Quy trinh vật tư thanh toan

1.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY
PHÓ GIÁM ĐỐC
PHỤ TRÁCH KỸ THUẬT

PHÓ GIÁM ĐỐC
PHỤ TRÁCH TÀI CHÍNH

DỰ ÁN - KẾ HOẠCH - KỸ
THUẬT

TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN
VẬT TƯ

BAN QUẢN LÝ
CÁC CÔNG TRÌNH

TRƯỞNG
TRƯỞNG BAN
BAN QL
QL
CHỈ
CHỈ HUY
HUY TRƯỞNG
TRƯỞNG
CHỦ
CHỦ NHIỆM
NHIỆM CÔNG
CÔNG TRÌNH
TRÌNH

ĐƠN VỊ THI CÔNG

CHỦ
CHỦ NHIỆM
NHIỆM CÔNG
CÔNG TRÌNH
TRÌNH
CÁN
BỘ
KỸ
THUẬT
CÁN BỘ KỸ THUẬT
ĐỘI
CÔNG
CHỦTỔ
NHIỆM
CÔNG
TRÌNH
TỔ
ĐỘI THI
THI
CÔNG

ĐƠN VỊ THI CÔNG

ĐƠN VỊ THI CÔNG

TỔ ĐỘI THI CÔNG

TỔ
TỔ TRƯỞNG
TRƯỞNG
CÔNG
CÔNG NHÂN
NHÂN KỸ
KỸ THUẬT
THUẬT
CÔNG
NHÂN
TỔ TRƯỞNG
CÔNG
NHÂN

CÁN BỘ KỸ THUẬT

TỔ ĐỘI THI CÔNG

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG

I.

Quy trình quản lý Vật tư
1. Mục đích

- Nhằm thống nhất cách thức trong việc triển quản lý vật tư tại các công trường và quản lý
chung tại công ty.
2. Phạm vi áp dụng
- Quy trình này được áp dụng trong toàn Công ty
3. Định nghĩa và từ viết tắt

- BGD

: Ban giám đốc

- KHKT

: Bộ phận Kế hoạch – kỹ thuật

- BQLCT

: Ban Quản lý công trình

- CNCT

: Chủ nhiệm công trình (nhóm cán bộ kỹ thuật và chủ nhiệm)

- TCKT-VT

: Bộ phận tài chính kế toán vật tư

- TGĐ

: Tổng Giám đốc

4. Trách nhiệm
- Phụ trách các bộ phận Công ty, Văn phòng đại diện và Ban quản lý công trường chịu
trách nhiệm phổ biến, áp dụng và hướng dẫn CBCNV thực hiện sau khi được ban Giám
đốc phê duyệt ban hành.

- Trong quá trình triển khai, áp dụng, toàn bộ CBCNV và các bộ phận phòng, Ban góp ý
bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với thực tế công tác và đệ trình ban Giám đốc phê duyệt
điều chỉnh.
5. Nội dung
5.1.

Bước 1: Công tác chuẩn bị

- Công tác khối lượng và giá trị.
+ Ban chỉ huy công trường bóc tách khối lượng, phân tích vật tư diễn giải đầy đủ khối
lượng vật tư chính, vật tư phụ, và các chi phí liên quan đến công trình theo bản vẽ
kỹ thuật thi công được phê duyệt, Phòng KHKT chịu trách nhiệm kiểm tra và kiểm
soát trước khi thực hiện.
- Công tác giao khoán nội bộ.
+ Khối lượng thống nhất giữa Phòng KHKT với Chỉ huy trưởng là cơ sở để Giám đốc
Công ty giao xuống cho Ban chỉ huy công trình.
+ Khối lượng vật tư chính cấp cho công trình là do Công ty cung cấp theo kế hoạch.
5.2.

Bước 2: Công tác yêu cầu cấp vật tư.

+ Cán bộ kỹ thuật hiện trường đề xuất cấp vật tư, Chỉ huy trưởng kiểm tra ký chuyển
lên Phòng KHKT (Phụ lục 01).
+ Cán bộ Phòng KHKT được giao phụ trách công trình kiểm tra đối chiếu các đợt, lũy
kế theo các đợt thể hiện thừa thiếu (Phụ lục 02)
5.3.

Bước 3: Công tác kiểm soát và luân chuyển số liệu các phòng nghiệp vụ.

+ Bộ phận KHKT lập bảng theo dõi lũy kế các đợt khối lượng vật tư => duyệt, chuyển

khối lượng yêu cầu vật tư sang TCKT-VT. (Căn cứ phụ lục 3 làm cơ sở lũy kế)
+ Bộ phận KHKT song song chuyển khối lượng yêu cầu vật tư sang TCKT-VT (Là cơ
sở theo dõi hóa đơn, theo dõi vật tư nhập xuất, số liệu quyết toán nội bộ…)
+ Số liệu yêu cầu vật tư phục vụ Phòng KHKT theo dõi vật tư nhập, xuất dưới công
trường => Thanh (quyêt) toán A B, quyết toán nội bộ.
+ Số liệu yêu cầu vật tư phục vụ TCKT-VT trình Giám đốc Công ty ký kết hợp đồng
cung cấp vật tư của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp.
+ Số liệu yêu cầu vật tư phục vụ TCKT-VT theo dõi vật tư => công tác xử lý chứng từ
kế toán, quyết toán vật tư.
5.4. Bước 4: Công tác bàn giao vật tư và theo dõi, quản lý vật tư tại công
trường.
+ Vật tư khi về đến công trình được bàn giao giữa Cán bộ TCKT-VT với CNCT hoặc
Chỉ huy trưởng công trình gửi biên bản bàn giao vật theo các nội dung (Phụ lục 03)


Số lượng vật tư



Chủng loại vật tư



Các chứng chỉ xuất xưởng của sản phẩm (Trong trường hợp là thiết bị máy móc
phải có đầy đủ các tài liệu liên quan đến máy)
+ Biên bản bàn giao vật tư được chuyển lên Phòng KHKT và TCKT-VT để theo dõi.

Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam

2

+ Vật tư về đến công trường được theo dõi bằng các phụ lục 05, 06, 07, 08. Các phụ
lục này được TCKT-VT ban hành xuông công trường, và lập sổ theo dõi vật tư trên
phòng.
5.5.

Bước 5: Công tác kiểm kê vật tư.

+ Vật tư tại các công trình được kiểm kê đình kỳ theo quy định:


Kiểm kê tháng: Nội dung cân đối giữa yêu cầu cấp vật tư về công trình, yêu cầu
xuất vật tư ra khỏi kho, vật tư tồn kho (Phụ lục 05, 06, 07, 08, 09)



Kiểm kê định kỳ: Nôị dung cân đối giữa Yêu cầu cấp vật tư về công trình, yêu
cầu xuất vật tư ra khỏi kho, vật tư tồn kho và công tác kiểm đếm kho (Phụ lục 05, 06,
07, 08, 10)
+ Công tác báo cáo vật tư với Giám đốc Công ty theo tiến độ thi công, cũng như định
kỳ tuần, tháng, quý, năm (Phụ lục 11)

Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam

3


II.

Quy trình Tạm ứng và thanh toán
1. Mục đích

- Nhằm thống nhất cách thức trong việc quản lý, thanh toán và tạm ứng trong toàn công ty
2. Phạm vi áp dụng
- Quy trình này được áp dụng trong toàn Công ty
3. Định nghĩa và từ viết tắt
- BGD

: Ban giám đốc

- KHKT

: Bộ phận Kế hoạch – kỹ thuật

- BQLCT

: Ban Quản lý công trình

- CNCT

: Chủ nhiệm công trình (nhóm cán bộ kỹ thuật và chủ nhiệm)

- TCKT-VT

: Bộ phận tài chính kế toán vật tư

- TGĐ

: Tổng Giám đốc

4. Trách nhiệm
- Phụ trách các bộ phận Công ty, Văn phòng đại diện và Ban quản lý công trường chịu
trách nhiệm phổ biến, áp dụng và hướng dẫn CBCNV thực hiện sau khi được ban Giám
đốc phê duyệt ban hành.
- Trong quá trình triển khai, áp dụng, toàn bộ CBCNV và các bộ phận phòng, Ban góp ý
bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với thực tế công tác và đệ trình ban Giám đốc phê duyệt
điều chỉnh.
- Bộ phận TCKT-VT chịu trách nhiệm áp dụng và triển khai.
5. Nội dung
5.1.

Bước 1: Công tác chuẩn bị

+ Các chủ nhiệm công trình đề xuất dự kiến tạm ứng theo báo cáo hàng tuần và hàng tháng
cho công trình và phạm vi công việc đang quản lý.
+ Bộ phận KHKT tổng hợp các báo cáo, thông báo kế hoạch yêu cầu tài chính cho Ban
giám đốc và phòng TCKT-VT lên kế hoạch chuẩn bị.
5.2.

Bước 2: Lập phiếu yêu cầu thanh toán, tạm ứng.

+ Chủ nhiệm công trình, các cán bộ lập phiếu thanh toán, tạm ứng (mẫu phiếu 01, 02), ký
phiếu đề xuất, chuyển lên bộ phận KHKT kiểm tra => duyệt, bộ phận TCKT-VT tổng hợp,
kiểm tra và ký duyệt trước khi trình Ban giám đốc duyệt chủ trương.
+ Yêu cầu đối với phiếu thanh toán cần có đầy đủ các chứng từ, hóa đơn, tổng hợp các
khoản thanh toán phù hợp với quy định quản lý tài chính để duyệt chủ trương.
+ Đối với phiếu tạm ứng, có bản kê dự kiến các mục chi tiêu chi tiết cho từng hạng mục và
công trình.
+ Chứng từ, hóa đơn của phiếu tạm ứng phải tập hợp theo bảng kê để thực hiện bước thanh

toán hoàn ứng.
Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam

4


+ Các các nhân thực hiện công tác tạm ứng phải hoàn thành công tác hoàn ứng trước khi
được tạm ứng cho giai đoạn tiếp theo.
5.3.

Bước 3: Công tác thanh toán.

+ Sau khi phiếu thanh toán, tạm ứng đã được phê duyệt, thủ quỹ lập phiếu chi (mẫu 03) theo
nội dung phiếu thanh toán, tạm ứng. Kế toán trưởng duyệt trình Ban giám đốc duyệt chi.
+ Cán bộ nhận thanh toán ký xác nhận sau khi thủ quỹ ký xuất hóa đơn và chi trả.
5.4.

Bước 4: Công tác tổng hợp, kiểm kê

+ Thủ quỹ lập bảng theo dõi, tổng hợp các khoản mục chi, hạch toán các khoản mục chi
theo từng công trình và khớp sổ sau mỗi ngày làm việc so với quỹ tài chính đang quản lý.
+ Bộ phận kế toán theo dõi phiếu thanh toán, tạm ứng, vào sổ theo dõi hạch toán theo từng
cồng tình.
+ Lập báo cáo thu chi hàng tuần và hàng tháng để trình Ban giám đốc.

Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam

5

CHƯƠNG III: QUY CHẾ QUẢN LÝ
I.

QUY CHẾ QUẢN LÝ HÀNH CH ÍNH

II.

QUY CHẾ KINH TẾ

Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam

6


PHẦN I
QUY TRÌNH QUẢN LÝ KỸ THUẬT
I. Chức năng - nhiệm vụ Phòng quản lý dự án - kỹ thuật thi công (QLDA- KTTC)
1. Chức năng:
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh
Đấu thầu các công trình xây lắp.
Kiểm soát khối lượng thanh quyết toán công trình.
Bóc tách chi tiết khối lượng vật tư chính, vật tư phụ.
Kết hợp với Phòng vật tư theo dõi, quản lý khối lượng vật tư đầu vào các công trình
Cung cấp số liệu vật tư và các chi phí hợp lý phục vụ công tác thi công dưới các công
trường cho Phòng tài chính kế toán.
Báo cáo kịp thời lên Giám đốc Công ty, công tác vật tư theo từng giai đoạn thi công. (Nội
dung báo cáo gồm: Vật tư theo định mức khoán xuống công trường, Vật tư thừa thiếu, phân
tích nguyên nhân và trách nhiệm của từng bộ phận)
Quyết toán nội bộ công trình giữa Công ty với Chỉ huy trưởng
Tham mưu cho Giám đốc Công ty các hợp đồng kinh tế và quản lý các hợp đồng kinh tế.

Phòng QLDA- KTTC chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về công tác hồ sơ thanh
(quyết) toán công trình.
Công tác soạn thảo, lưu trữ hồ sơ liên quan đến công trình. Kết hợp với Phòng tài chính kế
toán thanh lý các hợp đồng liên quan đến công trình.
Xây dựng hệ thống quy phạm về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, cũng như mạng
lưới an toàn cơ sở tại các dự án mà Công ty tham gia thi công.
Tham mưu cho Giám đốc công tác Bảo hộ lao động.
2. Nhiệm vụ:
2.1. Nhiệm vụ của Trưởng phòng QLDA- KTTC
̵

Ban hành hệ thống QL kỹ thuật, quy trình hồ sơ thanh quyết toán và hệ thống QL vật
tư.
̵

Lập kế hoạch công tác tuần, báo cáo tình hình công tác trong phòng.
̵

Phân công công tác cho từng cán bộ trong phòng QLDA- KTTC.
̵

Theo dõi, đánh giá năng lực cán bộ kỹ thuật Phòng QLDA- KTTC. Đề xuất công tác
sắp xếp nhân sự trong Phòng QLDA-KTTC.
̵

Ký duyệt khối lượng vật tư đầu vào cho các công trình. (Toàn bộ vật tư chính, vật tư
phụ và các chi phí phụ)
̵

̵

Đối chiếu khối lượng thanh quyết toán CĐT với khối lượng giao khoán nội bộ và khối
lượng thực tế thi công theo giai đoạn thi công. Phân tích đánh giá các nguyên nhân, thừa
thiếu khối lượng báo cáo trực tiếp với Trưởng phòng QLDA- KTTC.
Kiểm soát, theo dõi các Phiếu yêu cầu cấp vật tư cấp cho các công trình.

Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam

7


̵

Chịu trách nhiệm bảo mật các thông tin, liên quan đến các hoạt động kinh doanh của
Công ty.
̵

Ký xác nhận khối lượng hoàn thành giai đoạn các công trình, cũng như khối lượng
quyêt toán nội bộ, quyết toán công trình với Chủ đầu tư (CĐT)
̵

Đôn đốc Chỉ huy trưởng công trường, công tác làm hồ sơ thanh (quyết) toán công trình
theo các nội dung:
+

Công tác hồ sơ chất lượng công trình theo từng giai đoạn.

+

Công tác hồ sơ hoàn công công trình

+

Diễn giải khối lượng hoàn thành

̵
̵

Lập báo cáo Giám đốc tình hình công tác sản xuất dưới công trường, tham gia đề xuất
với Lãnh đạo các phương án xử lý.
Liên kết các công tác nghiệp vụ giữa các phòng ban trong Công ty
2.2. Nhiệm vụ của cán bộ Phòng QLDA- KTTC
a. Nhiệm vụ cán bộ Phòng QLDA- KTTC theo dõi giám sát công trường.
̵

Cán bộ Phòng QLDA- KTTC được giao phụ trách công trình nào phải có nhiệm vụ
bóc khối lượng phục vụ công tác giao khoán nội bộ giữa Giám đốc Công ty với Chỉ huy
trưởng công trường.
̵

Cán bộ Phòng QLDA- KTTC kết hợp với cán bộ kỹ thuật thi công tại công trình lập
biện pháp thi công, thông qua Chỉ huy trưởng công trường thống nhất với Trưởng phòng
QLDA- KTTC. Sau khi Chỉ huy trưởng công trình thống nhất biện pháp thi công trình Giám
đốc Công ty duyệt.
̵

Biện pháp thi công phê duyệt là cơ sở để Chỉ huy trưởng công trường phải lên tổng
tiến độ. (Tổng tiến độ thi công được lập trên cơ sở tiến độ dự thầu, tiến độ thi công thực tế
phải ít hơn tiến độ thi công dự thầu)
̵

Cán bộ Phòng QLDA- KTTC có nhiệm vụ tách khối lượng vật tư chính, vật tư phụ
theo giai đoạn thi công. Ký xác nhận vào phiếu yêu cầu cấp vật tư dưới công trường gửi lên.
̵

̵

Cán bộ Phòng QLDA- KTTC trực tiếp theo dõi khối lượng vật tư cấp xuống công
trường, báo cáo số liệu định kỳ cho Trưởng phòng QLDA- KTTC công tác vật tư theo
tháng, theo quý, sáu tháng và báo cáo năm.
Cán bộ Phòng QLDA- KTTC tham gia vào công tác kiểm kê vật tư định kỳ công trình.
̵

Cán bộ Phòng QLDA- KTTC kiểm soát, báo cáo, xác nhận khối lượng thực hiện trong
tháng của công trình.
̵

Cán bộ Phòng QLDA- KTTC kiểm soát tiến độ thi công, báo cáo trực tiếp với Trưởng
phòng QLDA- KTTC tiến độ thi công theo tuần, theo tháng, theo quý, theo giai đoạn thi
công.
̵

Cán bộ Phòng QLDA- KTTC kiểm tra xác nhận khối lượng thanh toán nhân công tổ
thợ hàng tháng.
̵

Bóc khối lượng thi công thực tế, đối chiếu khối lượng dự thầu. Cân đối khối lượng
tăng giảm để phục vụ công tác quyết toán nội bộ cũng như quyết toán với Chủ đầu tư (CĐT)

Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam

8


̵

Cán bộ Phòng QLDA - KTTC có trách nhiệm, kiểm tra đôn đốc công tác hồ sơ, thanh
quyết toán công trình theo các nội dung:
+

Công tác hồ sơ chất lượng công trình theo từng giai đoạn.

+

Công tác hồ sơ hoàn công công trình

+

Diễn giải khối lượng hoàn thành.

̵

Báo cáo trực tiếp với Trưởng phòng QLDA- KTTC về công tác thanh quyết toán công
trình
̵

Phải kiểm tra, đôn đốc thường xuyên công tác an toàn, lao động và phòng chống cháy
nổ, theo biên pháp thi công được phê duyệt
b. Nhiệm vụ cán bộ Phòng QLDA- KTTC trong công tác nội nghiệp.
̵

Bóc khối lượng công trình, lập biện pháp thi công phục vụ công tác đấu thầu.
̵

Bóc tách khối lượng vật tư đầu vào công trình, lập bảng giá trị vật tư đầu vào làm cơ
sở để Giám đốc Công ty giao khoán nội bộ chu Chỉ huy trưởng công trình.
̵

Lập kế hoạch vật tư chính, phụ và các chi phí phụ khác. Chuyển phòng vật tư cũng
như phòng Tài chính kế toán, để phối hợp các công tác nghiệp vụ liên quan như: Công tác
chuẩn bị tập hợp các thông báo giá của nhà sản xuất, chủng loại vật tư được CĐT phê duyệt
trình Giám đốc ký; Công tác tạp ứng các chi phí phụ phải dựa trên khối lượng thực thi công
theo định mức.
̵

Xây dựng kế hoạch công việc trong tuần, tháng dựa trên tổng tiến độ các công trình
được Giám đốc Công ty phê duyệt.
̵

Lập báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý tình hình sản xuất dưới các công trình
dựa trên báo cáo của Chỉ huy trưởng và cán bộ kỹ thuật phòng được cử theo dõi hoạt động
của công trình.
̵

Lưu trữ hồ sơ, chứng từ các công trình theo quy trình nhà nước cũng như Công ty quy
định.
+

Lưu trữ hồ sơ chất lượng công trình.

+

Lưu trữ hồ sơ hoàn công công trình.

+

Lưu trữ hồ sơ khối lượng công trình

+

Các hồ sơ liên quan đến công trình…

̵
̵

Tham mưu cho Trưởng phòng QLDA- KTTC, soạn thảo công văn gửi các đối tác,
cũng như công văn phúc đáp về các công tác liên quan đến kỹ thuật.
Tham gia công tác kiểm kê vật tư dưới công trình theo quy định.
̵

Xây dựng công tác trang bị bảo hộ lao động. Tham gia kiểm tra công tác an toàn lao
động và phòng chống cháy nổ tại các công trình.
II. Chức năng - nhiệm vụ Ban chỉ huy công trình.
̵

1. Chức năng
Trực tiếp tổ chức sản xuất tại công trường.
̵

Kết hợp với Phòng QLDA- KTTC tham gia công tác lập biện pháp và khối lượng hồ

sơ thầu.
Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam

9


̵

Lập diễn giải khối lượng thanh (quyết) toán công trình.
̵

Thống kê vật tư yêu cầu Công ty cấp theo giai đoạn thi công. (Tất cả các loại vật tư
chính, vật tư phụ chuyển về Công ty là cơ sở để Phòng vật tư lên kế hoạch trình Giám đốc
duyệt)
̵

Kiểm soát, theo dõi vật tư xuất ra khỏi kho theo đúng quy định của Công ty, hoặc theo
tính chất công việc phục vụ thi công tại hiện trường.
̵

Ký hợp đồng nhân công các tổ thợ, cũng như các hợp đồng có liên quan đến Công
trình theo quy định của Công ty (Có giấy ủy quyền của Giám đốc Công ty)
̵

Lập hồ sơ thanh (quyết) toán công trình theo giai đoạn thi công. Hồ sơ thực hiện theo
nội dung sau:
+

Công tác hồ sơ chất lượng công trình.

+

Công tác hồ sơ hoàn công công trình

+

Diễn giải khối lượng hoàn thành

(Ban chỉ huy công trường phải tập hợp các kết quả thí nghiệm vật liệu đầu vào, Phòng vật
tư phải tập hợp các chứng chỉ xuất xưởng của vật liêu)
̵

Lập khối lượng phục vụ công tác thanh (quyết) toán với CĐT, quyết toán nội bộ với
Công ty và đối chiếu khối lượng thừa thiếu với khối lượng thầu.
̵

Kết hợp với Phòng vật tư, Phòng QLDA- KTTC theo dõi, quản lý khối lượng vật tư
đầu vào các công trình.
̵

Tổ chức thi công đảm bảo tuyệt đối công tác an toàn lao động.
̵

Xây dựng hệ thống an toàn viên cấp cơ sở (Cán bộ phụ trách an toàn chuyên trách
hoặc bán chuyên trách, các cán bộ kỹ thuật và các tổ trưởng các tổ thợ trên công trường)
2. Nhiệm vụ:
2.1. Chỉ huy trưởng công trình:
̵

Thực hiện thi công theo đúng biện pháp, an toàn, tiến độ, chất lượng mà Giám đốc

Công ty phê duyệt.
̵

Phân công cán bộ trên công trường, đánh giá năng lực cán bộ, đề xuất với Giám đốc
Công ty về công tác nhân sự dưới công trường.
̵

Chịu trách nhiệm toàn bộ trước Công ty về công tác quản lý vật tư, chất lượng công
trình, trang thiết bị máy móc trên công trường và an toàn lao động.
̵

Thay mặt Giám đốc Công ty trong công tác đối nội và công tác đối ngoại tại công
trình.
̵

Lập kế hoạch tuần, tháng báo cáo tình hình thi công gửi về Phòng QLDA- KTTC,
tham gia họp giao ban tuần với Giám đốc và các Trưởng phòng nghiệp vụ.
̵

̵

Kiểm soát, ký phiếu yêu cầu Công ty cấp vật tư phục vụ thi công theo giai đoạn (Toàn
bộ vật tư chính, vật tư phụ. Khối lượng này dựa trên khối lượng vật tư đầu vào thống nhất
giữa Chỉ huy trưởng và Trưởng phòng QLDA- KTTC, được Giám đốc Công ty phê duyệt)
Xác nhận giá trị khối lượng hoàn thành, cho các nhà thầu phụ, nhà cung cấp vật tư

Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam

10

̵

Lập khối lượng hoàn thành giai đoạn, ký chuyển lên Phòng QLDA- KTTC kiểm tra
phục vụ công tác thanh (quyết) toán với CĐT cũng như phục vụ công tác quyết toán nội bộ.
̵

Đề xuất các giải pháp kỹ thuật xử lý kịp thời các sự cố xảy ra trên công trường.
̵

Chịu trách nhiệm trong công tác an toàn lao động, phòng chống cháy nổ.
2.2. Nhiệm vụ của cán bộ kỹ thuật:
a. Nhiệm vụ cán bộ kỹ thuật trong công tác hiện trường:
̵

Soạn thảo các quy trình nghiệm thu nội bộ giữa Ban chỉ huy công trường với Tổ
trưởng tổ thợ. Ký cam kết thực hiện quy trình nghiệm thu với Tổ trưởng tổ thợ. Chuyển quy
trình này cho cán bộ Công ty được giao phụ trách theo dõi công trình (quy trình này làm cơ
sở nghiệm thu nội bộ giữa Công ty với Ban Chỉ huy công trình)
̵

Lập kế hoạch thi công theo tuần, tháng, hạng mục công trình.
̵

Cán bộ kỹ thuật tại hiện trường có nhiệm vụ hướng dẫn công nhân thi công đúng biện
pháp đảm bảo kỹ thuật và an toàn tuyệt đối với con người cũng như máy móc.
̵

Nghiên cứu kỹ hồ sơ bản vẽ, tìm ra những bất hợp lý trong bản vẽ thi công, báo cáo
kịp thời với Chỉ huy trưởng công trình. Đề xuất các giải pháp thi công tối ưu.

̵

Bóc tách chi tiết các cấu kiện trước khi thi công, làm cơ sở thống kê vật tư cũng như
khối lượng thanh toán tổ thợ.
̵

Thống kê và yêu cầu cấp các vật tư chính, vật tư phụ phục vụ thi công ở bộ phận mình
phụ trách. (Phiếu yêu cầu cấp vật tư trình Chỉ huy trưởng ký và được chuyển về Phòng
QLDA- KTTC kiểm tra đối chiếu, theo dõi).
̵

Ký phiếu xuất vật tư ra khỏi kho cho tổ thợ thi công hàng ngày trên công trường.
̵

Ký biên bản nghiệm thu nội bộ với Tổ trưởng tổ thợ. (Biên bản nghiệm thu nội bộ tổ
thợ là cơ sở thanh toán khối lượng tổ thợ hoàn thành)
̵

Xác nhận khối lượng hàng tháng cho tổ thợ.
̵

Trách nhiệm đôn đốc công tác an toàn lao động.
b. Nhiệm vụ cán bộ ký thuật trong công tác nội nghiệp.
̵

Theo dõi tiến độ thi công công trình, lập báo cáo thường xuyên về công tác tiến độ với
các bên liên quan, Phòng QLDA-KTTC và Giám đốc Công ty.
̵

Ghi chép nhật ký thi công hàng ngày, đầy đủ khách quan theo các nội dung:

+

Thời tiết nắng, mưa…

+

Thiết bị máy móc phục vụ thi công.

+

Nhân lực công nhân, cán bộ kỹ thuật.

+

Các thay đổi thiết kế do khách quan, cũng như chủ quan.

+

Các nội dung khác diễn biến trong ngày

̵

Soạn thảo các văn bản liên quan đến hoạt động của công trình gửi các đơn vị liên
quan, Phòng QLDA- KTTC kịp thời.
̵

Tập hợp các kết quả thí nghiệm vật tư đầu vào phục vụ công tác hồ sơ chất lượng các
giai đoạn thanh (quyết) toán công trình.
Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam

11


̵

Vẽ hồ sơ hoàn công công trình theo giai đoạn thanh (quyết) toán. Tập hợp các văn bản
liên quan đến thay đổi thiết kế (nếu có) làm cơ sở hoàn công tính khối lượng phát sinh.
̵

Lập bảng diễn giải khối lượng hoàn thành giai đoạn, bảo vệ khối lượng với Tư vấn
giám sát (TVGS) cũng như CĐT.
̵

Quản lý theo dõi hợp đồng lao động và cấp phát bảo hộ cho công nhân các tổ thợ.
Ghi chú:
Quy trình quản lý kỹ thuật sẽ được chi tiết hóa theo nội dung:
Lập, đóng quyển và ký hồ sơ chất lượng, hồ sơ hoàn công, dự toán, thanh (quyết) toán, quy
trình kiểm soát, luân chuyển hồ sơ quản lý kỹ thuật, tại hiện trường và công tác an toàn lao
động phòng chống cháy nổ.
Các nội dung trên tuân thủ theo thông tư, nghị định của Chính phủ cũng như các TCXD và
luật xây dựng nước CHXHCN- Việt Nam.

PHẦN II
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ
I. Công tác cấp vật tư và theo dõi
Bước 1: Công tác chuẩn bị
̵

Công tác khối lượng và giá trị.
+

Phòng QLDA- KTTC và Ban chỉ huy công trường đồng thời cùng bóc tách khối
lượng theo bản vẽ kỹ thuật thi công được phê duyệt.
+

Khối lượng bóc tách được cân đối với khối lượng dự thầu (trong trường hợp khối
lượng bóc tách cao hơn khối lượng dự thầu phải được báo cáo ngay cho Giám đốc Công ty)
+

Trưởng phong QLDA- KTTC và Chỉ huy trưởng công trình đi đến thống nhất và chốt
với nhau khối lượng theo từng giai đoạn thi công.
+

Khối lượng sau khi chốt giữa Phòng QLDA- KTTC với Chỉ huy trưởng được trình
với Giám đốc Công ty.
+

Căn cứ vào khối lượng chốt giữa Trưởng phòng QLDA- KTTC với Chỉ huy trưởng
công trình, cán bộ kinh tế của Phòng QLDA- KTTC phân tích vật tư diễn giải đầy đủ khối
lượng vật tư chính, vật tư phụ, và các chi phí liên quan đến công trình.
+

Phòng QLDA- KTTC lên đầy đủ chi tiết khối lượng vật tư chính, vật tư phụ, chuyển
số liệu sang Phòng vật tư, Phòng tài chính kế toán. Tuy nhiên Phong QLDA- KTTC chuyển
thêm cho Phòng tài chính kế toán số liệu các khoản chi phí khác như chi phí nhân công, chi
phí chung cấp xuống công trường… để Phòng tài chính kế toán theo dõi công tác quyết toán
công trình cũng như xử lý chứng từ kế toán.
̵

Công tác giao khoán nội bộ.

+

Khối lượng thống nhất giữa Phòng QLDA- KTTC với Chỉ huy trưởng là cơ sở để
Giám đốc Công ty giao khoán xuống cho Ban chỉ huy công trình.
Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam

12


+

Hợp đồng giao khoán được Phòng QLDA- KTTC soạn thảo trình Giám đốc công ty
xem xét. Các Chỉ huy trưởng có quyền thỏa thuận với Giám đốc Công ty các nội dung trong
hợp đồng.
+

Nội dung hợp đồng giao khoán nội bộ:


Khối lượng vật tư chính cấp cho công trình là do Công ty cung cấp theo kế
hoạch.


Khoán chi phí vật tư phụ như đinh, dây buộc 1mm: Theo định mức nhà nước.


Khoán quỹ lương theo tiến độ: Lương Chỉ huy trưởng,cán bộ kỹ thuật, thợ vận
hành máy móc, bảo vệ….trừ lương công nhân trực tiếp thi công đã tính vào khối lượng
thanh toán theo tháng)


Khoán đơn giá nhân công: Công ty khoán cho Chỉ huy trưởng đơn giá nhân công
theo giá trần, Chỉ huy trưởng có quyền khoán thấp hơn. Đơn giá được xây dựng trên
nguyên tắc đơn giá nhà nước kết hợp đơn giá thị trường và sự thống nhất giữa Giám đốc
với Chỉ huy trưởng.

Khoán chi phí giao dịch: Tùy theo quy mô, tính chất công trình mà Giám đốc
Công ty giao khoán chi phí giao dịch cho Chỉ huy trưởng công trình.

Các khoản chi phí: Trường hợp thi công sớm hơn tiến độ đề gia thì các chi phí đã
được duyệt Ban chỉ huy được thanh toán đủ. Thi công chậm tiến độ do nguyên nhân từ phía
Công ty thì Công ty chịu trách nhiệm, thi công chậm tiến độ do chủ quan của Ban chỉ huy
thì Chỉ huy trưởng chịu trách nhiệm.

Bước 2:
̵

Công tác yêu cầu cấp vật tư.
+

Cán bộ kỹ thuật hiện trường đề xuất cấp vật tư, Chỉ huy trưởng kiểm tra ký chuyển
lên Phòng QLDA- KTTC (Phụ lục 01).
+

Cán bộ Phòng QLDA- KTTC được giao phụ trách công trình kiểm tra đối chiếu các
đợt, lũy kế theo các đợt thể hiện thừa thiếu (Phụ lục 02)
Bước 3:
̵

Công tác kiểm soát và luân chuyển số liệu các phòng nghiệp vụ.
+

Phòng QLDA- KTTC lập bảng theo dõi lũy kế các đợt khối lượng vật tư => chuyển
khối lượng yêu cầu vật tư sang Phòng vật tư. (Căn cứ phụ lục 3 làm cơ sở lũy kế)
+

Phòng QLDA- KTTC song song chuyển khối lượng yêu cầu vật tư sang phòng tài
chính kế toán (Là cơ sở theo dõi hóa đơn, theo dõi vật tư nhập xuất, số liệu quyết toán nội
bộ…)
+

Số liệu yêu cầu vật tư phục vụ Phòng QLDA- KTTC theo dõi vật tư nhập, xuất dưới
công trường => Thanh (quyêt) toán A B, quyết toán nội bộ
+

Số liệu yêu cầu vật tư phục vụ Phòng vật tư trình Giám đốc Công ty ký kết hợp đồng
cung cấp vật tư của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp.
+

Số liệu yêu cầu vật tư phục vụ Phòng tài chính kế toán theo dõi vật tư => công tác xử
lý chứng từ kế toán, quyết toán vật tư.
Bước 4:
Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam

13


̵

Công tác bàn giao vật tư và theo dõi, quản lý vật tư tại công trường.
+

Vật tư khi về đến công trình được bàn giao giữa Cán bộ Phòng vật tư với Chỉ huy
trưởng công trình bằng biên bản bàn giao vật theo các nội dung (Phụ lục 03)


Số lượng vật tư



Chủng loại vật tư


Các chứng chỉ xuất xưởng của sản phẩm (Trong trường hợp là thiết bị máy móc
phải có đầy đủ các tài liệu liên quan đến máy)
+

Biên bản bàn giao vật tư được chuyển lên Phòng QLDA- KTTC và Phòng tài chính
kế toán để theo dõi.
+

Phòng vật tư chuyển hóa đơn tài chính sang Phòng tài chính kế toán theo lô hàng
(Phụ lục 04)
+

Vật tư về đến công trường được theo dõi bằng các phụ lục 05, 06, 07, 08. Các phụ lục
này được Phòng tài chính kế toán ban hành xuông công trường, và lập sổ theo dõi vật tư
trên phòng.
Bước 5:
̵

Công tác kiểm kê vật tư.
+

Vật tư tại các công trình được kiểm kê đình kỳ theo quy định:


Kiểm kê tháng: Nội dung cân đối giữa Yêu cầu cấp vật tư về công trình, yêu cầu
xuất vật tư ra khỏi kho, vật tư tồn kho (Phụ lục 05, 06, 07, 08, 09)

Kiểm kê quý, sáu tháng, cuối năm: Nôị dung cân đối giữa Yêu cầu cấp vật tư về
công trình, yêu cầu xuất vật tư ra khỏi kho, vật tư tồn kho và công tác kiểm đếm kho (Phụ
lục 05, 06, 07, 08, 10)
+

Công tác báo cáo vật tư với Giám đốc Công ty theo tiến độ thi công, cũng như định
kỳ tuần, tháng, quý, năm (Phụ lục 11)
DANH SÁCH CÁC PHỤ LỤC
TT

TÊN PHỤ LỤC

1

Phiếu yêu cầu cấp vật tư (Công ty phát hành, đóng dấu treo)
Bảng theo dõi vật tư, đối chiếu các đợt nhập vật tư (Phòng kinh tếKế hoạch kỹ thuật)
Biên bản bàn giao vật tư (Giữa phòng vật tư với chỉ huy trưởng,
Công ty phát hành đóng dấu treo)
Biên bản bàn giao hóa đơn tài chính (Giữa phòng vật tư với phòng
tài chính kế toánPhòng Tài chính Kế toán)
Thẻ kho (Công ty phát hành, đóng dấu treo)

Phiếu nhập kho (Công ty phát hành, đóng dấu treo)
Phiếu xuất kho (Công ty phát hành, đóng dấu treo)
Phiếu yêu cầu xuất vật tư
Biên bản kiểm kê vật tư tháng (Công ty phát hành, đóng dấu treo)
Biên bản kiểm kê vật tư quý, sáu tháng, cuối năm (Công ty phát
hành, đóng dấu treo)

2
3
4
5
6
7
8
9
10

Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam

Phụ
lục
01
02
03
04
05
06
07
08
09

10
14


11

Báo cáo Giám đốc Công ty

Công ty Cổ phần Kỹ thuật chiếu sáng Việt Nam

11

15