Nghiên cứu thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH sản xuất và thương mại may hải lâm
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (527.78 KB, 87 trang )
MỤC LỤC
2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH sản xuất và thương mại may Hải Lâm.............................28
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty...........................................................................28
Qua bảng khái quát kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại may
Hải Lâm giai đoạn 2012-2014 ta thấy rõ tình hình tài chính của Công ty. Cụ thể tổng doanh thu năm
2013 tăng so với năm 2012 là 1.834.860.551 đồng, nhưng đến năm 2014 lại giảm 2.310.908.130
đồng tương ứng với tốc độ giảm 34,33%. Tổng doanh thu giảm chủ yếu là do doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ giảm mạnh........................................................................................................29
Tổng chi phí năm 2013 tăng so với năm 2012 là 15.337.082 đồng và năm 2014 tổng chi phí cũng
tăng so với năm 2013 với mức tăng 61.396.994 đồng tương ứng với tốc độ tăng 27,30% . Tổng chi
phí tăng là do chi phí quản lý kinh doanh và chi phí lãi vay, do Công ty vẫn còn bỏ khá lớn vốn để
đầu tư vào tài sản khác làm tổng chi phí tăng cao dẫn đến lợi nhuận giảm. Cũng do đầu tư vào việc
nhập khá lớn vải và phụ kiện làm các khoản thuế, phí phải nộp ngân sách nhà nước tăng dẫn đến
lợi nhuận sau thuế ngày càng giảm từ năm 2012 đến năm 2014.....................................................29
2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH sản xuất và thương mại may Hải Lâm là một
doanh nghiệp độc lập về mọi mặt....................................................................................................30
2.1.3. Đặc điểm chung về hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty tổ chức theo mô hình công ty
TNHH................................................................................................................................................32
2.1.4 Đặc điểm chế độ kế toán.........................................................................................................32
Lương...................................................................................................................................................36
thực nhận.............................................................................................................................................36
=............................................................................................................................................................36
Tổng lương...........................................................................................................................................36
-............................................................................................................................................................36
Các khoản khấu trừ và trích theo lương...............................................................................................36
Tổng lương ..........................................................................................................................................36
=............................................................................................................................................................36
Lương thời gian ...................................................................................................................................36
+............................................................................................................................................................36
Các khoản phụ cấp trách nhiệm...........................................................................................................36
1
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BGĐ
Ban giám đốc
BH
Bảo hiểm
BHTN
Bảo hiểm thất nghiệp
BHXH
Bảo hiểm xã hội
BHYT
Bảo hiểm y tế
CN
Công nhân
CNV
Công nhân viên
CNV
Công nhân viên
GĐ
Giám đốc
KPCĐ
Kinh phí công đoàn
KTT
Kế toán trưởng
NVPX
Nhân viên phân xưởng
NVVP
Nhân viên văn phòng
PGĐ
Phó giám đốc
SDC
Số dư có
SDN
Số dư nợ
SXKD
Sản xuất kinh doanh
TK
Tài khoản
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
2
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Sơ đồ 1.1: Trình tự hạch toán tiền lương...................Error: Reference source not found
Sơ đồ 1.2: Trình tự hạch toán các khoản trích theo lương...Error: Reference source not
found
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung..............Error:
Reference source not found
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký – sổ cái............Error:
Reference source not found
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ............Error:
Reference source not found
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính...........Error:
Reference source not found
Bảng 2.1: Bảng khái quát kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2012-2014.........Error:
Reference source not found
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH sản xuất và thương mại may
Hải Lâm....................................................................... Error: Reference source not found
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán...................Error: Reference source not found
Bảng 2.2: Quy định thời gian làm việc của công ty.. .Error: Reference source not found
Bảng 2.3: Bảng chấm công bộ phận văn phòng........Error: Reference source not found
Bảng 2.4: Bảng thanh toán tiền lương bộ phận văn phòng..Error: Reference source not
found
Bảng 2.5: Bảng chấm công bộ phận phân xưởng I.....Error: Reference source not found
Bảng 2.6: Bảng thanh toán lương cho bộ phận phân xưởng I....Error: Reference source
not found
Bảng 2.7: Bảng chấm công bộ phận phân xưởng II.. .Error: Reference source not found
Bảng 2.8: Bảng thanh toán lương cho bộ phận phân xưởng II.. Error: Reference source
not found
Bảng 2.9: Bảng chấm công bộ phận phân xưởng III.. Error: Reference source not found
Bảng 2.10: Bảng thanh toán lương cho bộ phận phân xưởng III..........Error: Reference
source not found
3
Bảng 2.11: Bảng thanh toán lương toàn Công ty.......Error: Reference source not found
Bảng 2.12: Phiếu nghỉ hưởng BHXH:........................Error: Reference source not found
Bảng 2.13: Phiếu thanh toán BHXH...........................Error: Reference source not found
Bảng 2.14: Bảng thanh toán BHXH............................Error: Reference source not found
Bảng 2.15: Bảng tổng hợp các khoản trích theo lương........Error: Reference source not
found
Bảng 2.16: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.....Error: Reference
source not found
Bảng 2.17: Sổ chi tiết TK338.2 - KPCĐ....................Error: Reference source not found
Bảng 2.18 : Sổ chi tiết TK338.3 - BHXH...................Error: Reference source not found
Bảng 2.19: Sổ chi tiết TK338.4 - BHYT....................Error: Reference source not found
Bảng 2.20: Sổ chi tiết TK338.9 - BHTN....................Error: Reference source not found
Bảng 2.21: Chứng từ ghi sổ Số 101............................Error: Reference source not found
Bảng 2.22: Chứng từ ghi sổ số 102.............................Error: Reference source not found
Bảng 2.23: Chứng từ ghi sổ 103.................................Error: Reference source not found
Bảng 2.24: Chứng từ ghi sổ số 104.............................Error: Reference source not found
Bảng 2.25: Chứng từ ghi sổ số 105.............................Error: Reference source not found
Bảng 2.26: Chứng từ ghi sổ số 106.............................Error: Reference source not found
Bảng 2.27: Sổ cái TK 334...........................................Error: Reference source not found
Bảng 2.28 : Sổ cái TK338...........................................Error: Reference source not found
4
1
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong cơ chế thị trường hiện nay, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp đều hướng tới mục tiêu lợi nhuận. Một trong các biện pháp để tăng lợi nhuận là
tìm mọi cách để cắt giảm chi phí sản xuất ở mức có thể chấp nhận được. Là một bộ
phận cấu thành chi phí sản xuất doanh nghiệp, chi phí nhân công có vị trí rất quan
trọng, không chỉ là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm mà còn là căn cứ để xác định
các khoản nộp về BHXH, BHYT và KPCĐ. Có thể nói, tiền lương là nguồn thu nhập
chủ yếu của người lao động. Do đó, tiền lương phải đảm bảo bù đắp sức lao động mà
họ đã bỏ ra nhằm tái sản xuất sức lao động, đáp ứng được nhu cầu cần thiết trong cuộc
sống của họ. Vì vậy, đối với mỗi doanh nghiệp, lựa chọn hình thức trả lương nào cho
phù hợp, nhằm thoả mãn lợi ích người lao động thực sự là đòn bẩy kinh tế, khuyến
khích tăng năng xuất lao động và có ý nghĩa hết sức quan trọng. Tuỳ theo đặc điểm
của mỗi doanh nghiệp mà tổ chức hạch toán tiền lương cho hợp lý, đảm bảo tính khoa
học và tuân thủ đúng những quy định của kế toán tiền lương, thực hiện đúng đắn chế
độ tiền lương và quyền lợi cho người lao động, đặc biệt là phải đảm bảo tính đúng,
tính đủ chi phí tiền lương và các khoản trích nộp theo lương cho người lao động trong
doanh nghiệp. Xét trong mối quan hệ với giá thành sản phẩm, tiền lương là một bộ
phận quan trọng của chi phí sản xuất. Vì vậy, việc thanh toán, phân bổ hợp lý tiền
lương vào giá thành sản phẩm, tính đủ và thanh toán kịp thời tiền lương cho mọi người
lao động sẽ góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng năng
suất lao động, tăng tích luỹ và cải thiện đời sống người lao động. Tiền lương là một
trong những “đòn bẩy kinh tế”quan trọng. Xã hội không ngừng phát triển nhu cầu của
con người không ngừng tăng lên đòi hỏi chính sách tiền lương cũng phải có những đổi
mới cho phù hợp. Đây là vấn đề Nhà nước luôn luôn quan tâm, bởi nó liên quan trực
tiếp đến quyền lợi của người lao động, đến sự phân phối thu nhập trong xã hội. Gắn
chặt với tiền lương là các khoản trích nộp theo lương gồm BHXH, BHYT, KPCĐ nó
có liên quan đến mọi người lao động trong doanh nghiệp. Công ty TNHH sản xuất và
thương mại may Hải Lâm với nhiệm vụ bảo toàn và phát triển nguồn vốn do Ngân
sách Nhà nước cấp cũng như nguồn vốn chủ quản, đồng thời hoạt động có hiệu quả,
nâng cao chất lượng đời sống cho người lao động và hoàn thành nghĩa vụ đóng góp
với Nhà nước nên việc tổ chức công tác kế toán tiền lương phù hợp, hạch toán đúng đủ
và thanh toán kịp thời có một ý nghĩa to lớn về mặt kinh tế xã hội cũng như về mặt
chính trị.
2
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung: Nghiên cứu thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại may Hải Lâm. Từ đó, để hiểu sâu
hơn về lý thuyết có cái nhìn thực tế hơn về kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương.
Mục tiêu cụ thể:Tìm hiểu cơ sở lý luận về tiền lương và các khoản trích theo
lương.Phản ánh thực tế kế toán tiền lương và khoản trích theo lương tại doanh
nghiệp.Đề ra nhận xét chung và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác
hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại
công ty TNHH sản xuất và thương mại may Hải Lâm
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi về nội dung nghiên cứu:Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích
theo lương tại công ty TNHH sản xuất và thương mại may Hải Lâm
+ Phạm vi về không gian nghiên cứu: Tổ 8 khu 5 - Phường Bắc Sơn, quận Kiến
An, Hải Phòng.
+Phạm vi về thời gian nghiên cứu: từ ngày 21/12/2015 đến ngày 27/03/2016.
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiêm cứu ở đây chủ yếu từ phòng tài chính và kế toán tài vụ tại
công ty TNHH sản xuất và thương mại may Hải Lâm
+ Bảng tổng hợp lương
+ Bảng tính lương và các khoản trích theo lương
+ .........
5.Kết cấu của đề tài
Gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo
lương trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng công tác toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại
Công ty TNHH sản xuất và thương mại may Hải Lâm.
Chương 3: Biện pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại may Hải Lâm.
3
CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG VÀ
CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Tổng quan về tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh
nghiệp.
1.1.1 Khái niệm tiền lương:
Tiền lương là số lượng tiền tệ mà người sử dụng trả cho người lao động theo giá
trị sức lao động đã hao phí, trên cơ sở thoả thuận theo hợp đồng lao động
Sức lao động là một loại hàng hoá, giá trị của sức lao động chính là công sức của
người lao động kết tinh trong hàng hoá. Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền
với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Trong nền kinh tế hiện nay, với sự
chuyên môn hoá cao của tư liệu sản xuất mà hình thành nên một nền kinh tế đa dạng
đa ngành nghề. Do vậy tuỳ vào các đặc thù riêng trong việc sử dụng sức lao động của
từng khu vực kinh tế mà các quan hệ thuê mướn, mua bán sức lao động cũng khác
nhau. Sự đánh giá một cách chính xác giá trị của sức lao động sẽ đưa ra được số tiền
lương hợp lý mà người sử dụng sức lao động có thể trả.
Tiền lương là khoản thu nhập chính đối với người lao động do vậy nó phải mang
đầy đủ giá trị giúp họ có thể tái sản xuất lại sức lao động đã mất trong quá trình lao
động, đồng thời nó cũng phải đáp ứng được giá trị tinh thần cơ bản của người lao động
trong cuộc sống để có thể làm động lực thúc đẩy người lao động trong công việc.
Không những thế, tiền lương còn là chi phí đầu vào bắt buộc của các doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh,do đó tiền lương có ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp tới kết quả hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc tạo động lực, khuyến khích
người lao động làm việc đạt năng suất cao hơn.
1.1.2 Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp
1.Hình thức trả lương theo thời gian:
* Khái niệm: là hình thức tiền lương mà thu nhập của một người phụ thuộc vào hai
yếu tố: số thời gian lao động thực tế trong tháng và trình độ thành thạo nghề nghiệp
của người lao động.
*Cách tính:
Tiền lương
Thời gian
Mức lương thời gian
4
thời gian
làm việc thực tế
(áp dụng với từng cấp bậc)
Tiền lương theo thời gian có thể tính theo tháng, ngày, giờ, công nhật.
*Hình thức trả lương theo thời gian có hai loại:
- Trả lương theo thời gian với mức lương cố định: Không xét đến thái độ lao động,
hình thức sử dụng thời gian lao động, nguyên vật liệu, …
- Trả lương theo thời gian có thưởng: Kết hợp tiền lương giản đơn và chế độ tiền
thưởng.
* Nhận xét:
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính toán.
- Nhược điểm: Chưa gắn liền lương với kết quả lao động.
- Điều kiện áp dụng: Lao động gián tiếp, hoặc cho công nhân sản xuất khi chưa
xây dựng được định mức lương, đơn giá lương sản phẩm.
2.Hình thức trả lương theo sản phẩm:
* Khái niệm: Tiền lương trả theo khối lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành
đảm bảo yêu cầu chất lượng quy định và đơn giá tiền tính cho một đơn vị sản phẩm.
* Cách tính:
Tiền lương
sản phẩm
Khối lượng sản phẩm
(công việc) hoàn thành
Đơn giá tiền lương
1 đơn vị sản phẩm
* Hình thức trả lương theo sản phẩm có các loại:
- Trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân:
Hình thức này được áp dụng rộng rãi đối với người trực tiếp sản xuất, trong điều
kiện quá trình lao động của họ mang tính chất độc lập tương đối, có thể định mức và
kiểm tra nghiệm thu sản phẩm một cách cụ thể và riêng biệt. Đơn giá xác định như
sau:
ĐG = L/Q
hoặc ĐG = L x T
Trong đó:
ĐG : Đơn giá sản phẩm.
L : Lương theo cấp bậc.
Q : Mức sản lượng.
T : Mức thời gian.
- Trả lương tính theo sản phẩm tập thể:
5
Là một hình thức tiền lương áp dụng cho những công việc nặng nhọc có định mức
thời gian dài, cá nhân từng người không thể làm được hoặc làm được nhưng không
đảm bảo tiến độ, đòi hỏi phải áp dụng lương sản phẩm tập thể.
Khi áp dụng hình thức này cần phải đặc biệt chú ý tới cách chia lương sao cho
đảm bảo công bằng hợp lý, phải chú ý tới tình hình thực tế của từng công nhân về sức
khoẻ, về sự cố gắng trong lao động.
- Trả lương theo sản phẩm gián tiếp:
Thường áp dụng để trả cho cán bộ quản lý và công nhân phục vụ. khi áp dụng hình
thức này có hai tác dụng lớn:
Thắt chặt mối quan hệ giữa cán bộ quản lý, công nhân phục vụ với công nhân trực
tiếp sản xuất và tạo điều kiện cho cán bộ quản lý phải quan tâm tới việc thúc đẩy sản
xuất phát triển. Để áp dụng nó, cần tiến hành qua hai bước:
Bước 1: Xác định đơn giá gián tiếp.
Bước 2: Tính lương sản phẩm gián tiếp.
- Lương theo sản phẩm luỹ tiến:
Là một hình thức tiền lương sản phẩm nhưng dùng nhiều đơn giá khác nhau để trả
cho công nhân tăng sản lượng ở mức độ khác nhau, theo nguyên tắc: Những sản phẩm
trong định mức thì trả theo đơn giá chung thống nhất, còn những sản phẩm vượt định
mức thì trả theo đơn giá luỹ tiến (Đơn giá này lớn hơn đơn giá chung).
Chế độ lương này có tác dụng kích thích sản xuất mạnh mẽ, nhưng nó vi phạm
nguyên tắc: Sẽ làm cho tốc độ tăng tiền lương tăng nhanh hơn tốc độ tăng năng suất
lao động. Nên phạm vi áp dụng chỉ với những khâu trọng yếu của dây chuyền, hoặc
vào thời điểm nhu cầu của thị trường cần số lượng lớn loại sản phẩm đó, hoặc vào thời
điểm có nguy cơ không hoàn thành hợp đồng kinh tế, bị phạt những khoản tiền lớn.
Sau khi đã khắc phục được các hiện tượng trên phải trở lại ngay hình thức lương sản
phẩm thông thường.
Song song với lương sản phẩm lũy tiến ta có lương sản phẩm lũy lùi. Áp dụng với
trường hợp nguy cơ thị trường bị thu hẹp, không có khả năng tiêu thụ sản phẩm sản
xuất ra. Áp dụng lương sản phẩm lũy lùi là để hạn chế sản xuất và kìm hãm nó.
-Lương khoán:
Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và
chất lượng công việc mà họ hoàn thành.
Để áp dụng lương khoán cần chú ý hai vấn đề sau: tăng cường công tác kiểm tra
để đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng, và thực hiện thật nghiêm chỉnh chế độ khuyến
6
khích lợi ích vật chất. Mức thưởng, phạt cao hay thấp là tuỳ thuộc vào phần giá trị làm
lợi và phần giá trị bị thiệt hại hư hỏng.
*Nhận xét:
- Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động, tiền lương gắn liền chặt
với kết quả lao động.
- Nhược điểm: Tính toán phức tạp, dễ dẫn đến hiện tượng làm ẩu, vi phạm quy
trình, kỹ thuật, sử dụng thiết bị quá mức.
- Điều kiện áp dụng: áp dụng cho lao động trực tiếp hoặc gián tiếp.
1.1.3 Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, quỹ BHTN và KPCĐ.
* Quỹ tiền lương:
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp trả cho
tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quảnlý và sử dụng. Thành phần quỹ lương
bao gồm các khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực
tế làm việc ( theo thời gian, theo sản phẩm...). Trong quan hệ với quá trình sản xuất
kinh doanh, kế toán phân loại quỹ tiền lương của doanh nghiệp thành hai loại cơ bản:
- Tiền lương chính: Là tiền Lương trả cho người lao động trong thời gian làm
nhiệm vụ chính đã được quy định, bao gồm: tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp
thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất.
-Tiền lương phụ : Là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian không
làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như tiền
lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã
hội, hội họp, đi học, tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất.
* Quỹ BHXH:
Quỹ BHXH là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng quỹ lương cơ
bản và các khoản phụ cấp phải trả cho cán bộ CNV của DN (phụ cấp chức vụ, phụ cấp
khu vực...) nhằm giúp đỡ họ về mặt vật chất và tinh thần trong trường hợp họ bị ốm
đau, thai sản, tai nạn bất ngờ, mất sức lao động.
Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định 26% trên tiền
lương cơ bản và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động trong kỳ. Theo chế độ
hiện hành, trong số trích đó 18% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của DN
do DN trực tiếp chi trả, 8% do người lao động đóng góp và được tính trừ vào lương
của họ.
Quỹ BHXH được trích lập nhằm trợ cấp cho CNV có tham gia đóng góp quỹ trong
trường hợp họ bị mất khả năng lao động. Cụ thể trong các trường hợp sau:
7
+ Trợ cấp cho CNV ốm đau, thai sản.
+ Trợ cấp cho CNV khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp.
+ Trợ cấp CNV khi về hưu, mất sức lao động.
+ Chi cho công tác quản lý quỹ BHXH.
Theo chế độ hiện hành, toàn bộ số trích BHXH được nộp lên cơ quan quản lý
BHXH để chi trả cho các trường hợp nghỉ hưu, nghỉ mất sức lao động.
Tại DN, hàng tháng DN trực tiếp chi trả BHXH cho CNV bị ốm đau, thai sản...
trên cơ sở các chứng từ hợp lý, hợp lệ. Cuối tháng DN phải thanh toán, quyết toán với
cơ quan quản lý quỹ BHXH cấp trên.
* Quỹ BHYT:
Qũy BHYT là khoản tiền được tính toán, trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng
quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp phải trả cho toàn bộ cán bộ CNV của công ty
nhằm phục vụ, bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho người lao động. Cơ quan BHYT sẽ
thanh toán về chi phí khám chữa bệnh theo tỷ lệ nhất định mà nhà nước quy định cho
những người tham gia đóng BHYT.
Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định 4,5% trên tiền
lương cơ bản và các khoản phụ cấp phải trả cho cán bộ CNV trong kỳ. Theo chế độ
hiện hành, trong số trích đó 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của DN và 1,5%
trừ vào lương của người lao động.
Quỹ BHYT được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ
trong các hoạt động khám chữa bệnh.
Theo chế độ hiện hành, toàn bộ quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn
chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho người lao động thong qua sự giúp đỡ của mạng
lưới cơ quan y tế.
* Quỹ KPCĐ:
Quỹ KPCĐ là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng tiền lương
thực tế phải trả cho cán bộ CNV thực tế phát sinh trong kỳ của DN để bảo vệ quyền và
lợi ích chính đáng cho người lao động đồng thời để duy trì hoạt động của DN.
Theo chế độ hiện hành, hàng tháng DN trích lập KPCĐ 2% trên tổng số tiền lương
thực tế phải trả cho cán bộ CNV trong tháng và tính hết vào chi phí sản xuất kinh
doanh của DN.
Toàn bộ số kinh phí công đoàn trích được một phần nộp lên cơ quan công đoàn
cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh
nghiệp. Kinh phí công đoàn được trích lập để phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ
chức công đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi cho người lao động.
8
* Quỹ BHTN:
Người lao động và đơn vị sử dụng lao động bắt buộc phải tham gia BHTN theo
quy định của Luật bảo hiểm xã hội. BHTN ra đời nhằm đạt một số mục tiêu như sau:
- Hỗ trợ về thu nhập cho người lao động khi bị thất nghiệp.
- Ổn định nền kinh tế trong thời kỳ suy thoái thong qua duy trì sức mua của lực
lượng lao động bị mất việc làm.
- Hỗ trợ cải cách các DN
- Duy trì kỹ năng nghề của người lao động bị mất việc làm để họ có thể sẵn sàng
làm việc khi có công việc trở lại.
- Nâng cao kỹ năng tìm kiếm việc làm cho người lao động có nhu cầu việc làm.
- Khuyến khích nâng cao kỹ năng nghề của người lao động.
Theo đó thời gian người lao động tham gia BHTN khi không có việc làm ( nghỉ
việc) sẽ được hưởng trợ cấp thất nghiệp do quỹ BHTN chi trảTheo quy định hiện
hành, hàng tháng DN trích 2% quỹ BHTN trên tổng số tiền lương tiền công phải trả
cho cán bộ CNV trong tháng trong đó 1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của DN
và 1% trừ vào lương của người lao động.
1.1.4 Một số chế độ khác khi tính lương.
*Chế độ phụ cấp:
- Phụ cấp trách nhiệm: Cấp quản lý được thưởng tiền trách nhiệm hàng tháng,
mức thưởng là 10 % lương cơ bản.
- Tiền công tác phí:
+CNV thường xuyên công tác ở ngoài thì được thưởng là: 200 000 đồng/tháng.
+ Đối với CNV không thường xuyên đi công tác thì được hưởng Công tác phí
theo bảng công tác phí của Công ty. Cụ thể là:
+ Đối với CNV đi công tác ngoài không thường xuyên thì được phụ cấp (không
áp dụng công tác nội bộ trong công ty):
•
•
•
•
15000 đồng/lần công tác tính trên quãng đưỡng 1 chiều <10 km.
25 000 đồng/lần công tác tính trên quãng đưỡng 1 chiềutừ 10 đến 20 km
35 000 đồng/lần công tác tính trên quãng đưỡng 1 chiều từ 20 đến 30 km
50 000 đồng/lần công tác tính trên quãng đưỡng 1 chiều từ 30km trở lên.
*Trợ cấp:
-Trợ cấp điện thoại: cấp cho CNV thường xuyên công tác ngoài để phục vụ cho
công việc.
-Tiền trợ cấp nghỉ việc: Mỗi năm làm việc được trợ cấp 50% tiền tháng lương
theo tiền lương cơ bản tháng gần nhất.
-Tiền trợ cấp nghỉ chờ việc:
9
+Trường hợp phải ngừng chờ việc không do lỗi của người lao động, Giám đốc
Công Ty sẽ trợ cấp cho người Lao Động bằng 100 % mức lương quy định .
+ Nếu do lỗi của người lao động thì lúc đó người lao động không được trả lương.
- Những ngày nghỉ được hưởng nguyên lương:
+ Nghỉ lễ.
+ Bản thân kết hôn: nghỉ 03 ngày .
+ Con kết hôn : nghỉ 01 ngày .
+ Cha, mẹ chết (kể cả bên chồng ,vợ ), vợ hoặc chồng , con chết được nghỉ 03
ngày
+ Nghỉ phép: Người lao động thôi việc có đơn xin nghỉ phép mà chưa nghỉ phép
năm hoặc chưa được nghỉ hết số ngày phép năm thì sẽ được thanh toán tiền những
ngày chưa nghỉ này. Người lao động đang trong thời gian thử việc hoặc chưa ký hợp
đồng lao động thì chưa được hưởng các chế độ của nhà nước quy định .
- Các phúc lợi khác :
+ Bản thân người lao động kết hôn được mừng 200.000 đồng .
+Cha mẹ hai bên, con, chồng, vợ chết được viếng 200.000 đồng .
+ Thiên tai, hỏa hoạn được trợ cấp: 300.000 đồng .
+ Trợ cấp khó khăn (tùy hoàn cảnh từng người) Ban Giám Đốc trợ cấp từ 200.000
đến 500.000 đồng / người .
*Chế độ thưởng:
-Thưởng cuối năm:
+ Hàng năm nếu Công Ty kinh doanh có lãi Công Ty sẽ trích từ lợi nhuận đễ
thưởng cho NLĐ mức thưởng tùy thuộc vào lợi nhuận mỗi năm.
+ Mức thưởng cụ thể từng NLĐ tùy thuộc vào sự đóng góp công sức, chất lượng
công tác, chấp hành đầy đủ nội quy, các quy định của Công ty.
+ Được tính = tỷ lệ %
[tổng lương thực tế trong năm / 12 tháng]. Phòng HCNS
có trách nhiệm lập tờ trình về tỷ lệ %, dự toán tổng tiền thưởng tháng lương 13 trước
30 ngày so với ngày bắt đầu nghỉ tết.
-Thưởng tuần:
+ Hàng tuần dựa trên việc đánh giá thực hiện công việc của CNV Trưởng bộ phận
sản xuất lập bảng đánh giá thực hiện công việc. Bảng đánh giá chuyển về Phòng
HCNS xem xét, sau đó chuyển Giám đốc công ty duyệt làm căn cứ thưởng cho người
lao động.
- Thưởng lễ 30/4 & 1/5, Ngày quốc khách, Tết Dương lịch:
10
+ Số tiền thưởng từ 20.000 đồng đến 200.000 đồng tuỳ thuộc vào kết quả kinh
doanh của Công ty.
+Phòng HCNS có trách nhiệm lập tở trình BGĐ về số tiền thưởng, dự toán tiền
thưởng trình BGĐ trước 15 ngày so với ngày lễ tương ứng, lập danh sách CBCNV
được thưởng trước 3 ngày so với ngày lễ tương ứng.
- Thưởng thâm niên:
+Thâm niên được tính chi tiết tới từng tháng (nếu từ 15 ngày trở lên thì tính đủ
tháng, nếu dưới 15 ngày thì không được tính đủ tháng.
+ Tiền thâm niên = Số tháng thâm niên Số tiền thâm niên 1 tháng.
+ Phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm lập tờ trình về số tiền thâm niên của 1
tháng, dự toán tổng tiền thâm niên trước 30 ngày so với ngày bắt đầu nghỉ tết.
+ Thưởng thâm niên được trả vào cuối năm ( Âm lịch).
- Thưởng đạt doanh thu:
+ Phòng Kinh doanh đạt doanh thu do BGĐ giao được thuởng phần trăm doanh
thu hàng tháng, trường hợp vượt doanh thu thì Phòng Kinh doanh làm tờ trình về việc
đạt doanh thu, mức được hưởng cho từng CNV trình BGĐ duyệt và chuyển cho Phòng
Kế toán trả cùng với lương tháng.
1.2 Yêu cầu và nhiệm vụ của tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích
theo lương trong doanh nghiệp.
Trong một doanh nghiệp, để công tác kế toán hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình
và trở thành một công cụ đắc lực phục vụ công tác quản lý toàn doanh nghiệp thì
nhiệm vụ của bất kỳ công tác kế toán nào đều phải dựa trên đặc điểm, vai trò của đối
tượng được kế toán. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng không nằm
ngoài qui luật này. Tính đúng thù lao lao động và thanh toán đầy đủ tiền lương và các
khoản trích theo lương cho người lao động một mặt kích thích người lao động quan
tâm đến thời gian lao động, đến chất lượng và kết quả lao động mặt khác góp phần
tính đúng tính đủ chi phí và giá thành sản phẩm, hay chi phí của hoạt động. Vì vậy kế
toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải thực hiện những nhiệm vụ cơ bản
sau đây:
- Theo dõi, ghi chép, phản ánh, tổng hợp chính xác, đầy đủ, kịp thời về số lượng,
chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Tính toán các khoản tiền lương, tiền thưởng,
các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản đó
cho người lao động. Kiểm tra việc sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ
11
về lao động, tiền lương trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và
việc sử dụng các quỹ này.
- Tính toán và phân bổ các khoản chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
vào chi phí sản xuất, kinh doanh theo từng đối tượng. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ
phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền
lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, mở sổ, thẻ kế toán và hạch
toán lao động, tiền lương, và các khoản trích theo lương đúng chế độ.
Lập báo cáo về lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công
đoàn, phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương và các khoản trích theo
lương, đề xuất biện pháp để khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất
lao động, ngăn ngừa những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về
lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương.
1.3 Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh
nghiệp
1.3.1 Tổ chức kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương trong
doanh nghiệp.
1.3.1.1 Hạch toán số lượng lao động.
Để quản lý lao động về mặt số lượng, doanh nghiệp sử dụng " sổ sách theo dõi lao
động của doanh nghiệp" thường do phòng lao động theo dõi. Sổ này hạch toán về mặt
số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề( cấp bậc
kỹ thuật) của công nhân viên. Phòng Lao động có thể lập sổ chung cho toàn doanh
nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động
hiện có trong doanh nghiệp.
1.3.1.2 Hạch toán thời gian lao động.
Hạch toán thời gian lao động là công việc đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác số
ngày công, giờ công làm việc thực tế như ngày nghỉ việc, ngừng việc của từng người
lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Trên cơ sở này
để tính lương phải trả cho từng người.
Bảng chấm công là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao
động trong các doanh nghiệp. Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc
trong tháng thực tế và vắng mặt của cán bộ công nhân viên trong tổ, đội, phòng ban,....
Bảng chấm công phải lập riêng cho tưng tổ sản xuất, từng phòng ban và dùng trong
một tháng. Danh sách người lao động ghi trong sổ sách lao động của từng bộ phận
được ghi trong bảng chấm công, số liệu của chúng phải khớp nhau. Tổ trưởng tổ sản
xuất hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số
12
lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Trong bảng chấm công
những ngày nghỉ theo quy định như ngày lễ, tết, thứ 7, chủ nhật đều phải được ghi rõ
ràng.
Bảng chấm công phải để lại một địa điểm công khai để người lao động giám sát
thời gian lao động của mình. Cuối tháng tổ trưởng, trưởng phòng tập hợp tình hình sử
dụng lao động cung cấp cho kế toán phụ trách. Nhân viên kế toán kiểm tra và xác nhận
hàng ngày trên bảng chấm công. Sau đó tiến hành tập hợp số liệu báo cáo tổng hợp lên
phòng lao động tiền lương. Cuối tháng, các bảng chấm công được chuyển cho phòng
kế toán tiền lương để tiến hành tính lương. Đối với các trường hợp nghỉ việc do ốm
đau, tai nạn lao động .... thì phải có phiếu nghỉ ốm do bệnh viện, cơ sở y tế cấp và xác
nhận. Còn đối với các trường hợp ngừng viễ xảy ra trong ngày do bất cứ nguyên nhân
gì đều phải được phản ánh vào biên bản ngừng việc, trong đó nêu rõ nguyên nhân
ngừng việc và người chịu trách nhiệm, để làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại xảy
ra. Những chứng từ này được chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ tính trợ cấp,
BHXH sau khi đã được tổ trưởng căn cứ vào chứng từ đó ghi vào bảng chấm công
theo những ký hiệu quy định.
1.3.1.3 Hạch toán kết quả lao động
Hạch toán kết quả lao động là một nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác
quản lý và hạch toán lao động ở các doanh nghiệp sản xuất. Công việc tiến hành là ghi
chép chính xác kịp thời số lượng hoặc chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc
hoàn thành của từng cá nhân, tập thể làm căn cứ tính lương và trả lương chính xác.
Tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp, người ta sử
dụng các chứng từ ban đầu khác nhau để hạch toán kết quả lao động. Các chứng từ ban
đầu được sử dụng phổ biến để hạch toán kết quả lao động và phiếu xác nhận sản phẩm
công việc hoàn thành, hợp đồnh giao khoán .....
Phiếu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm
( công việc) hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động.
Phiếu này do người giao việc lập và phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc,
người nhận việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm và người duyệt. Phiếu được
chuyển cho kế toán tiền lương để tính lương áp dụng trong hình thức trả lương theo
sản phẩm.
Hợp đồng giao khoán công việc là chứng từ giao khoán ban đầu đối với trường
hợp giao khoán công việc. Đó là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận
khoán với khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên
khi thực hiện công việc đó. Chứng từ này là cơ sở để thanh toán tiền công lao động
13
cho người nhận khoán. Trường hợp khi nghiệm thu phát hiện sản phẩm hỏng thì cán
bộ kiểm tra chất lượng cùng với người phụ trách bộ phận lập chiếu báo hỏng để làm
căn cứ lập biên bản xử lý. Số lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành và được
nghiệm thu được ghi vào chứng từ hạch toán kết quả lao động mà doanh nghiệp sử
dụng, và sau khi đã ký duyệt nó được chuyển về phòng kế toán tiền lương làm căn cứ
tính lương và trả lương cho công nhân thực hiện.
1.3.1.4 Hạch toán tiền lương cho người lao động.
Hạch toán thanh toán lương với người lao động dựa trên cơ sở các chứng từ hạch
toán thời gian lao động( bảng chấm công), kết quả lao động ( bảng kê khối lượng công
việc hoàn thành, biên bản nghiệm thu,....) và kế toán tiền lương tiến hành tính lương
sau khi đã kiểm tra các chứng từ trên. Công việc tính lương lập bảng thanh toán tiền
lương ( gồm lương chính sách, lương sản phẩm, các khoản phụ cấp, trợ cấp, bảo hiểm
cho từng lao động), bảng thanh toán tiền thưởng.
Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp
cho người lao động theo hình thức trả lương đang áp dụng tại doanh nghiệp, kế toán
lao động tiền lương lập bảng thanh tiền lương ( gồm lương chính sách, lương sản
phẩm, các khoản phụ cấp, trợ cấp, bảo hiểm cho từng lao động), bảng thanh toán tiền
thưởng.
Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp
cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh. Bảng thanh toán
tiền lương được thanh toán cho từng bộ phận( phòng, ban...) tưong ứng với bảng chấm
công. Trong bảng thanh toán tiền lương, mỗi công nhân viên được ghi một dòng căn
cứ vào bậc, mức lương, thời gian làm việc để tính lương cho từng người. Sau đó kế
toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương tổng hợp cho toàn doanh nghiệp, tổ đội,
phòng ban mỗi tháng một tờ. Bảng thanh toán tiền lương cho toàn doanh nghiệp sẽ
chuyển sang cho kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Trên cơ sở đó, kế toán
thu chi viết phiếu chi và thanh toán lương cho từng bộ phận.
Việc thanh toán lương cho người lao động thường chia làm 2 kỳ trong tháng:
+ Kỳ 1: Tạm ứng.
+ Kỳ 2: Thanh toán nốt phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản phải khấu trừ
vào lương của người lao động theo chế độ quy định.
Tiền lương được trả tận tay người lao động hoặc tập thể lĩnh lương đại diện cho
thủ quỹ phát. Khi nhận các khoản thu nhập, người lao động phải ký vào bảng thanh
toán tiền lương.
14
Đối với lao động nghỉ phép vẫn được hưởng lương thì phần lương này cũng được
tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Việc nghỉ phép thường đột xuất, không đều đặn
giữa các tháng trong năm do đó cần tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của
công nhân vào chi phí của từng kỳ hạch toán. Như vậy, sẽ không làm cho giá thành
sản phẩm bị biến đổi đột ngột.
Tóm lại, hạch toán lao động vừa là để quản lý việc huy động sử dụng lao động làm
cơ sở tính toán tiền lương phải trả cho người lao động. Vì vậy hạch toán lao động có rõ
ràng, chính xác, kịp thời mới có thể tính đúng, tính đủ tiền lương cho công nhân viên
trong doanh nghiệp.
1.3.2 Tổ chức kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
trong doanh nghiệp.
1.3.2.1 Chứng từ sử dụng.
Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương
gồm các biểu mẫu sau:
- Bảng chấm công – Mẫu số 01a-LĐTL
- Bảng chấm công làm thêm giờ – Mẫu số 01b-LĐTL
- Bảng thanh toán tiền lương – Mẫu số 02-LĐTL
- Bảng thanh toán tiền thưởng – Mẫu số 03-LĐTL
- Giấy đi đường – Mẫu số 04-LĐTL
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành – Mẫu số 05-LĐTL
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ – Mẫu số 06-LĐTL
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài – Mẫu số07-LĐTL
- Hợp đồng giao khoán – Mẫu số 08-LĐTL
- Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán – Mẫu số 09-LĐTL
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương – Mẫu số 10-LĐTL
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội – Mẫu số 11-LĐTL.
1.3.2.2 Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán.
* Tài khoản trung tâm là TK334 - Phải trả cho người lao động :
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các
khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền
thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao
động.
- Kế cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334 - Phải trả người lao động:
Bên Nợ:
+ Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội
và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động;
+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
15
Bên Có:
+ Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội
và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động;
Số dư bên Có:
+ Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản
khác còn phải trả cho người lao động.
+ Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ Tài khoản 334 rất cá biệt,
nếu có phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng
và các khoản khác cho người lao động.
- Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung: Thanh toán lương và
thanh toán các khoản khác.
- Tài khoản 334 – Phải trả người lao động, có 2 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 3341 – Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình
hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền
lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác
thuộc về thu nhập của công nhân viên.
+ Tài khoản 3348 – Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và
tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên
của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các
khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động.
- Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
1. Tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động,
ghi:
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6231)
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6271)
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6411)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348).
2. Tiền thưởng trả cho công nhân viên:
- Khi xác định số tiền thưởng trả công nhân viên từ quỹ khen thưởng, ghi:
Nợ TK 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4311)
Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341).
- Khi xuất quỹ chi trả tiền thưởng, ghi:
16
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341)
Có các TK 111, 112,…
3. Tính tiền bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn,…) phải trả cho công nhân
viên, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383)
Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341).
4. Tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân viên, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (Doanh nghiệp có trích trước tiền lương nghỉ phép)
Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341).
5. Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên và người
lao động khác của doanh nghiệp như tiền tạm ứng chưa chi hết, bảo hiểm y tế, bảo
hiểm xã hội, tiền thu bồi thường về tài sản thiếu theo quyết định xử lý…. ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 141 – Tạm ứng
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Có TK 138 – Phải thu khác.
6. Tính tiền thuế thu nhập cá nhân của công nhân viên và người lao động khác của
doanh nghiệp phải nộp Nhà nước, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3335).
7. Khi ứng trước hoặc thực trả tiền lương, tiền công cho công nhân viên và người
lao động khác của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có các TK 111, 112,…
8. Thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên và người lao động khác của
doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có các TK 111, 112,…
9. Trường hợp trả lương hoặc thưởng cho công nhân viên và người lao động khác
của doanh nghiệp bằng sản phẩm, hàng hoá:
- Đối với sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương
pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá bán chưa có thuế
GTGT, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
17
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá bán chưa có thuế GTGT).
- Đối với sản phẩm, hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc
đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh
thu bán hàng nội bộ theo giá thanh toán, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá thanh toán).
10. Xác định và thanh toán tiền ăn ca phải trả cho công nhân viên và người lao
động khác của doanh nghiệp :
- Khi xác định được số tiền ăn ca phải trả cho công nhân viên và người lao động
khác của doanh nghiệp, ghi:
Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642
Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348).
- Khi chi tiền ăn ca cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp,
ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có các TK 111, 112,…
18
Sơ đồ 1.1: Trình tự hạch toán tiền lương.
TK1388,141,338…
(7)
TK334
(5)
TK3531, 3532
TK3335
TK338
(8)
(4)
TK512
(9)
TK622
TK335
(2)
(3)
TK627,641, 642
(1)
TK3331
(10)
(6)
TK241
(6a)
TK111, 112
TK3335
(6b)
19
* Tài khoản sử dụng: TK3382_KPCĐ; TK3383_BHXH; TK3384_BHYT;
TK3389_BHTN.
Kết cấu của tài khoản:
TK 3382, 3383, 3384, 3389
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý.
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tính
vào chi phí kinh doanh, khấu trừ vào lương
- Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn. công nhân viên.
SDN ( nếu có): Số nộp thừa
SDC: Số tiền BHXH, BHYT, BHTN,
KPCĐ còn phải nộp; KPCĐ còn lại chưa
chi tại doanh nghiệp
Sơ đồ 1.2: Trình tự hạch toán các khoản trích theo lương.
TK111,112…
TK3382,3383,3384,3389
(3)
(5)
TK334
TK111,112
TK334
(4)
TK622
(2)
(1)
TK627, 641, 642
TK241
20
1.3.3 Tổ chức sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong
doanh nghiệp.
Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc áp dụng hình thức sổ kế toán là hoàn toàn khác
nhau, có thể áp dụng một trong năm hình thức sau:
1. Hình thức kế toán Nhật ký chung
* Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký
chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán)
của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng
nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi
trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn
vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các
nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng
từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên
quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh,
tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ
Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ
Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số
phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng
tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo
cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng
cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ
Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ
số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
21
