Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần xây dựng thương mại 559

Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần Xây
dựng Thơng mại 559
2.1.Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty Cổ phần Xây dựng Thơng mại 559
2.1.1.Các chính sách kế toán chung
Để phù hợp với quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng nh về nhu cầu quản
lý ,công ty áp dụng chế độ sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung .Hoạch toán
theo phơng pháp kê khai thờng xuyên .Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu
trừ.Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
.Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất và ổn định là VNĐ .Việc áp dụng này
tạo điều kiện thuận lợi cho công ty thực hiện đợc chơng trình kế toán trên máy
tính .
Theo hình thức Nhật ký chung thì hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ
gốc định khoản vào sổ nhật ký chung và sổ cái . Đồng thời kế toán cũng căn cứ vào
các chứng từ nào liên quan đến kế toán chi tiết lập định ghi vào sổ chi tiết .
Cuối kỳ hoặc cuối tháng , căn cứ vào sổ cái và sổ kế toán chi tiết lập bảng cân đối
phát sinh và bảng chi tiết số phát sinh . Đồng thời ,kế toán trởng phải có nhiệm vụ
đối chiếu số liệu giữa bảng chi tiết số phát sinh với sổ cái và bảng cân đối số phát
sinh và lập báo cáo tài chính.
2.1.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Để tạo cơ sở pháp lý và hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công
ty đã sử dụng một hệ thống chứng từ tơng đối hoàn chỉnh và phù hợp với đặc điểm
sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Hệ thống chứng từ của Công ty gồm 36 chứng từ :
-Về kế toán lao động tiền lơng: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lơng, phiếu
nghỉ hởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH, Bảng thanh toán tiền thởng, Hợp đồng
lao động, Biên bản thanh lý hợp đồng
-Về kế toán nguyên vật liệu: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm
nghiệm, thẻ kho...
-Về kế toán tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy xin thanh
toán, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Bảng kiểm kê quỹ, Uỷ nhiệm chi, Giấy lĩnh
tiền mặt.

-Về kế toán TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ,
Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ
-Về kế toán mua hàng, thanh toán có: Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn GTGT...
2.1.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tai khoản kế toán
Công ty áp dụng các tài khoản mà nhà nớc quy định theo quyết định
số1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính.
Hệ thống tài khoản Công ty cổ phần xây dung thơng mại 559 sử dụng:
Tài khoản loại 1: TK 111 (1111), 112 (1121), 121,128,...
Tài khoản loại 2: TK 211, 214, 241.
Tài khoản loại 3: TK 311, 331, 333, 334, 335, 336, 337, 338...
Tài khoản loại 4: TK 411, 412, 421, 441, 451.
Tài khoản loại 5: TK 511, 515.
Tài khoản loại 6: TK 621, 622, 623, 627, 632, 635, 642.
Tài khoản loại 7: TK 711
Tài khoản loại 8: TK 811
Tài khoản loại 9: TK 911
Tài khoản loại 0: TK 009
Các khoản trích KPCĐ, BHXH, BHYT tính theo tiền lơng phải trả công
nhân trực tiếp sản xuất và tiền ăn ca của công nhân không hạch toán vào TK 622
mà phản ánh vào TK 627. Công nhân lao động thuê ngoài không trích KPCĐ,
BHXH, BHYT.
2.1.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Công ty Cổ phần Xây dựng Thơng mại 559 đã mở sổ, ghi chép , quản lý,
bảo quản và lu trữ sổ kế toán theo đúng các quy định của chế độ sổ kế toán.
Các đội xây dựng cũng mở đầy đủ các sổ kế toán và tuân theo các quy định
về sổ kế toán.
Sổ kế toán áp dụng ở Công ty là hình thức Nhật ký chung. Các loại sổ sách kế
toán bao gồm các sổ tổng hợp và sổ chi tiết, cụ thể nh sau:

Sổ kế toán tổng hợp :
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái
- Sổ Nhật ký thu tiền
- Sổ Nhật ký chi tiền
- Sổ Nhật ký mua hàng
- Sổ Nhật ký bán hàng
Sổ kế toán chi tiết:
- Sổ tài sản cố định
- Sổ chi tiết vật liệu
- Thẻ kho
- Thẻ TSCĐ
- Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh
- Thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
- Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH
- Sổ chi tiết thanh toán...
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ và phản ánh
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ Nhật ký
chung. Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung, lấy số liệu đố ghi vào sổ Cái. Mỗi bút
toán phản ánh trong sổ Nhật ký chung đợc chuyển vào sổ Cái ít nhất cho hai tài
khoản liên quan.
Trong một số trờng hợp dùng sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào
các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký
đặc biệt liên quan. Cuối tháng tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi

vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một
nghiệp vụ đợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi
tiết (đợc lập từ các sổ chi tiết) đợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Biểu 2.2:
Trình tự ghi sổ kế toán
theo hình thức Nhật ký chung

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký

Sổ nhật ký

Sổ, thẻ kế

đặc biệt

chung

toán chi tiết

Sổ cái

Bảng cân đối
số phát sinh

Báo cáo tài
chính
Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Bảng tổng
hợp chi tiết


Quan hệ đối chiếu
2.1.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Công ty Cổ phần Xây dung Thơng mại 559 sử dụng các báo cáo tài chính quy
định cho các doanh nghiệp xây lắp bao gồm 4 biểu mẫu báo cáo:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính

Mẫu số B 01- DNXL
Mẫu số B 02 DNXL
Mẫu số B 03 DNXL
Mẫu số B 09 DNXL

Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính, Công ty còn sử dụng
thêm báo cáo thuế.
Các báo cáo tài chính đợc lập và gửi vào cuối mỗi quý để phản ánh tình hình
tài chính quý đó và niên độ kế toán đó. Ngoài ra Công ty còn lập báo cáo tài chính
hàng tháng để phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh
doanh.
Các báo cáo tài chính đợc gửi đến cơ quan tài chính, cơ quan thuế, cơ quan
thống kê, Sở kế hoạch đầu t Hòa Bình.
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán thủ công còn gặp rất nhiều

khó khăn trong việc quản lý.


Tóm lại, nhìn một cách tổng thể thì hệ thống kế toán của Công ty đợc tổ
chức tơng đối thống nhất và đầy đủ, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh
và bộ máy quản lý của đơn vị, từ đó thực hiện tốt chức năng cung cấp thông tin
cho việc ra quyết định của nhà quản trị và góp phần mang lại hiệu quả kinh tế
cho Công ty.
2.2. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể
2.2.1. Tổ chức hoạch toán
Xuất phát từ đặc điểm và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, công ty
áp dụng hình thức khoán gọn theo giá trị công trình xây dựng cho đội xây dựng.
Thờng thì tỷ lệ khoán gọn là 90% tổng giá trị quyết toán mà công trình đợc
duyệt giá trị còn lại: Công ty nộp lại 5% thuế GTGT đầu ra và 5% còn lại công
ty dùng để chi phí cho bộ máy quản lý công ty.
Công ty khoán gọn nhng không có nghĩa là công ty khoán trắng. Nghĩa là
công ty thờng xuyên kiểm tra số liệu chứng từ mà các nhân viên kinh tế đội xây
dựng gửi về. Nếu chứng từ nào không hơp lý, hợp lệ công ty sẽ loại bỏ các chi phí
đó.
Các nhân viên kinh tế đội xây dựng có trách nhiêm thống kê toàn bộ chi phí
theo từng khoản mục kèm theo các chứng từ liên quan để gửi về phòng kế toán
công ty. Trên cơ sở đó, phòng kế toán sẽ hạch toán tập hợp cụ thể.


*Tổ chức hạch toán kế toán tiền lơng:
Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao
các yếu tố cơ bản (lao động, đối tợng lao động và t liệu lao động). Trong đó, lao
động với t cách là hoạt động chân tay và trí óc của con ngời sử dụng các t liệu
lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tợng lao động thành các vật phẩm có
ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình. Để bảo đảm tiến hành liên tục quá

trình tái sản xuất, trớc hết cần phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động, nghĩa là
sức lao động mà con ngời bỏ ra phải đợc bồi hoàn dới dạng thù lao lao động.
Tiền lơng là biểu hiện của chi phí lao động sống mà công ty trả cho ngời lao
động theo thời gian, khối lợng công việc mà ngời lao động đã cống hiến cho
công ty. Hoặc tiền lơng là số tiền thù lao Công ty phải trả cho ngời lao động theo
số lợng và chất lợng lao động mà họ đóng góp để tái sản xuất sức lao động, bù
đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Tiền lơng là thu nhập chủ yếu của công nhân viên. Ngoài ra họ còn đợc hởng trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó có trợ cấp BHXH, BHYT và KPCĐ,
mà theo chế độ tài chính hiện hành, các khoản này Công ty phải tính vào chi phí
sản xuất kinh doanh.
Chi phí tiền lơng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động của
Công ty.
Tiền lơng là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất
kinh doanh, tăng năng suất lao động, có tác dụng khuyến khích công nhân viên
chức phấn khởi tích cực lao động, nâng cao hiệu quả công tác.
ở Công ty hiện nay áp dụng hai hình thức trả lơng: Lơng khoán cho công
nhân sản xuất và lơng thời gian cho bộ máy quản lý.
Lơng khoán cho công nhân sản xuất căn cứ vào khối lợng sản phẩm, công
việc hoàn thành đến giai đoạn cuối cùng và đơn giá tiền lơng áp dụng cho những
công việc cần phải hoàn thành trong một thời gian nhất định, nhằm khuyến khích
lao động, cải tiến kỹ thuật, tăng năng suất lao động.


Trả lơng theo thời gian là hình thức trả lơng cho ngời lao động đợc tính theo
thời gian làm việc, cấp bậc và thang lơng theo tiêu chuẩn đợc Nhà nớc quy định
tuỳ theo yêu cầu và khả năng quản lý thời gian lao động của công ty.
Về mặt hạch toán kế toán, quỹ lơng của Công ty chia thành hai loại:
-

Tiền lơng chính: là tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian làm

nhiệm vụ đã quy định, bao gồm: tiền lơng cấp bậc, các khoản phụ cấp thờng xuyên và các loại tiền thởng

-

Tiền lơng phụ: Là tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian không
làm nhiệm vụ chính nhng vẫn đợc hởng lơng theo chế độ quy định nh tiền
lơng trong thời gian nghỉ phép.
Quỹ BHXH đợc hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ l-

ơng cấp bậc và các khoản phụ cấp thờng xuyên của ngời lao động thực tế trong
thời kỳ sản xuất. Trong đó Công ty phải nộp 15% trên tổng quỹ lơng vào chi phí
sản xuất kinh doanh còn 5% trên tôngr quỹ lơng do ngời lao động đợc trực tiếp
đống góp.
Quỹ BHYT đợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số
quỹ tiền lơng của công nhân viên thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT
hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu
nhập của ngời lao động.
Ngoài ra để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng Công ty còn
phải trích 2% trên tổng số quỹ tiền lơng của công nhân viên thực tế phát sinh trong
tháng, tính vào chi phí kinh doanh của Công ty.
a)

Chứng từ tính lơng và các khoản trợ cấp BHXH:
Chứng từ kế toán tiền lơng, BHYT, BHXH, KPCĐ mà Công ty sử dụng bao
gồm:
-

Bảng chấm công (01- LĐTL)

-

Bảng thanh toán tiền lơng (02- LĐTL)


-

Phiếu nghỉ hởng BHXH (03- LĐTL)

-

Bảng thanh toán BHXH (04- LĐTL)

-

Hợp đồng lao động (08- LĐTL)

-

Biên bản thanh lý hợp đồng lao động

-

Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH

b) Tài khoản kế toán sử dụng:
Kế toán tính và thanh toán tiền lơng, tiền công, tình hình trích lập và sử
dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán sử dụng các tài khoản:


TK 334 Phải trả công nhân viên

Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của Công ty về

tiền lơng, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thởng và các khoản thu nhập
khác của họ.
Bên Nợ:
-

Các khoản tiền lơng, phụ cấp lu động, tiền công, tiền thởng, bảo hiểm xã
hội và các khoản khác đã ứng, đã trả trớc cho công nhân viên.

-

Các khoản khấu trừ vào tiền lơng, tiền công của công nhân viên.

-

Các khoản tiền công đã ứng trớc, hoặc đã trả với lao động thuê ngoài.

Bên Có:
-

Các khoản tiền lơng, tiền công, tiền thởng, bảo hiểm xã hội và các

khoản khác phải trả cho công nhân viên.
- Các khoản tiền công phải trả cho lao động thuê ngoài.
D Có: Tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên
D Nợ: Số trả thừa cho công nhân viên.
TK 338 Phải trả, phải nộp khác
dung để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho
các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên...

Bên Nợ:


- Bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên
- Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị.
- Số bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn đã nộp cho cơ
quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn
Bên Có:
- Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn vào chi phí sản
xuất kinh doanh.
- Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trừ vào lơng của công nhân viên.
- Bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn vợt chi đợc bù cấp
- Các khoản phải trả khác .
Số d bên Có:
-

Số tiền còn phải trả, còn phải nộp.

Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn đã trích cha nộp đủ cho
cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị cha chi hết
TK 335 Chi phí phải trả dùng để trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công
nhân trực tiếp sản xuất
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi đợc ghi nhận là chi phí hoạt
động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhng thực tế cha phát sinh mà sẽ phát sinh
trong kỳ sau.
Bên Nợ:
- Các khoản chi phí thực tế phát sinh tính vào chi phí phải trả
- Hoàn nhập số trích trớc còn lại về chi phí bảo hành công trình xây dựng
khi hết hạn bảo hành về thu nhập bất thờng, hoàn nhập số chi phí trích trớc
lớn hơn chi phí thực tế phát sinh.

Bên Có:
-

Chi phí phải trả dự tính trớc đã ghi nhận và hạch toán vào chi phí hoạt động
sản xuất kinh doanh.


- Trích trớc khoản chi phí bảo hành công trình xây dựng, thành phẩm vào chi
phí bán hàng.
Số d bên Có:
Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh nhng thực
tế cha phát sinh.
c)Hạch toán chi tiết:
Khi tiến hành nhận hợp đồng giao khoán vế khối lợng công trình xây dựng
do Công ty bàn giao, đội trởng đội xây dựng phân công lao động và tiến hành
thuê lao động vì công nhân trực tiếp sản xuất chủ yếu là lao động thuê ngoài.
Khi thuê lao động thì đội trởng các đội ký hợp đồng lao động với công nhân để
làm căn cứ lập bảng thanh toán lơng khoán đối với công nhân trực tiếp sản xuất.
Sau khi hoàn thành các công trình, hạng mục công trình thì đội trởng sẽ tiến
hành thanh lý hợp đồng lao động và lập bảng tổng hợp các hợp đồng thuê ngoài
trong tháng.
Nhân viên kinh tế của các đội lập bảng thanh toán lơng khoán đối với công
nhân trực tiếp sản xuất, gửi lên phòng kế toán cùng với các hợp đồng lao động và
kế toán lơng lập bảng chấm công đối với nhân viên quản lý. Bộ phận tổ chức cán bộ
xây dựng đơn giá, định mức và các quyết định thay đổi cơ cấu lao động. Căn cứ vào
bảng chấm công và bảng thanh toán lơng khoán, kế toán tiền lơng lập bảng thanh
toán lơng và phụ cấp cho từng đội xây dựng và tập hợp để lập bảng tổng hợp tiền lơng của từng đội.. Sau khi Kế toán trởng kiểm tra, xác nhận và ký, Giám đốc duyệt
y, Bảng thanh toán tiền lơng và BHXH sẽ đợc làm căn cứ để thanh toán lơng và
BHXH cho ngời lao động. Từ đó kế toán tiền lơng thanh toán các khoản tiền lơng
và ghi sổ kế toán.

Kế toán mở sổ chi tiết cho TK 334, 335, 338 để theo dõi việc tính lơng và
trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho từng đội xây dựng.


Căn cứ vào các chứng từ gốc về lao động, thanh toán tiền lơng, thởng, và
các bảng phân bổ kế toán tiền lơng ghi vào sổ chi tiết TK 334, 335, 338. Sau đó
cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết đó kế toán lập bảng tổng hợp tiền lơng.
d)Hạch toán tổng hợp:
Kế toán tiền lơng căn cứ vào các chứng từ gốc về lao động, thanh toán lơng,
thởng và các bảng phân bổ kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian.
Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung, lấy số liệu đó ghi vào sổ Cái các TK 334, 335,
338.
Cuối tháng hoặc cuối kỳ kế toán lấy các số liệu tổng hợp trên các sổ Cái lập
bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính.
* Đối với lao động trực tiếp sản xuất thuê ngoài thì khi phản ánh tiền lơng kế
toán tiền lơng ghi
Nợ TK 622
Có TK 111
Do tính chất đặc thù của ngành xây dựng, chi phí nhân công trong khi tổng
hợp chi phí rất lớn. Nhân công ở đây chủ yếu là nhân công thuê ngoài, khoán gọn
nhân công. Riêng đối với hoạt động xây lắp không bao gồm các khoản trích
BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền chi phí nhân công trực tiếp sản xuất.
Biểu 1:
Trình tự kế toán tiền lơng và BHXH...
Chứng từ gốc về lao động
thanh toán lơng, thởng, ... và bảng phân bổ

Nhật ký chung

Sổ chi tiết TK 334,

335, 338

Sổ Cái TK 334, 335, 338

Bảng tổng hợp tiền lơng

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu
*.Tổ chức hạch toán khấu hao TSCĐ:
Vì Công ty là doanh nghiệp xây lắp nên tài sản cố định của Công ty chủ yếu là
TSCĐ hữu hình, do đó đối tợng chính của công tác hạch toán kế toán TSCĐ là
TSCĐ hữu hình.
TSCĐ hữu hình của công ty là những t liệu lao động có hình thái vật chất, có
kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phân riêng lẻ liên kết với nhau
để cùng thực hiện những chức năng nhất định. Công ty có những tài sản cố định là
giàn giáo thép, cốt pha tôn thờng bị tách ra thành nhiều bộ phận nhỏ, do nhiều đội
sử dụng để thi công xây lắp các công trình ở nhiều địa phơng khác nhau. Ngoài ra
TSCĐ của Công ty còn có nhà cửa, vật kiến trúc, công trình phụ trợ và các tài sản
khác nh phơng tiện vận chuyển. Trong quá trình sử dụng phải tiến hành trích khấu
hao TSCĐ theo mức độ hao mòn của TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.

Trong quá trình sử dụng, TSCĐ sẽ mất dần tính hữu ích của nó. Sự mất dần
tính hữu ích của TSCĐ gọi là hao mòn. Phần giá trị hao mòn này đợc chuyển vào
giá trị sản phẩm dới hình thức trích khấu hao TSCĐ. Hiện nay ở Công ty đang áp
dụng chế độ trích khấu hao của TSCĐ theo Quyết định số 166/1999/QĐ/BTC
ngày 30/12/1999 của Bộ trởng Bộ tài chính ban hành chế độ quản lý, sử dụng và
trích khấu hao TSCĐ. Căn cứ vào nguyên giá của TSCĐ, thời gian sử dụng của
từng loại TSCĐ đã đăng ký với Cục quản lý vốn và tài sản nhà nớc tại Công ty.
Công ty áp dụng phơng pháp trích khấu hao theo đờng thẳng. Cách tính khấu
hao theo phơng pháp này nh sau:

Mức khấu hao

Nguyên giá

Phải trích

=

tài sản cố định

bình quân năm

bình quân

Tỷ lệ khấu
x

hao bình

Nguyên giá TSCĐ

=

quân năm

Số năm sử dụng

Hàng tháng kế toán tiến hành trích khấu hao theo công thức sau:
Số khấu hao
phải trích
tháng này

Số khấu hao
=

Số khấu hao của

đã trích trong + những TSCĐ tăng
tháng trớc

trong tháng trớc

Số khấu hao của
-

những TSCĐ giảm đi
trong tháng trớc

a) Chứng từ sử dụng:
Các chứng từ ban đầu về kế toán tăng, giảm TSCĐ, khấu hao TSCĐ gồm có :
- Biên bản giao nhận TSCĐ mẫu 01 TSCĐ

Chứng từ này sử dụng trong trờng hợp giao nhận TSCĐ tăng do mua ngoài, do
xây dựng cơ bản bàn giao.
- Thẻ TSCĐ mẫu 02 TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ mẫu 03 TSCĐ


Chứng từ dùng để ghi các nghiệp vụ thanh lý TSCĐ kể cả trờng hợp nhợng
bán
Trong trờng hợp bán TSCĐ hoặc thanh lý phế liệu thu hồi kế toán còn phải lập
hoá đơn bán hàng
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành mẫu 04- TSCĐ
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ mẫu 05- TSCĐ
b)Tài khoản sử dụng:
* Tài khoản 211 Tài sản cố định hữu hình:
Bên Nợ:
Nguyên giá của TSCĐ hữu hình tăng do mua sắm, đợc cấp...
Điều chỉnh tăng nguyên giá của TSCĐ do đánh giá lại .
Điều chỉnh tăng nguyên giá của TSCĐ do cải tạo, nâng cấp, trang bị thêm...
Bên Có:
Nguyên giá của TSCĐ giảm do nhợng bán, thanh lý
Điều chỉnh giảm nguyên giá do đánh giá lại TSCĐ
Nguyên giá của TSCĐ giảm do tháo dỡ một hoặc một số bộ phận.
Số d bên Nợ: Nguyên giá của TSCĐ hiện có của Công ty.
Tài khoản này đợc chi tiết thành các tiểu khoản:
TK 2112: Nhà cửa, vật kiến trúc
TK 2113: Máy móc, thiết bị
TK 2114: Phơng tiện vận tải, truyền dẫn
TK 2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý
TK 2117: Giàn giáo, cốt pha
TK 2118: Tài sản cố định khác

* Tài khoản 214 Hao mòn TSCĐ:
Bên Nợ :
Giá trị hao mòn TSCĐ giảm do các lý do giảm TSCĐ (thanh lý, nhợng bán...).


Bên Có:
Giá trị hao mòn TSCĐ tăng do trích khấu hao TSCĐ.
Số d bên Có: Giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có của Công ty.
* TK 009 Nguồn vốn khấu hao:
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ tăng nguồn khấu hao cơ bản
Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguồn vốn khấu hao
D Nợ : Số vốn khấu hao cơ bản hiện còn
c) Hạch toán chi tiết:
Kế toán chi tiết TSCĐ đợc thực hiện theo từng đối tợng ghi TSCĐ cả ở bộ
phận kế toán Công ty và các đội xây dựng.
-Hạch toán tăng TSCĐ:
TSCĐ của Công ty đợc hình thành chủ yếu từ hai nguồn cơ bản: nguồn
Ngân sách Nhà nớc (chiếm tỷ lệ nhỏ) và nguồn vốn tự bổ sung. TSCĐ của Công
ty có thể tăng do mua sắm, do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao Trong đó
chủ yếu là tăng do mua sắm, trờng hợp khác rất ít khi xảy ra.
Xuất phát từ nhu cầu đổi mới của các đơn vị, bộ phận và căn cứ vào khả năng
tài chính hiện có, Công ty tiến hành mua sắm theo trình tự sau:
Bộ phận có nhu cầu làm tờ trình đề nghị mua TSCĐ đầu t cho đơn vị mình,
nêu rõ mục đích sử dụng, phơng pháp quản lý tài sản. Theo nhu cầu thực tế, lãnh
đạo Công ty phê duyệt, chủ trơng về nguồn vốn đầu t cho tài sản đó. Các phòng ban
chức năng tiến hành các thủ tục mua sắm cần thiết theo quy định và bàn giao cho
bộ phận sử dụng.
Khi có TSCĐ tăng thêm, Công ty thành lập ban nghiệm thu, kiểm nhận TSCĐ,
căn cứ vào các tài liệu, chứng từ có liên quan (hoá đơn, phiếu chi,...), xác định
nguyên giá mua sắm, lập Biên bản giao nhận TSCĐ đồng thời lập biên bản bàn

giao TSCĐ cho đơn vị, bộ phận sử dụng. Biên bản này lập cho từng đối tợng TSCĐ.
Với những TSCĐ cùng loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển
giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán lập cho mỗi đối tợng


TSCĐ một hồ sơ riêng. Kế toán tập hợp các chứng từ có liên quan vào Hồ sơ TSCĐ.
Hồ sơ này đợc giữ tại phòng kế toán làm căn cứ tổ chức hạch toán tổng hợp và chi
tiết. Căn cứ vào Hồ sơ TSCĐ, kế toán TSCĐ vào thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ. Thẻ
TSCĐ đợc lu ỏ bộ phận kế toán Công ty trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ. Để
tổng hợp TSCĐ theo từng loại, nhóm TSCĐ, kế toán sử dụng Sổ tài sản cố định.
Mỗi loại TSCĐ đợc mở riêng một số trang trong Sổ tài sản cố định.
- Hạch toán giảm TSCĐ:
TSCĐ Công ty giảm chủ yếu là do thanh lý, nhợng bán, tháo dỡ. Hàng năm
Công ty tiến hành kiểm kê và đánh giá thực trạng của TSCĐ xem những tài sản đó
có còn đáp ứng đợc nhu cầu sử dụng của Công ty không. Xét thấy TSCĐ không cần
dùng hoặc sử dụng không có hiệu quả, TSCĐ h hỏng không thể tiếp tục dùng đợc
nữa, từ đó lập bảng danh sách những tài sản không đáp ứng yêu cầu quản lý và sản
xuất, tiến hành làm tờ trình đề nghị thanh lý TSCĐ gửi lên Công ty kèm theo Bảng
tổng hợp TSCĐ chờ thanh lý. Công ty sẽ cử ngời xuống xác minh lại, nếu thấy
đúng thì lập hội đồng thanh lý. Sau đó tiến hành họp xử lý thanh lý TSCĐ và lập
Biên bản họp xử lý, thanh lý, bán TSCĐ.
Nhận đợc Biên bản của Công ty gửi xuống, Giám đốc Công ty ra quyết định
thanh lý tài sản và lập Hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng này tiến hành thanh lý
tài sản và lập Biên bản thanh lý TSCĐ. Biên bản đợc lập làm 2 bản, 1 bản chuyển
cho phòng kế toán để theo dõi và ghi sổ, 1 bản giao cho các đội đã quản lý và sử
dụng TSCĐ.
Khi nhợng bán TSCĐ Công ty lập Hội đồng xác định giá, thông báo công
khai và tổ chức đấu giá, có hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận TSCĐ.
Trên cơ sở các chứng từ đó kế toán ghi giảm TSCĐ trên thẻ TSCĐ và sổ
TSCĐ. Trong mọi trờng hợp giảm TSCĐ kế toán phải làm đầy đủ thủ tục, xác định

những khoản thiệt hại và thu nhập.


Mọi trờng hợp phát hiện thừa thiếu TSCĐ đều phải truy tìm nguyên nhân. Căn
cứ vào biên bản kiểm kê TSCĐ và kết luận của Hội đồng kiểm kê để hạch toán
chính xác, kịp thời theo từng nguyên nhân cụ thể.
- Hạch toán khấu hao TSCĐ:
Hàng tháng, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ tính khấu hao và phân bổ
cho các đội xây dựng sử dụng. Khấu hao TSCĐ trong Công ty phân bổ cho hai
bộ phận là bộ phận quản lý và các đội xây dựng. Những TSCĐ dùng cho bộ phận
quản lý, khi trích khấu hao phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Những
TSCĐ dùng cho đội xây dựng, khi trích khấu hao phân bổ vào chi phí sản xuất.
Kế toán Công ty lập Bảng tính và phân bổ khấu hao theo quy định hiện hành.
Cuối mỗi quý, mỗi niên độ kế toán thì kế toán TSCĐ lập bảng tổng hợp chi
tiết tăng, giảm TSCĐ.
Tại các đội xây dựng hay các phòng ban thuộc Công ty sử dụng Sổ tài sản cố
định theo đơn vị sử dụng để theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ do đơn vị mình
quản lý và sử dụng. Căn cứ ghi sổ này là các chứng từ gốc về tăng, giảm TSCĐ.
d) Hạch toán tổng hợp:
Kế toán sử dụng các loại sổ tổng hợp để hạch toán TSCĐ:
-

Nhật ký chung

-

Sổ Cái TK 211, 214

Kế toán TSCĐ căn cứ vào các chứng từ về tăng, giảm và khấu hao TSCĐ phản
ánh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và trên cơ sở sổ Nhật ký chung kế

toán TSCĐ ghi vào sổ Cái các TK 211, 214.
Cuối thàng, cuối mỗi quý, cuối niên độ kế toán thì tổng hợp số liệu trên sổ Cái
các TK 211, 214 . Trên cơ sở các số liệu đó lập bảng cân đối số phát sinh các TK
211, 214 và lập báo cáo tài chính
Biểu 2:

Trình tự kế toán TSCĐ

Chứng từ về tăng, giảm và
khấu hao TSCĐ
Bảng tổng hợp chi tiết
SổNhật
Cái TK
ký 211,
chung
214
SổThẻ
chiTSCĐ
tiết TSCĐ
Báo cáo tài chính tăng , giảm TSCĐ
Bảng cân đối số phát sinh


Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu
*.Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu:
Vật liệu là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất (đối tợng lao động, sức lao động và t liệu lao động). Vật liệu là cơ sở vật

chất để tạo nên sản phẩm công trình. Vật liệu là đối tợng lao động khi tham gia
vào sản xuất chúng bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất
ban đầu.
Do đặc điểm của ngành xây lắp, để phục vụ cho sản xuất kinh doanh công
ty phải sử dụng đến rất nhiều loại nguyên vật liệu với khối lợng lớn nh: xi măng,
sắt thép, gạch, cát, đá...để phục vụ cho sản xuất xây lắp. Vì vậy để thuận tiện cho
công tác quản lý và theo dõi vật t, Công ty đã tiến hành phân loại nh sau:


-

NVL chính: Đây là đối tợng chủ yếu cấu thành thực thể sản phẩm của
Công ty. Thuộc loại này gồm có xi măng, gạch, đá, sắt, thép...

-

NVL phụ: Gồm những NVL không trực tiếp tham gia vào quá trình sản
xuất mà chỉ làm thay đổi hình dáng bề ngoài sản phẩm. Thuộc loại này
gồm có: sơn, ve, bột bả, sơn chống thấm...

Đội trởng (chủ hạng mục công trình) của mỗi đội xây dựng chủ động mua
sắm và bảo quản nguyên vật liệu phục vụ thi công công trình. Định kỳ mang hoá
đơn về phòng kế toán để thanh toán. Phòng kế toán chỉ theo dõi nguyên vật liệu
theo hoá đơn của các đội gửi về, không theo dõi cụ thể từng lần xuất dùng cũng nh
nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.

a) Chứng từ sử dụng:
- Hoá đơn GTGT
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức
- Biên bản kiểm nghiệm
- Thẻ kho
- Biên bản kiểm kê vật t tồn kho.
b) Tài khoản sử dụng:
* Tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu: dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình
hình tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu trong công ty.
Bên Nợ:
- Công ty nhập kho nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài.
- Công ty nhập lại kho nguyên vật liệu sử dụng cho thi công không hết còn
thừa.


- Nguyên vật liệu thừa trong khi kiểm kê.
Bên Có:
- Nguyên vật liệu xuất kho cho việc thi công các công trình.
- Nguyên vật liệu thiếu hụt trong kiểm kê.
- Nguyên vật liệu mất mát, hao hụt, xây lán trại hiện thời.
D Nợ: Giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho.
* Tài khoản 153 Công cụ, dụng cụ: có kết cấu tơng tự TK152
c) Hạch toán chi tiết:
* Quá trình thu mua vật t ở Công ty diễn ra nh sau:
-

Nhân viên kỹ thuật có trách nhiệm đi thu mua vật liệu xây lắp theo nhu cầu, yêu
cầu của công trình căn cứ theo bảng dự trù vật t do nhân viên kỹ thuật lập đã đợc
ban lãnh đạo phê duyệt. Sau đó về nhập kho của đội ở các công trình và kèm theo
các hoá đơn GTGT hay biên lai mua hàng.

-

Thủ kho căn cứ vào hoá đơn mua hàng hợp lệ sẽ kiểm tra số lợng, chủng loại hàng
hoá xem có đúng với hoá đơn không rồi sau đó cho nhập kho hoặc không cho nhập
kho số NVL dã thu mua.

-

Nhân viên kinh tế đội căn cứ vào hoá đơn GTGT và kết quả kiểm tra của thủ kho để
viết phiếu nhập kho và thực hiện hạch toán báo sổ.
* Quá trình thanh toán ở các đội:
Chủ hạng mục công trình là ngời trực tiếp mua và đề nghị vay tiền phòng
tài chính kế toán để thanh toán cho ngời bán theo hoá đơn GTGT, số tiền đề nghị
thanh toán có thể bằng séc, tiền gửi ngân hàng...theo nội dung hợp đồng kinh tế.
Nhân viên kế toán căn cứ chứng từ đã đợc phê duyệt và chuyển tiền cho ngời bán hàng theo giấy đề nghị thanh toán của dự án.
Cũng có một số trờng hợp Công ty mua vật liệu về nhập kho của Công ty và
xuất kho đến cho từng công trình.
* Giá nhập kho:


Đối với vật t Công ty mua hay đội tự mua xuất thẳng tới công trình thì giá
thực tế vật t nhập kho của đội hay của Công ty đợc tính:
Giá thực tế của NVL = Giá mua trên hoá đơn + Chi phí thu mua
* Giá xuất kho:
Hiện nay Công ty áp dụng phơng pháp trực tiếp để xuất kho nguyên vật liệu.
Công ty nhập nguyên vật liệu về theo số lợng tính toán và nhu cầu sử dụng nguyên
vật liệu thực tế tại công trờng. Sau đó thì Công ty sẽ nhập bao nhiêu sẽ xuất sử
dụng bấy nhiêu chứ không để tồn kho lâu. Đối với vật t xuất từ kho của Công ty thì
giá thực tế vật liệu đợc tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc
Công ty hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
* Phơng pháp hạch toán :

Công ty sử dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL
-

Các đội trực thuộc Công ty cho nên công tác hạch toán dới các đội phải
tuân thủ theo những hớng dẫn, quy định của Công ty. Các nghiệp vụ về vật t phát
sinh ở đội diễn ra rất thờng xuyên vì chi phí nghuyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng chi phí để thực hiện việc quản lý thi công. Các đội nhập kho chủ yếu là
nguồn mua ngoài. Việc xuất kho vật t phục vụ chủ yếu cho hai mục đích: Thi công
công trình xây dựng và quản lý công trình.

-

Tại kho của đội: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào liên 2 phiếu nhập kho, xuất
kho. Thủ kho ở các đội tiến hành ghi thẻ kho hàng ngày và chứng từ nhập xuất cho
từng loại vật t. Sau đó, hàng ngày phải xác định số lợng tồn theo thẻ định kỳ tập
hợp và giao chứng từ cho phòng kế toán.
Các thẻ kho đợc đóng thành quyển và mỗi một công trình có một quyển thẻ
kho riêng
Cuối tháng thủ kho cộng lợng nhập xuất trong tháng và tính ra số tồn
cuối tháng trên từng thẻ kho. Đồng thời thủ kho phải nắm bắt đợc lợng tồn kho
đó là do nhập từ ngày nào. Nếu một ngày cùng nhập nhiều lần một loại vật t thì


thủ kho đánh dấu theo lô hàng để sau này nhân viên kinh tế đội xác định giá
thành của từng lô ấy.
-

Hạch toán ở bộ phận kế toán: Nhân viên kế toán NVL định kỳ thu nhận chứng từ
nhập xuất từ thủ kho sau đó kiểm tra xử lý chứng từ và vào sổ chi tiết NVL. Tính
thành tiền cho từng chứng từ nhập xuất. Ghi số lợng đơn giá, thành tiền vào thẻ chi

tiết NVL. Cuối tháng đối chiếu số lợng tồn với sổ chi tiết NVL và thẻ kho. Trên cơ
sở sổ chi tiết NVL đã đợc kiểm tra đối chiếu, lập bảng tổng hợp nhập - xuất tồn
và đối chiếu với kế toán tổng hợp

Biểu Đồ 3:
Trình tự hạch toán chi tiết NVL
Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Sổ KT chi tiết

Phiếu xuất kho
Ghi chú:
Ghi hàng ngày

Bảng tổng hợp NXT

Kế toán tổng hợp


Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu
d) Hạch toán tổng hợp:
Do ở các đội không đợc mở sổ kế toán tổng hợp để theo dõi tất cả các
nghiệp vụ về NVL nói riêng và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác nói chung
nên nhân viên kinh tế đội chỉ sử dụng bảng kê chứng từ để theo dõi từng loại
hình nghiệp vụ với các chứng từ nhập kho tơng ứng. Cuối tháng gửi lên phòng kế
toán tài chính của Công ty kèm theo các chứng từ liên quan khác.
Tại phòng kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và bảng phân

bổ công cụ, dụng cụ và vật liệu nhân viên kế toán ghi vào Nhật ký mua hàng và
Nhật ký chung. Trên cơ sở Nhật ký chung nhân viên kế toán ghi vào sổ Cái
TK152, 153. Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp đợc mở cho cả năm và theo dõi chi
tiết cho từng tháng và cho từng quý. Cuối tháng đối chiếu số liệu với bảng tổng
hợp nhập - xuất tồn và từ Nhật ký đặc biệt vào sổ Cái TK
Cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi niên độ kế toán kế toán dựa vào sổ Cái các
TK 152, 153 lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính kế toán.
Biểu Đồ 4:

Trình tự hạch toán NVL
Chứng từ nhập xuất

Bảng phân bổ CC,
DC, VL

Hạch toán chi
tiết vật liệu
theo phơng
pháp thẻ song
song


Nhật ký chung
Nhật ký mua hàng

Sổ Cái TK 152, 153

Bảng cân đối SPS

Báo cáo tài chính

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu
* Tổ chức hạch toán thanh toán:
-.Kế toán vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền của Công ty là một bộ phận tài sản lu động làm chức năng
vật ngang giá chung trong các mối quan hệ mua bán trao đổi gồm: tiền mặt tại
quỹ tiền mặt, tiền gửi ỏ ngân hàng.
a) Kế toán tiền mặt:
Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ tiền mặt của Công
ty, bao gồm: tiền Việt Nam, ngân phiếu.