10 cách khôi phục tập tin Excel bị lỗi

10 cách khôi phục tập tin Excel bị lỗi
Các tập tin bảng tính Excel, cũng như Word (nhất là đối với các bạn làm công
việc văn phòng, sổ sách nhiều), một khi bị lỗi sẽ gây ra hàng loạt rắc rối cho
người dùng, vì nó có chứa rất nhiều số liệu, thông tin quan trọng. Trong bài
viết dưới đây, VnDoc sẽ giới thiệu với các bạn 10 cách đơn giản để khôi phục
tập tin, bảng tính Excel trước khi tính tới chuyện... ngồi khóc hay làm lại từ
đầu.
1. Thử khôi phục bằng phương án thủ công:
Nếu tính năng tự động khôi phục lỗi của Excel tậm tịt, bạn có thể thực hiện công
việc này bằng tay:
*

Mở tập tin từ menu File. Đối với Excel 2007, hãy click vào nút Office và chọn
Open.

*

Sử dụng bảng điều khiển Look In, tìm và xác định workbook bị lỗi.

*

Từ danh sách sổ xuống của nút Open, chọn Open And Repair:

VnDoc - Tải tài liệu, văn bản pháp luật, biểu mẫu miễn phí


Nếu đây là nỗ lực đầu tiên cố gắng khôi phục workbook, bạn hãy click vào
Repair.
Nếu may mắn, Excel sẽ sửa chữa tập tin. Tuy nhiên, tính năng khôi phục tập tin
không phải lúc nào cũng hiệu quả. Lúc này, bạn hãy chọn giải pháp thứ hai là khôi
phục dữ liệu. Hãy nhấp vào Extract Data ở bước 4.

2. Nếu lỗi xảy ra khi tập tin bảng tính đang mở:
Khi có lỗi xảy ra mà tập tin workbook vẫn đang mở, bạn nhất thiết không được lưu
lại phiên làm việc hiện tại. Thay vào đó, bạn hãy trở ngược lại phiên bản lưu trữ
trước đó. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được lỗi xảy ra vừa rồi mà không mất dữ
liệu, cho dù khả năng này là rất nhỏ.
Để trở lại phiên làm việc lần trước đã lưu lại, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
*

Chọn Open từ menu File menu. Đối với Excel 2007, click vào nút Office và
chọn Open.

*

Sử dụng bảng điều khiển Look In để xác định tập tin bị lỗi.

*

Click vào Open.

*

Lúc này bạn sẽ mở lại workbook như cũ.

3. Tắt chế độ tính toán tự động:
Nếu Excel không thể mở được tập tin bảng tính, hay kể cả lựa chọn Open And
Repair cũng bó tay, bạn hãy đặt lại chế độ tính toán sang phương án xử lý thủ
công và thử lại. Các bước thực hiện:
Mở một tập tin bảng tính mới với nội dung rỗng.
Từ menu Tools chọn Options và click vào tab Calculation. Trên Excel 2007, bạn
hãy click vào nút Office, tiếp đến là Excel Options và chọn Formulas trên bảng

điều khiển ở phía trái.
Trong phần cài đặt thông số cho Calculation (Calculation Options trên Excel 2007),

VnDoc - Tải tài liệu, văn bản pháp luật, biểu mẫu miễn phí


chọn Manual.
Click vào OK.

Lúc này, bạn hãy mở lại tập tin bị lỗi. Có thể Excel sẽ “bắt lỗi” và mở được tập tin
trục trặc.
4. Sử dụng công cụ Microsoft Office Tools:
Nếu Excel không thể mở được tập tin workbook lỗi, bạn hãy dành cơ hội cho
Microsoft Office Tools. Cách dùng như sau:
*

Từ menu Start, chọn All Programs (trên Windows XP).

*

Chọn Microsoft Office.

*

Chọn Microsoft Office Tools.

*

Chọn Microsoft Office Application Recovery.

*

Chọn Microsoft Office Excel ở hộp thoại.

*

Nhấp vào Recover Application. Quá trình xử lý có thể mất một vài phút.

VnDoc - Tải tài liệu, văn bản pháp luật, biểu mẫu miễn phí


Công cụ khôi phục này sẽ tắt Excel và sau đó khởi động lại, hiển thị danh sách các
tập tin bảng tính đã khôi phục được. Nếu may mắn, tập tin Excel quý giá của bạn
sẽ nằm trong danh sách này. Chỉ cần mở ra và tiếp tục sử dụng!
5. Thử chuyển tập tin sang nơi khác:
Đôi khi một tập tin bảng tính bị lỗi không hẳn do những nguyên nhân từ phần
mềm hay sai lầm khi sử dụng của người dùng. Rất có thể nó đang tạm không truy
cập được nữa, các hệ thống mạng và máy chủ thường vẫn đánh dấu chúng là
những tập tin lỗi. Trong trường hợp gặp phải lỗi được xác định có nguyên nhân
tương tự và Excel không thể sửa được, bạn hãy chuyển tập tin sang một thư mục, ổ
đĩa hoặc máy chủ khác.
6. Hãy để OpenOffice “ra tay”:
Một số người khẳng định cảm thấy hoàn toàn bất ngờ với kết quả mỹ mãn khi sử
dụng bộ ứng dụng OpenOffice để sửa chữa tập tin lỗi của Excel. Đây là công cụ
mã nguồn mở miễn phí lừng danh. Nếu không thể xử lý được tập tin bảng tính bị
lỗi trên Excel, hãy dùng tới Calc của OpenOffice. Tất nhiên, việc này thường kỳ
công và phức tạp hơn bạn tưởng.

VnDoc - Tải tài liệu, văn bản pháp luật, biểu mẫu miễn phí

7. Mở tập tin lỗi trên WordPad hoặc Word:
Nếu bạn không thể sửa được tập tin bảng tính bị lỗi, hãy thử mở bằng WordPad.
Nếu thành công, WordPad sẽ chuyển đổi tất cả mọi thứ sang dạng văn bản. Tất
nhiên, điều này không hẳn đã làm bạn hoàn toàn hài lòng ngoài niềm vui có thể lấy
lại được dữ liệu. Phương án này sẽ không thể khôi phục được các định dạng font,
bảng... Tuy nhiên, không giống như một số phương án khôi phục dữ liệu khác,
WordPad sẽ giúp bạn phục hồi các macro. Hãy sử dụng lệnh tìm kiếm Sub và
Function trên khối dữ liệu đã khôi phục được để tìm chúng.
Bạn cũng có thể mở tập tin .xls bị lỗi trên Word, nhưng kết quả thường khá giới
hạn. Với phương án này, bạn phải cài đặt công cụ chuyển đổi Microsoft Office
Excel. Không như WordPad, Word không khôi phục được các macro.
8. Xử lý các cell - ô data bị lỗi để khôi phục dữ liệu:
Đôi khi bạn có thể khôi phục dữ liệu bằng cách xử lý các cell trên tập tin lỗi. Bạn
sẽ không thể lấy lại được định dạng, biểu đồ, macro... nhưng khôi phục được dữ
liệu cũng đã là quá may rồi. Quy trình thực hiện như sau:
*

Mở một workbook mới, nhập vào cell A1 công thức sau đây để dẫn tới cell A1
trong tập tin lỗi: tên của tập tin lỗi!A1. (Bạn không cần phải thêm .xls).

*

Nhấp Enter.

*

Nếu tập tin lỗi không ở cùng thư mục, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Update
Values: tên của tập tin bị lỗi. Bạn hãy sử dụng bảng điều khiển Look In để xác
định tập tin bị lỗi. Chọn tập tin này và click OK.

*

Nếu hộp thoại Select Sheet xuất hiện, bạn hãy chọn sheet phù hợp và click
OK. Excel sẽ hiển thị giá trị cell A1 của tập tin lỗi.

*

Chọn cell A1 và kéo ngang qua các cột mà bạn cảm thấy cần để có thể khôi
phục dữ liệu. Nếu Excel hiển thị hộp thoại Update Values - tên tập tin bị lỗi,
bạn hãy chọn tập tin lỗi và click OK.

VnDoc - Tải tài liệu, văn bản pháp luật, biểu mẫu miễn phí


Lặp lại bước 5, nhân bản hàng A theo số lượng hàng bạn cảm thấy đủ để khôi phục
tập tin lỗi.
Chọn dữ liệu và nhấp Copy từ menu Edit.
Chọn Paste Special từ menu Edit, chọn Values.
Click OK.
Thử định dạng SYLK để khôi phục dữ liệu:

Microsoft khuyến cáo sử đụng định dạng SYLK để tránh khỏi bị lỗi khi dùng
Excel, nhất là các lỗi liên quan đến máy in. Bạn có thể mở tập tin Excel bị lỗi bằng
cách này:
*

Từ menu File, chọn Save As. Trên Excel 2007, click vào nút Office.

*

Từ bảng điều khiển Save As Type, chọn SYLK(Symbolic Link) (*.slk).

*

Đặt tên. Nếu tập tin lỗi có một sheet, việc này là không cần thiết.

*

Click vào Save.

VnDoc - Tải tài liệu, văn bản pháp luật, biểu mẫu miễn phí


Nếu tập tin workbook có nhiều sheet, Excel sẽ hỏi bạn có tiếp tục sử dụng định
dạng không hỗ trợ nhiều sheet cùng lúc hay không. Click vào OK.
Nếu Excel cảnh báo bạn có thể workbook gồm một số định dạng không tương
thích với SYLK, bạn hãy chọn Yes.
Lưu ý là định dạng SYLK chỉ lưu lại những sheet đang sử dụng. Để khôi phục dữ
liệu, bạn cần mở lại tập tin Excel và lưu lại từng sheet một. Đó là lý do vì sao ở
bước 3 bạn cần đặt tên cho từng sheet trên workbook để tránh nhầm lẫn sau này.
Sau khi đã lưu lại tất cả các sheet theo dạng mới, bạn hãy mở tập tin .slk và sửa
thành .xls. Cẩn thận, không sử dụng tên của tập tin workbook bị lỗi. Nếu thành
công, bạn có thể lưu lại được các giá trị từ công thức đã nhập nhưng các công thức
thì không.
10. Khôi phục các macro:
Nếu có thể khôi phục dữ liệu nhưng vẫn bó tay trước các macro, bạn có thể lưu lại
được chúng theo cách sau đây:
*

Mở Excel, đừng mở những workbook lỗi.

*

Đặt chế độ tính toán sang dạng thủ công (thủ thuật 3 ở trên).

*

Chọn Macro từ menu Tools, chọn Security và sau đó chọn High. Trên Excel
2007, hãy nhấp vào nút Office --> Excel Options, và chọn Trust Center phía
trái bảng. Sau đó, click vào nút Trust Center Settings, chọn Macro Settings,
sau đó chọn Disable All Macros Without Notification trên vùng cài đặt
Macro Settings. Cuối cùng nhấp OK hai lần:

*

Mở tập tin bị lỗi. Nếu Excel mở được, bạn sẽ thấy một thông báo cho biết hiện
macro đang được tắt. Nếu Excel tắt đi, phương pháp này coi như thất bại.

*

Nhấp tổ hợp [Alt]+[F11] để mở Visual Basic Editor (VBE).

*

Sử dụng Project Explorer (nhấp [Ctrl]+R), click chuột phải vào module và
chọn Export File).
VnDoc - Tải tài liệu, văn bản pháp luật, biểu mẫu miễn phí

*

Nhập tên và thư mục của module.

*

Lặp lại bước 6 và 7 theo ước chừng của bạn, đủ để trích xuất tất cả các
module.

*

Đóng VBE và thoát Excel.

*

Mở một workbook trống (hoặc workbook mới chứa dữ liệu mới khôi phục
được) và nhập các module.

VnDoc - Tải tài liệu, văn bản pháp luật, biểu mẫu miễn phí