Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử tại trường đại học hải phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-------------------------------------------------

LƢU THỊ HẰNG

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC
HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

HÀ NỘI - 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-------------------------------------------------

LƢU THỊ HẰNG

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC
HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60 32 03 01

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung

HÀ NỘI - 2016


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học
và sử dụng một số thông tin từ các văn bản Đảng, Nhà nƣớc xong đã có trích
dẫn. Các số liệu, thông tin chứng minh và dẫn chứng trong luận văn là cập
nhật, đáng tin cậy và đƣợc dẫn chứng rõ ràng, đầy đủ.
Tác giả

Lƣu Thị Hằng

1


MỤC LỤC
MỤC LỤC .............................................................................................................. 2
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT .................................................................... 5
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................... 6
2. Mục tiêu đề tài ................................................................................................... 7
3. Nhiệm vụ của đề tài........................................................................................... 7
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ..................................................................... 7
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................................ 8
6. Nguồn tài liệu tham khảo ............................................................................... 11
7. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................. 11
8. Đóng góp của đề tài......................................................................................... 12
9. Bố cục Luận văn.............................................................................................. 12
CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ

CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, QUẢN LÝ HỒ SƠ ..... 12
1.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung
tài liệu Trƣờng ĐHHP ......................................................................................... 12
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Trƣờng ĐHHP ........................... 12
1.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ Trƣờng ĐHHP ................................................... 12
1.1.1.2. Cơ cấu tổ chức Trƣờng Đại học Hải Phòng ........................................... 14
1.1.2. Thành phần, nội dung tài liệu Trƣờng ĐHHP ........................................... 19
1.1.3. Ý nghĩa tài liệu Trƣờng ĐHHP .................................................................. 21
1.2. Thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của Trƣờng ĐHHP ............... 24
1.2.1. Quy định, hƣớng dẫn về lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ của các
cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ......................................................................... 24
1.2.2. Tình hình công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP ................ 25
1.2.2.1. Công tác lập hồ sơ Trƣờng ĐHHP ....................................................... ..25
1.2.2.2. Công tác quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP .................................................. 34
2


1.2.3. Nhận xét, đánh giá công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP ... 37
1.2.3.1. Ƣu điểm .................................................................................................. 38
1.2.3.2. Nhƣợc điểm ............................................................................................ 38
Tiểu kết chƣơng 1................................................................................................. 41
CHƢƠNG 2.......................................................................................................... 42
XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG .......... 42
2.1. Những vấn đề chung về danh mục hồ sơ ..................................................... 42
2.1.1. Khái niệm về danh mục hồ sơ .................................................................... 42
2.1.2. Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ ........................................................... 42
2.1.3. Phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ .................................................... 43
2.1.4. Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của danh mục hồ sơ .............. 43
2.2. Danh mục hồ sơ Trƣờng ĐHHP ................................................................... 44
Tiểu kết chƣơng 2................................................................................................. 65

CHƢƠNG 3.......................................................................................................... 66
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG .................. 66
3.1. Khái niệm tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử ..................................................... 66
3.2. Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản/ quản lý hồ sơ ................................. 68
3.2.1. Các nút chức năng của phần mềm phục vụ công tác quản lý hồ sơ điện
tử. .......................................................................................................................... 68
3.2.2. Nhiệm vụ của cán bộ văn thƣ trong việc sử dụng phần mềm .................... 69
3.3. Quản lý hồ sơ điện tử Trƣờng ĐHHP .......................................................... 71
3.3.1. Mục đích quản lý hồ sơ điện tử với Trƣờng ĐHHP .................................. 71
3.3.2. Nội dung quản lý hồ sơ điện tử .................................................................. 72
3.3.3. Bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử ................................................................ 76
3.3.4. Khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử ................................................. 77
Tiểu kết chƣơng 3................................................................................................. 78
KẾT LUẬN .......................................................................................................... 79
3


TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 81
PHỤ LỤC ............................................................................................................. 84

4


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
ĐHHP: Đại học Hải Phòng
UBND: Uỷ ban nhân dân
HSSV: Học sinh sinh viên
NCKH: Nghiên cứu khoa học

5

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trƣờng Đại học Hải Phòng là trƣờng đại học công lập thuộc hệ thống
giáo dục quốc dân của nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trƣờng là
đơn vị sự nghiệp công lập, có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng và đƣợc
mở tài khoản tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nƣớc. Trƣờng chịu sự quản lý
toàn diện, trực tiếp của UBND thành phố Hải Phòng. Với vị trí, vai trò quan
trọng nhƣ hiện nay Trƣờng ĐHHP sản sinh ra khối lƣợng tài liệu khá lớn và
có giá trị. Nhƣng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt của trƣờng từ khi
thành lập đến nay luôn ở dạng bó gói, thất lạc và mất mát. Việc lập hồ sơ nói
riêng và công tác văn thƣ, lƣu trữ của nhà trƣờng nói chung còn yếu, chƣa có
những quy định cụ thể để hoàn thiện. Thêm vào đó nhà trƣờng sử dụng phần
mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ do UBND thành phố Hải Phòng cung cấp
nhƣng việc quản lý hồ sơ điện tử chƣa đƣợc cụ thể, rõ ràng và khoa học.
Đứng trƣớc thực tế trên thì việc xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ
sơ là vô cùng cần thiết và cấp bách hiện nay. Trải qua nhiều giai đoạn phát
triển nhƣng cho đến nay công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của nhà trƣờng vẫn
còn là vấn đề lớn cần đƣa ra bàn luận bởi chƣa tìm đƣợc cách thức hợp lý,
chƣa có cái nhìn đúng đắn đối với tài liệu. Khối lƣợng tài liệu nhà trƣờng sản
sinh ra hàng năm rất lớn, cán bộ, giảng viên nhà trƣờng chƣa nhận thức đƣợc
hết tầm quan trọng của tài liệu.
Để những tài liệu có giá trị của nhà trƣờng đƣợc lƣu giữ một cách khoa
học, không bị mất, thất lạc và là kho tài liệu tham khảo và tin cậy thì việc xây
dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ là việc cần làm ngay. Chính vì điều đó
chúng tôi chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ

6

sơ điện tử tại Trường Đại học Hải Phòng” làm đề tài luận văn thạc sĩ của
mình.
2. Mục tiêu đề tài
Trƣớc những đòi hỏi về mặt lý luận và thực tiễn của công tác lập hồ sơ
và bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trƣờng ĐHHP
luận văn xác định những mục tiêu sau:
- Xây dựng danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP để giúp cán bộ, giảng
viên dựa vào bản danh mục hồ sơ lập đƣợc hồ sơ công việc.
- Quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử thông qua phần mềm quản lý văn
bản: qlvb.hpnet.
3. Nhiệm vụ của đề tài
- Nghiên cứu các văn bản về công tác lập hồ sơ hiện hành, danh mục hồ
sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử và quản lý hồ sơ điện tử.
- Tìm hiểu các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức
Trƣờng ĐHHP.
- Khảo sát 11 đơn vị chức năng thuộc Trƣờng ĐHHP để đƣa ra thực
trạng công tác lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP để xây
dựng bản danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP.
- Thông qua phầm mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet của nhà trƣờng để
quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tƣợng nghiên cứu
- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trƣờng ĐHHP và từng
phòng ban.
- Khối lƣợng văn bản, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của
trƣờng.
- Cách thức, lề lối làm việc Trƣờng ĐHHP.
7

- Phần mềm quản lý văn bản để quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
* Phạm vi nghiên cứu
- Các văn bản quy định của Nhà nƣớc nói chung về công tác lập hồ sơ,
xây dựng danh mục hồ sơ và tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử.
- Văn bản của UBND thành phố Hải Phòng, Sở Nội vụ Hải Phòng về
công tác văn thƣ, lƣu trữ.
- Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Trƣờng ĐHHP.
- Thực trạng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại Trƣờng ĐHHP.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác lập hồ sơ hiện hành và quản lý tài liệu luôn là vấn đề đƣợc đƣa
ra bàn luận ở các cuộc hội thảo, hội nghị về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Mặc dù
việc lập hồ sơ đƣợc quy định từ năm 1963 trong Điều lệ về công tác công văn,
giấy tờ và công tác lƣu trữ của Hội đồng Chính phủ nhƣng cho đến nay trên
thực tế ở hầu hết các cơ quan chƣa lập đƣợc hồ sơ công việc một cách trọn
vẹn.
Làm gì và bằng cách nào để công tác lập hồ sơ đạt hiệu quả và quản lý
tốt hồ sơ là vấn đề đƣợc rất nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu về hành
chính, văn thƣ – lƣu trữ, học viên cao học và sinh viên Trƣờng Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Hành chính
Quốc gia Hồ Chí Minh, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội và các cơ sở đào tạo
khác đề cấp đến. Đã có những công trình khoa học mang tính lý luận và thực
tiễn nhƣ các giáo trình, bài giảng, các bài viết đăng trên các báo, tạp chí, các
báo cáo tốt nghiệp và luận văn sinh viên, học viên cao học,..
Các bài giảng, các giáo trình về công tác văn thƣ lƣu trữ đang đƣợc sử
dụng làm tài liệu học tập, nghiên cứu của một số trƣờng Đại học, Cao đẳng
trên cả nƣớc đã đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hiện hành nhƣ: Lý luận và
phương pháp công tác văn thư của tác giả Vƣơng Đình Quyền xuất bản năm
8

2005. Cuốn sách đã dành toàn bộ Chƣơng XIII đề trình bày về lập hồ sơ và
nộp lƣu hồ sơ; Nghiệp vụ công tác văn thư, Trƣờng Trung học Lƣu trữ và
nghiệp vụ Văn phòng I, xuất bản năm 2001,…
Trên tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam đã có nhiều chuyên luận, bài viết
của một số tác giả nhƣ: Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở
cơ quan quản lý hành chính nhà nước của Kiều Thị Ngọc Mai, Tạp chí Lƣu
trữ Việt Nam, số 6 – 2000. Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề của
Uỷ ban Kiểm tra Trung ương của Tô Duy Nghĩa, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam,
số 2- 2002,..
Luận văn thạc sĩ của học viên cao học Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn
phòng , Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà
Nội cũng đã nghiên cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành: Vấn đề lập hồ sơ
hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - thực trạng và
giải pháp (luận văn thạc sĩ cùa Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội 2009). Lập hồ sơ
hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, Thực
trạng và giải pháp (Luận văn Thạc sĩ Trịnh Thị Hà, Hà Nội, 2006).
Có thể thấy rằng công tác lập hồ sơ hiện hành đã đƣợc đƣa ra nghiên cứu
nhƣng ở những lý luận chung về công tác lập hồ sơ hiện hành nhƣ: Khái niệm
hồ sơ, khái niệm lập hồ sơ, tài liệu cũng nhƣ phƣơng pháp lập hồ sơ, mục
đích, ý nghĩa và yêu cầu lập hồ sơ. Nhƣng vấn đề này chƣa thực sự đƣợc quan
tâm một cách sâu sắc, chi tiết và cụ thể. Thời gian gần đây có một số luận văn
thạc sĩ đã nghiên cứu sâu hơn về vấn đề này nhƣ nghiên cứu về tình hình lập
hồ sơ hiện hành ở cơ quan Đảng (các ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành
Trung ƣơng Đảng) và các cơ quan nhà nƣớc (các bộ) và đƣa ra giải pháp
nhằm khắc phục cũng nhƣ đổi mới đối với công tác này. Song, các công trình
chỉ đƣa ra nghiên cứu chung về công tác văn thƣ, hay việc lập hồ sơ hiện hành
của các cơ quan cấp ban Đảng, cấp Bộ mà chƣa có công trình nào nghiên cứu
9

về một cơ quan cụ thể nhằm đƣa ra giải pháp làm cho công tác lập hồ sơ và
quản lý hồ sơ trong quá trình hoạt động đối với từng cán bộ, từng nhân viên
trong cơ quan.
Qua việc tìm hiểu về thực tế cũng nhƣ các bài viết trên tạp chí, luận văn
thì công tác lập hồ sơ hiện hành vẫn chƣa đƣợc thực hiện đầy đủ và tốt, tài
liệu nộp vào lƣu trữ ở dạng phân loại sơ bộ, bó gói và không đầy đủ.
Đối với các công trình nghiên cứu về xây dựng danh mục hồ sơ và
quản lý hồ sơ điện tử của học viên, sinh viên khoa Lƣu trữ học và Quản trị
văn phòng – Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội.
Các luận văn thạc sĩ có những công trình nhƣ: Nghiên cứu xây dựng
danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một hồ sơ của ngân hàng
nhà nước Việt Nam, Nguyễn Thị Trang Nhung, Hà Nội 2008. Xây dựng danh
mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở
Nội vụ, Hoàng Tùng Phong, Hà Nội 2011.
Các khóa luận tốt nghiệp có những công trình nhƣ sau: Nghiên cứu xây
dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ
sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam, Trần
Thị Hằng, Hà Nội 2007. Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định
thành phần hồ sơ nhân sự tại Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Dƣơng Thị
Bích Thủy, Hà Nội 2009.
Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy các nội dung nghiên cứu và trình
bày trong xuất bản phẩm, các đề tài, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, bài
viết trao đổi trên các báo, tạp chí đã tập trung nghiên cứu vấn đề một cách
khái quát hoặc nghiên cứu ở một cơ quan cụ thể hoặc một khía cạnh của vấn
đề xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ. Tuy nhiên, theo khảo sát chƣa
có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu vấn đề này ở đơn vị sự nghiệp mà
chủ yếu ở các cơ quan Bộ, Sở, Ngành vì vậy chúng tôi chọn Đại học Hải
10

Phòng là đơn vị để khảo sát, nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý
hồ sơ điện tử nhằm áp dụng cho trƣờng và cho một số trƣờng đại học khác
tham khảo.
6. Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình nghiên cứu vấn đề, chúng tôi đã sử dụng nguồn tài liệu
tham khảo sau:
- Các văn bản Nhà nƣớc quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành, danh
mục hồ sơ, văn bản điện tử, hồ sơ điện tử và quản lý hồ sơ điện tử.
- Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của Trƣờng
ĐHHP.
- Chƣơng trình, kế hoạch công tác của Trƣờng ĐHHP.
- Các bài viết trên tạp chí văn thƣ lƣu trữ, tạp chí quản lý Nhà nƣớc.
- Các công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến lập hồ sơ công việc,
xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử .
- Luận văn thạc sĩ của học viên Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng,
Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn.
- Các giáo trình, sách chuyên khảo phục vụ công tác học tập và giảng
dạy của Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học
xã hội và Nhân văn và một số trƣờng đại học khác.
7. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phƣơng pháp nghiên cứu:
- Phƣơng pháp tiếp cận và phân tích hệ thống để thực hiện mục tiêu của
luận văn.
- Phƣơng pháp phân tích và tổng hợp.
- Phƣơng pháp khảo sát thực tế.

11

8. Đóng góp của đề tài
Dựa vào danh mục hồ sơ các phòng lập đƣợc hồ sơ công việc cho mình
một cách khoa học. Cán bộ văn thƣ trong quá trình sử dụng phần mềm quản
lý văn bản có thể quản lý đƣợc số lƣợng hồ sơ điện tử hình thành trong quá
trình sử dụng. Ngoài ra, đề tài làm cơ sở để Trƣờng ĐHHP ban hành quy
định về lập hồ sơ hiện hành. Công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu
tham khảo giúp cho việc nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành Lƣu trữ học
và Quản trị văn phòng làm tài liệu tham khảo trong quá trình nghiên cứu khoa
học, học tập khi chƣa có điều kiện tiếp cận thực tế.
9. Bố cục Luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung của luận văn
đƣợc bố cục thành 3 chƣơng chính, bao gồm:
Chƣơng 1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thực trạng
công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP.
Chƣơng 2. Xây dựng danh mục hồ sơ Trƣờng ĐHHP.
Chƣơng 3. Quản lý hồ sơ điện tử Trƣờng ĐHHP
CHƢƠNG 1
KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC
TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ,QUẢN LÝ HỒ SƠ TRƢỜNG ĐHHP

1.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần,
nội dung tài liệu Trường ĐHHP
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Trường ĐHHP
1.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ Trường ĐHHP
Chức năng là khái niệm tổng quát xuyên suốt quá trình hoạt động để
thực hiện những việc mà có thể làm đƣợc. Trƣờng ĐHHP có chức năng đào
tạo đa cấp, đa ngành, đa lĩnh vực, trung tâm giáo dục đào tạo, nghiên cứu

12

khoa học, chuyển giao công nghệ phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện
đại hóa và mở rộng hợp tác quốc tế cung cấp nguồn nhân lực chất lƣợng cao
cho vùng Duyên Hải Bắc Bộ và cả nƣớc.
Nhiệm vụ là cái cụ thể, thực hiện trong quá trình thực hiện chức năng tức
là những việc đƣợc giao và phải làm. Quyền hạn là những việc đƣợc làm theo
vị trí, vai trò của từng cá nhân, đơn vị. Với chức năng đào tạo đa cấp đa ngành
đa lĩnh vực thì Trƣờng ĐHHP có nhiều nhiệm vụ và quyền hạn mang tính lâu
dài phù hợp từng thời kỳ.
Nhà trƣờng luôn xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch để
phát triển nhà trƣờng qua từng giai đoạn bằng các kế hoạch dài hạn, trung hạn
và kế hoạch hàng năm; đƣa ra nhiều mục tiêu, chƣơng trình giáo dục để tổ
chức giảng dạy và học tập thật tốt; xác định và cấp văn bằng, chứng chỉ theo
thẩm quyền. Bên cạnh đó Trƣờng ĐHHP luôn xây dựng và phát triển đội ngũ
công chức, viên chức và giảng viên đủ về số lƣợng, mạnh về chất lƣợng đồng
thời phát hiện và bồi dƣỡng nhân tài trong đội ngũ công chức viên chức và
ngƣời học của trƣờng.
Tổ chức tuyển sinh, đào tạo đồng thời phối hợp với gia đình đề quản lý
ngƣời học. Xây dƣng các chƣơng trình để giảng viên và ngƣời học tham gia
vào các hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu xã hội.
Nhà trƣờng tăng cƣờng các điều kiện đảm bảo chất lƣợng và không
ngừng nâng cao chất lƣợng đào tạo, đồng thời tự đánh giá chất lƣợng và chịu
sự kiểm định chất lƣợng của cơ quan có thẩm quyền.
Tổ chức các hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ. Liên kết trong nƣớc và thực hiện hợp tác quốc tế với
các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, y tế nhằm nâng cao chất lƣợng đào tạo,
gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển và bổ sung nguồn tài
chính cho trƣờng.
13

Xây dựng, quản lý dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công
chức, viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, tham gia dự
báo nhu cầu nguồn nhân lực nhằm đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng mọi nhu
cầu xã hội giúp nhà trƣờng ngày càng có ƣu thế trong lĩnh vực giáo dục đào
tạo.
Nhƣ vậy, chúng ta có thể thấy rằng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn là
phạm trù rõ ràng, quy định những việc có thể làm và phải làm dựa trên quy
định của pháp luật theo từng lĩnh vực cụ thể. Trƣờng ĐHHP thuộc lĩnh vực
giáo dục và đào tạo từ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của nhà trƣờng mỗi
đơn vị nắm đƣợc công việc của đơn vị mình và giao cho mỗi cá nhân tự chịu
trách nhiệm về công việc để hoàn thành mục tiêu sứ mệnh chung của trƣờng.
Cũng dựa vào đây cán bộ văn thƣ có thể đánh giá và định lƣợng đƣợc những
hồ sơ nào sẽ đƣợc hình thành để đƣa ra đƣợc bản danh mục hồ sơ chính xác
và khoa học nhất, phản ánh rõ ràng và đầy đủ nhất nhiệm vụ của từng cá nhân
nói riêng, đơn vị và toàn trƣờng nói chung.
1.1.1.2. Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Hải Phòng
-. Hội đồng trƣờng.
- Ban Giám hiệu (Hiệu trƣởng và các Phó Hiệu trƣởng).
- Hội đồng khoa học và đào tạo trƣờng, các Hội đồng tƣ vấn do Hiệu
trƣởng thành lập.
- Các đơn vị chức năng, bao gồm.
+ Các phòng có chức năng tham mƣu, giúp Hiệu trƣởng quản lý gồm:
Phòng Tổ chức Cán bộ; phòng Chính trị và Công tác Học sinh – Sinh viên;
phòng Tài chính – Kế toán; phòng Hành chính – Quản trị; phòng Quản lý
thiết bị; phòng Đào tạo; phòng Quản lý khoa học; phòng Hợp tác và đào tạo
quốc tế; phòng Thanh tra Pháp chế; phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lƣợng;
phòng Bảo vệ.
14

+ Các khoa có chức năng tham mƣu, giúp Hiệu trƣởng, quản lý phục vụ
đào tạo: Khoa Đào tạo thƣờng xuyên; khoa Đào tạo sau đại học;
+ Các đơn vị có chức năng tham mƣu, giúp Hiệu trƣởng quản lý phục vụ
đào tạo: Trung tâm phát triển đào tạo; ban Quản lý Ký túc xá; Thƣ viện.
+ Các đơn vị đặc thù khác có chức năng tham mƣu, giúp HIệu trƣởng
quản lý: Tram Y tế; Ban Quản lý Dự án xây dựng.
+ Các đơn vị chức năng khác do Hiệu trƣởng quyết định thành lập, giải
thể theo quy định của pháp luật hoặc khi thấy cần thiết.
Với đề tài luận văn này chúng tôi lựa chọn 11 phòng chức năng để
nghiên cứu, xây dựng danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP: Phòng Đào tạo;
phòng Quản lý Khoa học; phòng Hợp tác và Đào tạo Quốc tế; phòng Khảo thí
và Đảm bảo chất lƣợng; phòng Tổ chức Cán bộ; phòng Chính trị và công tác
HSSV; phòng Kế hoạch Tài chính; phòng Hành chính Quản trị; phòng Quản
lý Thiết bị; phòng Thanh tra Pháp chế; phòng Bảo vệ.
* Chức năng, nhiêm vụ của từng phòng Trƣờng ĐHHP
- Phòng Đào tạo có chức năng: Thực hiện quản lý Nhà nƣớc về hoạt
động đào tạo. Để thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc về hoạt động đào tạo
phòng Đào tạo có nhiệm vụ: Xây dựng, ban hành các quy định về hoạt động
đao tạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chƣơng trình đào tạo. Cùng với
các phòng liên quan tổ chức biên soạn, thẩm định và lựa chọn giáo trình, tài
liệu giảng dạy; tổ chức và lập kế hoạch dào tạo, đăng ký khối lƣợng học tập,
xét quy chế học vụ, cảnh cáo kết quả học tập, chuyển chƣơng trình đào tạo và
loại hình đào tạo; phối hợp với các đơn vị liên quan trong trƣờng tổ chức các
hoạt động hỗ trợ đào tạo các ngành học, hợp tác quốc tế và nghiên cứu khoa
học.

15

- Với phòng Quản lý khoa học thì chức năng là: Tham mƣu, đề xuất,
tổng hợp trong việc chỉ đạo, quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng
dựng và chuyển giao công nghệ của trƣờng.
Để thực hiện chức năng của mình phòng Quản lý khoa học có nhiệm vụ:
+ Xây dựng phƣơng hƣớng, kế hoạch nghiên cứu khoa học và công
nghệ dài hạn và từng năm, làm thủ tục thành lập các hội đồng chuyên ngành
để xét duyệt, nghiêm thu và đánh giá các đề tài nghiên cứu khoa học, đánh giá
kết quả nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và HSSV, định kỳ báo
cáo tình hình hoạt động nghiên cứu khoa học của nhà trƣờng lên cấp trên;
+ Tổ chức giới thiệu các thành tựu khoa học và công nghệ trong và ngoài
trƣờng, áp dụng các tiến bộ khoa học vào công tác đào tạo chuyên môn,
nghiệp vụ sản xuất và đời sống; tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị khoa học
có quy mô trong và ngoài phạm vi trƣờng.
- Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lƣợng có chức năng: Thực hiện quản
lý về công tác tuyển sinh, đánh giá kết quả học tập, kiểm định và đảm bảo
chất lƣợng.
+ Nhiệm vụ đặt ra là: Thƣờng trực hội đồng tuyển sinh các kỳ thi THPT
Quốc gia, tuyển sinh hình thức vừa làm vừa học, tuyển sinh văn bằng 2, liên
thông; triển khai các hoạt động đảm bảo chất lƣợng đào tạo và kiểm định chất
lƣợng đào tạo; xây dựng và thực hiện các kế hoạch hàng năm, trung hạn và
dài hạn đảm bảo chất lƣợng đào tạo.
Kết hợp với các phòng Hợp tác và đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học,
Đào tạo trong việc tuyển sinh, đào tạo trong nƣớc và ngoài nƣớc đồng thời
ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ trong công tác tuyển sinh, đào tạo và
cấp văn bằng, chứng chỉ của nhà trƣờng.
- Phòng Kế hoạch – Tài chính: Là phòng có chức năng tham mƣu, tổng
hợp, đề xuất thực hiện quản lý công tác tài chính của trƣờng. Đồng thời lập kế
16

hoạch quản lý, phân phối, giám sát thu và chi các nguồn kinh phí, tài sản, vật
tƣ kỹ thuật, thực hiện thanh quyết toán theo chế độ và quy định hiện hành của
Nhà nƣớc về tài chính.
Để hoàn thành tốt chức năng của mình nhiệm vụ đặt ra với phòng là:
Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, từng quý, từng tháng về chi tiêu của
nhà trƣờng; kết hợp với với các phòng trong trƣờng thực hiện thu học phí, lệ
phú, xét cấp học bổng, giải quyêt chế độ tiền lƣơng, chế độ phụ cấp cho cán
bộ, giảng viên.
- Phòng Hành chính – Quản trị: Chức năng quản lý công tác hành chính,
quản lý tài sản, sửa chữa kết cấu hạ tầng; khai thác sử dụng các thiết bị và
CSVC, phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu học tập của
trƣờng.
+ Nhiệm vụ phòng cần thực hiện gồm: Phân loại, vào sổ lƣu trữ các công
văn, thƣ báo chí, tài liệu từ các nơi gửi đến, trình Hiệu trƣởng và chuyển đến
các đơn vị chức năng để xử lý, giải quyết. Tổ chức lƣu trữ, bảo mật các loại
văn bản theo quy định; chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản và
các quy định về thủ tục hành chính trong phạm vi toàn trƣờng.
Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật, các loại giấy tờ
in sẵn tiêu đề, cung cấp giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng cho cán bộ công chức
đi công tác, xác nhận ngƣời ngoài đến công tác tại trƣờng.
Quản lý, bảo dƣỡng toàn bộ hệ thống cơ sở hạ tầng của nhà trƣờng. Thực
hiện kế hoạch và điều hành ngƣời lái và các xe ôtô phục vụ các lĩnh vực hoạt
động của trƣờng theo quy định chung.
- Phòng Quản lý thiết bị với chức năng quản lý cơ sở vật chất, trang thiết
bị, phƣơng tiện máy móc phục vụ nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và
triển khai các hoạt động ứng dụng, chuyển giao công nghệ; phục vụ nhiệm vụ
đào tạo, nghiên cứu khoa học.
17

+ Nhiệm vụ đặt ra là: Lập kế hoạch xác định nhu cầu trang bị của các
đơn vị từng năm và dài hạn về thiết bị, phƣơng tiện, vật tƣ kỹ thuật phục vụ
hoạt động giảng dạy, học tập, NCKH và các yêu cầu khác để trình duyệt.
Quản lý và sử dụng có hiệu quả phòng máy tính, thiết bị trình chiếu phục vụ
công tác học tập, giảng dạy, NCKH và các hội nghị, hội họp.
- Phòng Tổ chức cán bộ: Phòng Tổ chức cán bộ có chức năng quản lý,
triển khai tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về công tác tổ chức, cán bộ.
Với chức năng quản lý và tuyển dụng công chức viên chức theo quy
định của Nhà nƣớc và theo phân cấp thẩm quyền quyết định; tham mƣu và ra
các loại văn bản về điều động, luân chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen
thƣởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ, chính sách khác đối với công chức,
viên chức; Sắp xếp cán bộ, giảng viên vào các ngạch, bậc, chức danh phù hợp
với khả năng, trình độ theo quy định; thực hiện các chính sách, chế độ tiền
lƣơng, phụ cấp, tiền thƣởng về thực hiện chế độ bảo hiểm y tế đối với cán bộ,
giảng viên.
- Phòng Chính trị - Công tác học sinh sinh viên có chức năng: Tổng hợp,
tham mƣu, đề xuất giúp Hiệu trƣởng trong việc điều hành, quản lý, triển khai
các hoạt động về các lĩnh vực, chính trị tƣ tƣởng, văn hóa đối với cán bộ công
chức và HSSV. Để hoàn thành chức năng của mình thì nhiệm vụ của phòng
là: Tổ chức các đợt sinh hoạt chính trị nhằm nâng cao nhận thức tƣ tƣởng và
phẩm chất đạo đức cho cán bộ, giảng viên và HSSV. Xây dựng kế hoạch, nôi
dung, chƣơng trình biện pháp công tác HSSV; quản lý và tiếp nhận hồ sơ
HSSV đồng thời thực hiện chế độ học bổng, học phí, trợ cấp xã hội, vay vối
ngân hàng của HSSV theo chế độ chính sách hiện hành; phối hợp với các
phòng liên quan giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến quyền lợi,
nghĩa vụ và chế độ chính sách của HSSV.

18

- Phòng Thanh tra - Pháp chế có chức năng: Tổ chức triển khai hoạt
động thanh tra, kiểm tra nhằm đảm bảo việc thi hành pháp luật bảo vệ quyền
và lợi ích hợp pháp của cán bô, giảng viên trong trƣờng; phổ biến kiến thức
pháp luật cho cán bộ, giảng viên và HSSV; kiến nghị, điều chỉnh, bổ sung
hoàn thiện các văn bản do trƣờng ban hành theo đúng quy định của pháp luật.
Để thực hiện chức năng của mình phòng có nhiệm vụ: Xây dựng chƣơng
trình, kế hoạch thanh tra kiểm tra; là đầu mối tiếp nhận và giải quyết các đơn
thƣ khiếu nại, tố cáo của cán bộ, giảng viên, HSSV và công dân có liên quan;
phối hợp với các phòng liên quan tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật
- Phòng Bảo Vệ: Có chức năng quản lý, chỉ đạo triển khai tổ chức thực
hiện các hoạt động về công tác đảm bảo an ninh, trật tự an toàn toàn trƣờng.
Nhiệm vụ đặt ra là xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện
bảo vệ an toàn, phòng chống trộm cắp gây rối trật tự trong khu vực làm việc,
học tâp trong kí túc xá sinh viên; chù trì giải quyết các công việc liên quan
đến công tác bảo vệ tính mạng và tài sản của tập thể và cá nhân trong phạm vi
trƣờng quản lý.
Nhƣ vậy thông qua việc tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của trƣờng và các
phòng trực thuộc chúng tôi hiểu đƣợc công việc chung của trƣờng và từng
phòng cụ thể để từ đó biết đƣợc khối lƣợng tài liệu hình thành giúp công tác
xây dựng danh mục hồ sơ đƣợc thuận lợi và phù hợp với thực tế, phản ánh
đầy đủ và rõ nhât quá trình hoạt động của nhà trƣờng qua từng giai đoạn.
1.1.2. Thành phần, nội dung tài liệu Trƣờng ĐHHP
Qua việc khảo sát thực tế chúng tôi thấy rằng trong quá trình hoạt động
Trƣờng ĐHHP sản sinh ra khối lƣợng lớn tài liệu phục vụ cho công tác quản
lý, giảng dạy và học tập của trƣờng. Do đặc thù là giáo dục và đào tạo nên
Trƣờng ĐHHP chủ yếu sản sinh ra ba loại tài liệu chính bao gồm: Tài liệu
hành chính, tài liệu chuyên môn và tài liệu khoa học kỹ thuật.
19

Tài liệu hành chính là tài liệu có nội dung phản ánh những hoạt động về
tổ chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá,
khoa học, quân sự, ngoại giao,... Trƣờng ĐHHP là đơn vị hành chính sự
nghiệp trực thuộc UBND thành phố Hải phòng quản lý về mặt hành chính và
Bộ giáo dục đào tạo quản lý về mặt chuyên môn nên trong quá trình hoạt
động sản sinh ra khối lƣợng lớn tài liệu hành chính nội dung phản ánh mọi
hoạt động của nhà trƣờng đặc biệt về công tác giáo dục và đào tạo của trƣờng
ví dụ nhƣ:
-Tài liệu chỉ đạo việc thực hiện đào tạo; việc tuyển sinh, liên kết đào tạo.

- Tài liệu về hoạt động quản lý của cán bộ, giảng viên và HSSV.
- Tài liệu về hoạt động của Đoàn thanh niên.
- Tài liệu về hoạt động tài chính kế toán.
- Tài liệu phản ánh hoạt động hợp tác đào tạo với nƣớc ngoài,…
Tài liệu chuyên môn là tài liệu chuyên sâu về một lĩnh vực nhất định,
Trƣờng ĐHHP có khối lƣợng tài liệu chuyên môn là các bài thi của sinh
viên. Các sách giáo trình về các ngành đạo tạo của trƣờng.
Tài liệu khoa học kỹ thuật là tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt
động về nghiên cứu khoa học; phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng các
công trình xây dựng cơ bản; thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; điều
tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên nhƣ: địa chất, khí tƣợng thuỷ văn, trắc địa,
bản đồ,.. Trong quá trình hoạt động thì tài liệu khoa học kỹ thuật của trƣờng
bao gồm:
- Tài liệu nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và HSSV gồm các
đề tài nghiên cứu khoa học các cấp của cán bộ, giảng viên.
- Đồ án tốt nghiệp của sinh viên chuyên ngành chế tạo máy và xây dựng
của sinh viên.
- Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên,…

20

- Tài liệu xây dựng cơ bản: gồm thuyết minh các công trình, các bản vẽ
về xây dựng phòng học, tƣờng rào, trung tâm thể chất của nhà trƣờng,…
Đây là khối tài liệu lớn nhất của trƣờng hiện nay bởi hàng năm có hàng
nghìn các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên, hàng trăm công trình nghiên
cứu khoa học các cấp của cán bộ, giảng viên và sinh viên nhà trƣờng phản
ánh hoạt động nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và HSSV nhà
trƣờng. Bên cạnh đó còn có các bài báo trên các tạp chí của trong và ngoài
nƣớc, xuất bản tạp chí khoa học.
Qua khảo sát thực tế số lƣợng văn bản đi – văn bản đến trong ba năm trở
lại đây của nhà trƣờng nhƣ sau:
Bảng 1.1.2: Bảng thống kê số lƣợng văn bản đi – đến Trƣờng ĐHHP
Năm

Văn bản đến

Văn bản đi

2012

1568

469

2013

1571

620

2014

1625

1450

(Nguồn: Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư do cán bộ văn thư Trường
ĐHHP cung cấp)
Qua bảng thống kê chúng ta thấy rằng khối lƣợng tài liệu hàng năm của
nhà trƣờng ngày một tăng. Trong 3 năm số lƣợng văn bản đến tăng khoảng
hơn 100 văn bản, số lƣợng văn bản đi tăng khoảng 500 văn bản.
Nhƣ vậy với số lƣợng lớn văn bản chứa đựng rất nhiều thông tin quan
trọng, cần thiết và đáng tin cậy thì nhà trƣờng cần có sự quan tâm và những
biện pháp phù hợp để tài liệu nhà trƣờng phát huy tối đa giá trị phục vụ tốt
công tác quản lý, giảng dạy và học tập của nhà trƣờng.
1.1.3. Ý nghĩa tài liệu Trƣờng ĐHHP
Ý nghĩa tài liệu là những vai trò quan trọng mà tài liệu mang lại.Trƣờng
ĐHHP là trƣờng đại học công lập trực thuộc UBND thành phố Hải Phòng,
21


trƣờng có 11 phòng chức năng, 3 trung tâm, 3 trƣờng thực hành và gần 20
khoa với hơn 800 cán bộ, giảng viên và hơn 12.000 sinh viên thuộc các hệ
nên khối lƣợng tài liệu sản sinh ra trong quá trinh hoạt động là rất lớn và có ý
nghĩa vô cùng quan trọng đối với Trƣờng ĐHHP nói riêng và thành phố nói
chung.
Tài liệu Trƣờng ĐHHP phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển về
các mặt hoạt động của nhà trƣờng. Khối tài liệu này đã, đang và sẽ góp phần
quan trọng trong sự nghiệp xây dựng nhà trƣờng.

Trƣớc hết với hoạt động quản lý của nhà trƣờng: Từ hoạt động đào tạo
đã sản sinh ra hệ thống các văn bản tài liệu gồm: Nghị quyết, Kế hoạch,
Chƣơng trình, Quyết định về mọi mặt nhƣ tổ chức bộ máy, về nhân sự, về
mở mã ngành đào tạo, liên kết đào tạo,…những loại văn bản, tài liệu này chứa
rất nhiều thông tin là căn cứ không thể thiếu để lãnh đạo ra các quyết định
phục vụ hoạt động quản lý, điều hành và phát triển trƣờng. Hàng ngày, hàng
giờ Ban Giám hiệu, các cán bộ quản lý của nhà trƣờng thƣờng xuyên sử dụng
những thông tin trong tài liệu để đƣa ra phƣớng hƣớng, hoạch định các
chƣơng trình, kế hoạch phù hợp với thực tế nhƣ việc mở rộng thêm các ngành
phù hợp nhu cầu xã hội và cắt bớt những mã ngành không phù hợp để trƣờng
phát triển ổn định và bền vững. Bên cạnh đó, tài liệu nhà trƣờng còn giúp Ban
Giám hiệu ban hành các loại văn bản quản lý cho phù hợp. Tài liệu do nhà
trƣờng sản sỉnh ra còn là bằng chứng giúp Ban Giám hiệu nhà trƣờng có thể
dựa vào đó để thanh tra, kiểm tra các cán bộ, giảng viên khi cần thiết.
Tài liệu Trƣờng ĐHHP có ý nghĩa to lớn trong việc nghiên cứu khoa
học và học tập. Tài liệu hình thành từ các công trình nghiên cứu khoa học các
cấp, các bài báo đăng trên tạp chí, các luận văn, đồ án tốt nghiệp của sinh
viên,.. Đây là nguồn tài liệu tham khảo quý giá để cán bộ, giảng viên và
HSSV nhà trƣờng mở rộng thêm kiến thức để giảng dạy và học tập, các cán
22


bộ, giảng viên có kiến thức về chuyên môn và khao học để mở rộng bài giảng
giúp sinh viên hiểu hơn đồng thời giúp sinh viên NCKH mang lại thành tựu
lớn cho trƣờng. Sinh viên có thêm kiến thức để học tập, nghiên cứu và tích
lũy cho mình nhiều kinh nghiệm trong cách thức NCKH.
Tài liệu khoa học kỹ thuật có tính kế thừa cao vì thế trong nghiên
khoa học việc tham khảo các công trình nghiên cứu đi trƣớc gần là một yêu
cầu bắt buộc. Hầu hết các đề tài nghiên cƣú khoa học trên từng lĩnh vực cụ
thể, đều phải tìm hiểu về tình hình và những kết quả nghiên cứu có liên quan

của những ngƣời đi trƣớc. Trƣờng có rất nhiều các đề tài nghiên cứu khoa học
đã đƣợc ứng dụng trong thực tế, các bài viết trên tạp chí khoa học về tự nhiên,
xã hội và kỹ thuật đây là nguồn tài liệu quý để nhà trƣờng kế thừa và phát huy
tối đa giá trị tạo ra bƣớc quan trọng trong lĩnh vực NCKH của nhà trƣờng.
Đối với mỗi cán bô, giảng viên và HSSV thì nguồn tài liệu này lại vô
cùng quan trọng bởi để có thể học tập, nghiên cứu khoa học và giảng dạy tốt
thì nghiên cứu khoa học là một phần không thể thiếu trong công tác đào tạo
Tài liệu Trƣờng ĐHHP có ý nghĩa lịch sử lớn bởi thông qua khối lƣợng
tài liệu hình thành nhà trƣờng nghiên cứu lịch sử xây dựng và phát triển nhà
trƣờng, xây dựng đƣợc hình ảnh nhà trƣờng qua các thời kỳ. Việc xây dựng
hình ảnh có ý nghĩa rất lớn bởi từ hình ảnh, truyền thống nhà trƣờng để mở
rộng quan hệ hợp tác, liên kết với các trƣờng trong nƣớc và các trƣờng nƣớc
ngoài trong lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học đồng thời nâng cao vị thế,
uy tín. Việc xây dựng lịch sử nhà trƣờng giúp cán bộ, giảng viên và HSSV
hiểu đƣợc quá trình hình thành và phát triển, qua đó phát huy truyền thống
học tập và giảng dạy tốt hơn.
Từ những ý nghĩa nêu trên chúng ta thấy, tài liệu Trƣờng ĐHHP cần
đƣợc thu thập và bảo quản một cách đầy đủ để phát huy hết giá trị phục vụ và
đáp ứng yêu cầu dạy và học của các thế hệ thầy và trò nhà trƣờng.
23