Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty TNHH đầu tư và phát triển y tế INMED
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (653.36 KB, 61 trang )
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
CHUYÊN ĐỀ
THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
Đề tài: Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty TNHH Đầu
tư và phát triển y tế- INMED
Họ và tên sinh viên: Bùi Thanh Lan
MSSV: 12131144
Lớp: Kế toán .01
Khóa: 25B-VB2 CQ
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS Trần Quý Liên
Hà Nội, năm 2016
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
MỤC LỤC
Trang
MỤC LỤC............................................................................................................................................i
LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................................................i
DANH MỤC BẢNG BIỂU....................................................................................................................iv
DANH MỤC SƠ ĐỒ.............................................................................................................................v
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY
TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN Y TẾ- INMED.....................................................................................1
1.1.Đặc điểm khách hàng tại công ty TNHH Đầu tư và phát triển y tế- INMED.............................1
1.2.Đặc điểm thanh toán với khách hàng của công ty TNHH Đầu tư và phát triển y tế- INMED....5
Vai trò của thanh toán với người mua trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp................5
1.3.Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng của công ty TNHH Đầu tư và phát triển y tếINMED...........................................................................................................................................9
........................................................................................................................................................14
........................................................................................................................................................15
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY INMED.............16
2.1. Thủ tục chứng từ................................................................................................................16
2.2. Kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng tại Công ty INMED..........................................24
2.2. Kế toán tổng hợp thanh toán với khách hàng tại công ty INMED:......................................27
Cách hạch toán một số nghiệp vụ đặc biệt trong thanh toán với khách hàng:................................35
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ
PHÁT TRIỂN Y TẾ- INMED.................................................................................................................40
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng tại Công ty và phương
hướng hoàn thiện........................................................................................................................40
3.1.1. Ưu điểm.........................................................................................................................40
3.1.2. Nhược điểm...................................................................................................................41
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện............................................................................................43
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH đầu tư và
phát triển y tế INMED. ................................................................................................................44
KẾT LUẬN.........................................................................................................................................51
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................................52
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
i
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
LỜI MỞ ĐẦU
Hệ thống kế toán nói chung và đặc biệt là kế toán tài chính nói riêng là
một bộ phận không thể thiếu trong quá trình vận hành hoạt động của doanh
nghiệp. Bộ máy kế toán chính là công cụ phản ánh mọi hoạt động trong doanh
nghiệp, khi bộ máy này làm việc tốt nó không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt
động của doanh nghiệp mà còn góp phần rất lớn vào ngân sách Nhà nước.
Trong doanh nghiệp hàng ngày diễn ra vô số các hoạt động khác nhau, tuy
nhiên việc trao đổi buôn bán lưu thông hàng hóa được coi là một trong những
vấn đề cốt lõi quyết định sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là với các
doanh nghiệp thương mại. Theo đó, các hoạt động mua, bán hàng hóa cũng
thường xuyên diễn ra và từ đây các nghiệp vụ thanh toán giữa người mua và
người bán cũng không ngừng phát sinh. Nhà quản lý ngoài việc quan tâm đến
lợi nhuận, chi phí, doanh thu, họ còn phải chú trọng giải quyết các vấn đề nảy
sinh đến các hoạt động thanh toán.
Trên thực tế do các đối tượng tương đối đa dạng mà các nghiệp vụ
thanh toán cũng được chia thành nhiều loại khác nhau như nghiệp vụ thanh
toán với người mua, người bán, nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước, thanh
toán nội bộ, tạm ứng, kí cược, kí quỹ, v..v Trong đó, nghiệp vụ thanh toán
với người mua được đánh giá là có một vị trí quan trọng hơn cả. Đây là
nghiệp vụ chiếm phần lớn trong các quan hệ thanh toán của các doanh nghiệp
thương mại. Quản lý tốt các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng sẽ có tác
động không nhỏ đến tài chính của doanh nghiệp đồng thời giúp cho các nhà
lãnh đạo doanh nghiệp kịp thời nắm bắt được những thông tin có giá trị làm
cơ sở đưa ra các quyết định chính xác.
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
i
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
Ngoài ra, các thông tin này còn vô cùng hữu ích đối với các đối tượng
bên ngoài doanh nghiệp, giúp cho các đối tượng này có thêm lòng tin vào tình
hình tài chính của doanh nghiệp từ đó họ có thêm cơ sở đưa ra các quyết định
đầu tư.
Vì những lý do như đã trình bày ở trên nên em quyết định chọn đề tài
“Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty TNHH Đầu tư và
phát triển y tế- INMED” để nhằm phân tích và hiểu rõ thực trạng kế toán tại
công ty cũng như góp ý nhận xét nhằm hoàn thiện các vấn đề còn tồn tại trong
quá trình vận hành bộ máy kế toán tại mảng đề tài này.
Đề tài bao gồm 3 chương:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng tại công
ty TNHH Đầu tư và phát triển y tế- INMED.
Chương 2: Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại công ty TNHH
Đầu tư và phát triển y tế- INMED.
Chương 3: Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty TNHH
Đầu tư và phát triển y tế- INMED.
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
ii
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
Diễn giải
BTC
Bộ tài chính
CP
Cổ phần
DP
Dự phòng
GTGT
Giá trị gia tăng
HĐ
Hóa đơn
HH
KH
MST
TBYT
Hàng hóa
Khách hàng
Mã số thuế
Thiết bị y tế
TGBQ
Tỷ giá bình quân
TK
Tài khoản
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
TSNH
TT
TT
TW
Tài sản ngắn hạn
Thanh toán
Thông tư
Trung ương
VNĐ
Việt Nam đồng
VTYT
Vật tư y tế
XNK
Xuất nhập khẩu
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
iii
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Trang
Bảng 1.1: Trích mẫu báo cáo tình hình nợ theo thời hạn và khách hàng.........................................11
Bảng 1.2: Các tỷ suất về thanh toán qua 2 năm 2014 và 2015........................................................13
Bảng 2.3: Mẫu hóa đơn GTGT bán hàng hóa...................................................................................22
Bảng 2.4: Mẫu phiếu thu khách hàng CP Dược phẩm Hải Phòng....................................................22
Bảng 2.5: Hóa đơn GTGT bán hàng hóa cho công ty Hải Hoàng......................................................24
Bảng 2.6: Sổ chi tiết tài khoản 131 của Công ty CP Dược phẩm Hải Phòng.....................................25
Bảng 2.7: Sổ chi tiết tài khoản 131 chi tiết đơn vị cty TNHH XNK TBYT Hải Hoàng tháng 01/2015..26
Bảng 2.8: Trích bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng tháng 01 năm 2015............................27
Bảng 2.9 Trích sổ nhật ký chung quý 1 năm 2015............................................................................31
Bảng 2.10 Trích mẫu Sổ cái tài khoản 131 tại quý 1 năm 2015........................................................32
Bảng 2.11: Bảng số liệu số nợ các khách hàng vào cuối năm 2015..................................................34
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
iv
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Trang
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
v
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN
VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT
TRIỂN Y TẾ- INMED
1.1.
Đặc điểm khách hàng tại công ty TNHH Đầu tư và phát triển y tế-
INMED.
Công ty TNHH Đầu tư và phát triển y tế- INMED hoạt động chủ yếu trong
lĩnh vực kinh doanh thương mại các loại dược phẩm, dụng cụ y tế, các dịch
vụ liên quan đến các ngành y tế… Do đó, hoạt động thanh toán là hoạt động
diễn ra thường xuyên, trong đó, hoạt động thanh toán với khách hàng và nhà
cung cấp chiếm tỷ trọng và quy mô lớn, ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động
kinh. Hoạt động này quyết định đến tình hình tài chính của công ty.
Về đối tượng thanh toán, công ty TNHH Đầu tư và phát triển y tế- INMED
doanh nghiệp hạch toán độc lập, hoạt động ở thị trường dược phẩm, kinh
doanh rất nhiểu chủng loại với các mức giá hết sức cạnh tranh. Cũng như hầu
hết các doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm, khách hàng của công ty chủ yếu
là các doanh nghiệp, những người bán sỉ, bán lẻ, có số lượng người mua rất
lớn khoảng hơn 200 khách hàng. Theo tính chất hoạt động có thể chia khách
hàng làm một số nhóm chủ yếu sau:
- Các doanh nghiệp Nhà nước như Xí nghiệp Dược phẩm TW 1, Công ty
Dược liệu TW 1, công ty dược phẩm Thanh Hóa, công ty dược vật tư y tế
Thái Bình, công ty dược vật tư Tuyên Quang,v.v…Nhu cầu về thuốc của đối
tượng này chủ yếu là các mặt hàng sản xuất trong nước nằm trong danh mục
thuốc thiết yếu. Đây là những đơn vị kinh doanh có uy tín trên thị trường với
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
1
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
mạng lưới tiêu thụ rộng khắp gồm hệ thống các đại lý, hiệu thuốc và các cửa
hàng giới thiệu sản phẩm. Vì thế nhu cầu hàng hóa là rất lớn.
- Các bệnh viện trung ương và một số bệnh viện tuyến tỉnh thành như: Bệnh
viện Bạch Mai, Viện Lao và bệnh phổi TW, Bệnh viện Quân y 103, Bệnh
viện E, Bệnh viện Việt Đức, Bệnh viện Thanh nhàn, Bệnh viện Việt Nam
CuBa, Bệnh viện Đống Đa, Bệnh viện Đa khoa Đức Giang, Bệnh viện Mắt
TW, Bệnh viện tỉnh Nam Định, Bệnh viện Việt Tiệp (Hải Phòng), BV tỉnh
Phú Thọ, Bệnh viện nhi TW. Tuy nhiên, thị phần này hiện đang phải cạnh
tranh khốc liệt, bởi sản phẩm của công ty phải cạnh tranh với nhiều sản phẩm
của các hãng nổi tiếng của nước ngoài do nhu cầu điều trị đòi hỏi lượng cung
đa dạng cả về số lượng và chủng loại các biệt dược mới, mà các mặt hàng này
lại là thế mạnh của các hãng sản xuất của nước ngoài.
- Các công ty trách nhiệm hữu hạn, các nhà thuốc tư nhân, các công ty cổ
phần như công ty TNHH Dược phẩm Việt Anh, công ty TNHH dược phẩm
Ba Đình v..v…Đây là những khách hàng khá mới của công ty - số lượng ngày
càng tăng thuộc nhóm khách hàng mục tiêu nhưng cũng là những đối thủ cạnh
tranh đáng gờm vì tính linh hoạt cả về chiến lược kinh doanh và giá cả.
Từ những đặc điểm trên công ty đã xây dựng quy trình hợp lý giúp các
sản phẩm có thể tiếp cận đến tay khách hàng được thuận lợi và dễ dàng nhất,
từ đó cũng góp phần giúp khách hàng có thể thanh toán thuận tiện và nhanh
chóng nhất, cụ thể như sau:
a) Quy trình phân phối trực tiếp từ công ty đến khách hàng:
Khách hàng của công ty không chỉ là những bệnh viện, những công ty
dược phẩm, những nhà thuốc, quầy thuốc ở khu vực trong nội thành Hà Nội,
nơi trụ sở công ty toạ lạc mà còn rất nhiều từ các tỉnh miền Bắc thậm chí cả
miền Trung và miền Nam. Do đó việc có một quy trình đảm bảo nhanh, gọn
đồng thời đảm bảo phân phối rộng khắp là rất cần thiết. Dù khách hàng ở xa
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
2
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
hay gần thì quy trình mua bán hàng hoá của công ty có thể tóm gọn qua sơ đồ
sau đây:
Giám đốc
Nhà cung cấp
Khách hàng
Phòng kinh doanh
BP kế toán bán
hàng
Bộ phận kho
Hàng hoá
Sơ đồ 1.1: Quy trình phân phối trực tiếp sản phẩm từ công ty đến khách hàng.
Quy trình thực hiện việc mua bán hàng hoá (ở đây là thuốc) diễn ra khép
kín. Sau khi khách hàng ký kết hợp đồng mua bán thuốc, với những thoả
thuận được 2 bên cùng chấp nhận, giám đốc hoặc phòng kinh doanh sẽ tiếp
nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Giám đốc sẽ trao đổi mọi thông tin với
phòng kinh doanh và ngược lại nếu có bất kỳ vấn đề gì phòng kinh doanh sẽ
báo cáo lại với giám đốc. Thông tin luôn luôn diễn ra theo 2 chiều, đảm bảo
không có gì khúc mắc. Từ yêu cầu khách hàng, phòng kinh doanh sẽ trao đổi
với bộ phận kho về lượng hàng hóa tồn kho. Nếu không đủ với đơn đặt hàng,
phòng kinh doanh sẽ đặt hàng với nhà cung cấp và mua hàng nhập kho hoặc
chuyển luôn cho khách hàng. Số lượng, tên thuốc khách hàng cần sau đó sẽ đc
phòng kinh doanh chuyển xuống bộ phận kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng
tập hợp các đơn đặt hàng do phòng kinh doanh chuyển xuống, có thắc mắc
trao đổi lại với phòng này, sau đó sẽ viết phiếu xuất kho chuyển cho kế toán
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
3
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
bán hàng trên máy xuất hoá đơn. Hoá đơn này được đưa xuống bộ phận kho.
Bộ phận kho xuất kho hàng hoá sau khi đã có và không vướng mắc gì về hoá
đơn. Hàng hoá sau đó được chuyển đến tay khách hàng. Đối với khách hàng ở
xa thì công ty có đội xe gồm 6 chiếc xe chở hàng đưa đến tận nơi. Đến đây
kết thúc một quy trình mua, bán hàng. Việc thanh toán với khách hàng và nhà
cung cấp sẽ do thủ quỹ phụ trách.
Có thể thấy rằng quy trình này diễn ra khá hoàn hảo. Có được sự trao đổi
thông tin giữa tất cả các bộ phận có liên quan. Giám đốc nắm vai trò điều
hành và giám sát. Việc đáp ứng yêu cầu khách hàng, phục vụ nhanh chóng,
kịp thời kể cả các khách hàng ở tỉnh xa đã khiến công ty chiếm được thiện
cảm, lòng tin của khách hàng. Chính vì vậy, tình hình kinh doanh của công ty
không ngừng phát triển. Mạng lưới phân phối ngày càng rộng. Khách hàng
đến với công ty ngày càng nhiều hơn. Tuy nhiên, có thể thấy rằng quy trình
này qua nhiều khâu trung gian, sẽ mất thời gian và chi phí nhiều hơn. Đặc biệt
sẽ chậm tiến độ nếu khách hàng ở xa cần hàng ngay. Do đó công ty cần tìm
biện pháp hợp lý điều chỉnh cho phù hợp.
b) Quy trình phân phối qua hệ thống cửa hàng, quầy thuốc:
Công ty hiện có những cửa hàng thuốc, quầy thuốc phân phối đến người
tiêu dùng theo mô hình sau:
Công ty
Cửa
hàng,
quầy
thuốc
Khách hàng/người tiêu dùng
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
4
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
Sơ đồ 1.2: Quy trình phân phối sản phẩm qua hệ thống cửa hàng, quầy thuốc.
Công ty sẽ gửi thuốc cho các cửa hàng, quầy thuốc treo biển công ty.
Đây có thể gọi như là đại lý cấp 1 cho công ty. Các đại lý này sẽ được hưởng
chiết khấu, giá ưu đãi hơn. Hàng tháng sẽ khoán cho các đại lý này bán 1
lượng hàng nhất định. Tiền bán hàng thu được sẽ nộp cho công ty theo giá
như trên. lãi các cửa hàng, quầy thuốc sẽ được hưởng. Đây là một kênh phân
phối có thể tiếp cận dễ dàng với những khách hàng nhỏ, lẻ. Tuy nhiên, do qua
khâu trung gian nên giá cả có thể cao hơn và công tác kế toán phức tạp hơn.
1.2.
Đặc điểm thanh toán với khách hàng của công ty TNHH Đầu tư và
phát triển y tế- INMED.
• Vai trò của thanh toán với người mua trong hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp
Đối với tất cả các doanh nghiệp mà nhất là các doanh nghiệp kinh doanh
thương mại thì quan hệ thanh toán với người mua luôn giữ một vị trí hết sức
quan trọng. Nghiệp vụ thanh toán phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hoá
cho khách hàng và kết thúc một chu trình kinh doanh.
Quan hệ thanh toán với người mua thực chất là việc doanh nghiệp phải
đảm bảo làm sao giữ được khách hàng nhưng cũng đồng thời tránh để cho
khách hàng chiếm dụng vốn không đảm bảo nguồn vốn quay vòng trong kinh
doanh, giảm hiệu quả sử dụng vốn.
Nhìn chung quan hệ thanh toán với người mua có ảnh hưởng trọng yếu
đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Quản lý tốt quan hệ thanh toán này
sẽ giúp tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn ổn định và lành mạnh.
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
5
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
• Về phương thức thanh toán áp dụng tại công ty: Một trong những yếu
tố góp phần làm nên uy tín của công ty trên thị trường chính là chính sách
thanh toán mềm dẻo, linh hoạt được áp dụng đối với đối tác của mình. Nếu
căn cứ theo công cụ thanh toán, các hình thức thanh toán được thực hiện tại
công ty đối với đối tác trong nước là thanh toán dùng tiền mặt, bao gồm thanh
toán bằng tiền mặt VNĐ, thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ, thanh toán bằng
hối phiếu ngân hàng v.v… và thanh toán không dùng tiền mặt mà phổ biến là
hình thức chuyển tiền thông qua ngân hàng.
Đối với các đối tác nước ngoài, các phương thức thanh toán chủ yếu là
thanh toán nhờ thu, thanh toán bằng tín dụng thư, phương thức chuyển tiền…
Cụ thể hiện tại INMED đang thực hiện hai phương thức thanh toán sau:
a.
Thanh toán dùng tiền mặt :
Đây là hình thức thanh toán mà bên mua xuất tiền mặt khỏi quỹ để
thanh toán trực tiếp cho nên bán khi nhận được hàng hóa, dịch vụ. Hình thức
thanh toán này bao gồm :
-
Thanh toán bằng tiền Việt Nam đồng.
-
Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ.
-
Thanh toán bằng các loại giấy tờ có giá trị tương đương tiền.
-
Thanh toán bằng vàng bạc, đá quý…
b. Thanh toán không dùng tiền mặt :
-
Thanh toán bằng séc : Séc là một loại chứng từ thanh toán do ngân
hàng phát hành cho một số khách hàng có số tiền gửi tại ngân hàng của mình,
yêu cầu trích tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên
séc. Séc thanh toán bao gồm : Séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức.
-
Thanh toán bằng chuyển tiền : Là hình thức thanh toán đơn giản nhất,
trong đó bên mua yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất
định cho bên bán ở một thời điểm nhất định trong một thời gian nhất định
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
6
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
-
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
Thanh toán bù trừ : Là hình thức thanh toán mà khi hai bên có quan hệ
mua hàng hoá, cung ứng dịch vụ với vai trò vừa là người mua vừa là người
bán.Hình thức thanh toán này phải dựa trên cơ sở thoả thuận , thống nhất giữa
hai bên và có biên bản đối chiếu công nợ theo dõi
-
Thanh toán ủy nhiệm thu (chi): Là hình thức thanh toán thường được
các doanh nghiệp sử dụng đối với các đối tượng có quan hệ mua bán với
doanh nghiệp từ trước và trong cùng một Quốc gia, đây là phương thức thanh
toán có thủ tục đơn giản và tiện lợi cho doanh nghiệp. Theo hình thức này thì
chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu (chi) hộ với một đối tượng nào đó
do doanh nghiệp chỉ định có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc khác ngân
hàng.
Chứng từ thanh toán xuất hiện trong phương thức này gồm có: Ủy nhiệm
thu (chi), Giấy báo Có (Nợ).
Ngoài ra thanh toán không dùng tiền mặt còn có hình thức : thanh toán bằng
thư tín dụng (Letter of Credit - L/C) , thanh toán nhờ thu ...
*/ Căn cứ vào thời hạn thanh toán thì các nghiệp vụ thanh toán với khách
hàng và nhà cung cấp được chia làm ba loại như sau :
-
Thanh toán trả trước : Với hình thức thanh toán này, người mua thanh
toán tiền hàng trước khi nghiệp vụ mua – bán hàng thực sự diễn ra. Người bán
sẽ được đảm bảo về mặt tín dụng và khả nằng thanh toán của người mua, còn
người mua chịu rủi ro hơn hơn khi mà phải trả tiền mà chưa nhận được hàng,
bù lại thường hay được nhận ưu đãi về gía mua. Trường hợp thường xảy ra
khi nguồn hàng khan hiếm, người mua buộc phải trả trước số tiền mua hàng
để dành được quyền mua.
-
Thanh toán trả ngay: Với hình thức thanh toán này, người mua trả tiền
cho người bán ngay sau khi người bán giao hàng.
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
7
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
Trường hợp này xảy ra khi các đối tác còn chưa tin tưởng nhau, khi mua
những mặt hàng có số lượng nhỏ.
-
Thanh toán trả sau : Với hình thức thanh toán này, người mua chỉ giao
tiền cho người bán sau khi đã nhận được hàng hoá , dịch vụ được một khoảng
thời gian nhất định.Việc thanh toán sau sẽ làm người bán bị chiếm dụng
vốn.Thông thường trường hợp này hay kèm theo một số điều kiện tín dụng
như : thời hạn thanh toán cho phép, tỷ lệ chiết khấu được hưởng, thời hạn
thanh toán được hưởng chiết khấu ….
Hiện nay, các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hình thức thanh toán trả
sau và trả trước, trong đó hình thức thanh toán trả sau được sử dụng nhiều
hơn. Hai hình thức này đã tạo ra các khoản phải thu, phải trả trong doanh
nghiệp.
Về thời hạn thanh toán: Để chính sách thanh toán mềm dẻo và linh hoạt với
từng đối tượng thanh toán nhằm vừa tạo điều kiện gây dựng uy tín vừa quản
lý các khoản nợ hiệu quả, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, hiện nay công
ty áp dụng cả 3 hình thức thanh toán trước, thanh toán ngay và thanh toán sau.
Đối với các khách hàng lớn, có uy tín và có mối quan hệ quen thuộc công ty
thường sử dụng hình thức thanh toán sau để có thể bán được nhiều hàng hóa
hơn và củng cố mối quan hệ với các đối tác.
Với các hợp đồng lớn, công ty cũng được nhà cung cấp cho phép trả chậm
các khoản thanh toán dưới hình thức trả góp và chịu lãi hoặc mua chịu với
những nhà cung cấp lâu năm. Thời hạn của các khoản nợ tùy thuộc và chính
sách thanh toán với khách hàng của từng nhà cung cấp.
Các khoản phải trả nhà cung cấp bằng ngoại tệ đều được quy đổi ra tiền
Việt Nam và theo dõi trên đơn vị tiền tệ là VNĐ đồng thời cũng được theo dõi
theo giá trị nguyên tệ. Việc quy đổi từ ngoại tệ ra VNĐ dựa trên tỷ giá thực tế
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
8
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
hay còn gọi là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng được ngân hàng trug
ương thông báo.
Trong quá trình giao dịch, nếu có chênh lệch giữa giá trị phải trả nhà cung
câp được ghi sổ tại thời điểm phát sinh với giá trị thực tế của khoản đó tính
theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng và ngày thực hiện thanh toán, kế toán sẽ
tính ra khoản chênh lệch theo công thức :
Khoản chênh
lệch
1.3.
=
TGBQ liên ngân
hàng tại ngày thực
hiện thanh toán
TGBQ liên ngân
hàng tại ngày phát
----- sinh giao dịch )*
X
Giá trị khoản phải
trả nhà cung cấp
Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng của công ty TNHH Đầu
tư và phát triển y tế- INMED.
•Vai trò của các bộ phận và cá nhân trong việc thanh toán với khách
hàng:
Hiện nay, trong bộ máy kế toán về mảng kế toán thanh toán tại công ty
INMED có 2 kế toán thanh toán trong đó có 01 kế toán thanh toán với người
mua và 01 kế toán thanh toán với người bán, 01 kế toán phụ trách công nợ và
01 thủ quỹ.
Mô tả khát quát quy trình khi khách hàng thanh toán với công ty như
sau:
– Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp: điền đầy đủ thông tin vào giấy đề
nghị nộp tiền, nộp cho phòng kế toán.
– Sau khi kiểm tra lại thông tin nhân viên phòng kế toán sẽ lập phiếu thu
đưa cho khách hàng mang tiền nộp cho thủ quỹ. Khi thủ quỹ đã thu đủ tiền sẽ
ký tên và đóng dấu đã thu tiền.
– Căn cứ vào phiếu thu kế toán tiến hành vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp
phải thu khách hàng.
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
9
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
– Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sau khi gửi tiền vào tài
khoản ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về cho công ty. Căn cứ vào giấy báo có
kế toán vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng.
– Hàng hóa sau khi đến tay khách hàng, khách hàng sẽ kiểm tra chất
lượng cũng như số lượng.
– Số lượng hàng hóa đáp ứng đúng theo yêu cầu của bên mua khi ký kết
hợp đồng sẽ được khách hàng chấp nhận thanh toán, còn những sản phẩm
chưa đáp ứng được yêu cầu bên mua sẽ gửi trả lại công ty.
– Căn cứ vào hóa đơn GTGT và lượng hàng khách hàng thực tế chấp
nhận và lượng hàng hóa bị gửi trả lại do không đáp ứng được yêu cầu, công ty
sẽ tiến hành ghi sổ doanh thu và khoản hàng bán bị trả lại để giảm trừ doanh
thu, sau đó lập các khoản phải thu tương ứng với từng khách hàng.
Từ quy trình trên kết hợp với Quy định quản lý tài chính của công ty
INMED có thể khái quát vai trò của bộ phận kế toán nói riêng và các bộ phận,
cá nhân khác trong việc thanh toán với khách hàng như sau:
Giám đốc: Là người trực tiếp ra quyết định về các khoản nợ của khách
hàng, theo dõi tình hình chung cũng như các phát sinh trong thanh toán với
khách hàng thông qua các báo cáo của Kế toán trưởng.
Đối với phòng kế toán:
- Kế toán trưởng chịu trách nhiệm đôn đốc và theo dõi công việc của kế toán
thanh toán với người mua, nếu có phát sinh lập tức báo cáo với giám đốc để
xin phương hướng thực hiện đồng thời cũng tham mưu và đề xuất cho lãnh
đạo cách giải quyết phù hợp trong phạm vi chuyên môn của mình.
- Đối với kế toán thanh toán với khách hàng:
+ Thường xuyên xem xét, đánh giá, phân tích khả năng thanh toán nợ của đơn
vị mình, phát hiện sớm tình hình khó khăn trong thanh toán nợ để có giải
pháp khắc phục kịp thời, không để phát sinh các khoản nợ quá hạn.
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
10
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
+ Thường xuyên phân loại các khoản nợ (nợ luân chuyển, nợ khó đòi, nợ
không có khả năng thu hồi…), lập báo cáo phân tích tuổi nợ hàng tháng, đôn
đốc thu hồi nợ. Đối chiếu các khoản nợ phải thu định kỳ tối thiểu theo quý
hoặc vào các thời điểm khác khi có yêu cầu của công ty.
Hàng tháng, bộ phận kế toán thanh toán của công ty được yêu cầu lập
báo cáo tình hình nợ theo thời hạn và khách hàng.
Bảng 1.1: Trích mẫu báo cáo tình hình nợ theo thời hạn và khách hàng
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
11
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Đơn vị
Mã
Cty
Tổng nợ
CP C264 163.878.44
dược VTYT
1
Quảng Nam
Cty Dược C268
9.904.951
phẩm TW I
Cty
CP C275 -
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
Nợ>3
Nợ
tháng Nợ
tháng Nợ
tháng
2/15
01/15
12/15
11/15
1
61.183.716
18.136.12
20.679.750
63.870.85
61.183.71
-
0
6
5
tháng Nợ
tháng N
-
-
9.904.951
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
29.911.675
-
7.607.250
-
-
-
5.737.611
-
5.155.500
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
175.129.50
1.369.368
88.967.86
-
VTYT &DP
Nghệ An
Cty Dược C291 VTYT Phú
Yên
Cty
Dược C296 29.911.804
phẩm
Đà
Nẵng
Cty Dược C428 14.449.986
VTYT
Thanh Hóa
Trung tâm C383 5.155.500
VT-TBYT
Thái BÌnh
Cty
CP C428 TBDP&
DVYT Nam
định
Cty
CP C555 265.466.737 88.967.869
Dược VTYT
0
Lai Châu
Cty
CP C586 653.015.15
Dược VTYT
Nghệ
1
An-
CN Hà Nội
...
522.295.623 18.237.90
...
...
67.781.385
0
12
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
...
...
9
44.700.24
42.138.60
3
0
9
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
...
...
...
.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
Cuối năm, kế toán cũng được yêu cầu tính toán một số tỷ suất tài
chính, trong đó có các tỷ suất về thanh toán được trình bày trong thuyết minh
báo cáo tài chính hàng năm.
1.Hệ số thanh toán nhanh
0.573
0.666
2. Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn
2.438
2.551
3. Hệ số thanh toán bình thường
4.615
3.458
Bảng 1.2: Các tỷ suất về thanh toán qua 2 năm 2014 và 2015.
- Thủ quỹ:
+ Căn cứ vào phiếu thu ( theo quy định của công ty) thủ quỹ thu tiền của
khách hàng. Lưu giữ chứng từ vào sổ quỹ cẩn thận, cập nhật nhanh chóng, kịp
thời.
+ Lấy chứng từ ở ngân hàng thông qua nộp, rút tiền mặt tại ngân hàng
• Chính sách kế toán chung của công ty:
- Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết
định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và Thông tư 244/2009/TT – BTC
ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính cho những năm trước 2015 và bắt đầu từ
2015 áp dụng theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC.
- Đơn vị tiền tệ công ty áp dụng: đồng tiền Việt Nam (VND).
- Niên độ kế toán là 1 năm từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch.
- Phương pháp tính và nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
- Hình thức ghi sổ: Nhật ký chung.
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung áp dụng tại công ty
INMED
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
13
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
Chứng từ
Kế toán
Sổ, thẻ
chi tiết
Nhật ký
đặc biệt
Nhật ký
chung
Sổ cái
Bảng
tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo tài
chính
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua theo
hình thức Nhật kí chung
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
14
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
Chứng từ thanh toán
Sổ Nhật kí mua
hàng, bán hàng
Sổ Nhật kí chung
Sổ cái TK 131
Sổ chi tiết TK 131
Bảng tổng hợp chi
tiết TK131
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
15
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI
BÁN TẠI CÔNG TY INMED
2.1. Thủ tục chứng từ.
• Các chứng từ thường được sử dụng:
Để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, kế toán sử dụng các
chứng từ và chia thành hai nhóm, gồm: các chứng từ bán hàng và chứng từ
thanh toán với khách hàng.
+ Nhóm chứng từ bán hàng: hợp đồng thưong mại bán hàng, hóa đơn GTGT
bán hàng, hóa đơn bán hàng thông thường, phiếu xuất kho…
Riêng hoạt động xuất khẩu, bộ chứng từ thường bao gồm: hóa đơn vận
chuyển hàng xuất khẩu, hóa đơn bán hàng xuất khẩu, chứng nhận chất lượng
hàng xuất khẩu, chứng nhận xuất xứ hàng xuất khẩu, chứng nhận bảo hiểm
của hàng nhập khẩu, hợp đồng thưong mại bán hàng xuất khẩu, tờ khai hải
quan hàng xuất khẩu…
+ Các chứng từ thanh toán với khách hàng: giấy nhận nợ, lệnh phiếu do khách
hàng lập, chứng từ thu tiền như phiếu thu, giấy báo có.
Các chứng từ nếu là chứng từ bắt buộc thì phải tuân theo mẫu quy định
của Bộ Tài chính, nếu là chứng từ hướng dẫn thì phải tuân theo quy định của
doanh nghiệp.
• Tài khoản sử dụng
Để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, kế toán sử dụng tài
khoản 131 “ Phải thu khách hàng”
Kết cấu của TK này như sau :
Bên Nợ:
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
16
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm,
hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại
tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Bên Có:
- Số tiền khách hàng đã trả nợ.
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và
khách hàng có khiếu nại.
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc
không có thuế GTGT).
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại
tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Nợ:
Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền
nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo
từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết
theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài
sản" và bên "Nguồn vốn".
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ hạch toán phải thu khách hàng
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
17
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Sinh viên: Bùi Thanh Lan
GVHD: PGS.TS Trần Quý Liên
18
Lớp: KT.01K25B- VB2CQ
