Tai liệu môn soạn thảo văn bản

1

TI LIU ễN THI MễN SON THO VN BN
I. VN BN, CHC NNG CA VN BN
1. Khỏi nim
-Theo ngha rng: Vn bn l phng tin ghi chộp thụng tin v truyn t thụng tin
bng ngụn ng hay mt ký hiu nht nh.
-Theo ngha hp:Văn bản là các loại công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
-Vn bn qun lý nh nc l vn bn m cỏc c quan nh nc dựng ghi chộp v
truyn t cỏc quyt nh qun lý v cỏc thụng tin cn thit cho hot ng qun lý theo
ỳng th thc, th tc v thm quyn lut nh.
2. Chc nng ca vn bn qun lý nh nc.
2.1. Chc nng thụng tin
Vn bn c s dng ghi chộp v truyn t thụng tin v ch trng, ng
li, chớnh sỏch ca ng v Nh nc; thụng tin v k hoch, bin phỏp cụng tỏc; thụng
tin v hot ng ca c quan nh nc cp trờn; thụng tin v hot ng ca cỏc c s;
thụng tin mang tớnh cht trao i cụng vic gia cỏc c quan, n v
Chc nng thụng tin cú th c thc hin bng cỏc phng tin khỏc nhau nh
bỏo chớ, i truyn thanh, i truyn hỡnh, in thoi, mỏy vi tớnh. Trong cỏc phng tin
ny, vn bn l phng tin c bn v l phng tin tt nht thc hin chc nng
thụng tin.
2.2 Chc nng phỏp lý
Chc nng phỏp lý ca vn bn c th hin c th cỏc mt sau:
- Vn bn l c s phỏp lý Nh nc iu hnh xó hi.
- Vn bn l c s phỏp lý cho mi hot ng ca c quan.
- Vn bn l c s phỏp lý cỏn b, cụng chc thc hin nhim v ca mỡnh.
- Vn bn l c s phỏp lý kim tra, thanh tra vic thc hin cỏc chớnh sỏch, ch
trong cỏc c quan nh nc, t chc chớnh tr, xó hi, t chc kinh t..
- Vn bn l c s phỏp lý m bo quyn li chớnh ỏng ca mi cụng dõn trong xó hi.
2.3. Chc nng qun lý

Th nht, nú l c s t chc b mỏy qun lý, bo m s phõn cụng, phõn cp
thm quyn mt cỏch rừ rng, chớnh xỏc gia cỏc c quan, t chc qun lý;
1


2

Thứ hai, nó cung cấp những chuẩn mực cho hoạt động quản lý, đồng thời là
phương tiện tổ chức, điều hành các mối quan hệ quản lý cụ thể;
Thứ ba, nó là cơ sở để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả quản lý cũng như
trách nhiệm cụ thể trong quản lý.
II. HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
3. Khái niệm văn bản quy phạm pháp luật
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành
theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định
4. Đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật
- Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.
- Được ban hành theo đúng thủ tục, trình tự luật định.
- Chứa đựng quy tắc xử sự chung
- Được áp dụng nhiều lần, lặp đi, lặp lại, mang tính ổn định trong thời giai dài đối với
mọi đối tượng hoặc một nhóm đối tượng.
- Có hiệu lực trong phạm vi toàn quốc, từng ngành hoặc từng địa phương
- Được nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp phù hợp.
5. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật:
1. Hiến pháp.
2. Bộ luật, luật, nghị quyết của Quốc hội;
3. Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; Nghị quyết liên tịch
giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn chủ tịch Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ
quốc Việt Nam;
4. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;

5. Nghị định của Chính phủ; Nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn chủ
tịch Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
6. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ;
7. Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao;
8. Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; Thông tư của Viện trưởng
Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ;
Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát
nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ với Chánh án Tòa án
2


3

nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Quyết định của Tổng
Kiểm toán Nhà nước;
9. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
10. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
11. Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền đơn vị hành chính - kinh tế đặc
biệt;
12. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
và đơn vị hành chính tương đương;
13. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện;
14. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn;
6. Phân loại văn bản quản lí nhà nước
2.1. Khái niệm:
Phân loại văn bản là dựa vào các đặc điểm (đặc trưng) chung nhất của văn bản để phân
chia văn bản thành các loại, nhóm văn bản nhằm tạo điều kiện cho việc soạn thảo, quản
lí và tổ chức khoa học văn bản
- Mục đích của việc phân loại văn bản quản lí nhà nước:
+ Giúp chúng ta nắm được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn bản để lựa

chọn loại văn bản ban hành phù hợp với từng trường hợp cụ thể đồng thời áp dụng
phương pháp soạn thảo phù hợp.
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lí và sử dụng văn bản hình thành trong hoạt
động của cơ quan.
+ Có phương pháp xử lí đúng đắn đối với từng loại, nhóm văn bản khi lập hồ sơ, xác
định giá trị, tổ chức bảo quản và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.2. Một số đặc trưng phân loại văn bản quản lí nhà nước
2.2.1 Phân loại văn bản quản lí nhà nước theo chủ thể ban hành:
- Văn bản của các cơ quan lập pháp (cơ quan quyền lực nhà nước)
- Văn bản của các cơ quan hành pháp (cơ quan quản lí hành chính nhà nước)
- Văn bản của các cơ quan tư pháp
2.2.2 Phân loại văn bản quản lí nhà nước theo nguồn gốc hình thành
- Văn bản đến
- Văn bản đi
3


4

- Văn bản lưu hành nội bộ
2.2.3 Phân loại theo nội dung và phạm vi sử dụng văn bản:
- Văn bản thông dụng: là các văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lí của
các cơ quan.
- Văn bản chuyên môn: là những văn bản có nội dung phản ánh mang tính chuyên môn
nghiệp vụ, đặc thù nghề nghiệp của một ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất định. Ví
dụ: văn bản ngoại giao, văn bản tài chính, bệnh án, các văn bản tư pháp
2.2.4 Phân loại văn bản quản lí nhà nước theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của
văn bản
- Văn bản mật: là văn bản có nội dung chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ quan
không được phổ biến rộng rãi chỉ những người có trách nhiệm mới được đọc

- Văn bản nội bộ: là văn bản chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan, không công bố ra ngoài
- Văn bản phổ biến rộng rãi: là văn bản được phổ biến rộng rãi trong các cơ quan, tổ
chức và quần chúng nhân dân.
2.2.5 Phân loại theo hiệu lực pháp lí của văn bản:
- Văn bản quy phạm pháp luật: là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành
theo thủ tục trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được nhà nước đảm
bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
- Văn bản quản lí nhà nước thông thường(văn bản hành chính thông thường): là loại văn
bản quản lí nhà nước không mang tính quy phạm pháp luật được dùng để quy định,
quyết định, phản ánh, thông báo hoặc để trao đổi các vấn đề, các công việc trong hoạt
động quản
2.2.6 Phân loại theo mức độ chính xác của văn bản quản lí nhà nước:
- Bản chính: là bản có đầy đủ thể thức văn bản với chữ kí trực tiếp của người có thẩm
quyền và là bản cơ sở để làm ra các bản sao.
- Bản sao: là bản được sao nguyên văn từ bản chính hoặc từ một bản sao khác có giá trị
như bản chính theo một thể thức nhất định.
- Bản thảo: là bản được viết hoặc đánh máy hính thành trong quá trình soạn thảo một
văn bản.
3. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật:
- Hiến pháp:
4


5

Là đạo luật cơ bản của nhà nước quy định những điều cơ bản về chế độ chính trị, kinh
tế, văn hoá, xã hội, quyền và nghĩa vụ của cơ bản của công dân, các nguyên tắc cơ bản
về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước.
Hiến pháp là nền tảng pháp luật cho toàn bộ hệ thống pháp luật của nhà nước
- Luật:

Luật là văn bản có hiệu lực pháp lí sau Hiến pháp dùng để cụ thể hoá các nguyên tắc cơ
bản đã được ghi trong Hiến pháp
- Pháp lệnh: Pháp lệnh là văn bản do Uỷ Ban thường vụ Quốc hội ban hành để quy định
những vấn đề về chính sách, chế độ của nhà nước và những vấn đề cấp bách khác trong
quản lí nhà nước khi chưa có đủ điều kiện ban hành Luật.
- Lệnh:
Lệnh là văn bản của Chủ tịch nước dùng để công bố Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị
quyết của Quốc hội, Nghị quyết của Uỷ Ban thường vụ Quốc hội và để thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch nước do Hiến pháp, Luật quy định
- Nghị quyết:
Nghị quyết là văn bản ghi lại những kết luận đã được thảo luận và thông qua tại Hội
nghị về chủ trương, chính sách, đường lối, kế hoạch hoặc về các vấn đề cụ thể khác.
- Nghị định:
Nghị định là văn bản pháp quy chủ yếu của Chính phủ dùng để ban hành các quy định
về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân, để thực hiện Hiến pháp và pháp luật của nhà
nước, quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan
nhà nước cấp Bộ, ngang Bộ, để ban hành các điều lệ và quy định về chế độ quản lí nhà
nước.
- Quyết định:
Là văn bản quy định về chính sách, chế độ về quản lí nhà nước áp dụng trong phạm vi
cả nước hoặc một ngành, một lĩnh vực cụ thể.
- Thông tư:
Thông tư là văn bản do các cơ quan có thẩm quyền ở trung ương (các Bộ, cơ quan ngang
Bộ) ban hành để giải thích, hướng dẫn hoặc quy định các vấn đề cần thiết nhằm thi hành
các văn bản quy phạm pháp luật cao hơn và các văn bản khác của cơ quan nhà nước cấp
trên
5. Văn bản hành chính cá biệt
5

6

5.1 Khái niệm:
Văn bản hành chính cá biệt là những văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành, nhằm cụ thể hoá các quy phạm pháp luật hoặc áp dụng các quy phạm
pháp luật cho một hoặc một số đối tượng cụ thể , trong một khoảng thời gian nhất định.
5.2 Đặc điểm:
- Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo quy định được phân cấp, phân
quyền.
- Không mang đầy đủ các yếu tố như văn bản quy phạm pháp luật (trình tự, thủ tục ban
hành)
- Áp dụng các quy phạm pháp luật để giải quyết những công việc cụ thể đối với một
hoặc một số đối tượng
- Áp dụng một lần trong một khoảng thời gian nhất định
5.3 Các loại văn bản cá biệt
- Nghị quyết (cá biệt)
- Quyết định (cá biệt)
- Chỉ thị (cá biệt)
6. Văn bản hành chính thông thường
6.1 Khái niệm:
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản do các cơ quan, tổ chức ban
hành để làm phương tiện trao đổi và truyền đạt thông tin phục vụ cho hoạt động quản lí,
tổ chức và điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
6.2 Các loại văn bản hành chính thông thường:
- Thông báo:
Là văn bản mà các cơ quan, tổ chức sử dụng để thông tin cho các cơ quan cấp dưới hoặc
ngang cấp về tình hình hoạt động, các quyết định hoặc các vấn đề khác để thực hiện
hoặc để trao đổi thông tin.
- Thông cáo:
Là văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành để công bố một quyết định hoặc một sự

kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại
- Báo cáo:
Là văn bản dùng để gửi cho cơ quan cấp trên để tường trình xin ý kiến về một vấn đề,
một sự việc cụ thể.
6


7

Hoặc dùng để sơ kết (tổng kết) công tác đã qua và dự kiến công tác sắp tới của một cơ
quan, tổ chức.
Hoặc để trình bày một vấn đề, một sự việc hoặc một đề tài trước hội nghị.
- Biên bản:
Là loại văn bản dùng để ghi lại một phần diễn biến, kết quả của một hội nghị hay một
cuộc họp có xác nhận của chủ toạ và thư ký. Hoặc dùng để ghi lại những vụ việc cụ thể
có xác nhận của đương sự và những người làm chứng.
- Tờ trình:
Là văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên đề nghị cấp trên phê duyệt một chủ trương,
một chế độ chính sách, một chế độ công tác hoặc một số tiêu chuẩn, định mức.
- Kế hoạch:
Là văn bản đưa ra các chỉ tiêu công tác và các biện pháp tương ứng để thực hiện các chỉ
tiêu đó.
- Công văn hành chính:
Là văn bản dùng để trao đổi, giao dịch hoặc nhắc nhở thực hiện công việc hoặc để triệu
tập hội, họp giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan, tổ chức với
công dân.
- Công điện:
Là văn bản dùng để truyền đạt mệnh lệnh của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà
nước có thẩm quyền, hoặc để thông báo công việc có tính chất khẩn cấp được thực hiện
qua các phương tiện viễn thông như bản fax, telex

- Phiếu gửi:
Là loại văn bản gửi kèm theo văn bản đi nhằm kiểm tra việc chuyển giao văn bản, đảm
bảo văn bản được chuyển giao đúng đối tượng tiếp nhận
- Giấy giới thiệu:
Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, công chức khi đi liên hệ giao dịch công tác
hoặc để giải quyết các công việc khác.
- Giấy đi đường:
Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ nhân viên khi được cử đi công tác.
7. Văn bản chuyên môn kĩ thuật
7.1 Văn bản chuyên môn:
7


8

Là các văn bản mang tính chất đặc thù về nghiệp vu chuyên môn được hình thành
trong một số lĩnh vực cụ thể của quản lí nhà nước như tài chính, ngân hàng, thống kê,
giáo dục, y tế…hoặc trong cơ quan tư pháp. Các văn bản này giúp cho các cơ quan
chuyên môn thực hiện một số chức năng được nhà nước uỷ quyền.
7.2 Văn bản kĩ thuật:
Là loại văn bản được hình thành trong các lĩnh vực khoa học-kĩ thuật như: kiến trúc, xây
dựng, khoa học công nghệ, địa chất, khí tượng thuỷ văn, trắc đạc…
Các bản thiết kế được phê duyệt, các bản báo cáo chuyên môn đã được nghiệm thu, đồ
án, bản vẽ thiết kế, quy trình công nghệ, luận chứng kinh tế kĩ thuật, định mức kinh tế kĩ
thuật, phim ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình...
III. THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1. Thể thức văn bản QLNN
1.1 Khái niệm thể thức văn bản
Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành
phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm quyền quy định

2. Các yếu tố thể thức văn bản
2.1 Quốc hiệu
- Khái niệm: Quốc hiệu là thành phần biểu thị tên nước và chế độ chính trị của nhà nước
mà quốc gia đó thực thi.
- Ý nghĩa:
+ Khẳng định chủ quyền của nhà nước trên phương diện văn bản.
+ Thể hiện ý trí, nguyện vọng của toàn thể nhân dân.
- Quốc hiệu được trình bày thành 2 dòng, góc trên cùng, bên trái, trang đầu tiên của văn
bản
- Dòng trên: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM bằng chữ in hoa, đứng
đậm
- Dòng dưới: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc: chữ thường, đứng đậm, giữa các cụm từ
có gạch nối.
2.2.Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
-Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản gồm tên cơ quan chủ quản (nếu có) và tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
8


9

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản giúp người đọc, người thực hiện văn bản nhận
biết văn bản đó do cơ quan nào ban hành và vị trí của cơ quan ban hành. Giúp cho việc
tổ chức khoa học, phân loại văn bản được nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.
- Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở phía trên, góc tráí, dòng đầu tờ đầu
của văn bản= chữ in hoa, đứng, đậm, phía dưới có đường kẻ cân đối độ dài khoảng 1/2
tên cơ quan ban hành văn bản.
- Trường hợp cơ quan ban hành văn bản có cơ quan cấp trên trực tiếp thì cần ghi tên cơ
quan cấp trên đó lên phía trên tên cơ quan ban hành văn bản bằng chữ in hoa, đứng,
không đậm.

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
2.3. Số và ký hiệu văn bản
- Số văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan ban hành trong 1 năm văn thư bắt đầu từ số
01 cho văn bản đầu tiên cho đến văn bản ban hành cuối cùng trong nămvăn thư.
- Ký hiệu văn bản là nhóm chữ viết tên loại văn bản và tên cơ quan, đơn vị ban hành văn
bản .
- Số, ký hiệu văn bản: Giúp cho việc chỉ dẫn, trích dẫn, thống kê, phân loại và tra cứu
văn bản được dễ dàng, thuận tiện.
- Số văn bản được ghi bằng chữ số ả rập, bắt đầu bắng số 01 cuả văn bản đầu tiên vào
ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật gồm: số văn bản, năm ban hành, chữ viết tắt của
tên loại văn bản kết hợp với chữ viết của tên cơ quan hoặc chức danh nước ban hành
văn bản.
- Đối với văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường gồm: số văn
bản,chữ viết tắt của tên loại văn bản kết hợp với chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức
hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
- Đối với công văn hành chính gồm: số văn bản, chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh nhà nước ban hành công văn kết hợp với chữ viết tên đơn vị soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo (nếu có).
2.4.Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản
- Địa danh: Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở.
9


10

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký, đóng dấu và
làm thủ tục phát hành.

- Địa danh trên văn bản cho biết đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng
trụ sở chính thức để liên hệ công tác.
- Ngày, tháng, năm trên văn bản cho biết thời điểm có hiệu lực của văn bản.
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức trung ương là tên của tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương.
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: là tên tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương.
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận,
thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
- Địa danh ghi trên văn bản của HĐND, UBND và của các tổ chức cấp xã là tên của xã,
phường, thị trấn đó.
- Đối với các đơn vị hành chính được đặt theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi
tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày, tháng, năm, các số
chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả rập.
2.5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
- Trích yếu nội dung văn bản: là câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội
dung chủ yếu cuả văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung ghi trên văn bản giúp người tiếp nhận và xử lí văn bản
xác định tính chất, mức độ quan trọng của nội dung văn bản. Giúp cho việc phân loại,
lập hồ sơ văn bản được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi
- Đối với văn bản có tên gọi cụ thể thì tên gọi văn bản được viết bằng chữ in hoa, đứng
đậm. Trích yếu nội dung văn bản được viết bằng chữ thường, đứng, đậm, cân đối phía
dưới tên loại văn bản.
- Đối với công văn hành chính (văn bản không có tên loại) trích yếu nội dung công văn
được ghi cân đối, ngắn gọn phía dưới số và ký hiệu công văn bằng chữ thường, đứng,
không đậm.
2.6.Nội dung văn bản
10

11

- Nội dung của văn bản là toàn bộ thông tin được phản ánh lên văn bản thể hiện mục
đích ban hành văn bản.
- Yêu cầu:
+ Phù hợp chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, các quy định của pháp luật.
+ Sử dụng ngôn ngữ viết, diễn đạt đơn giản, dễ hiểu.
+ Sử dụng từ phổ thông, không viết tắt các từ, cụm từ không thông dụng
+ Phải viết hoa theo đúng quy tắc chính tả Tiếng Việt.
2.7.Thể thức đề ký và chức vụ của người có thẩm quyền
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt”TM”(thay mặt) vào trước tên
tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt”KT” (kí
thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu.
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt”TL”(thừa lệnh) vào trước chức vụ
người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt:”TUQ” (Thừa uỷ quyền) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như: Ban, Hội đồng…ban
hành
+ Hội đồng hoặc Ban không được phép sử dụng con dấu, ghi chức vụ lãnh đạo của
người ký văn bản trong Ban hoặc Hội Đồng đó.
+ Hội đồng hoặc ban được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể ghi
thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới
2.8. Dấu của cơ quan, tổ chức
- Dấu đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lí của văn bản
- Là công cụ quan trọng để phân biệt tài liệu thật với tài liệu giả
- Là cơ sở đáng tin cậy khi xác định tính chân thực của nguồn sử liệu (văn bản)

- Phương pháp đóng dấu:
+ Dấu đóng phải đúng chiều, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái bằng
mực màu đỏ.
+ Theo quy định chỉ đóng dấu vào văn bản khi văn bản đó đã được người có thẩm quyền
kí, không đươc đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn tiêu đề, giấy giới thiệu… khi chưa
ghi tên người, tên việc cụ thể.
11


12

2.9. Nơi nhận văn bản:
- Nơi nhận văn bản là thành phần ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân tiếp nhận văn bản
và các yêu cầu giải quyết văn bản.
- Nơi nhận văn bản giúp cho việc gửi văn bản đúng đối tượng tiếp nhận và xác định rõ
yêu cầu xử lí văn bản đối với đơn vị, cá nhân tiếp nhận văn bản.Cho biết số lượng văn
bản phải phát hành từ đó chuẩn bị nhân bản đủ số lượng phát hành
- Chữ “ nơi nhận” trình bày nghiêng, đậm, sau cụm từ “ nơi nhận” có dấu 2 chấm (:)
- Địa chỉ nơi nhận: mỗi nơi nhận trình bày thành dòng riêng, đầu dòng có gach nối,
cuối dòng có dấu(;), dòng cuối ghi lưu văn thư, chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo kết
thúc bằng dấu chấm (.)
- Đối với công văn hành chính nơi nhận bao gồm 2 phần:
+ Phần 1: bao gồm từ “ kính gửi” sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị cá nhân
trực tiếp giải quyết công việc.
+ Phần 2 : Bao gồm từ “nơi nhận “ phía dưới là từ “ như trên”, tiếp theo là tên các cơ
quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác tiếp nhận công văn.
2.10. Các thành phần thể thức khác
- Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn
- Điạ chỉ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành văn bản: Trả lại sau hội nghị, xem xong trả lại, lưu

hành nội bộ...
- Kí hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
2. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản
1. Giai đoạn chuẩn bị
1.1 Xác định mục đích ban hành văn bản
Mục đích: Giới hạn phạm vi thông tin đưa vào văn bản.
1.2. Thu thập thông tin và xử lý thông tin
- Thu thập thông tin là việc sưu tầm những thông tin có liên quan tới mục đích của việc
ban hành văn bản phục vụ việc soạn thảo chính xác nội dung của văn bản.
- Xử lý thông tin là việc phân loại thông tin phục vụ cho việc soạn thảo văn bản. Thông
tin cần được phân loại thành các nhóm sau:
2. Xây dựng đề cương và viết dự dự thảo văn bản
2.1. Xây dựng đề cương văn bản :
12


13

- Đề cương văn bản cần được xây dựng thành các phần, mục và tiểu mục trên cơ sở mục
đích ban hành văn bản.
+ Trong thực tế, không nhất thiết mọi văn bản khi xây dựng đề cương đều cần xây dựng
đề cương thành các phần, mục và tiểu mục.
+ Sau khi xây dựng xong đề cương của văn bản cần kiểm tra tổng thể đề cương đã phù
hợp với mục đích ban hành văn bản hay chưa.
2.2. Viết dự thảo văn bản:
Dự thảo văn bản được xây dựng trên cơ sở đề cương. Sau khi xây dựng dự thảo văn bản
cần kiểm tra lại các mặt sau:
- Dự thảo văn bản đã phù hợp với mục đích ban hành văn bản hay chưa?
- Kiểm tra tính cân đối của dự thảo văn bản
- Kiểm tra chính tả, văn phong

2.3 Hoàn thiện và phát hành văn bản
-Sửa bản thảo, nhân bản
-Trình ký và làm các thủ tục phát hành
+ Đăng ký văn bản đi
+ Đóng dấu văn bản
+ Lưu văn bản
+ Chuyển giao văn bản
3. Ngôn ngữ văn bản QLNN
- Văn phong là phong cách sử dụng ngôn ngữ phục vụ các mục đích của người sử dụng.
- Hiện nay, có rất nhiều phong cách sử dụng ngôn ngữ (văn phong): Phong cách báo chí,
phong cách chính luận, phong cách văn chương, phong cách ngôn ngữ hành chính- công
vụ
- Trong văn bản QLNN, phong cách ngôn ngữ thường được sử dụng là phong cách ngôn
ngữ hành chính công vụ. Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ này là:
+ Chính xác, rõ ràng ở việc sử dụng từ và ngữ
+ Trang trọng, lịch sự
+ Phổ thông, đại chúng
+ Tính khuôn mẫu
+ Khách quan, phi cá tín
+ Tính trung tính
13


14

+ Giao tiếp lý trí và truyền đạt mệnh lệnh
+ VB khác nhau về thẩm quyền ban hành
IV. SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CÁ BIỆT
1.1 Khái niệm:
Văn bản cá biệt là những văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban

hành, nhằm cụ thể hoá các VBQPPL hoặc áp dụng các QPPL cho một hoặc một số đối
tượng cụ thể và được áp dụng một lần trong thực tế.
1.2. Đặc điểm:
- Do các cơ quan có thẩm quyền ban hành theo thủ tục và trình tự đã được quy
định.
- Không mang đầy đủ các yếu tố của một VBQPPL như không mang quy tắc xử sự
chung.
- Dùng để giải quyết những vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể trong
một thời gian nhất định
- Chỉ được áp dụng một lần trong thực tế cho một hoặc một số đối tượng cụ thể.
1.3. Phân loại văn bản hành chính cá biệt
- Nghị quyết cá biệt
- Quyết định cá biệt gồm: nâng bậc lương, khen thưởng kỷ luật, điều động công tác, bổ
nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, công chức; xử lý vi phạm hành chính, phê duyệt dự án
2. Phương pháp soạn thảo Nghị quyết
2.1 Định nghĩa:
Nghị quyết là văn bản dùng để ghi lại các kết luận về chủ trương, chính sách, kế hoạch
hoặc một vấn đề cụ thể được thông qua tại một hội nghị.
2.2 Bố cục và phương pháp soạn thảo nghị quyết
Phần mở đầu: Căn cứ ban hành nghị quyết: Căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế.
Phần nội dung của nghị quyết: Cụ thể hóa thành các điều
Điều 1. Những nội dung chính của hội nghị thảo luận, nhất trí để thông qua.
Điều 2,3.. cụ thể hóa nội dung được ghi trong điều 1.
Điều cuối cùng: Biện pháp tổ chức thực hiện
3. Phương pháp soạn thảo Quyết định.
3.1. Định nghĩa:
14


15

Quyết định là loại văn bản mà các cơ quan dùng để quy định, quyết định các chủ
trương, chính sách, chế độ, thể lệ, biện pháp công tác, các vấn đề về tổ chức cán bộ và
các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức.
3.2. Các trường hợp cần ban hành quyết định
- Quy định về chế độ chính sách
- Quy định về các biện pháp công tác
- Quy định về TC-CB, thi đua, khen thưởng, kỷ luật
- Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức.
3.3. Bố cục của quyết định:
Phần mở đầu: nêu các căn cứ ra quyết định bao gồm:
- Căn cứ pháp lý khẳng định thẩm quyền ban hành quyết định. Thẩm quyền này thường
được thể hiện trong văn bản do các cơ quan có thẩm quyền ban hành để thành lập hoặc
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của cơ quan ban hành
quyết định.
+ Căn cứ pháp lý làm cơ sở cho việc quy định hoặc quyết định vấn đề mà nội dung
quyết định sẽ đề cập.
- Căn cứ thực tế: là căn cứ vào yêu cầu hoặc tình hình thực tế xét thấy cần thiết phải ra
quyết định hoặc theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm.
Phần nội dung chính của quyết định: Thông thường đối với các quyết định cá biệt được
thể hiện thành các điều:
Điều 1: Nêu đối tượng điều chỉnh, mức độ và thời gian điều chỉnh.
Điều 2. Cụ thể hóa các điều đã nêu ở điều 1.
Điều 3: Quy định về trách nhiệm thi hành quyết định. ở điều này cần quy định rõ những
ai có trách nhiệm thi hành quyết định (cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân)
4. Phương pháp soạn thảo báo cáo.
4.1 Khái niệm: Báo cáo là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình của một vấn đề, một
vụ việc hoặc tình hình hoạt động của một cơ quan, đơn vị hoặc của một cá nhân trong
một thời gian nhất định.
4.2. Phân loại: báo cáo thường có 3 loại sau :

Báo cáo thường kỳ: là loại báo cáo định kỳ theo quy định về chế độ thông tin báo
cáo của các cơ quan, tổ chức.
15


16

Báo cáo chuyên đề: là loại báo cáo sơ kết, tổng kết các phong trào, thực hiện các
chương trình hoặc báo cáo về các đề tài nghiên cứu khoa học.
Báo cáo đột xuất: là loại báo cáo về một vụ việc, một số việc, một vấn đề đột xuất
xảy ra.
4.3. Yêu cầu:
- Báo cáo phải trung thực, không bóp méo hoặc xuyên tạc sự thật.
- Báo cáo phải khách quan khi đánh giá tình hình.
- Khi đưa ra các thông tin, số liệu cụ thể và nên đưa những thông tin chính thức, chủ
yếu, trọng điểm.
- Báo cáo phải ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc không cầu kỳ, khoa trương.
- Nội dung của báo cáo phải là một văn bản mô tả không phải suy luận, dựa trên những
kết quả có thực.
- Các vấn đề đưa ra phải được mô tả đầy đủ chính xác và có tính tổng hợp, khái quát cụ
thể.
4.4 Bố cục và phương pháp soạn thảo:
Bước chuẩn bị
 Xác định mục đích của báo cáo
• Theo yêu cầu của cấp trên
• Theo tính chất công việc đang thực hiện
 Thu thập dữ liệu cần báo cáo
• Nguồn thực tế hoạt động
• Số liệu thống kê chuẩn xác
• Ý kiến, nhận định phản hồi

 Sắp xếp, tổng hợp các dữ liệu theo một trật tự nhất định để đưa vào báo cáo.
 Nhận xét đánh giá tình hình hiện tại
 Đề xuất kiến nghị, giải pháp
Cấu trúc của báo cáo gồm 3 phần:
 Phần mở đầu: Nêu những điểm chính về công việc, nhiệm vụ hoặc mô tả sự việc
đã xảy ra.
 Phần nội dung:
 Phân tích kết quả đã làm được và những việc còn tồn tại chưa làm được.
 Tìm hiểu nguyên nhân, đánh giá kết quả và xác định phương hướng.
16


17

 Phần kết thúc: Những mục tiêu và nhiệm vụ mới. Biện pháp thực hiện.
5. Phương pháp soạn thảo thông báo
5.1 Thông báo là một văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt một quyết
định, một tin tức, một sự viêc, thông tin về hoạt động của cơ quan tổ chức cho cơ quan,
tổ chức, cá nhân liên quan biết hoặc thực hiện.
5.2Phân loại thông báo
 Thông báo truyền đạt một VB mới ban hành, chủ trương
 Thông báo một suự iệc, tin tức
 Thông báo về nhiệm vụ được giao
 Thông báo về các mối quan hệ mới trong hoạt động quản lý
 Thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý
5.3Bố cục
Phần mở đầu:
Nêu mục đích, chủ thể, thẩm quyền thông báo, đối tượng tiếp nhận thông báo.
Phần nội dung:
Nêu rõ nội dung cần thông báo đến đối tượng tiếp nhận. Tùy theo nội dung cần

thông báo mà người soạn thảo có thể viết phần này thành một đoạn hay nhiều đoạn.
Phần kết thúc:
Nhấn mạnh, nhắc lại nội dung cần thông báo để đối tượng liên quan thực hiện. Lưu
ý đến thời gian và phạm vi áp dụng thông báo này.
Mẫu Thông báo.
6. Phương pháp soạn thảo tờ trình
6.1Tờ trình là loại văn bản đề xuất lên cấp trên có thẩm quyền nhằm được phê chuẩn
một chủ trương, một đề án mới hoặc thay thế quy định, quy chế, định mức…
6.2 Yêu cầu
 Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần
trình duyệt.
 Nội dung xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể.
 Các ý kiến phải hợp lý; phân tích những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề
nghị mới.
 Phân tích các khả năng và trình bày các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục
khó khăn.
17


18

6.3 Bố cục của tờ trình
 Phần thứ nhất
• Nêu lý do đưa ra vấn đề trình
• Phân tích thực trạng của vấn đề trình
 Phần thức hai
• Nêu nội dung của vấn đề trình
• Trình bày có lựa chọn tính hiệu quả và khả thi
• Nêu bật khó khăn, thuận lợi và đề ra các giải pháp
 Phần thứ ba

• Nêu ý nghĩa tác dụng của vấn đề trình
• Kiến nghị cấp trên phê chuẩn.
7. Phương pháp soạn thảo biên bản
7.1 Biên bản là loại văn bản thực hiện chức năng ghi chép các sự kiện, hiện tượng, sự
việc đã và đang xảy ra để làm chứng cứ pháp lý hoặc làm cơ sở để giải quyết công việc.
7.2. Phân loại biên bản:
 Biên bản hội họp: Biên bản ghi lại tiến trình tổ chức thực hiện các cuộc họp, hội
nghị.
 Biên bản vụ việc: Biên bản ghi chép những vụ việc có liên quan đến pháp luật.
Biên bản giao thông, biên bản phiên tòa…
 Biên bản hành chính: Biên bản ghi chép cách tiến hành một công việc theo quy
định hành chính như: biên bản mở đề thi, biên bản giao nhận, biên bản hợp
đồng…
7.3. Các yêu cầu khi ghi chép và trình bày biên bản
 Ghi chép đầy đủ, chính xác
 Ghi lại các ý chính theo từng nội dung, diễn tiến của sự việc.
 Ghi nháp nhanh các ý sau đó hoàn chỉnh trong biên bản
 Sử dụng các từ viết tắt thông dụng.
 Chuẩn bị các mẫu ghi biên bản (nếu có).
7. 4. Bố cục của biên bản
 Phần mở đầu:
• Thời gian, địa điểm thành lập biên bản
• Thành phần tham dự
18


19

 Phần nội dung
• Biên bản hội nghị hoặc vụ việc đang diễn ra thì ghi theo tiến trình hội nghị,

vụ việc.
• Biên bản hội nghị hoặc vụ việc đã diễn ra thì mô tả lại sự việc, vụ việc.
Phần kết thúc:
• Thời gian, địa điểm kết thúc việc lập biên bản
• Ghi rõ những người đã xem quan và duyệt văn bản
• Ghi rõ số biên bản được lập
• Biên bản phải có chữ ký của người lập và chữ ký của chủ tọa (hội nghị),
người đại diện cơ quan, tổ chức, đương sự (trong biên bản giao thông)…
7.5. Phương pháp ghi chép biên bản hội nghị
Bố cục của loại biên bản này gồm các thành phần sau:
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức triệu tập hội nghị
- Tên văn bản và trích yếu nội dung hội nghị
- Thời gian và địa điểm hội nghị
- Thành phần tham dự hội nghị: ghi số người tham dự và số người vắng mặt, đại biểu
của các cơ quan, đơn vị, chức vụ của tong trường.
- Chương trình làm việc của hội nghị
- Danh sách chủ tịch đoàn và thư ký đoàn (nếu có).
- Khai mạc hội nghị: ghi họ tên, chức vụ người đọc báo cáo khai mạc.
- Thảo luận: Đây là phần quan trọng của biên bản. Có thể ghi tóm tắt hoặc nguyên văn
song nội dung ghi chép trọng tâm của phần này bao gồm:
+ Những vấn đề mà chủ tịch đoàn hoặc chủ tọa nêu ra
+ Báo cáo tham luận hoặc ý kiến phát biểu
+ Kết luận hoặc nghị quyết của hội nghị: Đây là phần quan trọng nhất của biên bản, cần
ghi thật đầy đủ và chính xác các vấn đề mà hội nghị kết luận hoặc quyết nghị
Trường hợp biểu quyết cần ghi rõ số người tán thành, số không tán thành và phiếu trắng
- Bầu cử nhân sự nhiệm kỳ tới (nếu có)
- Kết thúc hội nghị:
+ Tóm tắt lời phát biểu tổng kết hội nghị hoặc ý kiến của đại biểu cấp trên
+ Ngày, giờ kết thúc hội nghị

19


20

+ Chủ tọa, thư ký kí tên và đọc biên bản thông qua hội nghị
8. Phương pháp soạn thảo công văn chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc nhắc nhở, đề
nghị, trả lời.
8.1. Khái niệm:
Công văn hành chính là loại văn bản không có tên gọi cụ thể, được dùng phổ biến ở các
cơ quan, tổ chức vào nhiều mục đích khác nhau như để chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở, đề
nghị, trả lời…
8.2. Yêu cầu của việc soạn thảo công văn
- Thể hiện đầy đủ và đúng đắn các thành phần thể thức văn bản
- Mỗi công văn nói chung chỉ nên đề cập đến một vấn đề với nội dung ngắn gọn, đủ ý, rõ
ràng, dễ hiểu để tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu và giải quyết.
- Nghiêm túc, đúng mực, lịch sự
8.3. Phương pháp soạn thảo công văn mời họp
Phần mở đầu:
Nêu rõ lý do, mục đích của cuộc họp hoặc hội nghị
 Phần nội dung:
• Nội dung chính hội nghị, cuộc họp;
• Thành phần tham dự, thời gian, địa điểm
 Phần kết thúc
• Lời yêu cầu, đề nghị các đối tượng tham dự đến đúng giờ
• Lời mong đợi sự có mặt của các đối tượng
8. 4. Công văn đề nghị
Thông thường bố cục của một công văn đề nghị bao gồm 3 phần:
- Phần mở đầu: Nêu rõ lý do, mục đích dẫn tới yêu cầu hoặc đề nghị
- Phần nội dung: Nêu cụ thể, ngắn gọn, rõ ràng nội dung của đề nghị hoặc yêu cầu

- Phần kết thúc: Thể hiện mong muốn được đáp ứng đề nghị hoặc nhắc lại một cách
ngắn gọn nội dung đề nghị hoặc một lời chào mang tính xã giao.
8.5. Công văn trả lời
Giống như công văn đề nghị, bố cục của công văn trả lời thường gồm 3 phần chính:
- Phần mở đầu: thường nêu rõ trả lời công văn số:…ngày tháng năm…của ai về vấn đề
gì?
20


21

- Phần nội dung: Nêu cụ thể phương án trả lời. Phương án trả lời cần nêu ngắn gọn,
chính xác.
- Phần kết thúc: Thể hiện mong muốn được tiếp tục hợp tác hoặc tóm tắt phương án trả
lời hoặc lời chào trân trọng.

21