skkn một số vấn đề cần lưu ý về CÁCH THỨC SOẠN THẢO nội DUNG, bố cục nội DUNG văn bản HÀNH CHÍNH

BM 01-Bia SKKN

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
Đơn vị: VĂN PHÒNG SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Mã số: ................................
(Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý
VỀ CÁCH THỨC SOẠN THẢO NỘI DUNG,
BỐ CỤC NỘI DUNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Người thực hiện: NGUYỄN BỬU TÙNG
Lĩnh vực nghiên cứu:
- Quản lý giáo dục



- Phương pháp dạy học bộ môn: ............................. 
(Ghi rõ tên bộ môn)

- Lĩnh vực khác: Hành chính văn phòng
(Ghi rõ tên lĩnh vực)

Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN
 Mô hình
 Đĩa CD (DVD)
 Phim ảnh  Hiện vật khác
(các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm)

Năm học: 2015 - 2016




BM02-LLKHSKKN

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
––––––––––––––––––
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên:

NGUYỄN BỬU TÙNG

2. Ngày tháng năm sinh:
3. Nam, nữ:

04/6/1960

Nam

4. Địa chỉ: Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai
5. Điện thoại:

061.3846866 (CQ)/

6. Fax:
7. Chức vụ:

(NR); ĐTDĐ:

E-mail:
Phó Chánh Văn phòng

8. Nhiệm vụ được giao (quản lý, đoàn thể, công việc hành chính, công việc chuyên
môn, giảng dạy môn, lớp, chủ nhiệm lớp,…):
Tham mưu công tác tổng hợp của Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo.
9. Đơn vị công tác: Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai.
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Đại học
- Năm nhận bằng: 2005
- Chuyên ngành đào tạo: Lịch sử
III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm:
- Số năm có kinh nghiệm:

Quản lý giáo dục

25 năm

- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:
Ứng dụng công nghệ thông tin thu thập, quản lý và khai thác thông tin trong
công tác hành chính văn phòng.
Thiết lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc.
Tham mưu xây dựng văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh
đối với lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
Giải pháp tăng cường công tác tổ chức thực hiện để nâng cao chất lượng
sáng kiến kinh nghiệm của cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên các cơ sở giáo dục
và đào tạo.
Khắc phục những lỗi thường gặp trong việc soạn thảo, ban hành văn bản

hành chính

2


BM03-TMSKKN

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý
VỀ CÁCH THỨC SOẠN THẢO NỘI DUNG, BỐ CỤC NỘI DUNG
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong công tác quản lý của cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự
nghiệp công lập, việc chỉ đạo, triển khai thực hiện các nhiệm vụ, chủ trương của cơ
quan, đơn vị được thực hiện bằng nhiều hình thức, trong đó có hình thức chỉ đạo,
triển khai thực hiện bằng văn bản hành chính.
Đối với ngành Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai, Sở Giáo dục và Đào tạo
là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân tỉnh, được giao quản lý trực tiếp các
trường trung học phổ thông, các trung tâm giáo dục thường xuyên và một số cơ sở
giáo dục và đào tạo khác; được giao quản lý về chuyên môn đối với Phòng Giáo
dục và Đào tạo các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa (sau đây gọi
chung là các đơn vị thuộc Sở quản lý).
Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai hiện có 11 phòng, ban chức năng và
nghiệp vụ chuyên môn (sau đây gọi chung là phòng, ban). Tất cả các phòng, ban
Sở đều có chức năng, nhiệm vụ giúp lãnh đạo Sở chỉ đạo, triển khai thực hiện các
nhiệm vụ, chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào
tạo trên địa bàn tỉnh trong phạm vị được giao quản lý.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, các phòng, ban Sở, các đơn
vị thuộc Sở quản lý phải thực hiện việc soạn thảo văn bản hành chính.
Với nhiệm vụ được giao giúp lãnh đạo Sở Giáo dục và Đào tạo trong việc
theo dõi, kiểm tra văn bản hành chính của các phòng, ban Sở trước khi trình lãnh

đạo Sở ký ban hành và trong quá trình tiếp nhận văn bản hành chính của các đơn vị
thuộc Sở cũng như qua việc kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị
thuộc Sở, tôi rút ra được kinh nghiệm và xin được đề xuất “Một số vấn đề cần lưu
ý về cách thức soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn bản hành chính”.
Sau đây là một số vấn đề xin được trao đổi để mọi người cùng xem xét,
nhằm thực hiện tốt hơn việc soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn bản hành
chính trong cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo và các cơ sở giáo dục và đào tạo trực
thuộc Sở.
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
1. Các văn bản quy định của cơ quan chức năng về việc soạn thảo văn bản
hành chính
Ngày 06/5/2005, Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư liên tịch
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Phạm vi và đối tượng áp dụng của Thông tư này là “hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản;
được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề
nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân”.
3


Ngày 19/01/2011, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Phạm vi và đối tượng áp dụng của
Thông tư này là “hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và
bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ
chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân”.
Nhìn chung, hai Thông tư nêu trên quy định về nội dung, bố cục văn bản
hành chính không có sự khác nhau.
Như vậy, việc quy định của cơ quan chức năng về nội dung, bố cục văn bản
hành chính đã có cách đây hơn 10 năm và việc thực hiện các quy định về soạn thảo
văn bản hành chính đã được triển khai áp dụng trong một thời gian dài.

2. Thực trạng và nguyên nhân của vấn đề soạn thảo nội dung, bố cục
nội dung văn bản hành chính hiện nay
Việc soạn thảo văn bản hành chính của cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo do tất cả
cán bộ, công chức được giao thực hiện; việc soạn thảo văn bản hành chính của các đơn vị
thuộc Sở có thể được lãnh đạo đơn vị giao cho cán bộ, giáo viên, nhân viên thực hiện. Có
nghĩa là, rất nhiều cán bộ, công chức, viên chức sẽ được giao soạn thảo văn bản hành
chính cho cơ quan, đơn vị.
Tuy nhiên, trong cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo và các đơn vị thuộc Sở quản lý,
chỉ có nhân viên văn thư qua trường lớp đào tạo chuyên ngành mới được tiếp cận đầy đủ
về nghiệp vụ đối với các quy định về soạn thảo văn bản hành chính; cán bộ, công chức,
viên chức khác không được đào tạo chuyên ngành nên khả năng tiếp cận rất hạn chế.
Mặc dù Sở Giáo dục và Đào tạo đã có tổ chức tập huấn, triển khai cho cán bộ,
công chức cơ quan Sở và lãnh đạo, nhân viên văn thư các đơn vị thuộc Sở về nội dung
Thông tư số 01/2011/TT-BNV, đồng thời có chỉ đạo lãnh đạo các đơn vị thuộc Sở tổ
chức triển khai phổ biến cho cán bộ, giáo viên, nhân viên trong đơn vị để biết và thực
hiện nhưng mức độ triển khai, mức độ tiếp thu để áp dụng cho đúng quy định vẫn còn
hạn chế nhất định.
Nếu có sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo phòng, ban, đơn vị và có sự đầu tư
nghiên cứu quy định của cán bộ, công chức, viên chức thì việc soạn thảo văn bản hành
chính của phòng, ban, đơn vị đó sẽ được thực hiện hầu như đều theo đúng quy định.
Trong thực tế, có một số cán bộ, công chức, viên chức không phải là nhân viên văn thư
nhưng việc soạn thảo văn bản hành chính được đánh giá là rất chuẩn mực.
Bản thân tôi cũng không phải là nhân viên văn thư, cũng chưa được qua đào tạo,
bồi dưỡng về nghiệp vụ hành chính nhưng do vị trí việc làm được giao phụ trách nên tôi
phải cố gắng nghiên cứu, tự bồi dưỡng thông qua các văn bản, tài liệu có liên quan. Qua
hơn 10 năm làm việc ở vị trí việc làm này, từ việc kiểm tra văn bản của các phòng, ban
soạn thảo, từ việc tiếp nhận các văn bản hành chính của cơ quan, đơn vị khác và của các
đơn vị thuộc Sở cũng như khi kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị thuộc Sở,
tôi đã đúc rút được kinh nghiệm, thấy được một số vấn đề cần lưu ý về cách thức soạn
thảo nội dung, bố cục nội dung văn bản hành chính.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
4


1. Một số vấn đề cần lưu ý về cách thức soạn thảo nội dung văn bản
hành chính
a) Nghiên cứu, hiểu rõ cách thức soạn thảo nội dung văn bản hành chính
theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 11 Thông tư số 01/2011/TT-BNV, bao gồm
các quy định sau:
(1) Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng. Các hình thức văn bản
hành chính thường gặp:
- Công văn là loại văn bản không có tên loại được dùng để trao đổi công tác,
nhắc nhở, trả lời, đề nghị, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên, xin ý kiến,...
- Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, đề nghị cơ quan
cấp trên phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự
thảo văn bản,... để cấp trên xem xét, quyết định.
- Thông báo là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết
định cho đối tượng quản lý của cơ quan, đơn vị biết thi hành và những thông tin
khác mà người có liên quan cần biết.
- Giấy mời là văn bản để cơ quan, đơn vị mời họp, mời hội nghị, mời làm
việc đối với cán bộ, công chức, viên chức và các tổ chức, cá nhân có liên quan
trong và ngoài cơ quan, đơn vị.
- Báo cáo là loại văn bản đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn bộ hoạt động
và những kiến nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công
việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.
- Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, phương hướng,
chỉ tiêu, nhiệm vụ, giải pháp thực hiện, phân công nhiệm vụ của một hoặc nhiều
hoạt động cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định.
- Chương trình là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm
việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định ngắn hạn

hoặc lâu dài.
- Quyết định là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về chế độ, chính
sách, tổ chức bộ máy, nhân sự, ban hành các quy chế, quy định và giải quyết
những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật.
Để văn bản hành chính phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng, cần
lưu ý:
- Không sử dụng Công văn đối với những văn bản có mục đích như một Tờ
trình, Thông báo, Giấy mời hoặc Báo cáo. Trong thực tế, có trường hợp khi nhận
được công văn của cơ quan cấp trên hoặc cơ quan chức năng đề nghị báo cáo, xây
dựng kế hoạch tổ chức thực hiện, thay vì phải soạn văn bản dưới dạng Báo cáo, Kế
hoạch thì cơ quan, đơn vị phải báo cáo, phải lập kế hoạch lại thực hiện dưới dạng
một Công văn. Như thế là không đúng quy định.
- Đối với những hội nghị lớn nên triệu tập cán bộ, công chức, viên chức
thuộc cơ quan, đơn vị quản lý tham dự bằng văn bản dưới dạng Công văn; đối với
đại biểu khách mời ngoài cơ quan, đơn vị nên thực hiện bằng Giấy mời. Lưu ý
trong văn bản chính chỉ có Giấy mời, không có Thư mời.
5


(2) Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với
quy định của pháp luật. Điều này có thể hiểu thêm như sau:
- Sở Giáo dục và Đào tạo, đơn vị trực thuộc Sở chỉ được phép ban hành văn
bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi
hoạt động của cơ quan, đơn vị mình.
- Văn bản hành chính thông thường không được trái với văn bản cá biệt
(Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Điều lệ, Quy chế, Quy định,
Nội quy,…) và văn bản quy phạm pháp luật.
- Văn bản của cơ quan, đơn vị cấp dưới khi triển khai thực hiện văn bản của
cơ quan, đơn vị cấp trên phải đảm bảo theo đúng các chủ trương, quy định trong
văn bản của cơ quan, đơn vị cấp trên; không được đưa ra các chủ trương, quy định

riêng trái với quy định chung.
- Văn bản của cơ quan, đơn vị cấp dưới khi triển khai thực hiện văn bản của
cơ quan, đơn vị cấp trên phải được gửi về cơ quan, đơn vị cấp trên để theo dõi.
(3) Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác. Có thể hiểu thêm yêu cầu
này như sau:
- Văn bản phải được viết sao cho mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng,
chính xác, đúng như nội dung văn bản muốn truyền đạt.
- Không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học.
- Cá nhân soạn thảo văn bản không được tự ý đưa những quan điểm riêng
của mình vào nội dung văn bản.
(4) Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. Có thể hiểu
thêm yêu cầu này như sau:
- Phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm, lịch sự.
- Dùng từ đúng nghĩa từ vựng sao cho từ phải biểu hiện được chính xác nội
dung cần thể hiện.
- Sử dụng từ ngữ thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách văn nói.
- Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới.
(5) Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương
và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn
cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản. Có thể hiểu thêm
yêu cầu này như sau:
- Không sử dụng từ ngữ có âm sắc riêng của các vùng miền.
- Chỉ dùng những từ ngữ địa phương chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ
địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ
ngữ phổ thông.
- Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên môn, chuyên ngành.
6


(6) Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ

tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản
thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong
dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó. Có thể hiểu thêm yêu cầu này như sau:
- Không viết tắt những từ, cụm từ mà người ở ngoài ngành không thông dụng.
- Các chữ viết tắt của cùng một từ, cụm từ phải được sử dụng thống nhất
trong toàn bộ nội dung văn bản.
(7) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số,
ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại
và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”;
trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. Một
số lỗi thường gặp đối với quy định này khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan:
- Thiếu từ “số” ở giữa tên loại văn bản và số, ký hiệu văn bản.
- Không ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản sau cụm từ tên loại văn bản
và số, ký hiệu văn bản.
- Không ghi tên cơ quan ban hành văn bản sau cụm từ tên loại, số, ký hiệu,
ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Không ghi đầy đủ, chính xác trích yếu nội dung văn bản sau tên loại, số, ký
hiệu, ngày, tháng, năm, cơ quan ban hành văn bản.
(8) Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy
định viết hoa trong văn bản hành chính (Thông tư số 01/2011/TT-BNV). Một số
trường hợp phải viết hoa theo quy định thường gặp:
- Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu
(.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai
chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và khi xuống dòng.
- Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam: Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ
chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành
tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm.

Xem các ví dụ nêu tại Phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản hành
chính (Thông tư số 01/2011/TT-BNV) để biết cụ thể.
b) Tác động và hiệu quả khi thực hiện đúng các quy định về nội dung văn
bản hành chính tại Điểm a, Khoản 1, Điều 11 Thông tư số 01/2011/TT-BNV:
- Khi nội dung văn bản hành chính phù hợp với hình thức văn bản được sử
dụng, cá nhân, cơ quan, đơn vị nhận văn bản sẽ nhận biết được đầy đủ, rõ ràng
mục đích, nội dung vấn đề của văn bản để tiếp thu, xử lý, thực hiện.
- Khi nội dung văn bản hành chính phù hợp với đường lối, chủ trương, chính
sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật, trong quá trình triển khai thực
7


hiện các cá nhân, tổ chức sẽ không vi phạm các quy định pháp luật; hoặc nếu có
trường hợp vi phạm sẽ có cơ sở để xem xét xử lý.
- Khi nội dung văn bản hành chính được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính
xác và khi nội dung văn bản hành chính sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn
giản, dễ hiểu, cá nhân, cơ quan, đơn vị, tổ chức không bị mất thời gian để đọc hiểu
văn bản, không hiểu nhằm vấn đề trong văn bản, không suy luận làm sai lệch ý đồ
của văn bản.
- Khi nội dung văn bản hành chính được sử dụng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ
thông, viết tắt, viết hoa theo đúng quy định sẽ đảm bảm được tính trang trọng,
chuẩn mực, lịch sự của văn bản, tạo được tâm lý thoải mái cho người đọc, người
xử lý văn bản.
- Trong nội dung văn bản hành chính, khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên
quan, được ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn
bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản sẽ dễ dàng
cho người xử lý văn bản trong việc tra cứu tìm hiểu thêm thông tin.
2. Một số vấn đề cần lưu ý về cách thức soạn thảo bố cục nội dung văn
bản hành chính
a) Nghiên cứu, hiểu rõ cách thức soạn thảo bố cục nội dung văn bản hành

chính theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 11 Thông tư số 01/2011/TT-BNV,
bao gồm các quy định sau:
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban
hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,
điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự
nhất định, cụ thể:
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban
hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm.
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc
theo khoản, điểm.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì
phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
(1) Bố cục Công văn thường có 3 phần: Dẫn dắt vấn đề; Giải quyết vấn đề;
Kết luận vấn đề.
- Phần dẫn dắt vấn đề phải nêu rõ lý do, cơ sở soạn văn bản; có thể giới thiệu
tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.
- Phần giải quyết vấn đề cần phải xác định rõ hướng giải quyết; sắp xếp thứ
tự các nội dung để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết. Phải sử dụng văn phong
phù hợp với mục đích của công văn:
+ Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.
+ Công văn tiếp thu ý kiến phê bình, dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo,
khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có
đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác.
8


+ Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên.
+ Công văn có tính đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, động viên sự
nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn
thành kịp thời.

+ Công văn có tính thông báo hay đề nghị, phải cụ thể, rõ ràng.
- Phần kết thúc vấn đề cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác
định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có).
(2) Bố cục Tờ trình gồm có 3 phần:
- Nêu lý do đưa ra nội dung trình cấp có thẩm quyền phê duyệt (thể hiện
được nhu cầu khách quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi).
- Các vấn đề cần đề xuất, trong đó có trình các phương án, phân tích và
chứng minh các phương án khả thi.
- Đề xuất, kiến nghị cấp trên phê chuẩn. Có thể đưa ra nhiều phương án để
cấp trên chọn và phê duyệt phương án phù hợp nhất. Lưu ý:
+ Phần đề xuất: Dùng văn phong hành chính có sức thuyết phục cao, cụ thể,
rõ ràng. Nêu rõ các thuận lợi, khó khăn trong việc thực thi các phương án.
+ Các kiến nghị: Dùng văn phong hành chính lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải
chặt chẽ, nội dung kiến nghị phải bảo đảm tính khả thi.
- Tờ trình phải đính kèm các Phụ lục để làm rõ các phương án được đề xuất,
kiến nghị trong Tờ trình.
(3) Bố cục Thông báo:
- Mở đầu Thông báo, đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần
nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác.
- Nội dung chính của Thông báo cần viết ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt
buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm như trong Công văn.
- Phần kết thúc chỉ cần tóm tắt mục đích và đối tượng cần được thông báo.
(4) Bố cục Giấy mời:
- Mở đầu nội dung Giấy mời phải ghi rõ tên cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc
chức vụ người đứng đầu cơ quan, đơn vị, tổ chức mời.
- Ghi rõ tên cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân được mời.
- Ghi rõ thời gian, địa điểm và nội dung làm việc. Có thể ghi thêm một số
nội cần lưu ý đối với người được mời.
- Phần kết thúc ghi lời trân trọng kính mời.
(5) Bố cục của Báo cáo:

- Mở đầu: Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của cơ quan, đơn
vị, tổ chức; về chủ trương do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch
công tác của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Nêu những điều kiện thuận lợi, khó khăn khi
thực hiện nhiệm vụ.

9


- Nội dung chính: Đánh giá những việc đã làm, những việc chưa làm, hoặc
chưa hoàn thành. Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện. Xác định
nguyên nhân chủ quan, khách quan. Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
- Kết luận báo cáo: Phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp thực hiện trong thời
gian tới. Những kiến nghị với cấp trên.
Đối với Báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động ngắn hạn, hoặc dài hạn, bố cục
nội dung Báo cáo có thể trình bày theo các Phần, Mục, Khoản, Điểm như sau:
Phần I
KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH
I.TÌNH HÌNH VÀ BỐI CẢNH TRIỂN KHAI NHIỆM VỤ .........
1. Thuận lợi
2. Khó khăn
II. CÁC CĂN CỨ ĐỂ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ………..
1. Các văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước Trung ương
2. Các văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước địa phương
3. Các văn bản chỉ đạo của Ngành
Phần II
ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ……
I. CÔNG TÁC CHỈ ĐẠO TRIỂN KHAI THỰC HIỆN
1. Việc xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, triển khai tổ chức thực
hiện
2. Việc tổ chức hội nghị, hội thảo triển khai, đánh giá tổ chức thực hiện

3. Việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tổ chức thực hiện
4. Các hoạt động khác
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ KẾT QUẢ CÁC NHIỆM VỤ
1. Nhiệm vụ ……..
a) Những việc đã làm – Kết quả (có số liệu so sánh với mục tiêu, chỉ tiêu đề
ra; hoặc so sánh với cùng kỳ giai đoạn trước)
b) Những việc chưa làm – Nguyên nhân
c) Những việc chưa hoàn thành – Nguyên nhân
2. Nhiệm vụ ……..
a) Những việc đã làm – Kết quả (có số liệu so sánh với mục tiêu, chỉ tiêu đề
ra; hoặc so sánh với cùng kỳ giai đoạn trước)
b) Những việc chưa làm – Nguyên nhân
c) Những việc chưa hoàn thành – Nguyên nhân
III. ĐÁNH GIÁ CHUNG
10


1. Ưu điểm và nguyên nhân
2. Hạn chế và nguyên nhân
3. Bài học kinh nghiệm
Phần III
PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP
THỰC HIỆN TRONG THỜI GIAN TỚI
I. PHƯƠNG HƯỚNG
1. Phương hướng chung
2. Một số chỉ tiêu cơ bản
II. NHIỆM VỤ
1. Nhiệm vụ …..
2. Nhiệm vụ …..
III. GIẢI PHÁP

1. Giải pháp …….
2. Giải pháp …….
Phần IV
ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
Kèm theo Báo cáo là các Phụ lục thống kê để minh họa thêm nội dung
báo cáo.
(6) Bố cục của Kế hoạch:
- Phần mở đầu, trình bày các văn bản được làm căn cứ để xây dựng Kế hoạch.
- Phần nội dung, gồm có: Mục đích, yêu cầu; Phương hướng, mục tiêu, chỉ
tiêu; Nhiệm vụ; Giải pháp thực hiện; Tổ chức thực hiện.
Đối với những Kế hoạch ngắn hạn hoặc dài hạn, có thể bố cục nội dung như sau:
Lời dẫn mở đầu của Kế hoạch
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
2. Yêu cầu
II. PHƯƠNG HƯỚNG, MỤC TIÊU
1. Phương hướng, mục tiêu chung
2. Một số chỉ tiêu
III. NHIỆM VỤ
1. Nhiệm vụ …..
2. Nhiệm vụ …..
IV. GIẢI PHÁP
11


1. Giải pháp ……….
2. Giải pháp ……….
V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Giao nhiệm vụ cho …..
2. Giao nhiệm vụ cho …..

Kèm theo Kế hoạch là các Phụ lục để cụ thể hóa các mục tiêu, nhiệm vụ
(7) Bố cục của Chương trình được xây dựng như Kế hoạch.
b) Tác động và hiệu quả khi thực hiện đúng các quy định về bố cục nội
dung văn bản hành chính theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 11 Thông tư số
01/2011/TT-BNV
Khi bố cục nội dung văn bản hành chính được thực hiện theo hướng dẫn một
cách đầy đủ và hợp lý:
- Văn bản được ban hành đúng và có chất lượng.
- Làm cho cá nhân, tổ chức nhận được văn bản dễ hiểu, và hiểu được một
cách thống nhất.
- Văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như
lâu dài trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị.
IV. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm tra văn bản hành chính do các
phòng, ban soạn thảo trước khi trình lãnh đạo Sở ký duyệt và trong quá trình kiểm
tra công tác văn thư lưu trữ ở các cơ sở giáo dục trực thuộc, tôi đã phát hiện và
hướng dẫn cho người soạn thảo văn bản hành chính khắc phục một số hạn chế
thường gặp như sau:
1. Về nội dung văn bản hành chính
Trong tổng số văn bản được kiểm tra:
- Có khoảng 20% văn bản chưa phù hợp với hình thức văn bản được sử
dụng. Trong đó, có 40% văn bản là Tờ trình được soạn dưới dạng Công văn; 30%
là Thông báo được soạn dưới dạng Công văn; 20% là Giấy mời được soạn dưới
dạng Công văn và 10% văn bản là Báo cáo được soạn dưới dạng Công văn.
- Có khoảng 10% văn bản là Quyết định chưa viện dẫn đầy đủ các văn bản
là căn cứ pháp lý làm cơ sở ban hành Quyết định. Ngoài ra, có khoảng 30% văn
bản là Quyết định chưa ghi điều khoản hiệu lực thi hành Quyết định.
- Có khoảng 30% văn bản hành chính sử dụng quá nhiều từ hoặc cụm từ viết
tắt và các từ hoặc cụm từ viết tắt không sử dụng thống nhất trong văn bản.
- Có khoảng 30% văn bản ghi viện dẫn văn bản có liên quan lần đầu và nhắc

lại trong những lần tiếp theo chưa theo đúng hướng dẫn.
- Có khoảng 10% văn bản thực hiện viết hoa các từ chưa đúng theo hướng
dẫn. Phổ biến là viết hoa sau các dấu (:) và viết hoa tên các cơ quan, tổ chức.
12


HẠN CHẾ THƯỜNG GẶP TRONG NỘI DUNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

2. Về bố cục nội dung văn bản hành chính
Trong tổng số văn bản được kiểm tra:
- Có khoảng 30% văn bản là Công văn chưa đầy đủ bố cục. Trong đó, có
khoảng 40% chưa làm rõ phần Dẫn dắt vấn đề và 60% chưa làm rõ phần Kết luận
vấn đề.
- Có khoảng 10% văn bản là Tờ trình chưa làm rõ các vấn đề cần đề xuất, trong
đó chưa có trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án khả thi.
- Có khoảng 30% văn bản là Báo cáo chưa đầy đủ bố cục. Trong đó, có khoảng
50% Báo cáo chưa có phần đánh giá đặc điểm, tình hình; 30% Báo cáo chưa có phần
Đánh giá chung, nhất là đánh giá về những hạn chế - nguyên nhân và bài học kinh
nghiệm; 20% Báo cáo đánh giá các nhiệm vụ chưa cụ thể cho từng nhiệm vụ về: tổ chức
thực hiện – kết quả - hạn chế - nguyên nhân – giải pháp khắc phục.
- Có khoảng 30% văn bản là Kế hoạch chưa đầy đủ bố cục. Trong đó, có
khoảng 40% chưa có phần Mục đích, yêu cầu; 20% chưa xác định được nhiệm vụ
và giải pháp cụ thể; 40% chưa có phần Tổ chức thực hiện.

MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN CHƯA ĐẦY ĐỦ BỐ CỤC NỘI DUNG

13


V. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG

1. Lãnh đạo các phòng, ban Sở, thủ trưởng các cơ sở giáo dục và đào tạo cần
quan tâm chỉ đạo, kiểm tra thường xuyên việc nghiên cứu, phổ biến các văn bản
hướng dẫn của cơ quan chức năng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính, nhất là theo hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV cho cán bộ, công
chức, viên chức có liên quan đến nhiệm vụ soạn thảo văn bản hành chính.
2. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức có liên quan đến nhiệm vụ soạn thảo,
ký duyệt văn bản hành chính phải có sẵn Thông tư số 01/2011/TT-BNV để khi cần
thiết tra cứu những vấn đề có liên quan. Các vấn đề đã được ghi nhận sau khi tìm hiểu
thêm về các quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV phải được ghi vào sổ tay để khi
cần thiết có thể tra cứu.
3. Mỗi loại văn bản cần soạn file mẫu và lưu trên máy vi tính để khi cần soạn thảo
văn bản có thể sử dụng ngay, không phải thiết kế lại, mất thời gian và có thể sai sót. Thủ
trưởng đơn vị có thể giao Nhân viên văn thư nghiên cứu, soạn thảo các file văn bản mẫu
để gửi đến các cá nhân có liên quan cùng áp dụng thống nhất.
4. Khi ban hành văn bản hướng dẫn các cơ quan, đơn vị xây dựng báo cáo phải
nêu rõ yêu cầu nội dung báo cáo, biểu mẫu phụ lục thống kê (nếu có), đối với những báo
cáo định kỳ, báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết phải có đề cương báo cáo và kèm theo các
phụ lục thống kê.
5. Trong Quy chế về văn thư, lưu trữ của đơn vị phải quy định rõ công việc, trách
nhiệm của cá nhân có liên quan trong việc kiểm tra văn bản hành chính trước khi thủ
trưởng đơn vị ký ban hành.
6. Các vấn đề cần lưu ý về cách thức soạn thảo nội dung, bố cục nội dung văn
bản hành chính được đưa ra trong báo cáo sáng kiến kinh nghiệm này đã được trao
đổi, đúc rút từ thực tế và có thể phổ biến áp dụng cho các phòng, ban Sở Giáo dục
và Đào tạo, các đơn vị thuộc Sở quản lý.
VI. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội
vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

14


VII. PHỤ LỤC MỘT SỐ VĂN BẢN MINH HỌA
1. Văn bản có nội dung là Tờ trình nhưng lại soạn thảo dưới dạng Công văn

15


2. Nội dung Quyết định không ghi rõ hiệu lực thi hành

16


17


3. Nội dung Tờ trình có đề xuất các phương án để trình phê duyệt

18


NGƯỜI THỰC HIỆN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

Nguyễn Bửu Tùng

BM04-NXĐGSKKN

SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI
Đơn vị: VĂN PHÒNG
–––––––––––

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
––––––––––––––––––––––––
Đồng Nai, ngày
tháng
năm

PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học: 2015 - 2016
–––––––––––
Tên sáng kiến kinh nghiệm: Một số vấn đề cần lưu ý về cách thức soạn thảo nội dung,
bố cục nội dung văn bản hành chính
Họ và tên tác giả: Nguyễn Bửu Tùng

Chức vụ: Phó Chánh Văn phòng

Đơn vị: Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai
Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác)
- Quản lý giáo dục

- Phương pháp dạy học bộ môn: .......................... 

19


- Phương pháp giáo dục


- Lĩnh vực khác: Hành chính văn phòng

Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị 
Trong Ngành 
1. Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô dưới đây)
- Đề ra giải pháp thay thế hoàn toàn mới, bảo đảm tính khoa học, đúng đắn

- Đề ra giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, bảo đảm tính khoa học, đúng đắn 
- Giải pháp mới gần đây đã áp dụng ở đơn vị khác nhưng chưa từng áp dụng ở đơn vị mình,
nay tác giả tổ chức thực hiện và có hiệu quả cho đơn vị

2. Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 5 ô dưới đây)
- Giải pháp thay thế hoàn toàn mới, đã được thực hiện trong toàn ngành có hiệu quả cao 
- Giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, đã được thực hiện trong toàn ngành có hiệu
quả cao 
- Giải pháp thay thế hoàn toàn mới, đã được thực hiện tại đơn vị có hiệu quả cao 
- Giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, đã được thực hiện tại đơn vị có hiệu quả 
- Giải pháp mới gần đây đã áp dụng ở đơn vị khác nhưng chưa từng áp dụng ở đơn vị mình,
nay tác giả tổ chức thực hiện và có hiệu quả cho đơn vị

3. Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây)
- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách:
Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT 
Trong ngành 
- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và dễ đi vào cuộc
sống: Trong Tổ/Phòng/Ban 
Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT 
Trong ngành


- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả trong phạm vi rộng:
Trong Tổ/Phòng/Ban 
Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT 
Trong ngành 
Xếp loại chung: Xuất sắc 
Khá 
Đạt 
Không xếp loại 
Cá nhân viết sáng kiến kinh nghiệm cam kết không sao chép tài liệu của người khác hoặc sao
chép lại nội dung sáng kiến kinh nghiệm cũ của mình.
Tổ trưởng và Thủ trưởng đơn vị xác nhận sáng kiến kinh nghiệm này đã được tổ chức thực
hiện tại đơn vị, được Hội đồng khoa học, sáng kiến đơn vị xem xét, đánh giá, cho điểm, xếp loại
theo quy định.
Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận của tác giả và người có thẩm quyền,
đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi cuốn sáng kiến kinh nghiệm.

NGƯỜI THỰC HIỆN SKKN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

XÁC NHẬN CỦA TỔ
CHUYÊN MÔN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký tên, ghi rõ
họ tên và đóng dấu của đơn vị)

20