Kĩ năng lập kế hoạch BK TPHCM

Khoa Khoa học và Kỹ thuật Máy tính
Đại học Bách Khoa TPHCM

Lập kế hoạch


@2011

Nội dung
 Tại sao phải lập kế hoạch
Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu

 Phương pháp 5WH2C5M
 Một số kiểu lập kế hoạch thường gặp
 Tác vụ và kế hoạch
 Quản lý rủi ro

2


/> /> />
Khái niệm lập kế hoạch?

mục tiêu cụ thể và biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu đã được đề ra ban đầu.

3

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

thiệu

 Lập kế hoạch:
 Quá trình xác định những mục tiêu và các biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.

@2011

 Kế hoạch:
 Một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, có những


/> /> />
Tại sao lập kế hoạch?
@2011
4

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

thiệu

 Ý nghĩa:
 Tư duy quản lý một cách có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
 Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức một cách hữu hiệu
 Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những rủi ro
 Dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án


/> /> />
Các loại kế hoạch
@2011
5

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

thiệu

 Kế hoạch kinh doanh
 Kế hoạch sản xuất
 Kế hoạch tổ chức hoạt động
 Kế hoạch tài chính
 Kế hoạch cá nhân
 Kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, …
…


Phương pháp 5WH2C5M

 Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
 Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
 Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
 Xác định nguồn lực thực hiện 5M: man, money, material, machine, method

6

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

 Xác định 3W: where, when, who

thiệu

 Xác định nội dung công việc 1W (what)

@2011

 Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)


Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (why)
@2011

vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

7

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

thiệu

 Trả lời câu hỏi Tại sao:
 Tại sao bạn phải làm công việc này?
 Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
 Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
 Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp chúng ta luôn hướng trọng tâm các công việc


Xác định nội dung công việc (what)



Các bước để thực hiện công việc đó.

 Phải chắc rằng, bước sau là sự kế thừa của bước trước.

8

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

Nội dung công việc đó là gì?

thiệu



@2011

 Trả lời câu hỏi Cái gì:


Xác định không gian (where)
@2011
9

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

thiệu

 Trả lời câu hỏi Ở đâu, ví dụ:
 Công việc đó thực hiện tại đâu?
 Giao hàng tại địa điểm nào?
 Kiểm tra tại bộ phận nào?
 Testing những công đoạn nào?...

Xác định thời gian (when)

Cách khác ?

10

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

thiệu



@2011

 Trả lời câu hỏi Khi nào
 Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
 Xác định mức độ khẩn cấp và quan trọng của từng công việc:
 quan trọng và khẩn cấp
 không quan trọng nhưng khẩn cấp
 quan trọng nhưng không khẩn cấp
 không quan trọng và không khẩn cấp


Xác định nhân sự (who)



Ai kiểm tra



Ai hỗ trợ



Ai chịu trách nhiệm…



…

11

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

Ai làm việc đó

thiệu



@2011

 Trả lời câu hỏi Ai:


Xác định phương pháp thực hiện (how)



Tiêu chuẩn là gì?



Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?



…

12

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?

thiệu



@2011

 Trả lời câu hỏi Như thế nào:


Xác định phương pháp kiểm soát (control)
@2011
13

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

thiệu

 Cách thức kiểm soát (CONTROL) sẽ liên quan đến:
 Công việc đó có đặc tính gì?
 Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
 Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
 Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu?
 …


Xác định phương pháp kiểm tra (check)

thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.




Ai tiến hành kiểm tra?
Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
 Phân loại các điểm trong yếu để có kiểm tra hiệu quả
 Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80): chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 %
khối lượng sai sót.



…

14

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy
thì bao lâu một lần?).

thiệu



@2011

 Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:
 Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc


Xác định nguồn lực (5M)
@2011
15

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

thiệu

 Nhân lực (Man):
 Tài chính (Money):
 Nguyên vật liệu (Material):
 Trang thiết bị (Machine):
 Phương pháp (Method):

Nguồn nhân lực (man)
chất, tính cách phù hợp?

16

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

thiệu

 Ai hỗ trợ?
 Ai kiểm tra?
 Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
…

@2011

 Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm


Tài chính (money)

17

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

…

thiệu

 Nguồn tài chính được cung cấp từ đâu ?

@2011

 Cần các khoản tài chính nào (lên dự toán) ?


Nguyên vật liệu (material)

 Thời hạn giao hàng
…

18

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

 Xác định phương pháp giao hàng

thiệu

 Tiêu chuẩn nhà cung ứng

@2011

 Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu


Trang thiết bị (machine)

…

19

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

 Nguồn cung ứng các trang thiết bị/công nghệ này?

thiệu

 Cần các công nghệ gì?

@2011

 Cần các trang thiết bị gì?


Phương pháp làm việc (method)

20

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

thiệu

…

@2011

 Các phương pháp làm việc nào là hiệu quả?

Một số kiểu lặp kế hoạch thường gặp
@2011
21

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

thiệu

 Chiến lược
 Dài hạn: vài năm
 Ít chi tiết
 Ví dụ: kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển công ty, …
 Tác nghiệp
 Ngắn hạn: ngày, tuần, …
 Chi tiết
 Ví dụ: viết qui trình nghiệp vụ, dự án ngắn
 Dự án:
 Lên proposal
 Lên kế hoạch thực hiện
 …
 Kế hoạch năm/tháng/tuần


Tác vụ và Kế hoạch

22

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

 Thời gian biểu (schedule)

thiệu

 Kế hoạch (plan)

@2011

 Tác vụ (task)


Tác vụ (task)

 Tên
 Người thực hiện
…





Kết quả của một tác vụ là gì?
Làm sao đánh giá mức độ hoàn thành của một task?
Các vấn đề cần xử lý khi một task không hoàn thành/không đạt…

23

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

thiệu

 Chia nhóm thảo luận:
 Tác vụ có các đặc tính gì?

@2011

 Tác vụ:
 một phần cụ thể của một công việc (cần hoàn thành)


@2011

Tác vụ (task) (tt.)



 Objectives, expected results











Expected time:
Method:

Supports:
 Funding, Tools,…

 Results
 To be documented

Evaluation:

Actual time
Objectives
Funding
Result
Completeness





Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu

 Task:
 Name
 Personnel:
 Content:

Re-task

Personnel, time, fund, …
Changing methods/canceling task

More?

24

small task vs. big task
One-man task vs. multiple-man task


@2011

Thời gian biểu (Schedule)
 Thời gian biểu:


Có thể dùng sơ đồ Gantt để biểu diễn



Có thể dùng các công cụ quản lý thời gian biểu (Vd: MS Project)

25

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới

Lịch làm việc cho các tác vụ

thiệu

