SKKN một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong trường tiểu học

Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

MỘT SỐ KINH NGHIỆM VỀ KĨ NĂNG
SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG TRƯỜNG TIỂU HỌC
I. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn bản là phương tiện chủ yếu, quan trọng để ghi lại, chuyển tải các
thông tin quản lý; là hình thức để cụ thể hóa pháp luật nhằm điều chỉnh những
quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý hành chính nhà nước hoặc trình bày ý
kiến của cá nhân về một vấn đề nào đó. Nhà nước ta không thể quản lý xã hội
nếu thiếu các loại hình văn bản. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại một số
trường học cho thấy vẫn còn tình trạng văn bản ban hành không đúng thẩm
quyền, sai thể thức, chưa thể hiện hết nội dung trong văn bản... Nguyên nhân
là do người trực tiếp soạn thảo văn bản ở phương diện nào đó vẫn còn hạn chế
nhất định trong nhận thức đối với việc soạn thảo văn bản dẫn tới chất lượng
của văn bản chưa cao.
Trong thời đại nền kinh tế tri thức đang ngày một khẳng định vị trí
hàng đầu, khoa học kỹ thuật phát triển ngày càng cao đòi hỏi chúng ta cần
phải có tính chính xác tuyệt đối. Vì vậy việc xây dựng văn bản và phương
pháp soạn thảo văn bản cần phải vận dụng công nghệ thông tin nhằm đạt được
hiệu quả cao nhất.
Để có một văn bản mang tính chính xác cao đòi hỏi người soạn thảo
phải có những kĩ năng, kĩ thuật về xây dựng văn bản, phương pháp soạn thảo
văn bản theo đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do nhà nước quy định.
Trình bày văn bản trong trường học đúng theo mẫu quy định là một việc làm
rất quan trọng đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỉ mỉ và chính
xác.

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
1

Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

Thực tế trong những năm học qua, công tác soạn thảo văn bản đã góp
phần tích cực đáp ứng các yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời
sống xã hội. Đặc biệt sau khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản,
công tác soạn thảo văn bản hành chính ngày càng được đưa vào nề nếp, phần
nào khắc phục những nhược điểm và hạn chế trước đây. Tuy nhiên, hiện nay
vẫn còn nhiều văn bản hành chính bộc lộ những khiếm khuyết về cả nội dung
lẫn thể thức: thiếu mạch lạc, không đảm bảo tính pháp lí…
Những tồn tại, yếu kém trên đều do nguyên nhân khách quan và chủ
quan, nhưng không thể không nói đến năng lực và trình độ hạn chế về kỹ
thuật soạn thảo văn bản cũng như sự tùy tiện, thiếu cẩn thận của một số cán
bộ, viên chức trong nhà trường. Do đó, yêu cầu đặt ra trước mắt là cán bộ,
viên chức một mặt phải được trang bị kiến thức và kinh nghiệm làm việc, mặt
khác cũng cần rèn luyện thái độ nghiêm chỉnh tuân thủ pháp luật và nhiệt tình
đối với công việc.
Xuất phát từ những lí do trên, nhằm góp phần nâng cao tính pháp lí các
văn bản trong nhà trường, tôi quyết định chọn đề tài: “Một số kinh nghiệm về
kĩ năng soạn thảo văn bản trong trường tiểu học.”
2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài
Chấn chỉnh công tác trình bày văn bản trong trường học theo Thông tư
01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác trình bày văn bản.
3. Đối tượng nghiên cứu
Kĩ năng soạn thảo, trình bày văn bản của cán bộ, viên chức, nhân viên
một số trường Tiểu học trong huyện.

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
2


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

4. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu thực trạng soạn thảo văn bản của cán bộ, viên chức, nhân
viên một số trường Tiểu học trên địa bàn huyện Krông Ana từ năm học 20122013 đến nay và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc
soạn thảo, ban hành văn bản trong nhà trường.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phân tích;
- Phương pháp quan sát;
- Phương pháp điều tra;
- Phương pháp nghiên cứu;
- Phương pháp trải nghiệm thực tế;
- Phương pháp thống kê.
II. PHẦN NỘI DUNG
1. Cơ sở lí luận
Trình bày văn bản là công việc nhằm đảm bảo thông tin phục
vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung này bao gồm
các việc về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của các nhà trường.
Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đang được Nhà
nước, các cơ quan nói chung hết sức chú trọng. Đặc biệt, sau khi Bộ Nội vụ
ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về việc Hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thì công tác soạn thảo văn bản hành
chính ngày càng được các cấp quan tâm, khắc phục được nhiều nhược điểm

và những hạn chế trước đây.

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
3


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

2. Thực trạng
2.1. Thuận lợi, khó khăn
* Thuận lợi
- Cơ sở vật chất tương đối đảm bảo, có giáo viên phụ trách công nghệ
thông tin và giảng dạy ở các trường học.
- Một số viên chức đã có Chứng chỉ tin học văn phòng, có khả năng
soạn thảo văn bản.
* Khó khăn
- Hầu hết giáo viên đã lớn tuổi, chưa có Chứng chỉ tin học văn phòng
nên kỹ năng trình bày, soạn thảo văn bản còn hạn chế.
- Một số giáo viên chưa hiểu được tác dụng của văn bản cũng như chưa
nhận thức hết tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản trong nhà trường.
2.2. Thành công, hạn chế
* Thành công
Một số cán bộ, giáo viên, nhân viên đã thành thạo trong việc soạn thảo,
kĩ thuật trình bày văn bản, xác định đúng mục đích, yêu cầu, thẩm quyền của
người ban hành.
* Hạn chế
- Lãnh đạo một số trường chưa thực sự quan tâm đến công tác soạn
thảo văn bản. Không ít cán bộ quản lí không phân biệt được đâu là văn bản
Quy phạm pháp luật, đâu là văn bản hành chính thông thường, các quy định

về thể thức trình bày văn bản… Hệ thống thuật ngữ, văn phong trong văn bản
hành chính vẫn còn nhiều hạn chế, ít nhiều ảnh hưởng đến việc sử dụng từ
ngữ làm cho văn bản không đảm bảo tính khả thi.

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
4


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

- Việc quản lí văn bản còn thiếu chặt chẽ. Bộ phận văn thư nhà trường
chưa phát huy vai trò trách nhiệm trong việc lưu trữ văn bản.
- Việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản còn chưa thống nhất.
- Trình độ công nghệ thông tin còn thấp, nhiều cán bộ, giáo viên, nhân
viên không nắm được quy trình, kỹ năng soạn thảo văn bản.
2.3. Mặt mạnh, mặt yếu
* Mặt mạnh
Một số trường đã tổ chức tập huấn trình bày văn bản cho cán bộ, giáo
viên theo Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
* Mặt yếu
Trong quá trình soạn thảo văn bản, lỗi chính tả còn nhiều, sử dụng câu
từ không chính xác. Sai về thể thức của văn bản như ở mục số, ký hiệu văn
bản. Kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ,
định lề văn bản...
2.4. Các nguyên nhân, các yếu tố tác động
* Nguyên nhân của thành công
- Công nghệ thông tin phát triển nhanh, cơ hội và điều kiện tiếp cận
thuận lợi đến tất cả đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên các trường học.

- Cán bộ quản lí các trường đã chú trọng và có sự quan tâm, nhận thức
đúng mức tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản trong quản lý, điều hành
các hoạt động của nhà trường.
* Nguyên nhân của hạn chế

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
5


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

Đội ngũ giáo viên các trường đa phần đã lớn tuổi nên ngại học hỏi; việc
tiếp cận với công nghệ thông tin còn nhiều lúng túng, hạn chế.
2.5. Phân tích, đánh giá các vấn đề về thực trạng mà đề tài đặt ra
* Thành công, ưu điểm, mặt mạnh
Thường xuyên nhận được sự quan tâm của Lãnh đạo, chuyên viên
phòng Giáo dục và Đào tạo, cụ thể là: nhiều trường được trang bị phòng máy
vi tính, các trang thiết bị liên quan đến công nghệ thông tin. Hầu hết các đơn
vị trường học đều kết nối mạng internet từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho giáo
viên được khai thác mạng tham khảo tài liệu để phục vụ cho việc soạn thảo
văn bản. Các trường được biên chế giáo viên phụ trách công nghệ thông tin
giảng dạy, đội ngũ giáo viên được hướng dẫn các thao tác nên không còn lúng
túng khi soạn thảo văn bản. Nhiều giáo viên đã không ngừng nâng cao ý thức
tự học tự rèn, ngoài việc giảng dạy trên lớp còn tham gia bồi dưỡng chương
trình Chứng chỉ tin học văn phòng để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ.
Ngay từ khi Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Nội vụ được ban hành,
có hiệu lực, cán bộ quản lí một số trường đã tiến hành tập huấn cho giáo viên
về kĩ năng soạn thảo và trình bày văn bản, nhờ đó các văn bản đều được trình

bày đảm bảo đúng quy định.
* Tồn tại, hạn chế, mặt yếu
Lãnh đạo một số trường chưa thật chú trọng đến công tác soạn thảo
văn bản dẫn đến nhiều văn bản ban hành còn sai sót cả về hình thức lẫn nội
dung.
Việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản còn chưa thống nhất.
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ
nên ban hành bằng công văn thì lại ban hành bằng kế hoạch.

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
6


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản chưa đúng quy định. Công
tác tự kiểm tra, rà soát lại văn bản trước khi ban hành chưa được coi trọng.
Chính vì vậy có nhiều văn bản sau khi đưa vào vận dụng gặp nhiều sai sót.
Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ. Cán bộ văn thư nhiều trường
không làm nhiệm vụ phân loại công văn đi, công văn đến; xử lí văn bản
không kịp thời.
Ngôn ngữ trong nhiều văn bản sử dụng không phù hợp với đặc trưng
văn phong hành chính (từ địa phương, từ lóng, từ hoa mỹ, thừa từ, lặp từ…),
câu chữ rườm rà, tối nghĩa, không đủ thành phần ngữ pháp, diễn đạt câu thiếu
mạch lạc, rõ ràng, không đảm bảo tính nhất quán, logic v.v… Từ đó, làm cho
người đọc khó hiểu hoặc hiểu theo nhiều cách khác nhau và làm giảm đi tính
trang trọng, nghiêm túc cũng như hiệu quả tác động của văn bản hành chính
trong hoạt động giao tiếp, điều hành, quản lý.
Về thể thức và kỹ thuật trình bày, một số văn bản hành chính được ban

hành vẫn còn những sai sót cơ bản, không tuân thủ những quy định tại Thông
tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 như: ghi tên loại công văn (CV)
vào ký hiệu văn bản; trích yếu nội dung văn bản dài dòng nhưng không khái
quát được nội dung chủ yếu của văn bản; viết tắt, viết hoa trong văn bản tùy
tiện, không theo quy tắc chính tả tiếng Việt; bố cục văn bản không hợp lý
theo điều, khoản, điểm … đối với từng loại văn bản hành chính cụ thể;
khoảng cách giữa các đoạn văn và khoảng cách giữa các dòng không đúng
quy định; sử dụng không thống nhất loại chữ (in hoa, in thường), kiểu chữ
(đứng, đậm), số thứ tự (chữ số La Mã, chữ số Ả-rập hoặc chữ cái tiếng Việt
theo thứ tự abc) trong các văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm v.v…

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
7


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

Nhiều văn bản không thể hiện đúng các yếu tố thể thức theo quy định
(bao gồm các thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành
phần bổ sung đáp ứng yêu cầu hành chính trong những trường hợp cụ thể).
Chẳng hạn:
- Tên cơ quan chủ quản
Thực tế có một số trường do không xác định được tên cơ quan chủ
quản của cơ quan ban hành văn bản nên thường xảy ra những sai sót như sau:
UBND THỊ TRẤN BUÔN TRẤP
TRƯỜNG TIỂU HỌC …

- Số và ký hiệu văn bản

Do không hiểu được tác dụng của số và kí hiệu văn bản nên nhiều
trường văn thư vào sổ các loại văn bản rất tùy tiện, có khi văn bản ra trước thì
đánh số lớn hơn văn bản ra sau, cũng có trường hợp hai văn bản khác nhau
nhưng cùng chung một số. Đa số các trường đánh số văn bản không tuân theo
quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV mà tính theo thời gian năm học.
- Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản
Một số giáo viên khi xây dựng kế hoạch, ghi địa danh, lấy ngay tên
trường mình đang công tác, chẳng hạn:
Lý Tự Trọng, ngày … tháng …

năm…

Hoặc:
Trần Phú, ngày …

tháng …

năm…

- Chữ kí của người có thẩm quyền

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
8


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

Rất nhiều trường học, người kí văn bản giữ chức phó Thủ trưởng
nhưng khi kí văn bản vẫn không ghi chữ KT (kí thay) trước chức danh thủ

trưởng. Chẳng hạn:
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
Nguyễn Thị B
- Nơi nhận
Hầu hết văn bản của các trường viết xong đều kết thúc bằng cách thủ
trưởng kí tên và đóng dấu của cơ quan chứ không ghi nơi nhận, hoặc có chăng
thì cũng ghi không đúng địa chỉ.
3. Giải pháp, biện pháp
3.1. Mục tiêu của giải pháp, biện pháp
Đề tài đưa ra một số giải pháp, biện pháp nhằm thống nhất về nội dung
cũng như hình thức một số loại văn bản hành chính trong nhà trường.
3.2. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp, biện pháp
Để đạt hiệu quả, trước hết tôi cung cấp cho mọi người hiểu được khái
niệm về văn bản, tầm quan trọng của việc ban hành văn bản trong trường tiểu
học, sau đó tổ chức các chuyên đề về kĩ năng soạn thảo văn bản trong nhà
trường bao gồm nhiều nội dung khác nhau. Trong quá trình thực hiện chuyên
đề, chú trọng hướng dẫn thể thức trình bày văn bản một cách chi tiết kèm theo
ví dụ minh học cụ thể.
3.2.1. Khái niệm văn bản
Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông
tin bằng ngôn ngữ (hay một loại kí hiệu) nhất định. Văn bản được hình thành
trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực mà văn bản
có những nội dung và hình thức thể hiện khác nhau.

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
9


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

Văn bản trong nhà trường là văn bản hành chính thông thường, bao
gồm nhiều loại như: công văn, kế hoạch, báo cáo, quyết định, biên bản, thông
báo, tờ trình, hợp đồng…
3.2.2. Thể thức trình bày văn bản
Một văn bản được coi là trình bày đúng thể thức khi có đầy đủ các yếu
tố tạo thành văn bản và được thiết lập, bố trí khoa học theo đúng các quy định
hiện hành. Đây là yêu cầu cần phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt
trong hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản. Bởi vì, thể thức là điều kiện
đảm bảo hiệu lực pháp lý cho văn bản. Do đó, cần phải nghiên cứu kỹ nội
dung, vị trí, ý nghĩa các yếu tố thể thức để thể hiện đúng với từng loại hình
văn bản.
Theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT- BNV của Bộ Nội vụ ban
hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản, thể thức văn bản bao gồm các thành phần chung áp dụng đối với các
loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc
đối với mỗi loại văn bản nhất định.
a) Về kết cấu
Thường được thể hiện gồm 3 phần: phần mở đầu (phần viện dẫn),
phần nội dung chính (phần triển khai) và phần kết luận (quy định hiệu lực
pháp lý), Trong đó:
* Phần mở đầu: Nêu các căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn và lý do,
mục đích ban hành văn bản.
* Phần nội dung chính: Lần lượt trình bày các nội dung vấn đề phù
hợp với chủ đề văn bản. Tùy vào từng loại hình (hình thức) văn bản mà phần
này được trình bày theo "văn điều khoản" hoặc "văn nghị luận".

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
10

Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

* Phần kết luận: Nêu các quy định về hiệu lực pháp lý hoặc những yêu
cầu trách nhiệm thực hiện văn bản.
Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của mỗi loại hình văn bản để thể hiện
nội dung từng phần phản ánh tính liên kết với nhau theo chủ đề nhất định
nhằm tạo nên một chỉnh thể thống nhất.
b) Về ngôn ngữ
Văn bản hành chính thông thường được thể hiện bằng ngôn ngữ viết,
tiếng Việt (tiếng Việt phổ thông). Đây là phương tiện để chủ thể quản lý thể
hiện và truyền đạt ý chí của mình dưới dạng văn bản tới đối tượng có liên
quan.
Ngôn ngữ trong văn bản hành chính thông thường cần đảm bảo: tính
nghiêm túc, chính xác; tính phổ thông; tính khách quan; tính trang trọng, lịch
sự. Để ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phản ánh đầy đủ các đặc điểm đó đòi
hỏi người soạn thảo văn bản phải sử dụng từ, câu và dấu câu đúng quy tắc
ngữ pháp tiếng Việt.
Một văn bản hành chính thông thường chỉ được coi là hợp lệ và có tính
khả thi khi ban hành phải đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục và tuân thủ các
yêu cầu về thể thức, nội dung, ngôn ngữ.
c) Thể thức của một văn bản
Cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau đây:
* Tiêu ngữ
- Khái niệm: Là thành phần biểu thị tên quốc gia và chế độ chính trị mà
Nhà nước của quốc gia đó thực thi.
Ví dụ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
11


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

(Đối với văn bản của nhà trường)
Hoặc:

ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH

(Đối với văn bản của Đoàn thanh niên)

ĐỘI THIẾU NIÊN TIỀN PHONG HỒ CHÍ MINH

(Đối với văn bản của Liên đội)
- Tác dụng: Thể hiện quyền quản lý hành chính của một nhà nước trên
phương diện văn bản hành chính.
* Tên cơ quan ban hành văn bản
- Khái niệm: Là tên cơ quan, đơn vị soạn thảo ra văn bản. Vì trường
học là đơn vị trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo (cơ quan chủ quản) nên
cần phải ghi thêm tên cơ quan chủ quản của cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ:

PHÒNG GD&ĐT KRÔNG ANA
TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG

Hoặc:
HỘI ĐỒNG ĐỘI HUYỆN KRÔNG ANA

LIÊN ĐỘI TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG
- Tác dụng:
+ Cho biết cơ quan (đơn vị) ban hành văn bản.
+ Cho biết vị trí của cơ quan (đơn vị) ban hành văn bản trong hệ thống
tổ chức.
+ Thể hiện mối liên hệ giữa các cơ quan.

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
12


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

+ Giúp cho việc sử dụng, quản lý và tra tìm văn bản được thuận lợi,
chính xác.
* Số và ký hiệu văn bản
- Khái niệm: Số văn bản là số thứ tự của văn bản được ban hành trong
một năm đối với một cơ quan công tác (một nhiệm kỳ với các cơ quan làm
việc theo nhiệm kỳ). Số văn bản được bắt đầu từ số 01 tính từ ngày đầu năm
và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ví dụ:

Số: 10/KH-THLTT
Trong đó: - KH: Tên gọi của một kế hoạch
- THLTT: Tên đơn vị ban hành văn

bản (Tiểu học Lý Tự Trọng)
* Lưu ý: Có 02 cách đánh số cho một văn bản phù hợp với phương
pháp đăng ký quản lý văn bản.
Cách 1:
Đánh số tổng hợp: Nghĩa là đánh số chung cho tất cả các văn bản của
cơ quan ban hành, không phân biệt theo tên loại của văn bản, văn bản nào ra
trước thì số nhỏ, văn bản nào ra sau thì số lớn. Phương pháp này thường dùng
cho các cơ quan có số văn bản không nhiều, chẳng hạn các trường học.
Cách 2:
Đánh số theo tên loại văn bản: Nghĩa là đánh số riêng cho từng loại văn
bản. Trong mỗi loại văn bản thì văn bản nào ra trước thì đánh số nhỏ, văn bản
nào ra sau đánh số lớn. Thường các cơ quan đánh số theo phương pháp này
lập thành hai hệ thống số thứ tự: một cho các văn bản quy phạm pháp luật,
một cho các văn bản thông thường.

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
13


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

- Tác dụng: Số và ký hiệu của văn bản tiện cho việc đăng ký, phân loại
và sắp xếp văn bản trong hồ sơ, giúp cho việc tìm kiếm được dễ dàng và nắm
được số lượng văn bản mà cơ quan ban hành.
* Tên loại và trích yếu
- Khái niệm: Là tên gọi chính thức của một văn bản do cơ quan, tổ
chức ban hành như báo cáo, kế hoạch, quyết định… trừ công văn, còn lại các
loại văn bản khác khi ban hành đều phải ghi tên loại. Trích yếu là câu hay

cụm từ phản ánh khái quát, ngắn gọn nội dung cơ bản của văn bản.
Trích yếu văn bản phải được viết ngắn gọn, đủ ý và phản ánh đúng nội
dung chính của văn bản và được trình bày dưới tên loại, riêng đối với công
văn thì yếu tố này nằm ở vị trí dưới số và kí hiệu.
Chẳng hạn:
- Trích yếu một Quyết định (đặt dưới tên loại)

QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập Ban Chỉ đạo Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường

- Trích yếu một Công văn (đặt dưới số và kí hiệu)
Số: 12/THLTT
V/v Thành lập tổ Tư vấn thực hiện Thông tư 30/2014

của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo
Quy định đánh giá học sinh tiểu học
* Địa danh và ngày tháng năm
- Khái niệm: Địa danh là nơi cơ quan soạn thảo văn bản; thời gian ban
hành văn bản là ngày tháng năm văn bản được hoàn tất, bắt đầu có giá trị
pháp lý và hiệu lực thi hành.

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
14


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

Ví dụ: Buôn Trấp, ngày 10 tháng 12 năm 2014
- Tác dụng: Cho ta biết được văn bản được thiết lập ở đâu, thời gian

văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
* Nội dung văn bản
- Khái niệm: Là toàn bộ thông tin mà văn bản cần đề cập đến. Tùy theo
mỗi loại văn bản khác nhau mà thể hiện nội dung phù hợp.
- Tác dụng:
+ Giúp cho công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý các hoạt động của
cơ quan một cách hữu hiệu. Nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động
quản lý của cơ quan.
+ Góp phần thực hiện tốt các mục tiêu về quản lý như: tính khả thi, chất
lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công
tác văn bản sẽ hạn chế kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo
điều hành của cơ quan nói riêng và ảnh hưởng đến chất lượng cũng như hiệu
quả công tác của các cơ quan trong hệ thống quản lý nhà nước nói chung (các
trường, Phòng, Sở, Bộ GD&ĐT).
* Chữ ký của người có thẩm quyền
Thể hiện thẩm quyền của người quản lí trong cơ quan đơn vị.
Ví dụ:

HIỆU TRƯỞNG
(Chữ ký)

Nguyễn Văn A
Trong trường hợp người ký văn bản giữ chức phó Thủ trưởng cơ quan
phải ghi chữ (KT) trước chức danh thủ trưởng.
Ví dụ:

KT. HIỆU TRƯỞNG

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
15

Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

PHÓ HIỆU TRƯỞNG
(Chữ ký)

Nguyễn Thị B
- Tác dụng: Giúp cho văn bản có hiệu lực thi hành.
* Dấu cơ quan
Thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan (đơn vị) trong giao dịch với
các cơ quan và trước pháp luật của Nhà nước.
- Tác dụng: Đảm bảo tư cách hợp pháp của văn bản và của chữ ký trên
văn bản.
* Nơi nhận
Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân tiếp nhận và xử lý văn bản.
Ví dụ:

Nơi nhận:
- Phòng GD&ĐT Krông Ana;
- Lãnh đạo nhà trường;
- Tổ trưởng tổ chuyên môn;
- Lưu: VT.

- Tác dụng: Giúp cho chúng ta gửi văn bản đúng đối tượng tiếp nhận và
xác định rõ yêu cầu xử lý văn bản đối với đơn vị, cá nhân tiếp nhận văn bản.
3.2.5. Phương pháp soạn thảo Quyết định
Quyết định hành chính cá biệt là loại hình văn bản áp dụng pháp luật
do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết công

việc cụ thể, do đó, phải được viết dưới dạng điều, khoản (thông thường có từ
03 đến 05 điều), trong đó mỗi điều chứa đựng những nội dung nhất định.
Quyết định gồm có 2 phần: Phần mở đầu và phần nội dung
a) Phần mở đầu

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
16


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

Gồm 3 loại căn cứ:
+ Căn cứ thẩm quyền
+ Căn cứ áp dụng
+ Căn cứ thực tế (thực tiễn)
Căn cứ thẩm quyền là loại căn cứ phải nêu đầu tiên, đây là cơ sở pháp
lý chứng minh thẩm quyền được ban hành Quyết định của chủ thể ban hành
Quyết định.
Ví dụ: Đối với Quyết định của Hiệu trưởng nhà trường, viện dẫn căn
cứ thẩm quyền là:
Căn cứ Điều lệ trường tiểu học ban hành kèm theo Thông tư số
41/2010/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo
dục và Đào tạo;
Căn cứ áp dụng là loại căn cứ được nêu ngay sau căn cứ thẩm quyền
dùng để chứng minh nội dung điều chỉnh trong Quyết định dựa trên cơ sở
pháp lý là các văn bản của hệ thống luật hiện hành.
Căn cứ nhiệm vụ năm học 2015-2016 của trường Tiểu học Lý Tự
Trọng;
Căn cứ thực tiễn là loại căn cứ nêu sau cùng dựa trên các văn bản, đề

nghị của cơ quan, đơn vị tổ chức có thẩm quyền quản lý có liên quan đến nội
dung điều chỉnh của Quyết định. Nêu tên cơ quan, đơn vị, cá nhân đề nghị (tại
văn bản nào?) hoặc dựa vào cơ sở thực tiễn nào? và thường được bắt đầu
bằng cụm từ mang tính khuôn mẫu: "Xét đề nghị của..."; " Xét nhu cầu...";
"Căn cứ biên bản họp...",
Xét nhu cầu và khả năng công tác của viên chức;
Theo đề nghị của Chuyên môn,

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
17


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

* Cách trình bày các căn cứ
Mỗi căn cứ là một (hoặc hai) dòng, sau mỗi căn cứ là một dấu chấm
phẩy(;), căn cứ cuối cùng là dấu phẩy(,)
Căn cứ pháp lý trình bày trước căn cứ thực tiễn.
b) Phần nội dung chính của Quyết định
Thông thường nội dung một Quyết định gồm từ 3 đến 5 Điều, song về
cơ bản gồm 3 Điều với các chức năng cụ thể như sau:
Điều 1. Thể hiện đối tượng, thành phần tham gia giải quyết công việc
Điều 2. Nêu lên các quyền lợi và nghĩa vụ của đối tượng đã được điều
chỉnh ở điều 1.
Điều 3. Nêu thời gian có hiệu lực, đối tượng có trách nhiệm thi hành
văn bản và quy định về xử lý văn bản cũ (nếu có).
Chẳng hạn, đối với Quyết định thành lập Ban chỉ đạo Hội thi giáo viên
dạy giỏi cấp trường "văn điều khoản" để diễn đạt nội dung các điều như sau:
Điều 1. Thành lập Ban chỉ đạo Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường

(nêu tên gọi đầy đủ gồm: họ tên, chức vụ hiện giữ, phân công trách nhiệm).
Điều 2. Ban chỉ đạo Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường có nhiệm vụ
chỉ đạo Hội thi theo đúng quy định của Ngành (nêu nhiệm vụ quyền hạn).
Điều 3. Phụ trách Chuyên môn, Tài vụ nhà trường và cá nhân có
tên tại Điều 1 căn cứ Quyết định thi hành./.
Mẫu Quyết định:
Mẫu 1:
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
18


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học
Số: /QĐ- (1)

Địa danh, ngày….tháng….năm …

QUYẾT ĐỊNH CỦA (Chủ thể ra quyết định) (2)
(V/v:……………………….)
THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ…………..;
Căn cứ…………..;
Căn cứ…………..;
Theo đề nghị của……….,

QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ……………
Điều 2.… ………...
Điều 3.… …………
CHỦ THỂ KÍ VĂN BẢN

Nơi nhận:
- Tên cơ quan đơn vị nhận văn bản;
- Lưu: VT.

Họ tên người kí văn bản
(3)
Ghi chú:
(1) Phần ký hiệu ghi tên cơ quan đơn vị ban hành văn bản (viết tắt,
bằng chữ in hoa)
(2) Nếu cơ quan hoạt động theo chế độ lãnh đạo thủ trưởng (Hiệu
trưởng) phần tên cơ quan được ghi bằng chức danh của thủ trưởng cơ quan.
(3) Phần này ghi thể thức ký văn bản và chức danh người ký
Sau đây là một số ví dụ cụ thể đối với Quyết địnhcủa Nhà trường và
của Liên đội
PHÒNG GD & ĐT K RÔNG ANA
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
19


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong

trường Tiểu học

Số: 82/QĐ-THLTT

Buôn Trấp, ngày 05 tháng 12 năm

2014

QUYẾT ĐỊNH
Về việc Thành lập Hội đồng chấm thi chữ viết đẹp học sinh cấp trường
Năm học 2014-2015

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG
Căn cứ Điều lệ trường tiểu học ban hành kèm theo Thông tư số
41/2010/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo
dục và Đào tạo;
Căn cứ vào nhiệm vụ năm học 2014 – 2015;
Xét khả năng, phẩm chất cán bộ, viên chức;
Theo đề nghị của Chuyên môn,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Thành lập Hội đồng chấm thi chữ viết đẹp học sinh cấp
trường năm học 2014-2015 gồm các ông, bà có tên sau:
01. Bà Nguyễn Thị A

- Hiệu trưởng

- Chủ tịch

02. Bà Lê Thị B

- Phó Hiệu trưởng

- Phó Chủ tịch

03. Ông Đinh Văn T

- Giáo viên

- Thư kí

04. Bà Trần Thị H

- Tổ trưởng tổ 1

- Thành viên

05. Bà Đậu Thị P

- Tổ trưởng tổ 2

- Thành viên

06. Bà Hồng Thị M

- Tổ trưởng tổ 4

- Thành viên

07. Bà Lê Thị C

- Giáo viên

- Thành viên

Điều 2. Hội đồng chấm thi chữ viết đẹp học sinh có nhiệm vụ tổ
chức và điều hành Hội thi theo đúng quy định.
Thời gian: Từ 07 giờ 30 phút đến 17 giờ 00 ngày 12 tháng 01 năm
2015.
Điều 3. Bộ phận Tài vụ và các ông, bà có tên tại Điều 1 căn cứ
Quyết định thi hành.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày kí./.

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
20


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

HIỆU TRƯỞNG

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu: VT.

(Đã kí)

Nguyễn Thị A

HỘI ĐỒNG ĐỘI HUYỆN KRÔNG ANA

LIÊN ĐỘI TRƯỜNG TH LÝ TỰ TRỌNG

Số: 27/QĐ- LĐTHLTT

ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH

Buôn Trấp, ngày 08 tháng 9 năm 2014
QUYẾT ĐỊNH

(Về việc Thành lập Ban phụ trách Đội TNTP Hồ Chí Minh và Sao Nhi đồng
Hồ Chí Minh - Năm học 2014-2015

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG
Căn cứ Điều lệ trường tiểu học ban hành kèm theo Thông tư số
41/2010/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục
và Đào tạo;
Căn cứ vào Điều lệ và hướng dẫn thực hiện điều lệ Đội TNTP Hồ Chí Minh
của Hội Đồng Đội Trung Ương;
Căn cứ vào chương trình công tác Đội và phong trào Thiếu nhi năm học
2014 – 2015;
Xét khả năng và nhu cầu công tác của cán bộ, giáo viên.
Theo đề nghị của Tổng phụ trách đội,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Thành lập Ban phụ trách Đội TNTP Hồ Chí Minh và Sao Nhi đồng
Hồ Chí Minh năm học 2014 –2015 (Có danh sách kèm theo)
Điều 2: Ban Phụ trách Đội TNTP Hồ Chí Minh và Sao Nhi đồng Hồ Chí
Minh có nhiệm vụ tham gia xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt động của
Đội TNTP Hồ Chí Minh và Sao Nhi Đồng Hồ Chí Minh ở nhà trường thông qua

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng

21


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học
công tác giáo dục ngoài giờ lên lớp và hoạt động ngoại khoá theo các chủ đề năm
học, chủ điểm từng tháng.
Điều 3: Các ông (bà) có tên ở điều I căn cứ quyết định thi hành.
Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký .

HIỆU TRƯỞNG

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu: VT.

(Đã kí)

Nguyễn Thị A

DANH SÁCH BAN PHỤ TRÁCH ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH VÀ
SAO NHI ĐỒNG HỒ CHÍ MINH - NĂM HỌC 2014-2015
(Ban hành kèm theo quyết định số 27 ngày 08 tháng 9 năm 2014 của
Hiệu trưởng trường TH Lý Tự Trọng)

STT

HỌ VÀ TÊN

CHỨC

VỤ

NHIỆM VỤ ĐƯỢC PHÂN CÔNG

01

Phạm Lê Đăng K

TPT
Đội

Trưởng ban

02

Thân Thị T

Bí thư
đoàn

Phó Trưởng ban

03

Nguyễn Thị Kim D

GV

Ủy viên - Phụ trách Chi đội 5A

04

Hoàng Thị H

GV

Ủy viên - Phụ trách Chi đội 5B

05

Nguyễn Thị Đ

GV

Ủy viên - Phụ trách Chi đội 4A

06

Nguyễn Thị H

GV

Ủy viên - Phụ trách Chi đội 4B

07

Trần Thị L

GV

Ủy viên - Phụ trách Sao Nhi đồng 3A

08

Nguyễn Thị Bích L

GV

Ủy viên - Phụ trách Sao Nhi đồng 3B

09

Dương Thị H

GV

Ủy viên - Phụ trách Sao Nhi đồng 2A

10

Nguyễn Thị H

GV

Ủy viên - Phụ trách Sao Nhi đồng 2B

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
22

Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

11

Hồng Thị H

GV

Ủy viên - Phụ trách Sao Nhi đồng 1A

12

Trịnh Thị N

GV

Ủy viên - Phụ trách Sao Nhi đồng 1B

(Danh sách này gồm có 12 người)

3.2.6. Phương pháp soạn thảo Kế hoạch
Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của
nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp
về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
Khác với Quyết định, khi soạn thảo Kế hoạch ta không sử dụng cách
diễn đạt "văn điều khoản" với ngôn ngữ cứng rắn, mệnh lệnh mà lại sử dụng
"văn nghị luận" với ngôn ngữ mềm mỏng mang tính thuyết phục cao (nhưng
vẫn đảm bảo các yêu cầu ngôn ngữ hành chính công vụ) để hình thành nội
dung văn bản. Bởi vì, công văn không chứa đựng các quy tắc xử sự mà được

sử dụng trao đổi thông tin hình thành trong quản lý giữa các cơ quan, tổ chức
với nhau hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân nhằm thực hiện chức năng,
nhiệm vụ được giao.
Kế hoạch có rất nhiều loại khác nhau.
Ví dụ:
+ Kế hoạch điều chỉnh nội dung dạy học;
+ Kế hoạch Bồi dưỡng học sinh năng khiếu;
+ Kế hoạch phụ đạo học sinh yếu;
+ Kế hoạch Bồi dưỡng thường xuyên…
Mẫu của một loại Kế hoạch:

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
23


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

Tên cơ quan chủ quản
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Tên cơ quan ban hành văn bản
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /KH - (1)

Địa danh, ngày…tháng... năm …
KẾ HOẠCH
(V/v: ……………………….)

Họ và tên:
Chức vụ:

Đơn vị công tác:
I. Căn cứ
+ Căn cứ áp dụng
+ Căn cứ thực tế (thực tiễn)
II. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
Nêu mục đích, yêu cầu của việc xây dựng kế hoạch
III. NỘI DUNG, THỜI LƯỢNG
IV. KẾ HOẠCH CỤ THỂ
( 2)

Ghi chú:
(1) Phần ký hiệu ghi tên cơ quan đơn vị ban hành văn bản.
(2) Phần này ghi thể thức ký văn bản (Họ và tên người xây dựng kế
hoạch).
Sau đây là một ví dụ về kế hoạch cá nhân:

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
24


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHÒNG GD&ĐT KRÔNG ANA
TRƯỜNG TIỂU H ỌC LÝ TỰ TRỌNG
Số: /KH - (1)

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Buôn Trấp, ngày…tháng…năm 2014

KẾ HOẠCH
Bồi dưỡng thường xuyên
Năm 2014 - 2015
Họ và tên:

Trần Thị M

Chức vụ: Giáo viên
Đơn vị công tác: Trường tiểu học Lý Tự Trọng
Huyện Krông Ana, Tỉnh Đắk Lắk.
Căn cứ Chương trình bồi dưỡng thường xuyên giáo viên tiểu học ban
hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BGDĐT ngày 08 tháng 8 năm 2011
của Bộ trưởng Bộ giáo dục và Đào tạo; Quy chế bồi dưỡng thường xuyên
giáo viên mầm non, phổ thông và giáo dục thường xuyên ban hành kèm theo
Thông tư số 26/2012/TT-BGDĐT ngày 10 tháng 7 năm 2012 của Bộ trưởng
Bộ giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ Hướng dẫn số 1292/SGDĐT-TCCB ngày 23/10/2012 về hướng
dẫn thực hiện Thông tư 26/2012/TT-BGDĐT của Sở GD&ĐT Đắk Lắk;
Căn cứ Kế hoạch số 19/SGDĐT- GDTH ngày 08 tháng 3 năm 2013 bồi
dưỡng thường xuyên CBQL- Giáo viên tiểu học năm 2013 của Sở Giáo dục
và đào tạo Đắk Lắk;
Căn cứ vào tình hình thực tế, bản thân tôi xây dựng kế hoạch bồi dưỡng
thường xuyên năm học 2014 - 2015 như sau :
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
25