TỔ CHỨC bộ máy KIỂM TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN đại SIÊU THỊ MÊLINH
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (240.52 KB, 41 trang )
1
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ
CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA
ĐƠN VỊ THỰC TẬP.
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần ĐST Mêlinh (sau đau
được gọi tắt là ĐST).
1.1.1 Tổng quan về ĐST Mêlinh.
Cuộc sống đô thị phát triển, những khoảng cách địa lý đã không còn là điều gì
đáng kể khi nó được hỗ trợ bởi những phương tiện giao thông hiện đại. Đó chính là
tâm lý chung của những người đến dự buổi khai trương ĐST vật liệu xây dựng hoàn
thiện và đồ dùng dụng cụ gia đình MêLinh, một trong những dự án của Tập đoàn
T&M Trans, tại TRUNG TÂM THƯƠNG MạI Mêlinh PLAZA Km8 đường cao tốc
Thăng Long - Nội Bài.
Mặc dù mới thành lập vào ngày 14 tháng 04 năm 2006, nhưng với sự nỗ lực của
gần 200 công nhân viên của công ty cổ phần ĐST MêLinh (Melinh Hypermarket JSC)
cùng hơn 30 chuyên gia và hệ thống siêu thị EMV- Profi của Cộng Hòa Liên Bang
Đức trong một thời gian chuẩn bị khá gấp rút, đã chính thức cho ra mắt ĐST Mêlinh
với 14.000m2 mặt bằng (khoảng 10.000m2 diện tích trưng bày). Tại đây trưng bày hơn
40.000 mặt hàng với nhiều chủng loại phong phú khác nhau: 30% hàng hóa được nhập
trực tiếp từ các nhà cung cấp Châu Âu, gần 20% từ các nhà sản xuất Trung Quốc, 50%
các sản phẩm còn lại được cung cấp bởi các nhà cung cấp và sản xuất tại Việt Nam.
ĐST MêLinh là nơi góp mặt của nhiều thương hiệu nổi tiếng với 13 ngành hàng như:
Sản phẩm đồ gia dụng và dụng cụ gia đình, đồ trang trí nội thất và mỹ nghệ, sản phẩm
điện tử, giải trí gia đình, sản phẩm điện gia dụng, đèn và thiết bị điện, xe đạp, xe máy
và phụ tùng, sản phẩm trang trí sân vườn và dụng cụ làm vườn, thiết bị, đồ dùng văn
phòng và máy tính, thiết bị vệ sinh và phòng tắm, cửa, vách ngăn, vật liệu ốp sàn,
dụng cụ điện, dụng cụ cầm tay, đồ kim khí, dụng cụ thể thao, đồ chơi... Chúng ta dễ
dàng nhìn thấy các gian hàng rất thông thoáng trưng bày sản phẩm thật bắt mắt. Ví dụ
như đồ dụng cụ gia đình và đồ gia dụng của hãng Silit, Zwilling, Fissler, Blacker… Đồ
trang trí nội thất và mỹ nghệ của Warm, Gardinia, Repac. Các sản phẩm điện tử, giải
trí gia đình của Sony, Samsung, TCL, California … Các sản phẩm điện gia dụng của
Sony, Braun, Philips… xe đạp, xe máy của Suzuki, Attila, Kymco… Tóm lại không
2
thiếu thứ gì cho một cuộc sống tốt đẹp. Điểm nối bật của ĐST Mêlinh đó là sự đa dạng
của chủng loại sản phẩm, giá cả cũng hợp lý. Tiện nhất là đối với những ai vừa xây
nhà xong, có thể đến đây mua sắm trọn vẹn từ đồ nội thất, trang trí đến những vật
dụng nhỏ nhất. Tuy nhiên, ngại nhất là hơi xa và nếu chỉ mua đồ sinh hoạt thôi thì ở
trung tâm Hà Nội đã có rất nhiều siêu thị lớn.
Với vị trí nằm trên đường vành đai và việc tổ chức khoa học các tuyến xe buýt
miễn phí (từ trung tâm Hà Nội đến ĐST Mêlinh đi hết khoảng 30- 40phút), bạn sẽ có
mặt tại sân tổ hợp thương mại Mêlinh Plaza. Bạn sẽ được thỏa thích mua sắm, ngắm
nhìn các mặt hàng vật liệu xây dựng hoàn thiện và đồ dùng dụng cụ gia đình, vấn đề
về khoảng cách không phải là một trở ngại lớn. Nhất là khi đến đây, khách hàng có thể
được mua sắm từ A đến Z các nhu cầu về hàng hóa, sự phong phú về các nhà cung cấp
trong cùng một ngành hàng, mức độ cạnh tranh về giá cả, đặc biệt là có thể đảm bảo
cho nguồn gốc và chất lượng của các sản phẩm được trưng bày tại đây. Bên cạnh đó,
khách hàng sẽ có cơ hội mua sắm những sản phẩm lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam,
cũng như có được sự thoải mái nhờ việc bài trí hàng hóa khoa học, mô phỏng thực tế,
hợp lý, thuận tiện, phong cách phục vụ chuyên nghiệp và nhiều dịch vụ kèm theo
khác.
Ngoài mục đích mua sắm được các đồ gia dụng, dụng cụ gia đình và các đồ vật
liệu xây dựng hoàn thiện, bạn có thể lên tầng 2, tầng 3 hay hai tòa nhà vệ tinh để xem
và đặt mua các đồ nội thất đẹp đẽ sang trọng. Bạn không phải lo khâu vận chuyển vì ở
đây có xe chở hàng đến tận nhà.
Mở cửa đón khách hàng từ 9h đến 20h các ngày trong tuần, đến với ĐST Mêlinh
bạn sẽ choáng ngợp vì sự phong phú của các chủng loại hàng hóa và cả không gian
mênh mông của nó nữa, ĐST MêLinh còn có hình thức bán buôn cho các khách hàng
trong nước thông qua hệ thống đặt hàng, bán hàng qua điện thoại, bán hàng trực tuyến
qua mạng Internet.
Sự ra đời của ĐST MêLinh sẽ là bước khởi đầu trong kế hoạch phát triển chuỗi
siêu thị vật liệu xây dựng hoàn thiện và đồ dùng dụng cụ gia đình của tập đoàn T&M
Trans ra các thành phố lớn tại Việt Nam.
Sứ mạng của ĐST Mêlinh là: điểm đến của người tiêu dùng và là nhà bán đồ nội
thất làm hài lòng quý khách hàng. Sứ mạng luôn là kim chỉ nam cho tất cả các hành
3
đọng của tổ chức, là điểm liên kết tất cả mọi người hướng đến mục tiêu chung của tổ
chức và có tính bề vững trong văn hóa của ĐST Mêlinh.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của ĐST Mêlinh.
Tên công ty: Công ty cổ phần Đại Siêu Thị Mêlinh.
Tên giao dịch Quốc tế: Melinh hypermarket Joint stock company.
Tên viết tắt: Melinh hypermarket JSC.
Địa chỉ: Trung tâm thương mại vật liệu xây dựng và trang bị nội thất Mêlinh
Plaza, Km8 đường cao tóc Thăng Long- Nội Bài, thị trấn Quang Minh, huyện Mê linh,
thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Điện thoại: 043. 8869996
Fax
: 043. 8869998
Công ty cổ phần ĐST Mêlinh được thành lập theo quyết định số 71/TC-UB ngày
04/04/2006 của ủy ban nhân dân thành phố Hà nội và chính thức đi vào hoạt động theo
giấy phép kinh doanh số 0103026549 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà nội cấp.
Mêlinh Plaza - Tổ hợp thương mại vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội thất là
mô hình lần đầu tiên được xây dựng tại Việt Nam, bao gồm: Trung tâm thương mại
Mêlinh Plaza là nơi trưng bày kinh doanh vật liệu xây dựng, nội thất và đồ dùng dụng
cụ gia đình, tòa nhà Mêlinh gồm khách sạn, văn phòng và căn hộ cao cấp có diện tích
gần 15.000 m2, khu nhà có diện tích gần 2.500 m 2 và tổng kho Mêlinh Plaza với tổng
diện tích 20.000 m2 . Mêlinh Plaza do T&M Viet Nam investment join stock company
đầu tư với tổng số vốn trên 24 triệu USD. Trung tâm thương mại Mêlinh Plaza được
xây dựng trên diện tích đất 67.000m2 với diện 71.500 m2 mặt sàn. Tổng kho Mêlinh
Plaza nằm tại khu công nghiệp Quang minh trên diện tích đất 60.000 m 2 với diện tích
kho 20.000 m2.
Trung tâm thương mại Vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội thất Mêlinh Plaza
chính thức đi vào hoạt động 12/09/2006. Công ty cổ phần ĐST Mêlinh là công ty
thành viên của tập đoàn T&M Trans Việt Nam cùng với Eurowindow, sàn giao dịch
Holding, Công ty đầu tư xây dựng số 1…
Sự ra đời của Đại Siêu Thị Mêlinh đã đánh dấu một bước tiến mới, góp phần đổi
mới và phát triển hệ thống thương mại Thủ đô văn minh, hiện đại.
1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần ĐST Mêlinh.
4
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty cổ phần ĐST Mêlinh.
Công ty cổ phần ĐST Mêlinh là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán riêng, có
con dấu riêng, có tài khoản tại ngân hàng.
Công ty tổ chức các hoạt động kinh doanh thương mại theo mô hình cửa hàng
tiện ích, siêu thị, trung tâm thương mại mang thương hiệu ĐST Mêlinh.
Công ty cổ phần ĐST Mêlinh thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật và cơ
quan quan lý chuyên ngành có liên quan.
1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần ĐST Mêlinh.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty cổ phần số 0103026549 ngày
14/04/2006, sửa đổi lần 9 ngày 02/09/2009 do Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội
cấp đã ghi rõ ngành nghề kinh doanh như sau:
Bảng 1: Ngành nghề kinh doanh của ĐST
STT
1
2
3
Tên ngành
Mã ngành
Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế đồ nội thất tương
tự, đèn và bộ đồ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chưa được phân
vào đâu trong các cửa hàng chuyên doanh.
Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình. Chi tiết: bán buôn giường,
tủ, bàn ghế và đồ dùng nội thất tương tự.
- Bán lẻ trong siêu thị, trung thâm thương mại;
-
Bán lẻ sản phẩm thuốc lá nội, thuốc lào trong các cửa hàng
chuyên doanh;
-
Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh: rượu
mạnh, rượu vang, bia, các loại đồ uống nhẹ có chất ngọt, có
hoặc không có ga;
-
Xuất nhập khẩu các loại hành hóa công ty kinh doanh, xuất
nhập khẩu ủy thác cho các đơn vị trong nước;
-
Mua bán xe ô tô cũ, xe thể thao, xe địa hình (được Nhà Nước
cho phép);
-
Môi giới thương mại, ủy thác mua bán hàng hóa, đại lý hàng
hóa, tổng đại lý mua bán hàng hóa, dịch vụ đấu giá hàng hóa;
-
Mua sản phẩm từ hộ sản xuất nông nghiệp, sản xuất công
4759
4649
5
STT
Tên ngành
Mã ngành
nghiệp, nhà sản xuất khác và các nhà phân phối, mua bán
nông sản thô chưa chế biến (lông động vật, da chưa thuộc,
sữa tươi, các loại rau, củ, hạt, tơ, len thô);
-
Kinh doanh bất động sản với quyên sở hữu hoặc đi thuê,
kinh doanh siêu thị, bán buôn, bán lẻ, hàng hóa;
-
Đăng ký mua bán, ký gửi hàng hóa, nghiên cứu, phân tích thị
trường, tư vấn đầu tư (không ba gồm tư vấn pháp luật);
-
Mua bán máy móc, thiết bị ngành công nghiệp; mua bán máy Ngành
nghề chưa
móc, thiết bị xây dựng; giao thông vận tải;
-
Lắp đặt hệ thống điện, điện lạnh, điều hòa không khí và khớp với
hệ thống
thang máy, mua bán và sản xuất vật liệu xây dựng;
-
Mua bán và sản xuất hàng nông- lâm, mua bán và sản xuất ngành kinh
tế Việt
hàng thủy hải sản (trừ lâm sản nhà nước cấm);
-
Xây dựng các công trình dân dụng. công nghiệp, giao thông, Nam.
thủy lợi, xây dựng các công trình đường dây và trạm điện
đến 35KV, xây dựng cơ sở hạ tầng, san lâp mặt bằng, đối với
các ngành kinh doanh có đăng ký, doanh nghiệp chỉ kinh
doanh khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.
1.2.3 Quy trình kinh doanh sản phẩm của ĐST Mêlinh.
Do ĐST Mêlinh là công ty thương mại nên không có quy trình công nghệ sản
xuất sản phẩm mà thay vào đó là quy trình kinh doanh sản phẩm. Dưới đây là quy
trình kinh doanh sản phẩm của ĐST.
Hàng hóa của NCC
Kho Mêlinh
Quầy hàng
Khách hàng
Sơ đồ 1: Quy trình kinh doanh sản phẩm của Công ty cổ phần ĐST Mêlinh.
6
Qua sơ đồ trên cho ta thấy hàng hóa nhập về từ NCC (thường các NCC đem hàng
tới giao trực tiếp) tại khi của ĐST Mêlinh (sau đây được gọi tắt là ĐST) và được nhân
viên kho kiểm nhận nhập vào trong kho của siêu thị. Như đã trình bày ở trên, hàng hóa
của ĐST chủ yếu là hàng nhập khẩu từ nước ngoài nên khhi hàng được chuyển về kho
sẽ được nhân viên kho dán tem nhãn, cụ thể là tem phụ, mã hàng cho đúng xuất xứ,
nguồn gốc, xong hàng hóa được nhân viên bán hàng đem lên quầy kệ trưng bày. Qua
quá trình tư vấn được khách hàng chấp nhận mua thì hàng hóa sẽ được giao cho khách.
1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần
ĐST Mêlinh
1.3.1 Sơ đồ bộ máy.
7
8
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban và mối quan hệ giữa các phòng
ban.
a) Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban.
Đứng đầu công ty là chủ tịch hội đồng quản trị (chủ tịch HĐQT), chịu trách
nhiệm và quản lý toàn diện các mặt hoạt động của công ty.
Tổng giám đốc (TGĐ) chịu trách nhiệm về việc xây dựng các chiến lược kinh
doanh, đa dạng hóa các loại hình dịch vụ.
Phó tổng giám đốc (P.TGĐ) công ty chịu trách nhiệm hoàn toàn và trực tiếp điều
hành hoạt động, thực hiện các kế hoạch theo chiến lược phát triển chung của công ty.
P.TGĐ chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện tất cả các dịch vụ tại văn phòng Hà Nội, có
trách nhiệm báo cáo cho TGĐ.
Các trưởng phòng có nhiệm vụ quản lý mọi hoạt động của phòng do mình phụ
trách. Trưởng phòng chịu trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở nhân viên phòng mình thực
hiện tốt công việc cũng như các điều lệ của công ty. Trưởng phòng có nhiệm vụ rà soát
các báo cáo trước khi đưa lên cho TGĐ, P.TGĐ duyệt, thường xuyên báo cáo lên ban
giám đốc tình hình công việc của phòng mình.
Các phó phòng có trách nhiệm trợ giúp cho trưởng phòng các công việc quản lý
và chuyên môn.
Các nhân viên có nghĩa vụ thực hiện các công việc được trưởng phòng giao phó
một cách có kết quả. Nhân viên phải nghiêm chỉnh chấp hành các qui định của Công
ty và được hưởng mọi quyền lợi theo qui định của Công ty.
*) Phòng hành chính nhân sự (HCNS)
Chức năng, nhiệm vụ chung.
Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ
Công ty. Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ
nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân. Phối hợp với Ban chấp
hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể hàng năm.
Tham mưu cho Giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với người
lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Theo dõi, giải quyết các chế độ, chính
sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí,
9
chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế độ chính sách khác có liên
quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân.
Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán bộ, công
nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh. Xây dựng phương án
về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật của doanh nghiệp, đề xuất
việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Lập kế hoạch, chương trình
đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện. Giải quyết các
thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức.
Xây dựng các định mức đơn giá về lao động. Lập và quản lý quỹ lương, các quy
chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của Nhà nước và hiệu quả sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng hợp báo cáo quỹ lương doanh nghiệp.
Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của doanh
nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Là thường trực giúp việc Ban
chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ của doanh nghiệp. Có trách nhiệm đôn đốc, tiếp
nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo. Theo dõi, nhận xét
cán bộ, công nhân để đề xuất việc xét nâng lương, thi nâng bậc hàng năm.
Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanh nghiệp, theo
dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo.
Thực hiện tốt các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương… theo quy định của
pháp luật, quy chế và Điều lệ doanh nghiệp.
Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công
nhân.
Quản lý con dấu của doanh nghiệp theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu
của Bộ Công an. Đóng dấu, vào sổ văn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định. Chuyển
phát văn bản của doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện đến nơi nhận. Tiếp
nhận và chuyển các văn bản đến Giám đốc hoặc thư ký giám đốc. Chuyển các văn bản
đến các phòng ban chức năng để xử lý theo yêu cầu của giám đốc.
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp. Lập kế hoạch
mua sắm trang thiết bị trình giám đốc phê duyệt. Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê
tài sản, các trang thiết bị làm việc của Văn phòng định kỳ hàng năm theo quy định.
10
Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ cán bộ doanh nghiệp đi công tác. Chuẩn bị
cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộc họp… Mua
sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng theo
định kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu.
Soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.
Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của phòng. Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân đang công tác tại doanh nghiệp theo
quy định.
*) Phòng công nghệ thông tin (CNTT)
Chức năng, nhiệm vụ.
Tham mưu cho TGĐ về công tác quản lý và phát triển ứng dụng CNTT trong
mọi lĩnh vực của công ty.
Xây dựng các quy định, quy chế liên quan đến các hoạt động CNTT , ứng dụng
CNTT theo quy định hiện hành.
Tư vấn xây dựng các diều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật khi đầu tư thiết bị liên quan
đến CNTT.
Thực hiện thu thập, lưu trữ, xử lý và đảm bảo an toàn thông tin phục vụ sự chỉ
đạo, điều hành của công ty.
Quản lý, đảm bảo cơ sở hạ tầng về kỹ thuật CNTT cho các hoạt động trong công
ty.
*) Phòng kiểm soát
Chức năng, nhiệm vụ:
Thực hiện 2 chức năng chính và vô cùng quan trọng: kiểm soát nội bộ và kiểm
soát mua hàng và thanh toán.
Tham mưu cho Ban điều hành về các vấn đề liên quan đến quản trị rủi ro trong
việc xây dựng, thực hiện các quy chế, quy trình của Công ty.
Tham mưu đề xuất các biện pháp quản trị rủi ro trong các hoạt động đầu tư tài
chính, cho vay và thực hiện các nhiệm vụ khác mà Công ty được giao trong từng thời
kỳ hoạt động.
Thực hiện công tác kiểm soát nội bộ của Công ty.
11
Thực hiện kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán.
Thực hiện các biện pháp phòng chống rửa tiền và tài trợ khủng bố.
*) Phòng an ninh nội bộ
Chức năng, nhiệm vụ.
Đảm bảo an ninh trật tự, cơ sơ vật chất, trang thiết bị kỹ thuật trong công ty.
Đề xuất và thưc hiện kế hoạch đảm bảo an ninh, an toàn trong dơn vị.
Phối hợp với công an phường, công an thành phố Hà Nội thực hiện các biện pháp
phòng ngừa và ngăn chặn những hành vi vi phạm nội quy đơn vị.
Trông giữ tài sản, kiểm soát thẻ đọc theo quy định của công ty. Trông giữ xe cho
cán bộ lao động của đơn vị và khách hàng.
Thường xuyên kiểm tra hệ thống điều hòa máy chủ (ngoài giờ). Quản lý hệ thống
kiểm soát an ninh, hệ thống báo cháy tự động.
Quản lý nhân lực, bảo quản giữ gìn cơ sơ vật chất, trang thiết bị trong phạm vi
phòng quản lý.
Thưc hiện một số công tác khác theo sự phân công của giám đốc hoặc người
được ủy quyền.
*) Phòng marketing
Chức năng nhiệm vụ:
Định hướng chiến lược các hoạt động Marketing tại công ty. Xây dựng chiến
lược và các hoạt động Marketing cụ thể cho từng thương hiệu. Sáng tạo các hình thức
Marketing phù hợp với đặc tính của thương hiệu.
Phối hợp với bộ phận kinh doanh để theo dõi hiện trạng từng nhãn hiệu của công
ty.
Phối hợp với bộ phận kinh trong việc sáng tạo và phát triển các vật phẩm quảng
cáo tại cửa hiệu, các chương trình khuyến mãi.
Lên kế hoạch các hoạt động PR và lập ngân sách theo chiến lược ngắn hạn và dài
hạn của Công ty. Tổ chức các sự kiện (họp báo, hội thảo, soạn thông cáo báo chí, cung
cấp thông tin ra bên ngoài). Xây dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ với các cơ
quan truyền thông. Đánh giá kết quả truyền thông dựa trên khảo sát. Chăm sóc
website, đưa tin bài lên website. Tổ chức các hoạt động trong nội bộ công ty nhằm tạo
tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong công ty.
12
Thu thập các ý kiến đóng góp trong nội bộ và bên ngoài và chuyển các bộ phận
liên quan giải quyết.
Đảm bảo mục tiêu của Marketing luôn gắn liền với kinh doanh.
Tạo mối quan hệ với các khách hàng trung gian để thúc đẩy doanh số thông qua
việc tổ chức các hội nghị khách hàng, chương trình khách hàng thân thiết…
Cập nhập và đưa ra những phản hồi về thị trường và thông tin đối thủ cạnh tranh,
đề xuất những hoạt động phản ứng lại đối thủ cạnh tranh nhằm chiếm ưu thế trên thị
trường.
Tổ chức các hội chợ thương mại trong nước và quốc tế.
Phối hợp với bộ phận kinh doanh đưa ra chiến lược phát triển kênh phân phối
mới.
*) Phòng kỹ thuật
Chức năng, nhiệm vụ
Quản lý, khai thác thiết bị, phương tiện vận tải.
Thực hiện công việc lắp đặt và trưng bày hàng bán.
Thực hiện việc nhận hàng, vận chuyển, lắp đặt hàng.
Thu tiền hàng của khách nộp về quỹ công ty theo quy định của công ty.
Bảo hành sản phẩm theo quy định của công ty.
Lắp đặt, bảo dưỡng sản phẩm cho khách hàng.
Điều phối xe vận tải cho khách, quản lý và bảo quản thiế bị.
Nhận thông tin từ phòng giao nhận hàng hóa, phòng kinh doanh vận chuyển hàng
hóa nhận từ kho, tổ chức lắp đặt cho khách, đảm bảo an toàn hàng hóa khi vận chuyển.
Sửa chữa, bảo hành hàng hóa cho khách theo yêu cầu của bộ phận kinh doanh.
*) Phòng kế toán
Chức năng, nhiệm vụ
Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau: công tác tài chính, công tác
kế toán tài vụ; công tác kiểm toán nội bộ, công tác quản lý tài sản, công tác thanh
quyết toán hợp đồng kinh tế, kiểm soát các chi phí hoạt động của công ty, quản lý vốn,
tài sản của công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn công ty, thực hiện các
nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty tham mưu cho Giám đốc.
13
Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền vốn,
sử dụng vật tư, theo dõi đối chiếu công nợ.
Xây dựng kế hoạch quản lý, khai thác và phát triển vốn của Tổng công ty giao
cho Công ty, chủ trì tham mưu trong việc tạo nguồn vốn, quản lý, phân bổ, điều
chuyển vốn và hoàn trả vốn vay, lãi vay trong toàn Công ty.
Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho các đơn vị
trực thuộc.
Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn Công ty.
Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến độ và tham gia cùng với phòng
nghiệp vụ của công ty để hoạch toán lỗ, lãi cho từng đơn vị trực thuộc, giúp cho ban
giám đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuận.
Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tác
quản lý thu chi tài chính của cơ quan Văn phòng Công ty, thực hiện thanh toán tiền
lương và các chế độ khác cho Cán bộ công nhân viên (CBCNV) khối Văn phòng theo
phê duyệt của Giám đốc.
Lập BCTC, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước
phản ánh trung thực kết quả hoạt động của Công ty.
Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ.. trong Công ty và báo
cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc.
Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác tài chính, kế
toán, các quy định về quản lý chi tiêu tài chính trình Giám đốc ban hành hoặc đề xuất
với Lãnh đạo Công ty trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính.
Lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn Ngân hàng, lập kế hoạch và quy định huy động
vốn từ các nguồn khác phục vụ cho hoạt động công ích và SX-TM-DV. Chủ trì trong
công tác giao dịch với các tổ chức tài chính có liên quan.
Chủ trì hướng dẫn công tác hạch toán nghiệp vụ kế toán tài chính trong toàn
Công ty theo quy định của pháp luật hiện hành, kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch
toán kế toán, quản lý tài chính và các chế độ chính sách khác liên quan đến công tác tài
chính, kế toán của các đơn vị trực thuộc. Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho hệ công tác
14
kế toán và hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của cấp trên về
công tác tài chính kế toán.
Kiểm tra định kỳ về công tác kế toán, thực hiện chế độ chính sách, kỷ luật thu chi
tài chính, kế toán vốn và các loại tài sản khác trong toàn công ty nhằm thực hiện đúng
các chế độ chính sách của Nhà nước đã quy định. Tham gia kiểm tra quyết toán năm
của các đơn vị trực thuộc.
Tham gia soạn thảo, thẩm định hồ sơ, theo dõi, kiểm tra tiến độ giải ngân, thanh
quyết toán đối với các hợp đồng kinh tế trong Công ty cũng như nguồn vốn đầu tư cho
các dự án, các công trình do Công ty làm chủ đầu tư và thực hiện.
Chủ trì phối hợp các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu thanh quyết toán
theo đúng quy định.
Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong việc
mua sắm, thanh lý, nhượng bán.. tài sản của Công ty.
Tham gia tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu.
b) Mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban.
Các bộ phận, phòng ban này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau không thể tách
rời, luôn luôn hỗ trọe và liên kết với nhau trong các hoạt động của siêu thị.
1.4 Tình hình tài chính và kết quả của công ty cổ phần ĐST Mêlinh.
Kết quả kinh doanh trong một số năm gần đây (đơn vị tính: Việt Nam đồng).
Chỉ tiêu
Doanh thu
Chi phí
Lợi nhuận
Năm 2010
7.612.534.289
6.398.913.834
1.213.620.923
2011
8.302.835.101
6.978.598.203
1.324.236.898
2012
9.362.987.196
7.701.998.834
1.660.898.362
Bảng 2: Tình hình kinh doanh của ĐST trong 3 năm gần đây
Từ kết quả bảng trên, ta thấy: Công ty cổ phần ĐST Mêlinh đang trên đà tăng.
Doanh thu của ĐST Mêlinh không ngừng tăng. Cụ thê là: Năm 2010 doanh thu tăng
0.09% so với doanh thu năm 2009, doanh thu năm 2011 tăng 0.13% doanh thu năm
2010. Cùng với việc sử dụng chi phí hợp lý, lợi nhuận năm 2010 tăng 0.09% lợi nhuận
2009, năm 2011 lợi nhuận tặng 0.25% so với lợi nhuận năm 2010. Điều này chững tỏ
việc kiểm soát chi phí hoạt động của Đại Siêu Thị Mêlinh là khá hiệu quả.
15
CHƯƠNG II: TỔ CHỨC BỘ MÁY KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẠI SIÊU THỊ MÊLINH.
2.1 Tổ chức về hệ thống kiểm toán tại công ty cổ phần Đại Siêu Thị Mêlinh.
2.1.1 Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty cổ phần Đại Siêu Thị Mêlinh.
Hiện nay, công ty đang áp dụng chế độ kế toán hiện hành do Bộ trưởng Bộ Tài
Chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, công ty đang
áp dụng hình thức kế toán là hình thức nhật ký chung. Các chứng từ kế toán ĐST dùng
đều tuân theo quy định của Bộ tài chính và thực hiện trên máy vi tính, áp dụng phần
mềm Exact.
-
Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày
31/12/N.
-
Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng (VNĐ).
16
-
Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
-
Đánh giá NVL, CCDC thực tế xuất kho theo phương pháp Nhập trước- Xuất
trước.
-
Phương pháp trích khấu hao: Phương pháp đường thẳng.
Hệ thống sổ sách kê toán đang được áp dụng ở công ty gồm:
-
Sổ kế toán tổng hợp.
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: dùng để ghi số liệu tổng hợp từ các chững từ ghi
sổ.
+ Sổ cái tài khoản: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo từng tài
khoản tổng hợp.
+ Sổ kế, thẻ kế toán chi tiết: sổ tài sản cố định, sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng
hóa, thẻ kho, sổ chi tiết sản xuất kinh doanh, thẻ tính giá thành sản phẩm...
-
Bảng cân đối kế toán.
-
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
-
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
-
Thuyết minh báo cáo tài chính.
Tổ chức bộ máy kế toán của ĐST được mô tả trong sơ đồ sau:
17
Trưởng phòng kế toán
Phó phòng kế toán
(kiêm kê toán tổng)
Kế toán
Kế toán
Kế toán
Kế toán
thanh toán
thuế,
kho
doanh thu,
TSCĐ
Thủ quỹ
công nợ
Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán của ĐST
Chức năng, nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên Phòng kế toán:
Trưởng phòng Kế Toán:
-
Chỉ đạo trực tiếp công tác hạch toán kế toán trên cơ sở đó báo cáo với lãnh đạo về
những biến động, phát sinh trong quá trình hạch toán kế toán và quản lý sổ sách kế
toán.
-
Trực tiếp tổ chức, điều hành công tác hạch toán kế toán theo qui định của Pháp luật
và của Công ty.
-
Chịu trách nhiệm trước GĐ và TGĐ về hoạt động kế toán của Công ty.
-
Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và các chi phí khác.
-
Xác định kết quả kinh doanh.
-
Lập BCTC.
-
Thực hiện các quy định của Pháp luật về kế toán tài chính trong Công ty.
18
-
Phân tích báo cáo và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
-
Quản lý, lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán theo quy định chung và của công ty.
-
Có trách nhiệm bảo mật số liệu, dữ liệu kế toán tài chính theo quy định của công
ty.
Lập các báo cáo khác cho các cơ quan chức năng (báo cáo sử dụng ngoại tệ, báo cáo
tình hình đầu tư, báo cáo thuế.
Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp:
-
Kiểm tra công tác hạch toán kế toán về việc áp dụng hệ thống tài khoản kế toán
tổng hợp và chi tiết, hạch toán, định khoản kế toán theo chế độ Nhà nước và Công
ty.
-
Lập báo cáo tổng hợp và chi tiết các khoản mục chi phí lớn, quan trọng đối với
hoạt động kinh doanh của Công ty. Phân tích sơ bộ tình hình biến động và báo cáo
kịp thời cho kế toán thuế.
-
Cập nhật các thay đổi về chính sách có liên quan đến tài chính kế toán cho nhân
viên phòng kế toán và các phòng ban có liên quan.
Giám sát hoạt động của các nhân viên trong phòng kế toán về mặt hành chính, Thực
hiện các công việc của kế toán trưởng uỷ quyền khi vắng mặt.
Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
-
Thu nhập các bản đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng và thanh toán tạm ứng kiểm tra
toàn bộ hoá đơn, chứng từ đảm bảo tính pháp lý và theo đúng quy định của Công ty.
-
Kiểm tra bộ chứng từ yêu cầu thanh toán.
-
Trực tiếp làm thủ tục thanh toán tất cả các khoản chi của Công ty.
-
Lập phiếu hạch toán chi phí và các nghiệp vụ có liên quan đến thanh toán đảm bảo
hạch toán đúng cẩn thận, đúng với chuẩn mực kế toán và phù hợ với quy định của
Công ty.
-
Theo dõi và đôn đốc thanh toán, đúng hạn của các khoản tạm ứng của cán bộ nhân
viên Công ty. Lập báo cáo tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng hàng hóa theo quy
định.
-
Thường xuyên đối chiếu số dư với tài khoản tại ngân hàng với sổ kế toán, hạch toán
chi phí ngân hàng.
-
Hàng tuần lập báo cáo dự trù kinh phí cho tuần tiếp theo.
19
-
Lập báo cáo và lưu chuyển tiền tệ theo mẫu và thời hạn quy định.
Theo dõi tiền gửi ngân hàng.
Kế toán thuế, TSCĐ.
-
Làm báo cáo thuế hàng tháng, quý và quyết toán thuế cuối năm cho tất cả các khoản
thuế phải nộp Ngân sách nhà nước.
-
Lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn hàng tháng gửi chi Cục thuế Hà Nội, kiểm tra
chéo việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng với kế toán doanh thu công nợ.
-
Thực hiện theo dõi tinh hình nộp các khoản thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế
thu nhập cá nhân, thuế môn bài.
-
Theo dõi tình hình hạch toán và thanh toán các khoản nghĩ vụ khác với ngân sách nhà
nước như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
-
Kiểm tra bộ chứng từ mua sắm TSCĐ, công cụ cụng cụ (CCDC) và ghi nhận tăng
TSCĐ, CCDC.
-
Theo dõi tình hình tăng giảm, điều động TSCĐ, CCDC và các tài sản khác trong
toàn công ty.
-
Phân bổ chi phí công cụ dụng cụ theo kỳ kế toán.
-
Theo dõi tình hình sử dụng hoá đơn, có kế hoạch in hoá đơn, lập báo cáo về tình
hình sử dụng hoá đơn.
Thường xuyên báo cáo với kế toán trưởng, GĐ và xin ý kiến chỉ đạo về các phần công
việc, các vấn đề cần xử lý, giải quyết liên quan đến chức năng nhiệm vụ của mình.
Kế toán kho:
-
Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu các loại hàng ngày.
-
Kiểm tra bộ chứng từ nhập hàng bao gồm: Hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng,
phiếu nhập kho, hoá đơn giá trị gia tăng trước khi chuyển cho kế toán thanh toán.
-
Tập hợp các chi phí phát sinh trong quá trinh mua hàng, phân bổ chi phí phát sinh cho
từng vật tư hàng hoá.
-
Lập các bút toán trích trước chi phí phải trả, dự phòng phải trả, dự phòng giảm giá
hàng tồn kho.
20
Theo dõi nhập, xuất, tồn thành phẩm định kỳ (ngày/tháng/năm) theo yêu cầu quản lý từng
giai đoạn theo mẫu quy định.
-
Cập nhật dữ liệu nhập và xuất nguyên vật liệu theo thực tế sử dụng phần mềm.
-
Giám sát, kiểm tra về số lượng và chất lượng vật tư, hàng hoá mua về đảm bảo đúng
yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật.
-
Phân tích tình hình xuất kho hàng hoá để kịp thời tìm ra nguyên nhân hao hụt và đề
xuất biện pháp khắc phục.
-
Hằng ngày nắm bắt được một cách tương đối lượng nguyên vật liệu và thành phẩm dở
dang trên Siêu thị phát hiện kịp thời những bất thường trong việc nhập xuất hàng hoá
để có biện pháp khắc phục.
-
Hàng tháng kết hợp với thủ kho tiến hành đối chiếu tình hình nhập, xuất tồn, nguyên
vật liệu thành phẩm và kiểm kê mã nguyên vật liệu có chênh lệch giữa sổ kế toán và
sổ kho để xác định đúng và tìm nguyên nhân chênh lệch.
-
Lập các bút toán liên quan đến các khoản chênh lệch khi kiểm kê.
Kế toán doanh thu, công nợ:
-
Quản lý hoá đơn giá trị gia tăng, sử dụng hợp đồng theo đúng quy định hiện hành,
phối hợp với kế toán thuế trong việc lập báo cáo và sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng.
-
Kiểm tra báo cáo bán hàng của thu ngân với hoá đơn giá trị gia tăng và lập báo cáo
bán hàng tổng hợp hàng ngày.
-
Lập các bút toán ghi nhận tiền mặt, thẻ công nợ, doanh thu, thuế giá trị gia tăng đầu
ra.
-
Quản lý và theo dõi các hợp đồng bán hàng trả chậm, thông báo cho các bộ phận liên
quan về tình hình nợ của từng khách hàng.
-
Lập báo cáo doanh thu theo định kỳ: ngày/tuần/tháng (06 tháng/năm).
-
Theo dõi công nợ, đảm bảo bám sát kế hoạch thanh toán từ phí khách hàng theo các
điều khoản thanh toán đã nêu trong các hợp đồng bán hàng.
-
Báo cáo kịp thời về tình hình diễn biến công nợ quá hạn. Lập báo cáo công nợ theo
mẫu và quy định của phòng và Công ty.
-
Lập và gửi thư nhắc nhở tới khách hàng cho các khoản nợ quá hạn. Theo dõi và báo
cáo kịp thời tình hình thu nợ quá hạn cho kế toán trưởng và GĐ. Đề xuất biện pháp
khắc phục.
21
-
Hằng năm lập dự phòng các khoản thu nợ khó đòi.
Thủ quỹ:
-
Thực hiện thu chi tiền mặt theo đúng các quy định kế toán và quy chế của Công ty.
-
Thực hiện cập nhật số liệu phát sinh.
-
Hàng tháng tiến hành kiểm kê và lập biên bản kiểm quỹ tiền mặt tại quỹ.
-
Định kỳ, tuần/tháng/năm phối hợp với kế toán thanh toán đối chiếu sổ kế toán.
-
Lập báo cáo thu chi hàng tháng cho tất cả các quỹ, gửi cho lãnh đạo phòng kiểm
tra, kiểm soát.
-
Hàng tháng cùng kế toán thanh toán kiểm kê và lập biên bản kiểm quỹ tiền mặt tại
quỹ.
-
Thực hiện rút tiền mặt về quỹ cũng như nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng.
2.1.2 Quy trình kiểm toán tổng quát tại ĐST.
Để đảm bảo hiệu quả, tính kinh tế và hiệu lực của cuộc kiểm toán cũng như thu
thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán thích hợp nhằm đưa ra kết luận kiểm toán đồng
thời phục vụ cho việc kiểm soát chất lượng kiểm toán, mọi cuộc kiểm toán đều phải
được thiết kế và tiến hành theo một quy trình chung bao gồm 3 bước:
-
Chuẩn bị kiểm toán.
-
Thực hiện kiểm toán.
- Kết thúc kiểm toán.
2.1.2.1. Chuẩn bị kiểm toán
-
Xác định đối tượng kiểm toán.
-
Xác định các gian lận và sai sót thường gặp.
-
Mục tiêu cần đạt được trong cuộc kiểm toán.
2.1.2.2. Thực hiện kiểm toán
Sử dụng các phương pháp kỹ thuật chủ đạo phù hợp với loại hình hoạt động kiểm tra
để thực hiện cuộc kiểm toán đạt hiệu quả tốt nhất như:
-
Thực hiện thủ tục kiểm soát: điều tra, phỏng vấn, thực hiện lại hoặc kiểm tra từ
đầu đến cuối.
-
Thực hiện thủ tục phân tích như tính biến động tất yếu và biến động bất thường
22
-
Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết.
2.1.2.3 Kết thúc kiểm toán
Đánh giá kết quả và lập báo kiểm toán.
2.2 Tổ chức kiểm toán các phần hành cụ thể tại công ty cổ phần ĐST Mêlinh
2.2.1 Tổ chức kiểm toán tại ĐST.
Phòng kiểm soát được phân chia làm hai phòng chuyên biệt là: Phòng KSMH và
phòng KSNB.
-
Phòng KSMH gồm 1 PGĐ và 3 nhân viên KSMH, trong đó:
+ PGĐ PT KSMH có nhiệm vụ: kiểm soát giá, số lượng đơn hàng, thanhh
toán tiền hàng và ký phê duyệt.
+ Nhân viên KSMH 1: Phân loại lưu trữ hợp đồng của các NCC, kiểm soát
đơn hàng.
+ Nhân viên KSMH 2: Phụ trach hành chính, kiểm soát việc thanh toán
tiền hàng cho NCC.
+ Nhân viên KSMH 3: Kiểm tra giá thị trường và tìm NCC cạnh tranh có
lợi nhất cho ĐST.
-
Phòng KSNB: gồm 4 nhân viên phụ trách các mảng về tiêu dùng nội bộ.
Dưới đây là sơ đồ mô tả hệ thống kiểm soát của ĐST.
23
KSMH 1: Kiểm soát hợp đồng mới,
Kiểm soát
mua hàng:
PGĐ PT
kiểm soát đơn hàng.
KSMH 2: Kiểm soát đơn hàng, kiểm
soát thanh toán tiền hàng cho NCC.
KSMH
KSMH 3: Kiểm tra giá thị trường,
tìm NCC cạnh tranh.
Phòng
kiểm
soát
Nhân viên KSNB 1
Kiểm soát
Nhân viên KSNB 2
nội bộ
Nhân viên KSNB 3
Nhân viên KSNB 4
Sơ đồ 4: Bộ máy kiểm soát của ĐST
Nhiệm vụ, chức năng:
-
Kiểm tra, xét duyệt các đơn hàng.
24
-
Kiểm tra các hợp đồng mua hàng của công ty cổ phần ĐST Mêlinh với các
NCC.
-
Ghi nhận và báo cáo (vật tư, công nợ...) đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng
theo yêu cầu báo cáo cho các đối tượng.
2.2.2 Tổ chức kiểm toán về chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần
ĐST Mêlinh.
2.2.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại ĐST.
(1) Xác định đối tượng kiểm toán: Chu trình mua hàng và thanh toán.
(2) Các gian lận và sai sót thường gặp trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán là:
-
Người không có thẩm quyền mà vẫn có thể đề nghị mua hàng (có phòng mua
hàng phụ trách việc mua hàng).
-
Gian lận với việc đặt hàng với NCC, chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử
dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan
đến khoản mua hàng hư cấu đó.
- CBMH có thể thông đồng với NCC để nhận khoản hoa hồng hoặc chiết khấu
thương mại, chẳng hạn CBMH có thể chọn NCC mà không bán hàng hoá/dịch
vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì CBMH này đã nhận tiền
hoa hồng không được phép từ NCC.
-
Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng, chẳng hạn như hàng hóa sai về số
lượng, chất lượng hay quy cách.
-
NCC có thể phát hành và gửi hóa đơn sai số lượng, giá trị...
-
Khi thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể
thanh toán nhầm NCC, chữ ký ủy quyền không đúng, đề xuất thanh toán các
khoản giả mạo, cho người giả mạo hoặc hóa đơn bị thanh toán hai lần...
-
Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào tài khoản một
công ty không có thật.
(3) Mục tiêu cần đạt được trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán.
25
-
Mục tiêu kiểm soát các nghiệp vụ mua hàng:
+ Mục tiêu về sự phát sinh và kiểm soát: Các nghiệp vụ mua hàng được
ghi sổ, được phê chuẩn đúng đắn và liên quan đến số hàng đã thực hiện.
Khống chế số lượng tồn kho liên quan đến quyết định cho phép được tồn
theo nhóm ngành của ĐST.
+ Mục tiêu về sự đầy đủ: Tất các hàng đã nhận được trong kỳ đều đủ về số
lượng theo phê duyệt, được ghi sổ đầy đủ.
+ Mục tiêu về sự đo lường tin cậy: Giá trị hàng mua vào được đo lường
dựa trên cơ sở giá gốc. CBMH đã thỏa thuận với NCC về tất cả các điều
khoản có lợi nhất cho ĐST hay chưa.
+ Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: Các nghiệp vụ mua hàng được ghi
đúng tài khoản, đúng giá trị và đúng kỳ kế toán. Hàng hóa mới nhập về
được tạo mã mới có đúng chất lượng và xuất xứ phản ánh trên phương
án kinh doanh
-
Mục tiêu KSNB với nghiệp vụ thanh toán:
+ Mục tiêu về sự phát sinh: Các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toán
cho hàng mua đã được phê chuẩn và đã nhận.
+ Mục tiêu về sự chính xác: Các khoản chi thành toán tiền mua hàng có
đúng số tiền, đúng kỳ kế toán, tên người đại diện, tên công ty và số tài
khoản hưởng tiền, việc tính thuế giá trị gia tăng, chữ ký liên quan đến
việc thanh toán đã đúng chưa.
+ Mục tiêu về sự đầy đủ: Đủ số tiền thật sự nợ NCC.
+ Mục tiêu về tính kịp thời: Tiền hàng được thanh toán đúng thời hạn theo
ký kết trong HĐ giữa ĐST với NCC.
2.2.2.2 Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại ĐST.
Các thủ tục kiểm soát, thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết không phải lúc nào
cũng được phân tách rõ ràng, thường thì chúng được kết hợp nhuần nhuyễn với nhau,
được thực hiện song song trong các quy trình kiểm soát. Và quy trình kiểm soát mua
