Kỹ năng thuyết trình BK TPHCM

Khoa Khoa học và Kỹ thuật Máy tính
Đại học Bách Khoa TPHCM

Kỹ năng thuyết trình


Nội dung
@2011

 Một số câu hỏi

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình

 Bước chuẩn bị
 Đặc điểm của một bài thuyết trình
 Trình bày bằng phương tiện trực quan
 Thuyết trình bằng overhead projector
 Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

2


Một số câu hỏi

Người nói cung cấp thông tin cho người nghe.



Thời gian trình bày “ngắn”.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình



@2011

 Thuyết trình là gì ?

 Ai cần ai ?


Người nói cần người nghe hay



Người nghe cần người nói.

/> /> />
3


Thảo luận: Các việc của 1 thuyết trình
@2011

 Chuẩn bị
 Xác định chủ đề
 …?
 Phương tiện hổ trợ
 Phần mềm
 …?
 Tác phong

 Eye contact
 …?
 Tiến hành
 Time
 …?
 Kết thúc

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình

 Hỏi và đáp
 …?
4


@2011

Bảng đánh giá phần trình bày:

Cách tổ chức báo cáo

Kiến thức về chủ đề

Người nghe không thể hiểu vì trình bày lộn xộn.

Không biết tí nào. Không trả lời được những
câu hỏi trong lớp liên quan đến chủ đề.

Người nghe gặp khó khăn vì trình bày không

Trình bày thông tin theo một trình tự logic để người

Trình bày thông tin theo một trình tự logic và thú vị để

mạch lạc, nhảy qua nhảy lại khó theo dõi.

nghe dễ theo dõi.

người nghe dễ dàng theo dõi.

Không cảm thấy tự tin về các thông tin liên quan
đến chủ đề và chỉ có khả năng trả lời những câu
hỏi đơn giản.

Hình ảnh thừa hoặc không có hình ảnh

không ăn nhập với phần chữ và nội dung trình
bày.

Lỗi ngôn ngữ

Giao tiếp với người
nghe

4 hoặc trên 4 lỗi ngữ pháp hoặc/và lỗi chính tả
trong phần trình bày.

Chỉ đọc là chính

Còn lập bập, phát âm không chính xác các
Kỹ thuật ngôn từ

thuật ngữ. Nói nhỏ làm một số người nghe cuối
lớp không nghe được.

còn hời hợt, chưa rõ ràng và kỹ lưỡng.

Hình ảnh liên quan đến phần chữ và nội dung trình
bày.

Thể hiện có kiến thức toàn diện (hơn mức yêu cầu)
trong khi trả lời các câu hỏi trong lớp với sự giải thích
rõ ràng và kỹ lưỡng.

Phần hình ảnh mô tả và nhấn mạnh được các phần
thể hiện bằng chữ trong bản trình bày trên màn
chiếu.

Tồn tại 2 hoặc ít hơn 2 lỗi chính tả và/hoặc lỗi ngữ

Bản trình bày không có lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ

pháp.

pháp.

Thỉnh thoảng có quan sát người nghe, nhưng vẫn

Luôn giữ mối quan sát sự theo dõi của người nghe,

Luôn nắm được tình trạng theo dõi của người nghe,

đọc là chủ yếu.

nhưng vẫn thường phải ngó đến kịch bản.

ít khi phải xem kịch bản khi trình bày.

Giọng nhỏ. Phát âm chưa chính xác các thuật

Giọng rõ. Phát âm phần lớn chính xác các từ. Hầu

ngữ. Người nghe khó theo dõi báo cáo.

như tất cả người nghe đều nghe rõ báo cáo.

Có 3 lỗi chính tả hoặc/và lỗi ngữ pháp.

Nói rõ, đúng, phát âm chính xác các từ, thuật ngữ để
tất cả người nghe có thể nghe rõ mà không phải
đoán.

5

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình

Thỉnh thoảng dùng hình ảnh, nhưng thường
Hình ảnh

Thể hiện khả năng trả lời được các câu hỏi, nhưng

Bước chuẩn bị

Tại sao có buổi thuyết trình này.



Cái gì được cung cấp cho người nghe.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình



@2011

 Xác định mục tiêu bằng các câu hỏi.

 Xác định thính giả.


Thể loại của chủ đề thuyết trình.



Trình độ thính giả.

6


Bước chuẩn bị

Chia thời gian trình bày thành các phần nhỏ tương ứng với từng công việc xác định. Thí dụ :

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình



@2011

 Xác định thời gian thuyết trình :
 Phần 1 : dẫn nhập : tổng quan về nội dung trình bày, tại sao có vấn đề này, kết quả mong muốn đạt được.
 Phần 2 : trình bày từng chủ đề của chương trình nghị sự.
 Phần 3 : kết luận của phần thuyết trình.

7


Bước chuẩn bị

Phần trình bày trên các slide.



Phần để nói.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình



@2011

 Chia nội dung thành 2 phần :

8


Đặc điểm của 1 bài thuyết trình

Ngắn và đơn giản.



Highlight các điểm quan trọng.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình



@2011

 Rõ ràng :

 Sử dụng hình ảnh, âm thanh, màu sắc, ... để làm mạnh các thông điệp

9


Đặc điểm của 1 bài thuyết trình

Xương sống của bài thuyết trình



Hỗ trợ cho lời nói.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình



@2011

 Nội dung slide là :

 Nhất quán :


Màu sắc



Font, size chữ



Indentation.

10


Đặc điểm của 1 bài thuyết trình

Hình ảnh, video, âm thanh.



Chữ viết

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình



@2011

 Mỗi slide bao gồm :

 Mỗi dòng của slide là :


Đoạn câu (phrase) không là mệnh đề.



Xúc tích, ngắn gọn.

11


Đặc điểm của 1 bài thuyết trình

Trật tự xuất hiện của nội dung trình bày



Xuất hiện của từng slide



Xuất hiện của từng dòng, chữ, ký tự



Xuất hiện của từng hình ảnh.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình



@2011

 Sử dụng các hiệu ứng của powerpoint

12


Đặc điểm của 1 bài thuyết trình
@2011

 Sử dụng phần note của mỗi slide.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình

 Sử dụng hiệu ứng lệch slide giữa máy tính và máy chiếu.
 Slide là abstract của document (word file).

13


Case study 1
@2011

 Nghiên cứu và trình bày lại nội dung trang web Norton Antivirus.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình

 Xây dựng một buổi thuyết trình thuyết phục các Thầy/Cô giáo của 1 trường cấp 3
mua máy tính xách tay hiệu X.

14


Case study 2
@2011

 Nghiên cứu và trình bày lại nội dung trang web của Oracle.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình

 Thuyết trình các tính năng nổi bật của ngôn ngữ VB.

15

Case study 3
@2011

 Thuyết trình phổ biến nội dung công tác mùa hè xanh cho các SV.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình

 Báo cáo tổng kết công tác mùa hè xanh của đơn vị.

16


Thiết kế trình bày trực quan
@2011

 Hãy nghĩ đến thính giả của bạn

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình

 Thiết kế để giúp người nghe
 Trình bày trực quan nên…
 Trình bày trực quan tốt là …
 Những cách để thêm sắc thái vào sự trình bày

17


Hãy nghĩ đến thính giả của bạn

“người nghe" chỉ lắng nghe khoảng từ 25% đến 50% thời gian.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình



@2011

 Lắng nghe khó hơn đọc
 Thông tin được trình bày một mạch


Bộ nhớ ngắn hạn chỉ nhớ từ 5 đến 7 điểm.



Lắng nghe nhớ khoảng 10%,
còn đọc nhớ khoảng 50%.

18


Hãy nghĩ đến thính giả của bạn
@2011

 Nếu thính giả lắng nghe chỉ 1 phần thời gian và chỉ nhớ 10% điều họ nghe thì

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình

“cửa sổ” thông tin của bạn mở ra khoảng 2.5% tới 5.0% trên toàn bộ thời gian trình
bày !

 Vậy
Thật tôi nghiệp cho người nghe !
Hãy làm gì để người nghe chịu nghe và nhớ.

19


Thiết kế để giúp người nghe

Cung cấp 1 "jigsaw puzzle boxtop" để người nghe tự tổ chức và tái xây dựng những thông tin

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình



@2011

 Organize – dữ liệu trình bày dưới dạng khung và có cấu trúc
bằng lời của bạn.



Liệt kê các điểm đã được trình bày và cung cấp 1 bản đồ mà anh trình bày.

20

Thiết kế để giúp người nghe (tt)

Vẽ 1 bức hình.



Kể 1 câu chuyện.



Đưa ra những so sánh.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình



@2011

 Illustrate – giúp người nghe chuyển data thành thông tin

21


Thiết kế để giúp người nghe (tt)

Nhớ rằng “người nghe" tập trung từ 25 tới 50% thời gian.



Thường xuyên lập lại.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình



@2011

 Repeat – cải thiện sự tiếp thu data đối với người nghe

22


Trình bày trực quan nên…
@2011

 Trình bày trực quan hỗ trợ cho mục tiêu truyền đạt.

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình

 Trình bày trực quan làm phong phú thông điệp bằng lời nói.
 Trình bày trực quan nên sử dụng màu sắc và hình ảnh.

23


Trình bày trực quan tốt là …

Mọi người xem thấy rõ

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình



@2011

 Visible – thấy thì mới tin
 Ký tự cao 1 inch thấy được từ 30 feet.
 Cần phải tính
 Độ rộng của màn hình
 Khoảng cách từ projector tới màn hình
 Khoảng cách của mọi người tới màn hình

24


Trình bày trực quan tốt là …

Số từ của từng dòng

Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Thuyết trình



@2011

 Visible (tt)
 3 tới 4 là tối ưu
 6 tới 7 là tối đa



Số dòng của mỗi slide
 Ít hơn 10

25

s