Bài thuyết trình đầy tính thuyết phục

Bài thuyết trình đầy
tính thuyết phục
(HocKynang.com) - ”Anh có thể trình bày rõ hơn cho chúng tôi
biết về công ty của mình không ?”. Đó là những lời mà bạn vừa
sợ vừa muốn nghe: một lời mời bạn đến thuyết trình cho một
thân chủ, một khách hàng hay một nhà tài trợ đầy tiềm năng.
Điều khẳng định chắc chắn ở đây rằng là bạn vừa vui mừng vì cơ
hội đến vừa lo lắng rằng mình sẽ làm hỏng cơ hội này.
Những buổi thuyết trình quan trọng thường khiến bạn lo lắng. Mặc
dù đó chỉ là một lời mời đi ăn trưa thân mật hay một cuộc họp với
đầy đủ nhân vật quan trọng của giới kinh doanh nhưng bạn biết rằng
mình phải nắm vững những gì định nói và nói như thế nào.


Tôi vẫn nhớ rõ một cuộc họp quan trọng trong những ngày tôi mới
bước vào giới kinh doanh. Tôi đã gửi một loạt thư đến danh sách
các khách hành tiềm năng và một người rất quan trọng trong số đó
đã mời tôi đi ăn trưa. Tôi đã đến sớm - một việc mà trước đây tôi
hiếm khi thực hiện rồi ngồi trong xe ô tô xem lại những ghi chú mà
tôi đã viết trên những tờ giấy nhắc việc. Tôi cũng kiểm tra lại đầu
tóc cũng như cách trang điểm của mình, sau đó tôi nhìn đồng hồ, rồi
lại nhìn lại những tờ giấy nhắc việc, xem lại đầu tóc và cách trang
điểm … cứ liên tục như vậy.

Tôi rất vui sướng vì hợp đồng đã được kí kết. Trên thực tế vị khách
hàng đó đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong những năm đầu khi tôi mới
chập chững bước vào công việc kinh doanh. Kể từ đó tôi đã thực
hiện hàng trăm cuộc thuyết trình và tôi đã học được một số kĩ năng
quan trọng sau đây :

• Tạo dựng mối quan hệ tốt : Để mọi chuyện diễn ra tốt đẹp nhất thì

điều quan trọng nhất chính là BẠN. Trong khi bạn tập trung vào bản
thuyết trình của mình thì mọi người cũng chăm chú phán đoán xem
bạn có phải là kiểu người mà họ có thể tin tưởng và cùng hợp tác
được không. Do đó hãy thoải mái một chút và gây dựng các mối
quan hệ cá nhân .

• Đề cập ngay đến những điểm quan trọng nhất của bài thuyết trình :
Ngay cả khi bạn không chuẩn bị sẵn sàng cho một cuộc thuyết trình
trang trọng, thì cũng đừng đi lạc chủ đề Hãy xác định rõ những điểm
quan trọng nhất và trình bày chúng. Bạn không hề muốn mình rời
cuộc họp và chỉ trích bản thân rằng mình đã quên một điểm quan
trọng có thể đem lại cơ hội cho mình chứ ?

• Chuẩn bị kĩ càng : Không chỉ chuẩn bị những gì bạn định trình bày
mà bạn còn phải hiểu thính giả muốn gì nữa . Tri thức là sức mạnh !

• Chuẩn bị chương trình diễn thuyết POWERPOINT nổi tiếng : Đặc


biệt đối với những buổi thuyết trình trang trọng thì tôi gợi ý bạn nên
sử dụng chương trình này . Nó khiến bạn làm chủ mình và nhắc bạn
đề cập đến những điểm quan trọng . Chuẩn bị chương trình
POWERPOINT là một thói quen tốt để vạch rõ những điểm mà bạn
muốn trình bày ngay cả khi bạn không hề kết thúc bản diễn thuyết
bằng cách chỉ sử dụng mỗi chương trình đó.

• Thực hành : Không những bạn phải thực hành bài diễn thuyết của
mình nhiều lần trước khi bạn trình bày nó trực tiếp mà ít nhất bạn

cũng phải vạch ra các viễn cảnh có thể xảy ra . Hãy sử dụng những
bài thuyết trình này như là cách để làm cho ngôn từ và khả năng
trình bày của bạn sắc bén hơn .

• Đừng cho rằng các thính giả đã biết gì đó về bài diễn thuyết của
bạn : Ngay cả khi bạn đã gửi cho mọi người bản thảo của bài thuyết
trình , thì một điều hầu như có thể chắc chắn là hầu như họ chưa đọc
nó hoặc là không hiểu rõ nó lắm . Tôi đã từng gửi cho một số khách


hàng tiềm năng của mình bản copy những quyển sách của tôi nhưng
một số người thậm chí đã rất ngạc nhiên khi tôi nói rằng tôi là tác
giả!

• Chuẩn bị sẵn các câu trả lời : Trước khi bạn đi diễn thuyết hãy đặt
ra càng nhiều câu hỏi có thể càng tốt và hãy chuẩn bị sẵn những câu
trả lời ngắn gọn súc tích cho chúng . Bằng cách này bạn sẽ không bị
bối rối và có thể trả lời “ Tôi rất vui khi ngài hỏi tôi vậy “ rồi trả lời
những câu trả lời đã chuẩn bị sẵn của mình .

• Biết những câu hỏi nào mà bạn sẽ không trả lời : Có những vấn đề
không nên đem ra thảo luận ngay trong cuộc họp dầu tiên hay những
chỗ đông người . Bạn cần có những câu trả lời đánh lạc hướng
những câu hỏi đó . Ví dụ như “ có thể là đó chưa phải là lúc thích
hợp để bàn luận về những vấn đề chuyên môn “. Cũng nên chuẩn bị
nhưng câu trả lời thích hợp như “ Có lẽ hơi sớm để bàn về vấn đề
này bởi vì tôi cũng chưa hoàn toàn nắm rõ về dự án này “


• Đưa ra những dự định tiếp theo : đừng quên trình bày rõ ràng về

những gì tiếp theo . Hoàn toàn có thể nói “ Vậy, bước tiếp theo là gì
? “ . Đừng mong chờ thính giả sẽ đề xuất bước tiếp theo bởi vì có
thể họ mong chờ bạn sẽ chỉ ra điều đó . Có thể bạn sẽ cần phải quyết
định một thời hạn chót để cho kết thúc chương trình .

Một số phương pháp cho bài thuyết trình

Nếu bạn có tài liệu thì cũng không nên đọc từ đó ra. Thính giả sẽ
không biết nên đọc theo bạn hay là nghe bạn đọc.

Đừng cho cả hai tay vào trong túi quá lâu, như thế trông bạn sẽ
không chuyên nghiệp. Bạn có thể đút một tay vào trong túi nhưng
phải đảm bảo sẽ không phát ra tiếng động gì tương tự như tiếng chìa
khoá leng keng. Điều này sẽ làm phân tâm các thính giả đang theo
giõi.


Đừng quay bút vì điều này trông giống như việc bạn đang vung
gươm chiến đấu với một con rồng vậy. Chỉ dùng bút khi thật cần
thiết và đặt bút xuống nếu không thính giả sẽ chú ý tới “thanh
gươm” này thay vì chú ý tới bạn.

Đừng dựa vào bục diễn thuyết quá lâu, thính giả sẽ bắt đầu đoán
xem khi nào thì bạn vấp ngã.

Hãy thuyết trình với thính giả chứ không phải là các thiết bị hỗ trợ
hình ảnh hoặc là nhìn lên trần nhà. Cũng đừng đứng giữa các thiết bị
hỗ trợ hình ảnh và khán giả.

Nói to, rõ ràng cho mọi người cùng nghe, đừng phát biểu với một

giọng đều đều. Hãy lên giọng khi cần thiết để nhấn mạnh những
điểm quan trọng.


Một điều bất lợi khi diễn thuyết đó là thính giả không thể biết khi
nào có dấu chấm câu, điều này rất dễ gây hiểu lầm. Cách tốt nhất để
khắc phục vấn đề này là tạm dừng khi cần thiết.

Sử dụng phông nền màu cho các hình minh hoạ và phim đèn chiếu
(ví dụ như màu vàng) vì đèn sáng quá có thể làm chói mắt thính giả
và rất dễ gây cảm giác mỏi mắt. Nếu hình minh hoạ của bạn trong
suốt, bạn nên đặt một tờ giấy màu vàng ở dưới. Đối với phim máy
đèn chiếu, hãy dùng một chiếc kẹp cao su cố định tờ giấy bóng kính
màu với bề mặt kính.

Nhớ tên từng thính giả càng nhanh càng tốt. Để tạo không khí nên
gọi thính giả bằng họ hoặc gọi là: quí bà, quí ông, quí cô...

Nói cho thính giả biết tên mà bạn muốn được gọi.

Chú ý lắng nghe ý kiến và nhận xét. Sử dụng phương pháp tư duy


phiến diện (tiếp thu ý kiến có lợi hơn là bác bỏ) thính giả sẽ thấy ý
tưởng, ý kiến, nhận xét của họ là rất có ích.

Khi thuyết trình bạn nên đi quanh phòng. Điều này sẽ tạo cảm giác
thân thiện giữa bạn và thính giả.

Lên danh sách và thảo luận về những vấn đề chính ngay từ đầu bài

thuyết trình để thính giả có thể đánh giá xem bài thuyết trình của
bạn đáp ứng được yêu cầu của họ như thế nào. Thảo luận về một số
vấn đề khó khăn mà cả họ và bạn cùng gặp phải. Cho họ biết những
gì họ có thể hy vọng ở bạn và bạn sẽ hoàn tất công việc như thế nào.

Thay đổi các phương pháp (diễn thuyết, thảo luận, tranh luận, chiếu
phim, sử dụng phim đèn chiếu, sách tham khảo...)

Chuẩn bị bài thuyết trình trước khi thính giả đến và là người ra
về cuối cùng.


Chuẩn bị để có thể chuyển phương án mới trong trường hợp bài diễn
thuyết của bạn gặp trục trặc. Cần phải tự tin vào những gì bạn đã
chuẩn bị để gây được sự chú ý, quan tâm của thính gi, không phải
chỉ là phác thảo bài thuyết trình mà cần xác định rõ cách thức tiến
hành. Vận dụng kinh nghiệm và kiến thức để liên kết các vấn đề với
nhau.

Đừng trình bày quá 7 chủ đề trong một trang hoặc bảy từ trong một
dòng (quy tắc 77). Nên sử dụng các màu sáng rõ, hình minh hoạ
cũng cần phải rõ ràng.

Cân nhắc thời gian thích hợp trong ngày và thời lượng buổi diễn
thuyết, bởi yếu tố này cũng ảnh hưởng nhiều tới thính giả. Đối với
các diễn giả chuyên nghiệp thời điểm sau bữa trưa được coi là thời
điểm bất lợi nhất. Thính giả dường như muốn ngủ trưa hơn là nghe
diễn thuyết.

Hầu hết mọi người đều thấy rằng dù họ đã chuẩn bị sẵn thì bài diễn
thuyết vẫn dài hơn 25% so với dự định.Việc sử dụng các tập giấy
lớn để trên bàn và các dụng cụ hỗ trợ hình ảnh cũng gây mất thời
gian. Hãy nhớ rằng: kết thúc bài diễn thuyết sớm hơn dự định bao
giờ cũng tốt hơn là việc vượt quá thời gian cho phép.

Một số phương pháp để vượt qua nỗi sợ hãi khi diễn thuyết
trước đám đông

Nếu như có ai đó hỏi bạn danh sách những việc mà bạn sợ nhất
trong cuộc sống , tôi dám nói rằng việc sợ đứng phát biểu trước
công chúng sẽ đứng đầu tiên hay gần vị trí này nhất trong danh sách
của bạn. Theo các số liệu thống kê, nỗi sợ này còn đứng trên cả nỗi
lo sợ về rủi ro tài chính, sợ nhện và rắn. Theo từ điền thì “lo sợ” là:
“cảm giác hoảng hốt hay khiếp sợ gây ra do nguy hiểm, bệnh tật hay
các thảm hoạ”.


Lo sợ là cảm xúc tự nhiên mà tất cả chúng ta đã từng trải qua để
cảnh báo bản thân trước những mối nguy hiểm. Nếu thiếu chúng,
hầu như chác chắn rằng chúng ta không thể tồn tại được .Tuy nhiên
lo lắng một cách vô lí lại là một cảm xúc mang tính tiêu cực và tự
chuốc lấy thất bại cho bản thân vì nó sẽ ngăn cản chúng ta trong
việc đạt đến tiềm năng tối đa của mình.

Để giảm thiểu tối đa nỗi lo lắng và giải quyết các khó khăn,việc
quan trọng là phải xác định rõ nguyên nhân. Các khách hàng của tôi
đã cho rằng những nỗi lo sợ chủ yếu của họ là:

1. Sợ gây ra sai lầm : Ai cũng có thể mắc sai lầm nhưng vấn đề quan

trọng ở đây là bạn giải quyết sai lầm như thế nào. Nếu như đó chỉ là
một sai lầm nhỏ, bạn hãy lờ nó đi và tiếp tục diễn thuyết.Thính giả
sẽ không chú đến nó trừ khi bạn hiển nhiên thể hiện phản ứng với nó
bằng lời nói. Nếu như đó là sai lầm mà bạn không thể cho qua được,


cũng đừng xin lỗi.Hãy thừa nhận nó và nếu có thể, hãy nhìn nhận nó
dưới khiá cạnh hài hước.Thính giả sẽ đánh giá cao việc bạn giải
quyết nó một cách thoải mái.

2. Cảm thấy tẻ nhạt: Nếu bạn nghĩ là mình tẻ nhạt, bạn sẽ trở nên
như vậy. Hãy nắm rõ và kĩ lưỡng chủ đề của bạn, phát biểu với sự
nhiệt thành nhất. Hãy chân thành và chứng tỏ cho khán giả biết bạn
đang rất hạnh phúc. Sử dụng các biến tố, cụm từ , trọng âm từ hay
các đoạn tạm dừng để nhấn mạnh sác thái và tầm quan trọng của
những gì bạn đang nói. Nếu bạn tỏ ra thú vị bạn sẽ không thấy mình
tẻ nhạt.

3. Vô cảm hoặc hay quên: Tránh việc học thuộc lòng bài diễn
thuyết. Nếu như bạn quá bồn chồn lo lắng, bạn sẽ hay quên. Việc
ghi nhớ phần mở đầu của bài diễn thuyết sẽ giúp bạn ổn định và
vượt qua sự hồi hộp trong những phút đầu. Đồng thời, việc ghi nhớ
phần kết thúc sẽ khiến bạn có thể kết thúc cùng với tiếp xúc trực


tiếp bằng mắt. Nếu như bạn có sử dụng các ghi chép, ghi chú hãy sử
dụng các font chữ lớn với khoảng cách rộng để dễ đọc.Tránh việc
lúc nào cũng dính chặt với bản thảo của bạn bằng cách thường
xuyên có tiếp xúc mắt với thính giả bởi vì họ muốn nhìn thấy sự
biểu lộ trong mắt cũng như trên khuôn mặt bạn.

4. Chuẩn bị bản thân kĩ lưỡng: Bạn càng nắm chắc chủ đề của mình
bao nhiêu, bạn càng ít bị stress và kiểm soát nỗi lo sợ của mình dễ
dàng bấy nhiêu. Sẽ rất khó để giao tiếp hiệu quả khi bạn đang lo sợ,
hồi hộp hay stress. Hãy hình dung bạn đang diễn thuyết như một
nhà chuyên nghiệp, gạt bỏ mọi suy nghĩ tiêu cực và thay vào đó là
những suy nghĩ tích cực.

5. Thực hành : Không có biện pháp thay thế nào khác ngoài việc
thực hành, có thể nó không khiến bạn hoàn hảo hơn nhưng chắc
chắn nó sẽ khiến bạn thư giãn và dễ chịu hơn. Sử dụng đài ghi âm
hay camera để làm quen với giọng nói, phong cách và ngôn ngữ cơ


thể của mình hơn. Mời bạn bè, gia đình lắng nghe thử cho bạn và
hỏi họ lời nhận xét cũng như các lời khuyên.

6. Thư giãn và luôn là chính bạn: Trứơc khi bắt đầu diễn thuyết,
việc hít sâu vài lần sẽ giúp bạn cảm thấy dễ chịu hơn. Trao đổi với
thính giả chứ không phải một mình bạn nói. Hãy sôi nổi trong việc
phát biểu và sử dụng văn phong đàm thoại thoải mái để thể hiện tính
cách của bạn. Cũng đừng quá lo ngại khi có một số thời điểm mọi
thứ rơi vào im lặng.

7. Sử dụng khiếu hài hước : Hài hước ngay từ lúc mở đầu sẽ khiến
bạn thoải mái và khiến thính giả đựơc khởi động. Bất cứ lúc nào có
thể, hãy làm phong phú bài diễn thuyết của bạn bằng cách kể những
câu chuyện hay sự kiện hài hước thích hợp nhay cả khi đề tài của
bạn cực kì nghiêm túc. Điều này sẽ thiết lập nên một mối liên hệ với
thính giả.

Nỗi lo sợ có thể sẽ khiến bạn lo lắng nhưng lo lắng không khiến bạn
sợ hãi được. Mặc dù nỗi lo sợ rất khó thay đổi nhưng khi lo lắng
được chuyển thành năng lượng thì nó có thể là một sức mạnh tích
cực mang đến sự nhiệt tình và sinh khí cho bài diễn văn của bạn. Tất
cả mọi người đều có thể dựa vào năng lượng sinh ra do lo lắng của
mình để tăng cường hoạt động của họ và bạn cũng có thể làm như
vậy. Hãy điều khiển nỗi sợ hãi của bạn chứ đừng để chúng điều
khiển bạn.

Mục tiêu của bạn là cảm thấy thoải mái khi diễn thuyết trứơc đám
đông, hãy tận dụng mọi cơ hội để trình bày trước đám đông nhiều
nhất có thể bởi vì nó không hề đáng sợ như bạn nghĩ thậm chí trái
lại nó còn rất thú vị !
(HocKynang.com)