5 lời khuyên giúp làm việc theo nhóm hiệu quả 6 lầm tưởng thường gặp về làm việc nhóm

5 lời khuyên giúp làm việc
theo nhóm hiệu quả
6 lầm tưởng thường gặp về
làm việc nhóm


Nếu một thành viên nói rằng: "Tôi không thích mẫu bạn đang sử dụng cho bài
thuyết trình của chúng ta”, nghĩa là người đó đang lo lắng vì bạn đã không hỏi ý
kiến của họ trước khi chọn mẫu.
Teamwork” (làm việc theo nhóm) ngày càng trở thành kỹ năng phổ biến và có tác
dụng nâng cao hiệu quả công việc. Khi làm việc theo nhóm, chúng ta có thể tận
dụng được điểm mạnh của nhiều người để giải quyết công việc. Bên cạnh đó, mọi
người đều cảm thấy các thành viên trong nhóm đều có đóng góp đáng kể cho thành
quả đạt được. Điều này giúp tăng cường quá trình học hỏi lẫn nhau và những đẩy
mạnh những cam kết giá trị lớn hơn. Tuy nhiên, cho dù nhóm làm việc của bạn có
các thành viên tài năng như thế nào chăng nữa, nếu không thiết lập các qui tắc
chung thì dễ dàng rơi vào trạng thái hỗn loạn. Bởi vậy, để làm việc theo nhóm hiệu
quả, bạn cần lắng nghe những bí quyết sau: Xây dựng niềm tin Khi người ta tin
tưởng ai đó, họ sẽ có cảm giác an toàn và sẵn sàng cống hiến. Nếu một thành viên
trong nhóm nói với bạn rằng: "Tôi không thích mẫu bạn đang sử dụng cho bài
thuyết trình PowerPoint của chúng ta”, nghĩa là người đó đang lo lắng vì bạn đã
không hỏi ý kiến của họ trước khi lựa chọn mẫu. Nên nhớ, làm việc theo nhóm
muốn thành công, điều đầu tiên là phải có niềm tin giữa các thành viên với nhau,
tin vào người lãnh đạo. Các nhóm có thể xây dựng lòng tin bằng cách nói chuyện
cởi mở với nhau không chỉ về vấn đề công việc mà còn về sở thích, những điều
không thích, về nối sợ hãi hay mối quan tâm và thói quen trong cuộc sống hằng


ngày... Niềm tin tăng lên khi các thành viên có thể thoải mái chia sẻ cảm xúc, nhận
được sự đồng cảm chứ không phải những phản ứng tiêu cực hay sự khinh bỉ từ
những người khác trong nhón. Làm việc theo nhóm giúp mọi người phát huy thế

mạnh của từng cá nhân để đóng góp hiệu quả nhất cho công việc chung - (Ảnh
minh họa) Thiết lập các quy tắc trao đổi thông tin rõ ràng Tất nhiên, thông tin trao
đổi sẽ trở nên phức tạp hơn khi 5, 10, hoặc thậm chí 15 người đang cùng tiến hành
một công việc. Do đó, thiết lập một số nguyên tắc cơ bản để giao tiếp trong môi
trường đồng đội là rất quan trọng cho tương tác thành công. Các thành viên trong
nhóm nên thống nhất một quy tắc chung về việc họ nên trả lời người khác như thế
nào, phân chia, theo dõi công việc từng mảng ra sao và khi có vấn đề nảy sinh thì
cần rà soát từ đâu. Các thành viên nên trả lời tin nhắn văn bản hoặc thư điện tử
trong vòng vài giờ hay trong một thời gian cụ thể? Mỗi thành viên phải cam kết
tìm kiếm và chia sẻ thông tin cho nhau như thế nào. Cuối cùng, các nhóm làm việc
cần phải cố gắng hoạc cách nói chuyện thẳng thắn, trao đổi thông tin trung thực và
đơn giản. Giao tiếp nhóm nên được chia sẻ chứ không phải là để gây ấn tượng.
Chấp nhận nhiều kiểu giao tiếp khác nhau Có nhiều yếu tố ảnh hưởng giao tiếp của
từng người như tuổi tác, giới tính, ngôn ngữ, văn hóa và cá tính. Nếu không hiểu
điều đó, những khác biệt này có thể tạo ra rào cản đáng kể khi giao tiếp nhóm,
khiến công việc kém hiệu quả. Một số thành viên trong nhóm có thể thích nói
chuyện, thường đưa ra các ý tưởng cao xa trong khi họ vẫn đang suy nghĩ về một


chủ đề. Vài thành viên khác lại thích nghiên cứu kĩ thông tin và tổng hợp chúng
trước khi nói, bởi họ muốn có sự chắc chắn, rõ ràng. Họ có thể không đưa ra ý kiến
trong cuộc họp, nhưng lại thường có thể tổng hợp ý kiến ngẫu nhiên của người
khác. Không chỉ cá nhân các thành viên trong nhóm phân tích phong cách giao tiếp
của mình mà cả nhóm nên nói chuyện cởi mở về những khác biệt để tìm cách thích
ứng với tất cả mọi người, tạo điều kiện cho mỗi thành viên phát huy được thế mạnh
của bản thân, đóng góp hiệu quả nhất cho công việc chung. Xây dựng quy trình xử
lý xung đột Các thông tin liên lạc giữa các thành viên với nhau cũng như với
những người ngoài nhóm yêu cầu phải rõ ràng và cởi mở để không có cơ hội cho
sự bất đồng do hiểu nhầm. Mâu thuẫn của các thành viên cần phải giải quyết triệt
để, theo một quy trình rõ ràng và căn cứ vào đó để áp dụng về sau. Việc giữ những

cá nhân không liên quan nằm ngoài các cuộc xung đột là điều cần thiết nhưng có
vẻ không dễ thực thi. Toàn đội cần phải chắc chắn rằng, lời nói và hành động từ
các thành viên không làm tăng thêm mâu thuẫn. Nếu ai đó trong nhóm cảm thấy bị
tổn thương hay giận dữ, mọi thành viên khác nên giúp người đó trực tiếp tìm hiểu
nguồn gốc vần đề hơn là đưa ra lời phê bình gay gắt hoặc nói xấu đồng nghiệp.
Dành thời gian giao tiếp cá nhân ngoài công việc Mối quan hệ thân tình giữa các
thành viên trong nhóm là những đóng góp quan trọng vào thành công của nhóm và
giúp giảm thiểu sự xuất hiện cũng như mức độ xung đột. Mặc dù mối quan hệ giữa
các thành viên trong nhóm chủ yếu là về công việc, các nhóm sẽ mạnh hơn, gắn


kết hơn khi các thành viên coi trọng và đánh giá cao mối quan hệ mang tính cá
nhân. Tìm các lĩnh vực cùng quan tâm, trao đổi về các chủ đề bên ngoài công việc
có thể xây dựng sự gắn kết. Thể hiện mối quan tâm đối với bệnh tật của người thân
hoặc chúc mừng thành tích của con cái trong gia đình các thành viên của nhóm... là
cách thúc đảy một bước tiến dài hướng tới việc tạo ra một đơn vị vững chắc, gắn
bó.


6 LẦM TƯỞNG THƯỜNG GẶP VỀ LÀM VIỆC NHÓM

Trong bối cảnh hiện nay, để tồn tại và phát triển, các tổ chức cần phải có khả năng
phản ứng nhanh trước những tình thế luôn biến đổi không ngừng. Điều này đòi hỏi
tinh thần hợp tác và khả năng làm việc nhóm của các nhân viên. Đây là 2 yếu tố
quan trọng giúp hoàn thành tốt các nhiệm vụ đã đề ra. Cuộc nghiên cứu của tôi tại
cộng đồng tình báo Hoa Kỳ 1 lần nữa đã khẳng định lại điều này. Ngoài ra, cuộc
nghiên cứu còn cho thấy nhiều người vẫn nhận thức sai lầm về hình thức làm việc
nhóm khiến hoạt động nhóm không hiệu quả như mục đích vốn có của nó. Dưới
đây là sáu trong số những nhầm tưởng thường gặp về làm việc nhóm:

1. Luôn tỏ ra đồng ý trước ý kiến của các thành viên khác trong nhóm sẽ giúp
nhóm hoạt động trôi chảy hơn. Và do đó, nhóm sẽ không phải lãng phí thời
gian cho các cuộc tranh luận
Thật tế, cuộc nghiên cứu cho thấy điều ngược lại: những nhóm càng có nhiều tranh
luận sôi nổi sẽ càng có nhiều ý tưởng sáng tạo và do đó hiệu quả làm việc càng
cao. Trước đây, khi nghiên cứu các ban nhạc giao hưởng, chúng tôi nhận thấy rằng
những ban nhạc chơi hơi cục cằn thường được đánh giá cao hơn so với những ban
nhạc chơi đặc biệt hài hòa nhau.
2. Nên cho các thành viên mới tham gia vào nhóm vì họ sẽ mang đến nguồn
sinh khí cũng như những ý tưởng mới mẽ cho nhóm. Không có họ, các thành
viên cũ dễ trở nên tự mãn hoặc vô tâm trước những thay đổi trong môi
trường làm việc nhóm; hoặc quá dễ dãi trước những hành vi không tốt của
đồng đội.
Hợp tác với nhau càng lâu, các thành viên trong nhóm càng làm việc ăn ý nhau
hơn. Dù điều này nghe có vẻ vô lý, nhưng cuộc nghiên cứu đã chứng minh rằng
điều này là hoàn toàn đúng. Dù trong đội bóng rổ hay trong bộ tư đàn dây thì các
thành viên sẽ hợp tác hiệu quả hơn khi họ đã cùng làm việc với nhau trong 1 thời
gian dài.


3. Nhóm càng đông thành viên sẽ càng có nhiều thông tin và ý tưởng hữu ích,
và do đó sẽ hoạt động hiệu quả hơn.
Phần lớn các nhóm làm việc đều là các nhóm ‘đông dân’. 1 nhóm với số lượng quá
đông thành viên sẽ gây trở ngại cho nhóm vì nhóm càng đông thì càng có nhiều
nguy cơ nảy sinh tình trạng ‘ươm lười tập thể’ (hay tình trạng ‘đi xe không trả
tiền’). Ngoài ra,các thành viên trong những nhóm lớn cũng sẽ khó khăn hơn khi
hợp tác với nhau. Do đó, nhóm càng nhỏ thì hiệu quả làm việc sẽ càng cao – hơn
nữa còn hạn chế được những mâu thuẫn, xung đột giữa các thành viên trong nhóm.
4. Tương tác kiểu ‘mặt đối mặt’ giờ đây đã trở nên lỗi thời. Nhờ vào các thành

tựu khoa học kỹ thuật hiện đại ngày nay, các thành viên trong nhóm không
cần phải gặp mặt trực tiếp nhưng vẫn có thể hợp tác làm việc hiệu quả.
1 nhóm làm việc không thể gặp mặt nhau để trao đổi trực tiếp là 1 bất lợi vô cùng
to lớn. Gặp gỡ, trao đổi trực tiếp rất có lợi đối với hoạt động nhóm. Các tổ chức
chủ yếu hoạt động trong môi trường đội nhóm nhận thấy rằng dù mất thời gian và
tiền bạc, nhưng các doanh nghiệp cần phải tạo điều kiện để các thành viên trong
nhóm gặp mặt nhau ít nhất 3 lần: khi nhóm vừa thành lập; trong quá trình làm việc
và khi hoàn thành công việc.


5. Một nhóm có hoạt động hiệu quả hay không hoàn toàn phụ thuộc vào nhóm
trưởng. Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa 1 nhóm làm việc hiệu quả và 1 nhóm
làm việc kém hiệu quả? Hầu hết mọi người đều cho rằng câu trả lời phụ thuộc
vào tính cách, hành vi và phong cách lãnh đạo của người trưởng nhóm.
Đúng là những hoạt động của người trưởng nhóm cũng góp phần tạo nên sự khác
biệt này. Tuy nhiên, 3 vai trò quan trọng nhất mà người trưởng nhóm đảm nhiệm
là: (1) tạo điều kiện để các thành viên tự lãnh đạo chính bản thân họ; (2) tạo lập
môi trường làm việc nhóm hiệu quả; (3) huấn luyện các thành viên trong nhóm.
Kết quả cuộc nghiên cứu cho thấy vai trò thứ 1 của nhóm trưởng quyết định 60%
hiệu suất làm việc của nhóm; năng lực của các thành viên trong nhóm chiếm 30%
và công tác huấn luyện chỉ chiếm 10%. Người trưởng nhóm thật sự đóng vai trò
quan trọng trong việc năng cao hiệu quả làm việc nhóm nhưng không quan trọng
theo cách mà chúng ta vẫn thường nghĩ.
6. Nhóm làm việc có khả năng phi thường. Do đó, tất cả những gì ta cần làm
là thành lập 1 nhóm toàn những người tài giỏi; đưa ra 1 mục tiêu chung
chung —và nhóm sẽ giúp bạn thực hiện.
Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng ta cần cân nhắc kỹ lưỡng và chuẩn bị chu
đáo. Người trưởng nhóm giỏi là người sẽ đặt ra cho nhóm mình những mục tiêu cụ
thể, rõ ràng phù hợp với khả năng của nhóm (liệu nhóm có đủ nguồn thông tin và

sự hỗ trợ cần thiết từ phía công ty để hoàn thành tốt nhiệm vụ hay không?) Thậm
chí, đôi khi bạn cần phải vì quyền lợi của nhóm mà đấu tranh. Dù việc này hơi mạo
hiểm, nhưng cũng rất đáng nếu nó có thể giúp nhóm bạn hoạt động hiệu quả hơn.