Luận văn Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại công ty CP sản xuất và kinh doanh máy văn phòng Việt

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA KẾ TOÁN
~~~~~~*~~~~~~

CHUYÊN ĐỀ
THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
Đề tài:

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH
MÁY VĂN PHÒNG VIỆT


2
Họ tên sinh viên
: ĐINH THỊ HƯƠNG
Lớp
: KẾ TOÁN 47C
Giáo viên hướng dẫn : PGS. TS. NGUYỄN VĂN CÔNG

HÀ NỘI

MỤC LỤC
Ghi chú: Ghi hàng ngày:.........................................................................19
Ghi cuối tháng :......................................................................................19


3
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1-1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty
Cổ Phần Sản Xuất Và Kinh doanh Máy văn phòng Việt...................................
Error: Reference source not found ﾧ
Sơ đồ 1-2:ﾧ Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Và
Kinh Doanh Máy Văn Phòng Việt......................................................................
Error: Reference source not found ﾧ
Sơ đồ 1-3: Trình tự kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần
Sản xuất và Kinh daonh Máy văn phòng Việt...................................................
Error: Reference source not found ﾧ
Sơ đồ 2-1: Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng tại Công ty Cổ phần Sản xuất và
Kinh doanh Máy văn phòng
Việt......................................................................35
Sơ đồ 2-2: Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần
Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng
Việt.................................................39
BẢNG BIỂU
LỜI MỞĐẦU.......................................................................................................5
Bảng 1-1:............................................................................................................8
Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh
Máy văn phòng Việt 3 năm gần đây................................................................9
Biểu số 2-1:......................................................................................................23
Phiếu Xuất kho của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn
phòng Việt theo phương thức bán buôn.........................................................23
Biêủ số 2-2: Chứng từ ghi sổ 012....................................................................25
Biểu số 2-3: Sổ Chi Tiết TK 632.....................................................................25
Biểu số 2-4: Sổ Cái TK 632.............................................................................27
SỔCÁI TK 632..................................................................................................27
Biêủ số 2-5:......................................................................................................28
Hoá đơn GTGT của Công ty theo phương thức bán lẻ..................................28

Biểu số 2-6: Sổ Chi tiết TK 511.......................................................................29


4
Biêủ số 2-7: Sổ cái TK 511..............................................................................30
Biểu số 2-8: Sổ Chi tiết TK 641......................................................................35
Từ các Chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán vào Sổ cái TK 641. Sổ cái TK 641
tháng 9/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng
Việt như sau:....................................................................................................37
Biểu số 2-09: Sổ Cái TK 641...........................................................................37
Biểu số 2-10: Sổ Chi tiết TK 642....................................................................40
Từ các Chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán vào Sổ cái TK 642. sổ cái TK 642
tháng 09/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn
phòng Việt như sau;........................................................................................41
Biểu số 2-11: Sổ Cái TK 642...........................................................................42
Biểu số 2-12: Chứng từ ghi sổ-Kết chuyển DTBH.........................................43
Biểu số 2-13: Chứng từ ghi sổ - Kết chuyển GVHB......................................44
Biểu số 2-14: Chứng từ ghi sổ-kết chuyển CPBH, CPQLDN........................44
Biểu số 2-15: Chứng từ ghi sổ - Kết chuyển kết quả tiêu thụ......................45
Biểu số 2-16: Sổ Cái TK 911...........................................................................45


5

LỜI MỞ ĐẦU
Lợi nhuận là mục tiêu, là động lực phát triển của mọi doanh nghiệp, dù
kinh doanh trong lĩnh vực nào thì mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp vẫn
là thu được lợi nhuận cao nhất. Để có thể đạt được mục tiêu đó thì một yếu
tố rất quan trọng là hàng hoá sản xuất ra phải được tiêu thụ nhanh chóng,
giúp doanh nghiệp có thể thu hồi vốn nhanh và tạo điều kiện tái sản xuất,

mở rộng quy mô, thúc đẩy sản xuất phát triển. Tiêu thụ cũng là giai đoạn
cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh, thông qua tiêu thụ, đơn vị
mới thu hồi được vốn bỏ ra và tạo lợi nhuận. Vì vậy đây là giai đoạn rất
quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp nói chung các doanh nghiệp
thương mại nói riêng. Trong xu hướng hội nhập và phát triển như hiện nay,
sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp
thương mại đang gặp phải rất nhiều thách thức. Vì vậy, để có thể tồn tại,
phát triển và đứng vững trên thị trường, doanh nghiệp luôn phải trú trọng
hoàn thiện công tác tiêu thụ và kết quả tiêu thụ, vì đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ
sẽ góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn nói riêng và hoạt động sử
dụng vốn nói chung, đồng thời tạo điều kiện tăng lợi nhuận và nâng cao sức
cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Và để quản lý được tốt nghiệp
vụ tiêu thụ thì kế toán với tư cách là công cụ kinh tế cũng phải luôn được
quan tâm, thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới.
Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ.
Đồng thời qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh
doanh Máy văn phòng Việt, dưới sự giúp đỡ của các cán bộ phòng kế toán
Công ty, cùng với sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nguyễn Văn Công,
em đã đi sâu tìm hiểu và lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và
kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn
phòng Việt” làm chuyên đề thực tập chuyên ngành của mình.


6
Chuyên đề của em ngoài phần Mở đầu và Kết luận, có kết cấu gồm 3
phần chính như sau:

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH
DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT

Phần 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG
VIỆT

Phần 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU

THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG
VIỆT

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN


7

XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT
1.1 Đặc điểm kế toán và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động
kinh doanh tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy
văn phòng Việt có ảnh hưởng đến kế toán tiêu thụ và kết quả
tiêu thụ.
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt được
thành lập ngày 31 tháng 12 năm 2003 dưới hình thức Công ty TNHH theo
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102010810. Theo đó, tên Công ty là:
Công ty TNHH Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt. Công ty có trụ
sở chính ở Số 63, Phố Hai Bà Trưng, Phường Cửa Nam, Quận Hoàn Kiếm,
Thành phố Hà Nội. Đáp ứng xu hướng phát triển và nhu cầu thị trường, Công
ty chuyên sản xuất, lắp ráp máy văn phòng và linh kiện, phụ tùng, vật tư của
máy văn phòng, mực in; cung cấp dịch vụ chế bản điện tử, dịch vụ photocopy;

thương mại, dịch vụ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử, tin học. Công ty
cũng là nhà buôn bán, lắp đặt, sửa chữa các thiết bị công nghiệp, máy văn
phòng; là đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá trong lĩnh vực điện tử, tin học.
Công ty có số vốn điều lệ là: 2 000 000 000 đồng (Hai tỷ đồng VN)
Từ khi thành lập, với mục tiêu trở thành nhà cung cấp chuyên nghiệp nhất,
hiệu quả nhất và có giá thành hợp lý nhất cho nhu cầu của khách hàng về
các giải pháp và thiết bị viễn thông, điện tử, tin học, thiết bị công nghiệp,
thiết bị tự động, thiết bị chuyên dụng, cùng với một đội ngũ nhân viên
chuyên nghiệp, có chuyên môn cao và năng động, Công ty đã có sự phát
triển nhanh chóng và trở thành một trong những nhà cung cấp thiết bị và giải
pháp công nghệ tiên tiến tại Việt Nam.
Năm 2005 là mốc phát triển quan trọng của Công ty, đây là năm Công


8
ty tiến hành cổ phần hóa, chuyển đổi từ hình thức công ty TNHH sang hình
thức công ty Cổ phần, Công ty chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần
Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt. Từ khi chuyển đổi hình thức
sở hữu, Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt vẫn
không ngừng phát triển lớn mạnh, mở rộng thị trường tiêu thụ. Thông qua
các văn phòng, chi nhánh và hệ thống đối tác, các nhà phân phối, Công ty đã
hoạt động mạnh mẽ và hiệu quả trong nhiều lĩnh vực đa dạng, tại các tỉnh,
thành phố khác nhau trong nước và trở thành sự lựa chọn số một của nhiều
cơ quan, doanh nghiệp, thành phần kinh tế. Thành quả và giá trị lớn nhất của
Công ty là uy tín doanh nghiệp và sự tin tưởng nơi khách hàng thể hiện qua
việc Công ty được chọn tham gia tư vấn, thiết kế và cung cấp giải pháp công
nghệ, thiết bị kỹ thuật cho các dự án cấp tỉnh, thành phố, quốc gia tại các
ngành khác nhau.
Nhờ đó, hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận của Công ty tăng lên đáng
kể, thể hiện qua bảng dưới đây:

Bảng 1-1:


9

Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Sản
xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 3 năm gần đây
Đơn vị: VNĐ
2006
2007

Chỉ tiêu
2005
1. Doanh thu bán hàng và cung 2,817,359,117 5,272,465,788 5,661,175,310
cấp dịch vụ
2. Các khoản giảm trừ doanh thu

0

0

0

3. Doanh thu thuần về bán hàng 2,817,359,117 5,272,465,788 5,661,175,310
và cung cấp dịch vụ (3=1-2)
4. Giá vốn hàng bán

2,370,953,843 3,336,818,461 3,125,338,583

5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và 446,405,274

1,935,647,327 2,535,836,727

cung cấp dịch vụ ( 5=3-4)
6. Doanh thu hoạt động tài chính

0

1,396,102

1,822,307

7. Chi phí tài chính

63,554,842

59,455,537

52,800,000

8. Chi phí quản lý kinh doanh

361,539,880

1,816,436,090 2,463,574,327

9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động 21,310,552

61,151,802

21,284,707

kinh doanh (9=5+6-7-8)
10. Thu nhập khác

1,254,647

0

22,984

11. Chi phí khác

0

0

0

12. Lợi nhuận khác (12=10-11)

1,254,647

0

22,984

61,151,802

21,307,691

17,122,505

5,966,153

44,029,297

15,341,538

13. Tổng lợi nhuận kê toán trước 22,565,199
thuế (13=9+12)
14. Chi phí thuế thu nhập doanh 16,970,000
nghiệp
15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập 5,595,199
doanh nghiệp (15=13-14)

Qua bảng trên có thể thấy tình hình hoạt động của công ty rất khả quan,
đặc biệt trong năm 2006, lợi nhuận sau thuế của Công ty tăng rất lớn, từ


10
5,595,199 đồng lên tới 44,029,297 đồng. Đây là thành tích lớn, thể hiện sự
phát triển ngày càng vững mạnh của Công ty.
1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt. được
tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp đã được quốc hội nước Cộng
hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua. Vì vậy, Công ty là tổ chức có tư
cách pháp nhân, có con dấu riêng và được quyền mở tài khoản ngân hàng.
Công ty có vốn điều lệ và chịu trách nhiệm hữu hạn đối với các khoản nợ

đó.
Bộ máy của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến – chức
năng. Trong đó, các phòng, ban chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc
mà đứng đầu là Giám đốc. Mỗi phòng ban đều đặt dưới sự quản lý của
trưởng phòng, được phân công nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo hoat động kinh
doanh được thông suốt. Cụ thể, chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc công ty
và các phòng ban như sau:
Giám đốc công ty là người đứng đầu Công ty, trực tiếp tổ chức, chỉ
đạo điều hành hoạt động trong Công ty, quyết định phương hướng, kế hoạch
chung, các phương án kinh doanh, đầu tư, chuyển nhượng, mua bán, nhân sự
và các chủ trương lớn của Công ty, các vấn đề về tổ chức bộ máy để đảm
bảo hiệu quả quản lý cao nhất. Giám đốc Công ty cũng là người quyết định
về việc thành lập mới, sát nhập, giải thể các đơn vị trực thuộc nguồn vốn
đầu tư của Công ty, có quyền bổ nhiệm và bãi nhiệm các trưởng, phó phòng,
kế toán trưởng và các chức danh lãnh đạo khác, tổ chức thanh tra và xử lý
các vi phạm Điều lệ công ty.
Giúp việc cho Giám đốc là các phòng ban chức năng, đứng đầu là các
trưởng phòng, Công ty gồm có bốn phòng chính: Phòng Xuất nhập khẩu,
Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh và Phòng Kỹ thuật. Mỗi phòng ban đều có


11
chức năng nhiệm vụ riêng theo sự phân công của Giám đốc như sau:
Phòng Xuất nhập khẩu có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh
của cả năm cho Công ty, từ đó hỗ trợ các đơn vị tự xây dựng kế hoạch kinh
doanh của mình (doanh thu, lãi gộp, chi phí), xây dựng giá bán buôn, bán lẻ
các sản phẩm kinh doanh của Công ty; phân tích và báo cáo kết quả kinh doanh
của các đơn vị, theo dõi tình hình kết quả kinh doanh đạt được so với kế hoạch
đề ra; đồng thời lập kế hoạch nhập hàng theo yêu cầu của các đơn vị, bộ phận;
kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, phương hướng, biện pháp và kết quả

thực hiện kế hoạch của các bộ phận; cập nhật thông tin về sản phẩm cũng như
giá cả các sản phẩm cạnh tranh trên thị trường.
Đây cũng là phòng giao dịch với các bên đối tác để nhập hàng hóa theo
kế hoạch đã định, quản lý và thực hiện các thủ tục nhập hàng hóa, đảm bảo
cho Công ty luôn có hàng hóa đúng thời điểm cung cấp cho khách hàng,
thường xuyên tìm kiếm các nguồn hàng hóa vật tư cần thiết trong và ngoài
nước thông qua các hình thức như: tìm kiếm trên mạng, qua các hội chợ,
danh bạ điện thoại; tham gia thực hiện các thủ tục với cơ quan hải quan để
lấy hàng, lưu trữ và quản lý các loại hợp đồng: Hợp đồng mua bán, thuê kho
nhà xưởng, nhập khẩu hàng hóa, quản lý hàng hóa về mặt số lượng và chất
lượng tại các kho hàng của Công ty, tiến hành xắp xếp kho hàng khoa học
để đảm bảo việc luân chuyển hàng hóa được thuận lợi.ung cấp đúng, đủ vật
tư hàng hóa cho các bộ phận có nhu cầu trên cơ sở đề nghị xuất hàng đã có
xét duyệt. Thực hiện các công việc do ban giám đốc giao với khẩu hiệu:
“Đừng bao giờ xa rời mục tiêu”.
Khác với phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kế toán có nhiệm vụ: Báo
cáo vê tình hình hoạt động tài chính cho Giám đốc Công ty hàng tháng; tổ
chức hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán, phản ánh kịp thời các
nghiệp vụ phát sinh và tình hình biến động vốn và tài sản nhằm cung cấp


12
thông tin kịp thời, chính xác cho công tác quản lý về tài chính của Công ty;
thực hiện phát hành, bảo quản lưu giữ chứng từ, sổ sách kế toán môộ cách
đầy đủ, có hệ thống theo đúng quy định Nhà nước và Công ty, thực hiện
nghiêm chế độ bảo mật các thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính kế
toán và thông tin về chiến lược kinh doanh theo nội quy, quy định của Công
ty; kiểm tra và thường xuyên đối chiếu tình hình nhập xuất hàng hoá tại kho.
Phối hợp thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất kho hàng hoá theo quy định;
kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ của khách hàng, các khoản

tạm ứng, tình hình thanh toán tạm ứng để đôn đốc hoặc báo cáo và đề xuất
xử lý các trường hợp nợ kéo dài không đúng quy định; kiểm tra, kiểm soát
quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của Công ty, đối chiếu só dư hàng ngày.
Ngoài ra, Phòng kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện
các chế độ chính sách quy định, quản lý và sử dụng tài sản tại Công ty để
kịp thời ngăn chặn các vụ việc làm sai quy định.
Là một doanh nghiệp thương mại, Phòng Kinh doanh là bộ phận chủ
chốt của Công ty, phòng Kinh doanh bao gồm có ba phòng nhỏ:
Thứ nhất, Phòng kinh doanh bán lẻ: Đây là phòng chuyên tổ chức
mạng lưới bán lẻ của Công ty, bán hàng trực tiếp cho người sử dụng, đàm
phán ký kết các hợp đồng bán lẻ máy photocopy, xây dựng kế hoạch kinh
doanh, khai thác bán hàng, bán lẻ để hoàn thành doanh số công ty giao, thực
hiện các gói thầu nhỏ ở phạm vi chào hàng cạnh tranh, thực hiện quy trình
kinh doanh của khối kinh doanh.
Thứ hai, Phòng Marketing, khác với phòng Kinh doanh bán lẻ,
Phòng Marketing có những chức năng nhiệm vụ sau: tổ chức mạng lưới
kênh phân phối, tập trung khai thái thị trường khách hàng, hỗ trợ các công ty
phân phối trong việc làm dự án cung cấp may photocopy, tham gia xây dựng
kế hoạch kinh doanh, khai thác khách hàng để hoàn thành doanh số công ty


13
giao, đàm phán ký kết các hợp đồng bán lẻ, thực hiện quy trình phân phối
của khối kinh doanh.
Thứ ba, Phòng Kinh doanh dự án: Đóng góp vào hoạt động Công
ty, phòng Kinh doanh dự án tìm kiếm khách hàng là các dự án lớn nhằm
cung cấp các thiết bị Công ty cung cấp; thực hiện hồ sơ thầu; thực hiện quy
trình đấu thầu ở khối kinh doanh.
Là nơi xử lý các vấn đề kỹ thuật, Phòng Kỹ thuật cũng là một trong
những phòng rất quan trọng của Công ty, có nhiệm vụ xây dựng và thực

hiện quy trình dịch vụ kỹ thuật theo định hướng của Công ty, hoàn thành
doanh số của công ty giao, không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh lành
mạnh thông qua việc nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo uy tín. Để làm
được điều đó, Phòng thường xuyên đào tạo đội ngũ nhân viên đầy đủ cả kiến
thức về kỹ thuật và giao tiếp khách hàng, xây dựng mức giá và dịch vụ có
tính cạnh tranh cao, tập trung tìm kiếm, thu hút khách hàng mới sử dụng
dịch vụ của công ty, xây dựng kế hoạch chiến lược: Phát triển khách hàng,
dịch vụ kỹ thuật, phát triển doanh thu, thực hiện nhiệm vụ theo phương
châm: “ Kịp thời – Sáng tạo – Đạt hiệu quả cao”. Phòng Kỹ thuật gồm có
bốn phòng nhỏ: Phòng Dịch vụ, Phòng Cơ sở khoa học, Phòng Thuê máy và
Phòng Hỗ trợ kỹ thuật.
Mô hình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty có thể
khái quát qua sơ đồ sau (Sơ đồ 1-1 – Tr.14):


14

SƠ ĐỒ 1-1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ
Phần Sản Xuất Và Kinh doanh Máy văn phòng Việt
GIÁM ĐỐC

P.Xuất Nhập Khẩu

Kế toán
Tổng
hợp

Kế toán
Thuế

P.Kinh Doanh

Phòng Kế toán

Kế toán
công nợ

Kế toán
hàng
hoá

Phòng
Kinh
Doanh
bán lẻ

Phòng
Marketing

Phòg
Kinh
doanh
Dự
án

P. Kỹ Thuật

Phòg
Dịch
Vụ

Bảo
trì

Phòg
CS
KH

Phòng
Thuê
Máy

Sửa
chữa

Hỗ
trợ kỹ
thuật


15

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty
Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt
1.2.1 Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung,
là mô hình tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong Công ty được tiến hành
tập trung tại phòng kế toán Công ty. Ở các bộ phận khác như kho, bán
hàng...bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán
ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ cho

nhu cầu quản lý của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng
từ cùng báo cáo về phòng kế toán công ty để xử lý và tiến hành công tác kế
toán.
Theo mô hình này, Công ty chỉ có một phòng kế toán tập trung bao gồm
Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán thuế, kế toán công nợ và kế toán
hàng hóa. Mỗi kế toán phần hành đều có chức năng, nhiệm vụ riêng:
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp có nhiệm vụ theo dõi tình hình tài
chính của Công ty, kiểm tra công việc của các kế toán phần hành; theo dõi việc
thực hiện quy trình, quy định tài chính của các kế toán tại các bộ phận; báo cáo
tình hình thu, chi của Công ty lên Giám đốc; phân tích báo cáo tổng hợp kết
quả sản xuất kinh doanh của Công ty; khóa sổ kế toán và khớp đúng các số liệu
liên quan; lưu giữ và chịu trách nhiệm bảo mật các tài liệu, số liệu trong phạm
vi công việc được giao.
Kế toán hàng hóa là người ghi chép các nghiệp vụ kế toán liên quan đến
hàng hoá trên cơ sở các chứng từ nhập khẩu, hợp đồng ngoại, tờ khai hải quan,
hóa đơn chứng từ nhập hàng trong nước của bộ phận nhập hàng chuyển tới;
phân bổ chi phí nhập hàng vào giá vốn hàng hóa cho từng hợp đồng nhập khẩu;


16
kiểm soát giá cả hàng nhập xuất tại Công ty; cập nhật, theo dõi và thống kê
toàn bộ hàng hóa nhập trong tháng, phản ánh tình hình nhập – xuất hàng hóa
căn cứ vào chứng từ nhập, xuất đã được kiểm tra đầy đủ. Cuối tháng Kế toán
hàng hoá phải kiểm tra, đối chiếu hàng hóa với Thủ kho; cập nhật hàng hóa
xuất dùng vào chi phí trên cơ sở có sự đồng ý của trưởng bộ phận xuất dùng và
phê duyệt của Giám đốc, đồng thời lưu giữ và chịu trách nhiệm bảo mật các tài
liệu, số liệu trong phạm vi công việc được giao.
Kế toán công nợ có nhiệm vụ hạch toán chi tiết các khoản công nợ phải
thu, phải trả của Công ty; cập nhật, theo dõi, giám sát chặt chẽ các khoản công
nợ phải thu đến hạn, quá hạn để thu hồi công nợ kịp thời, giảm thiểu tối đa tình

trạng bị chiếm dụng vốn của Công ty; lưu giữ toàn bộ các chứng từ, hợp đồng
mua, bán, chứng từ chấp nhận và cam kết thanh toán của khách hàng; tổ chức
theo dõi, cập nhật, thống kê và phân loại từng loại công nợ phải thu, công nợ
phải trả, chấp hành đúng kỷ luật và chế độ thanh toán; ập chứng từ bù trừ công
nợ phải thu và công nợ phải trả trên cơ sở thỏa thuận về việc thanh toán bù trừ
giữa công ty với khách hàng; lập dự phòng và báo cáo kịp thời lên cấp trên đối
với các khoản nợ có khả năng không thu hồi được; trực tiếp đi thu công nợ của
khách hàng, lập giấy xác nhận công nợ và gửi tới cho khách hàng.
Kế toán thuế: có nhiệm vụ theo dõi và nắm được toàn bộ số thuế và các
khoản phải nộp trong tháng với nhà nước theo thông báo thuế, đồng thời phải
liên tục cập nhật, theo dõi chi tiết vào thông báo các hạn mức thời gian của các
khoản phải nộp lên phụ trách bộ phận, đảm bảo nguyên tắc: Nộp đúng, nộp đủ,
nộp kịp thời; theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải nộp với nhà nước;
lưu giữ và chịu trách nhiệm bảo mật các tài liệu, số liệu trong phạm vi công
viêc được phân công.
Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau:


17

Sơ đồ 1-2:
Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Sản xuất và
Kinh doanh Máy văn phòng Việt
Kế toán trưởng

Kế
toán
hàng
hoá

Kế
toán
tổng
hợp

Kế
toán
công
nợ

Kế
toán
thuế

1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán
Căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tình tình thực tế của
Công ty, Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt đã
đăng ký sử dụng hình thức kế toán Chứng từ Ghi sổ để hạch toán kế toán nói
chung và hạch toán kế toán tiêu thụ nói riêng. Việc ghi sổ được thực hiện theo
quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ
trưởng Bộ tài chính.
Cùng với hình thức ghi sổ này bộ sổ kế toán của Công ty tương đối phức
tạp về số lượng và chủng loại, gồm có: Các sổ chi tiết, Chứng từ ghi sổ, Sổ
Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái các tài khoản.


18
Trong kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ, kế toán sử dụng các loại sổ đặc
thù và có quá trình ghi sổ như sau:
Hàng ngày kế toán hàng hoá căn cứ vào các chứng từ bán hàng gồm Hoá

đơn giá trị gia tăng, Phiếu xuất kho để vào các Sổ chi tiết bán hàng gồm có: Sổ
chi tiết bán hàng, sổ chi tiết giá vốn hàng bán, các Chứng từ ghi sổ. sau đó
Chứng từ ghi sổ được sử dụng để vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ cái.
Cuối kỳ, kế toán khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng s ố
phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên S ổ Cái.
Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng t ổng h ợp chi
tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để l ập Báo cáo t ài
chính.
Trình tự kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty được khái quát
qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1-3: Trình tự kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ theo
hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty Cổ phần


19

Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt

HĐ Bán hàng và
các chứng từ liên
quan

Sổ chi tiết Tk 156,
511, 641, 642...

Chứng từ Ghi sổ

Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Sổ cái Tk 156,511,
632, 641, 642...

Bảng tổng hợp chi
tiết

Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính

Ghi chú: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng :
Đối chiếu kiểm tra:

Phần 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT
QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT
VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT


20

2.1 Thực trạng kế toán tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và
Kinh doanh Máy văn phòng Việt
2.1.1 Phương thức tiêu thụ và tài khoản sử dụng
Trong nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, một doanh nghiệp
thương mại muốn bán được hàng thì nhất thiết phải có các chính sách tiêu thụ
hợp lý và đạt hiệu quả. Lựa chọn cho mình kênh bán hàng nào phù hợp chính là
một biện pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu quả công tác tiêu thụ cho doanh

nghiệp. Với đặc điểm là hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm máy
thiết bị văn phòng, sản phẩm chính của Công ty cung cấp bao gồm: máy Fax,
máy In, máy Photocopy và các vật tư đi kèm: đèn chụp, chân máy, mực chống
gạt, từ, lò ép, lò sấy...của hãng Fụji Xerox. Ngoài ra công ty cũng cung cấp các
mặt hàng, thiết bị văn phòng của các hãng khác theo yêu cầu của khách hàng:
Canon, Nikko...Do đó, Công ty thực hiện tiêu thụ theo hai phương thức: Bán
buôn và Bán lẻ.
Phương thức bán buôn:
Công ty có hệ thống đại lý rộng khắp các tỉnh phía Bắc. Các đại lý sẽ là
trung gian thực hiện việc tiêu thụ hàng hoá giữa Công ty và khách hàng của
Công ty tại các tỉnh. Theo phương thức này, tất cả việc tiêu thụ hàng hoá đều
phải ký kết qua hợp đồng do phòng kinh doanh dự án thực hiện và các đại lý sẽ
mua hàng với giá thoả thuận theo chính sách giá riêng được Công ty áp dụng.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho các đại lý và có thể sử dụng được nguồn
vốn linh hoạt hơn, Công ty đã chủ động tạo ra các phương thức thanh toán rất
mềm dẻo. Công ty có thể giảm giá hoặc chiết khấu cho các đại lý vào từng lô
hàng hoặc sau từng lần thanh toán cụ thể là:
Công ty thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua với số lượng lớn.
Chiết khấu trên từng lô hàng với hình thức thanh toán ngay sau khi giao


21
hàng.
Trong từng chu kỳ kinh doanh, sau khi xem xét toàn bộ doanh số của các
đại lý mua trong kỳ, đại lý nào có doanh số cao nhất thì Công ty có thể giảm
giá từ 0,5 đến 1% trên tổng doanh số bán cả năm cho khách hàng đó.
Phương thức bán lẻ:
Nghiệp vụ bán lẻ của Công ty do phòng kinh doanh bán lẻ thực hiện.
Khách lẻ của Công ty có thể đến tận Công ty giao dịch với nhân viên phòng
kinh doanh bán lẻ yêu cầu mua hàng. Khách hàng có thể nhận hàng ngay tại

Công ty và tự vận chuyển hoặc nếu có yêu cầu thì nhân viên Công ty sẽ vận
chuyển đến tận nơi cho khách hàng. Ngoài ra khách lẻ của Công ty có thể mua
hàng qua điện thoại, khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng có thể gọi điện yêu
cầu mua hàng, nhân viên phòng kỹ thuật sẽ vận chuyển đến tận nơi cho khách
hàng. Phí vận chuyển do thoả thuận giữa Công ty với khách hàng.
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên, và sử dụng phương
pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Tại kho của Công ty, thủ
kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho. Tại phòng kế
toán, kế toán hàng hoá theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá cả về mặt số
lượng và giá trị. Cuối tháng thủ kho tính ra số nhập, xuất, tồn trên thẻ kho và
đối chiếu với số lượng trên sổ chi tiết hàng hoá tại phòng kế toán.
Tài khoản sử dụng để hạch toán trong các phương thức tiêu thụ gồm
có:
Tài khoản 156 -“Hàng hoá”: Tài khoản này sử dụng để phản ánh giá trị
hiện có của: Hàng hoá tồn kho và xuất, nhập trong kỳ báo cáo theo giá trị nhập
kho thực tế.
Tài khoản 156 có kết cấu và nội dung như sau:
Bên Nợ: Trị giá mua của hàng hoá nhập kho trong kỳ


22
Bên Có: Trị giá vốn xuất kho của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ
Trị giá vốn hàng hoá xuất trả lại người bán
Dư Nợ: Trị giá vốn hàng hoá tồn cuối kỳ
Tài khoản 632 – “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này được sử dụng để
hạch toán giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ
Kết cấu nội dung phản ánh của tài khoản 632 như sau:
Bên Nợ: Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ
Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ vào tài
khoản xác định kết quả kinh doanh

Tk 632 cuối kỳ không có số dư
TK 511- “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Có tiểu khoản 5111- Doanh thu bán hàng: TK này phản ánh tổng doanh
thu bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ
TK 5111 có kết cấu như sau:
Bên Nợ: Trị giá chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu
hàng bán bị trả lại
Kết chuyển doanh thu thuần vào TK xác định kết quả kinh doanh
Bên Có: Doanh thu bán hàng hoá của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ.
TK 511 cuối kỳ không có số dư.
2.1.2 Kế toán tiêu thụ theo phương thức bán buôn
Theo phương thức này, hàng được giao tại kho của Công ty. Khi có
nghiệp vụ bán hàng phát sinh, phòng kinh doanh ký hợp đồng kinh tế với các
đại lý. Dựa trên thoả thuận trong hợp đồng kinh tế, phòng kế toán lập Hoá đơn
GTGT gồm 3 liên:
Liên 1: Lưu ở sổ gốc
Liên 2: Giao khách hàng


23
Liên 3: Dùng để thanh toán
Sau đó, căn cứ vào Hoá đơn GTGT đã lập, kế toán lập Phiếu xuất kho
chuyển xuống cho bộ phận kho làm thủ tục xuất hàng. Cuối ngày chứng từ
được chuyển lại phòng kế toán để kế toán hàng hoá làm căn cứ ghi sổ.
Phiếu xuất kho theo phương thức bán buôn của Công ty có mẫu như sau:

Biểu số 2-1:
Phiếu Xuất kho của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh
doanh Máy văn phòng Việt theo phương thức bán buôn

24
Đơn vị: Công ty CP SX & KD Máy văn phòng Việt
Địa chỉ: Số 10 Hồ Xuân Hương-Q.Hai Bà Trưng-Hà Nội
PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 10 tháng 9 năm 2008
Nợ TK 632
Có TK 156
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Dũng

Địa chỉ: P.Kinh doanh

Lý do xuất kho: Bán hàng

Xuất tại kho: Công ty

Địa điểm: Số 10 Hồ Xuân Hương

Stt

Tên hàng

Mã
hàng

Đơn
vị
tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

A

B

C

D

2

3

4

1

Mực 1220D

3017

ống

20

450 000

9 000 000

2

Máy fax 3200

9003

Cái

10

1.159.091

11 590 910

Cộng

20 590 910

Tổng số tiền(bằng chữ):Hai mươi triệu năm trăm chín mươi nghìn chín trăm
mười đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo: 01
Ngày 10 tháng 09 năm 2008
Người lập phiếu

Người nhận hàng

Thủ kho

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Giám đốc
(Ký, họ tên)

Khi xuất kho hàng hoá, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi tổng
hợp nhập xuất tồn, chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết Tk 156 và sổ chi tiết TK 632phản ánh giá vốn hàng bán bằng bút toán ghi sổ sau:
Nợ TK 632


25
Có TK 156: Trị giá hàng đã tiêu thụ
Mẫu Chứng từ ghi sổ của Công ty như sau:

Biêủ số 2-2: Chứng từ ghi sổ 012
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 012
Ngày 01 tháng 09 năm 2008
Số hiệu TK

Trích yếu
A

Bán máy VT3830
Bán máy photo VT3750

Nợ

Có

B

C

632
632

156
156

Cộng
Kèm theo: 02 chứng từ gốc

Đơn vị tính: Đồng
Số tiền

Ghi chú

1

D

84 154 000
155 163 000
239 317 000

Sổ chi tiết giá vốn hàng bán của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh
Máy văn phòng Việt tháng 9/2008 như sau:

Biểu số 2-3: Sổ Chi Tiết TK 632