Thiết kế hệ thống tự động hóa các thao tác thủ công trong việc quản lý khách sạn

Lời nói đầu
Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không thể nào
thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của
máy tính được khai thác một cách triệt để. Việc áp dụng Tin học vào quản lý,
sản xuất, kinh doanh, du lịch là một xu hướng tất yếu.
Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn là mô hình quản lý mới,
và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lý.
Mục đích của bài báo cáo này là thiết kế hệ thống tự động hóa các thao tác
thủ công trong việc quản lý khách sạn. Do phạm vi hoạt động của khách sạn
rất lớn nên bài tập báo cáo này chỉ khảo sát trong giới hạn hoạt động của bộ
phận lễ tân bao gồm các chức năng chính như quản lý thông tin về khách,
quản lý thông tin phòng .v.v.
Đối tượng quản lý của hệ thống là khách hàng. Quá trình xây dựng
gồm các bước như sau :
- Khảo sát hệ thống
- Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng
- Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
- Xây dựng mô hình dữ liệu
- Chuẩn hóa mô hình dữ liệu
- Thiết kế các bảng vật lý


I. Khảo sát hệ thống
1. Đánh giá hệ thống
Qua khảo sát thực tế ta thấy công việc quản lý ở rất nhiều các khách sạn còn thực
hiện khá thủ công. Do vậy mục đích của đề tài này là giảm tới mức tối thiểu các
công việc thủ công để đảm bảo tính chính xác, tin cậy của công việc. Tuy nhiên,
do tính chất của công việc, trong hệ thống này vẫn phải cần đến sự thực hiện
của con người, cụ thể là của nhân viên lễ tân. Phần này sẽ trình bày cụ thể các công
việc thủ công và các công việc thực hiện bằng máy tính.
Hầu hết các chức năng của hệ thống sẽ đưa ra dưới đây đều được thực hiện bằng

máy tính chỉ có một số công việc đã nói đến phải thực hiện thủ công.
- Công việc thực hiện thủ công:
Thông báo cho tổ buồng lên kiểm tra phòng.
Thông báo cho tổ dịch vụ các dịch vụ mà khách hàng đã yêu
cầu.
Chức năng “Sửa thông tin khách hàng”.
Chức năng “Sửa thông tin trạng thái phòng”.
Chức năng “Sửa thông tin dịch vụ”.
- Công việc thực hiện bằng máy tính: tất cả các chức năng còn lại của hệ
thống đều thực hiện tự động.
2. Mô tả hoạt động của hệ thống
Đưa ra các chức năng chính
- Quản lý thông tin khách hàng
- Quản lý giao dịch : thuê, đặt phòng, đổi phòng
- Quản lý thông tin trạng thái phòng


- Quản lý dịch vụ
- Quản lý thanh toán : thanh toán trả phòng và thanh toán định kỳ
- Báo cáo thống kê : báo cáo tài chính định kỳ, báo cáo tổng hợp
3. Yêu cầu của người sử dụng đối với hệ thống
- Nhập dữ liệu : về khách hàng, trạng thái phòng, dịch vụ.
- Cập nhật thông tin: thêm , sửa, xóa
- Tìm kiếm và tra cứu thông tin
- Quản lý trạng thái phòng để sắp xếp đặt phòng cho phù hợp
- Quản lý về thanh toán cho khách
- In thống kê tài chính
- In báo cáo tổng hợp.
4. Các nội dung thông tin cần quản lý
- Thông tin phòng

- Thông tin khách hàng
- Quản lý giao dịch
- Thông tin dịch vụ
- Thông tin thanh toán


II. Phân tích hệ thống theo chức năng xử lý
1.

Sơ đồ phân cấp chức năng.

Xóa TT khách hàng
Thuê phòng
Đặt phòng trước
Thanh toán trả phòng
Thanh toán định kỳ

Trả phòng
Cung cấp dịch vụ

Thêm dịch vụ
Xóa dịch vụ
Sữa TT dịch vụ
Xem trạng thái phòng
Sữa TT trạng thái phòng

Báo cáo tài chính
Xóa TT trạng thái phòng

Báo cáo tổng hợp

Sữa TT khách hàng

Tìm kiếm TT khách hàng
QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
(Bộ phận lễ tân)
Báo cáo thống kê
Quản lý TT trạng thái phòng
Quản lý dịch vụ


Quản lý giao dịch
Quản lý khách hàng

2. Đặc tả chức năng.
2.1 Chức năng “Quản lý khách hàng”.
a. Sửa thông tin khách hàng:
Vì một lý do nào đó thông tin của khách hàng nhập không chính xác thì chức
năng này cho phép sửa đổi những thông tin khôngchính xác đó trong cơ sở dữ
liệu để không gây những phiền hà, bất tiện trong công tác quản lý. Tuy nhiên


cũng cần lưu ý, chức năng này chỉ cho phép một số người mới được
quyền thực hiện.
b. Xoá thông tin khách hàng: Chức năng này sẽ xoá hoàn toàn thông tin của
khách hàng trong cơ sở dữ liệu nhằm tránh hiện tượng thiếu bộ nhớ.
c. Tìm kiếm khách hàng: Do đặc thù của công tác quản lý khách sạn, việc tìm
kiếm khách hàng diễn ra khá thường xuyên. Chức năng tìm kiếm khách
hàng này của hệ thống sẽ giúp việc tìm kiếm được thực hiện vô cùng chính
xác và nhanh chóng. Ta có thể tìm kiếm theo tên khách hàng, theo số chứng
minh nhân dân của khách hàng, ngày nhận phòng…hay cũng có thể tìm danh

sách khách hàng theo mã số phòng cho trước nào đó.
2.2 Chức năng “Quản lý thông tin trạng thái phòng”.
a. Xem thông tin trạng thái phòng: Khi có khách hàng muốn đặt phòng
tại khách sạn thì công việc đầu tiên mà nhân viên lẽ tân phải thực hiện là kiểm
tra trạng thái của tất cả các phòng trong khách sạn. Trạng thái phòng ở đây là:
phòng trống, phòng đã có khách, phòng đang sửa chữa, phòng đơn, phòng
đôi, phòng đặc biệt hay phòng thường. Chức năng này được thực hiện một
cách đơn giản bằng một bảng hiển thị tất cả các thông tin trạng thái vừa nói
trên của tất cả các phòng trong khách sạn.
b. Sửa thông tin trạng thái phòng:
Chức năng này giúp nhân viên lễ tân sửa đổi thông tin trạng thái phòng một
cách tiện lợi. Ví dụ như phòng có hảng hóc đã sửa chữa xong, phòng thường
được nâng cấp thành phòng đặc biệt…
c. Xóa thông tin trạng thái phòng: do nhu cầu sử dụng phòng của khách
sạn hoặc vì một lí do nào đó đôi khi phải xóa bỏ thông tin trạng thái của một
hay nhiều phòng trong khách sạn. Nhân viên lễ tân có thể thực hiện công việc
này một cách dễ dàng
2.3 Chức năng “Quản lý giao dịch”.
a. Đặt phòng trước:
Khách hàng có thể đặt phòng trước tại khách sạn nếu cần. Có thể đặt trực tiếp
tại khách sạn hoặc có thể gọi điện tới yêu cầu.
Ngoài các thông tin cá nhân cần phải cung cấp như họ tên, địa chỉ, số chứng
minh nhân dân… khách hàng còn phải đặt trước tiền cho khách sạn. Trong
trường hợp khách hàng ở xa và là khách hàng thường xuyên thì chỉ cần gọi


điện yêu cầu khách sạn.
b.

Thanh toán trả phòng:

Khi hết thời hạn ở khách sạn thì khách hàng sẽ thực hiện trả phòng lại
cho khách sạn. Chi phí mà khách hàng cần thanh toán bao gồm : tiền phòng,
tiền các dịch vụ đã sử dụng, tiền bồi thường nếu xảy ra hỏng hóc. Chức năng
này sẽ thực hiện tính tổng tiền của khách hàng đó và in hoá đơn thanh toán
cho khách hàng.
c.

Thanh toán định kì:

Trong trường hợp khách hàng ở lại lâu dài tại khách sạn, tức là không biết rõ
ngày dự kiến trả phòng cho khách sạn thì sau một khoảng thời gian cố định
nào đó ( thường là 3 ngày ) thì khách hàng phải thanh toán tiền trước cho
khách sạn một lần. Chức năng thực hiện lên danh sách các khách hàng ở
lâu dài trong khách sạn đã đến hạn cần phải thanh toán trước. Hình thức
thanh toán có thể là bằng tiền mặt, bằng thẻ, hay bằng sec.
d.

Thuê phòng:

Khi khách hàng có nhu cầu muốn thuê phòng tại khách sạn thì sẽ
cung cấp thông tin cá nhân như: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số
chứng minh nhân dân, khoảng thời gian dự kiến sẽ ở lại khách sạn…
Lúc này hệ thống sẽ tự động thêm thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu.
Nếu thông tin khách hàng đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu rồi thì không cần phải
thêm vào nữa.
e. Đổi phòng: do nhu cầu sử dụng, khách hàng có thể yêu cầu khách sạn cho
đổi phòng. Việc đổi phòng trong các khách sạn diễn ra khá phổ biến vì vậy
chức năng này rất quan trọng, nó giúp tránh cho khách hàng những phiền toái
không đáng có và giúp cho khách sạn tránh được những thiệt hại do nhầm lần

trong thao tác của nhân viên lễ tân.
2.4 Chức năng “Quản lý dịch vụ”


a. Cung cấp dịch vụ: Ngoài việc cung cấp phòng cho khách hàng thì khách
sạn còn cungcấp cho khách hàng một số các dịch vụ khác như: ăn
uống, phương tiện đi lại, điện thoại..Ngoài ra còn cung cấp các dịch vụ khác
như: cho thuê hội trường để tổ chức hội nghị, tổ chức tiệc…
Chức năng này của hệ thống sẽ cung cấp tên dịch vụ, chi phí của các dịch vụ
tương ứng và sẽ lưu lại thông tin của các khách hàng đã sử dụng dịch vụ đó
để phục vụ cho việc thanh toán sau này.
b. Thêm dịch vụ: Theo xu thế phát triển của xã hội cũng như để đáp ứng tốt
hơn nhu cầu của khách hàng thì hệ thống còn cung cấp chức năng “Thêm dịch
vụ”. Chức năng này thực hiện thêm vào hệ thống thông tin của các dịch vụ
chưa có trong danh sách các dịch vụ đã có.
c. Xoá dịch vụ: Với các dịch vụ lâu ngày không có khách hàng nào
yêu cầu hoặc số người yêu cầu là rất ít thì hệ thống sẽ lên danh sách để gửi
lên ban giám đốc xin huỷ bỏ dịch vụ này. Chức năng này sẽ thực hiện công
việc đó và khi được chấp nhận thì sẽ huỷ bỏ thông tin của các dịch vụ đó
trong cơ sở dữ liệu.
d. Sửa thông tin dịch vụ: Do thay đổi của thị trường, sẽ có thời điểm cần phải
thay đổi thông tin của các dịch vụ mà khách sạn đang cung cấp. Chức
năng này sẽ giúp thực hiện được điều này một cách dễ dàng.

2.5 Báo cáo, thống kê.
a. Thống kê tài chính: chức năng này thực hiện thống kê tổng số tiền mặt thu
được trong ngày hoặc trong một đơn vị thời gian nào đó. Đồng thời cũng cung
cấp khả năng xem lại tổng số tiền thu của một ngày nào trước đó.
b. Báo cáo tổng hợp: chức năng này thực hiện tổng kết tất cả các
khoản thu được, các khoản phải chi phí, tần suất sử dụng phòng, số lượng

khách hàng đến thuê phòng tại khách sạn, …trong tháng vừa qua.
III. Sơ đồ luồng dữ liệu


1.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Tổ dịch vụ
TT dịch vụ có sửa đổi
Yêu cầu dịch vụ
TT dịch vụ bị hủy
TT dịch vụ thêm
Tổ dịch vụ
3.2 Thêm dịch vụ
3.3 Sửa TT dịch vụ
Dịch vụ được yêu cầu
3.1 Cung cấp dịch vụ
Tổ dịch vụ
3.4 Xóa thông tin dịch vụ
Khách hàng
TT dịch vụ yêu cầu


Hóa đơn
TT thuê phòng
T/G nghỉ
TT đổi phòng
TT kiểm tra phòng
Tiền mặt/ Séc/ Thẻ

Y/C đổi phòng
TT đặt phòng
T/G đến
Quản lí dịch vụ
-3TT dịch vụ
Báo
Cáo
TC
Định
Kì
TT trạng
thái phòng


Tổ dịch vụ
Hoá đơn
Báo cáo thống kê
-5Phòng
TT cá nhân
TT phòng

Quản lí
giao dịch
-2TT có sửa đổi
TT đã tìm kiếm
TT cần tìm kiếm
Quản lí
khách hàng
-1Khách hàng
TT khách hàng

Tổ Buồng
TT trạng
thái phòng
Quản lí trạng
thái phòng
-4Hoá đơn


Phòng củ
Phòng mới

Phòng
TT d/ vụ cung cấp
Ban giám đốc
Báo
Cáo
Tổng
Hợp

Dịch vụ được yêu cầu
TT dịch vụ bị hủy/ dịch vụ mới/ dịch vụ có sửa đổi

Khách hàng
TT dịch
vụ Y/c
Tên dịch vụ
SD dịch vụ
2.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

3.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
3.1 Phân rã chức năng “Quản lý khách hàng”.
TT khách hàng đã sửa đổi
TT cá nhân có sửa đổi
1.1
Sửa thông tin khách hàng
1.2
Xóa thông tin khách hàng


1.3
Tìm kiếm thông tin khách hàng
Khách hàng
TTđã tìm kiếm
TT cần t/kiếm
TT khách hàng


3.2

Phân rã chức năng “Quản lý giao dịch”.
Yêu cầu đổi phòng
$ mặt/sec/ số thẻ
TB Ktra Phòng
$ mặt/sec/số thẻ
TT cá nhân

2.3
Đổi phòng
Khách Hàng

2.1
Thuê phòng
Khách hàng
2.2
Đặt phòng trước

Khách hàng
TT đặt phòng
TT đổi phòng
2.5

Thanh toán định kì
Khách hàng
TT khách hàng


Phòng
Khách hàng
Khách hàng
SD dịch vụ
Hóa đơn
TT đặt phòng
TT đổi phòng
2.4
Thánh toán trả phòng

TT khách hàng
Phòng
TT khách hàng
Phòng


Tổ buồng
Báo cáo tài chính
D.vu được yêu cầu
Quản lí khách sạn
(Bộ phận lễ tân)
Tổ dịch vụ
Khách hàng
Ban giám đốc
Báo cáo tổng hợp
TT trạng thái phòng
Thông báo kiểm tra phòng
3.3

Phân rã chức năng “Quản lý dịch vụ”


3.4

Phân rã chức năng “Quản lý trạng thái phòng”.

4.1
Xem TT trạng thái phòng
4.2
Xóa TT trạng thái phòng

4.3
Sữa TT trạng thái phòng
Tổ buồng
Phòng


3.5

Phân rã chức năng “Báo cáo thống kê”.
Phòng

5.2
Báo cáo tổng hợp
Hóa đơn
Thuê phòng
SD dịch vụ
TT dịch vụ

5.1
Báo cáo tài chính định kì
Ban Giám Đốc
Báo cáo tổng hợp
Báo cáo tài chính định kì


IV. Mô hình dữ liệu
Xây dựng mô hình thực thể liên kết
Dòng HĐ

d
Hóa đơn
Khách hàng
MaHD
MaKH
HinhthucTT

Sotien
NgayTT
MaKH


Hoten
CMND
Diachi
DT
SoHC
PhanloaiKH
ID
MaKH
Ngaydi
MaP
Ngayden
Thanhtoan
ID
MaDV
MaKH
NgaySD

Maloai

Tenloai

GiaVn
GiaNN
Thuê phòng
Sử dụng DV
Loại
Phòng


Dịch vụ
TenP
MaP
Maloai
Trangthai
MaDV
Dongiavn
TenDv
DongiaNN


V. Chuẩn hóa mô hình dữ liệu
1 Xác định các thực thể.
Trong hệ thống quản lý khách sạn (bộ phận lễ tân), ta có thể xác định
được các thực thể sau:
- Khách hàng.
- Phòng.
- Dịch vụ.
- Hóa đơn.

2.

Danh sách các thuộc tính
- MaKH
- hoteKH
- Dc
- Tel
- CMND
- SoHC
- PloaiKH
- Map
- Ngayden
- Trangthai
- GiaVN
- Madv/p
- GiaNN

- MaDV
- TenDV
- DongiaVN
- DongiaNN
- MaHD
- Sotien
- ngayTT
- HinhthucTT
- LoaiP
- Ngaydi
- Thanhtoan
- Tiendat
- Dvtinh

-

NgaySD

- Thanhtien

3.. Xác định các thuộc tính tương ứng cho các thực thể.
- Khách hàng: MaKH, HotenKH, Dc, Tel, CMND, SoHC, PloaiKH.
Với:
MaKH: mã khách hàng.
HotenKH: họ tên của khách hàng.
Dc: địa chỉ của khách hàng.
Tel: số điện thoại của khách hàng.
CMN.D: số chứng minh nhân dân của khách hàng (nếu
khách hàng là người Việt Nam).
SoHC: số hộ chiếu của khách hàng (nếu khách hàng là người nước ngoài).
PloạiKH: dùng để phân loại khách hàng là người Việt Nam hay là người nước
ngoài.
- Phòng: MaP, TenP, LoaiP, Trangthai
- Với:
MaP: mã phòng.
TenP : tên của phòng.
LoaiP : loại phòng (phòng đơn, phòng đôi, phòng đặc biệt,
phòng thường).
Trangthai:trạng thái của phòng (đã có khách, phòng trống,
phòng đã đặt trước, phòng đang sửa chữa ).
- Dịch vụ: MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN.
Với:

MaDV: mã dịch vụ.
TenDV: tên của dịch vụ.
DongiaVN: giá của dịch vụ áp dụng cho khách hàng là người
Việt Nam.
DongiaNN: giá của dịch vụ áp dụng cho khách hàng là người
nước ngoài.
- Hóa đơn: MaHD,MaKH, SotienTT, NgayTT, HinhthucTT.
Với:
MaHD: mã hóa đơn.
MaKH: mã khách hàng.