BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM – TECHCOMBANK
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (829.41 KB, 38 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
TÌM HIỂU CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG
MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM – TECHCOMBANK
Họ và tên sinh viên: Bế Thị Như
Lớp
: CĐ. Lưu trữ học k6
Cán bộ hướng dẫn: Phùng Thị Phương Liên
Sinh viên: Bế Thị Như
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.....................................................................................4
LỜI NÓI ĐẦU ....................................................................................................1
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG
VIỆT NAM TECHCOMBANK.........................................................................4
1.1Vài nét khái quát về Ngân hàng Thương mại cổ phần kỹ thương
Việt Nam Techcombank..................................................................................4
1.1.1Quá trình hình thành và phát triển Ngân hàng thương mại cổ phần
kỹ thương Việt Nam Techcombank...............................................................4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Techcombank...........................................7
1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Techcombank........................................8
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ
của Ngân hàng................................................................................................8
1.2.1 Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ..................................................9
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................................9
1.2.3. Cơ cấu, tổ chức.....................................................................................9
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN
HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK...................10
2.1. Hoạt động quản lý................................................................................10
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ............................10
2.1.2 Quản lý phông lưu trữ của ngân hàng...............................................11
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN
trong hoạt động lưu trữ của Techcombank................................................11
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ và quản lý công tác thi đua,
khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.........................................................12
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác
lưu trữ của ngân hàng..................................................................................12
2.1.6 Hợp tác quốc tế....................................................................................13
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.............................................................................13
Sinh viên: Bế Thị Như
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:...............................13
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ...........................................14
2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu....................................................................15
2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ..................18
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ....................................................................19
2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu..................................................20
CHƯƠNG III.....................................................................................................21
KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ ĐỐI VỚI HOẠT
ĐỘNG LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG..........................................................21
3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt
được...............................................................................................................21
3.1.1. Những công việc đã làm...................................................................21
3.1.2. Kết quả đạt được:.............................................................................21
3.2. Những đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở
Techcombank.................................................................................................22
3.3 Một số khuyến nghị...............................................................................23
3.3.1. Đối với ngân hàng.............................................................................23
3.3.2. Đối với nhà trường............................................................................24
KẾT LUẬN ......................................................................................................25
PHỤ LỤC...........................................................................................................26
PHỤ LỤC
Sinh viên: Bế Thị Như
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
Chữ viết tắt
1
TMCP
TMCP
Thương mại cổ phần
2
VNĐ
Việt Nam đồng
3
VPHĐQT
4
HĐQT
5
TGĐ
6
XĐGTTL
Sinh viên: Bế Thị Như
Nội dung
Văn phòng hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Xác định giá trị tài liệu
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao
của khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có một vai trò quan trọng càng quan trọng
trong việc phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Đồng thời tài liệu lưu
trữ góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược
kinh tế cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết định quản lý. Trong
quá trình xây dựng một nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong
việc kế thừa những tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều thông tin bổ ích cho
việc giáo dục, tuyên truyền, phát triển kinh tế. Nhận thức được tầm quan trọng
của tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữ ngày càng chú trọng hơn. Như vậy để
công tác lưu trữ ngày càng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh
đạo. Cần phải xây dựng một hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng
lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưu
trữ. Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo nguồn
nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ. Góp phần hiện đại hoá công tác lưu
trữ trong văn phòng hiện nay. Gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực
tiễn việc “Học đi đôi với hành”. Nhà trường đã chỉ đạo cho học sinh đi thực tập
nhằm kết hợp với kiến thức học trên lớp. Thông qua việc nghiên cứu khảo sát và
thực hành về công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức
đã học, qua đó giúp sinh viên có được những nhận thức đúng đắn hơn về ngành
học của mình, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ
năng nghề nghiệp, phát huy khả năng sáng tạo của bản thân, tích luỹ được nhiều
kinh nghiệm hơn làm cơ sở cho công tác sau này. Xây dựng phong cách làm
việc của một cán bộ khoa học về lưu trữ.
Tạo được hiệu quả công việc bên cạnh có kiến thức của việc học trên
trường thì cũng cần có áp dụng thực tế công việc. Sau khi hoàn thành chương
trình lý thuyết tại trường và được sự chấp thuận của Ban lãnh đạo Ngân hàng
thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank (Techcombank ) đã cho
em đến thực tập tại cơ quan và được phân vào phòng Văn thư lưu trữ của Khối
Dịch vụ Nội bộ từ ngày 2/3/2015 đến ngày 24/4/2015. Trong thời gian thực tập
Sinh viên: Bế Thị Như
1
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tại Techcombank, em đã được tiếp cận với thực tế, đã tham gia vào nhiều khâu
nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại Techcombank trong đó em đi sâu vào tìm hiểu
và thực hiện về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Techcombank. Đây được
coi là một khâu nghiệp vụ quan trọng nhằm phân loại tài liệu theo một phương
án khoa học và thống nhất trong hệ thống lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời, loại
ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Thêm vào đó là do em và các bạn trong
nhóm được lãnh đạo cơ quan giao nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu khối tài liệu của
ngân hàng.
Để có được tự tin để bước tới một cơ quan lớn giữ vai trò quan trọng đối
với sự phát triển của đất nước đó là nhờ vào những kiến thức chuyên môn lưu
trữ được các thầy, cô trong trường trang bị đầy đủ và tận tình dạy bảo cho em đã
giúp em nghiên cứu, tìm hiểu tình hình tổ chức bộ máy chức năng nhiệm vụ của
cơ quan và thực hành các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại cơ quan. Bên
cạnh đó là nhờ có sự chỉ đạo, sự quan tâm tận tình chu đáo của các cán bộ trong
cơ quan đã vơi đi phần nào sự bỡ ngỡ hồi hộp và đầy tâm lý lo lắng của một sinh
viên lần đầu ra một môi trường. Để có thể hoàn thành tốt đợt thực tập và bài
báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới toàn thể các thầy cô giáo
trong Khoa Văn thư – Lưu trữ đặc biệt là cô Trần Thị Mai, cô Trịnh Thị Kim
Oanh, .... đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập, cũng
như khi em hoàn thành báo cáo này. Đồng thời, em cũng gửi lời cảm ơn đến tập
thể Ban lãnh đạo phòng Văn thư lưu trữ đặc biệt là Chị Phùng Thị Phương Liên
Giám đốc Văn thư – Lưu trữ), chị Lê Thị Thuận Cán bộ hướng dẫn đã tiếp nhận,
bố trí, sắp xếp hướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo công việc và tạo
mọi điều kiện thuận lợi nhất, tốt nhất để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi những
kinh nghiệm, thực hành một số nghiệp vụ về công tác lưu trữ thuộc chuyên môn
của mình. Trong thời gian thực tập tại phòng Văn thư lưu trữ em đã cố gắng
thực hiện theo đúng nội quy, quy định làm việc của cơ quan ( đi làm đúng giờ,
không gây rối mất trật tự, luôn thiết lập mối quan hệ gây dựng tình đoàn kết với
mọi người trong các khối phòng cũng như cơ quan và cả với các thành viên
Sinh viên: Bế Thị Như
2
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong nhóm thực tập, luôn sẵn sàng làm mọi công việc được giao và đều hoàn
thành tốt…) Qua đó đã rèn luyện cho em những đức tính tốt và đúc kết cho em
được những kinh nghiệm quý báu làm hành trang vững chắc cho tương lai.
Sau đây là nội dung bài Báo cáo thực tập của em gồm 3 phần :
Chương I: Khái quát về Ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam
Techcombank.
Chương II:Thực trạng công tác lưu trữ của Ngân hàng thương mại
cổ phần Việt Nam Techcombank.
Chương III: Nhận xét, đánh giá và đề xuất, khuyến nghị từ nội dung
thực tập.
Vì đây là lần đầu tiên tiếp xúc với một khối tài liệu lớn nên còn nhiềụ bỡ
ngỡ, mắc những sai lầm, thiếu sót là không thể tránh khỏi. Nên rất mong nhận
được sự góp ý chân thành của thầy cô và Ban lãnh đạo Ngân hàng thương mại
cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank để em có thể rút ra được những bài
học kinh nghiệm xương máu cho bản thân, nhằm bổ sung thêm kiến thức về
chuyên môn nghiệp vụ của mình tạo tiền đề cho em có thêm tự tin chinh phục
ước mơ một nhà lưu trữ tài ba.
Qua bài cáo này, em xin chân thành cám ơn các thầy cô trong khoa Văn
thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và các cán bộ công chức tại phòng
Văn thư lưu trữ đã quan tâm, tạo điều kiện giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập
này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Sinh viên
Bế Thị Như
Sinh viên: Bế Thị Như
3
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG
VIỆT NAM TECHCOMBANK.
1.1 Vài nét khái quát về Ngân hàng Thương mại cổ phần kỹ thương
Việt Nam Techcombank.
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Ngân hàng thương mại cổ
phần kỹ thương Việt Nam Techcombank.
Được thành lập vào ngày 27 tháng 09 năm 1993 theo giấy phép ngân hàng
số 0040/NH-GP ngày 6/8/1993 với thời hạn 90 năm, ngân hàng thương mại cổ
phần kỹ thương Việt Nam – Techcombank là một trong những ngân hàng
thương mại cổ phần đầu tiên của Việt Nam được thành lập trong bối cảnh đất
nước đang chuyển sang nền kinh tế thị trường với số vốn điều lệ là 20 tỷ đồng
và trụ sở chính ban đầu được đặt tại số 24 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà
Nội.Hiện nay hội sở chính của Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt
Nam Techcombank đặt tại 191 Bà Triệu Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Tên đầy đủ: Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam.
Tên tiếng Anh: Vietnam Technological and Commercial Join Stock Bank.
Tên giao dịch: Techcombank.
Techcombank sở hữu một mạng lưới dịch vụ đa dạng và rộng khắp với 315 chi
nhánh và 1229 máy ATM trên toàn quốc cùng với hệ thống công nghệ ngân
hàng tiên tiến bậc nhất.
Techcombank còn được dẫn dắt bởi một đội ngũ quản lý tài năng có bề
dày kinh nghiệm tài chính chuyên nghiệp cấp đa quốc gia và một lực lượng nhân
sự lên tới trên 7000 nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp sẵn sàng hiện thực
hóa mục tiêu của Ngân hàng – trở thành ngân hàng tốt nhất và doanh nghiệp
hàng đầu Việt Nam
Những thành tựu nổi bật những năm gần đây:
Năm 2009
Sinh viên: Bế Thị Như
4
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tháng 07/2009: Tăng vốn điều lệ lên 4.337 tỷ đồng
- Tháng 09/2009: Tăng vốn điều lệ lên 5.400 tỷ đồng
- Tháng 09/2009: Ký kết hợp đồng tài trợ vốn vay bắc cầu dự án 16 máy
bay A321 với Vietnam Airlines.
- Tháng 09/2009: Ra mắt sản phẩm tiết kiệm Online….
- Nhận giải thưởng "Top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam năm 2009"
do Việt Nam Report trao tặng
- Nhận giải thưởng "Ngân hàng xuất sắc trong hoạt động thanh toán quốc
tế" do ngân hàng Wachovina trao tặng.
- Bắt đầu khởi động chiến lược chuyển đổi với sự hỗ trợ của nhà tư vấn
hàng đầu thế giới McKinsey.
năm 2010
- Triển khai các chương trình chuyển đổi chiến lược tổng thể, công bố tầm
nhìn sứ mệnh và các giá trị cốt lõi của Techcombank. Đồng thời thực hiện việc
tái cấu trúc mô mình kinh doanh và quản lý và chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp.
- Tháng 04/2010: Đạt giải thưởng "Ngôi sao quốc tế dẫn đầu về quản lý
chất lượng" (International Star for Leadership in Quality Award) do BID – Tổ
chức sáng kiến doanh nghiệp quốc tế trao tặng.
- Tháng 05/2010: Nhận danh vị "Thương hiệu quốc gia 2010"
- Tháng 05/2010: Nhận giải ngân hàng tài trợ thương mại năng động nhất
khu vực Đông Á do IFC, thành viên của ngân hàng thế giới trao tặng
- Tháng 06/2010: Nhận giải thưởng ngân hàng thanh toán quốc tế xuất sắc
năm 2009 do Citi Bank trao tặng
- Tháng 6/2010: Tăng vốn điều lệ lên 6.932 tỷ đồng
- Tháng 7/2010: Nhận giải thưởng "Ngân hàng tốt nhất Việt Nam 2010"
do tạp chí Euromoney trao tặng.
- Tháng 8/2010: Nhận giải thưởng "Sao Vàng Đất Việt 2010" do hội
doanh nhân trẻ trao tặng và giải thưởng thương hiệu việt được ưu thích nhất năm
2010 do Báo Sài gòn giải phóng trao tặng.
năm 2011
Sinh viên: Bế Thị Như
5
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- 3/2011: Nhận giải thưởng "Tỷ lệ điện tín chuẩn" từ ngân hàng Bank of
New York
- 4/2011: Được xếp hạng trong "top 500 doanh nghiệp hàng đầu Việt
Nam" từ tổ chức VNR 500 và nhận giải thưởng "Sản phẩm tín dụng của năm" từ
Thời báo kinh tế Việt Nam.
- 5/2011: Nhận giải "Doanh nghiệp đi đầu" của tổ chức World
confederation of businesses
- 6/2011 đến 8/2011: Nhận 8 giải danh giá của các tổ chức quốc tế uy tín,
bao gồm:
+ "The Best Bank in Vietnam"- Ngân hàng tốt nhất Việt Nam năm 2011;
"The Best Cash Management Bank in Vietnam" - Ngân hàng quản lý tiền tệ tốt
nhất Việt Nam năm 2011 và "The Best Trade Bank in Vietnam" - Ngân hàng tài
trợ thương mại tốt nhất Việt Nam năm 2011 do Tạp chí Finance Asia trao tặng.
+ "The Best Bank in Vietnam" - Ngân hàng tốt nhất Việt Nam năm 2011;
"The Best Cash Management Bank in Vietnam" - Ngân hàng quản lý tiền tệ tốt
nhất Việt Nam năm 2011 và "The Best Trade Bank in Vietnam" - Ngân hàng tài
trợ thương mại tốt nhất Việt Nam năm 2011 do Tạp chí Alpha South East Asia
trao tặng.
+ "The Best FX provider in Vietnam" - Ngân hàng cung cấp ngoại hối tốt
nhất năm 2011 do Tạp chí Asia Money trao tặng.
+ "Vietnam Retail bank of the year" do Tạp chí Asian Banking and
finance trao tặng
+ 12/2011: Nhận Giải "Best domestic bank in Vietnam" – Ngân hàng nội
địa tốt nhất Việt Nam do Tạp chí The Asset trao tặng
năm 2012
- Tổng tài sản đạt mức 179.934 tỷ đồng – cao nhất trong các ngân hàng
thương mại cổ phần.
- Chuyển hội sở đến tòa nhà Vincom trung tâm thủ đô Hà Nội, thể hiện
cam kết đầu tư mạnh mẽ nhằm vươn lên tầm cao mới.
- Tăng số lượng khách hàng lên mức kỷ lục 2,8 triệu.
Sinh viên: Bế Thị Như
6
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nhận 20 giải thưởng quốc tế trong vòng 2 năm, đáng chú ý là các giải
thưởng ngân hàng tốt nhất Việt Nam được trao bởi The Asset, the Asian banker.
năm 2013
- Ra mắt hội sở mới tại miền nam nằm tại tòa nhà hạng A nằm trung tâm
thành phố Hồ Chí Minh, số 9-11 Tôn Đức Thắng, thể hiện sự cam kết cung cấp
sản phẩm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng phía nam.
- Nhận 13 giải thưởng trong nước và quốc tế, trong đó nổi bật có các giải
về ngân hàng quản lý tiền tệ và tài trợ thương mại tốt nhất Việt Nam. Ngân hàng
tốt nhất Việt Nam và nhà tuyển dụng tốt nhất của Châu Á năm 2013, và sao vàng
đất việt.
- Tăng số lượng khách hàng lên 3,3 triệu.
cùng với sự hỗ trợ của cổ đông chiến lược HSBC Techcombank đang có
một nền tảng tài chính ổn định và vững mạnh với tổng tài sản đạt trên 158.897
tỷ đồng (tính đến hết năm 2013).
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Techcombank.
Theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng cùng với Nghị quyết số
2206/NQ-UBTTHĐQT của Ủy ban thường trực Hội đồng Quản trị ngày
16/12/2013 và Quyết định số 1342/QĐ-HĐQT của Hội đồng quản trị ngày
18/08/2012 đã quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
ngân hàng như sau:
- Mua bán, trao đổi ngoại tệ, vàng bạc đá quý, VNĐ, chiết khấu giấy tờ có
giá.
- Huy động vốn và cho vay ngắn, trung và dài hạn từ dân cư và các tổ
chức kinh tế dưới các hình thức hợp pháp: tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn cả
VNĐ và ngoại tệ.
- Bảo lãnh, tư vấn, uỷ thác đầu tư cho khách hàng theo quy định hiện
hành.
- Thanh toán trong nước với các phương thức chuyển tiền điện tử, nhờ
thu, lệnh chi, và thanh toán quốc tế với các phương thức chuyển tiền điện tử đi,
nhờ thu, tín dụng chứng từ (L/C).
Sinh viên: Bế Thị Như
7
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức hoạt động, lập kế hoạch kinh doanh và thực hiện báo cáo, kiểm
tra, kiểm soát theo quy định của Ngân hàng.
- Phát triển các dịch vụ mới, tìm kiếm khách hàng mới: thẻ, tài trợ ngoại
thương, bao thanh toán,…
1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Techcombank.
Là một ngân hàng TMCP nên ngân hàng thuộc loại hình doanh nghiệp
là công ty cổ phần, do vậy mà cơ cấu tổ chức của ngân hàng mang những đặc
điểm riêng của công ty cổ phần.
Ban lãnh đạo của ngân hàng bao gồm Hội đồng quản trị, ban kiểm soát,
và Tổng Giám đốc, Giám đốc. Trong Hội đồng quản trị có 9 thành viên với 1
Chủ tịch hội đồng quản trị, 4 Phó Chủ tịch và 4 thành viên. Ban giám đốc gồm
10 thành viên với 1 Tổng giám đốc và 9 Phó Tổng giám đốc. Ban kiểm soát có 4
thành viên với 1 Trưởng ban và 3 thành viên cùng với 12 khối thực hiện các
chức năng, nhiệm vụ của ngân hàng. Ngoài ban lãnh đạo còn có Trưởng, phó
các phòng ban. Theo thống kê thì đến thời điểm này Techcombank có khoảng
gần 8.000 nhân viên.
- về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của ngân hàng TMCP kỹ thương
Việt Nam được quy định tại Quyết định số 2207/QĐ-HĐQT ngày 16 tháng 12
năm 2013. Quyết định về việc điều chỉnh cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ
toàn hệ thống Techcombank.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Techcombank (xem phụ lục 1)
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ
của Ngân hàng.
Nằm trong nhóm các ngân hàng hàng đầu Việt Nam nên Techcombank
có quy mô một doanh nghiệp lớn, do đó mà hoạt động Văn thư Lưu trữ là một
bộ phận không thể thiếu cầu thành nên hoạt động của ngân hàng. Hình thức tổ
chức của Văn thư lưu trữ tại Techcombank nói chung là tập trung phân tán có
văn thư hội sở, văn thư chi nhánh, văn thư của các khối. Tuy nhiên do quy mô
của Techcombank lớn nên tại Techcombank hội sở nó chỉ là một bộ phận thuộc
Sinh viên: Bế Thị Như
8
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trung tâm Hành chính thuộc Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng. Khối Dịch
vụ Nội bộ bao gồm những trung tâm là:
- Trung tâm Hành chính (thực hiện hoạt động Văn thư – Lưu trữ)
- Trung tâm Mua sắm tập trung
- Trung tâm Quản lý tài sản
1.2.1 Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ.
Cung cấp và đảm bảo chất lượng các dịch vụ tập trung cho toàn ngân
hàng như mua sắm, hành chính văn phòng (hoạt động Văn thư - Lưu trữ).
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Xây dựng và thực hiện các cam kết chất lượng dịch vụ (SLAs), đảm bảo
cung cấp đầy đủ dịch vụ nội bộ cho tất cả các đơn vị trong ngân hàng
Liên tục cải tiến nhằm mang lại lợi ích tối đa cho Ngân hàng thông qua
các sáng kiến giảm chi phí, nâng cao năng suất đồng thời duy trì chất lượng dịch
vụ
Quản lý hành chính (hoạt động Văn thư - Lưu trữ) đối với toàn bộ các bộ
phận thuộc Hội sở không có cán bộ quản lý đầu mối trực tiếp tại miền Nam
Các chức năng, nhiệm vụ khác theo phân công, chỉ đạo của Ban điều
hành.
1.2.3. Cơ cấu, tổ chức.
Trung tâm hành chính bao gồm: 1 giám đốc văn thư lưu trữ, 1 giám đốc
hành chính chi tiêu, 5 nhân viên Văn thư lưu trữ, 2 nhân viên dịch vụ văn phòng,
5 nhân viên hành chính chin tiêu, 9 nhân viên lễ tân.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Văn thư - Lưu trữ (xem phụ lục 2)
Sinh viên: Bế Thị Như
9
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NGÂN
HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK.
2.1. Hoạt động quản lý.
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ.
Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc
quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ thống văn
bản quy phạm pháp luật của ngành lưu trữ. Để quản lý được tốt việc thực hiện
công tác lưu trữ Tecombank đã xây dựng và ban hành một hệ thống Quy chế,
nội quy, quy định riêng để thống nhất tình hình lưu trữ trong toàn Techcombank.
Ngoài Quy chế riêng thì công tác lưu trữ vẫn được thực hiện theo quy định của
nhà nước.
Quy định của Techcombank về công tác lưu trữ:
+ Hướng dẫn 0174/2013 ngày 18 tháng 10 năm 2013 hướng dẫn về công
tác Văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu.
+ Quy định số 0043 ngày 28 tháng 5 năm 2014 quy định truyền thông nội
bộ.
+ Quy định 0028/2012 ngày 9 tháng 10 năm 2012 quy định về hệ thống
văn bản nội bộ của Techcombank.
+ Quy định số 0042/2011 ngày 18 tháng 10 năm 2011 quy định về quản lý
hồ sơ của Techcombank.
+ Sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ .
- Quy định của nhà nước về công tác lưu trữ :
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;
+ Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN ngày 30 tháng 12 năm 2005
Quyết định của Ngân hàng nhà nước về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế
toán trong ngành Ngân hàng.
Sinh viên: Bế Thị Như
10
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
+ Thông tư số: 43/2011/TT-NHNN ngày 20 tháng 12 năm 2011 Quy
định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành ngân hàng.
Việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật vào công việc thực tế
không chỉ trong mỗi phòng Văn thư - Lưu trữ mà còn các Cán bộ chịu trách
nhiệm giải quyết công việc của cơ quan thực hiện một cách đầy đủ chính xác và
có hiệu quả góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, bảo quản và phục vụ
khai thác sử dụng . Tránh việc khiến cho tài liệu bị mất mát, gây khó khăn cho
công tác thu thập bổ sung cũng như bảo quản quản lý và khai thác sử dụng.
2.1.2 Quản lý phông lưu trữ của ngân hàng
Do nhận thấy được tầm quan trọng của việc thành lập phông lưu trữ mà
cơ quan đã quyết định thành lập phông với tên đầy đủ là phông lưu trữ ngân
hàng TMCP kỹ thương Việt Nam.Việc quản lý phông của ngân hàng được quy
định tại Quy định về công tác văn thư lưu trữ của ngân hàng và theo nguyên tắc
không phân tán phông thực hiện theo quy định của nhà nước.
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN
trong hoạt động lưu trữ của Techcombank.
Hiện nay tại Techcombank sử dụng phần mềm E_ Office để quản lý, trình
duyệt công văn đến; quản lý, trình duyệt, phát hành công văn đi; quản lý hồ sơ
công việc.
Việc ứng dụng phần mềm này giúp cho việc tiết kiệm thời gian xử lý công
việc, đẩy nhanh các tiến trình xử lý công việc do loại bỏ các thao tác thủ công
truyền thống và tự động hóa các công việc văn phòng. Đồng thời, với việc áp
dụng văn phòng điện tử giúp cho cán bộ, công chức chủ động được thời gian
trong giải quyết công việc; giúp đơn vị lưu trữ và tìm kiếm tra cứu văn bản một
cách dễ dàng, tiết kiệm không gian lưu trữ văn bản.
Sinh viên: Bế Thị Như
11
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ và quản lý công tác thi đua,
khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
a) Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.
Về công tác lưu trữ của Techcombank hiện nay chưa có cán bộ chuyên
trách về công tác lưu trữ mà chỉ có Cán bộ làm công tác Văn thư kiêm lưu trữ.
Trách nhiệm chính là đóng dấu, quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến.Về
mảng lưu trữ thì thực hiện quản lý, bảo quản, lưu giữ tài liệu trong kho lưu trữ.
Do phòng vẫn thiếu cán bộ lưu trữ so với số lượng công việc thuộc chức năng
giải quyết của phòng. Vì thế, còn nhiều tài liệu trong kho mới chỉ được chỉnh lý
sơ bộ, trong khi đó tài liệu từ các phòng ban - đơn vị thuộc nguồn nộp lưu
thường xuyên được bổ sung và công việc hàng ngày rất nhiều vẫn bị tồn đọng
do thiếu cán bộ. Tuy nhiên do nhu cầu hoạt động quản lý, thực tiễn công việc
thì hàng tháng ngân có tổ chức cử cán bộ đi tham dự các khóa đào tạo về nghiệp
vụ, mở các lớp tập huấn ngay tại cơ quan về nghiệp vụ lưu trữ. Điều đó được thể
hiện ngay tại quyết định mới đây nhất Quyết định số 258/2015/QĐ-TGĐ ngày
06/04/2015 của Tổng giám đốc về việc cử cán bộ đi đào tạo, tham gia khóa học
“ Quản lý văn bản trên phần mềm E_Office”.
b) Công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
Công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động văn thư lưu trữ nói chung
và hoạt động lưu trữ nói riêng là đã có. Hàng tháng ngân hàng luôn có các cuộc
họp đánh giá chất lượng làm việc của các cán bộ nhân viên từ đó biểu dương
thành tích đạt được và kỷ luật những cán bộ nhân viên không hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao.
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công
tác lưu trữ của ngân hàng.
Hoạt động thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ
của ngân hàng là đã có cụ thể là việc lấy Hướng dẫn 0174/2013/HD ngày
17/12/2013 hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu
làm cơ sở để thanh tra kiểm tra hoạt động văn thư lưu trữ của cơ quan.
Sinh viên: Bế Thị Như
12
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Việc đánh giá kết quả thi đua khen thưởng về lưu trữ vẫn chưa được
thường xuyên và chưa có một chế tài nào nghiêm khắc để xử lý những vi phạm
trong công tác lưu trữ.
2.1.6 Hợp tác quốc tế
Do điều kiện của cơ quan chưa có cộng thêm phải là cơ quan quản lý nhà
nước nên việc hợp tác quốc tế trong lĩnh vực này hầu như không có mà chỉ chủ
yếu áp dụng một cách linh hoạt các văn bản quy định của nhà nước.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc
xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ
quan. Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc
xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến
hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện theo những quy định hiện hành của
cơ quan.Việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ hiện nay của Techcombank
được thực hiện tại các khối phòng, ban, đơn vị của Techcombank.
Cụ thể, lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu từ các nguồn sau:
Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu
mối văn bản đi, đến của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở văn
thư cơ quan, sau một thời gian sẽ nộp vào lưu trữ.
Các khối,phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các
hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các khối,
phòng, ban, đơn vị trong quá trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ
cơ quan sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong. Tài liệu hình
thành trong các khối, phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập hồ sơ công việc của
các cán bộ chuyên môn
Nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị của
các cán bộ lãnh đạo của cơ quan nghỉ việc, hoặc thuyên chuyển sang nơi khác,
Sinh viên: Bế Thị Như
13
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
từ các cơ quan khác có liên quan tới hoạt động của cơ quan thì cũng là nguồn bổ
sung khá quan trọng vào lưu trữ cơ quan.
Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan chủ yếu là tài liệu hành
chính còn các loại tài liệu khác thì hạn chế.
+Tài liệu tổng hợp;
+Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;
+Tài liệu tổ chức, nhân sự;
+ Tài liệu lao động, tiền lương;
+Tài liệu tài chính, kế toán;
+Tài liệu thi đua, khen thưởng;
+Tài liệu hành chính, quản trị công sở;
+Tài liệu lĩnh vực chuyên môn
….
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu
chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài
liệu hình thành trong hoạt động của Techcombank
Để có thể tiến hành công tác XĐGTTL một cách khách quan, chính xác
và khoa học, thì những người trực tiếp làm công việc này phải nắm vững những
nguyên tắc, phương pháp và những tiêu chuẩn đang được áp dụng phổ biến
trong thực tiễn XĐGTTL ở Việt Nam (yêu cầu về chuyên môn).
Công tác XĐGTTL ở Techcombank hiện nay mới được thực hiện tại văn
thư xác định sơ bộ về giá trị của nhiều khối tài liệu.
Việc xác định giá trị tài liệu của Ngân hàng được áp dụng theo tiêu chuẩn
sự trùng lặp thông tin trong tài liệu theo tiêu chuẩn này thì những tài liệu trùng
thừa, tài liệu thiếu thông tin và thông tin không quan trọng sẽ bị loại ra
Sinh viên: Bế Thị Như
14
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hiện nay Techcombank vẫn chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản
mà đang áp dụng thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20 tháng 12 năm 2011
quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngân hàng.
2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ
cơ bản của công tác lưu trữ.
Thực hiện tốt công tác này giúp cho việc tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu
của phông hoặc khối tài liệu một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
Công tác chỉnh lý ở Techcombank được áp dụng theo các văn bản của nhà
nước như: Luật lưu trữ số 01/2011/QH13; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN
ngày 01 tháng 6 năm 2009 Quyết định ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu
giấy” theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000.
Tài liệu của Ngân hàng được phân loại theo phương án Thời gian – Mặt
hoạt động vì Ngân hàng là cơ quan có cơ cấu tổ và chức năng chức hay thay đổi
không rõ ràng.
Trong thời gian 2 tháng thực tập tại ngân hàng chúng em đã được cán bộ
lưu trữ cơ quan tin tưởng giao cho thực hiện chỉnh lý khối tài liệu của ngân hàng
từ 1993-2013 cụ thể như sau:
- Các loại tài liệu cần chỉnh lý bao gồm các nhóm:
+ Văn bản của Tổng giám đốc từ năm 2001-2007
+ Văn bản của Hội đồng quản trị từ năm 1993-2013
+ Công văn đi từ 1993-2001
+ Công văn đến từ 1993-2001
+ Các loại sổ sách từ năm 1993-2013
+ Các loại tài liệu khác
Sinh viên: Bế Thị Như
15
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Để thực hiện công việc chỉnh lý này chúng em đã nhận được sự hướng
dẫn tận tình của cán bộ lưu trữ cơ quan. Do ngân hàng là cơ quan có cơ cấu tổ
chức rõ ràng, luôn thay đổi, cơ quan đang hoạt động trong thực tiễn nên phương
án phân loại tài liệu được cán bộ lưu trữ cơ quan lựa chọn là phương án “thời
gian-mặt hoạt động”. Việc chỉnh lý tài liệu của ngân hàng chưa có trong quy
định về công tác văn thư – lưu trữ quản lý và sử dụng con dấu của của ngân
hàng nên việc chỉnh lý tài liệu dựa vào các văn bản quy định của nhà nước là
Luật Lưu trữ 2011 và Quyết định 128/QĐ-VTLTNN về ban hành quy trình
“chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000 ngày 01 tháng 06 năm 2009,
do đó việc chỉnh lý gặp những khó khăn nhất định.
Căn cứ vào đặc thù khối tài liệu hình thành trong cơ quan; chức năng
nhiệm vụ chung của cơ quan, các phòng, ban và căn cứ vào tình hình thực tế
hiện tại phục vụ hoạt động quản lý thì cơ quan lựa chọn phương án “thời gianmặt hoạt động”.
Khối tài liệu đem ra chỉnh lý được phân thành 4 bước chính:
Bước 1: Phân loại tài liệu theo nhóm lớn, mỗi nhóm tương ứng với từng
năm
Bước 2: Phân loại tài liệu thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm tương ứng với
các mặt hoạt động
Bước 3: Phân loại tài liệu từ các nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ hơn (nếu
số lượng văn bản của các nhóm nhiều)
Bước 4: Phân loại tài liệu thành các nhóm nhỏ nhất, mỗi nhóm tương ứng
với 1 hồ sơ (Mỗi hồ sơ tương ứng với 1 file tài liệu).
Đối với tài liệu của TGĐ từ 2001 – 2007
Bước 1: Phân loại tài liệu theo nhóm lớn, mỗi nhóm tương ứng với từng
năm
1.Năm 2001
2.Năm 2002
Sinh viên: Bế Thị Như
16
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.Năm 2003
….
Bước 2: Phân loại tài liệu thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm tương ứng với
các mặt hoạt động
1.Năm 2001
1.1
Tài liệu liên quan đến cơ cấu. Tổ chức của Techcombank.
1.2 Tài liệu liên quan đến lãi suất.
1.3
Tài liệu liên quan đến biều phí.
1.4
Tài liêu liên quan đến ủy quyền.
2.Năm 2002
………
Bước 3: Phân loại tài liệu từ các nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ hơn (nếu
số lượng văn bản của các nhóm nhiều)
1.Năm 2001
1.1 Tài liệu liên quan đến cơ cấu tổ chức của Techcombank
1.1.1 Tài liệu về thành lập, chia tách, sáp nhập các đơn vị
1.1.2 Tài liệu về điều chỉnh, thay đổi các đơn vị
1.1.3 Tài liệu về di chuyển, di dời, thay đổi địa điểm của chi nhánh, trụ sở
làm việc của các đơn vị trong hệ thống Techcombank
1.2 Tài liệu liên quan đến lãi suất
1.2.1 Tài liệu về huy động lãi suất dân cư
1.2.2 Tài liệu về lãi suất huy động các tổ chức kinh tế
………
Bước 4: Phân loại tài liệu thành các nhóm nhỏ nhất, mỗi nhóm tương ứng
với 1 hồ sơ (Mỗi hồ sơ tương ứng với 1 file tài liệu).
Sinh viên: Bế Thị Như
17
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ví dụ: Tập lưu văn bản về ủy quyền của TGĐ năm 2011
Tài liệu của Hội đồng quản trị hay tài liệu của các phòng ban khác nó
cũng được chỉnh lý theo phương án này, tuy nhiên nội dung hồ sơ tài liệu là
không giống nhau do chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của từng phòng, ban, đơn
vị nó khác nhau.
2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
a) thống kê.
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ
chuyên môn xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tài
liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào
phương tiện thống kê.
Đơn vị thống kê: đối với Ngân hàng phần lớn đều là tài liệu hành chính và
tài liệu kế toán nên đơn vị thống kê chủ yếu là các file văn bản mỗi file tương
ứng với một hồ sơ. Mục lục hồ sơ được dùng để thống kê tiêu đề các hồ sơ và cố
định trật tự sắp xếp các hồ sơ.
Ngoài việc thống kê tài liệu lưu trữ còn thống kê các trang thiết bị (Kho
gồm 6 dãy tài liệu tương ứng với 6 giá compac. Với khoảng 80m tài liệu mỗi
mét giá có 11 file tài liệu do vậy kho có gần khoảng 900 file tài liệu.); Về kho
tàng: Kho lưu trữ của Techcombank được bố trí tại tầng 18 với diện tích kho
khoảng 25m2, kho lưu trữ được bố trí, sắp xếp một cách khoa học hợp lý, tận
dụng tối đa diện tích để tài liệu lưu trữ.
b) Công cụ
Ngoài công tác thống kê việc xây dụng công cụ tra tìm cũng là khâu cần
được quan tâm. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tìm tài liệu chủ
yếu và quan trọng nó giúp cho việc tìm kiếm thông tin liên quan đến tài liệu lưu
trữ trong kho.
Hiện nay tại Techcombank áp dụng hai loại công cụ tra tìm:
- Công cụ truyền thống: Mục lục hồ sơ
Sinh viên: Bế Thị Như
18
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Công cụ hiện đại: Cơ sở dữ liệu tra cứu và các chỉ dẫn trên máy tính.
Việc áp dụng các công cụ tra tìm này trong ngân hàng nhằm hệ thống hóa
hồ sơ, tài liệu thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm.
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ
thuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt
các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ hiện nay tại Techcombank đã được
thực hiện và đảm bảo tương đối tốt. Có kho để tài liệu và trang bị đầy đủ các
trang thiết bị phục vụ cho khâu bảo quản. Ý thức bảo quản của các cán bộ trong
Techcombank ngày càng được nâng cao.
+ Về kho tàng:
Kho lưu trữ của Techcombank được bố trí tại tầng 18 với diện tích kho
khoảng 25m2, kho lưu trữ được bố trí, sắp xếp một cách khoa học hợp lý, tận
dụng tối đa diện tích để tài liệu lưu trữ.
Kho gồm 6 dãy tài liệu tương ứng với 6 giá compac. Với khoảng 80m tài
liệu mỗi mét giá có 11 file tài liệu do vậy kho có gần khoảng 900 file tài liệu.
+ Trang thiết bị:
Hiện tại kho lưu trữ của Techcombank được trang bị các trang thiết bị cơ
bản:
Kho được trang bị 6 giá compac được sơn chống rỉ phía ngoài, bền vững,
tiết kiệm diện tích, tránh được sự tác động của côn trùng.
Khoảng 900 file tài liệu với hộp file là loại hộp nhựa màu xanh. File đúng
theo tiêu chuẩn của nhà nước quy định file có ghim kẹp đục lỗ để tài liệu tránh
tình trạng tài liệu bị rơi ra khỏi file.
Có 01 tủ sắt đựng tài liệu.
Ngoài các trang thiết bị cơ bản cho công tác bảo quản thì tại lưu trữ
Techcombank còn trang bị thêm các thiết bị hỗ trợ như: 01 xe đẩy vận chuyển
Sinh viên: Bế Thị Như
19
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tài liệu, hệ thống điều hòa, hệ thống đèn điện, hệ thống các trang thiết bị phòng
cháy chữa cháy.
Thêm vào đó là cơ quan còn sử dụng các loại chất hóa học theo đúng tiêu
chuẩn ngành lưu trữ quy định để ngăn trừ côn trùng chuột bọ xâm nhập cũng
như tiêu diệt khi chúng đã xâm nhập.
2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu là quá trình tổ chức khai thác, sử dụng
thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu, giải quyết những nhiệm vụ
hiện hành của cơ quan, tổ chức và các nhân.
Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ở Techcombank hiện nay theo
chính sách an ninh thông tin hiện hành của Techcombank.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm bảo quản, mở sổ theo dõi và phục vụ yêu
cầu khai thác, sử dụng bản lưu theo quy định số 0042/2011/QĐ1 về quản lý hồ
sơ của Techcombank. Các đơn vị có nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu thì
điền đầy đủ thông tin vào mẫu biểu 03- MB03.HD.DVNB.09.
Bộ phận văn thư lưu trữ cung cấp các văn bản/tài liệu cho các đơn vị là
bản sao. Trường hợp các đơn vị cần bản chính thì thời gian mượn không quá 10
ngày làm việc và khi các đơn vị mượn bản chính thì hoàn toàn chịu trách nhiệm
pháp lý về việc bảo mật thông tin cũng như việc bảo quản tài liệu không bị mất,
thất lạc tài liệu.
Tất cả các cán bộ tại đơn vị có nhu cầu chính đáng đều được phép khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, trừ các tài liệu có độ mật (mật/tuyệt mật/tối mật).
Việc khai thác sử dụng tài liệu có độ mật phải có sự phê duyệt của cấp lãnh đạo
cao nhất cảu đơn vị có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu mật và phê duyệt của
cấp có thẩm quyền là Chủ tịch đối với các văn bản do VPHĐQT lấy số; đối với
các văn bản khác do TGĐ hoặc lãnh đạo đơn vị soạn thảo văn bản hoặc cấp
được ủy quyền phê duyệt theo mẫu biểu 04-MB04.HD.DVNB.09.
Những tài liệu ở ngân hàng là những tài liệu mang tính chất nội bộ không
lưu thông ra bên ngoài vì thế việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chỉ áp dụng
đối với cán bộ, nhân viên các phòng ban trong cơ quan.
Sinh viên: Bế Thị Như
20
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG III.
KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ ĐỐI VỚI HOẠT
ĐỘNG LƯU TRỮ CỦA NGÂN HÀNG
3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt
được.
3.1.1. Những công việc đã làm.
Nhật ký thực tập tại Trung tâm Hành chính từ ngày 03/03/2015 đến ngày
24/04/2015:
- Ngày 03/03/2015. Tiếp xúc với khối tài liệu được yêu cầu chỉnh lý gồm
văn bản của Hội đồng quản trị từ năm 1993-2013; văn bản của Tổng giám đốc
từ năm 2001-2007; công văn đi, đến từ năm 1993-2001; các loại sổ sách từ năm
1993-2013;
- Ngày 04/03-13/03/2015: Sắp xếp, xác định giá trị cho các loại sổ sách
của Ngân hàng từ năm 1993-2013;
- Ngày 16/03-18/03/2015: Phân loại, sắp xếp văn bản, đánh số tờ , nhập
file excel và đóng file cho khối tài liệu của Tổng giám đốc;
- Ngày 19-20/03/2015: Phân loại, sắp xếp văn bản, đánh số tờ , nhập file
excel và đóng file cho khối tài liệu của Hội đồng quản trị;
- Ngày 23/03-10/04/2015: Scan văn bản đối với khối công văn nội bộ của
các năm 2007, 2008, 2009;
- Ngày 13/04-17/04/2015: Phân loại, sắp xếp, đánh số tờ văn, nhập file
excel và đóng file cho khối văn bản chất lượng năm 2008;
- Ngày 20/04-23/03/2015: Sắp xếp, đánh số tờ, nhập file excel và đóng
file cho khối văn bản ủy quyền năm 2010, 2011;
- Ngày 24/04/2015: Tổng kết, hoàn thiện, kiểm tra và bàn giao toàn bộ
khối văn bản đã trong quá trình thực tập cho cán bộ hướng dẫn;
3.1.2. Kết quả đạt được:
Trong thời gian 2 tháng thực tập tại Techcombank chúng em đã hoàn
thành được số lượng công việc được giao cụ thể như sau:
Sinh viên: Bế Thị Như
21
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
