Luận văn kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại nhà xuất bản thống kê hà nội

Chơng I
Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ,
dụng cụ
I. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng
cụ trong sản xuất kinh doanh:
I.1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ:
Vật liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá. Ngoài
ra, vật liệu coàn là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở
vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, vật liệu chỉ tham gia vào một chu
kỳ sản xuất nhất định. Dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ
hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra sản phẩm mới về mặt giá trị
của sản phẩm mới tạo ra.
Công cụ, dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn về giá trị và
thời gian sử dụng quy định của tài sản cố định.
Công cụ, dụng cụ thờng tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác nhau nhng
trong quá trình sử dụng chúng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Về
mặt giá trị, chúng bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần giá trị của chúng
vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Vì công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ,
thời gian sử dụng ngắn nên đợc mua sắm bằng nguồn vốn lu động.
Tuy vật liệu và công cụ, dụng cụ có đặc điểm và tính chất khác nhau song
chúng đều là yếu tố cấu thành sản phẩm. Do vậy, việc tổ chức kế toán vật liệu,
công cụ, dụng cụ một cách khoa học, hợp lý, có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả sẽ
giúp cho việc tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh đảm
bảo đợc yêu cầu quản lý.

I.2. Vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ:
Do vật liệu và công cụ, dụng cụ thuộc tài sản lu động, giá trị của chúng thuộc
vốn lu động dự trữ của doanh nghiệp cho nên việc quản lý vật liệu, công cụ,
dụng cụ là một yếu tố khách quan đối với doanh nghiệp. Để tổ chức tốt công tác
quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ đòi hỏi phải tổ chức quản lý chặt chẽ từ khâu

thu mua, dự trữ và sử dụng.
1


Trong quá trình thu mua thì phải quản lý về chất lợng, quy cách, phẩm chất,
chủng loại và chi phí thu mua.
Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ, xác
định rõ giới hạn dữ trữ tối thiểu, tối đa cho mỗi loại vật liệu để đảm bảo cho quá
trình sản xuất kinh doanh tiến hành thuận lợi, không bị ngng trệ hay vật t quá
nhiều gây ứ đọng vốn.
Khâu bảo quản vật t là quan trọng nhất đối với tổ chức quản lý vật liệu công
cụ dụng cụ. Nó đòi hỏi doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng, lán trại để bảo
quản vật t đồng thời tuỳ loại vật t phải bảo quản phù hợp tránh h hỏng, mất
mátvà mất phẩm chất làm ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm, đến giá thành và
lợi nhuận của doanh nghiệp.
Việc sử dụng hợp lý tiết kiệm nhằm ngăn ngừa các hiện tợng h hao, mất mát
và lãng phí vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh cho phép hạ tầng thấp
giá thành sản phẩm, hạ thấp chi phí đến mức thấp nhất đồng thời làm tăng lợi
nhuận và có tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy, trong khâu sử dụng cần phải
thực hiện tốt công tác ghi chép và phản ánh tình hình xuất dùng, sử dụng vật t
trong sản xuất.
Tóm lại, vật liệu và công cụ, dụng cụ có một vai trò quan trọng trong việc sản
xuất kinh doanh do đó công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ luôn là một
yêu cầu cần thiết và đợc các nhà quản lý quan tâm.

II. Phân loại và đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ:
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu và công cụ, dụng cụ bao gồm rất nhiều
loại, nhiều thứ khác nhau. Mỗi loại đợc sử dụng có nội dung kinh tế, chức năng,
tính năng khác nhau. Vì vậy, để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức
hạch toán chi tiết với từng thứ, từng loại vật liệu và công cụ, dụng cụ thì doanh

nghiệp phải tiến hành phân loại.
II.1. Phân loại vật liệu theo vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình
sản xuất:
Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là đối tợng lao
động chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực
thể chính của sản phẩm.
2


VD: động cơ, vỏ hộp....(trong sản xuất máy bơm nớc)
Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tợng lao động nhng vật liệu phụ không
phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thanh nên sản phẩm mới.Vật liệu phụ chỉ có
tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm , làm tăng chất liệu
nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, cho sản xuất,
bảo quản và bao gói sản phẩm.
VD: dung môi, sơn...
Nhiên liệu: bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn...nh xăng, dầu, than, củi hơi
đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện, máy
móc...
Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa
chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải.
Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện lắp đặt vào các
công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.
Phế liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh
bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng...
Trên thực tế, tuỳ thuộc vào yêu cầu trong quản lý và kế toán chi tiết của từng
doanh nghiệp trong từng loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng thứ, từng
nhóm một cách chi tiết hơn. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công
tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ vật liệu trên cơ sở
phân loại vật liệu, doanh nghiệp cần phải sử dụng Sổ danh điểm vật liệu.

II.2. Phân loại công cụ, dụng cụ theo phơng pháp phân bổ, theo yêu cầu
quản lý và ghi chép kế toán:
Công cụ, dụng cụ dùng trong các doanh nghiệp bao gồm các loại:
- Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất.
- Dụng cụ đồ nghề.
- Dụng cụ quản lý.
- Quần áo bảo hộ lao động.
- Khuôn mẫu đúc sẵn.
- Lán trại tạm thời.
- Các loại bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá, vật liệu.
Trong công tác quản lý công cụ, dụng cụ đợc chia thành 3 loại:
- Công cụ, dụng cụ lao động.

3


- Bao bì luân chuyển.
- Đồ dùng cho thuê.
II.3. Các phơng pháp đánh giá hàng tồn kho:
Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ là dùng chỉ tiêu tiền tệ để biểu hiện giá trị
của vật liệu, công cụ, dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định.
Về nguyên tắc đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ phải đảm bảo yêu cầu chân
thực, thống nhất nghĩa là phải đánh giá đúng theo giá trị thực tế của vật liệu,
công cụ, dụng cụ tức là kế toán phải phản ánh đầy đủ chi phí thực tế doanh
nghiệp bỏ ra để có đợc vật liệu, công cụ, dụng cụ đó.
Trong quá trình hạch toán, tuỳ từng điều kiện cụ thể ngời ta có thể sử dụng
một trong hai cách đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ, Đó là đánh giá theo giá
hạch toán hoặc theo giá thực tế.
II.3.1. Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho:
Trong các doanh nghiệp, trị giá thực tế của vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập

vào đợc xác định theo từng nguồn nhập.
+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho đợc
tính theo công thức sau:
Giá gốc nguyên
Giá mua ghi trên
Các loại
Chi phí có liên
= hoá đơn sau khi +
+ quan trực tiếp
liệu, vật liệu và
thuế
công cụ, dụng cụ
trừ đi các khoản
không đđến việc mua
mua ngoài.
chiết khấu thơng
ợc hoàn
hàng
mại giảm giá
lại
Chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: Chi phí vận chuyển,
bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan
trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho ( chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu
mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi).
+ Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:
Giá gốc của vật
Giá gốc của vật
Tiền công
Chi phí vận
liệu, công cụ, = liệu, công cụ, + phải trả cho + chuyển bốc dỡ và

dụng cụ nhập
dụng cụ xuất
ngời chế
các chi phí có
kho
thuê chế biến
biến
liên quan trực
tiếp khác
+ Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến nhập
kho đợc tính theo công thức sau:
4


Giá gốc VL, CCDC
Chi phí gia công
= Giá gốc VL xuất kho +
nhập kho
chế biến
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến
sản phẩm sản xuất nh: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố
định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến nguyên
liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.
- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhận góp liên doanh vốn
cổ phần hoặc thu hồi vốn góp đợc ghi nhận theo giá thực tế do Hội đồng đánh
giá lại và đã dợc chấp thuận cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có).
- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhận biếu tặng:
Giá gốc NL,VL
Giá trị hợp lý ban đầu
Các chi phí khác có

=
+
và CCDC nhập
của những NL, VL,
liên quan trực tiếp
kho
CCDC tơng đơng
đến việc tiếp nhận
- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ đợc cấp:
Giá gốc NL,
Giá ghi trên sổ của đơn vị đChi phí vận chuyển,
=
+
VL và CCDC
ợc cấp trên hoặc giá đợc đánh
bốc dỡ, chi phí có liên
nhập kho
giá lại theo giá trị thuần
quan trực tiếp khác
+ Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ớc tính theo giá trị thuần có thể thực hiện.
II.3.2. Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho:
Do giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho từ các
nguồn nhập khác nh đã trình bày ở trên, để tính giá gốc hàng xuất kho, kế toán
có thể sử dụng một trong các phơng pháp tính giá trị hàng tồn kho sau:
- Phơng pháp tính theo giá đích danh: Giá trị thực tế của NL, VL, CCDC xuất
kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập, áp dụng đối với doanh nghiệp
sử dụng ít NL, VL và CCDC có giá trị lớn và có thể nhận diện đợc.
- Phơng pháp bình quân gia quyền: Giá trị của loại hàng tồn kho đợc tính theo
giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trong kỳ
(bình quân gia quyền cuối kỳ). Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kỳ

hoặc vào mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp (bình quân
gia quyền sau mỗi lần nhập).
Giá trị thực tế

=

Số lợng NL,VL

Đơn giá bình
ì
5


NL, VL và
và CCDC xuất
quân gia
CCDC xuất kho
kho
quyền
Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phơng án sau:
Phơng án 1: Tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (còn gọi là giá bình
quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kỳ).
Đơn giá
Giá trị thực tế NL, VL và
Giá trị thực tế NL, VL và
+ CCDC nhập kho trong kỳ
bình quân
CCDC tồn kho đầu kỳ
=
gia quyền

Số lợng NL, VL và CCDC
Số lợng NL, VL và CCDC
+
cả kỳ dự trữ
tồn kho đầu kỳ
nhập kho trong kỳ
Phơng án 2: Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (Còn gọi là
giá bình quân gia quyền liên hoàn)
Đơn
giá
Giá trị thực tế NL, VL và
Giá trị thực tế NL, VL và
bình quân
CCDC tồn kho trớc khi + CCDC nhập kho của từng
gia quyền
nhập
lần nhập
=
sau mỗi lần
Số lợng NL, VL và CCDC
Số lợng NL, VL và CCDC
+
nhập
tồn kho trớc khi nhập
nhập kho của từng lần nhập
- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc: Trong phơng pháp này áp dụng dựa trên giả
định là hàng tồn kho đợc mua trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc, và hàng
tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua
hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất
kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu

kỳ, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm
cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
- Phơng pháp nhập sau, xuất trớc: Trong phơng pháp này áp dụng dựa trên giả
định là hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc, và hàng
tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó. Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau
hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo gia của hàng nhập kho
đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
II.3.2.1. Đánh giá NL, VL và CCDC theo giá hạch toán:
Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàng thơng
sử dụng nhiều loại, nhóm, thứ NL,VL và CCDC hoạt động nhập xuất NL, VL và
CCDC diễn ra thờng xuyên, liên tục nếu áp dụng nguyên tắc tính theo giá gốc
6


(giá trị thực tế) thì rất phức tạp, khó đảm bảo yêu cầu kịp thời cầu của kế toán.
Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống giá hạch toán để ghi chép hang ngày
trên phiếu nhập, phiếu xuất và ghi sổ kế toán chi tiết NL, VL và CCDC.
Giá hạch toán là giá do kế toán của doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là giá kê
hoạch hoặc giá trị thuần có thể thực hiện đợc trên thị trờng. Giá hạch toán đợc
sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và đợc sử dung tơng đối ổn định,
lâu dài.. Trờng hợp có sự biến động lớn về giá cả doanh nghiệp cần xây dựng lại
hệ thống giá hạch toán.
Kế toán tổng hợp NL, VL và CCDC phải tuân thủ nguyên tắc theo giá trị thực
tế. Cuối tháng kế toán phải xác định hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá
trị hạch toán của từng thứ (nhóm hoặc loại) NL, VL và CCDC để điều chỉnh giá
hạch toán xuất kho thành giá trị thực tế.
Hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá hạch toán của từng loại NL, VL và
CCDC đợc tính theo công thức sau:

Hệ số giá chênh lệch giá =

Giá thực tế của =
NL, VL và
CCDC xuất kho

Giá thực tế tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ
Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ

Giá hạch toán của NL, VL
và CCDC xuất kho

ì Hệ số chênh lệch giá

Sau đó tính giá trị thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho.
II.3.2.2. Sử dụng giá mua thực tế:
Vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thu mua nhập kho thờng xuyên từ nhiều nguồn
khác nhau cho nên giá thực tế của từng lần, từng đợt nhập kho không hoàn toàn
giống nhau.Vì vậy, khi xuất nhập kho, kế toán phải tính toán xác định đợc giá
thực tế xuất kho cho các đối tợng sử dụng khác nhau.Để tính giá thực tế của vật
liệu, công cụ dụng cụ xuất kho doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phơng pháp sau:
+ Phơng pháp tính theo giá thực tế bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân
tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ).
Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ

7


Hệ số giá vật liệu (CCDC) =

Đơn giá thực tế của vật

liệu, công cụ dụng cụ xuất
kho

Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ
=

Số lợng vật liệu, công
cụ dụng cụ xuất kho

ì

Đơn giá thực
tế bình quân

Phơng pháp này có u điểm là phản ánh tơng đối chính xác giá trị vật liệu, công
cụ dụng cụ xuất kho đồng thời thuận tiện cho kế toán quản lý từng loại vật liệu,
công cụ dụng cụ qui về một giá.
+ Phơng pháp tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ:

Đơn giá thực tế đầu kỳ =

Giá thực tế
xuất kho

=

Giá thực tế tồn đầu kỳ
Số lợng tồn đầu kỳ

Số lợngvật liệu

(CCDC) xuất kho

ì

Đơn giá thực tế
tồn đầu kỳ

+ Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh:
Phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít chủng loại
nguyên vật liệu hoặc nguyên vật liệu ổn định và nhận diện đợc.
Theo phơng pháp này, đơn giá tính cho nguyên vật liệu xuất kho bằng giá
nguyên vật liệu nhập kho của chính lô hàng đó.
NVL đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập cho
đến lúc xuất dùng, khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào
số lợng và đơn giá thực tế nhập kho của lô hàng đó để tính ra đợc trị giá thực tế
xuất kho. Phơng pháp này thờng đợc áp dụng với các nguyên vật liệu có giá trị
cao và có tính chất cách biệt.
Ưu điểm của phơng pháp này là theo dõi chính xác về giá thực tế, lúc nhập và
lúc xuất kho của từng lô hàng cho nên nó giúp cho việc hạch toán kế toán đợc
kịp thời. Nhng đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi chặt chẽ từng lô
hàngvà nhận diện đợc từng lô hàng.
+ Phơng pháp tính theo giá nhập trớc, xuất trớc:
Theo phơng pháp này số vật liêụ nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc thì
mới đến số nhập sau theo giá thực tế của số hàng xuất. Nh vậy, giá thực tế của
8


vật liệu (công cụ dụng cụ) tồn chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc
các lần mua sau cùng.

+Phơng pháp tính theo giá nhập sau, xuất trớc:
Theo phơng pháp này phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập nhng
khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối sau đó
mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho.Nh vậy, giá thực tế
của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các
lần nhập đầu kỳ.
Trong doanh nghiệp sản xuất công cụ dụng cụ, khi xuất dùng công cụ dụng cụ
có giá trị nhỏ, doanh nghiệp có thể sủ dụng phơng pháp phân bổ 1 lần (phân bổ
ngay 100% giá trị) giống nh vật liệu.
Tuy nhiên khi xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị tơng đối lớn, doanh nghiệp
phải sử dụng phơng pháp phân bổ nhiều lần (phân bổ nhiều kỳ).
Sổ phân bổ nhiều kỳ đợc tính nh sau:
Giá trị CCDC xuất dùng phân bổ cho từng kỳ =

Giá trị thực tế CCDC xuất dùng
Số kỳ sử dụng

III. Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ:
Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong
doanh nghiệp sản xuất cần đợc thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
+ Thực hiện việc đánh giá phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ phù hợp với các
nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh
nghiệp.
+ Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán phùhợp với phơng pháp kế toán hàng tồn
kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình
hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu công cụ dụng cụ trong quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí
sản xuất và tính giá thành sản xuất.
+ Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình
thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu - công cụ

dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
IV. Thủ tục quản lý nhập - xuất kho nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ
9


và các chứng từ kế toán liên quan:
Trong các doanh nghiệp sản xuất, các hoạt động xuất, nhập kho nguyên vật
liệu công cụ dụng cụ luôn xảy ra. Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến
động hiện có của vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán phải lập chứng từ cần thiết
một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã đợc Nhà nớc ban hành.
Những chứng từ hợp lệ này là cơ sở tiến hành ghi chép trên thẻ kho trên sổ kế
toán, kế toán giám sát tình hình biến động và số lợng hiện có của từng thứ vật
liệu nhằm thực hiện có hiệu quả việc quản lý nguyên vật liệu phục vụ đầy đủ
nhu cầu cho sản xuất kinh doanh.
Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo quyết định
1141/TC/QD/CDKT ngày 1.11.1995 của Bộ trởng Bộ tài chính. Các chứng từ kế
toán về vật liệu công cụ dụng cụ bao gồm:
- Phiếu nhập kho <mẫu 01 - VT>
- Phiếu xuất kho <mẫu 02 - VT>
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ < mẫu 03 - VT>
- Biên bản kiểm kê vật t - sản phẩm - hàng hoá <mẫu 08 - VT>
- Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho <mẫu 02 - BH>
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển <mẫu 03 - BH>
- Hoá đơn thuế GTGT
Ngoài các chứng từ bắt buộc các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng
từ kế toán hớng dẫn nh:
- Phiếu xuất vật t theo hạng mức <mẫu 04 - VT>
- Biên bản kiểm nghiệm vật t <mẫu 05 - VT>
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ <mẫu 07 - VT>

Đối với những chứng từ kế toán thống nhất theo qui định của nhà nớc bắt buộc
phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp
lập. Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, các cá nhân và liên
quan.
V. Phơng pháp kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ:
Yêu cầu quản lý đòi hỏi phải cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ từng loại vật t
theo hiện vật hay theo từng kho, từng thủ quỹ. Do đó, ta phải tiến hành tổ chức
công tác kế toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ.
Việc quản lý hàng tồn kho ở doanh nghiệp do nhiều đơn vị, bộ phận tham gia
10


những việc quản lý tình hình nhập - xuất - tồn kho vật t, hàng hoá do bộ phận
kho và phòng kế toán thực hiện.
Vì vậy việc hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ giữa phòng kế toán với
kho có thể áp dụng một trong 3 phơng pháp sau:
V.1. Phơng pháp thẻ song song:
Nguyên tắc hạch toán:
Tại kho ghi chép về việc số lợng, tại phòng kế toán ghi chép cả về số lợng và giá
trị của vật liệu công cụ dụng cụ.
Sơ đồ hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ theo phơng pháp thẻ song song
Sơ đồ 1:
Thẻ kho
1
Chứng từ nhập

1
3

2

Chứng từ xuất
2

Sổ chi tiết
VL.CCDC
Bảng tổng hợp N-X-T
Sổ tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Giải thích:
1. Căn cứ vào chứng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lợng vật liệu, công cụ dụng cụ
thực nhập thực xuất vào thẻ kho.
2. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận dợc chứng từ nhập, xuất kế toán phải kiểm
tra chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền(hoàn chỉnh chứng từ) phân loại chứng
từ sau đó ghi vào thẻ hay sổ chi tiết vật liêụ, công cụ dụng cụ.
3.Cuối kỳ kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và kiểm tra đối
chiếu với thẻ kho.
4.Từ sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán tiến hành lập bảng N-X-T.
5.Kế toán đối chiếu số lợng của bảng N-X-T với sổ kế toán trong hộp.
11


Ưu, nhợc điểm: Phơng pháp ghi thẻ song song đơn giản dễ làm, dễ đối chiếu
kiểm tra, dễ phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý nhng ghi chép trùng
lặp về chỉ tiêu số lợng, khối lợng ghi chép nhiều. Công việc kiểm tra đối chiếu
chủ yếu vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng của kế toán.
Phạm vi áp dụng: Thích hợp tại các doanh nghiệp có ít chủng loại vật t, khối lợng chứng từ ít, không thờng xuyên và trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế.

V.2. Phơng pháp đối chiếu sổ luân chuyển:
Nguyên tắc hạch toán:
Tại kho theo dõi số lợng vật liệu công cụ dụng cụ. Tại phòng kế toán theo dõi cả
về số lợng và giá trị.

Sơ đồ hạch toán: Sơ đồ 2
Thẻ kho
1
Phiếu nhập
2
Bảng kê nhập

4

3

Sổ đối chiếu
luân chuyển
3
5
Sổ kế toán tổng hợp

1
Phiếu xuất
2
Bảng kê xuất

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra
Giải thích:
(1). Căn cứ vào chứng từ nhập xuất thủ kho ghi số lợng vật liệu, công cụ dụng
cụ thực nhập thực xuất vào thẻ kho.
(2). Căn cứ vào chứng từ nhập xuất kế toán lên thẻ kê nhập - xuất
(3). Từ bảng kê nhập - xuất kế toán lên sổ đối chiếu luân chuyển.
(4). Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số lợng vật liệu, công cụ dụng cụ trên thẻ kho
với sổ đối chiếu luân chuyển.
12


(5). Kiểm tra đối chiếu số tiền (giá trị) trên sổ đối chiếu luân chuyển với sổ kế
toán tổng hợp.

Ưu, nhợc điểm:
+ Ưu điểm: Giảm đợc khối lợng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào ngày cuối
tháng.
+ Nhợc điểm:
- Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lợng.
- Việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vào ngày cuối tháng do đó hạn chế chức
năng của kế toán.
Phạm vi áp dụng:
Thích hợp tại các doanh nghiệp không nhiều nhiệm vụ nhập - xuất, không bố trí
riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ.
V.3. Phơng pháp sổ số d:
Nguyên tắc hạch toán:
Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng N-X-T. Cuối tháng phải ghi sổ
tồn kho đã đợc tính trên thẻ kho vào sổ số d cột số lợng.
Kế toán ghi sổ số d để theo dõi cho từng kho cả năm để ghi số tồn kho của từng
thứ, từng nhóm, từng loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị.

Sơ đồ hạch toán: Sơ đồ 3
Thẻ kho
Chứng từ nhập

Chứng từ xuất

Phiếu giao nhận
chứng từ nhập

Phiếu giao nhận
chứng từ xuất
Sổ số d

Bảng luỹ kế nhập

Bảng luỹ kế xuất
Sổ tổng hợp
Bảng tổng hợp
nhập - xuất - tồn

13


Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Giải thích:
(1). Thủ kho căn cứ vào chứng từ N-X để lên thẻ kho.
(2). Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng

từ nhập, xuất: ghi số lợng, số hiệu chứng từ của từng nhóm VL, CCDC xong
đính kèm theo phiếu nhập, xuất giao cho phòng kế toán.
(3). Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất VL, CCDC kế toán kiểm tra ghi giá
hạch toán và tính giá thành tiền cho các chứng từ rồi ghi vào bảng luỹ kế nhập xuất.
(4).Từ bảng luỹ kế nhập, xuất kế toán nhập bảng N-X-T.
(5).Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho ghi số lợng VL, CCDC vào sổ số d sau đó
chuyển cho phòng kế toán. Sổ số d do kế toán lập cho từng kho và dùng cho cả
năm giao cho thủ kho trớc ngày cuối tháng.
(6). Khi nhận sổ số d kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số d sau đó
đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp N-X-T với sổ số d và sổ tổng hợp.

Ưu, nhợc điểm của phơng pháp sổ số d :
+Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lợng ghi chép hàng ngày, công việc kế toán tiến
hành đều trong tháng, thực hiện việc kiểm tra giám sát thờng xuyên của kế toán,
tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán.
+ Nhợc điểm: Rất khó khăn khi kiểm tra các sai sót nhầm lẫn vì kế toán chỉ theo
dõi về mặt giá trị còn muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ
VL, CCDC về mặt hiện vật thì phải xem số liệu trên thẻ kho. Đòi hỏi yêu cầu
trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao

Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất có khối lợng, các
nghiệp vụ nhập - xuất nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại vật t và với điều
kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán N-X, đã xây dựng hệ
thống danh điểm, cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng.
14


VI. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ:
Theo chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo hai
phơng pháp : kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi một cách thờng xuyên
liên tục, có hệ thống tình hình N-X-T kho NVL, CCDC trên sổ kế toán.
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng
xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật t hàng hoá, sản phẩm trên
các TK phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ
và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế
và lợng mất kho dùng cho SXKD và các mục đích khác. Độ chính xác của phơng pháp này không cao.
VI.1: Trờng hợp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên:
Là phơng pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên liên tục và có hệ thống tình hình
N-X-T kho các loại VL, CCDC thành phẩm hàng hoá.
Tài khoản kế toán sử dụng:
- TK152: Nguyên vật liệu, TK153: CCDC. Ngoài ra còn sử dụng TK 111, 112,
133, 151, 154, 621, 627, 641, 642.
Trình tự hạch toán VL, CCDC theo phơng pháp kê khai thờng xuyên thể hiện
qua các sơ đồ sau:

* Sơ đồ kế toán tổng hợp VL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:
(Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)
TK 111, 112, 141, 331
TK 152
TK 621
Mua ngoài vật liệu
Xuất chế tạo sản phẩm
TK 133
TK 151
Thuế GTGT
TK 627, 641, 642
Hàng đi đờng nhập kho
TK 411

Xuất cho SXC, cho bán hàng,
cho quản lý DN
TK 128, 222
15


Nhận cấp phát, nhận góp vốn
liên doanh
TK 154

Góp vốn liên doanh
TK 154

VL thuê ngoài chế biến,
tự chế nhập kho
TK 128, 222

Xuất VL tự chế hay
thuê ngoài chế biến
TK 632

Nhận lại vốn góp LD

Xuất bán trả lơng,
trả thởng tặng biếu
TK 632, 138, 334

TK 632, 338 (3381)
Phát hiện thừa khi kiểm kê

Phát hiện thiếu khi kiểm kê

TK 711

TK 412

VL đợc tặng thởng

Đánh giá giảm VL

Viện trợ

Đánh giá tăng VL

* Sơ đồ kế toán tổng hợp CCDC theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:
Sơ đồ kế toán tổng hợp VL - CCDC
(Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)
VI.2.Trờng hợp áp dụng kiểm kê định kỳ:
Là phơng pháp không theo dõi, phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập xuất - tồn VL, CCDC, thành phẩm, hàng hoá trên tài khoản tồn kho tơng ứng.
Khi áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng TK 611 mua hàng
để theo dõi tình hình mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá thực tế.
Sơ đồ kế toán tổng hợp VL, CCDC theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
(Thuế GTGT tính theo phơng pháp khấu trừ)
TK 151, 152, 153

TK 611

TK 151, 152, 153

Giá trị VL, CCDC tồn đầu kỳ

Giá trị VL, CCDC tồn cuối kỳ

Giá trị VL, CCDC mua vào

Giảm giá đợc hởng, hàng trả lại

TK 111, 112, 331

TK 133

TK 111, 112, 331

TK 133
16


Thuế GTGT
TK 411

TK 138, 334, 632

Nhận vốn góp liên doanh, cấp phát

Giá trị thiếu hụt mất mát

TK 621, 627, 641, 642
TK 412

Giá trị VL, CCDC nhỏ xuất dùng

Đánh giá tăng VL, CCDC

TK 711
Nhận viện trợ, tặng thởng

TK 141 (1421), 242
Giá trị CCDC
xuất dùng lớn

Phân bổ dần
vào CPSXKD

Chơng II
Thực tế công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và
công cụ dụng cụ tại nhà xuất bản thống kê.
I. Đặc điểm chung của nhà xuất bản thống kê:
I.1. Sự hình thành và phát triển của nhà xuất bản thống kê:
Nhà xuất bản Thống kê đợc thành lập theo Thông báo số 346 - THXB ngày
20/10/1980 của Ban Tuyên huấn Trung ơng cũ. Quyết định số 165/VHTTQĐ
ngày 26/12/1980, ngày 20/1/1981 của Tổng cục Thống kê. Năm 1993, thực hiện
Nghị định 388/HĐBT ban hành quy chế thành lập và giải thể các doanh nghiệp
Nhà nớc, Nhà xuất bản Thống kê đợc thành lập lại theo quyết định số 27 TCTK ngày 1/7/1993. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 108/797 ngày
18/7/1993 của trọng tài kinh tế Hà Nội.Theo các văn bản trên, Nhà xuất bản
Thống kê là một doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập trực thuộc Tổng
cục Thống kê. Nhiệm vụ chính của Nhà xuất bản Thống kê là tổ chức biên tập,
biên soạn và xuất bản các loại sách về thông tin, kinh tế xã hội, về hạch toán
thống kê nghiên cứu khoa học, sách ứng dụng tin học, sách giáo khoa, giáo trình
của các trờng Đại học, Trung học chuyên nghiệp thuộc khối kinh tế. Nhà xuất
bản Thống kê đợc giao nhiệm vụ xuất bản các loại chứng từ hạch toán, các loại
biểu mẫu báo cáo thống kê, kế toán. Từ năm 1986 đến nay, đợc sự đồng ý của

các cấp quản lý và xuất bản, lãnh đạo tổng cục thống kê,Nhà xuất bản Thống kê
đã mở rộng đề tài về khoa học quản lý kinh tế, các lĩnh vực tổng hợp nh: kế
hoạch, tài chính, ngân hàng, thơng mại và cho đến nay mảng đề tài này đã
chiếm tỷ lệ lớn về sách của Nhà xuất bản.
17


Từ khi thành lập đến nay, tình hình Nhà xuất bản Thống kê đang từng bớc đi lên.
Thời kỳ đầu (1980 - 1989). Nhà xuất bản nằm trong khuôn khổ bao cấp tức là
Nhà nớc bao cấp các loại nguyên vật liệu theo giá cung cấp và toàn bộ sản phẩn
in ấn ra của Nhà xuất bản đều đợc giao cho Tổng công ty phát hành sách, hàng
năm Nhà xuất bản chỉ cho ra đời đợc khoảng 20 đến 30 đầu sách. Đến giai đoạn
1989 - 1991, Nhà xuất bản Thống kê bớc vào thời kỳ chuyển đổi theo cơ chế
mới, phải tự sản xuất và tiêu thụ ấn phẩm của mình nên số đầu sách và số lợng
xuất bản cha ổn định. Trong quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trờng,
Nhà xuất bản Thống kê đã có một số thay đổi cho phù hợp với cơ chế mới. Do
phải cạnh tranh để tồn tại với nhiều tổ chức kinh tế khác, Nhà xuất bản đã nhanh
chóng tiếp cận thu thập thông tin từ thị trờng tạo điều kiện để nắm bắt khai thác
các nguồn thông tin mới để sản xuất nhiều sách phù hợp với nhu cầu thị trờng.
Đến năm 1993, số lợng đầu sách lên đến con số 70. Năm 2000 số lợng đầu sách
tăng lên 210 cuốn; Năm 2001 tăng lên 218 cuốn, đến năm 2002 là 232 cuốn,
theo kế hoạch dự kiến năm 2003 số đầu sách là 250 cuốn. Từ đó có thể khẳng
định Nhà xuất bản Thống kê ngày càng có vị trí và uy tín trên thị trờng. Hiện
nay Nhà xuất bản Thống kê đã đầu t mua sắm thêm trang thiết bị, đồng thời còn
thuê thêm địa điểm để tự in sách, biểu mẫu, giảm bớt khâu thuê ngoài in ấn.
Ngoài việc đảm bảo về chất lợng sách trong lĩnh vực, Nhà xuất bản còn có tiến
bộ rõ nét về kỹ thuật, mỹ thuật in sách. Từ năm 1991 đến nay, hầu hết các sách
xuất bản đều đợc in offset, láng bìa ni - lông hoăc đóng bìa cứng để có bảo quản
lâu dài. Vài năm gần đây sách, biểu mẫu đều đợc chế bản trên máy vi tính, lỗi
biên tập, sửa in hầu nh không có.

Nh vậy, đến nay trải qua 20 năm hoạt động Nhà xuất bản đã không ngừng cải
tiến kỹ thuật in ấn, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ
công nhân viên, mở rộng sản xuất, tạo đợc chữ tín với khách hàng, tăng doanh
thu và lợi nhuận cũng nh nộp cho Nhà nớc.

Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh :
Tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Thống kê đợc thực hiện theo cơ
chế khoán gọn từ A Z cho các phòng ban theo cơ chế tự chịu trách nhiệm kinh
doanh và đóng góp nghĩa vụ hàng năm.
Khoán gọn không có nghĩa là khoán trắng, Nhà xuất bản vẫn thực hiện công tác
quản lý chặt chẽ bằng cách mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều đợc thực
hiện hạch toán thông qua phòng kế toán tài vụ: Đây chính là cách quản lý phù
18


hợp với cơ chế thị trờng hiện nay, nâng cao tính chủ động sáng tạo, tính tự chịu
trách nhiêm của các phòng ban nhờ đó hiệu quả kinh tế ngày càng đợc nâng lên.
Về mặt kinh tế, trong 20 năm hoạt động có tới 12 năm hoạt động gần nh hoàn
toàn bằng vốn vay ngân hàng, sự trợ giúp của nhà nớc bằng cấp chỉ tiêu 100 tấn
giấy theo giá báo cấp để in biểu mẫu chứng từ, chứng từ quản lý. Từ đây tạo ra
nguồn tích luỹ từ nguồn tích luỹ ấy mà nhà xuất bản tự lo đợc trụ sở cơ quan,
phơng tiện làm việc, nhà ở cho cán bộ công nhân viên.
I.2. Công tác tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy kế toán của
Nhà xuất bản Thống kê:
I.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý bộ máy:
Nhà xuất bản Thống kê là doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập, đợc khắc
con dấu và mở tài khoản tại Ngân hàng, đợc phép làm đầy đủ thủ tục đăng ký
kinh doanh và hoạt động theo đúng chức năng qui định của Nhà nớc là xuất bản
sách kinh tế và các loại biểu mẫu, chứng từ hạch toán...
Nhà xuất bản Thống kê tổ chức bộ máy hoạt động gồm 6 bộ phận:

- Ban biên tập Biên tập sách.
- Phòng sản xuất kinh doanh.
- Xởng in.
- Phòng chế bản.
- Phòng kế toán tài vụ, hành chính quản trị.
-Chi nhánh Nhà xuất bản tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Nhà xuất bản Thống Kê đợc tổ chức quản lý theo sơ đồ sau đây:
Giám đốc

Phó giám đốc

19


Phòng
sản xuất
kinh
doanh

Ban
biên
tập

Chế
bản và
in

Xởng in

Phòng kế
toán tài
chính

Chi nhánh
xuất bản
tại
TPHCM

Bộ máy quản lý của Nhà xuất bản Thống kê theo kiểu trực tuyến chức năng
nghĩa là giám đốc là ngơì lãnh đạo chung đợc phép ra quyết định và chịu trách
nhiệm về mọi mặt về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Một phó giám
đốc phụ trách sản xuất kinh doanh và Nhà xuất bản, chúng ta đi sâu nghiên cứu
lãnh đạo trực tiếp của giám đốc.
Để hiểu rõ hơn về hoạt động của Nhà xuất bản, chúng ta đi sâu nghiên cứu chức
năng hoạt động của từng phòng ban:
a. Ban biên tập:
- Nhiệm vụ chính của ban biên tập là tổ chức biên tập các loại sách và chịu trách
nhiêm trớc ban giám đốc về nội dung, hình thức sản xuất và phát hành ấn phẩm.
Cụ thể gồm các bớc sau:
+ Lập kế hoạch đề tài (dự thảo) ban biên tập chủ trì kết hợp với các cộng tác
viên (sáng tác, biên soạn...) để xây dựng.
+ Tìm chọn tác giả thực hiện đề tài.
+ Tổ chức biên tập bản thảo ( trực tiếp hoặc sử dụng cộng tác viên biên tập).
+ Sau khi biên tập trình duyệt sẽ đợc thực hiện tiếp các khâu chế bản, đa in, sửa
chữa bản in và hoàn chỉnh việc ra sách. Mặt khác, ban biên tập có nhiệm vụ lập
phơng án kinh doanh cùng phòng tài vụ thoe dõi quá trình kinh doanh.
+ Tổ chức tuyên truyền, giới thiệu sách đến các cơ quan, bạn đọc dới nhiều hình
thức nh viết lời giới thiệu, gửi đờng công văn hoặc quảng cáo qua các phơng tiện
thông tin đại chúng.

+ Lập báo cáo định kỳ tháng, quý, năm tổng kết kinh doanh biên tập, phát hành
sách.
b. Phòng sản xuất kinh doanh:
+ Nhiệm vụ của phòng sản xuất kinh doanh là in ấn biểu mẫu,chứng từ gia công
in ấn một số sách, tạp chí của khách hàng mang đến, phòng sản xuất kinh doanh
phải tự in ấn và chịu trách nhiệm kinh tế những sản phẩn làm ra.
20


+ Phòng còn đợc giao trực tiếp quản lý, tổ chức bộ phận sản xuất kinh doanh xởng in của Nhà xuất bản, trực tiếp ký nhận các hợp đồng kinh tế, đơn đặt sách.
Từ năm 1991 đến nay, hầu hết các sách xuất bản đều đợc in, láng bìa ni - lông
hoặc đóng bìa cứng để có thể đảm bảo lâu dài. Vài năm gần đây, sách biểu mẫu
đều đợc chế bản trên máy vi tính, lỗi biên tập , sửa in hầu hết không có.
Bằng việc so sánh một số chỉ tiêu trong vài năm gần đây, ta có thể khẳng định đợc điều này:

Các chỉ tiêu
Lao động bình quân
NVKD
TSCĐ
TSLĐ
Doanh thu
Lợi nhuận trớc thuế
Nộp ngân sách
Thu nhập bình quân

Đơn vị tính
Ngời
Triệu đồng
Triệu đồng
Triệu đồng

Triệu đồng
Triệu đồng
Triệu đồng
Triệu đồng

Năm 2001
39
2061,3
1742,4
858,9
4085
58,69
53,96
681

Năm 2002
46
2051,159
1466,649
584,5
5852
85,618
210,51
818,5

Năm 2003
46
2048
1555
493

10495,9
107,128
173,8
900

I.2.2. Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của
Nhà xuất bản Thống Kê:
* Chức năng, nhiệm vụ: Nhà xuất bản Thống Kê là một doanh nghiệp Nhà Nớc hạng một, hạch toán kinh doanh độc lập, trực thuộc thống kê, có con dấu
riêng mở tài khoản tại Ngân Hàng và giao nhiệm vụ cho xởng in.
a. Xởng in: là bộ phận trực tiếp sản xuất sản phẩm chịu sựchỉ đạo trực tiếp của
phòng sản xuất kinh doanh từ khi chuyển sang hoạt động của cô chế thị trờng,
thực hiện chức năng độc lập, xởng in có nhiệm vụ thực hiện in ấn chứng từ, biểu
mẫu, giáo trình,... theo lịch của phòng sản xuất kinh doanh.
b. Phòng kế toán tài vụ hành chính:
Phòng kế toán tài vụ hành chính có nhiệm vụ phản ánhvới giám đốc bằng tiền
mặt một cách toàn diện, liên tục, có hệ thống quá hình thực hiện chế độ hạch
toán kinh doanh sản xuất của Nhà xuất bản, đảm bảo cân đôi thu chi, phát hiện
và động viên kịp thời mọi khả năng tiềm tàng của đơn vị vào sản xuất kinh
doanh, nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, vật t tiền vốn tạo ra nhiều sản phẩm
cho xã hội, hạ giá thành và thực hiện tiết kiệm phát huy quyền làm chủ của mỗi
thành viên.
21


Cụ thể là:
+ Chuẩn bị kế hoạch tổng hợp về tài chính, phù hợp với hoạt động của Nhà xuất
bản.
+ Ghi chép và phản ánh chính xác toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
+ Thu thập và tổng hợp số liệu giúp cho việc lập báo cáo và phân tích kinh tế.

+ Giám sát tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Giúp cho ban lãnh đạo Nhà xuất bản theo dõi, kiểm tra hoạt động của doanh
nghiệp, phát hiện đề xuất với giám đốc những chủ trơng, biện pháp giải quyết
khó khăn của Nhà xuất bản.
c. Chi nhánh của Nhà xuất bản Thống Kê tại Thành phố Hồ Chí Minh:
Chi nhánh có chức năng, nhiệm vụ của Nhà xuất bản Thống Kê thu nhỏ, xuất
bản cả sách, biểu mẫu chứng từ... Đồng thời tiếp nhận một phần sách của nhà
xuất bản để phát hành, phục vụ cho các tỉnh phía nam. Tổ chức bộ máy gồm 6
ngời: một trởng chi nhánh, một phó chi nhánh, một cán bộ kế toán và ba ngời
giúp việc.
I.2.3. Đặc điểm quy trình công nghệ:
Theo nghĩa rộng, hoạt động sản xuất kinh doanh là quá trình tổ chức, làm ra
bản thảo, sửa chữa và hoàn thiện bản thảo để in thành sách và xuất bản sản
phẩm khác nhằm cung cấp các tri thức thuộc nhiềulĩnh vực cho ngời đọc. Đây là
quá trình sản xuất xuất bản.

Sơ đồ tóm tắt quy trình xuất bản sách:
Kế hoạch đề tài NXB - tác giả - cộng tác viên
Hợp đồng bản thảo NXB - tác giả
22


Biên tập - duyệt bản thảo đánh giá sửa chữa hoàn chỉnh
Bản thảo hoàn chỉnh - chế bản
In ấn
Gia công cắt xén, đóng bìa vào
Thành phẩm
Mặt khác, xuất bản là một ngành sản xuất vật chất đặc biệt. Do đó, kết quả của
hoạt động xuất bản mà trực tiếp do các Nhà xuất bản thực hiện là những sản
phẩm đặc biệt- ấn phẩm.

Có thể tạo ra bản gốc nhân bản gốc thành nhiều bản phát hành sách.
I.2.4.Tổ chức công tác kế toán của Nhà xuất bản Thống Kê:
a. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của phòng kế toán:
Bộ máy kế toán ở Nhà xuất bản Thống Kê đợc tổ chức theo hình thức tập trung.
Mọi công việc của kế toán đều đợc thực hiện ở phòng kế toán (chịu sự lãnh đạo
trực tiếp của kế toán trởng) không tổ chức các bộ phận kế toán riêng ở từng bộ
phận mà chỉ bố trí các nhân viên làm công tác kiểm kê thu thập chứng từ, cuối
kỳ chuyển về phòng kế toán.

- Cơ cấu bộ máy kế toán của doanh nghiệp: biên chế 4 ngời
Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trởng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám
đốc. Toàn bộ nhân viên trong phòng kế toán chịu sự lãnh đạo của kế toán trởng.
b. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán:
Để phù hợp với quy mô sản xuất, góp phần tiết kiệm, giảm lao động gián tiếp.
Bộ máy kế toán của nhà xuất bản thống kê đợc tổ chức nh sau:
*Sơ đồ:
Kế toán trởng

Kế toán hàng hoá

Kế toán tổng hợp

Thủ quỹ

- Kế toán hàng hoá theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, hàng hoá,
23


thành phẩm tình hình bán hàng, tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp.
- Kế toán tổng hợp theo dõi phần thanh toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội, tài sản

cố định tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp và tính giá thành sản phẩm, xác định
kết quả kinh doanh, ghi số liệu vào sổ cái và báo cáo tài chính.
- Thủ quỹ giữ tiền mặt căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu hoặc chi tiền mặt,
ghi sổ quỹ phần thu chi tiền mặt vào cuối ngày và đối chiếu số liệu của kế toán
thanh toán tiền mặt.
- Kế toán trởng theo dõi chung và lập kế hoạch tài chính, các bảng đối chiếu sản
phẩm, các báo cáo sản xuất, báo cáo chi phí, nhận xét, đánh giá tình hình của
doanh nghiệp.
c. Hình thức kế toán áp dụng:
- Hình thức kế toán của doanh nghiệp đang áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ
và sử dụng một số bảng thống kê của hình thức nhật ký chứng từ.
* Sơ đồ: Sơ đồ luân chuyển và ghi sổ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ

Sổ chi tiết
Bảng kê

Sổ đăng ký chứng từ

Chứng từ ghi sổ
Sổ cái

Bảng cân đối
phát sinh

Bảng tổng kết số
liệu chi tiết
Báo cáo tài chính

d. Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
và sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
TK 611: mua hàng.
TK 133: Thuế GTGT đầu vào.
TK 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
TK 152: nguyên vật liệu.
TK 153: công cụ dụng cụ.
24


Và một số tài khoản khác có liên quan.
II. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ:
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động quan trọng cấu thành nên thực thể vật
chất của sản phẩm. Nguyên vậ liệu để tạo thành sản phẩm của Nhà xuất bản là
giấy chiếm 60% giá thành (nếu là sách), biểu chiếm 70%, ngoài ra còn mực in,
kẽm và các vật liệu phụ khác (mỡ, dầu, giẻ) phục vụ cho quá trình tạo nên sản
phẩm.
II.1. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Nhà xuất bản:
a. Phân loại nguyên vật liệu:
+ Nguyên vật liệu chính: giấy các loại để tạo nên sản phẩm là sách, biểu mẫu
chứng từ...(giấy bãi bằng, giấy poluya, giấy màu).
+ Nguyên vật liệu phụ: kẽm, mực in và các vật liệu phụ khác nh dầu, mỡ,
giẻ,...phục vụ cho quá trình in ấn.
Các loại vật liệu trên đợc cất giữ, bảo quản trong hai kho sau:
. kho của phòng sản xuất kinh doanh
. kho của xởng in
Hệ thống giá mà doanh nghiệp đang áp dụng là giá thực tế. Việc tính giá thực tế
nhập kho - xuất kho cụ thể nh sau:
* Giá nhập kho: là giá thực tế ghi trên hoá đơn của nơi bán mà doanh nghiệp
mua về, còn mọi chi phí thu mua, vận chuyển bốc dỡ, bảo quản thực tế phát sinh

doanh nghiệp không hạch toán vào giá mua của nguyên vật liệu mà vào chi phí
bán hàng (TK641)
VD: Ngày 8/4/2004 Nhà xuất bản mua kẽm của Công ty TNHH Việt Hà. Số hoá
đơn 15946 GTGT. Tổng số tiền thanh toán theo hoá đơn là: 2.000.000đ và tiền
vận chuyển là 50.000đ đã trả bằng tiền mặt.
Kế toán định khoản:
Nợ TK 641 50000
Nợ TK 133 181818
Nợ TK 611 1818182
Có TK 111 2050000
Với đặc thù sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản nên mua nguyên vật liệu
phục vụ san xuất chủ yếu là nguyên vật liệu mua ngoài của một số cơ sở chính:
- xởng giấy Tân lập.
- Công ty vật t ngành in.
- Liên hiệp ngành giấy Hà nội.
25