phân tích chu trình doanh thu tại công ty cổ phần thương mại dịch vụ sản xuất hương thủy, chi nhánh thành phố hồ chí minh

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
-------------

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SẢN XUẤT HƯƠNG THỦY, CHI NHÁNH
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Giảng viên hướng dẫn : ThS. Nguyễn Hữu Bình
Sinh viên thực hiện

: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Lớp

: KT07

Khoá

: 37

Hệ

: Đại học chính quy

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 4, năm 2015

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
---  ---

…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………….……………………………………………………

XÁC NHẬN CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN


NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
---  ---

…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP


LỜI CẢM ƠN
---  ---

Sau gần bốn năm học tập và nghiên cứu, đến giai đoạn này người viết đã tích
lũy được một số kiến thức và viết nên khóa luận tốt nghiệp này. Người viết rất biết ơn
tập thể giảng viên trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, các thầy cô khoa
Kế toán-Kiểm toán đã tận tụy truyền đạt nguồn kiến thức quý báu trong suốt thời gian
qua.
Người viết cũng xin chân thành thầy Nguyễn Hữu Bình, người đã tận tâm
hướng dẫn từ lúc chuẩn bị cho tới khi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
Người viết xin gửi đến Ban giám đốc công ty cổ phần thương mại-dịch vụ-sản
xuất Hương Thủy cùng các anh chị kế toán viên trong công ty lời cảm ơn sâu sắc vì sự
nhiệt tình hỗ trợ, chỉ dẫn của các anh chị trong suốt thời gian thực tập tại công ty.
Xin chân thành cảm ơn!

Tp. Hồ Chí Minh, tháng 4 năm 2015
Nguyễn Thị Mỹ Lưu


CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG

Huong Thuy CORP : Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ sản xuất Hương Thủy
TP.HCM

: Thành phố Hồ Chí Minh

HĐQT

: Hội đồng quản trị

TNHH

: Trách nhiệm hữu hạn

TM-DV-SX

: Thương mại-dịch vụ-sản xuất

GĐBH

: Giám đốc bán hàng

Kênh GT

: Kênh truyền thống

KT

: Kế toán

DN

: Doanh nghiệp

BCTC

: Báo cáo tài chính

CBCNV

: Cán bộ công nhân viên

NXB

: Nhà xuất bản

DL

: Dữ liệu

ĐH

: Đơn hàng

GTGT

: Giá trị gia tăng


DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG

Bảng 2.1: Hoạt động kiểm soát trong chu trình
Bảng 3.1: Tổ chức hệ thống báo cáo hoạt động tại công ty
Bảng 3.2: Tổ chức hệ thống báo cáo phân tích hoạt động
Bảng 3.3: Tổ chức hệ thống bảng kê/danh mục các đối tượng/nguồn lực
Bảng 3.4: Tổ chức hệ thống báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực
Bảng 3.5: Hoạt động kiểm soát trong chu trình
Bảng 3.6: Bảng mô tả kiểm soát quá trình nhập liệu tại công ty


DANH SÁCH CÁC ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ

Hình 2.1: Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Hình 2.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng
Hình 2.3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Hình 2.4: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ
Hình 2.5: Sơ đồ dòng dữ liệu xử lý thu tiền
Hình 3.1: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng
Hình 3.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Hình 3.3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ
Hình 3.4: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thu tiền
Hình 3.5: Lưu đồ minh họa xử lý hoạt động đặt hàng
Hình 3.6: Lưu đồ minh họa xử lý hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Hình 3.7: Lưu đồ minh họa xử lý hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng
Hình 3.8: Màn hình nhập liệu Hóa đơn bán hàng công ty Hương Thủy
Hình 3.9: Lưu đồ minh họa xử lý hoạt động thu tiền
Hình 3.10: Lưu đồ minh họa xử lý hoạt động thu tiền (tiếp theo)
Hình 3.11: Màn hình nhập liệu Phiếu thu của công ty Hương Thủy
Hình 3.12: Lưu đồ minh họa xử lý hoạt động thu tiền (khách hàng thanh toán qua ngân
hàng)
Hình 3.13: Màn hình đăng nhập truy cập hệ thống của công ty
Hình 4.1: Lưu đồ minh họa xử lý hoạt động thu tiền


MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................................... 1
1.

Sự cần thiết của đề tài ................................................................................................. 1

2.

Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................... 1

3.

Phương pháp nghiên cứu ............................................................................................ 1

4.

Phạm vi và hạn chế của đề tài..................................................................................... 1

CHƯƠNG1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SẢN
XUẤT HƯƠNG THỦY ........................................................................................................ 2
1.1.

Lịch sử hình thành và phát triển ............................................................................. 2

1.1.1.

Giới thiệu chung .............................................................................................. 2

1.1.2.

Lịch sử hình thành và quá trình phát triển ....................................................... 2

1.2.

Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp ................................................................... 3

1.2.1.

Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động ...................................................................... 3

1.2.2.

Định hướng phát triển của doanh nghiệp ........................................................ 3

1.3.

Đặc điểm tổ chức, quản lý kinh doanh ................................................................... 3

1.3.1.

1.3.1.1.

Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp................................................ 3

1.3.1.2.

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban ................................................. 5

1.3.2.

Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp ..................................................... 6

1.3.2.1.

Bộ máy kế toán tại doanh nghiệp ............................................................. 6

1.3.2.2.

Chính sách kế toán chủ yếu của doanh nghiệp......................................... 9

1.3.3.
CHƯƠNG2.
2.1.

Tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp ..................................................... 3

Ứng dụng công nghệ thông tin trong phần mềm ........................................... 10
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU ................................ 12

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình ........................................................ 12

2.1.1.

Hoạt động nhận đơn đặt hàng ........................................................................ 13

2.1.2.

Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ .......................................... 14

2.1.3.

Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ ...................................................... 15

2.1.4.

Hoạt động thu tiền ......................................................................................... 16

2.2.

Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu ........................................................... 17


2.2.1.

Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình ................................... 17

2.2.2.

Tổ chức sử dụng chứng từ trong chu trình doanh thu ................................... 18

2.2.2.1.

Hoạt động đặt hàng ................................................................................ 18

2.2.2.2.

Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ .................................................. 18

2.2.2.3.

Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng .................................. 19

2.2.2.4.

Hoạt động thu tiền .................................................................................. 19

2.2.3.

2.2.3.1.

Quản lý nợ phải thu theo khách hàng ..................................................... 19

2.2.3.2.

Quản lý nợ phải thu chi tiết từng chứng từ ............................................ 19

2.2.4.

2.3.

Theo dõi chi tiết công nợ phải thu ................................................................. 19

Hệ thống các loại báo cáo có liên quan ......................................................... 19

2.2.4.1.

Báo cáo hoạt động kinh doanh ............................................................... 19

2.2.4.2.

Báo cáo quản lý các nguồn lực, đối tượng tham gia .............................. 20

Hoạt động kiểm soát trong chu trình .................................................................... 21

2.3.1.

Kiểm soát hoạt động ...................................................................................... 21

2.3.2.

Kiểm soát hệ thống thông tin ......................................................................... 24

2.3.2.1.

Kiểm soát chung ..................................................................................... 24

2.3.2.2.

Kiểm soát nhập liệu ................................................................................ 24

CHƯƠNG3. PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SẢN XUẤT HƯƠNG THỦY, CHI NHÁNH TPHCM .......... 26
3.1.

Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty ........................................................... 26

3.1.1.

Đặc điểm sản phẩm, hàng hóa cung ứng cho thị trường của công ty ............ 26

3.1.2.

Hệ thống phân phối của công ty .................................................................... 26

3.1.3.

Phương thức bán hàng và thanh toán tại công ty........................................... 26

3.2.

Hoạt động xử lý thông tin trong chu trình ............................................................ 27

3.3.

Tổ chức kế toán trong chu trình của công ty ........................................................ 31

3.3.1.

Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình ................................... 31

3.3.2.

Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu trong chu trình tại công ty 32

3.3.2.1.

Hoạt động đặt hàng ................................................................................ 32

3.3.2.2.

Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ .................................................. 33

3.3.2.3.

Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng .................................. 35

3.3.2.4.

Hoạt động thu tiền .................................................................................. 36

3.3.3.

Theo dõi chi tiết công nợ phải thu của công ty.............................................. 40

3.3.4.

Hệ thống các loại báo cáo có liên quan ......................................................... 41

3.3.4.1.

Báo cáo hoạt động kinh doanh ............................................................... 41


3.3.4.2.
3.4.

Báo cáo quản lý các nguồn lực, đối tượng tham gia .............................. 43

Hoạt động kiểm soát trong chu trình của công ty ................................................. 45

3.4.1.

Kiểm soát hoạt động ...................................................................................... 45

3.4.2.

Kiểm soát hệ thống thông tin ......................................................................... 47

3.4.2.1.

Kiểm soát chung ..................................................................................... 47

3.4.2.2.

Kiểm soát nhập liệu ................................................................................ 48

CHƯƠNG4.
4.1.

NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ ................................................................... 52

Nhận xét và kiến nghị chung về công ty Hương Thủy ......................................... 52

4.1.1.

Ưu điểm và thuận lợi của công ty Hương Thủy ............................................ 52

4.1.2.

Hạn chế .......................................................................................................... 53

4.2.

Nhận xét về chu trình doanh thu tại công ty ......................................................... 53

4.2.1.

Ưu điểm và thuận lợi ..................................................................................... 53

4.2.2.

Hạn chế .......................................................................................................... 55

4.3.

Kiến nghị ............................................................................................................... 55

4.3.1.

Kiến nghị chung ............................................................................................ 55

4.3.2.

Kiến nghị về chu trình doanh thu .................................................................. 56

KẾT LUẬN ......................................................................................................................... 58


Khóa luận tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU

1.

Sự cần thiết của đề tài

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp luôn cạnh tranh với nhau để tồn tại và
phát triển. Đặc biệt, với sự hội nhập kinh tế quốc tế của nước ta cùng với nền kinh tế chung

của thế giới đã làm cho môi trường kinh doanh của Việt Nam trở nên náo nhiệt và sôi động
hơn.
Các doanh nghiệp là một trong những nhân tố quan trọng góp phần tạo nên sự phát triển của
nền kinh tế. Hoạt động có hiệu quả của các doanh nghiệp được phản ánh trong nhiều chỉ tiêu
về kết quả kinh doanh, khả năng thanh toán… thể hiện một phần chu trình doanh thu của đơn
vị. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là khoản mục trọng yếu và thể hiện rõ nét tình
hình hoạt động cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh thu có quan hệ mật
thiết với kết quả lãi lỗ và là cơ sở để đánh giá kết quả hoặc thành tích của doanh nghiệp. Chu
trình doanh thu đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp, nó góp
phần giúp cho doanh nghiệp thu hồi được vốn đã đầu tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh và
trên hết, tạo ra lợi nhuận để cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng
lớn mạnh. Thêm vào đó, chu trình doanh thu liên quan tới rất nhiều khoản mục trên Báo cáo
tài chính. Vì thế, xây dựng một chu trình doanh thu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có được
chiến lược và kiểm soát tốt, tăng doanh thu và nâng cao vị thế, thương hiệu của doanh nghiệp
trên thị trường.
2.

Mục tiêu nghiên cứu
-

3.

Phương pháp nghiên cứu
-

4.

Mô tả chu trình doanh thu tại công ty Hương Thủy.
Mô tả việc luân chuyển chứng từ, các loại báo cáo có liên quan tới doanh thu
của công ty Hương Thủy.

Đánh giá ưu, nhược điểm của chu trình; so sánh với cơ sở lý thuyết và đưa ra
kiến nghị.
Quan sát và thu thập tài liệu có liên quan tới chu trình doanh thu.
Nghiên cứu tài liệu từ phòng kế toán Công ty cổ phần thương mại dịch vụ
sản xuất Hương Thủy.

Phạm vi và hạn chế của đề tài
-

Phạm vi: phân tích về chu trình doanh thu trong bán hàng tại công ty Hương
Thủy.
Hạn chế: thời gian thực tập ngắn nên chưa thể nghiên cứu chu trình ở các
công ty có quy mô và ngành nghề kinh doanh khác nhau; trình độ và kinh
nghiệm nghiên cứu còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu
sót về nội dung. Đồng thời, phân tích chu trình về các hoạt động kiểm soát
có liên quan tới các kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nên việc đánh giá
dựa trên lý thuyết giả định.

SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Trang 1


Khóa luận tốt nghiệp
CHƯƠNG1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SẢN
XUẤT HƯƠNG THỦY
1.1.

Lịch sử hình thành và phát triển
1.1.1.

Giới thiệu chung

Tên Công ty: Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ sản xuất Hương Thủy.
Tên tiếng anh: Huong Thuy manufacture service tranding corporation.
Tên viết tắt: Huong Thuy CORP.
Logo:

Mã số thuế: 0304898593.
Mã số doanh nghiệp/Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 0304898593.
Địa chỉ trụ sở chính: 606 Trần Hưng Đạo, Phường 2, Quận 5, TP. HCM.
Điện thoại: (84.8) 3855 4265 (5 lines).
Fax: (84.8) 3857 7809.
Email:
Website: hoặc .
Chủ tịch HĐQT: Hoàng Thu Hường.
Hoạt động kinh doanh chính: kinh doanh lương thực thực phẩm.
1.1.2.

Lịch sử hình thành và quá trình phát triển

Tháng 6/1994, công ty TNHH thương mại Hương Thủy được thành lập với vốn điều lệ ban
đầu 600.000.000 VND và 10 nhân viên, do gia đình ông, bà Đào Lý và Hoàng Thu Hường sở
hữu 100% vốn theo giấy phép kinh doanh số 0301318741 tại phòng đăng ký kinh doanh TP.
HCM, ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh 04/06/1994.
Năm 1998, thành lập công ty TNHH Hương Bình, theo giấy phép kinh doanh số 0400126286
tại phòng đăng ký kinh doanh Đà Nẵng, ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh là 06/05/1998 với
vốn điều lệ 200.000.000 VND tại Đà Nẵng, với chức năng phân phối trực tiếp các sản phẩm
nhập khẩu của Hương Thủy tại Đà Nẵng và thị trường miền Trung. Năm 2003, tăng vốn điều
lệ lên 1.800.000.000 VND.

Năm 2002, mở chi nhánh công ty Hương Thủy tại Hà Nội với mục đích mở rộng hệ thống
phân phối trực tiếp tại các tỉnh phía Bắc.
Năm 2004, thành lập công ty TNHH Đất Mới, theo giấy phép kinh doanh số 3700606200, tại
phòng đăng ký kinh doanh tỉnh Bình Dương, ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh là
01/12/2004 với vốn điều lệ 18.000.000.000 VND tại Khu công nghiệp Sóng Thần, Bình
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Trang 2


Khóa luận tốt nghiệp
Dương, với hệ thống kho hiện đại, sức chứa 4000 pallets đáp ứng nhu cầu nhập, bảo quản tốt
hàng hóa của Hương Thủy và làm dịch vụ hậu cần cho khách hàng. Tháng 1/2007, do nhu cầu
mở rộng đầu tư, công ty đã tăng vốn điều lệ lên 27.000.000.000 VND.
Năm 2007-13 năm sau ngày thành lập, công ty TNHH Hương Thủy đã là một trong những nhà
nhập khẩu hàng thực phẩm tiêu dùng lớn và uy tín tại thị trường Việt Nam. Với mục tiêu phát
triển kinh doanh bền vững, trong bối cảnh hòa nhập quốc tế tháng 6/2007, công ty TNHH
Hương Thủy đã chuyển thành công ty Cổ phần TM-DV-SX Hương Thủy, vốn điều lệ
18.000.000.000 VND, với đội ngũ nhân viên gần 500 người, có trụ sở, hệ thống kho, bãi và hệ
thống phân phối hoàn chỉnh tại 3 thành phố lớn: Hà Nội, Đà Nẵng và TP. HCM, sẵn sàng đáp
ứng mọi nhu cầu về nhập khẩu và phân phối các mặt hàng thực phẩm tiêu dùng của các công
ty quốc tế tại thị trường Việt Nam.
Năm 2008, tập đoàn Sojitz hợp tác cùng Công ty Hương Thủy. Cũng trong năm này, hai chi
nhánh của Công ty Hương Thủy tại Cần Thơ và Đồng Nai được thành lập nhằm mở rộng
mạng lưới phân phối.
Năm 2012, tập đoàn Sojitz tăng cổ phần lên 51% và công ty Kokubu-Nhật Bản gia nhập công
ty Hương Thủy với 19% cổ phần.
Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

1.2.

1.2.1.

Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động

Hiện nay công ty đang hoạt động trên lĩnh vực nhập khẩu và phân phối hàng thực phẩm công
nghệ: Sữa Anlene, Anmum, Fomage bò cười, bánh kẹo Lotte, bánh gạo Kobana, bánh Meiji,
Meiji Chocolate, sữa Meiji, Lee kum kee, kẹo indo, nước giải khát pokka, bánh Beng Beng, đồ
hộp Century, xà bông harmony, thuốc xịt muỗi Mortein… cho hệ thống siêu thị, nhà hàng,
khách sạn, chợ và các cửa hiệu. Bên cạnh đó, công ty còn cung cấp dịch vụ cho thuê kho bãi,
dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa.
1.2.2.

Định hướng phát triển của doanh nghiệp

Công ty hoạt động theo phương châm: “Lấy chất lượng sản phẩm làm hàng đầu và
ngày càng đa dạng hóa sản phẩm”.
Tiến hành xây dựng và thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với chính sách nhà nước.
Quản lý và sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả nhất.
Thực hiện đúng các quy định chính sách, chế độ kế toán của Bộ tài chính quy định.
Đặc điểm tổ chức, quản lý kinh doanh

1.3.
1.3.1.

Tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp

1.3.1.1.

Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Cổ phần TM-DV-SX HƯƠNG THỦY

Chủ tịch
Hội đồng
quản trị
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Thư ký
Giám đốc
điều hành

Trang 3


Khóa luận tốt nghiệp

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty

SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Trang 4


Khóa luận tốt nghiệp
1.3.1.2.

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Chủ tịch Hội đồng quản trị

 Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh
hằng năm của công ty.
 Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn
theo quy định của luật hoặc điều lệ công ty.
 Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; cơ cấu tổ
chức, quy chế quản lý nội bộ công ty.
 Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu
tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông
qua các quyết định.
 Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong
điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty.
 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do điều lệ
công ty quy định; quyết định mức lương và lợi ích khác của những đối tượng
trên.
 Trình các báo cáo quyết toán tài chính hằng năm và duyệt chương trình, nội
dung tài liệu phục vụ họp cho Đại hội đồng cổ đông.
Giám đốc điều hành (CEO)
 Nghiên cứu những quy định về mặt tài chính của nhà nước ban hành.
 Nghiên cứu luật doanh nghiệp, các nghị định thông tư liên quan đến ngành.
 Tham mưu cho Tổng giám đốc việc điều hành vốn trong công ty.
 Nghiên cứu các biện pháp giảm chi phí trong công ty.
 Thẩm định các bản quyết toán lãi, lỗ hàng quý, hàng năm.
 Xây dựng cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành trong toàn công ty.
Phòng kho vận
 Lập kế hoạch nhập, xuất, tiêu thụ hàng hóa trong ngày và chuyển hóa đơn,
chứng từ bán hàng, mua hàng cho bộ phận kế toán để kịp thời cập nhập số liệu
vào sổ sách kế toán.
 Báo cáo tình hình tiêu thụ hàng hóa cho phòng kinh doanh và phòng cung ứng
để có kế hoạch đặt hàng cụ thể.

Phòng phát triển kinh doanh
 Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng trình Tổng giám đốc phê duyệt định kỳ và
thực hiện tổ chức triển khai bán các sản phẩm và dịch vụ thuộc chức năng nhằm
đạt mục tiêu đã được phê duyệt.
 Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của
công ty.
 Tìm kiếm nhà đầu tư, góp vốn liên doanh, liên kết theo kế hoạch và chiến lược
phát triển của công ty.
 Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Chăm sóc khách
hàng theo chính sách của công ty.
 Thu thập, quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định.
Phòng hành chính nhân sự
 Lưu trữ theo dõi toàn bộ hồ sơ lý lịch gốc của nhân viên.
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Trang 5


Khóa luận tốt nghiệp


Quản lý việc tuyển dụng lao động, sa thải, kỷ luật… theo đúng quy định nhà
nước và quy chế của công ty.
 Theo dõi các khoản trợ cấp, bảo hiểm cho người lao động.
 Quản lý số ngày nghỉ phép trong năm của nhân viên, văn phòng phẩm và đồng
phục cho nhân viên.
 Xây dựng kế hoạch đào tạo cho nhân viên.
Phòng cung ứng
 Nhận và phân tích số dự báo bán hàng hàng tháng từ bộ phận kinh doanh.
 Lập hợp đồng mua bán với nhà cung cấp.

 Theo dõi thời hạn hợp đồng trước khi hết hạn.
 Làm các thủ tục hải quan để thông qua hàng hóa.
 Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực
hiện phương án kinh doanh xuất-nhập khẩu.
 Tham mưu cho Tổng giám đốc về quan hệ đối ngoại, chính sách xuất-nhập
khẩu, pháp luật của Việt Nam và quốc tế.
 Giúp Tổng giám đốc trong các cuộc tiếp khách, đàm phán, giao dịch, ký kết
hợp đồng với khách hàng nước ngoài.
 Thực hiện các thủ tục nhập-xuất khẩu hàng hóa.
Phòng kế toán
 Triển khai, thực hiện công tác kế toán của công ty theo đúng quy định của pháp
luật.
 Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá
trình hoạt động kinh doanh.
 Có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, chứng từ, thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách
của nhà nước.
 Quyết toán kết quả sản xuất kinh doanh.
 Cung cấp thông tin tài chính kịp thời cho ban lãnh đạo, phối hợp với các phòng
ban trong công tác quản lý và công tác kiểm tra định kỳ.
 Quản lý các khoản thanh toán cho nhà cung cấp.
1.3.2.

Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp

1.3.2.1.

Bộ máy kế toán tại doanh nghiệp

Hình thức tổ chức kế toán trong công ty theo kiểu vừa tập trung vừa phân tán. Công ty gồm có
phòng KT trung tâm của DN đặt tại trụ sở chính và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán

ở các công ty con, chi nhánh và bộ phận khác. Phòng KT trung tâm thực hiện các nghiệp vụ
kinh tế liên quan toàn DN và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện
tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức gửi đến, lập báo cáo chung toàn
đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ
phận kế toán ở các công ty con, chi nhánh và bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương
đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng KT
trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các công ty con, chi nhánh và bộ phận khác có nhiệm vụ
thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về
phòng KT trung tâm.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Trang 6


Khóa luận tốt nghiệp

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán
tiền mặt

Kế toán
công nợ

Kế toán ngân
hàng

Kế toán kho

Kế toán tiền
lương

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty
Chức năng, nhiệm vụ các nhân viên kế toán
 Kế toán trưởng
Chức năng:
-

Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh
của công ty.
Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc công ty về các công việc thuộc
phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng.

Nhiệm vụ:
Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế
toán.
- Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán và phù
hợp với hoạt động của công ty.
- Lập BCTC.
 Kế toán tổng hợp
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về các loại vốn, các loại quỹ
của đơn vị.
- Xác định các khoản thanh toán với ngân sách Nhà nước, với ngân hàng,
khách hàng và nội bộ đơn vị.
- Kiểm tra sự chính xác, trung thực của báo cáo các đơn vị trước khi kế toán
trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
- Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý

kinh tế-tài chính trong đơn vị.
- Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán-thống kê, thông tin kinh tế.
- Cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan bên trong lẫn bên ngoài đơn
vị.
- Đối chiếu số liệu phát sinh khi khóa sổ hàng tháng với các kế toán viên của
phòng.
- Điều chỉnh, bổ sung các bút toán, hạch toán kế toán.
- Phải tổ chức hạch toán chi tiết từng nguồn kinh phí, từng mục, khoản mục.
- Lập chứng từ ghi sổ, kết chuyển xử lý các nguồn chi phí.
-

SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Trang 7


Khóa luận tốt nghiệp









-

Lập sổ tổng hợp và sổ kế toán chi tiết hàng tháng.
Kế toán tiền mặt

- Mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát
sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, tính số tồn quỹ tại
mọi thời điểm.
- Quản lý và hạch toán các khoản tiền mặt do DN khác và cá nhân ký quỹ, ký
cược tại công ty.
Kế toán công nợ
- Theo dõi công nợ, thực hiện các thủ tục thanh toán tạm ứng, hoàn ứng cho
CBCNV trong toàn công ty.
- Thực hiện báo cáo công nợ theo định kỳ (tháng, quý, năm).
- Nhắc nhở cán bộ viên chức thuộc công ty thanh toán các khoản tạm ứng đến
hạn.
- Kiểm tra, xem xét tính hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán hoàn ứng.
- Nhắc nhở người tạm ứng: tiền giao tạm ứng cho mục đích nào phải sử dụng
đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt, không được
chuyển giao tiền tạm ứng cho người khác.
- Mọi khoản nợ phải trả được theo dõi chi tiết cho từng chủ nợ theo số nợ phải
trả, số nợ đã trả và số nợ còn lại phải trả.
- Phải theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải trả. Các khoản nợ phải trả phải
được phân loại thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn căn cứ vào thời hạn phải
thanh toán của từng khoản nợ phải trả.
Kế toán ngân hàng
- Theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi và chi tiết theo từng ngân hàng, kho bạc.
- Khi nhận được chứng từ của ngân hàng, kho bạc gửi đến, kế toán phải kiểm
tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa
số liệu thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng, kho bạc để cùng đối chiếu,
xác minh và xử lý kịp thời.
- Mở số chi tiết từng khoản mục, tiểu mục tại kho bạc.
- Thông báo cho các đơn vị (cá nhân) có liên quan về nguồn tiền đã về, đã
chuyển.
- Định kỳ (tháng, quý, năm) lập báo cáo trình lãnh đạo phòng.

Kế toán kho
- Thực hiện việc lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ nhập-xuất vật tư, hàng
hóa… khi có nghiệp vụ phát sinh.
- Theo dõi công nợ nhập-xuất vật tư, lập biên bản xác minh công nợ theo định
kỳ (hoặc khi có yêu cầu) nộp về phòng kế toán-tài vụ.
- Tính giá nhập-xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập-xuất và chuyển
cho bộ phận liên quan.
- Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ các nhà cung ứng, xử lý tất cả các trường
hợp thiếu hụt vật tư, hàng hóa theo quy định.
- Theo dõi chặt chẽ lượng nhập-xuất-tồn vật tư ở tất cả các khâu, các bộ phận
trong hệ thống sản xuất, kịp thời đề xuất việc lập kế hoạch dự trữ hàng
hóa… đảm bảo quá trình thương mại không bị gián đoạn.

SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Trang 8


Khóa luận tốt nghiệp
Trực tiếp tham gia kiểm, đếm số lượng hàng nhập-xuất kho cùng thủ kho
nếu hàng nhập-xuất có giá trị lớn hoặc có yêu cầu của các cấp có thẩm
quyền.
- Phải có sự hiểu biết nhất định về vật tư hàng hóa trong kho, nhất là những
vật tư có nhiều chủng loại, quy cách mẫu mã khác nhau, vật tư là hóa chất dễ
cháy nổ, dễ hư hỏng…
 Kế toán tiền lương
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ
tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình
hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
- Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách, chế độ các khoản tiền lương,

tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. Phản ánh kịp
thời, đầy đủ, chính xác tình hình thanh toán các khoản trên cho người lao
động.
- Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình
chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
- Lập các báo cáo và tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền
lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, đề xuất biện
pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao
động. Đấu tranh những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi
phạm chính sách chế độ về lao động tiền lương.
-

1.3.2.2.

Chính sách kế toán chủ yếu của doanh nghiệp

Công ty tổ chức kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết
kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán “Nhật ký chung” nên sẽ có các loại sổ của hình thức
kế toán này.
Trình tự ghi sổ kế toán của công ty


Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có
để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần
mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập
vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái
và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan).



Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao
tác khoá sổ và BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết
được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã
được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa
sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy.



Cuối kỳ kế toán sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các
thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

Công ty lựa chọn hình thức kế toán “Nhật ký chung” khi thiết kế phần mềm vì khi sử dụng
hình thức này tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Trang 9


Khóa luận tốt nghiệp
ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó
lấy số liệu trên các sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái và sổ chi tiết theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Bên cạnh đó, hình thức Nhật ký chung là hình thức đơn giản, dễ áp dụng. Công ty Cổ phần
TM-DV-SX Hương Thủy có qui mô lớn, có đội ngũ kế toán đông và năng lực chuyên môn cao
nên việc công ty tổ chức hình thức kế toán theo hình thức Nhật ký chung có thể phát huy
những ưu điểm vốn có của hình thức này.
Chính sách kế toán tại công ty
 Chế độ kế toán

- Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
 Hàng tồn kho
- Nguyên tắc đánh giá: hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc
hàng tồn kho bao gồm chi phí mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác
phát sinh để có được hàng tồn kho ở thời điểm hiện tại.
- Phương pháp hạch toán: kê khai thường xuyên.
- Phương pháp đánh giá: Nhập trước-Xuất trước (FIFO).
 Phương pháp đánh giá ngoại tệ
Công ty sử dụng ngoại tệ phần lớn là tiền USD, áp dụng phương pháp đánh giá ngoại tệ cuối
năm tính theo tỷ giá trung bình các ngân hàng công ty có mở tài khoản.


Phương thức nhập khẩu hàng hóa

Hàng hóa được nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu trực tiếp.


Nguyên tắc ghi nhận doanh thu

Doanh thu được ghi nhận khi kết quả giao dịch được xác định một cách đáng tin cậy và công
ty có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này. Doanh thu bán hàng được ghi
nhận khi giao hàng và chuyển quyền sở hữu cho người mua.


Nguyên tắc ghi nhận chi phí

Chi phí được ghi nhận theo thực tế phát sinh, trên nguyên tắc phù hợp với doanh thu trong kỳ.


Thuế thu nhập doanh nghiệp

Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp trong năm là thuế thu nhập hiện hành được tính dựa trên
thu nhập chịu thuế trong năm với thuế suất áp dụng tại ngày kết thúc năm tài chính. Thu nhập
chịu thuế chênh lệch căn cứ vào các quy định hiện hành về thuế. Tuy nhiên, những qui định
này thay đổi theo từng thời kỳ và việc xác định sau cùng về thuế thu nhập doanh nghiệp tùy
thuộc vào kết quả kiểm tra của cơ quan thuế có thẩm quyền.
1.3.3.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong phần mềm

Công ty sử dụng hai hệ thống phần mềm máy tính để hỗ trợ cho việc kế toán. Phần mềm Lạc
Việt sử dụng cho bộ phận KT trung tâm và hệ thống phần mềm TTSOFT sử dụng cho bộ phận
kho. TTSOFT được sử dụng để theo dõi hàng hóa, thông tin chi tiết về bán hàng, nhập và xuất
đơn hàng. Bên cạnh đó, phần mềm còn theo dõi việc thu, chi, kiểm kê và quản lý đơn hàng…
Từ những đơn hàng trên TTSOFT, phần mềm này sẽ xuất hóa đơn cho phần mềm Lạc Việt.

SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Trang 10


Khóa luận tốt nghiệp
Bộ phận KT trung tâm dựa vào những hóa đơn nhận được từ bộ phận kho, tiến hành truy xuất,
theo dõi và thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán .
Việc sử dụng hệ thống phần mềm máy tính để hỗ trợ cho công việc kế toán đã mang lại hiệu
quả cao, rút ngắn thời gian sắp xếp cũng như đối chiếu, kiểm tra số liệu, và hạn chế không
gian lưu trữ dữ liệu cũng như sổ sách.

SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Trang 11


Khóa luận tốt nghiệp
CHƯƠNG2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU
Chu trình kinh doanh là một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến nội dung của quá trình sản
xuất kinh doanh. Các hoạt động trong chu trình diễn ra theo trình tự và được lặp đi lặp lại
(Marshall B.Romney, Paul John Steinbart, 2006), bao gồm:
Chu trình doanh thu.
Chu trình chi phí.
Chu trình sản xuất.
Chu trình nhân sự.
Chu trình tài chính.
Các chu trình kinh doanh tại một doanh nghiệp nối tiếp nhau, chu kỳ sau là kết quả của chu kỳ
trước. Trong đó kết quả của chu trình doanh thu không chỉ phản ánh riêng kết quả của chu
trình mà còn phản ánh toàn bộ kết quả của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên
quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Chu
trình doanh thu sẽ giao tiếp và quan hệ với các đối tượng và hệ thống bên ngoài (Marshall
B.Romney, Paul John Steinbart, 2006), bao gồm:
Khách hàng: là nơi phát sinh yêu cầu về hàng hóa và dịch vụ cần được cung cấp, nhận
hàng hóa, dịch vụ và thực hiện thanh toán tiền cho doanh nghiệp.
Hãng vận tải: giao hàng hoặc thực hiện các dịch vụ cho khách hàng.
Chu trình chi phí, chu trình sản xuất: cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho chu trình doanh
thu. Chu trình chi phí sẽ tiếp nhận các thông tin về yêu cầu hàng hóa, dịch vụ cần phải
được mua và cung cấp theo yêu cầu của khách hàng. Chu trình sản xuất sẽ căn cứ vào
yêu cầu của khách hàng để lên kế hoạch sản xuất của bộ phận, đáp ứng yêu cầu của
khách hàng.
Ngân hàng: cung cấp dịch vụ thanh toán để thực hiện thu, chi tiền tại ngân hàng.

Hệ thống lương: căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình doanh thu để tuyển nhân
lực. Đồng thời, kết quả kinh doanh của từng nhân viên thực hiện trong chu trình doanh
thu (nhân viên bán hàng, quản lý…) là cơ sở để tính lương và thu thập của người lao
động.
Hệ thống kế toán, hệ thống xử lý, sổ cái và lập báo cáo: ghi nhận và cung cấp thông tin
theo yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu.
2.1.

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Marshall B.Romney, Paul John Steinbart (2006) cho rằng “Quá trình bán hàng, cung cấp hàng
hóa dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) Nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung
cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) Lập hóa đơn, theo dõi công nợ, (4) Thu tiền”. Trình tự thực hiện các
hoạt động có thể thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, về
mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện những chức năng riêng, sẽ có các dòng thông tin,
dữ liệu mang các nội dung nhất định đi vào làm cơ sở cho việc thực hiện những chức năng đó.

SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Trang 12


Khóa luận tốt nghiệp
Đặt hàng
Yêu cầu hàng hóa/thành phẩm
Khách hàng

Đặt hàng
1.0

Chu trình chi phí/
chu trình sản xuất

Thanh toán
Đặt hàng được chấp thuận
Thu tiền
4.0

Đặt hàng được chấp thuận

Thông tin sẽ thanh toán

Lập hóa
đơn, theo
dõi công
nợ 3.0

Cung cấp
hàng hóa/
dịch vụ 2.0

Đặt hàng đã thực hiện

Thanh toán tiền
Doanh số lương

Hệ thống kế toán
tổng hợp/lập báo
cáo

Ngân hàng

Hệ thống lương

Hình 2.1: Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình
Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán phần 2, NXB Phương Đông, TP. HCM
2.1.1.

Hoạt động nhận đơn đặt hàng

Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đơn đặt hàng. Hoạt
động này sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng
các yêu cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của
khách hàng.
Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về hàng hóa,
dịch vụ từ khách hàng chuyển đến. Các yêu cầu này phải đảm bảo tính chính xác và xác thực
về nội dung theo đúng yêu cầu của khách hàng.
Căn cứ vào dòng dữ liệu đi vào, hoạt động đặt hàng sẽ thực hiện các nội dung sau:
(1.1) Xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ của khách hàng thông qua
việc truy xuất các thông tin về tình trạng hàng hóa, dịch vụ, khả năng hiện có của hàng
hoá, dịch vụ có thể cung ứng.
(1.2) Xem xét tình trạng của khách hàng đối với các điều kiện, tiêu chuẩn đặt ra của
doanh nghiệp như điều kiện về khả năng thanh toán, giới hạn nợ hoặc các điều kiện về
luật pháp. Cơ sở để thực hiện việc xem xét, đánh giá là các thông tin lưu trữ về khách
hàng (danh mục khách hàng, tình trạng nợ của khách hàng…).
(1.3) Thông tin kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng cho khách hàng là chấp thuận hay
không chấp thuận yêu cầu của khách hàng. Nếu chấp thuận yêu cầu đặt hàng thì các
hoạt động tiếp theo của chu trình doanh thu sẽ được thực hiện, hoạt động đặt hàng với
các nội dung xử lý trên sẽ tạo ra dòng thông tin mang nội dung về một nghiệp vụ bán
hàng hợp lệ được cho phép thực hiện.

SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Trang 13


Khóa luận tốt nghiệp

Dữ liệu hàng
hóa

Đặt hàng

Dữ liệu khách
hàng

Kiểm tra hàng
hóa 1.1

Khách hàng

DL kiểm tra

DL kiểm tra
Trả lời đặt hàng

ĐH được chấp nhận

DL khách hàng

Kiểm tra

khách hàng
1.2

Thông báo kết
quả 1.3

Xử lý giao hàng
2.0

Đặt hàng
ĐH được chấp nhận
ĐH được chấp nhận

Xử lý xuất kho
2.0

Chu trình chi phí/chu
trình sản xuất

Xử lý lập hóa
đơn 3.0

Hình 2.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng
Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán phần 2, NXB Phương Đông, TP. HCM
2.1.2.

Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Sau khi yêu cầu đặt hàng của khách hàng được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ tiến hành cung
cấp hàng hóa dịch vụ cho khách hàng. Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc

thực hiện các dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện
thực tế của quá trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ thông qua bộ phận kho và bộ phận giao nhận
hàng/bộ phận gửi hàng.
Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tin mang nội dung
cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyển đến, đảm bảo cho
sự vận động của hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng đã được xét duyệt. Hoạt
động này sẽ thực hiện các nội dung:
SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Trang 14


Khóa luận tốt nghiệp
(2.1) Thực hiện xuất kho.
(2.2) Thực hiện giao hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

Xuất kho hàng
hóa 2.1

Xuất hàng
Đặt hàng chấp thuận

Xuất kho

Từ xử lý đặt hàng 1.0
ĐH được chấp thuận

Giao hàng

Giao hàng

2.2

Tới xử lý lập hóa đơn
3.0
Giao hàng

Khách hàng
Xác nhận khách hàng

Hình 2.3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán phần 2, NXB Phương Đông, TP. HCM
2.1.3.

Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ

Bộ phận lập hóa đơn, bộ phận kế toán sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch
vụ đã được thực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung
cấp dịch vụ cho khách hàng. Cơ sở để thực hiện nghiệp vụ này là dòng thông tin cho phép
nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dòng thông tin xác nhận
nội dung công việc đã thực hiện từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến.
Các nội dung của hoạt động:
(3.1) Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa doanh nghiệp với
khách hàng.
(3.2) Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng đã thực hiện.
(3.3) Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng: theo dõi các nội dung sau khi thực hiện bán
hàng (trả lại hàng, giảm giá hàng bán), theo dõi nghiệp vụ thanh toán của khách hàng.

SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Lưu

Trang 15