựng hình thức trả cơng thích hợp cho từng loại lao động trước
khi đi vào công việc tính tốn tiền cơng.
.Phải lựa chọn cách chia tiền cơng hợp lý cho từng người lao động, cho
các loại công việc được thực hiện bằn một nhóm người lao động khác nhau về
ngành nghề, cấp bậc, hiệu suất công tác.
- Xây dựng chứng từ thanh tốn tiền cơng và các khoản có liên quan khác
tới người lao động với tư cách là chứng từ tính lương và thanh tốn. Chứng từ
này được hoàn thành sau khi thực hiện được sự trả công cho từng người lao động
và trở thành chứng từ gốc để ghi sổ tổng hợp tiền lương và BHXH.
- Lựa chọn tiêu thức thích hợp để phân bổ tiền lương và BHXh cho từng
đối tượng chịu chi phí sản xuất (dựa vào bảng tính lương gián tiếp) và qua tiêu
chuẩn trung gian phân bổ cho đối tượng chịu phí tiền lương cuối cùng, lập chứng
từ ghi sổ cho số liệu đã phân bổ làm căn cứ ghi sổ tổng hợp của kế toán theo
đúng nguyên tắc.
- Xây dựng quan hệ ghi sổ tài khoản theo nội dung thanh tốn và tính tốn
phân bổ tiền lương phù hợp với u cầu thơng tin về đối tượng kế tốn nêu trên.
1.2.2. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
1.2.2.1. Tài khoản sử dụng
Để theo dõi tình hình thanh tốn tiền cơng và các khoản khác với người
lao động, tình hình trích lập, sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng
TK 334 và TK 338.
* TK 334 “Phải trả người lao động” : TK này dùng để phản ánh tình hinh
thanh tốn lương và các khoản thu nhập khác cho công nhân viên trong kỳ.
Kết cấu TK
- Bên Nợ
. Phản ánh việc thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập khác cho
công nhân viên.
. Phản ánh các khoản khấu trừ vào lương của công nhân viên.

- Bên Có

11


. Phản ánh tổng số tiền lương và các khoản thu nhập khác cho cơng nhân
viên trong kỳ.
- Dư Có: Phản ánh phần tiền lương và các khoản thu nhập mà doanh
nghiệp cịn nợ cơng nhân viên lúc đầu hay cuối kỳ.
TK 334 có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ TK 334 rất cá biệt, nếu có
phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả cho công nhân viên.
TK cấp 2: TK 3341 “Phải trả công nhân viên”
TK 3348 “Phải trả người lao động khác”
* TK 338 “Phải trả phải nộp khác” : dùng để theo dõi việc trích lập các
quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
Kết cấu TK
- Bên Nợ
. Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý
. Các khoản đã chi về KPCĐ
. Xử lý giá trị tài sản thừa thu
. Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng
từng kỳ
. Các khoản đã trả đã nộp khác
- Bên Có
. Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định
. Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ
. Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
. Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hồn lại
- Dư Có: Số tiền cịn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản chờ xử lý.
TK 338 có thể có số dư bên Nợ, phản ánh số trả thừa, nộp thừa vượt chi

chưa được thanh toán.
Tk chi tiết: TK 3381 “Tài sản thừa chờ giải quyết”
TK 3382 “Kinh phí cơng đồn”
TK 3383 “Bảo hiểm xã hội”
TK 3384 “Bảo hiểm y tế”
TK 3385 “Phải trả về cổ phần hóa”
TK 3386 “Bảo hiểm thất nghiệp”
TK 3387 “Doanh thu chưa thực hiện”
TK 3388 “Phải trả, phải nộp khác”
1.2.2.2. Phương pháp hạch tốn
a. Tính lương
Nợ TK 622, 627, 641, 642, 241
Có TK 334
b. Các khoản giảm trừ theo lương
. Công nhân viên tạm ứng lương
Nợ TK 334: Trừ vào lương người lao động
Có TK 111, 112: Số tiền tạm ứng

12


. Nếu trong kỳ có phát sinh thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp sẽ phải
thực hiện khấu trừ
+ Xác định số thuế phải trừ vào lương
Nợ TK 334: Tổng số thuế TNCN phải khấu trừ
Có TK 3335: Thuế TNCN
+ Khi nộp thuế
Nợ TK 3335: Số thuế phải nộp
Có TK 111, 112
. Các khoản trích bảo hiểm trừ vào lương

Nợ TK 334: Tổng số trích trừ vào lương (10,5%)
Có TK 3383: Lương cơ bản x 8%
Có TK 3384: Lương cơ bản x 1,5%
Có TK 3386: Lương cơ bản x 1%
c. Khi hạch tốn các khoản trích trừ vào lương người lao động, kế
tốn sẽ hạch tốn ln các khoản trích mà doanh nghiệp phải nộp thay người lao
động để tính vào chi phí theo tỷ lệ đóng
Nợ TK 622, 627, 641, 642: 24% lương cơ bản
Có TK 3382: Lương cơ bản x 2%
Có TK 3383: Lương cơ bản x 18%
Có TK 3384: Lương cơ bản x 3%
Có TK 3386: Lương cơ bản x 1%
d. Khi nộp tiền bảo hiểm
Nợ TK 3382: Số tiền KPCĐ phải nộp 2%
Nợ TK 3383: Số đã trích BHXH 26%
Nợ TK 3384: Số đã trích BHYT 4,5%
Nợ TK 3386: Số đã trích BHTN 2%
Có TK 111, 112
e. Nếu trong kỳ, có nhân viên được hưởng chế độ thai sản mà
doanh nghiệp nhận được tiền BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn…)
. Khi nhận được tiền kế tốn hạch tóan
Nợ TK 111, 112: Số tiền nhận được
Có TK 338: Phải trả phải nộp khác
. Khi trả tiền cho người lao động được hưởng
Nợ TK 338: Số tiền phải trả
Có TK 111, 112
f. Nếu trong kỳ có phát sinh trả lương cho người lao động bằng
hàng hóa
Nợ TK 334
Có TK 511: Doanh thu bán hàng

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Sơ đồ 1.1. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
TK 111, 112

TK 334

TK 622, 627, 641, 642, 241

13


Thanh toán cho người LĐ

TL và những khoản thu nhập

TK 3388
có tính chất lương phải trả cho NLĐ
Trả tiền gửi Giữ hộ TNhập
Hộ cho NLĐ cho NLĐ
TK 335
TK 622
TK 138,141
TL NP thực tế
Trích trước
Khấu trừ các khoản tiền phạt Phải trả cho NLĐ

TLNP theo KH

Tiền bồi thường
Tiền tạm ứng…

TK 3383
TK 333
Trợ cấp BHXH phải trả
Thu hộ thuế
Cho người lao động
Thu nhập cá nhân cho NN

TK 3383, 3384, 3388
Thu hộ quỹ BHXH,
BHYT, …
Sơ đồ 1.2. Hạch toán quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
TK 111, 112

TK 3382, 3383, 3384,3386

TK 622, 627, 641, 642

Trích KPCĐ, BHXH, BHYT,
BHTN
Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT,
BHTN
tính vào chi phí
TK 334
Trích BHXH, BHYT, BHTN,
KPCĐ
trừ vào thu nhập của NLĐ

14

TK 334

TK 111, 112
Trợ cấp BHXH
cho người lao động

Nhận tiền cấp bù của
Quỹ bảo hiểm xã hội

1.3. Hệ thống sổ sách áp dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích
theo lương trong doanh nghiệp
1.3.1. Chứng từ sử dụng
- Mẫu số 01-LĐTL: Bảng chấm công
- Mẫu số 02-LĐTL: Bảng thanh toán lương
- Mẫu số 03-LĐTL: Phiếu nghỉ hưởng BHXH
- Mẫu số 04-LĐTL: Bảng thanh toán BHXH
- Phiếu thu, phiếu chi, giấy xin tạm ứng, công lệnh (giấy đi đường) hóa
đơn…
1.3.2. Tổ chức sổ kế tốn
Để việc hạch tốn tiền lương được chuẩn xác, kịp thời cung cấp thông tin
cho người quản lý, hệ thống sổ sách và quy trình ghi chép đòi hỏi phải được tổ
chức khoa học, hợp lý, vừa đảm bảo chính xác, vừa giảm bớt lao động cho người
làm cơng tác kế tốn.
Doanh nghiệp được tự xây dựng mẫu sổ kể tốn và hình thức ghi sổ kế
tốn nhưng phải đảm bảo cung cấp thơng tin về giao dịch kinh tế một cách minh
bạch, phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu.
Theo chế độ kế toán hiện hành, việc tổ chức hệ thống sổ sách do doanh
nghiệp tự xây dựng dựa trên 5 hình thức sổ do Bộ Tài chính quy định, đồng thời

15

căn xứ vào đặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Việc tổ
chức hạch toán tiền lương được tiền lương được tiến hành theo các hình thức sau:
1.3.2.1. Hình thức kế tốn Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ
Nhật ký, mà trọng tâm là Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo
nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên
các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt
- Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung:
- Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ
ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số
liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi váo Sổ Cái theo các TK kế toán phù
hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật
ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên
quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào
các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật
ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10…ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng
nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các
TK phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được
ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: Cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân
đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái
và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để
lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát

sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số
phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký
đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Sơ đồ 1.3. Hình thức ghi sổ Nhật ký chung
Chứng từ kế toán

Sổ Nhật
ký đặc biệt

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Sổ, thẻ kế
toán chi
tiết
16


Sổ cái

Bảng tổng
hợp chi
tiết

Bảng cân đối
số phát sinh

Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Đối chiếu, kiểm tra

Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
- Nhật ký chung: Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi
chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời
phản ánh theo quan hệ đối ứng TK (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ
Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái.
Kết cấu sổ Nhật ký chung được quy định thống nhất theo mẫu ban hành:
. Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
. Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm
căn cứ ghi sổ.
. Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của
chứng từ kế toán.
. Cột E: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ
Cái.
. Cột G: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung.
. Cột H: Ghi số hiệu các TK ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế tốn các
nghiệp vụ phát sinh. TK ghi Nợ được ghi trước, TK ghi Có được ghi sau, mỗi TK
được ghi một dòng riêng.
. Cột 1: Ghi số tiền phát sinh các TK ghi Nợ.
. Cột 2: Ghi số tiền phát sinh các TK ghi Có.
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu
trang sổ, ghi sổ cộng trang trước chuyển sang.

17


Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải

ghi vào sổ lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi Sổ Cái,
doanh nghiệp có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát
sinh liên quan đến các đối tượng kế tốn đó.
Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương
pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các
nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung.
Trường hợp này, căn cứ để ghi Sổ Cái là Sổ Nhật ký chung và các Sổ Nhật ký
đặc biệt.
- Sổ Nhật ky thu tiền: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp
vụ thu tiền của doanh nghiệp. Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu
qua ngân hàng, cho từng loại tiền (VNĐ, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền
(Ngân hàng A, Ngân hàng B…).
Kết cấu và phương pháp ghi sổ:
. Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
. Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm
căn cứ ghi sổ.
. Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ kế
toán.
. Cột 1: Ghi số tiền thu được vào bên Nợ của TK tiền được theo dõi trên
sổ này như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
. Cột 2, 3, 4, 5, 6: Ghi số tiền phát sinh bên Có của các TK đối ứng.
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu
trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
- Nhật ký chi tiền: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ
chi tiền của doanh nghiệp. Mẫu sổ này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi tiền
qua ngân hàng, cho từng loại tiền (VNĐ, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi chi tiền
(Ngân hàng A, Ngân hàng B…).
Kết cấu và phương pháp ghi sổ:
. Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
. Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ

ghi sổ.
. Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán.
. Cột 1: Ghi số tiền chi ra vào bên Có của TK tiền được theo dõi trên sổ
này như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

18


. Cột 2, 3, 4, 5, 6: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ của các TK đối ứng.
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu
trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
- Nhật ký mua hàng: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng đẻ ghi chép các nghiệp
vụ mua hàng theo từng loại hàng tồn kho của đơn vị như: nguyên vật liệu, cơng
cụ dụng cụ, hàng hóa…
Sổ Nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình
thức trả tiền sau (mua chịu). Trường hợp trả tiền trước cho người bán thì khi phát
sinh nghiệp vụ mua hàng cũng ghi vào sổ này.
Kết cấu và phương pháp ghi sổ:
. Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
. Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm
căn cứ ghi sổ.
. Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán.
. Cột 1, 2, 3: Ghi Nợ các TK hàng tồn kho như: hàng hóa, nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ…Trường hợp đơn vị mở sổ này cho từng loại hàng tồn kho thì
các cột này có thể dùng để ghi chi tiết cho loại hàng tồn kho đó như Hàng hóa A,
Hàng hóa B…
. Cột 4: Ghi số tiền phải trả người bán tương ứng với số hàng đã mua.
Cuối trang sổ, cộng số lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ ghi
số cộng trang trước chuyển sang.
- Nhật ký bán hàng: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp

vụ bán hàng của doanh nghiệp như bán hàng hóa, bán thành phẩm, bán dịch vụ.
Sổ Nhật ký bán hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình
thức thu tiền sau (bán chịu). Trường hợp người mua trả tiền trước thì khi phát
sinh nghiệp vụ bán hàng cũng ghi vào sổ này.
Kết cấu và cách ghi sổ:
. Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
. Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ
ghi sổ.
. Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp cụ phát sinh của chứng từ kế toán.
. Cột 1: Ghi số tiền phải thu từ người mua theo doanh thu bán hàng.
. Cột 2, 3, 4: Mở theo yêu cầu của doanh nghiệp để ghi doanh thu theo
từng loại nghiệp vụ: bán hàng hóa, bán thành phẩm, bán bất động sản đầu tư,
cung cấp dịch vụ…Trường hợp doanh nghiêp mở sổ này cho từng loại doanh thu:

19


bán hàng hóa, bán thành phẩm, bán bất động sản đầu tư, cung cấp dịch vụ…thì
các cột này có thể dùng để ghi chi tiết cho từng loại hàng hóa, thành phẩm, bất
động sản đầu tư, dịch vụ. Trường hợp khơng cần thiết, doanh nghiệp có thể gộp 3
cột này thành 1 cột để ghi doanh thu bán hàng chung.
Cuối trang sổ, cộng lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số
cộng trang trước chuyển sang.
Doanh nghiệp có thể mở một hoặc một số sổ Nhật ký đặc biệt như đã nêu
trên để ghi chép. Trường hợp cần mở thêm các sổ Nhật ký đặc biệt khác phải
tuân theo các nguyên tắc mở sổ và ghi sổ đã quy định.
- Sổ Cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh trong niên độ kế tốn theo TK kế toán được quy định trong hệ
thống TK kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi TK được mở một hoặc một số
trang liên tiếp trên Sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.

Kết cấu và phương pháp ghi sổ:
. Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ
. Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán được dùng
làm căn cứ ghi sổ.
. Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh.
. Cột E: Ghi số trang của sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này.
. Cột G: Ghi số dòng của sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này.
. Cột H: Ghi số hiệu của các TK đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh
với TK trang Sổ Cái này (TK ghi Nợ trước, TK ghi Có sau).
. Cột 1, 2: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của TK theo từng
nghiệp vụ kinh tế.
Đầu tháng, ghi số dư đầu kỳ của TK vào dịng đầu tiên, cột số dư (Nợ
hoặc Có). Cuối tháng, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dư và
cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý cuat từng TK để làm căn cứ lập Bảng cân đối
số phát sinh và Báo cáo tài chính.
1.3.2.2. Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Cái
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình
tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo TK kế toán) trên cùng một quyển sổ
kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký
– Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại sổ kế tốn sau:
- Nhật ký – Sổ Cái

20


- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Cái
- Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết

xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi
chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một
dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được
lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu
xuất…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ
kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký –
Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng: Sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh
trong tháng vào sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến
hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của
từng TK ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào
số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế
từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát
sinh trong tháng kế tốn tính ra số dư cuối tháng (cuối q) của từng TK trên
Nhật ký – Sổ Cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong sổ Nhật ký –
Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của
cột phát sinh ở
phần Nhật ký

=

Tổng số phát sinh
Nợ của tất cả các
TK

Tổng số dư Nợ các TK

=

=

Tổng số phát sinh
Có của tất cả các
TK

Tổng số dư Có các TK

Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh
Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào
số liệu khóa sổ của các đối tượng lập Bảng tổng hợp chi tiết cho từng TK. Số liệu
trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có
và số dư cuối tháng của từng TK trên sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký –

21


Sổ Cái và trên Bảng tổng hợp chi tiết sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu
nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.

22


Sơ đồ 1.4. Hình thức ghi sổ Nhật ký – Sổ Cái
Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán

cùng loại

Sổ quỹ

NHẬT KÝ – SỔ CÁI

Sổ, thẻ kế
toán chi
tiết

Bảng tổng
hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Đối chiếu, kiểm tra

23


Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái
Nhật ký – Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất dùng để phản ánh tất cả
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo nội
dung kinh tế (theo TK kế toán).
Số liệu ghi trên Nhật ký – Sổ Cái dùng để lập Báo cáo tài chính.
Kết cấu: Nhật ký – Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp gồm 2 phần là phần Nhật

ký và phần Sổ Cái.
- Phần Nhật ký: gồm các cột: cột “Ngày, tháng ghi sổ”, cột “Số hiệu”, cột
“Ngày, tháng” của chứng từ, cột “Diễn giải” nội dung nghiệp vụ và cột “Số tiền
phát sinh”. Phần Nhật ký dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo
trình tự thời gian.
- Phần Sổ Cái: có nhiều cột, mỗi TK ghi 2 cột: cột Nợ, cột Có. Số lượng
cột nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng các TK sử dụng ở đơn vị kế toán. Phần
Sổ Cái dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế
(theo TK kế toán).
Phương pháp ghi sổ (ghi chép hàng ngày): Hàng ngày, mỗi khi nhận được
chứng từ kế toán, người giữ Nhật ký – Sổ Cái phải kiểm tra tính chất pháp lý của
chứng từ. Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ để xác định TK ghi
Nợ, TK ghi Có. Đối với các chứng từ kế toán cùng loại, kế toán lập Bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại. Sau đó ghi các nội dung cần thiết của chứng từ
kế toán hoặc Bảng tổng họp chứng từ kế toán cùng loại vào Nhật ký – Sổ Cái.
Mỗi chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
được ghi vào Nhật ký – Sổ Cái trên một dòng, đồng thời cả ở 2 phần: phần Nhật
ký và phần Sổ Cái. Trước hết ghi vào phần Nhật ký ở các cột: cột “Ngày, tháng
ghi sổ”, cột “Số hiệu” và cột “Ngày, tháng” của chứng từ, cột “Diễn giải” nội
dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và căn cứ vào số tiền ghi trên chứng từ để ghi
vào cột “Số tiền phát sinh”. Sau đó ghi số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
vào cột ghi Nợ, cột ghi Có của các TK liên quan trong phần Sổ Cái, cụ thể:
. Cột F, G: Ghi số hiệu TK đối ứng của nghiệp vụ kinh tế.
. Cột H: Ghi số thứ tự dòng của nghiệp vụ trong Nhật ký – Sổ Cái.
. Từ cột thứ 2 trở đi: Ghi số tiền phát sinh của mỗi TK theo quan hệ đối
ứng đã được định khoản ở các cột F, G.
Cuối tháng phải cộng số tiền phát sinh ở phần Nhật ký và số phát sinh Nợ,
số phát sinh Có, tính ra số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý của từng TK
để làm căn cứ lập Báo cáo tài chính.

24


1.3.2.3. Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi
sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ.
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc
Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ
ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự
trong Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được
kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn.
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Chứng từ ghi sổ.
- Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ.
- Sổ Cái.
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
- Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập
Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký Chứng từ
ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm
căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên
quan.
- Cuối tháng: Phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số
phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng TK trên Sổ Cái. Căn cứ vào
Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi

tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát
sinh Có của tất cả các TK trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bang
tổng số phát sinh trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư
Có của các TK trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng
TK trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng TK tương ứng trên
Bảng tổng hợp chi tiết.

25