Câu hỏi và trả lời môn soạn thảo văn bản công tác tư tưởng

CÂU HỎI ÔN TẬP
Môn: Soạn thảo văn bản công tác tư tưởng
1. Phân tích chức năng của văn bản công tác tư tưởng? (5 điểm)

Trả lời:
a) Khái niệm:
Trong hoạt động quản lý, trong giao dịch giữa các cơ quan với
nhau, cơ quan với tổ chức, công dân và ngược lại. Văn bản là
phương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính; là một trong
những yếu tố quan trọng, chứa đựng thông tin.
Theo cách tiếp cận chức năng thì văn bản được hiểu như là một
phần của lời nói, có tính độc lập, được tổ chức một cách mạch lạc,
tạo thành một hành động giao tiếp hoàn chỉnh mà nội dung được tổ
chức xung quanh một đề tài, hướng vào một lớp độc giả nhất định.
Theo cách hiểu phổ biến nhất hiện nay, vb là sản phẩm của hoạt
động giao tiếp chủ yếu ở dạng viết, thường là tập hợp của các câu có
tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính lien kết
chặt chẽ và hướng đến một mục tiêu giao tiếp nhất định.
Có nhiều kiểu loại vb: vb khoa học(chuyên luận, luận án, luận
văn,..); vb nghị luận(kêu gọi, cương lĩnh, tuyên ngôn,..); vb hành
chính(vb hội nghị, luật,..); vb báo chí, nghệ thuật, sinh hoạt,..
VB của Đảng là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao
tiếp; là loại hình tài liệu đc thể hiện bằng ngôn ngữ viết để ghi lại
hoạt động của các tổ chức đảng, do các cấp ủy, tổ chức, cơ quan có
thẩm quyền của Đảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng và
của Trung ương.(vd: cương lĩnh, báo cáo, thông báo, kế hoạch,..)
CTTT của Đảng là 1 bộ phận của công tác xây dựng Đảng, do
vậy, vb của Đảng về CTTT cũng là 1 loại vb của Đảng

VB công tác tư tưởng là 1 loại vb của đảng gắn với hoạt động tư
tưởng, do các cơ quan lãnh đạo Đảng và cơ quant ham mưu của

Đảng về công tác tư tưởng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng
và Trung ương.
b) Chức năng:
Văn bản nói chung và văn bản hành chính nói riêng được sản sinh
ra trong quá trình giao tiếp. Về bản thân nó trong quá trình hoạt động
luôn luôn được thực hiện bởi các chức năng vốn có. Chức năng VB
của Đảng rất đa dạng và phong phú tạo khả năng khác nhau để sử
dụng vb vào hoạt động lãnh đạo quản lí đối với đời sống xh.
Chức năng thông tin:
1


 Đây là chức năng tổng quát, vốn có và cơ bản nhất của tất

-

cả các loại vb nói chung và vb của Đảng nói riêng.
 Mặc dù trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng có
nhiều hình thức ghi tin và truyền đạt thông tin nhưng vb vẫn
là phương tiện chủ yếu và quan trọng nhất. Việc truyền đạt
thông tin lãnh đạo và chỉ đạo bằng vb đc xem là hình thức
thuận lợi, hiệu quả và đáng tin cậy nhất:
 Có tính xác thực, bằng chứng nhờ việc lưu giữ để
nghiên cứu, xác minh.
 Chính xác về truyền đạt thông tin, minh bạch, ko lòng
vòng.
 Tránh gây nhầm lẫn thông tin, vb của Đảng mang tính
chất đơn nghĩa.
 Biểu hiện:
 Ghi lại các thông tin lãnh đạo, chỉ đạo

 Truyền đạt thông tin lãnh đạo và chỉ đạo từ nơi này
đến nơi khác trong hệ thống chính trị nói chung hoặc
trong hệ thống tổ chức của Đảng nói riêng và là cầu
nối giữa Đảng với nhân dân
 Giúp các cơ quan, tổ chức đảng thu nhận những thông
tin cần thiết, tin cậy cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo.
 Làm cơ sở cho các cơ quan, tổ chức đảng, đảng viên
và nhân dân kiểm định đc các thông tin thu đc qua các
kênh truyền đạt thông tin khác.
 Tạo điều kiện thuận tiện cho các các cơ quan, tổ chức
có trách nhiệm khai thác thong tin quá khứ để phục vụ
cho công tác nghiên cứu, đề xuất với các câp lãnh đạo
của Đảng trong việc xây dựng đường lối, chính sách.
 Nếu chia theo thời điểm thì nội dung truyền đạt thông tin
gồm có 3 loại:
 Thông tin quá khứ:báo cóa, kết luận
 Thông tin hiện hành: thông báo, thông cáo
 Thông tin chỉ đạo: kế hoạch, đề án…
Chức năng pháp lý:
 Làm cơ sở pháp lí cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức
Đảng, đảng viên chính trị(có chữ kĩ, dấu của cơ quan).
 Là sự hiện thực hóa Điều lệ Đảng, là sản phẩm của sự vận
dụng điều lệ đảng, các quy tắc, quy định của đảng vào lãnh
đạo xh và hoạt động của bản thân đảng.
 Gắn liền với mục tiêu ban hành vb.
2


 Tính pháp lí của vb xác định mối quan hệ, tính pháp lí giữa

-

-

-

-

cơ quan lãnh đạo và bị lãnh đạo, tạo mối quan hệ giữa các
cơ quan với nhau, giữa các cơ quan với cá nhân.
Chức năng lãnh đạo, quản lí:
 VB là sự thể hiện cụ thể hóa các chủ trương, chính sách của
Đảng để lãnh đạo Nhà nước xh và định hướng các hoạt động
của Nhà nước và các tổ chức CT-XH.
 VB có chức năng quản lí nội bộ Đảng, thông qua các quyết
định về tổ chức, biên chế cán bộ.
 VB cung cấp thông tin để ra các quyết định quản lí
 Các nội dung của VB đc các cơ quan, tổ chức nghiên cứu,
quán triệt, thi hành và vận dụng hiện thực hóa vào đời sống
nhờ đó nhận thức đúng đắn và thực hiện thống nhất trong
toàn xh, toàn Đảng.
Chức năng văn hóa:
 VB là sản phẩm vh, sang tạo của con người, hình thành
trong quá trình lãnh đạo và quản lí xh (thông qua ngôn từ)
 VB ghi lại, truyền bá những truyền thống lịch sử tốt đẹp của
dân tộc, của Đảng, thể hiện những định chế cơ bản của nếp
sống.
 VB là sản phẩm trí tuệ của tập thể, là thành quả lao động
của các cở quan, tổ chức Đảng. VB có thể tạo ra những
chuẩn mực và thang bậc giá trị mới trong xh.

 VB có thể trở than 1 di sản vh quý báu.
Chức năng xã hội:
 Thực tiễn cuộc sống luôn luôn biến đổi, làm nảy sinh nhiều
vấn đề đòi hỏi phải đc giải quyết. VB đc sản sinh do các nhu
cầu xh khác nhau và cách thức đề cập, giải quyết những vấn
đề đó trong từng phạm vi, thời điểm cụ thể.
 VB có khả năng kìm hãm, thúc đẩy sự phát triển của các hạn
mục, quan hệ xh.
 VB ban hành chuẩn xác sẽ có vai trò tích cực tỏng việc xây
dựng và giữ gìn các định chế xh phù hợp với nhu cầu của
tiến bộ chung.
Các chức năng khác:
 Ngoài các chức năng trên, văn bản còn có những chức năng
khác như: chức năng thống kê; chức năng kinh tế . . .


Chức năng thống kê là đặc trưng của các loại văn bản quản
lý được sử dụng vào mục đích thống kê các quá trình diễn
3


biến của công việc trong các cơ quan, thống kê cán bộ, tiền
lương, phương tiện quản lý . . .




-

-

a)
-

-

-

-

-

Chức năng kinh tế: cho thấy những văn bản có nội dung
khả thi, phù hợp với thực tiễn khách quan, phản ánh được
quy luật vận động của thực tiễn khách quan sẽ thúc đẩy xã
hội phát triển về mọi mặt, đặc biệt là cơ sở tạo đà cho phát
triển kinh tế.

Chức năng giao tiếp, sử liệu,..

******************************
2. Phân tích vai trò, ý nghĩa của văn bản công tác tư tưởng? (5 điểm)
Trả lời:
a)Khái niệm(câu 1)
VB hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đản, nhà
nước, đoàn thể nhằm phản ánh tình hình và kinh nghiệm đấu tranh
lao động sx, khả năng sang tạo của quần chúng nhân dân, trình độ
lãnh đạo, tổ chức quản lý của Đảng và Nhà nước.
VB của Đảng là sản phẩm chủ yếu của các cơ quan, tổ chức đảng, là
thành quả lao động, là sản phẩm trí tuệ của Đản, phản ánh năng lực

lãnh đạo và chỉ đạo của Đảng.
Vai trò của vb:
VB đảm bảo nhu cầu thông tin cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, nắm
thông tin để đưa ra các quyết định đúng, kiểm tra công việc để lãnh
đạo, chỉ đạo.
Thông tin từ VB mang tiếng nói chính thức của cơ quan, tổ chức
Đảng, là nguồn thông tin chủ yếu và tin cậy nhất, mặc dù các KHKT đã phát triển một cách nhanh chóng.
Thông qua việc sử dụng vb, người lãnh đạo nâng cao năng suất lao
động, đảm bảo tính chính xác của các quyết định lãnh đạo và quản lí,
đồng thời để kiểm tra công việc thuộc phạm vi mình quản lí, đánh
giá đúng kết quả hoạt động của các cán bộ dưới quyền.
Với tư cách là phương tiện quan trọng để đảm bảo thong tin cho lãnh
đạo, quản lí, vb đã trở thành đối tượng lao động của người lãnh
đạo.Cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác các thong tin cần thiết cho
cấp ủy, giúp cấp ủy bàn bạc và đưa ra các quyết định đúng đắn.
VB của Đảng là phương tiện kiểm tra, theo dõi, uốn nắn, điều chỉnh
các hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý. Không có kiểm tra,
4


b)
-

-

-

-

-

-

-

-

theo dõi thường xuyên, thiết thực và chặt chẽ bằng vb thì mọi chủ
trương, đường lối, nghị quyết của Đảng rất có thể chỉ là lí thuyết
suông.
Ý nghĩa của vb:
Trong quá trình lãnh đạo, quản lí, chỉ đạo, thông qua vb của Đảng có
thể giúp: đánh giá đc sát thực và có căn cứ về tình hình hoạt động,
năng lực lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quan, tổ chức đảng; VB còn là
phương tiện giúp cho các đơn vị, cá nhân giữ đc mối liên hệ với
nhau khi giải quyết các công việc.
VB của Đảng cũng thể hiện rất rõ khối lượng, chất lượng và các loại
công việc mà cơ quan, tổ chức đảng đã hoàn thành qua từng thời
gian, phản ánh kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng.
Hệ thống vb của Đảng giúp ta phát hiện những bất hợp lí trong cách
thức tổ chức, hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng; để từ đó các
cấp ủy đề xuất phương hướng mới trong việc cải tiến hoạt động của
các cơ quan, đơn vị.
Thông qua hệ thống vb giúp đảng đối mới cách thức tổ chức, sắp xếp
các đơn vị trong tổ chức, bố trí cán bộ, cách điều hành công việc,..để
bộ máy tổ chức Đảng hoạt động hiệu quả, góp phần KH hóa hoạt
động lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng.
Qua vb, các chủ trương, chính sách của Đảng đc truyền đạt nhanh
chóng, chính xác đến đúng đối tượngđảm bảo sự lãnh đạo tập
trung, thống nhất và thông suất đường lối, chủ trương, chính sách

đến mọi đối tượng.
VB của Đảng đc hình thành tròn quá trình hoạt động cách mạng nên
nó lưu giữ những thong tin có giá trị trong hoạt động lãnh đạo, chỉ
đạo của Đảng; biết đc tình hình về mọi mặt (kinh nghiệm lãnh đạo,
khả năng sáng tạo của cán bộ đảng viên, khả năng tổ chức, lãnh đạo
của đảng,..)
VB của Đảng đc lưu giữ lại là 1 tài sản rất quý báu, có tác dụng rất
lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định ra
đường lối, chủ trương, chính sách mới; là công cụ sắc bén để đấu
tranh với các phần tử cơ hội, phản động và các thế lực thù địchcần
lưu giữ, bảo vệ và khai thác có hiệu quả ý nghĩ chính trị, lịch sử của
vb.
VB của Đảng là phương tiện hữu hiệu truyền đạt chủ trương, chính
sách của Đảng đến với nhân dân đồng thời nó cũng góp phần phản
ánh tâm tư, nguyện vọng của nhân dân đối với Đảngthể hiện mối
quan hệ giữa đảng và nhân dân.

5


- Qua vb, quyền và nghiã vụ của cán bộ, đảng viên đc quy định cụ thể,

rõ ràng; góp phần dân chủ hóa hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của đảng
trước hết và trong nội bộ của đảng.
 VB của Đảng giữ vai trò quan trọng, ko thể thiếu trong công tác
lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng trên mọi lĩnh vực của đời sống xh, tỏng
đó có lĩnh vực tư tưởng.
***************************
3. Phân tích các yêu cầu cơ bản của văn bản công tác tư tưởng? (5 điểm)
Trả lời:

a) Những yêu cầu về nội dung văn bản của Đảng:
- Tính mục đích: Văn bản nào cũng có một mục đích thực tiễn nhất
định. Đó là ý định tác động làm cho người tiếp nhận phải có những
biến đổi nhất định trong trạng thái tâm lý, trong tình cảm, trong nhận
thức và có hành động tương ứng. Vì vậy, trước khi bắt tay vào sọan
thảo văn bản, cần xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của văn
bản, tức là cần phải trả lời được các vấn đề:
 Văn bản ban hành để làm gí?
 Giải quyết công việc gì?
 Mức độ giải quyết đến đâu?
 Kết quả của vịêc thực hiện văn bản là gì?
 Văn bản sắp ban hành thuộc thẩm quyền của ai và thuộc lọai
nào?
 Phạm vi tác động của văn bản đến đâu?
 Cơ sở ban hành được xác định như thế nào?
 Văn bản dự định ban hành có gì mâu thuẫn với các văn bản
khác của cơ quan hoặc của cơ quan khác.
- Tính hoàn chỉnh: Văn bản phải đảm bảo sự logích về nội dung, sự
nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ. Trong một văn bản cần khai
triển những sự việc có quan hệ mật thiết với nhau. Như vậy, vừa
tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các quy định, ý
định lãnh đạo, vừa giúp cho cơ quan ban hành không phải ban hành
nhiều văn bản để giải quyết một công việc nhất định. Nội dung các
qui định và ý định lãnh đạo phải rõ ràng không làm cho người đọc
hiểu theo nhiều cách khác nhau. Tính hoàn chỉnh nội dung văn bản
đòi hỏi:
 Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải chính xác – minh bạch.
Ngôn ngữ và cách hành văn phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn
xác và khách quan, chuẩn mực và phổ thông. Từ ngữ sử dụng
trong văn bản phải được lựa chọn khắt khe để không bị hiểu

6


nhầm, không tạo cơ hội cho kẻ xấu tìm cách xuyên tạc, bóp
méo.
 Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý
và đảm bảo chính xác: sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực
tế và kịp thời, không được sử dụng sự kiện và số liệu đã quá cũ,
các thông tin chung chung.Đây là đỏi chức năng thông tin của
văn bản, là chức năng cần thiết nhất của văn bản. Thông tin
quản lý truyền đạt qua văn bản được xem là đáng tin cậy nhất.
b) Những yêu cầu về hình thức văn bản của Đảng:
Văn bản của Đảng phải được xây dựng và ban hành đảm
bảo yêu cầu về thể thức. Thể thức của văn bản là những yếu tố về
hình thức và nội dung có tính bố cục đã được thể chế hóa. Các
yếu tố thể thức, tùy theo tính chất của mỗi lọai văn bản mà có thể
được bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ
cấu văn bản. Cơ cấu văn bản được hiểu là bố cục các thành phần,
các ý, các câu và các yếu tố hình thức liên kết với nhau theo chủ
đề nhất định nhằm tạo nên chỉnh thể thống nhất của văn bản.
- Văn bản của Đảng là phương tiện quan trọng, chủ yếu để
chuyển tải chủ trương, ý định lãnh đạo của Đảng vào cuộc sống,
do vậy văn bản của Đảng cần phải được thực hiện bằng một hình
thức đặc biệt để có thể dễ dàng phân biệt với các văn bản thông
thường khác. Hình thức đặc biệt đó chính là thể thức văn bản của
Đảng. Là một trong yếu tố cấu thành nghi thức của Đảng, cần
phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong họat động xây
dựng và ban hành văn bản.
- Thể thức văn bản của Đảng là tập hợp các thành phần cấu
thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với

các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường
hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy
định kèm theo Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 01 tháng 10 năm
1997 của Bộ Chính trị về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể
thức văn bản của Đảng và Hướng dẫn số: 01-HD/VPTW ngày
02/02/1998 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn về thể
thức văn bản của Đảng thống nhất trong cả nước.
**********************************
4. Trình bày các thành phần thể thức bắt buộc văn bản của Đảng và

thể hiện bằng sơ đồ hoá? (5 điểm)
Trả lời:
7


a) Khái niệm:
-

-

-

-

-

-

Thể thức vb của Đảng là những yếu tố nội dung và hình thức
được thể chế hóa (đc quy định). Đó là những thành phần cần thiết

của vb Đảng được trình bày theo đúng quy định để đảm bảo giá trị
pháp lí và giá trị thực tiễn của vb.
b) Các thành phần thể thức bắt buộc:
Về tổng thể, vb của Đảng gồm 3 thành phần thể thức: bắt buộc,
bổ sung và bản sao.
1.Tiêu đề:
Tên tiêu đề: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Vị trí trình bày: Tiêu đề đc tình bày ở dòng đầu, trang đầu, góc
phải của vb, bằng chữ in hoa đậm, cỡ chữ 15, phía dưới có dòng kẻ
ngang để phân biệt với địa điểm và ngày tháng năm ban hành vb.
Đường kẻ có độ dài bằng độ dài của tiêu đề.
Tác dụng: nhằm xác định vb đó là vb của Đảng
2. Tên cơ quan ban hành vb:
Khái niệm: là thành phần thể thức xác định tác giả của vb.
- Tác dụng: cho biết vị trí của cơ quan ban hành trong hệ
thống tổ chức của Đảng, mối quan hệ giữa cơ quan nhận
và cơ quan ban hành vb; thuận tiện cho việc lien hệ, trao
đổi với cơ quan ban hành vb, tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác văn thư-lưu trữ, nghiên cứu, khai thác tài liệu.
Vị trí: Tên cơ quan ban hành vb và tên cơ quan cấp trên (nếu có)
được tình bày ở trang đầu, bên trái, ngang với dòng tiêu đề của vb.
Tên cơ quan cấp trên viết bằng cỡ chữ 14, in hoa đứng; tên cơ quan
ban hành vb viết bằng cỡ chữ in hoa đậm, cỡ chữ 14, dưới tên cơ
quan ban hành vb có dấu sao(*) để phân cách, phân biệt với số và kí
hiệu của vb.
Cách trình bày: tên mỗi cơ quan ban hành vb phải đc trình
bày theo quy định riêng bao gồm 3 nhóm cơ quan sau:
Nhóm 1: vb của đại hội đảng các cấp:
 Vb của Đại hội Đảng các cấp ghi tên cơ quan ban hành vb là
Đại hội đảng bộ cấp đó, ghi rõ là Đại hội đảng bộ hay Đại

hội đảng viên lần thứ mấy hoặc thời gian của nhiệm kì.
Ví dụ: Đại hội đảng bộ cấp huyện (huyện, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh) và tương đương:
ĐẢNG BỘ HUYỆN BA TRI
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU LẦN THỨ .....
*
Ví dụ: Đại hội đảng bộ cơ sở
8


+ Đại hội đại biểu đảng viên:
ĐẢNG BỘ XÃ VĨNH HOÀ
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU NHIỆM KỲ 2005 - 2010
*
+ Đại hội toàn thể đảng viên:
ĐẢNG BỘ XÃ VĨNH HOÀ
ĐẠI HỘI NHIỆM KỲ 2005 – 2010
*
 VB của đoàn chủ tịch, đoàn thư kí, ban kiểm phiếu,.. thì ghi
tên cơ quan ban hành vb là đoàn chủ tịch, đoàn thư kí, ban
kiểm phiếu,.. và tên Đại hội đảng bộ cấp đó.Ví dụ: VB của
ban kiểm phiếu đại hội đại biểu trung ương:
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC
LẦN THỨ XI
BAN KIỂM PHIẾU
*
Ví dụ: vb của ban kiểm phiếu đại hội đại biểu thành phố Hà
Nội:
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ TP HÀ NỘI
NHIỆM KÌ 2011-2016

BAN KIỂM PHIẾU
*
Nhóm 2: Văn bản của cấp uỷ từ Trung ương đến đảng
uỷ cơ sở ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau:
+ Văn bản của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính
trị, Thưòng vụ Bộ Chính trị ghi chung là:
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
*
+ Văn bản của Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh, thành phố và
các đảng bộ trực thuộc Trung ương, Ban thường vụ tỉnh uỷ,
thành uỷ và các đảng uỷ trực thuộc Trung ương ghi chung là:
TỈNH ỦY, THÀNH ỦY, ĐẢNG ỦY
+ Văn bản của Ban chấp hành Đảng bộ huyện, quận và
tương đương hoặc Ban Thường vụ huyện uỷ, quận uỷ và tương
đương ghi chung là Huyện uỷ, quận uỷ, đảng uỷ... và tên của đảng
bộ cấp trên trực tiếp.
Ví dụ:
ĐẢNG BỘ TỈNH BẾN TRE
HUYỆN ỦY BA TRI
*
9


+ Vn bn ca Ban chp hnh ng b c s v Ban
Thng v ng u c s ghi chung l ng u v tờn ng b
cp trờn trc tip.
Vớ d:
NG B HUYN BA TRI
NG Y X TN XUN
*

Nhúm 3: Vn bn ca cỏc t chc, c quan ng c lp
theo quyt nh ca cp u (ng on, ban cỏn s ng, ban
tham mu giỳp vic cp u) m c quan ban hnh vn bn
trc thuc.
Vớ d: Vn bn ca T chc Trung ng, l ban tham mu
giỳp vic Trung ng ng.
ban chấp hành trung ơng
ban tổ chức
*
Vớ d: Vn bn ca Ban Dõn vn tnh Bn Tre, l ban tham
mu giỳp vic cp u tnh, thnh ph trc thuc Trung ng.
TNH Y BN TRE
BAN DN VN
*
Vớ d: Vn bn ca Ban tuyờn giỏo, l ban tham mu giỳp
vic cp u huyn, qun, th, thnh ph thuc tnh.
HUYN Y BA TRI
BAN TUYấN GIO
*
Vn bn do nhiu c quan (liờn ban) ban hnh thỡ
ghi tờn cỏc c quan cựng ban hnh vn bn ú.
Gia tờn cỏc c quan ban hnh cú du gch ni (-).
Vớ d: Vn bn ca liờn ban: Ban T chc Trung ng v
Ban T tng Vn hoỏ Trung ng.
BAN CHP HNH TRUNG NG
BAN T CHC - BAN T TNG VN HO
*
3. S v kớ hiu vn bn:
Khỏi nim: +) S ca vb: l s th t c ghi liờn tc t s 01
cho mi loi vn bn ca cp u, u ban kim tra, cỏc ban tham mu

giỳp vic cp u, cỏc ng on, ban cỏn s ng trc thuc cp u
ban hnh trong mt nhim k. Nhim k cp u c tớnh t ngy
lin k sau ngy b mc i hi ng b ln ny n ht ngy b
10


mạc Đại hội đảng bộ lần kế tiếp. Số văn bản viết bằng chữ số Ả rập
(1, 2, 3....).
Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi
theo cùng loại văn bản của một trong số cơ quan tham gia ban hành
văn bản đó.
+) Ký hiệu văn bản: gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể
loại văn bản và tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản.
Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký
hiệu có dấu ngang nối (-), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan
trong ký hiệu có dấu gạch chéo (/).
Số và ký hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan
ban hành văn bản.
Ví dụ: Công văn của Văn phòng Trung ương Đảng.
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
VĂN PHÒNG
*
Số: 120-CV/VPTW
- Vị trí: được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành
vb, chữ in thường, cỡ chữ 14.
- Tác dụng: thuận lợi trong việc tìm kiếm, lưu trữ, đăng kí,
phân loại, thống kê,..văn bản.
 Chú ý: +)1 số vb đc thống nhất kí hiệu để tránh sự trùng lặp :
QĐ: quyết định và quy định; CT: chỉ thị; CTr:chương trình; TT:
thông tri; TTr: tờ trình)

+)Tiểu ban văn kiện của Đại hội tỉnh: Số 08-TB/TB; Hội
đồng văn kiện của Đại hội tỉnh: Số 08-TB/HĐ.
 Số và kí hiệu của vb của Đại hội Đảng bộ các cấp (đoàn chủ
tịch, đoàn thư kí, ban kiểm phiếu,..) đc đánh số lien tục từ số
01 cho tất cả các loại vb kể từ ngày khai mạc đến hết ngày
bế mạc Đại hội với số kí hiệu là: Số..-../ĐH
 Số và kí hiệu của vb của Ban chỉ đạo, Tiểu ban, Hội đồng,
Đoàn kiểm tra, Tổ công tác (đc thành lập bất thường) của
cấp ủy đc đánh số liên tục cho tất cả các loại vb của từng cơ
quan theo nhiệm kì cấp ủy; kí hiệu là tên viết tắt của các cơ
quan đó: TB, BCĐ, HĐ,..
 Thể loại quyết định, quy định khi ban hành độc lập cùng 1
cơ quan đc đánh số chung 1 hệ thống số và kí hiệu.
4.Địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành vb:
Địa điểm ban hành vb: là tên địa danh nơi cấp ủy, cơ quan, tổ
chức Đảng ban hành vb đóng trụ sở.
11


Văn bản của các cơ quan Đảng cấp Trung ương và của cấp tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn bản là
tên thành phố hoặc thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ
sở. Văn bản của các cơ quan Đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh và của cấp xã, phường, thị trấn thì địa điểm ban hành
văn bản là tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố, xã, phường,
thị trấn đó.
Những địa danh hành chính mang tên người, địa danh có 1 âm
tiết, theo số thứ tự,.. thì trước tên địa danh ghi them cấp hành chính:
TP, quận, huyện, phường,..
Ngày, tháng, năm ban hành vb: là ngày kí chính thức vb đó.Ngày

dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số không (0) đứng trước và
viết đầy đủ từ ngày..... tháng.... năm... không dùng dấu chấm (.),
hoặc dấu gạch nối (-), hoặc dấu gạch chéo (/), ... để thay thế các từ
ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản. Ví dụ: Bến Tre,
ngày 09 tháng 11 năm 2006
Vị trí: Trình bày ở trang đầu, bên phải, dưới tiêu đề vb, chữ in
thường nghiêng, cỡ chữ 14; giữa các từ địa điểm và ngày tháng năm
ban hành vb có dấu phẩy(,).
Tác dụng: địa điểm tạo điều kiện khi muốn liên hệ khi cần; ngày
tháng năm đảm bảo giá trị pháp lí về thời gian của vb, thuận lợi cho
việc phân loại, lập hồ sơ, tra tìm vb.
5.Tên loại vb và trích yếu nội dung của vb:
Khái niệm và vị trí:
+)tên loại vb là tên gọi của loại vb đó. Ví dụ:NGHỊ QUYẾT, CHỈ
THỊ, BÁO CÁO, KẾ HOẠCH,…Tên loại văn bản được trình bày
chính giữa bằng chữ in hoa đứng, đậm, kiểu chữ 16.
+)trích yếu nội dung vb là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác
nội dung, chủ đề của vb đó. Trong trích yếu nội dung của một số
loại văn bản có tên thì phần trích yếu nội dung văn bản được trình
bày dưới tên loại bằng chữ in thường, đứng, đậm, được đặt canh
giữa (cân đối ở giữa dòng) cỡ chữ từ 14; bên dưới trích yếu có
đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của
dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Ví dụ:
CHỈ THỊ
về việc tổ chức thực hiện Nghị quyết Hội nghị
Lần thứ tư Ban chấp hành Trung ương Đảng
( khoá VIII)
_____________
-

12


Ví dụ:
KẾT LUẬN
CỦA BAN THƯỜNG VỤ HUYỆN ỦY
về việc .
____________
Cách trình bày: cùng 1 thể loại vb mà cấp ủy hoặc Ban thường vụ
cấp ủy ban hành theo thẩm quyền thì trích yếu nội dung có thể ghi
tên tác giả của vb đó. Ví dụ:
ĐẢNG BỘ THÀNH ỦY HÀ NỘI
QUẬN ỦY CẦU GIẤY
KẾT LUẬN
CỦA BAN CHẤP HÀNH
V/v………….
 Riêng thể loại CÔNG VĂN thì trích yếu nội dung đc ghi

-

-

dưới số và kí hiệu, chữ in thường nghiêng, cỡ chữ 12.
Ví dụ:
ĐẢNG BỘ THÀNH ỦY HÀ NỘI
QUÂN ỦY CẦU GIẤY
*
Số 10-CV/QU
về việc….

Tác dụng: thể hiện tầm quan trọng của vb; giúp nơi nhận nhanh
chóng giải quyết công việc và hiểu nhanh, đúng nội dung vb cần giải
quyết.
6.Nội dung của vb:
Khái niệm: là phần thể hiện toàn bộ nội dung của vb 1 cách cụ
thể. Nội dung của vb phải phù hợp với thể thức của vb đó.
Tác dụng: là phần chính, quan trọng nhất, giúp người đọc hiểu nội
dung, mục tiêu và cái đích hướng đến của cơ quan ban hành vb.
Cách trình bày: được trình bày dưới phần tên loại vb và trích yếu
nội dùn, cỡ chữ in thường 14 hoặc 15.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
 Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
 Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù
hợp với quy định của pháp luật;
 Các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn
gọn, rõ ràng, chính xác;
 Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
 Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ
ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ
13


-

chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích
trong văn bản;
 Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với
những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có
thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải
được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

 Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
 Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên
loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày,
tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản (trừ trường hợp đối với Nghị quyết Đại hội Đảng các
cấp); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số,
ký hiệu của văn bản đó.
Bố cục của văn bản:
Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn
cứ để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần,
chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các
phần, mục, từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
 Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản,
điểm;
 Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy
định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương,
mục, điều, khoản, điểm;
 Chương trình, Kế hoạch: theo mục, khoản, điểm.
 Chỉ thị: theo khoản, điểm;
 Thông tri: theo mục, khoản, điểm.
 Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần,
mục, khoản, điểm.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào
từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn
văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng
hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn
(single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên.
Đối với những văn bản như Quyết định, Chương trình, Kế
hoạch có phần căn cứ để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống

dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết
thúc bằng dấu phẩy.
+) Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo chương,
mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:
14


- Phần, chương: từ "chương" và số thứ tự của chương được
trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ
chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng
chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của chương được đặt ngay dưới, canh
giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;
Ví dụ:
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
- Mục: từ "mục" và số thứ tự của mục được trình bày trên
một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu
chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả rập. Tiêu đề
của mục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm;
Ví dụ:
Mục 1
- Điều: từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình
bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn
(13-14), kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ảrập, sau số thứ tự có dấu chấm;
Ví dụ:
+ Trường hợp không có tiêu đề
Điều 1. Ban hành kèm ....
Điều 2. Các đồng chí có tên ...
+ Trường hợp có tiêu đề

Điều 5. Cấp ủy cấp triệu tập đại hội
------Điều 6. Đoàn chủ tịch đại hội
--------- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ảrập, tiếp theo là dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn
(13-14), kiểu chữ đứng;
Ví dụ:
1. Nói hoặc làm trái Cương lĩnh ...
2. Cung cấp những thông tin ...
- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái
tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ
in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng. Hoặc có thể gắn với số thứ tự mục để đánh số thứ tự điểm,
Số thứ tự điểm cách thứ tự mục bằng dấu chấm (.);
15


Ví dụ:
a) Đảng viên cùng công tác với người vào Đảng ...
Hoặc:
1. Quy trình kết nạp đảng viên
1.1. Xây dựng và thực hiện kế hoạch kết nạp đảng viên ...
1.2. Làm thủ tục kết nạp ...
+) Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các
phần, mục từ lớn đến nhỏ thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): từ "phần" và số thứ tự của phần được trình
bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã.
Tiêu đề của phần được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
Ví dụ:
Phần thứ I

CÔNG TÁC KIỂM TRA CỦA ĐẢNG
VÀ ỦY BAN KIỂM TRA CÁC CẤP
- Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu
chấm; tiêu đề của mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ảrập, sau đó có dấu chấm; số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có)
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần
lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
Ví dụ:
I. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC THÁNG 8/2006
1. Công tác xây dựng Đảng
--------2. Công tác lãnh đạo phát triển kinh tế - xã hội
--------II. ĐINH HƯỚNG CÔNG TÁC TRỌNG TÂM THÁNG
9/2006
--------------------- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ
cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc
đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần
lời văn (13-14), kiểu chữ đứng. Hoặc có thể gắn với số
thứ tự mục để đánh số thứ tự điểm, Số thứ tự điểm cách
thứ tự mục bằng dấu chấm (.);
7.Thể thức đề kí, chữ kí và dấu cơ quan ban hành vb:
16


a) Chữ ký, thể thức đề ký:
- Chữ ký được thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của
người ký đối với văn bản được ban hành. Văn bản phải ghi đúng,
đủ chức vụ và họ tên người ký. Người ký không dùng bút chì, bút
mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn bản chính thức.
- Trình bày: ở góc bên phải, dưới phần nội dung vb, chữ in

hoa, đậm, cỡ chữ 14; chức danh người kí cỡ chữ 14, in hoa
thường.
- Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo của Đảng (Đại
hội Đảng bộ), cấp uỷ), hoặc của uỷ ban kiểm tra và của các đảng
đoàn, ban cán sự đảng các cấp ghi thể thức đề ký là T/M (thay
mặt).
Ví dụ 1:
T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI
(chữ ký)
Nguyễn Văn H
T/M TỈNH ỦY
BÍ THƯ
( chữ ký)
Nguyễn Văn A
T/M BAN THƯỜNG VỤ
PHÓ BÍ THƯ THƯỜNG TRỰC
( chữ ký)
Nguyễn Văn B
Ví dụ 2:
Phó văn phòng nếu được uỷ quyền trực tiếp ký.
T/L CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ VĂN PHÒNG
(chữ ký)
Nguyễn Văn H
- Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của
người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh như
Bí thư, Phó Bí thư, Trưởng ban, Phó ban v.v.., không ghi lại tên
cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay
nhiều cơ quan, tổ chức ban hành;
- Chức vụ ghi trên văn bản của các tổ chức như Đoàn công tác, Hội

đồng của Đảng, Nhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là
chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Đoàn công tác
hoặc Hội đồng đó. Đối với những Đoàn công tác, Hội đồng không
được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức
17


danh của người ký văn bản trong Đoàn công tác hoặc Hội đồng.
Trường hợp Đoàn công tác hoặc Hội đồng được phép sử dụng con
dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo
trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới.
Ví dụ:
T/M ĐOÀN KIỂM TRA
TRƯỞNG ĐOÀN
( chữ ký)
Nguyễn Văn B
TRƯỞNG BAN TUYÊN GIÁO
Chú ý: Việc ghi họ tên người ký, phải ghi đầy đủ họ, tên
đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản: Đối với văn bản của
Đảng, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và
các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sự
nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường
hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị.
b) Dấu cơ quan ban hành.
- Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân,
thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn
bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3
đến 1/4 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy
định của Bộ Công an.
- Thể thức đề ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành được

trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản.
Nếu lien cơ quan ban hành vb thì đóng dấu vb được trình
bày ngang hang. Cơ quan chủ trì đc trình bày ở bên trái.
c) Chữ ký, thể thức đề ký và sử dụng dấu đối với văn bản
Đại hội và biên bản
- Văn bản của Đại hội:
+ Văn bản của Đại hội Đảng bộ hoặc Đoàn Chủ tịch Đại hội
Đảng bộ các cấp ban hành do Đoàn Chủ tịch phân công người ký.
+ Văn bản được đóng dấu Đoàn Chủ tịch Đại hội Đảng bộ.
Trường hợp không có dấu Đoàn Chủ tịch Đại hội thì dùng dấu
cấp uỷ để xác nhận chữ ký của người thay mặt Đoàn Chủ tịch Đại
hội ký.
- Biên bản:
+ Đại hội Đảng bộ, hội nghi cấp uỷ, Ban thường vụ cấp uỷ
các cấp, hội nghị văn phòng, các ban, đảng đoàn, ban cán sự đảng
các cấp và hội nghị cán bộ do cấp uỷ, các ban, đảng đoàn, ban cán

18


sự đảng triệu tập đều ghi biên bản chi tiết và làm bản kết luận của
hội nghị hoặc biên bản kết luận của hội nghị.
Biên bản chi tiết phải được người ghi biên bản ký và phải
được người lãnh đạo đoàn thư ký Đại hội, người lãnh đạo hội
nghị, thường trực cấp uỷ hoặc người lãnh đạo cơ quan đảng ký
xác nhận nội dung.
Bản kết luận hoặc biên bản kết luận của hội nghị phải được
người chủ trì hoặc tham gia chủ trì hội nghị ký xác nhận nội dung.
Chữ ký của người xác nhận nội dung biên bản được trình
bày ở góc phải, phía dưới của trang cuối biên bản.

Chữ ký của người ghi biên bản được trình bày ở góc trái,
phía dưới của trang cuối biên bản.
Ví dụ:
NGƯỜI GHI BIÊN BẢN
CHỦ TRÌ HỘI
NGHỊ
(ký)
(ký)
Hoàng Đình H
Trần Thu Th
+ Đóng dấu biên bản: Các biên bản sau khi hoàn chỉnh và có
chữ ký xác nhận nội dung đều được đóng dấu như mọi văn bản
khác. Dấu đóng trên biên bản là dấu của cơ quan tổ chức đại hội
hoặc hội nghị (dấu Đoàn chủ tịch Đại hội, cấp uỷ, cơ quan, tổ
chức đảng).
Đối với biên bản có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai
(các trang biên bản được xếp so le, đóng 1 lần để khuôn dấu thể
hiện ở các mép trang giấy liên tiếp nhau).
8.Nơi nhận văn bản:
Khái niệm: +)Nơi nhận văn bản là cá nhân hoặc cơ quan được
nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để báo cáo,
để biết, để theo dõi, để thi hành, để lãnh đạo thực hiện, v v... và để
lưu.
+)Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Đối với văn
bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ
quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi
cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được
ghi chung.
ví dụ:
- Các chi, đảng bộ thuộc huyện ủy;

- Các đồng chí huyện ủy viên;
- Bí thư các chi, đảng bộ trực thuộc huyện ủy.
19


Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ
"nơi nhận" và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân
nhận văn bản.
 Đối với vb có tên gọi, nơi nhân đc trình bày ở góc trái, dưới
phần nội dung, chữ in thường, cỡ chữ 14, có gạch chân và dấu
2 chấm (: ). Các nơi nhận ở dưới ghi chữ in thường, cỡ chữ 12;
mỗi nơi nhận, mục đích nhận là 1 dấu (-).


Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

- Phần thứ nhất bao gồm từ "kính gửi", "Đồng kính gửi"(nếu
có-dành cho các cơ quan chỉ cần biết, ko cần tham gia giải quyết
vấn đề trong nội dung vb) sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc
đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
Ví dụ:
Liên quan đến điểm số của sinh viên:
Kính gửi: -Ban Giám đốc
-Ban quản lí đào tạo
-Ban chủ nhiệm khoa…
Liên quan đến sự kiện, kế hoạch:
Đồng kính gửi:-…
-….
-…..
- Phần thứ hai bao gồm từ "nơi nhận", phía dưới là từ "như

trên", tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có
liên quan khác nhận công văn.
- Nơi nhận được trình bày tại hai vị trí:


Phần nơi nhận tại đầu văn bản (chỉ áp dụng đối với
công văn) được trình bày như sau:

20


+ Từ "kính gửi", "Đồng kính gửi" (nếu có) và tên các cơ
quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ
in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;
+ Sau từ "kính gửi", "Đồng kính gửi" (nếu có) có dấu hai
chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá
nhân thì từ "kính gửi", "Đồng kính gửi" (nếu có) và tên cơ quan,
tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường
hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên
thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ
chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có
gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có
dấu chấm.


Phần nơi nhận tại cuối văn bản (áp dụng chung đối với
công văn và các loại văn bản khác) được trình bày như
sau:

+ Từ "nơi nhận" được trình bày trên một dòng riêng, sau đó

có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ
nghiêng, đậm;
+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận
văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ
đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm
cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một
dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm
phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ "lưu" sau đó có dấu hai
chấm, tiếp theo là chữ viết tắt "VT" (văn thư cơ quan, tổ chức),
chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số
lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt
trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm.
-

Tác dụng: nơi nhận đc ghi đầy đủ, rõ rang sẽ giúp văn thư in,
đánh đủ số lượng vb cần phải gửi và kị thời; quản lí chặt chẽ và phát
hành; thông qua mục đích gửi vb, người nhận biết đc trách nhiệm
của học với vb đó.
*********************************

21


5. Trình bày đầy đủ các thành phần thể thức văn bản của Đảng và

thể hiện bằng sơ đồ hoá? (6 điểm)
Trả lời:
-Phần đầu như câu 4.
- Thành phần thể thức bổ sung:
Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tuỳ theo nội dung

và tính chất từng văn bản cụ thể, người ký văn bản có thể quyết
định bổ sung các thành phần thể thức sau đây:
1. Dấu chỉ mức độ mật.(là hình thức chỉ rõ t/c mật của vb)
Dấu chỉ mức độ mật có 3 mức: mật(C), tối mật(B) và tuyệt
mật(A).
Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được
trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản; giúp nhận biết mức độ
mật của vb để có ý thức bảo vệ bí mật nội dung vb trong suốt quá
trình soạn thảo, ban hành, quản lí và sử dụng vb đó.
2. Dấu chỉ mức độ khẩn(là hình thức chỉ rõ t/c khẩn
trương của vb)
Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức: khẩn, thượng khẩn và hoả
tốc hẹn giờ.
Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày ở dưới dấu chỉ mức độ
mật.
3. Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo tài liệu hội nghị
- Đối với văn bản cần phải chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử
dụng thì phải ghi hoặc đóng các dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng
trường hợp như: "THU HỒI", "XONG HỘI NGHỊ TRẢ LẠI",
"XEM XONG TRẢ LẠI", "KHÔNG PHỔ BIẾN", "LƯU HÀNH
NỘI BỘ". Các thành phần này được trình bày dưới địa điểm và
ngày tháng năm ban hành văn bản.
Văn bản nếu có quy định không được phổ biến trên các
phương tiện thông tin đại chúng thì ghi rõ "không đăng báo, đài"
ở phía dưới, chính giữa trang cuối cùng của văn bản.
- Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng lần dự
thảo. Chỉ dẫn về dự thảo gồm: tên cơ quan dự thảo, và "dự thảo
lần thứ, ..." được trình bày phía dưới số và ký hiệu.
- Văn bản của cơ quan khác được sử dụng tại hội nghị do
cấp uỷ triệu tập thì ghi chỉ dẫn "Tài liệu hội nghị... ngày...." được

trình bày phía dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn
bản.
- Ký hiệu chỉ người đánh máy, tên tệp văn bản và số lượng
bản phát hành được ghi tại lề trái chân trang đối với văn bản 1
22


trang, tại lề trái trên cùng từ trang thứ 2 đến trang cuối đối với văn
bản có nhiều trang.
- Tác dụng: các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, tài liệu hội
nghị giúp cho người xử lí vb biết giới hạn sử dụng vb đó, giúp cơ
quan phát hành thu hồi đủ các vb cần thu hồi. Dấu chỉ tài liệu hội
nghị giúp cán bộ văn thư, lưu trữ ..thuận tiện trong việc lập hồ sơ.
- Thành phẩn thể thức bản sao:
1. Các loại bản sao
Có ba loại bản sao:
- Sao nguyên văn bản chính: là bản sao nguyên văn từ bản
chính do cơ quan ban hành bản chính đó nhân sao và phát hành.
- Sao lục: là bản sao lại toàn văn văn bản của cơ quan khác
do cơ quan nhận văn bản được phép nhân sao và phát hành.
- Bản trích sao: là bản sao lại một phần nội dung từ bản
chính do cơ quan ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang
quản lý bản chính thực hiện.
2. Các hình thức sao
- Sao thông thường: là hình thức sao bằng cách viết lại hay
đánh máy lại nội dung cần sao.
- Sao photocopy: là hình thức sao chụp lại văn bản bằng
máy photocopy, máy fax hoặc các thiết bị chụp ảnh khác.
3. Thể thức bản sao và cách trình bày.
Để đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản

sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao và được trình bày
phía dưới đường phân cách với nội dung được sao như sau:
- Tên cơ quan sao văn bản trình bày ở trên cùng, góc trái,
dưới đường phân cách.
- Số và ký hiệu bản sao: các bản sao được đánh số chung
theo nhiệm kỳ, ký hiệu các loại bản sao được ghi là BS (bản sao).
Số và ký hiệu bản sao trình bày dưới tên cơ quan sao.
- Địa điểm, ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày trên
cùng, góc phải, dưới đường phân cách.
- Chỉ dẫn loại bản sao: Tuỳ thuộc vào loại bản sao để ghi
"Sao nguyên văn bản chính" hoặc "Sao lục", hoặc "Trích sao từ
bản chính số... ngày ... của..."
Chỉ dẫn loại bản sao được trình bày dưới địa điểm và ngày,
tháng, năm sao.
- Chữ ký, thể thức đề ký bản sao và dấu cơ quan sao được
trình bày dưới chỉ dẫn bản sao.

23


- Nơi nhận bản sao nếu cần có thể ghi rõ mục đích sao gửi
như: để thi hành, để phổ biến, vv... Nơi nhận bản sao được trình
bày dưới số và ký hiệu sao.
- Tác dụng: giúp cho cơ quan thực hiện quy trình sao đúng nguyên
tắc, thủ tục, đảm bảo đủ, đúng các thành phần thể thức bản sao nhằm
giữ nguyên giá trị vb và tạo điều kiện để quản lí chặt chẽ bản sao.
***************************
6. Trình bày các bước của quy trình soạn thảo văn bản công tác tư
tưởng? (6 điểm)
Trả lời:

Khái niệm:
Soạn thảo vb của Đảng về công tác tư tưởng là quá trình tổ chức
thu thập thông tin, xây dựng bản thảo, sủa chữa và hoàn chỉnh bản
dự thảo thành vb chính thức.
Công tác soạn thảo vb của Đảng về CTTT là 1 quá trình từ xác
lập vấn đề cần vb hóa, xác định thể loại vb cần sử dụng, phạm vi, đối
tượng, thời gian, hiệu lực của vb, thu thập và xử lí thông tin, xây
dựng bản thảo, cho đến sửa chữa, hoàn chỉnh bản dự thảo, trình
duyệt nội dung và kí ban hành.
Quy trình soạn thảo vb CTTT là những bước đi cần thiết đc sắp
xếp theo trình tự hợp lí trong quá trình soạn thảo 1 vb nhằm đạt được
yêu cầu về chất lượng và thời gianviệc xác lập rõ quy trình tổng
quát sẽ cho phép định hướng hợp lí ngay từ đầu các bước soạn thảo
1 vb CTTT cụ thể nào đó của từng cơ quan, tổ chức Đảng.
Các bước của quy trình soạn thảo vb CTTT:
Bước 1:Chuẩn bị
a) Xác định mục đích, yêu cầu viết vb: Điều này yêu cầu trả lời câu
hỏi: viết để làm gì, nhằm mục đích gì?Mục đích, yêu cầu của vb
đc xác định theo loại vb gửi lên cấp trên hoặc gửi xuống cấp dưới:
- VB gửi lên cấp trên:Thường là báo cáo về tình hình, về những
việc đã, đang và sẽ làm, báo cáo đột xuất, công văn xin ý kiến, tờ
trình, đề án,…
 Mục đích gửi: nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu
cầu của công việc lãnh đạo, quản lí, xjn ý kiến về chủ
trương hoặc đề nghị đc đáp ứng 1 yêu cầu nào đó của
đơn vị.
 Yêu cầu:
• Người soạn thảo vb ở cấp dưới phải hiểu rõ những yêu
cầu của lãnh đạo, của cấp trên, mục tiêu trước mắt-lâu
24

dài, thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan ban hành vb
để chủ động cung cấp thông tin kịp thời cho cấp trên.
• Vb phải phàn ánh 1 cách khách quan, trung thực như
vốn có trong thực tế, đồng thời có thể dự báo về tương
lai. Các ý kiến, đề nghị phải thích hợp với điều kiện và
khả năng, thẩm quyền của cấp trên.
- Văn bản gửi xuống cấp dưới: thường là nghị quyết, chỉ
thị, quyết định, thông tin, hướng dẫn, thông báo, công
văn kết luận,…..
 Mục đích gửi: Nhằm thông tin về tình hình chung,
về toàn bộ mục tiêu công tác của cấp ủy địa
phương, các CT, NQ mà cấp dưới phải thi hành.
Truyền đạt mệnh lệnh hoặc hướng dẫn giải thích 1
chủ trương, chính sách, nguyên tắc tổ chức, phương
pháp công tác giải quyết các yêu cầu khiếu nại, tố
cáo của đảng viên, của nhân dân.
 Yêu cầu:
• VB của cấp trên phải làm rõ mqh giữa nhiệm
vụ phải làm của cấp dưới với các mục đích
chung nhằm phát huy tính năng động, sáng
tạo, chủ động của cấp dưới
• Các mệnh lệnh của cấp trên phải đc khách
quan hóa
 Các vb ko nên cứng nhắc, ép cấp dưới mà cần phát huy tính
chủ động,.. trong quá trình thực hirenj các vb đó. Ngôn ngữ
trong các vb lãnh đạo, chỉ đạo cần có t/c trang trọng, khách
quan, chính xác, rõ ràng.
b) Xác định nội dung vb:Nội dung vb trả lời cho câu hỏi viết cái gì?,

hay là phác thảo tổng quát nội dung vb dự định ban hành.
Mục đích: Nhằm làm rõ vấn đề then chốt, cốt lõi quán xuyến từ
đầu đến cuối vb, tránh cho vb dài dòng hoặc mờ nhạt nội dung
chính, xây dựng phong cách làm việc KH, chủ động, có dịnh
hướng, có khuôn phép.
Yêu cầu: Nhằm làm rõ nội dung cốt lõi, xuyên suốt của vb. Xác
định vấn đề chính cần đề cập trong vb sẽ giúp cho việc xây dựng đề
cương chi tiết đc sát hơn nhất là với các vb lớn, phức tạp, đối tượng
rộng rãi.
c) Xác định đối tượng đọc vb:trả lời cho cầu hỏi viết cho ai đọc? ai
xem?
Mục đích: nhằm nâng cao chất lượng và tính khả thi của vb.
25