Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp phần 2 cđn nam định

CHƯƠNG V
KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ
TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1. NGUỒN VỐN HÌNH THÀNH TRONG ĐƠN VỊ HCSN

1. Nội dung và nguyên tắc hạch toán.
Nguồn kinh phí, vốn của các đơn vị HC-SN là nguồn tài chính mà các
đơn vị được quyền sử dụng để phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị,
chuyên môn trong đơn vị.
1.1. Nội dung.
- Nguồn kinh phí, vốn của đơn vị HC-SN thường gồm có:
+ Nguồn kinh phí hoạt động.
+ Nguồn kinh phí dự án.
+ Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của nhà nước.
+ Nguồn kinh phí đầu tư XDCB.
+ Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
+ Nguồn vốn kinh doanh.
+ Các quỹ cơ quan
+ Chênh lệch đánh giá lại tài sản
+ Chênh lệch thu chi chưa xử lý.
+ Chênh lệch tỷ giá.
- Kinh phí các loại trong đơn vị HC-SN thường được hình thành từ các
nguồn chủ yếu sau:
+ Ngân sách Nhà nước hoặc đơn vị cấp trên cấp theo dự toán được giao để
thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Các khoản thu sự nghiệp được để lại đơn vị gồm thu các loại phí, lệ phí
phần được để lại đơn vị sử dụng theo quy định của pháp luật, thu sự nghiệp khác
và thu từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị.
+ Các khoản đóng góp hội phí, đóng góp của các hội viên và thành viên.
+ Điều chuyển bổ sung từ các quỹ dự trữ tài chính nội bộ.
+ Các khoản tài trợ.

+ Vay nợ của Chính phủ.
1.2.. Nguyên tắc kế toán nguồn kinh phí.
Để bảo đảm hạch toán chính xác, đầy đủ nguồn kinh phí, kế toán cần quán
triệt các nguyên tắc sau:
- 125 -


- Đơn vị phải hạch toán rành mạch, rõ ràng từng loại kinh phí, từng nguồn
vốn, từng loại quỹ, từng nguồn hình thành vốn, kinh phí.
- Việc chuyển dịch từ nguồn kinh phí này sang nguồn kinh phí khác phải
theo đúng chế độ, thủ tục cần thiết, không được kết chuyển một cách tùy tiện.
- Đối với các khoản thu tại đơn vị được phép bổ sung nguồn kinh phí, kế toán
theo dõi và phản ánh ngay trên tài khoản 511 “Các khoản thu”.
- Kinh phí phải được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung, đúng tiêu
chuẩn, đúng định mức đã phê duyệt. Cuối năm, nếu sử dụng không hết, số kinh
phí còn lại phải nộp trả ngân sách, hoặc cấp trên, đơn vị chỉ được kết chuyển
sang năm sau nếu được phép của cơ quan tài chính.
- Cuối kỳ kế toán, đơn vị phải làm thủ tục đối chiếu, thanh quyết toán tình
hình tiếp nhận và sử dụng từng loại kinh phí với cơ quan tài chính, cơ quan chủ
quản, cơ quan chủ trì thực hiện các chương trình, dự án theo chế độ tài chính
hiện hành.
2. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ.

- Phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ và rõ ràng số hiện có tình hình biến
động của từng nguồn kinh phí của đơn vị.
- Giám đốc chặt chẽ kế hoạch huy động và sử dụng các nguồn kinh phí của
đơn vị. Đảm bảo cho việc sử dụng nguồn kinh phí đúng mục đích, hợp lý và có
hiệu quả.
- Thường xuyên phân tích tình hình sử dụng nguồn kinh phí của đơn vị
nhằm phát huy hiệu quả sử dụng kinh phí của từng đơn vị.

3. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG.

3.1. Nội dung nguồn kinh phí hoạt động
Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và bảo đảm sự
hoạt động theo chức năng của cơ quan, đơn vị hành chính, sự nghiệp.
Nguồn kinh phí của đơn vị hành chính sự nghiệp nhằm bảo đảm cho những
khoản chi thường xuyên và không thường xuyên, nguồn kinh phí hoạt động
được hình thành từ các nguồn:
- Ngân sách nhà nước cấp hoặc cấp trên cấp hàng năm, nguồn kinh phí này
được cấp dưới hai hình thức chủ yếu:
+ Cấp bằng hình thức giao dự toán: là số kinh phí đơn vị nhận được trên cơ
sở dự toán chi ngân sách nhà nước đượ giao.
+ Cấp bằng lệnh chi tiền: là số kinh phí đơn vị nhận đượ do cấp trên hoặc
ngân sách nhà nước cấp bằng tiền hay bằng hiện vật
- Các khoản thu hội phí và các khoản đóng góp của hội viên

- 126 -


- Bổ sung từ các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác
tại đơn vị theo quy định của chế độ tài chính
- Bổ sung từ chênh lệch thu lớn hơn chi (lợi nhuận sau thuế) của hoạt động
sản xuất kinh doanh.
- Bổ sung từ các khoản khác theo quy định của chế độ tài chính.
- Bổ sung từ các khoản viện trợ phi dự án
- Các khoản được biếu tặng, tài trợ của các đơn vị, cá nhân trong và ngoài
đơn vị.
3.2. Chứng từ, sổ sách kế toán
- Quyết định giao dự toán ngân sách
- Giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
- Giấy nộp trả kinh phí
- Bảng kê chứng từ thanh toán
- Thông báo duyệt y quyết toán
- Giấy báo Có
- Sổ theo dõi dự toán
- Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí...
3.3. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động để phản ánh tình
hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành
chính sự nghiệp. Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và
đảm bảo sự hoạt động theo chức năng của các cơ quan, đơn vị hành chính sự
nghiệp.
Nội dung và kết cấu TK 461.
Bên Nợ:
+ Số kinh phí hoạt động nộp lại NSNN hoặc nộp lại cho cấp trên.
+ Kết chuyển số chi hoạt động (Số chi thường xuyên và số chi không
thường xuyên) đã được phê duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động.
+ Kết chuyển số kinh phí hoạt động đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp
dưới (đơn vị cấp trên ghi).
+ Kết chuyển số kinh phí hoạt động thường xuyên còn lại (Phần kinh phí
thường xuyên tiết kiệm được) sang TK 421 “Chênh lệch thu, chi chưa xử lý”.
+ Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động.
Bên Có:
+ Số kinh phí đã nhận của NSNN hoặc cấp trên.
- 127 -


+ Kết chuyển số kinh phí đã nhận tạm ứng thành nguồn kinh phí hoạt động.
+ Số kinh phí hoạt động do hội viên đóng góp, do biếu, tặng, viện trợ, do

bổ sung từ các khoản thu sự nghiệp, thu hoạt động SXKD, các khoản thu khác
phát sinh tại đơn vị.
Số dư bên Có:
+ Số kinh phí được cấp trước cho năm sau (nếu có).
+ Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa được quyết
toán.
Tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt động có 3 tài khoản cấp 2:
- TK 4611- Năm trước, có 2 tài khoản cấp 3:
+ TK 46111- Nguồn kinh phí thường xuyên
+ TK 46112- Nguồn kinh phí không thường xuyên
- TK 4612- Năm nay, có 2 tài khoản cấp 3:
+ TK 46121- Nguồn kinh phí thường xuyên
+ TK 46122- Nguồn kinh phí không thường xuyên
- TK 4613- Năm sau, có 2 tài khoản cấp 3:
+ TK 46131- Nguồn kinh phí thường xuyên
+ TK 46132- Nguồn kinh phí không thường xuyên
3.4. Phương pháp hạch toán.
(1). Khi nhận được kinh phí hoạt động được cấp bằng hiện vật, tiền, kế toán
ghi:
Nợ TK 111, 112, 152, 153…
Có TK 461

Số kinh phí được cấp

(2). Nhận kinh phí hoạt động chuyển thanh toán trực tiếp cho người bán
hàng, nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ, kế toán ghi:
Nợ TK 331 (331.1)
Có TK 461

Số thanh toán

(3). Khi nhận kinh phí hoạt động do NSNN cấp hoặc cấp trên cấp bằng
TSCĐ HH đưa ngay vào sử dụng, kế toán ghi:
BT1: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ HH.
Nợ TK 211
Có TK 461

Số kinh phí nhận được

BT2: Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động.
- 128 -


Nợ TK 661
Có TK 466

Số chuyển nguồn

(4). Khi nhận được quyết định của cấp có thẩm quyền giao dự toán chi hoạt
động.
- Khi nhận được thông báo: kế toán ghi
Nợ TK 008 (0081,0082)

Dự toán chi hoạt động

- Khi rút dự toán chi hoạt động để chi, kế toán ghi:
BT1:
Nợ TK 111

Nhập quỹ tiền mặt

Nợ TK 152, 153

Mua vật liệu, CCDC nhập kho

Nợ TK 241

Thanh toán chủ đầu tư XDCB

Nợ TK 331

Các khoản phải trả nhà cung cấp

Có TK 461

Số kinh phí thực rút

BT2: Đồng thời ghi:
Có TK 008

Dự toán chi hoạt động

- Khi rút dự toán chi hoạt động để mua TSCĐ, kế toán ghi:
BT1: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ HH.
Nợ TK 211
Có TK 461

Số kinh phí nhận được.

BT2: Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động.

Nợ TK 661
Có TK 466

Số chuyển nguồn.

BT3: Đồng thời ghi:
Có TK 008

Dự toán chi hoạt động.

(5). Tạm ứng kinh phí tại kho bạc khi chưa được duyệt kinh phí.
Nợ TK 111, 112
Có TK 336

Số tạm ứng.

- 129 -


Sau này sẽ thanh toán số kinh phí tạm ứng khi nguồn kinh phí được cấp,
khi đó ghi:
Nợ TK 336
Có TK 461

Số thanh toán tạm ứng.

(6). Thu hội phí, thu đóng góp hoặc được tài trợ, được biếu tặng của các
hội viên, tổ chức cá nhân ngoài đơn vị, ghi:
Nợ TK 111, 112

Nếu thu bằng tiền.

Nợ TK 152, 153, 155

Nếu thu bằng hiện vật.

Có TK 461

Nguồn kinh phí hoạt động.

(7). Số phí, lệ phí được bổ sung nguồn kinh phí hoạt động, ghi:
Nợ TK 511 (511.1)
Có TK 461 (461.2)

Thu phí, lệ phí.
Nguồn kinh phí hoạt động năm nay.

(8). Khi phát sinh các khoản thu khác bổ sung nguồn kinh phí thường
xuyên, kế toán ghi:
Nợ TK 511 (511.8)
Có TK 461 (461.2)

Thu khác.
Nguồn kinh phí hoạt động năm nay.

(9). Số lãi từ hoạt động SXKD bổ sung vào nguồn kinh phí hoạt động, kế
toán:
Nợ TK 421 (421.2)
Có TK 461

Số lãi bổ sung nguồn kinh phí

(10). Số kinh phí hoạt động đã cấp cho đơn vị cấp dưới và được ghi giảm
nguồn kinh phí hoạt động, kế toán đơn vị cấp trên ghi:
Nợ TK 461
Có TK 341

Nguồn kinh phí hoạt động
Kinh phí cấp cho cấp dưới

(11). Cuối niên độ, nếu đơn vị phải nộp lại số kinh phí hoạt động sử dụng
không hết, khi nộp lại kinh phí
Nợ TK 461
Có TK 111, 112

Số phải nộp lại

- 130 -


(12). Cuối kỳ kế toán năm, các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán
với nguồn KPHĐ thì nguồn kinh phí hoạt động đã sử dụng được kết chuyển từ
“Năm nay” sang “Năm trước”, ghi:
Nợ TK 461 (4612)
Có TK 461 (4611)

Năm nay.
Năm trước.

(13). Kết chuyển chi hoạt động năm trước được duyệt vào nguồn kinh phí

hoạt động khi báo cáo quyết toán năm được duyệt, kế toán ghi:
Nợ TK 461 (46.1)
Có TK 661 (6611)

Nguồn kinh phí hoạt động (năm trước)
Chi hoạt động (năm trước).

(14). Nguồn kinh phí hoạt động của năm trước được xác định chưa sử dụng xét
duyệt báo cáo quyết toán năm theo chế độ tài chính quy định, nếu được chuyển
thành nguồn kinh phí hoạt động năm nay, kế toán ghi:
Nợ TK 461 (461.1)
Có TK 461 (461.2)

Năm trước.
Năm nay.

(15). Đầu năm sau, kết chuyển số kinh phí đã phản ánh trên TK 461.3
“Năm sau” sang TK 461.2 “Năm nay”, ghi:
Nợ TK 461 (461.3)
Có TK 461 (461.2)

Năm sau.
Năm nay.

4. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ DỰ ÁN.

4.1. Nội dung nguồn kinh phí dự án
Trong quá trình hoạt động, các đơn vị hành chính sự nghiệp ngoài chức
năng, nhiệm vụ thường xuyên, trong từng thời kỳ các đơn vị còn thực hiện các
chương trình, dự án, đề tài được Đảng và Nhà nước giao như: chương trình giáo

dục, y tế, văn hoá...
Nguồn kinh phí dự án là nguồn kinh phí thực hiện các chương trình, dự án,
đề tài đã được Nhà nước phê duyệt.
Kinh phí chi tiêu cho chương trình, dự án, đề tài được hình thành từ các
nguồn sau:
- Do ngân sách cấp, cấp trên cấp
- Nguồn viện trợ quốc tế, nguồn huy động của các tổ chức và nhân dân
trong nước hỗ trợ.
- Các nguồn thu khác được phép bổ sung sang nguồn kinh phí dự án
- 131 -


Hàng năm, các đơn vị HCSN có dự án chương trình, dự án, đề tài lập dự
toán chi dự án gửi cơ quan Tài chính, cơ quan chủ quản đề nghị cấp kinh phí
thực hiện dự án, chương trình, đề tài. Việc cấp phát kinh phí tuỳ theo điều kiện
mà được thực hiện bằng nhiều hình thức như: cấp phát trực tiếp bằng hiện vật,
uỷ nhiệm chi, cấp bằng dự toán kinh phí, lệnh chi tiền hay kinh phí uỷ quyền.
Kinh phí chương trình, dự án, đề tài đơn vị phải sử dụng đúng mục đích,
đúng nội dung hoạt động và trong phạm vi dự toán đã được duyệt.
Cuối niên độ hay kết thúc dự án các đơn vị chi tiêu dự án phải quyết toán
chi tiêu kinh phí dự án và nộp cho các đơn vị chức năng có liên quan.
4.2. Chứng từ, sổ sách kế toán
- Quyết định giao dự toán chương trình, dự án, đề tài
- Giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
- Giấy nộp trả kinh phí
- Bảng kê chứng từ thanh toán
- Thông báo duyệt y quyết toán
- Giấy báo Có
- Sổ theo dõi dự toán

- Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí chương trình, dự án
4.3. Tài khoản sử dụng.
Kế toán sử dụng TK 462 - Nguồn kinh phí dự án để phản ánh việc tiếp
nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí chương trình, dự án, đề tài do
NSNN cấp hoặc được viện trợ không hoàn lại theo chương trình, dự án.
Nội dung và kết cấu TK 462.
Bên Nợ:
+ Số kinh phí dự án sử dụng không hết phải nộp lại cho NSNN, cấp trên
hoặc nhà tài trợ.
+ Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí chương trình, dự án, đề
tài.
+ Kết chuyển số chi của chương trình, dự án, đề tài được phép quyết toán
với nguồn kinh phí của từng chương trình, dự án, đề tài.
+ Đơn vị cấp trên kết chuyển số kinh phí dự án đã cấp trong kỳ cho đơn vị
cấp dưới.
Bên Có:
+ Số kinh phí chương trình, dự án, đề tài đã thực nhận trong kỳ.

- 132 -


+ Khi kho bạc thanh toán số kinh phí tạm ứng, chuyển số đã nhận tạm ứng
thành nguồn kinh phí dự án.
Số dư bên Có:
Số kinh phí chương trình, dự án, đề tài chưa sử dụng hoặc đã sử dụng
nhưng quyết toán chưa được duyệt.
Tài khoản 462- Nguồn kinh phí dự án có 3 tài khoản cấp 2 sau:
- TK 4621- Nguồn kinh phí NSNN cấp, gồm 2 TK cấp 3:
+ TK 46211- Nguồn kinh phí quản lý dự án
+ TK 46212- Nguồn kinh phí thực hiện dự án

- TK 4622- Nguồn kinh phí viện trợ, gồm 2 TK cấp 3:
+ TK 46221- Nguồn kinh phí quản lý dự án
+ TK 46222- Nguồn kinh phí thực hiện dự án
- TK 4628- Nguồn khác, gồm 2 TK cấp 3:
+ TK 46281- Nguồn kinh phí quản lý dự án
+ TK 46282- Nguồn kinh phí thực hiện dự án
4.4. Phương pháp hạch toán.
4.4.1. Nguồn kinh phí NSNN cấp:
- Ngân sách cấp kinh ohis chương trình, dự án, đề tài bằng dự toán chi
chương trình, dự án:
+ Khi đơn vị nhận được quyết định của cấp có thẩm quyềngiao dự toánchi
chương trình, dự án, ghi đơn bên Nợ TK 009-Dự toán chi chương trình, dự án
(0091- Dự toán chi chương trình, dự án)
+ Khi rút dự toán ra sử dụng, căn cứ vào giấy rút dự toán chi chương trình,
dự án và các chứng từ có liên quan, ghi đơn bên Có TK 009-Dự toán chi chương
trình, dự án (TK 0091), đồng thời ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt (nếu rút bằng tiền mặt về nhập quỹ)
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho)
Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ (mua công cụ, dụng cụ về nhập kho)
Nợ TK 211,213- Mua TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình
Nợ TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 331- Các khoản phải trả (trả tiền nhà cung cấp)
Nợ TK 662- Chi dự án (chi trực tiếp)
Có TK 462-Nguồn kinh phí dự án
- Khi chưa được giao dự toán, đơn vị được kho bạc cho tạm ứng kinh phí
để chi, kế toán ghi:
Nợ TK 111

Tiền mặt.
- 133 -

Nợ TK 152, 153

Vật liệu, dụng cụ.

Nợ TK 331

Các khoản phải trả.

Nợ TK 662

Chi trực tiếp cho dự án.

Có TK 336

Tạm ứng kinh phí.

- Khi đơn vị làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc (khi được giao dự
toán), đơn vị được phép ghi tăng nguồn kinh phí, kế toán ghi:
Nợ TK 336
Có TK 462 (4621)

Số nguồn kinh phí tăng.

Đồng thời, ghi đơn bên Có TK 009-Dự toán chi chương trình, dự án (TK
0091)
- Nhận nguồn kinh phí dự án được cấp trực tiếp bằng Lệnh chi tiền, khi
nhận được Giấy báo Có của Kho bạc, ghi:
Nợ TK 112,

Có TK 462 (4621)

Nguồn kinh phí nhận được.

- Nhận nguồn kinh phí dự án được cấp trực tiếp bằng nguyên liệu, vật liệu,
công cụ, dụng cụ, ghi:
Nợ TK 152, 153
Có TK 462 (4621)

Nguồn kinh phí nhận được.

- Khi nhận kinh phí chương trình, dự án bằng TSCĐ HH, kế toán ghi:
BT1: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ HH.
Nợ TK 211
Có TK 462

Nguồn kinh phí nhận được.

BT2: Đồng thời ghi:
Nợ TK 662
Có TK 466

Số chuyển nguồn.

4.4.2. Nguồn kinh phí viện trợ theo chương trình, dự án:
- Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi Ngân sách ngay khi tiếp
nhận tiền, hàng viện trợ không hoàn lại, ghi:

- 134 -

Nợ các TK 111,112,152,153,311,331,662,….
Có TK 462-Nguồn kinh phí dự án
Nếu được viện trợ bằng TSCĐ, đồng thời ghi:
Nợ các TK 662- Chi dự án
Có TK 466-Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
- Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi Ngân sách, khi tiếp
nhận tiền, hàng viện trợ không hoàn lại, ghi:
Nợ các TK 111,112,152,153,311,331,662,….
Có TK 521-Thu chưa qua ngân sách
Nếu được viện trợ bằng TSCĐ, đồng thời ghi:
Nợ các TK 662- Chi dự án
Có TK 466-Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
- Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi Ngân sách về các khoản tiền, hàng
viện trợ đã tiếp nhận, ghi tăng nguồn kinh phí dự án:
Nợ TK 521-Thu chưa qua ngân sách
Có TK 462-Nguồn kinh phí dự án
- Khi đơn vị cấp trên cấp kinh phí dự án cho các đơn vị cấp dưới để thực
hiện dự án, ghi:
Nợ TK 341-Kinh phí cấp cho cấp dưới
Có các TK 111,112,…
- Cuối kỳ, kết chuyển số kinh phí dự án đã cấp trong kỳ cho các đơn vị
cấp dưới, kế toán đơn vị cấp trên ghi:
Nợ TK 462-Nguồn kinh phí dự án
Có TK 341-Kinh phí cấp cho cấp dưới
- Khi đơn vị cấp dưới nhận được kinh phí dự án do đơn vị cấp trên cấp
bằng tiền, hiện vật, căn cứ vào các chứng từ nhận tiền, hàng, ghi:
Nợ các TK 111,112,152,153
Có TK 462 -Nguồn kinh phí dự án (4623-Nguồn kinh phí viện trợ)
- Các khoản thu trong quá trình thực hiện các chương trình, dự án, đề tài

được bổ sung nguồn kinh phí, kế toán ghi:
Nợ TK 511
Có TK 462 (462.8)

Số bổ sung nguồn kinh phí

- Đối với các chương trình, dự án tín dụng cho vay

- 135 -


+ Khi nhận được tiền viện trợ không hoàn lại của nước ngoài, kế toán phản
ánh số tiền viện trợ đã nhận để làm vốn cho vay khi có chứng từ ghi thu, ghi chi
ngân sách, ghi:
Nợ các TK 111,112
Có TK 462 -Nguồn kinh phí dự án (Chi tiết nguồn viện trợ)
+ Nếu nhận tiền do Ngân sách cấp vốn đối ứng làm vốn cho vay, ghi:
Nợ các TK 112
Có TK 462 -Nguồn kinh phí dự án (4621- Nguồn kinh phí NSNN
cấp)
+ Khi xuất tiền cho vay, ghi:
Nợ TK 313
Có các TK 111,112,…
+ Số lãi được xử lý theo quy định của cơ chế tài chính khi có chứng từ ghi
thu, ghi chi ngân sách, ghi:
Nợ TK 511-Các khoản thu (5118-Thu khác)
Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động (nếu bổ sung nguồn kinh phí
hoạt động của đơn vị)
Có TK 462- Nguồn kinh phí dự án (nếu bổ sung nguồn kinh phí dự
án để tăng nguồn vốn cho vay)

+ Khi nhà tài trợ nước ngoài đồng ý xóa nợ, căn cứ vào chứng từ xóa nợ,
ghi:
Nợ TK 462 -Nguồn kinh phí dự án (4623 -Nguồn kinh phí viện trợ)
Có TK 313- Cho vay
+ Khi kết thúc dự án, phía nước ngoài bàn giao vốn cho phía Việt Nam,
căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền:
. Nếu giao vốn cho đơn vị đang thực hiện dự án để bổ sung nguồn kinh
phí hoạt động theo quyết định của cấp có thẩm quyền, kế toán ghi giảm nguồn
kinh phí dự án, ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị, ghi:
Nợ TK 462 -Nguồn kinh phí dự án (4623 -Nguồn kinh phí viện trợ)
Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động (4612-Năm nay)
. Nếu nộp trả ngân sách Nhà nước số vốn sử dụng để cho vay, ghi:
Nợ TK 462 -Nguồn kinh phí dự án (4623 -Nguồn kinh phí viện trợ)
Có TK 111,112
- Cuối kỳ kế toán hoặc khi kết thúc chương trình, dự án, căn cứ vào số thực
chi dự án kết chuyển chi dự án vào nguồn kinh phí dự án khi quyết toán được
duyệt, ghi:
- 136 -


Nợ TK 462
Có TK 662

Nguồn kinh phí dự án.
Chi dự án.

- Cuối kỳ kế toán năm hoặc khi kết thúc chương trình, dự án, số kinh phí
dự án sử dụng không hết phải nộp NSNN hoặc nhà tài trợ (nếu có), ghi:
Nợ TK 462
Có TK 111, 112

Nguồn kinh phí dự án.
Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

5. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ ĐÃ HÌNH THÀNH TÀI SẢN CỐ ĐỊNH.

5.1. Nội dung nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ chính là nguồn đảm bảo cho giá trị
hiện còn của số tài sản cố định thuộc quyền quản lý và sử dụng của đơn vị.
Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định được hình thành do:
- Hoàn thành việc xây dựng, mua sắm tài sản cố định bằng các nguồn kinh
phí đầu tư XDCB, kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí theo đơn đặt
hàng của Nhà nước và các quỹ để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp
hoặc hoạt động văn hóa phúc lợi.
- Nhận tài sản cố định do Nhà nước, cấp trên cấp hoặc đơn vị khác bàn giao
- Đánh giá lại TSCĐ theo quyết định của Nhà nước
- Các trường hợp khác
Không hạch toán tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ trong các
trường hợp:
- Tài sản cố định đầu tư mua sắm bằng nguồn vốn kinh doanh
- Tài sản cố định đầu tư mua sắm bằng nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản
hoặc bằng quỹ cơ quan khi hoàn thành đưa vào sử dụng cho bộ phận sản xuất kinh doanh.
5.2. Chứng từ, sổ sách kế toán
- Biên bản giao nhận TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ
- Hoá đơn bán TSCĐ
- Bảng tính hao mòn TSCĐ
- Sổ chi tiết các tài khoản
- Sổ kế toán tổng hợp...

- 137 -


5.3. Tài khoản sử dụng.
Kế toán sử dụng TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ để phản
ánh số hiện có và tình hình biến động nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ của
đơn vị, bao gồm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ hữu hình và nguồn kinh
phí đã hình thành TSCĐ vô hình.
Nội dung và kết cấu TK 466.
Bên Nợ: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ giảm do:
+ Phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ hàng năm.
+ Giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, nhượng bán, chuyển giao theo quyết
dịnh của cấp có thẩm quyền và các trường hợp giảm khác.
+ Giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) do đánh giá
lại (trường hợp giảm).
Bên Có: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ tăng do:
+ Giá trị TSCĐ mua sắm, xây dựng hoàn thành, bàn giao đưa vào sử
dụng.
+ Giá trị TSCĐ nhận của các đơn vị khác bàn giao, được biếu, tặng, viện
trợ và các trường hợp tăng khác.
+ Tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) do đánh giá
lại (trường hợp tăng).
Số dư bên Có: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ hiện có của đơn vị.
Lưu ý: Không hạch toán vào TK này các trường hợp TSCĐ tăng do đầu
tư mua sắm bằng nguồn vốn kinh doanh, bằng nguồn vốn đầu tư XDCB hoặc
bằng quỹ cơ quan khi hoàn thành đưa vào sử dụng cho bộ phận SXKD.
5.4. Phương pháp hạch toán.
5.4.1. Khi mua sắm tài sản cố định hoàn thành, bàn giao đưa vào sử
dụng

a/ Trường hợp rút dự toán chi hoạt động, dự toán chi chương trình, dự án
để chi trả việc mua TSCĐ ghi Có TK 008-Dự toán chi hoạt động hoặc ghi Có
TK 009-Dự toán chi chương trình, dự án.
+ Nếu không phải qua lắp đặt, chạy thử, ghi:
Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình
Nợ TK 213- TSCĐ vô hình
Có TK 461-Nguồn kinh phí hoạt động
Có TK 462-Nguồn kinh phí dự án
Có TK 465-Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước
+ Nếu phải qua lắp đặt, chạy thử:
- 138 -


. Trong quá trình lắp đặt, chạy thử,… phản ánh các khoản chi thực tế phát
sinh, ghi:
Nợ TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang (2411)
Có TK 111-Tiền mặt (xuất quỹ chi phí lắp đặt)
Có TK 331-Các khoản phải trả (phải trả người nhận thầu)
Có các TK 461,462,465
. Khi lắp đặt, chạy thử,… xong, bàn giao TSCĐ đưa vào sử dụng, ghi:
Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình
Có TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang (2411)
- Các trường hợp trên đều phải đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình
thành TSCĐ, ghi:
Nợ TK 661-Chi hoạt động (6612-Năm nay) (nếu mua TSCĐ bằng nguồn
kinh phí hoạt động)
Nợ TK 662-Chi dự án (nếu mua TSCĐ bằng nguồn kinh phí dự án)
Nợ TK 635-Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước (nếu TSCĐ mua bằng
nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước)
Nợ TK 441-Nguồn kinh phí đầu tư XDCB (nếu TSCĐ mua bằng nguồn

kinh phí đầu tư XDCB)
Có TK 465-Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
b/ Xuất quỹ tiền mặt hoặc chuyển khoản mua TSCĐ về đưa ngay vào sử
dụng hạch toán như hướng dẫn ở TK 211-TSCĐ hữu hình.
5.4.2. Trường hợp tăng TSCĐ do được điểu chuyển từ đơn vị cấp trên
hoặc từ đơn vị khác.
- Tại đơn vị có TSCĐ điều chuyển, căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ
và các chứng từ có liên quan, ghi:
Nợ TK 466

Giá trị còn lại.

Nợ TK 214

Giá trị hao mòn.

Có TK 211, 213

Nguyên giá TSCĐ.

- Tại đơn vị nhận TSCĐ được điều chuyển, ghi:
Nợ TK 211, 213

Nguyên giá TSCĐ.

Có TK 466

Giá trị còn lại.

Có TK 214

Giá trị hao mòn.

- 139 -


5.4.3. Khi được viện trợ bằng tài sản cố định.
- Nếu đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận
TSCĐ.
BT1: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ.
Nợ TK 211, 213

Nguyên giá TSCĐ.

Có TK 461

Dùng cho hoạt động sự nghiệp.

Có TK 462

Dùng cho hoạt động dự án.

BT2: Đồng thời ghi.
Nợ TK 661

Dùng cho hoạt động sự nghiệp.

Nợ TK 662

Dùng cho hoạt động dự án.

Có TK 466

Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.

- Nếu đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp nhận
TSCĐ viện trợ.
BT1: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ.
Nợ TK 211, 213

Nguyên giá TSCĐ.

Có TK 521 (5212) Trị giá tiền, hàng viện trợ.
BT2: Đồng thời ghi.
Nợ TK 661

Dùng cho hoạt động sự nghiệp.

Nợ TK 662

Dùng cho hoạt động dự án.

Có TK 466

Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.

BT3: Khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về TSCĐ đã tiếp
nhận, kế toán kết chuyển ghi tăng các nguồn kinh phí có liên quan.
Nợ TK 521
Có TK 461, 462

Thu chưa qua ngân sách.
Căn cứ vào mục đích viện trợ.

- Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ hình thành bằng nguồn kinh phí, kế toán
ghi bút toán xoá sổ TSCĐ.
Nợ TK 214

Giá trị hao mòn luỹ kế.

Nợ TK 466

Giá trị còn lại.

Có TK 211, 213

Nguyên giá TSCĐ.

- 140 -


- Cuối năm, tính và phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ, căn cứ vào bảng
tính hao mòn, ghi:
Nợ TK 466
Có TK 214 (2411,2412)

Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
Hao mòn TSCĐ.

6. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ THEO ĐƠN ĐẶT HÀNG CỦA NHÀ NƯỚC.

6.1. Nội dung nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước
Trong quá trình hoạt động của các đơn vị sự nghiệp ngoài chức năng,
nhiệm vụ chuyên môn được giao các đơn vị này còn được Đảng và Nhà nước
giao thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước trên cơ sở nhiệm vụ chuyên môn
hiện có. Các lĩnh vực được Nhà nước đặt hàng thường là thăm dò, khai thác,
khảo sát, đo đạc...
Để thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước, Nhà nước cấp kinh phí cho đơn
vị trên cơ sở dự toán đã được duyệt (theo khối lượng công việc thực hiện và đơn
giá của Nhà nước).
6.2. Chứng từ, sổ sách kế toán
- Dự toán kinh phí được giao trong năm
- Giấy trả nộp kinh phí
- Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt
- Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
- Bảng kê chứng từ thanh toán
- Sổ chi tiết các tài khoản
- Sổ kế toán tổng hợp...
6.3. Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 465 - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước
để phản ánh việc tiếp nhận, sử dụng và thanh quyết toán nguồn kinh phí theo
đơn đặt hàng của Nhà nước.
Nội dung và kết cấu TK 465
Bên Nợ:
+ Phản ánh giá trị khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành theo đơn
đặt hàng của Nhà nước khi được nghiệm thu thanh toán.
+ Kết chuyển số kinh phí theo đơn đặt hàng đã cấp trong kỳ cho các đơn
vị cấp dưới (Đơn vị cấp trên ghi):
+ Số kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước không sử dụng hết phải

nộp lại Nhà nước (Do không hoàn thành khối lượng).
- 141 -


Bên Có:
Phản ánh việc tiếp nhận nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước.
Số dư bên Có:
Phản ánh nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước hiện còn chưa
được quyết toán.
6.4. Phương pháp hạch toán.
(1) Khi nhận được dự toán Nhà nước giao theo đơn đặt hàng, ghi Nợ TK
008-Dự toán chi hoạt động (chi tiết dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà
nước)
(2). Khi nhận được kinh phí Nhà nước cấp hoặc đơn vị cấp trên cấp để
thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước bằng tiền, vật liệu, CCDC…, ghi:
Nợ TK 111, 112
Nợ TK 152, 153
Nợ TK 211, 241
Nợ TK 331
Có TK 465

Tiền mặt, TGNH.
Vật liệu, CCDC.
TSCĐ HH, đầu tư XDCB.
Các khoản phải trả.
Số kinh phí thực nhận.

(3). Khi rút dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, kế toán ghi:
BT1:
Nợ TK 111

Nợ TK 152, 153, 211
Nợ TK 241
Nợ TK 331
Nợ TK 635
Có TK 465

Nếu rút tiền mặt về nhập quỹ.
Mua vật liệu, CCDC , TSCĐ
Chi cho đầu tư XDCB.
Phải trả nhà cung cấp.
Nhận kinh phí bằng khoản chi.
Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng NN.

BT2: Đồng thời ghi:
Có TK 008

Chi tiết dự toán chi theo đơn đặt hàng NN

BT3: Nếu mua TSCĐ đồng thời ghi:
Nợ TK 635
Có TK 466

Chi theo đơn đặt hàng của NN
Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.

(4) Khi phát sinh các khoản chi phí thực tế cho khối lượng sản phẩm, công
việc theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi:
Nợ TK 635- Chi theo đơn đặt hàng của NN
Có các TK 111,112,152,153,312,331,224,643,465,…
- 142 -

Trường hợp rút dự toán để chi trực tiếp đồng thời ghi Có TK 008-Dự toán
chi hoạt động (chi tiết dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước)
(5). Hạch toán tạm ứng kinh phí của Kho bạc.
BT1: Khi nhập quỹ tiền mặt số kinh phí tạm ứng của Kho bạc, ghi:
Nợ TK 111
Có TK 336

Số tạm ứng

BT2: Khi thanh toán tạm ứng với Kho bạc và làm thủ tục rút dự toán, kết
chuyển số tạm ứng đã thanh toán thành nguồn kinh phí, ghi:
Nợ TK 336
Có TK 465

Tạm ứng kinh phí.
Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN.

BT3: Đồng thời ghi:
Có TK 008

Dự toán chi hoạt động.

(6). Rút dự toán thuộc kinh phí theo đơn đặt hàng của NN cấp cho đơn vị
cấp dưới.
BT1:
Nợ TK 341
Có TK 465

Kinh phí cấp cho cấp dưới.
Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN.

BT2: Đồng thời ghi:
Có TK 008

Dự toán chi hoạt động.

(7). Cuối kỳ, kết chuyển số kinh phí theo đơn đặt hàng của NN đã cấp trong
kỳ cho các đơn vị cấp dưới để ghi giảm nguồn kinh phí, kế toán đơn vị cấp trên
ghi:
Nợ TK 465
Có TK 341

Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN.
Kinh phí cấp cho cấp dưới.

(8). Nếu số kinh phí đã nhận sử dụng không hết, phải nộp lại ngân sách,
khi xuất tiền nộp NSNN, ghi:
Nợ TK 465
Có TK 111, 112

Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN.
Số phải nộp NSNN.

- 143 -


(9). Giá trị khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành khi được nghiệm
thu thanh toán theo giá thanh toán (Bằng khối lượng thực tế x Giá thanh

toán), ghi:
Nợ TK 465
Có TK 511 (5112)

Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của NN.
Thu theo đơn đặt hàng của NN.

7. KẾ TOÁN NGUỒN VỐN KINH DOANH.

7.1. Nội dung nguồn vốn kinh doanh
Ở một số loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp đặc thù (như các đơn vị sự
nghiệp văn hoá, y tế, giáo dục, sự nghiệp kinh tế) ngoài việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ do Đảng và Nhà nước giao các đơn vị còn tiến hành các hoạt
động sản xuất - kinh doanh trên cơ sở tận dụng sức lao động nhàn rỗi của viên
chức và điều kiện về chuyên môn, vật chất hiện có nhằm nâng cao trình độ
chuyên môn, tăng thu nhập, nâng cao đời sống cho viên chức và giảm nhẹ gánh
nặng cho ngân sách nhà nước.
Để tiến hành các hoạt động sản xuất - kinh doanh các đơn vị cần phải có
lượng vốn nhất định, vốn hoạt động sản xuất - kinh doanh của đơn vị được hình
thành từ nhiều nguồn khác nhau. Mỗi nguồn vốn có thể sử dụng cho các mục
đích khác nhau trong kinh doanh.
Nguồn vốn kinh doanh của các đơn vị được hình thành từ các nguồn:
- Nhận vốn kinh doanh do NSNN hoặc cấp trên hỗ trợ.
- Đơn vị trích từ quỹ cơ quan hoặc huy động CBCNV trong đơn vị đóng
góp vào nguồn vốn sản xuất - kinh doanh
- Nhận vốn góp của các tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị
- Đơn vị bổ sung từ chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh
- Các khoản thu khác.
7.2. Chứng từ, sổ sách kế toán
- Quyết định giao dự toán ngân sách

- Dự toán kinh phí được giao trong năm
- Giấy trả nộp kinh phí
- Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
- Bảng kê chứng từ thanh toán
- Giấy báo Có, Uỷ nhiệm chi
- Sổ chi tiết các tài khoản
- Sổ theo dõi nguồn kinh phí...
- 144 -


7.3. Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh để phản ánh số hiện có
và tình hình tăng giảm nguồn vốn dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh ở
đơn vị
Nội dung và kết cấu TK 411:
Bên Nợ: Ghi giảm nguồn vốn kinh doanh.
+ Hoàn trả vốn kinh doanh cho Ngân sách Nhà nước, cho cấp trên.
+ Hoàn trả vốn kinh doanh cho cán bộ, viên chức trong đơn vị, trả vốn
góp cho các tổ chức và cá nhân góp vốn.
+ Các trường hợp giảm khác.
Bên Có: Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh khi:
+ Nhận vốn kinh doanh của NS cấp hoặc cấp trên hỗ trợ.
+ Nhận vốn góp của cán bộ, viên chức trong đơn vị.
+ Bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ chênh lệch thu, chi hoạt động sản
xuất, kinh doanh.
+ Nhận vốn góp của các tổ chức và cá nhân bên ngoài đơn vị.
+ Các trường hợp tăng vốn khác: Bổ sung từ các quỹ...
Số dư bên Có: Phản ánh nguồn vốn kinh doanh hiện có của đơn vị.
7.4. Phương pháp hạch toán.

(1). Khi nhận vốn kinh doanh do ngân sách, cấp trên cấp hoặc vốn góp của
các tổ chức (cá nhân) để hỗ trợ cho các họat động SXKD của đơn vị, ghi:
Nợ TK 111, 112

Nhận bằng tiền.

Nợ TK 152, 153, 155, 211...

Nhận bằng hiện vật.

Có TK 411

Số vốn thực nhận.

(2). Bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ các quỹ của đơn vị, kế toán ghi:
Nợ TK 431
Có TK 411

Số vốn kinh doanh được bổ sung.

(3). Bổ sung vốn kinh doanh từ chênh lệch thu, chi của hoạt động SXKD
(Lợi nhuận sau thuế) (nếu có), ghi:
Nợ TK 421.2
Có TK 411

Số vốn kinh doanh được bổ sung.

(4). Hoàn trả lại nguồn vốn kinh doanh cho NSNN, cấp trên cấp hoặc hoàn
trả cho các thành viên góp vốn, ghi:
- 145 -

Nợ TK 411
Có TK 111, 112

Số vốn kinh doanh phải hoàn trả.

(5). Trường hợp hoạt động SXKD, bị thua lỗ, nếu quyết định xử lý giảm
vốn:
Nợ TK 411
Có TK 421

Nguồn vốn kinh doanh.
Chênh lệch thu, chi chưa xử lý.

8. KẾ TOÁN QUỸ CƠ QUAN.

8.1. Nội dung các quỹ trong đơn vị HCSN
Các quỹ trong đơn vị HCSN (bao gồm quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ
ổn định thu nhập, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp và quỹ khác) được hình
thành từ các nguồn sau:
- Trích từ khoản chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sản xuất - kinh
doanh, dịch vụ ở đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Trích từ các khoản thu theo quy định của chế độ tài chính
- Nhận viện trợ, quà biếu hoặc các khoản lập quỹ do cấp dưới nộp lên hoặc
cấp trên phân phối.
Mỗi loại quỹ trong đơn vị được sử dụng vào các mục đích khác nhau và đã
được xác định. Việc trích lập các quỹ của đơn vị phải đúng theo chế độ, hướng
dẫn của cơ quan tài chính, cơ quan quản lý cấp trên; việc sử dụng các quỹ cũng
phải đảm bảo đúng mục đích trích lập từng quỹ. Cuối năm, kế toán phải quyết

toán các khoản thu, chi của mỗi quỹ.
8.2. Chứng từ, sổ sách kế toán
- Bảng kê phân phối các khoản thu, chênh lệch thu chi
- Biên bản giao nhận tài sản (nhận quà biếu, trợ cấp...)
- Các quyết định phân phối quỹ của cấp trên cho cấp dưới
- Quyết định phân phối sử dụng quỹ
- Các chứng từ khác có liên quan
- Sổ chi tiết các tài khoản
- Sổ kế toán tổng hợp có liên quan...
8.3. Tài khoản sử dụng.
Kế toán sử dụng TK 431 - Các quỹ để phản ánh việc trích lập và sử dụng
các quỹ của đơn vị hành chính sự nghiệp
Nội dung và kết cấu TK 431.
Bên Nợ: Các khoản chi từ các quỹ.
- 146 -


Bên Có: Số trích lập các quỹ từ chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động
thường xuyên; hoạt động theo đơn đặt hàng của NN; hoạt động SXKD và từ các
khoản khác theo quy định của chế độ tài chính.
Tài khoản 431- Các quỹ có 4 tài khoản cấp 2:
- TK 4311- Quỹ khen thưởng
- TK 4312- Quỹ phúc lợi
- TK 4311- Quỹ ổn định thu nhập
- TK 4314- Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
Số dư bên Có: Số quỹ hiện còn chưa sử dụng.
8.4. Phương pháp hạch toán.
(1). Trong kỳ, nếu đơn vị được tạm trích lập các quỹ tính vào chi hoạt động
để chi tiêu từ chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quy
định của chế độ tài chính, ghi:

Nợ TK 661
Có TK 431

Chi hoạt động.
Các quỹ.

(2). Trích lập các quỹ từ chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động chi
thường xuyên, hoạt động và hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi::
Nợ TK 421
Có TK 431

Chênh lệch thu, chi chưa xử lý.
Các quỹ.

(3). Cấp trên cấp hoặc cấp dưới nộp lên để hình thành các quỹ của đơn vị,
ghi:
Nợ TK 111, 112 ...
Nợ TK 342
Có TK 431

Nhận bằng tiền.
Thanh toán nội bộ.
Các quỹ.

(4). Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ,
nguyên liệu, vật liệu, CCDC nếu được bổ sung vào quỹ phát triển hoạt động sự
nghiệp, ghi:
Nợ TK 511 (5118)
Các khoản thu (Các khoản thu khác)
Có TK 431 (4314) Các quỹ (Quỹ phát triển hoạt động sự

nghiệp)
(5). Quỹ khen thưởng, phúc lợi tăng do được các tổ chức bên ngoài thưởng
hoặc hỗ trợ, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 431- Các quỹ (4311,4312)
- 147 -


(6). Trích khấu hao TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng nguồn kinh phí do Ngân
sách cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách dùng cho hoạt động SXKD nếu được
bổ sung quỹ, ghi:
Nợ TK 631

Chi hoạt động SXKD.

Có TK 431 (4314)

Quỹ phát triển hoạt động SN.

(7). Tiền thưởng định kỳ, đột xuất phải trả cho cán bộ công chức, viên chức
từ các quỹ, ghi:
Nợ TK 431- Các quỹ
Có TK 334-Phải trả công chức, viên chức
(8). Khi chi tiêu quỹ cơ quan cho hoạt động phúc lợi, trợ cấp khó khăn,…,
ghi:
Nợ TK 431 (4311,4312,4314)

Các quỹ.

Có TK 111, 112

Chi trực tiếp bằng tiền

Có TK 312

Tạm ứng.

Có TK 334

Phải trả CNV.

Có TK 331

Các khoản phải trả.

(9). Khi chuyển quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp sang nguồn kinh phí
đầu tư XDCB, ghi:
Nợ TK 431.4
Có TK 441

Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
Nguồn kinh phí đầu tư XDCB.

(10). Trường hợp mua TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh
bằng các quỹ:
- Trường hợp mua TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng
hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ,
ghi:
Nợ các TK 211,213 (Nguyên giá TSCĐ)
Nợ TK 3113-Thuế GTGT được khấu trừ (Thuế GTGT đầu vào)

Có các TK111,112,331,… (Tổng giá thanh toán)
- Trường hợp mua TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng
hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu
thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, ghi:
Nợ các TK 211,213 (Nguyên giá bao gồm cả thuế GTGT)
Có các TK111,112,331,… (Tổng giá thanh toán)
- 148 -


Cả hai trường hợp trên đồng thời ghi tăng nguồn vốn kinh doanh và ghi
giảm các quỹ:
Nợ TK 431- Các quỹ (4312-Quỹ phúc lợi)
Có TK 411-Nguồn vốn kinh doanh
(11). Sửa chữa lớn TSCĐ bằng quỹ phúc lợi dùng cho hoạt động văn hóa,
phúc lợi:
- Khi phát sinh chi phí, ghi:
Nợ TK 241- XDCB dở dang
Có các TK111,112
- Khi công việc hoàn thành kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hoàn
thành ghi giảm quỹ phúc lợi, ghi:
Nợ TK 431- Các quỹ (4312-Quỹ phúc lợi)
Có TK 241- XDCB dở dang (2413- Sửa chữa lớn TSCĐ)
(12). Khi cấp trên ra quyết định phân phối quỹ cơ quan cho cấp dưới.
+ Đơn vị cấp trên, ghi:
Nợ TK 431
Có TK 342

Quỹ cơ quan.
Thanh toán nội bộ.

+ Đơn vị cấp dưới, ghi:
 Khi nhận được quyết định của cấp trên về phân phối quỹ cơ quan cho đơn
vị, ghi:
Nợ TK 342
Có TK 431

Thanh toán nội bộ.
Các quỹ.

 Khi nhận được tiền cấp trên cấp xuống, ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 342

Các khoản thu.
Thanh toán nội bộ.

 Nếu trường hợp cấp dưới phải nộp cấp trên khi phân phối quỹ cơ quan
theo chế độ quy định, ghi:
Nợ TK 431

Các quỹ.

Có TK 342

Thanh toán nội bộ.

Có TK 111, 112

Nếu nộp ngay cho cấp trên.

(13). Mua sắm TSCĐ bằng quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp hoặc quỹ phúc
lợi dùng cho hoạt động HCSN hoặc hoạt động văn hóa, phúc lợi, ghi:
- 149 -