TÀI LIỆU THỰC HIỆN 5S

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN 5S

Giảng viên: Hồ Minh Hường /TP QLCL – Khối KTKSNB
1


NỘI QUY LỚP HỌC

Có mặt
ĐÚNG
GIỜ

Không ra
vào TỰ
DO

Điện thoại
CHẾ ĐỘ
RUNG

Không nói
CHUYỆN
RIÊNG

Báo CB
QUẢN LÝ
LỚP khi vắng
mặt

Có mặt
XIN

ĐÚNG
PHÉP
GIỜ

P. Quản lý chất lượng HO

2


MỤC TIÊU KHOÁ HỌC
•

Chương trình triển khai 5S tại MB

•

Nhận thức chung về 5S

•

Phương pháp và cách thức triển khai
áp dụng 5S tại đơn vị

•

Đánh giá hoạt động 5S

P. Quản lý chất lượng HO

3

NỘI DUNG CHÍNH

I

II

III

Khái niệm,
đặc điểm và
lợi ích của 5S

Triển khai
và duy trì
hệ thống 5S

Các vấn đề
cốt lõi để
duy trì 5S

P. Quản lý chất lượng HO

4


NỘI DUNG CHÍNH
1. Thực trạng 5S phải đối mặt

I
Khái niệm, đặc
điểm và lợi ích
của 5S

2. Quá trình tìm kiếm một vật dụng…

3. Lợi ích của 5S

4. 5S là gì?

5. Ý nghĩa của các S: S1, S2, S3, S4, S5

P. Quản lý chất lượng HO

5


1. Thực trạng luôn phải đối mặt
•

Tác phong, tư thế, làm việc, vị trí các
vật dụng không phù hợp và đồng nhất.

•

Văn phòng: tài liệu, hồ sơ, đồ dùng VP
không sạch sẽ, sẵn có

•

Máy móc thiết bị được bố trí và bảo trì
không thích hợp.

•

Lối đi, giao thông nội bộ không được
thông thoáng!

P. Quản lý chất lượng HO


2. Các tình huống tìm kiếm…
Thời gian tìm kiếm
=0

Có thể dùng ngay

Số lượng vừa đủ

Ta thật
giỏi 
Nguy

Số lượng quá nhiều cơ? Tồn

Tìm kiếm
Có nhưng số
lượng không đủ
Có nhưng không

dùng được
Mất cả buổi
mới tìm thấy
Có tìm nhưng
nhưng không thấy

Vội vàng đặt mua

Không thấy

Vội vàng đặt mua
P. Quản lý chất lượng HO

kho
Tiếc quá, không đáp ứng

được công việc 
Tiếc quá, thật lãng phí 
Hết thời gian

Nguy
cơ?

Sau đó
Lại tìm thấy

Lại thừa
rồi

Tốn tiền quá !!!

3. Lợi ích của 5S
•
•
•
•
•

Thời gian tìm kiếm đồ dùng, hồ sơ, trang thiết bị nhanh
Không khí làm việc cởi mở, thân thiện trong văn phòng
Môi trường làm việc thông thoáng, thoải mái, hiệu quả.
Nâng cao khả năng quản lý, tính chuyên nghiệp
Giảm lãng phí:






Thời gian
Vận chuyển
Không gian
Kiểm kê
Tinh thần
P. Quản lý chất lượng HO


4. 5S là gì

• 5S là một triết lý nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn
nắp, sạch sẽ

• 5S là một công cụ nhằm loại bỏ lãng phí
• 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện những công cụ cải
tiến liên tục (Kaizen, Lean, 6 Sigma,…)

P. Quản lý chất lượng HO

9


5. Ý nghĩa của các S
Một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ thực hiện và ít tốn chi phí.

Tiếng Nhật

Tiếng Anh

S1
S2
S3
S4
S5

P. Quản lý chất lượng HO

Tiếng Việt

S1: SÀNG LỌC
❏

Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết

❏

Loại bỏ những thứ không cần
thiết

❏

Xác định “đúng số lượng” đối
với những thứ cần thiết

Đúng là nói

ơ

Thật là dễ

P. Quản lý chất lượng HO

11


S2: SẮP XẾP
❐

Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ

tự ngăn nắp và có đánh số ký hiệu để
dễ tìm, dễ thấy

❐

Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ

❐

P. Quản lý chất lượng HO

Sắp xếp các vị trí dụng cụ,
máy móc, công nhân… sao
cho tiến trình làm việc trôi
chảy

12


S3 :SẠCH SẼ
❑

Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ.

❑

Hạn chế NGUỒN gây dơ bẩn, bừa bãi

❑

Dọn dẹp, làm sạch có “Ý THỨC”

P. Quản lý chất lượng HO

13


S4 : SĂN SÓC
☛
☛

Duy trì thành quả đạt được
“Liên tục phát triển” 3S
❏
Sàng Lọc
❏
Sắp Xếp
❏
Sạch Sẽ
Mọi lúc, mọi nơi

❤

Nguyên tắc 3 Không:
☞ Không có vật vô dụng.
☞ Không bừa bãi.
☞ Không dơ bẩn.

S4 = S1 + S2 + S3 được vận
hành một cách liên tục và trở

thành tiêu chuẩn (thói quen).
Các tiêu chuẩn, thói quen đó
liên tục được cải tiến và nâng
cao mức độ.

P. Quản lý chất lượng HO

14


S5 : SẴN SÀNG
Tự Nguyện, Tự Giác việc thực hiện và duy trì 3S:
•

Sàng Lọc

•

Sắp Xếp

•

Sạch Sẽ

Liên tục thực hiện các phong trào thi đua 5S.
•

Thi đua giữa các cá nhân

•

Thi đua giữa các phòng/Ban/ PGD thuộc CN

Thường xuyên đánh giá kiểm tra.
•

Đánh giá nội bộ 5S

•

Đánh giá chéo giữa các PGD/CN…
P. Quản lý chất lượng HO

15


NỘI DUNG CHÍNH
Trao đổi thông tin trong quá trình TH

II
Triển khai
và duy trì
hệ thống 5S

Các bước triển khai 5S kỳ II
Bước 1: Chuẩn bị, kickoff, đào tạo
Bước 2: Thực hiện 3S (S1 + S2 + S3)
Bước 3: Thực hiện S4
Bước 4: Thực hiện S5
Bước 5: Nghiệm thu kết quả thực hiện

P. Quản lý chất lượng HO


Trao đổi thông tin quá trình thực hiện 5S
PHÒNG
PHÒNG
QUẢNLÝ
LÝCHẤT
CHẤTLƯỢNG
LƯỢNG
QUẢN

CÁCCHI
CHI
CÁC
NHÁNH
NHÁNH

CÁCCHI
CHI
CÁC
NHÁNH
NHÁNH

PHÒNG
PHÒNG
GIAO
DỊCHAA
GIAO DỊCH




PHÒNGGIAO
GIAO
PHÒNG
DỊCH
DỊCH BB

PHÒNGGIAO
GIAO
PHÒNG
DỊCH
DỊCH CC

Chiều mũi tên màu xanh thể hiện việc trao đổi thông tin của phòng QLCL với các đơn vị áp dụng 5S.
QLCL đóng vai trò là đơn vị kiểm soát hoạt động 5S tại các đơn vị.
Chiều mũi tên màu đỏ, thể hiện việc trao đổi thông tin của Chi nhánh với các phòng giao dịch trực
thuộc trong quá trình thực hiện 5S
P. Quản lý chất lượng HO

17


Các bước triển khai 5S
Bước

Nội dung

Thời hạn hoàn thành

Böôùc 3

Böôùc 4

1

Tổng
sinhtạo.
Chuẩn bị thực hiện, Kickoff
vàveäđào

2

Thực hiện 3S: Tổng vệ sinh, sàng lọc, sắp
xếp, sạch sẽ.

12/09/2012

3

Thực hiện S4: Tiêu chuẩn hóa

18/09/2012

Thực hiện 3S

12/09/2012

Thực hiện S5: Đánh giá theo checklist
4

5

Cải tiến: Căn cứ vào kết quả đánh giá, yêu
cầu các phòng, ban, bộ phận cải tiến công
tác 5S.
Thời hạn cuối cùng gửi báo cáo nghiệm
thu.
P. Quản lý chất lượng HO

25/09/2012

25/09/2012
18


Các bước triển khai 5S
 Hướng dẫn chuẩn bị thực hiện.
 Hướng dẫn kickoff (phát động
chương trình thực hiện).

BƯỚC 1
Chuẩn bị thực hiện,
Kickoff và đào tạo.

 Hướng dẫn đào tạo 5S lại 5S cho
các thành viên.
 Hướng dẫn thực hiện tổng vệ sinh
CN/PGD.
 Hướng dẫn chụp hình, lưu trữ tư

liệu về thực hiện chương trình 5S.

04/26/16

19


Chuẩn bị thực hiện
1. Lãnh đạo Chi nhánh/PGD thấu hiểu lợi ích của 5S: Được biết về
chương trình triển khai 5S của đợt 2.
2. Rà soát lại ban 5S:
•

Bổ sung thành viên nếu cần.

•

Các nội dung đã thực hiện kỳ trước: cần phát huy và cần cải tiến vấn
đề gì?

•

Các vấn đề về nguồn lực của ban 5S

3. Xem xét các hướng dẫn thực hiện và yêu cầu nghiệm thu của
PQLCL.

P. Quản lý chất lượng HO

20

Kick off và đào tạo.
1. Tổ chức buổi kick-off chươmg trình 5S
2. Tuyên truyền quảng bá 5S với biểu ngữ, áp phích,
bản tin nội bộ tại chi nhánh

Bản tin 5S

3. Tổ chức khóa đào tạo 5S cơ bản cho mọi thành viên
tham gia triển khai 5S.

Biển đeo 5S

Chụp ảnh
5S
P. Quản lý chất lượng HO

21


Tổng vệ sinh
1. Cung cấp dụng cụ và thiết bị cần
thiết để vệ sinh
2. Tổ chức tổng vệ sinh
3. Phân chia thành các nhóm nhỏ
làm vệ sinh tại các khu vực được
xác định
4. Chụp ảnh hiện trường
-

Cận cảnh

-

Toàn cảnh

-

Share ảnh lên cho mọi thành viên cùng
thưởng lãm.

04/26/16

P. Quản lý chất lượng HO

22


Các bước triển khai 5S

BƯỚC 2

 Thực hiện S1: Sàng lọc
 Thực hiện S2: Sắp xếp

Thực hiện 3S.

04/26/16

 Thực hiện S3: Sạch sẽ

23


Thực hiện S1
S1: SÀNG LỌC (SEIRI)
Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết

❏

Loại bỏ những thứ không cần thiết

❏

Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết

❏

Đồ dùng cá nhân của
nhân viên

Các vật phẩm,
NVL trong kho.

Các tài liệu, hồ sơ, biểu
mẫu

Không gian Văn
phòng…

Tủ tài liệu, kệ,…

Bàn làm việc

P. Quản lý chất lượng HO


Thực hiện S2
S2: SẮP XẾP (SEITON)
• Phân cho mỗi vật dụng một địa chỉ cất giữ dành sẵn.
• Mọi vật dụng cần có địa chỉ và được gắn nhãn theo hệ
thống.
• Đặt vật dụng ở vị trí dễ thấy để giảm thiểu thời gian tìm
kiếm.
• Đặt vật dụng sao cho mọi người có thể tiếp cận một cách dễ
dàng.
• Các dụng cụ được sử dụng đặc biệt cần để tách riêng với các
dụng cụ được dùng phổ biến.
• Dụng cụ sử dụng thướng xuyên cần sắp xếp bên cạnh người
sử dụng.
P. Quản lý chất lượng HO

25