Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại công TNHH Hải Đồ Cổ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (5.68 MB, 84 trang )
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết
quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn
vị thực tập
Tác giả
Lương Thị Tâm
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian dài học tập, nghiên cứu tại Học Viện Tài Chính em đã được
các thầy giáo, cô giáo trang bị cho những kiến thức làm hành trang bước vào cuộc
sống mới sau khi tốt nghiệp. Để có được như ngày hôm nay, ngoài việc nỗ lực, cố
gắng của bản thân, em còn được các thầy giáo, cô giáo của trường dạy dỗ, dìu dắt,
hướng dẫn tận tình. Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy các cô.
Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ thống
thông tin kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thức chuyên ngành
để cho em có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai. Đặc biệt em xin được tỏ
lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo Hà Văn Sang, người đã trực tiếp hướng dẫn em
hoàn thành đồ án tốt nghiệp trong thời gian thực tập tốt nghiệp. Cuối cùng em xin
được chân thành cảm ơn lãnh đạo và các nhân viên trong Công ty TNHH Hải Đồ
Cổ đã tạo điều kiện cho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập
tốt nghiệp tại công ty.
Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2013
Sinh viên
Lương Thị Tâm
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN..................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN........................................................................................................2
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ KẾ
TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY.......................................................................12
1.1. Hệ thống thông tin.........................................................................................12
1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin................................................................12
1.1.2. Các yêu cầu của một hệ thống thông tin tốt..........................................12
1.1.3. Một số phương pháp thu thập thông tin.................................................16
1.2. Khái quát chung về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp..........................16
1.2.1. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng.............................................................16
1.2.2. Một số khái niệm liên quan đến kế toán bán hàng................................17
1.2.3. Các tài khoản kế toán sử dụng...............................................................20
1.2.4. Các chứng từ kế toán sử dụng................................................................21
Hình 1.1. Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ xuất sản phẩm, hàng hóa......22
1.2.5. Các hình thức kế toán.............................................................................23
Hình 1.2. Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ Hóa đơn thuế GTGT.............23
1.2.6. Các hình thức kế toán.............................................................................24
Hình 1.3. Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chung......................25
Hình 1.4. Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí Sổ cái.......................26
Hình 1.5.Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ....................27
Hình 1.6. Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ..................28
Hình 1.7. Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính......29
1.2.7. Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán bán hàng.. . .29
.............................................................................................................................. 29
Hình 1.8. Trình tự kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu.........29
Hình 1.9. Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ.........30
Hình 1.10. Kế toán doanh thu bán hàng trực tiếp, gửi bán...............................31
Hình 1.12. Doanh thu bán hàng đổi hàng.........................................................32
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
Hình 1.14b. Doanh thu bán hàng nội bộ...........................................................34
Hình 1.15. Doanh thu bán hàng có chiết khấu thanh toán...............................34
CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG CÁC HOẠT ĐỘNG NGIỆP VỤ KẾ TOÁN BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HẢI ĐỒ CỔ..........................................................35
2.1. Khái quát về công ty.....................................................................................35
2.1.1. Giới thiệu về công ty..............................................................................35
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty....................................................................37
Hình 2.1. Sơ đồ bộ máy công ty..........................................................................37
2.1.3. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty.......................................................37
.............................................................................................................................. 38
Hình 2.2. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty......................................................38
2.2. Thực trạng công tác tổ chức kế toán bán hàng tại công ty...........................39
2.2.1. Hình thức kế toán sử dụng.....................................................................39
Hình 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung......................41
2.2.2. Các chứng từ, báo cáo sử dụng..............................................................41
2.2.3. Các chứng từ và báo cáo sử dụng có liên quan đến kế toán bán hàng..43
2.3. Đánh giá hiện trạng và giải pháp khắc phục.................................................44
2.3.1. Ưu nhược điểm của hệ thống cũ............................................................44
2.3.2. Giải pháp khắc phục...............................................................................45
2.4. Phân tích hệ thống.........................................................................................46
2.4.1. Mục tiêu của hệ thống mới....................................................................46
2.4.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán.......................................................47
2.5. Mô hình nghiệp vụ bài toán và mô hình khái niệm logic.............................49
2.5.1. Mô hình nghiệp vụ.................................................................................49
Hình 2.4. Sơ đồ ngữ cảnh...................................................................................49
Hình 2.5. Sơ đồ phân cấp chức năng.................................................................50
Hình 2.6. Ma trận thực thể chức năng...............................................................53
2.5.2. Mô hình khái niệm logic........................................................................54
Hình 2.7. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1..............................................................54
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
Hình 2.8. Tiến trình kiểm tra ĐĐH....................................................................55
Hình 2.9. Tiến trình lập chứng từ......................................................................55
Hình 2.10. Tiến trình Ghi sổ...............................................................................56
Hình 2.12. Từ điển dữ liệu.................................................................................61
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
TNHH HẢI ĐỒ CỔ...............................................................................................64
3.1. Mô hình Logic...............................................................................................64
3.1.1. Chuyển mô hình E/R sang mô hình dữ liệu quan hệ.............................64
3.1.2. Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu....................................................66
Hình 3.1. Mô hình dữ liệu quan hệ....................................................................66
3.1.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý...................................................................66
3.2. Một số thuật toán sử dụng.............................................................................71
3.3. Yêu cầu máy tính...........................................................................................71
3.3.1. Yêu cầu phần cứng.................................................................................71
3.3.2. Yêu cầu phần mềm.................................................................................72
3.4. Giao diện chương trình.................................................................................72
3.4.1. Giao diện chính......................................................................................72
3.4.2. Đăng nhập, đăng kí................................................................................75
3.4.3. Danh mục...............................................................................................76
3.4.4. Chứng từ.................................................................................................77
3.4.5. Báo cáo...................................................................................................80
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Tên viết tắt
CNTT
GBC
GBN
GTGT
HĐ GTGT
HTTT
PC
PN
PT
PX
SXKD
TNHH
TSCĐ
Ý nghĩa
Công nghệ thông tin
Giấy báo có
Giấy báo nợ
Giá trị gia tăng
Hóa đơn giá trị gia tăng
Hệ thống thông tin
Phiếu chi
Phiếu nhập
Phiếu thu
Phiếu xuất
Sản xuất kinh doanh
Trách nhiệm hữu hạn
Tài sản cố định
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
DANH MỤC CÁC HÌNH
LỜI CAM ĐOAN..................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN........................................................................................................2
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ KẾ
TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY.......................................................................12
1.1. Hệ thống thông tin.........................................................................................12
1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin................................................................12
1.1.2. Các yêu cầu của một hệ thống thông tin tốt..........................................12
1.1.3. Một số phương pháp thu thập thông tin.................................................16
1.2. Khái quát chung về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp..........................16
1.2.1. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng.............................................................16
1.2.2. Một số khái niệm liên quan đến kế toán bán hàng................................17
1.2.3. Các tài khoản kế toán sử dụng...............................................................20
1.2.4. Các chứng từ kế toán sử dụng................................................................21
Hình 1.1. Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ xuất sản phẩm, hàng hóa......22
1.2.5. Các hình thức kế toán.............................................................................23
Hình 1.2. Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ Hóa đơn thuế GTGT.............23
1.2.6. Các hình thức kế toán.............................................................................24
Hình 1.3. Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chung......................25
Hình 1.4. Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí Sổ cái.......................26
Hình 1.5.Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ....................27
Hình 1.6. Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ..................28
Hình 1.7. Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính......29
1.2.7. Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán bán hàng.. . .29
.............................................................................................................................. 29
Hình 1.8. Trình tự kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu.........29
Hình 1.9. Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ.........30
Hình 1.10. Kế toán doanh thu bán hàng trực tiếp, gửi bán...............................31
Hình 1.12. Doanh thu bán hàng đổi hàng.........................................................32
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
Hình 1.14b. Doanh thu bán hàng nội bộ...........................................................34
Hình 1.15. Doanh thu bán hàng có chiết khấu thanh toán...............................34
CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG CÁC HOẠT ĐỘNG NGIỆP VỤ KẾ TOÁN BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HẢI ĐỒ CỔ..........................................................35
2.1. Khái quát về công ty.....................................................................................35
2.1.1. Giới thiệu về công ty..............................................................................35
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty....................................................................37
Hình 2.1. Sơ đồ bộ máy công ty..........................................................................37
2.1.3. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty.......................................................37
.............................................................................................................................. 38
Hình 2.2. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty......................................................38
2.2. Thực trạng công tác tổ chức kế toán bán hàng tại công ty...........................39
2.2.1. Hình thức kế toán sử dụng.....................................................................39
Hình 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung......................41
2.2.2. Các chứng từ, báo cáo sử dụng..............................................................41
2.2.3. Các chứng từ và báo cáo sử dụng có liên quan đến kế toán bán hàng..43
2.3. Đánh giá hiện trạng và giải pháp khắc phục.................................................44
2.3.1. Ưu nhược điểm của hệ thống cũ............................................................44
2.3.2. Giải pháp khắc phục...............................................................................45
2.4. Phân tích hệ thống.........................................................................................46
2.4.1. Mục tiêu của hệ thống mới....................................................................46
2.4.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán.......................................................47
2.5. Mô hình nghiệp vụ bài toán và mô hình khái niệm logic.............................49
2.5.1. Mô hình nghiệp vụ.................................................................................49
Hình 2.4. Sơ đồ ngữ cảnh...................................................................................49
Hình 2.5. Sơ đồ phân cấp chức năng.................................................................50
Hình 2.6. Ma trận thực thể chức năng...............................................................53
2.5.2. Mô hình khái niệm logic........................................................................54
Hình 2.7. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1..............................................................54
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
Hình 2.8. Tiến trình kiểm tra ĐĐH....................................................................55
Hình 2.9. Tiến trình lập chứng từ......................................................................55
Hình 2.10. Tiến trình Ghi sổ...............................................................................56
Hình 2.12. Từ điển dữ liệu.................................................................................61
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
TNHH HẢI ĐỒ CỔ...............................................................................................64
3.1. Mô hình Logic...............................................................................................64
3.1.1. Chuyển mô hình E/R sang mô hình dữ liệu quan hệ.............................64
3.1.2. Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu....................................................66
Hình 3.1. Mô hình dữ liệu quan hệ....................................................................66
3.1.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý...................................................................66
3.2. Một số thuật toán sử dụng.............................................................................71
3.3. Yêu cầu máy tính...........................................................................................71
3.3.1. Yêu cầu phần cứng.................................................................................71
3.3.2. Yêu cầu phần mềm.................................................................................72
3.4. Giao diện chương trình.................................................................................72
3.4.1. Giao diện chính......................................................................................72
3.4.2. Đăng nhập, đăng kí................................................................................75
3.4.3. Danh mục...............................................................................................76
3.4.4. Chứng từ.................................................................................................77
3.4.5. Báo cáo...................................................................................................80
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
LỜI MỞ ĐẦU
Thế kỷ XXI tự hào là kỷ nguyên của công nghệ với hàng loạt các sản phẩm
CNTT có tính ứng dụng cao. CNTT là một trong những động lực quan trọng nhất
của sự phát triển xã hội, ứng dụng và phát triển CNTT là phương tiện chủ lực để đi
tắt, đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với các nước; ứng dụng CNTT ở
nước ta là nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của dân
tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế,
tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ hiệu quả...
Hiện tại, những khu vực kinh tế có yêu cầu hội nhập và cạnh tranh cao như
ngân hàng, viễn thông, hàng không, xây dựng... việc ứng dụng CNTT đã trở thành
yếu tố sống còn, góp phần quyết định vào sự phát triển và tiến trình hội nhập của
các ngành này. Bên cạnh đó, trên thị trường Việt Nam đã xuất hiện nhiều doanh
nghiệp đầu tư ứng dụng CNTT vào sản xuất kinh doanh, dịch vụ. Trong đó, một số
ngành đã được hưởng rất nhiều thành quả của CNTT.
Một trong những lĩnh vực được tin học hoá mạnh mẽ là công tác quản lý, điều
này đã góp phần không nhỏ trong việc giúp các nhà quản lý giải quyết bài toán thực
tế nhanh chóng, hiệu quả. Với những phần mềm linh hoạt và thông minh, chúng ta
đã giảm được đáng kể thời gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lưu trữ và nhờ đó
tăng nâng cao tính khoa học trong giải quyết công việc.
Trong lĩnh vực kế toán, các phần mềm kế toán đã giảm một khối lượng lớn
công việc và mang lại khá nhiều hiệu quả. Tuy nhiên, để có được giải pháp tối ưu
trong việc ứng dụng CNTT vào hoạt động kế toán thì HTTT kế toán cần phải được
phân tích một cách tỉ mỉ và chính xác.
Công ty TNHH Hải Đồ Cổ chuyên sản xuất và kinh doanh Sứ cao cấp. Các
sản phẩm Gốm sứ vẽ vàng vẫn còn là khái niệm mới mẻ với mọi người. Do vậy
ngoài mục tiêu về lợi nhuận, công ty còn muốn quảng bá sản phẩm tới đông đảo
khách hàng trong cũng như ngoài nước. Với việc kinh doanh và cung cấp số lượng
lớn cả trong và ngoài nước nên công ty cần có một phần mềm kế toán quản lý hiệu
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
quả công tác hạch toán kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ. Do vậy em đã quyết
định “Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại công TNHH Hải Đồ Cổ” để từ đó
đưa ra những giải pháp để khắc phục những nhược điểm của HTTT đang sử dụng
và đưa ra HTTT tối ưu hơn.
Hệ thống được xây dựng dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008
và ngôn ngữ lập trình mã nguồn mở C# .Net.
Phạm vi nghiên cứu: Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu tại công ty
TNHH Hải Đồ Cổ
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ
KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG CÁC HOẠT ĐỘNG NGIỆP VỤ KẾ TOÁN
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HẢI ĐỒ CỔ
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH HẢI ĐỒ CỔ
Dưới góc độ của một sinh viên còn thiếu sót về kinh nghiệm và kiến thức thực
tiễn, đồ án của em không thể tránh khỏi những hạn chế. Do vậy, em rất mong nhận
được sự đánh giá và góp ý của các thầy cô Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế để
giúp em hoàn thiện hơn những kiến thức đã được học và có thể vận dụng vào thực
tế.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Hà Văn Sang
và sự giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể cán bộ nhân viên Phòng Tài chính – Kế toán
TNHH Hải Đồ Cổ đã giúp em hoàn thành đề tài này
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ
KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
1.1. Hệ thống thông tin
1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin
HTTT là tập hợp có tổ chức những con người, các thiết bị phần mềm, dữ liệu,
… để thực hiện hoạt động thu nhận, lưu trữ, xử lý, truyền tin trong một tập hợp các
ràng buộc gọi là môi trường.
Như trên đã minh họa, mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào,
bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa thông tin đầu ra. Đầu vào (Inputs) của
HTTT được lấy từ các nguồn (source) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng
các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả chưa xử lý được chuyển đến các đích
(destination) hoặc kho dữ liệu (Store).
1.1.2. Các yêu cầu của một hệ thống thông tin tốt
Như chúng ta đã biết từ trước, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần
lớn vào chất lượng thông tin do hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ thấy
rằng từ sự hoạt động kém chất lượng của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc
gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà
nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng như sau:
1.1.2.1. Độ tin cậy.
Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực. Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ
chức những hậu quả xấu. Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề khác của
tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước các đối tác.
1.1.2.2. Tính đầy đủ:
Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà
quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyết định hành động
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế. Điều này sẽ gây tổn hại lớn cho tổ
chức.
1.1.2.3. Tính thích hợp và dễ hiểu:
Một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông
tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc
đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn
đến hoặc làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra
các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết.
1.1.2.4. Tính kịp thời:
Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn
nhưng nó sẽ vẫn không có ích gì khi nó không được gửi tới người sử dụng lúc cần
thiết.
Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trong
những công việc của bất kỳ nhà quản lý nào. Để giải quyết được vấn đề đó cần xem
xét kỹ cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tích thiết kế và
cài đặt một HTTT.
1.1.2.5. Tính được bảo vệ:
Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức. Vì vậy không thể để cho bất
kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin. Do vậy, thông tin cần được bảo vệ và chỉ
những người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin. Sự thiếu an toàn về thông
tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức
1.1.2.6. Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin Giai đoạn 1: Đánh
giá yêu cầu
Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn.
Nó bao gồm các công đoạn sau:
+ Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
+ Làm rõ yêu cầu
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
+ Đánh giá khả thi thực thi
+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
1.1.2.7. Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết
Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:
+ Lập kế hoạch phân tích chi tiết
+ Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
+ Nghiên cứu hệ thống thực tại
+ Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giả pháp
+ Đánh giá lại tính khả thi
+ Thay đổi đề xuất của dự án
+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
1.1.2.8. Giai đoạn 3 : Thiết kế lô gíc
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những
mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lôgíc sẽ phải được những
người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lô gíc bao gồm những công đoạn sau:
+ Thiết kế cơ sở dữ liệu
+ Thiết kế xử lý
+ Thiết kế các nguồn dữ liệu vào
+ Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc
+ Hợp thức hoá mô hình lô gíc
1.1.2.9. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp:
+ Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
+ Xây dựng các phương án của giải pháp.
+ Đánh giá các phương án của giải pháp.
+ Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của
giải pháp.
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
1.1.2.10. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:
+ Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
+ Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).
+ Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá.
+ Thiết kế các thủ tục thủ công.
+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
1.1.2.11. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá
của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về
giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác
cũng như các tài liệu mô tả hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực
hiện kỹ thuật hệ thống như sau:
+ Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
+ Thiết kế vật lý trong.
+ Lập trình.
+ Thử nghiệm hệ thống.
+ Chuẩn bị tài liệu.
1.1.2.12. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:
+ Lập kế hoạch cài đặt.
+ Chuyển đổi.
+ Khai thác và bảo trì.
+ Đánh giá.
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
1.1.3. Một số phương pháp thu thập thông tin
1.1.3.1. Phỏng vấn
Phỏng vấn là phương pháp đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người
phỏng vấn và người được phỏng vấn. Nó cho phép thu được những xử lý theo cách
khác với mô tả trong tài liệu.
1.1.3.2. Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức. Thông tin
trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
1.1.3.3. Sử dụng phiếu điều tra
Phiếu điều tra được dùng trong các trường hợp khi cần phải lấy thông tin từ
một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng. Có thể điều tra trực
tiếp từ các đối tượng thông qua các phiếu điều tra hoặc có thể điều tra theo mẫu sau
đó suy rộng ra tổng thể cần điều tra.
1.1.3.4. Quan sát
Đây là phương pháp mà người thu thập thông tin quan sát trực tiếp để thu được
những thông tin theo yêu cầu.
1.2. Khái quát chung về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
1.2.1. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng.
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản
và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh
tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra
các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong
doanh nghiệp.
Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh
nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của
doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán.
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp thành
các báo cáo kế toán định kỳ tạo thành hệ thống kế toán.
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn
lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp
nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh
doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang
hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bán
hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng
quay của vốn, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng có nhiệm vụ phải
phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động
của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại, giá
trị. Đồng thời, cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính
và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng.
1.2.2. Một số khái niệm liên quan đến kế toán bán hàng.
1.2.2.1. Khái niệm doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu.
a. Doanh thu bán hàng
Quy định về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu
được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động SXKD thông thường của doanh nghiệp,
góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Các khoản thu hộ bên thứ ba không phải là nguồn
lợi ích kinh tế, không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ không được coi là
doanh thu.
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải theo nguyên tắc phù hợp. Khi ghi nhận
một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến
việc tạo ra doanh thu đó.
Chỉ ghi nhận doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa khi thỏa mãn đồng thời 5 điều
kiện sau:
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
- Doanh nghiệp đã trao phần lớn rủi do và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản
phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu
hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Doanh thu của giao dịch về cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao
dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy. Trường hợp giao dịch về cung cấp dịch
vụ liên quan đến nhiều kỳ thì doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công
việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán của kỳ đó. Kết quả của giao dịch
cung cấp dịch vụ được xác định khi thỏa mãn đồng thời 4 điều kiện sau:
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó
- Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán
- Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao
dịch cung cấp dịch vụ đó.
Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các khoản
chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại.
Các loại doanh thu: Tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh bao gồm:
- Doanh thu bán hàng.
- Doanh thu cung cấp dịch vụ.
- Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia.
Ngoài ra còn có các khoản thu nhập khác.
Khi hạch toán doanh thu và thu nhập khác lưu ý các quy định sau:
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhận cho doanh
thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức
và lợi tức được chia theo quy định tại Chuẩn mực “Doanh thu và thu nhập khác”,
nếu không thỏa mãn điều kiện thì không hạch toán vào doanh thu.
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi nhận
đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính.
Trong trường hợp hàng hóa dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa, dịch vụ tương tự về
bản chất thì không được ghi nhận doanh thu.
Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng, từng sản
phẩm, … theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu, để xác định doanh thu
thuần của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng, từng sản phẩm… để phục vụ
cho cung cấp thông tin kế toán quản trị doanh nghiệp và lập Báo cáo tài chính.
b. Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
- Chiết khấu thương mại: là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho
khách hàng khi mua hàng với khối lượng lớn. Chỉ phản ánh vào nội dung này các
khoản chiết khấu thương mại khi bán hàng được ghi trên hóa đơn hoặc các chứng từ
khác liên quan đến bán hàng
- Hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán xác định là đã bán bị khách
hàng trả lại và từ chối thanh toán. Giá trị của số hàng bán bị trả lại được tính theo
đúng đơn giá ghi trên hóa đơn. Trường hợp bị trả lại một phần số hàng đã bán, chỉ
phản ánh giá trị của số hàng bán bị trả lại đúng bằng số lượng hàng bị trả lại nhân
với đơn giá bán ghi trên hóa đơn, các chi phí khác phát sinh mà doanh nghiệp phải
chi liên quan đến hàng bán bị trả lại này được phản ánh vào chi phí quản lý kinh
doanh.
- Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho người mua do hàng bán kém phẩm
chất, sai quy cách theo đúng quy định trong hợp đồng kinh tế hoặc lạc hậu thị hiếu.
Chỉ phản ánh vào nội dung này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá
ngoài hóa đơn, tức là giảm giá sau khi đã phát hành hóa đơn. Không phản ánh vào
nội dung này số giảm giá đã được ghi trên hóa đơn và đã được trừ vào tổng giá trị
hàng hóa bán ghi trên hóa đơn
- Thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp: Thuế GTGT là
một loại thuế gián thu, được tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ
phát sinh trong quá trình sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng.
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
- Thuế tiêu thụ đặc biệt: Thuế tiêu thụ đặc biệt được đánh vào doanh thu của
các doanh nghiệp sản xuất một số mặt hàng đặc biệt mà nhà nước không khuyến
khích sản xuất, cần hạn chế mức tiêu thụ vì không phục vụ thiết thực cho nhu cầu
đời sống nhân dân như: Rượu, bia, thuốc lá, vàng mã, bài lá,… (ngoài ra hàng hóa,
dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt còn phải nộp thuế GTGT).
1.2.3. Các tài khoản kế toán sử dụng.
Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các TK
sau:
- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- TK 512 – Doanh thu nội bộ.
- TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
- TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện.
- Và các tài khoản liên quan khác.
Để kế toán các khoản giảm trừ doanh thu kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 521 – Chiết khấu thương mại.
- TK 531 – Doanh thu hàng bán bị trả lại.
- TK 532 – Giảm giá hàng bán.
- TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt.
- TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu.
- TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra.
Để tập hợp và kết chuyển các CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ, kế toán
sử dụng các tài khoản kế toán sau:
- TK 641 – Chi phí bán hàng.
- TK 641 được mở chi tiết 7 TK cấp 2:
- TK 6411 – Chi phí nhân viên
- TK 6412 – Chi phí vật liệu bao bì
- TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng
- TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
- TK 6415 – Chi phí bảo hành
- TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác
- TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- TK 642 có 8 TK cấp 2:
- TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý
- TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý
- TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng
- TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 6425 – Thuế, phí và lệ phí
- TK 6426 – Chi phí dự phòng
- TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác.
1.2.4. Các chứng từ kế toán sử dụng.
Các chứng từ kế toán sử dụng để kế toán bán hàng bao gồm:
- Hóa đơn GTGT (mẫu 01 – GTKT – 3LL).
- Hóa đơn bán hàng thông thường (mẫu 02 – GTTT – 3L).
- Bảng thanh toán hàng đại lí kí gửi (mẫu 01 – BH).
- Thẻ quầy hàng (mẫu 02 – BH).
- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy
nhiệm thu, giấy báo có ngân hàng, bảng sao kê của ngân hàng,…).
- Chứng từ liên quan khác như phiếu nhập kho hàng trả lại,…
- Các sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
Hình 1.1. Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ xuất sản phẩm, hàng hóa
Chú thích:
1: Căn cứ vào nhu cầu xuất sản phẩm hàng hóa phòng cung tiêu hoặc phòng
bán hàng lập phiếu xuất kho làm 3 liên (1 liên lưu).
2: Phiếu xuất kho được chuyển 2 liên xuống kho để làm thủ tục xuất sản
phẩm, hàng hóa.
3: Thủ kho sau khi xuất sản phẩm, hàng hóa xong ghi số lượng và ký vào 2
liên phiếu xuất kho (liên 2 và liên 3).
3: Sản phẩm, hàng hóa được chuyển đến người mua hoặc người nhận hàng.
4: Liên 3 phiếu xuất kho do người nhận hàng giữ.
5: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi số lượng sản phẩm, hàng hóa
xuất vào thẻ hoặc sổ kho.
6: Phiếu xuất kho được thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho.
7 : Kế toán hàng tồn kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã được hoàn chỉnh để ghi
sổ kế toán liên quan (nếu kế toán thủ công).
7’: Kế toán hàng tồn kho nhập dữ liệu trên phiếu xuất kho vào máy tính (nếu
đã sử dụng phần mềm kế toán trên máy).
8: Phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận kế toán liên quan.
9: Bộ phận kế toán liên quan sử dụng phiếu xuất kho để ghi sổ kế toán liên
quan.
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
10: Phiếu xuất kho được chuyển về bộ phận kế toán hàng tồn kho để lưu giữ
(tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp).
Chú ý:
Trường hợp xuất kho sản phẩm hàng hóa đến nơi nhận là cửa hàng, chi nhánh
hạch toán báo sổ hoặc xuất để chuyển sang kho khác trong nội bộ doanh nghiệp thì
sử dụng "phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ".
Trường hợp xuất sản phẩm hàng hóa giao cho các đại lý thì sử dụng "phiếu
xuất kho hàng gửi đại lý".
1.2.5. Các hình thức kế toán.
Hình 1.2. Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ Hóa đơn thuế GTGT
Chú thích:
(A) Bắt đầu: Bộ phận liên quan (người mua) chuẩn bị tiền và các chứng từ liên
quan đến việc trả tiền (Giấy báo của ngân hàng, phiếu thu…)
1: Bộ phận kế toán tiêu thụ thanh toán nhận các chứng từ thanh toán, viết hóa
đơn bán hàng (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) - 3 liên.
2: Kế toán trưởng, chủ tài khoản ký duyệt hóa đơn.
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
3: Kế toán tiêu thụ nhận hóa đơn đã ký duyệt, đưa người mua ký (người mua
giữ liên 2, liên 1 lưu ở bộ phận bán hàng, liên 3 để thanh toán).
4: Kế toán tiêu thụ, thanh toán ghi sổ kế toán tiêu thụ.
5: Chuyển hóa đơn cho bộ phận kế toán thuế (GTGT)
6: Bộ phận kế toán thuế ghi sổ chi tiết thuế GTGT.
7: Chuyển hóa đơn đến các bộ phận kế toán liên quan.
8: Ghi sổ kế toán liên quan.
9: Lưu hóa đơn ở bộ phận kế toán bán hàng.
(B) Kết thúc
1.2.6. Các hình thức kế toán.
Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ
Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định
khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ
Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
a. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
Sổ Cái;
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
Sinh viên: Lương Thị Tâm
Lớp: CQ 47/41.04
Hình 1.3. Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
b. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung
kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất
là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế
toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký - Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Giảng viên hướng dẫn : Hà Văn Sang
