Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp phần 1 cđn nam định
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (888 KB, 124 trang )
CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1. ĐỐI TƯỢNG, NHIỆM VỤ VÀ CHỨC NĂNG CỦA KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH
SỰ NGHIỆP
1.1. Đơn vị hành chính sự nghiệp
1.1.1. Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp.
Đơn vị hành chính sự nghiệp là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập
nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về
một hoạt động nào đó.
Đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm:
- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh tế ngân
sách nhà nước, gồm: Cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước
các cấp; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Chính
phủ; Tòa án nhân dân và Viện Kiểm sát nhân dân các cấp; Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện;
Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề
nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp có sử dụng kinh phí ngân
sách nhà nước; Đơn vị sự nghiệp được ngân sách nhà nước đảm bảo một phần
hoặc toàn bộ kinh phí; Tổ chức quản lý tài sản quốc gia; Ban Quản lý dự án đầu
tư có nguồn kinh phí ngân sách nhà nước; Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các
tổ chức khác được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí hoạt động;
- Đơn vị vũ trang nhân dân, kể cả Tòa án quân sự và Viện kiểm sát quân
sự (Trừ các doanh nghiệp thuộc lực lượng vũ trang nhân dân);
- Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước
(Trừ các đơn vị sự nghiệp ngoài công lập), gồm: Đơn vị sự nghiệp tự cân đối
thu, chi; Các Tổ chức phi chính phủ; Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu
chi; Tổ chức xã hội; Tổ chức xã hội – nghề nghiệp tự thu, tự chi; Tổ chức khác
không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.
1.1.2. Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Căn cứ vào nguồn thu và khả năng tự trang trải trong quá trình hoạt
động. Để phân loại, bên cạnh các đơn vị hành chính sự nghiệp thuần tuý (đơn vị
sự nghiệp không có thu) còn có các đơn vị sự nghiệp có thu.
+ Đơn vị hành chính sự nghiệp không có thu là các đơn vị được ngân sách
Nhà nước bảo đảm toàn bộ nguồn kinh phí hoạt động.
+ Đơn vị sự nghiệp có thu là đơn vị tự bảo đảm một phần hay toàn bộ
kinh phí hoạt động thường xuyên, ngân sách nhà nước không phải cấp kinh phí
hay chỉ cấp một phần kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên cho đơn vị.
-1-
- Xét trên góc độ quản lý tài chính có thể chia các đơn vị hành chính sự
nghiệp trong cùng một ngành theo hệ thống dọc thành các đơn vị sau đây:
* Đơn vị dự toán cấp I: Đây là các đơn vị cấp cao nhất trong ngành, là các
đơn vị trực tíêp nhận ngân sách hằng năm do Thủ thướng Chính phủ hoặc uỷ
ban nhân dân giao. Đơn vị dự toán cấp I thực hiện phân bổ, giao dự toán cho
đơn vị trực thuộc; chịu trách nhiệm trước Nhà nước về việc tổ chức, thực hiện
công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình và quyết toán ngân
sách của các đơn vị trực thuộc theo quy định.
* Đơn vị dự toán cấp II: Đây là đơn vị cấp dưới của đơn vị cấp I, được
đơn vị dự toán cấp I giao dự toán và phân bổ dự toán cho đơn vị dự toán cấp III
(Trường hợp được sự uỷ quyền của đơn vị dự toán cấp I), chịu trách nhiệm tổ
chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình và
công tác kế toán và quyết toán của các đơn vị dự toán cấp dưới theo quy định.
* Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách, được đơn
vị cấp I và cấp II giao dự toán ngân sách, có trách nhiệm tổ chức thực hiện công
tác và quết toán ngân sách của đơn vị mình và đơn vị sử dụng ngân sách trực
thuộc ( nếu có) theo quy định.
* Đơn vị cấp dưới của đơn vị dự toán cấp III: Đơn vị cấp dưới của đơn vị
cấp III là đơn vị được nhận kinh phí để thực hiện phần công việc cụ thể, khi chi
tiêu phải thực hiện công tác kế toán và quyết toán theo quy định.
Lưu ý: Việc phân chia các đơn vị dự toán trong một ngành chỉ có tính
chất tương đối nghĩa là thứ bậc của đơn vị dự toán không cố định mà tuỳ thuộc
vào cơ chế phân cấp quản lý ngân sách của Nhà nước. Do vậy, xác định một
đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc đơn vị dự toán cấp nào thì tuỳ thuộc vào mối
quan hệ giữa nó với các đơn vị dự toán khác trong ngành hoặc với cơ quan tài
chính
1.2. Đối tượng hạch toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Để tiến hành các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ đã được Nhà nước
gia, các đơn vị hành chính sự nghiệp cần có một khối lượng tài sản nhất định.
Tài sản của các đơn vị hành chính sự nghiệp chủ yếu là do ngân sách Nhà nước
cấp, bao gồm: tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.
Tài sản dài hạn trong đơn vị hành chính sự nghiệp chủ yếu là nhà cửa và
các thiết bị phục vụ cho hoạt động chuyên môn của đơn vị.
Tài sản ngắn hạn trong đơn vị hành chính sự nghiệp chủ yếu là vật liệu,
dụng cụ nhà cửa và các thiết bị phục vụ cho hoạt động chuyên môn của đơn vị
và các khoản chi cho hoạt động chuyên môn chưa được quyết toán, chưa duyệt.
Quá trinh vận động của tài sản trong quá trình hoạt động của các đơn vị
hành chính sự nghiệp là quá trình chi tiêu các loại tài sản phục vụ cho hoạt động
-2-
chuyên môn của đơn vị. Nguyên tắc cơ bản trong chi tiêu của các đơn vị hành
chính sự nghiệp là không bối hoàn trực tiếp các khoản đã chi (trừ đơn vị sự
nghiệp có thu). Mọi khoản chi trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải
theo dự toán và tuân thủ các qui định của chế độ tài chính hiện hành của Nhà
nước. Biểu hiện cụ thể của đối tượng kế toán trong các đơn vị hành chính sự
nghiệp có thể tóm tắt như sau:
- Tiền và các khoản tương đương tiền
- Vật tư và tài sản cố định
- Nguồn kinh phí, quỹ.
- Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán.
- Thu chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động
- Đầu tư tài chính, tín dụng Nhà nước.
- Các tài sản khác có liên quan đế đơn vị kế toán.
1.3. Chức năng của kế toán hành chính sự nghiệp
Kế toán hành chính sự nghiệp là một bộ phận cấu thành hệ thống kế toán
nhà nước, có chức năng hệ thống tổ chức thông tin (đã kiểm tra) về tình hình
tiếp nhận và sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại
vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành các dự toán thu chi và thực hiện các tiêu
chuẩn, định mức của nhà nước ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.
1.4. Nhiệm vụ của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp.
Kế toán phải tiến hành thu thập, ghi chép phản ánh một cách chính xác,
kịp thời đầy đủ và tổng hợp các thông tin về nguồn kinh phí và tình hình sử
dụng nguồn kinh phí thu, chi các khoản tại đơn vị.
Thực hiện việc kiểm tra kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi
tình hình thực hiện các tiêu chuẩn định mức, các chỉ tiêu kế toán tài chính của
Nhà nước tại đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thanh toán thu, nộp đối với
ngân sách Nhà nước và các chính sách khác.
Các đơn vị dự toán cấp trên phải theo dõi và kiểm soát tình hình phân
phối kinh phí, sử dụng và quyết toán kinh phí của đơn vị dự toán cấp dưới.
Tiến hành lập báo cáo tài chính và nộp đúng hạn các báo cáo, đồng thời
phải phân tích (Thuyết minh) hiệu quả sử dụng kinh phí của ngân sách Nhà
nước.
2. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
2.1. Nội dung công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Là công cụ điều hành, quản lý các hoạt động hành chính, sự nghiệp, công
tác kế toán phải thực hiện theo từng phần việc cụ thể đã được quy định
Kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp gồm:
-3-
- Kế toán vốn bằng tiền, đầu tư ngắn hạn và vật tư hàng hoá
- Kế toán TSCĐ, XDCB và đầu tư tài chính dài hạn
- Kế toán các khoản thanh toán
- Kế toán nguồn kinh phí trong đơn vị Hành chính sự nghiệp
- Kế toán các khoản thu, chi trong đơn vị HCSN
- Lập Báo cáo tài chính và phân tích tình hình tài chính của đơn vị
Công tác kế toán của từng phần việc được tiến hành qua các bước: lập
chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, tổng hợp lập báo cáo kế toán, kiểm tra và phân
tích số liệu, tài liệu kế toán, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán.
2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng
Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống
hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình
tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có
hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách Nhà
nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi chi họat động và các khoản
khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh
tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình
thành hệ thống tài khoản kế toán. Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài
khoản kế toán cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước. Hệ
thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài
chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi
và nội dung ghi chép của từng tài khoản.
Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp được xây dựng theo
nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung họat động của đơn vị hành chính sự
nghiêp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hoá của hệ thống tài khoản kế
toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước, nhằm:
+ Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà
nước, vốn, quỹ công, đồng thời thoả mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí
của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp.
+ Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn
vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình
tổ chức và tính chất hoạt động.
+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiên tính toán thủ
công (hoặc bằng máy vi tính...) và thoả mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của
cơ quan quản lý Nhà nước.
Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong
Bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cấn đối tài khoản.
-4-
Các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản phải phản ánh toàn bộ các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản,
nguồn kinh phí hình thành tài sản và qua trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành
chính sự nghiệp. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản
được thực hiện theo phương pháp ghi sổ kép nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của
một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hay nhiều tài khoản
khác hoặc ngược lại.
Các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện
có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê
ngoai, nhận gĩữ hộ, nhận gia công, tạm giữ,....) những chỉ tiêu kinh tế đã phản
ánh ở các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ
cho việc quản lý, như: Gia trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ
các loại,dự toán chi hoạt động được giao....
Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản được thực
hiện theo phương pháp (ghi đơn) nghĩa là ghi vào một bên của một tài khoản thì
không ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp
do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ loại 1 đến loại 6 là các tài khoản trong
bảng cân đối tài khoản và loại 0 là các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản.
DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
(Theo Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2010 Hướng dẫn
sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo
Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
S
T
T
SỐ
HIỆU
TK
TÊN TÀI KHOẢN
PHẠM VI
ÁP DỤNG
GHI CHÚ
LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ
1
2
Mọi đơn vị
111
Tiền mặt
1111
Tiền Việt Nam
1112
Ngoại tệ
1113
Vàng, bạc, kim khớ quý, đỏ quý
112
Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
1121
Tiền Việt Nam
1122
Ngoại tệ
1123
Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
Mọi đơn vị
Chi tiết theo
từng TK tại
từng NH, KB
-5-
3
113
Tiền đang chuyển
Mọi đơn vị
4
121
Đầu tư tài chính ngắn hạn
Đơn vị có
1211
Đầu tư chứng khoán ngắn hạn
phát sinh
1218
Đầu tư tài chính ngắn hạn khác
5
152
Nguyên liệu, vật liệu
Mọi đơn vị
6
153
Cụng cụ, dụng cụ
Mọi đơn vị
7
155
Sản phẩm, hàng hoá
Đơn vị có hoạt
Chi tiết theo
1551
Sản phẩm
động SX, KD
sản phẩm,
1552
Hàng hoá
hàng hoá
LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
8
9
Mọi đơn vị
211
TSCĐ hữu hình
2111
Nhà cửa, vật kiến trúc
2112
Máy móc, thiết bị
2113
Phương tiện vận tải, truyền dẫn
2114
Thiết bị, dụng cụ quản lý
2115
Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho
sản phẩm
2118
Tài sản cố định khác
213
TSCĐ vô hình
Mọi đơn vị
Hao mòn TSCĐ
Mọi đơn vị
10 214
yêu cầu quản
Lý
2141
Hao mòn TSCĐ hữu hình
2142
Hao mòn TSCĐ vô hỡnh
11 221
Đầu tư tài chính dài hạn
2211
Đầu tư chứng khoán dài hạn
2212
Vốn góp
2218
Đầu tư tài chính dài hạn khác
12 241
Chi tiết theo
XDCB dở dang
2411
Mua sắm TSCĐ
2412
Xây dựng cơ bản
2413
Sửa chữa lớn TSCĐ
LOẠI 3: THANH TOÁN
13 311
3111
Mọi đơn vị
Các khoản phải thu
Phải thu của khách hàng
Chi tiết theo
yêu cấu
-6-
3113
Thuế GTGT được khấu trừ
31131 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng
hoá, dịch vụ
Đơn vị được
quản lý
khấu trừ thuế
GTGT
31132 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
3118
14 312
Phải thu khác
Mọi đơn vị
Tạm ứng
Chi tiết
từng ĐT
15 313
Cho vay
3131
Cho vay trong hạn
3132
Cho vay quá hạn
3133
Khoanh nợ cho vay
16 331
Các khoản phải trả
3311
Phải trả người cung cấp
3312
Phải trả nợ vay
3318
Phải trả khác
17 332
Bảo hiểm xã hội
3322
Bảo hiểm y tế
3323
Kinh phí công đoàn
3324
Bảo hiểm thất nghiệp
18 333
3331
Chi tiết
án tín dụng
từng ĐT
Mọi đơn vị
Chi tiết từng
đối tượng
Các khoản phải nộp theo lương
3321
Đơn vị có dự
Các khoản phải nộp nhà nước
Thuế GTGT phải nộp
Mọi đơn vị
Các đơn vị có
phát sinh
33311 Thuế GTGT đầu ra
33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
3332
Phí, lệ phí
3334
Thuế thu nhập doanh nghiệp
3335
Thuế thu nhập cá nhân
3337
Thuế khác
3338
Các khoản phải nộp khác
19 334
Phải trả công chức, viên chức
3341
Phải trả công chức, viên chức
3348
Phải trả người lao động khác
20 335
Phải trả các đối tượng khác
-7-
Mọi đơn vị
Chi tiết ĐT
21 336
Tạm ứng kinh phí
22 337
Kinh phí đã quyết toán chuyển
năm sau
3371
Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng
cụ tồn kho
3372
Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn
thành
3373
Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành
23 341
Kinh phí cấp cho cấp dưới
Các đơn vị
cấp trên
24 342
Chi tiết từng
ĐV
Đơn vị có phát
sinh
Thanh toán nội bộ
LOẠI 4 – NGUỒN KINH PHÍ
25 411
Đơn vị có hoạt
động SXKD
Nguồn vốn kinh doanh
26 412
Chênh lệch đánh giá lại tài sản
27 413
Chênh lệch tỷ giá hối đoái
28 421
Chênh lệch thu, chi chưa xử lý
4212
Chênh lệch thu, chi hoạt động sản
xuất, kinh doanh
4213
Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng
của Nhà nước
Đơn vị
có phát sinh
Đơn vị có NT
Đơn vị có đơn
đặt hàng của
Nhà nước
4218
29 431
Chênh lệch thu, chi hoạt động khác
Mọi đơn vị
Các quỹ
4311
Quỹ khen thưởng
4312
Quỹ phúc lợi
4313
Quỹ ổn định thu nhập
4314
Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
30 441
Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ
bản
Đơn vị có đầu
tư
4411
Nguồn kinh phí NSNN cấp
XDCB
4413
Nguồn kinh phí viện trợ
dự án
-8-
Chi tiết
từng nguồn
4418
31 461
4611
Nguồn khác
Nguồn kinh phí hoạt động
Mọi đơn vị
Năm trước
Chi tiết từng
nguồn KP
46111 Nguồn kinh phí thường xuyên
46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên
4612
Năm nay
46121 Nguồn kinh phí thường xuyên
46122 Nguồn kinh phí không thường xuyên
4613
Năm sau
46131 Nguồn kinh phí thường xuyên
46132 Nguồn kinh phí không thường xuyên
32 462
Đơn vị có
Nguồn kinh phí dự án
4621
Nguồn kinh phí NSNN cấp
4622
Nguồn kinh phí viện trợ
4628
Nguồn khác
33 465
Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng
của Nhà nước
dự án
Đơn vị có đơn
đặt hàng của
Nhà nước
34 466
Nguồn kinh phí đã hình thành
TSCĐ
Mọi đơn vị
LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU
35 511
Các khoản thu
Đơn vị có
5111
Thu phí, lệ phí
phát sinh
5112
Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước
5118
Thu khác
36 521
Thu chưa qua ngân sách
Đơn vị có
5211
Phí, lệ phí
phát sinh
5212
Tiền, hàng viện trợ
37 531
Thu hoạt động sản xuất, kinh
doanh
Đơn vị có HĐ
SXKD
LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI
38 631
Chi hoạt động sản xuất, kinh Đơn vị có hoạt
doanh
động SXKD
-9-
Chi tiết theo
động SXKD
39 635
Chi theo đơn đặt hàng của Nhà ĐV có đơn đặt
nước
hàng của NN
40 642
Chi phí quản lý chung
41 643
Chi phí trả trước
42 661
Chi hoạt động
6611
Đơn vị có phát
sinh
Mọi đơn vị
Năm trước
66111 Chi thường xuyên
66112 Chi không thường xuyên
6612
Năm nay
66121 Chi thường xuyên
66122 Chi không thường xuyên
6613
Năm sau
66131 Chi thường xuyên
66132 Chi không thường xuyên
43 662
Chi dự án
6621
Chi từ nguồn kinh phí NSNN cấp
6622
Chi từ nguồn viện trợ
6628
Chi từ nguồn khác
LOẠI 0:
BẢNG
TÀI KHOẢN
NGOÀI
1
001
Tài sản thuê ngoài
2
002
Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công
3
004
Chênh lệch thu, chi hoạt động
thường xuyên
4
005
Dụng cụ lâu bền đang sử dụng
5
007
Ngoại tệ các loại
6
008
Dự toán chi hoạt động
0081
Dự toán chi thường xuyên
0082
Dự toán chi không thường xuyên
009
Dự toán chi chương trình, dự án
0091
Dự toán chi chương trình, dự án
0092
Dự toán chi đầu tư XDCB
7
- 10 -
Đơn vị có
Chi tiết theo
dự án
dự án
2.3. Lựa chọn hình thức kế toán.
Căn cứ vào quy mô hoạt động và hình thức tổ chức sổ kế toán, đơn vị sẽ
chọn cho mình một hình thức kế toán cho phù hợp. Tổ chức sổ kế toán thực chất
là là việc kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch
toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý
của từng đơn vị hành chính - sự nghiệp. Các hình thức kế toán áp dụng cho các
đơn vị hành chính - sự nghiêp, gôm:
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Đơn vị kế toán được phép lựa chọn một trong 4 hình thức sổ kế toán cho
phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình
thức sổ kế toán lựa chọn: Loại sổ, số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ
giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán.
2.3.1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái
a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái.
Đăc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ky - Sổ cái là các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân
loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1
quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký - Sổ cái và trong cùng một quá trình ghi
chép.
Căn cứ ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng
tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
b. Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ
cái.
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài
khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái. Số hiệu của mỗi chứng từ kế toán
(hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả
hai phần Nhật ký và phần Sổ cái. bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
được lập cho những chứng từ cùng loại (phiếu thu, chi, phiếu xuất kho, phiếu
nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày.
Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã
dùng để ghi sổ Nhật ký - Sổ cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có
liên quan.
- 11 -
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong
tháng vào sổ Nhật ký - Sổ cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế
toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần nhật ký và các cột Nợ,
Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng phát sinh trong tháng. Căn
cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát
sinh, số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong sổ Nhật ký - Sổ cái phải
đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột
“ Số tiền phát sinh”
ở phần Nhật ký
Tổng số tiền phát sinh
=
Nợ của tất cả các
tài khoản
Tổng số dư Nợ các tài khoản
=
Tổng số tiền phát
=
sinh Có của tất
cả các tài khoản
Tổng số dư Có các tài khoản
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát
sinh Nợ, Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. căn cứ vào sổ liệu
khoá sổ của các đối tượng được chi tiết lập ”Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài
khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ,
Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ cái.
- Số liệu trên sổ Nhật ký - Sổ cái, trên sổ, thẻ kế toán chi tiết và “Bảng
tổng hợp chi tiết” sau khi khoá sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ
được sử dụng để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái,
được thể hiện như sau:
- 12 -
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ- SỔ CÁI
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
Bảng tổng
hợpchứng từ kế
toán cùng loại
NHẬT KÝ- SỔ CÁI
Sổ thẻ kế
toán chi tiết
Bảng tổng
hợpchi tiết
BÁO CÁO TÀI CH NH
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng
2.3.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ.
a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế
toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ” dùng để phân loại, hệ
thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành
hai quá trình riêng biệt.
- Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ.
- 13 -
+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên
sổ cái.
b. Các loại sổ kế toán.
+ Chứng từ ghi sổ.
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ cái.
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
c. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
- Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán được kiểm tra để
lập chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên,
có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập bảng “Bảng tổng hợp chưng
từ kế toán cùng loại”. Từ số liệu cộng trên ”Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại” để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ cái.
- Cuối tháng sau khi đã ghi hết chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái, kế toán tiến hành khoá Sổ cái để tính ra số
phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ cái, sau khi
kiểm tra, đối chiếu khớp đúng với số liệu thì sử dụng để lập bảng cân đối số phát
sinh và báo cáo tài chính.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các
chứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại” được sử dụng để
ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng
khoá sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết
theo yêu cầu của từng tài khoản. Theo số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết, được
đối chiếu với số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ
cái các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện như
sau:
- 14 -
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HèNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG
TỔNG
HỢP
CHỨNG
TỪ KẾ
TOÁN
SỔ QUỸ
SỔ ĐĂNG KÝ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỔ, THẺ
KẾ TOÁN
CHI TIẾT
BẢNG
TỔNG
HỢP
SỔ CÁI
CHI
TIẾT
BẢNG CÂN ĐỐI
SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng
2.3.3. Hình thức Nhật ký chung.
a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký Chung là tất cả các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký Chung theo
trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu
trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- 15 -
b. Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung.
- Nhật ký chung.
- Sổ cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
c. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào sổ
Nhật ký chung theo trinh tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
cùng loại đã ghi vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế
toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với
việc ghi vài sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các sổ, thẻ kế
toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, (quý hoặc năm) khoá sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng “bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài
khoản. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ,
Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ cái. Sau khi kiểm tra, đối
chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ cái được sử dụng để
lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc lập bảng cân đối số phát sinh và trên sổ Nhật ký chung
cùng kỳ thì:
Tổng số phát sinh Nợ
= Tổng số phát sinh Có
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được
thể hiện như sau:
- 16 -
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
SỔ CÁI
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ
PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng
2.3.4. Hình thức kế toán trên máy vi tính.
a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc được
thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều
chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn,
điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một
trong 3 hình thức kế toán kết hợp các hình thức kế toán quy đinh. Phần mềm kế
toán tuy không hiển thị đầy đủ quy định ghi trên sổ kế toán nhưng phải đảm bảo
in được đầy đủ số liệu kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự
xây dựng phần mềm kế toán phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp
dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- 17 -
- Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng
yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp có đầy đủ các yếu tố
theo quy định của chế độ sổ kế toán.
Thực hiện đúng các quy đinh về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa sổ kế
toán theo quy định của luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành luật kế toán
và của Chế độ kế toán theo quy định.
Đơn vị phải căn cứ và các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do
Bộ Tài chính quy định tại thông tư số 103/2005/TT – BTC ngày 24/11/2005 để
lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn
vị.
b. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán đươc thiết kế theo Hình thức kế toán nào thì sẽ có các
loại sổ của hình thức kế toán đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu số không hoàn toàn
giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy
định.
c. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, Có để
nhập dữ liệu vào cho máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sắn trên phần
mềm kế toán.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các
thao tác khoá số và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp
với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung
thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra,
đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực
hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi băng tay.
Trình tự kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện như
sau:
- 18 -
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
SỔ KẾ TOÁN
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI
Sổ tổng hợp
BÁO CÁO
TÀI CHÍNH
MÁY VI TÍNH
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
2.4. Vận dụng báo cáo tài chính
Lập báo cáo tài chính là khâu cuối cùng của công tác kế toán, lập báo cáo
tài chính có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí,
vốn, tài sản. Vì vậy, đòi hỏi các đơn vị hành chính, sự nghiệp phải lập và nộp
đầy đủ, kịp thời các boá cáo tài chính theo mẫu, thời hạn lập, nộp và nơi gửi báo
cáo theo quy định.
Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu
báo cáo, vì vậy phải kiểm tra kỹ các báo cáo tài chính trước khi ký, đóng dấu và
gửi đi. Các đơn vị sau có trách nhiệm lập, nộp báo cáo tài chính và duyệt báo
cáo quyết toán ngân sách:
- Các đơn vị kế toán cấp dưới phải lập, nộp báo cáo tài chính quý, năm và
nộp báo cáo quyết toán cho đơn vị cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan thống
kê đồng cấp, Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối
chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách Nhà nước và
hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị
- Các đơn vị kế toán cấp trên có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo
quyết toán cho đơn vị kế toán cấp dưới và lập báo cáo tài chính tổng hợp từ các
báo cáo tài chính năm của các đơn vị kế toán cấp dưới và các đơn vị kế toán trực
thuộc.
- 19 -
2.5. Tổ chức kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán , sự
trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán.
Đơn vị kế toán phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và
không quá một lần kiểm tra cùng một nội dung trong một năm. Việc kiểm tra kế
toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy
định của pháp luật.
Nội dung kiểm tra kế toán gồm:
- Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán
- Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán
- Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán
- Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán
Đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán có trách nhiệm: cung cấp cho đoàn
kiểm tra tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội
dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra; thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra.
Đơn vị kế toán được kiểm tra có quyền từ chối kiểm tra nếu thấy việc
kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nội dung kiểm tra trái với quy định của
Luật kế toán; Khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra với cơ quan có thẩm
quyền quyết định kiểm tra; Trường hợp không đồng ý với kết luận của cơ quan
có thẩm quyền quyết định kiểm tra thì thực hiện theo quy định của pháp luật.
2.6. Tổ chức kiểm kê tài sản
Kiểm kê tài sản là việc cân, đo, đong, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá
chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thưòi điểm kiểm kê để kiểm
tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:
- Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính;
- Chia, tác, hợp nhất, sát nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản, bán,
khoán, cho thuê doanh nghiệp;
- Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp;
- Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác
- Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm
quyền
- Các trường hợp khác theo quy định cảu pháp luật
Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả
kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi
chép trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phản ánh số
chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính
- 20 -
Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản,
Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết
quả kiểm kê.
3. MỤC LỤC NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
3.1. Khái niệm và phân loại Mục lục Ngân sách nhà nước
3.1.1. Khái niệm Mục lục Ngân sách nhà nước
Hệ thống Mục lục Ngân sách nhà nước là bảng phân loại các khoản thu, chi
ngân sách nhà nước theo hệ thống tổ chức Nhà nước, ngành kinh kế và các mục
đích kinh tế do Nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ cho công tác lập, điều hành,
quản lý, kế toán và quyết toán cũng như phân tích các hoạt động tài chính thuộc
khu vực Nhà nước.
Hệ thống Mục lục Ngân sách nhà nước hoàn chỉnh phải phản ánh được tất
cả các giao dịch về thu, chi ngân sách nhà nước theo hệ thống tổ chức, theo
ngành kinh tế quốc dân và theo nội dung kinh tế.
3.1.2. Phân loại Mục lục Ngân sách nhà nước
Mục tiêu quản lý ngân sách nhà nước trong từng giai đoạn phát triển kinh
tế – xã hội của đất nước đòi hỏi Hệ thống Mục lục Ngân sách nhà nước phải
được xây dựng trên cơ sở của việc phân loại các nghiệp vụ kinh tế cơ bản để
theo dõi, kiểm tra và phân tích thu, chi ngân sách nhà nước. Các giao dịch tài
chính của Chính phủ phản ánh tổng hợp hai luồng tiền tệ (Thu và chi).
Để đáp ứng các yêu cầu trên, Hệ thống Mục lục Ngân sách nhà nước phải
được xây dựng theo các tiêu thức phân loại như sau:
+ Theo tính chất hoạt động – Ngành kinh tế quốc dân: bao gồm ngành
kinh tế cấp I, cấp II và cấp III.
Phân loại theo tiêu thức này để trả lời câu hỏi thu ngân sách từ ngành kinh
tế nào và chi ngân sách cho ngành kinh tế nào, đồng thời đáp ứng yêu cầu thông
tin về thu, chi ngân sách theo chức năng của Nhà nước để so sánh được với các
nước trong khu vực và thế giới theo yêu cầu của tổ chức quốc tế.
+ Theo nội dung kinh tế của thu, chi ngân sách nhà nước (gọi là theo nội
dung kinh tế): được phân loại theo nội dung kinh tế của khoản thu, chi ngân
sách; chi tiết số thu, chi theo đối tượng quản lý có tính chất gần giống nhau để
phục vụ phân tích, quản lý vĩ mô ngân sách nhà nước.
Phân loại theo tiêu thức này để trả lời câu hỏi thu, chi ngân sách nhà nước
theo nội dung kinh tế cụ thể nào. Ví dụ: Thu từ thuế GTGT hàng nhập khẩu; chi
tiền lương, phụ cấp.
+ Theo tổ chức (gọi là Chương) và cấp quản lý: Phân loại này dựa vào tổ
chức hệ thống ngân sách nhà nước (gồm 4 cấp: Trung ương, tỉnh, huyện, xã)
tương ứng với tổ chức của hệ thống chính quyền (gọi là cấp quản lý). Trong mỗi
- 21 -
cấp chính quyền, có hệ thống tổ chức các đơn vị trực thuộc cấp chính quyền đó
gọi là Chương (Ví dụ: Bộ Giáo dục Đào tạo, Sở Giáo dục Đào tạo, Phòng Giáo
dục Đào tạo).
Phân loại theo tiêu thức này để xác định trách nhiệm của các đơn vị thuộc
mỗi cấp chính quyền trong việc quản lý ngân sách nhà nước theo phạm vi được
giao.
Ngoài 3 tiêu thức phân loại chủ yếu nêu trên của Hệ thống Mục lục Ngân
sách nhà nước, để phục vụ yêu cầu quản lý còn có một số phân loại bổ trợ như
sau:
+ Phân loại theo địa bàn: Để xác định toàn bộ số thu từ địa bàn nào và
toàn bộ số chi ngân sách nhà nước cho một địa bàn là bao nhiêu?
+ Phân loại theo chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia: Để xác định toàn
bộ số chi ngân sách nhà nước cho một chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia?
+ Phân loại theo nguồn vốn ngân sách nhà nước: Để xác định chi ngân
sách nhà nước từ nguồn vốn nào?
3.2. Hướng dẫn sử dụng Mục lục Ngân sách Nhà nước
3.2.1. Vai trò và yêu cầu của hệ thống Mục lục Ngân sách Nhà nước
Một trong những cơ sở đánh giá khả năng quản lý ngân sách Nhà nước của
một quốc gia đó là sử dụng công cụ Mục lục Ngân sách Nhà nước. Hệ thống
Mục lục Ngân sách Nhà nước có bao quát được các hoạt động kinh tế và các
giao dịch kinh tế của Nhà nước thì việc thu thập, phân tích và xử lý số liệu mới
đầy đủ; từ đó cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho công tác lập dự toán ngân
sách nhà nước, điều hành, quản lý, kiểm soát ngân sách nhà nước; đồng thời
cung cấp thông tin cần thiết phục vụ việc đề ra các quyết định phát triển kinh tế
– xã hội.
Vì vậy, yêu cầu đặt ra đối với xây dựng Hệ thống Mục lục Ngân sách nhà
nước ở Việt Nam là phải:
- Đáp ứng yêu cầu quản lý, phân cấp ngân sách của các ngành, các cấp,
các cơ quan, đơn vị, thể hiện được các khoản thu, chi thống nhất của tài chính
công, giúp cho việc lập, chấp hành và quyết toán ngân sách Nhà nước theo chế
độ quy định.
- Cung cấp thông tin về thực hiện thu, chi ngân sách Nhà nước theo từng
ngành kinh tế quốc dân, cũng như theo các chương trình, mục tiêu, dự án quốc
gia và theo nội dung kinh tế.
- Phản ánh nội dung chính sách kinh tế của Nhà nước, qua đó tìm ra
những giải pháp tác động vào chính sách tài khoá của Nhà nước.
- 22 -
3.2.1. Những nguyên tắc cơ bản trong xây dựng Hệ thống Mục lục
Ngân sách Nhà nước
Hệ thống Mục lục Ngân sách Nhà nước được xây dựng theo các nguyên
tắc cơ bản sau:
- Nguyên tắc đầy đủ: Đảm bảo phản ánh đầy đủ, toàn diện, minh bạch các
giao dịch tài chính của Nhà nước nhằm kiểm soát các hoạt động thu, chi ngân
sách nhà nước.
- Nguyên tắc thống nhất: Đảm bảo thực hiện thống nhất giữa các ngành,
các cấp và các đơn vị; phù hợp với các quy định, chuẩn mực và thông lệ quốc tế.
- Nguyên tắc hiệu quả: Phải đáp ứng yêu cầu dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra.
- Nguyên tắc hệ thống mở: Thoả mãn và thích ứng về phân cấp quản lý
ngân sách, về chế độ thu, chi khi có những thay đổi, bổ sung.
3.2.3. Hệ thống Mục lục Ngân sách Nhà nước hiện hành
Hệ thống Mục lục Ngân sách Nhà nước ban hành theo Quyết định số
33/2008/QĐ-BTC của Bộ Tài chính được áp dụng cho công tác lập dự toán,
quyết định dự toán, phân bổ giao dự toán, chấp hành dự toán và kế toán, quyết
toán thu, chi ngân sách nhà nước bao gồm:
- Danh mục mã số chương
- Danh mục mã số ngành kinh tế
- Danh mục mã số nội dung kinh tế
- Danh mục mã số chương trình, mục tiêu quốc gia
- Danh mục mã số nguồn ngân sách nhà nước
- Danh mục mã số các cấp ngân sách
Hiện nay, Hệ thống Mục lục Ngân sách Nhà nước ban hành theo Quyết
định số 33/2008/QĐ-BTC được bổ sung, sửa đổi theo Thông tư số
185/2010/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2010, Thông tư số 144/2011/TT-BTC
ban hành ngày 21/10/2011, Thông tư số 110/2012/TT-BTC ngày 03 tháng 07
năm 2012 và Thông tư số 217/2012/TT-BTC ngày 17 tháng 12 năm 2012 của
Bộ Tài chính.
- 23 -
CHƯƠNG II
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN, ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH NGẮN HẠN VÀ
VẬT TƯ HÀNG HOÁ
1. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN, ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH NGẮN HẠN
1.1. Kế toán tiền mặt
1.1.1. Khái niệm tiền mặt
Tiền mặt: là tất cả các loại tiền thu, chi tại đơn vị từ tất cả các giao dịch,
sự kiện xảy ra trong đơn vị hạch toán. Tiền mặt quản lý tại quỹ tiền mặt gồm:
- Tiền Việt Nam đồng.
- Tiền Ngoại tệ.
- Vàng, bạc, kim khí quý.
- Các loại chứng chỉ có giá.
1.1.2. Nội dung thu chi tiền mặt.
Thu tiền mặt từ các nguồn: rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc, nhận kinh phí
hoạt động, kinh phí đầu tư xây dưng cơ bản, kinh phí dự án, kinh phí theo đơn
đặt hàng Nhà nước, bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, tài sản, các đối tác thanh
toán công nợ.
Chi tiền mặt cho các mục đích: gửi tiền mặt vào tài khoản ngân hàng, kho
bạc, mua tài sản hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho các hoạt động, cấp kinh phí cho
cấp dưới, thanh toán công nợ cho các đối tác liên quan...
1.1.3. Chứng từ kế toán thu chi tiền mặt.
Để hạch toán tình hình thu chi tiền mặt kế toán sử dụng các chứng từ
sau:
+ Phiếu thu - Mẫu C21 - H
+ Phiếu chi - Mẫu C22 - H
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Mẫu C25 - H
+ Giấy đề nghị tạm ứng - Mẫu C23 - H
+ Bảng kê vàng, bạc kim khí, đá quý - Mẫu C26a - H
+ Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc và chứng chỉ có giá) –
Mẫu số 26b - H
+ Biên lai thu tiền - mẫu C27 - H
1.1.4. Tài khoản sử dụng
1.1.4.1. Tài khoản Tiền mặt (TK 111)
Kế toán sử dụng TK 111- Tiền mặt để phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ
tiền mặt tại đơn vị HCSN bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đã quý,
- 24 -
kim khí quý. Chỉ phản ánh vào TK 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại
tệ...có giá thực tế nhập xuất quỹ đóng vai trò là phương tiện thanh toán.
Kết cấu nội dung phản ánh của TK 111 – Tiền mặt được phản ánh như
sau:
Bên Nợ: các khoản tiền mặt tăng do:
- Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đã quý
- Số thừa nhập quỹ phát hiện khi kiểm kê
- Giá trị ngoại tệ tăng do dánh giá lại ngoại tệ (trường hợp đánh giá tăng)
Bên Có: Các khoản tiền mặt giảm do:
- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đã quý.
- Số thiếu hụt phát hiện thiếu khi kiểm kê
- Giá trị ngoại tệ giảm do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp đánh giá
giảm)
Số dư Bên nợ:
- Các loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý đá quý còn tồn đầu kỳ
(cuối kỳ)
Tài khoản 111 - Tiền mặt có 4 tài khoản cấp hai:
- TK 1111 - Tiền Việt Nam
- TK 1112 – Ngoại tệ
- TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
- TK 1114 – Chứng chỉ có giá
1.1.4.2. Tài khoản Ngoại tệ các loại (TK 007)
Tài khoản 007 là tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán, được sử dụng để
phản ánh tình hình thu, chi , tồn theo nguyên tệ của từng loại ngoại tệ ở đơn vị.
TK 007 phản ánh tình hình biến động của từng loại ngoại tệ hiện sử dụng tại
đơn vị, gồm: tiền mặt , tiền gửi ngân hàng hoặc kho bạc...
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 007 được phản ánh như sau:
Bên Nợ: Số ngoại tệ thu vào (theo nguyên tệ)
Bên Có: Số ngoại tệ xuất ra (theo nguyên tệ)
Số dư Bên nợ: Số ngoại tệ hiện có (theo nguyên tệ)
Tài khoản này không quy đổi các loại ngoại tệ ra đồng Việt Nam, kế toán
theo dõi chi tiết theo từng loại nguyên tệ tiền mặt, tiền gửi, thu, chi, gửi vào, rút
ra của đơn vị, cùng số tồn quỹ tiền mặt, tồn dư tài khoản tiền gửi
1.1.5. Phương pháp hạch toán.
Phương pháp hạch toán, kế toán tăng tiền mặt
(1). Rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quý tiền mặt, ghi:
- 25 -
