TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN ÔN TẬP MÔN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG (Phần thi viết, dùng cho thi tuyển Công chức Văn phòng – Thống kê cấp xã)

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN ÔN TẬP
MÔN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
(Phần thi viết, dùng cho thi tuyển Công chức
Văn phòng – Thống kê cấp xã)

Bài 1
TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
I. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG
1. Khái niệm
Trong thực tiễn cuộc sống, văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác
nhau. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học
quản lý ở mỗi quốc gia trong từng thời kỳ lịch sử, cách hiểu về văn phòng cũng
có sự thay đổi và phát triển.
Khi nhìn vào các công việc dễ thấy,

hàng ngày của

văn phòng ở mỗi cơ quan; văn phòng
được hiểu là nơi thực hiện các loại công
việc liên quan đến công văn, giấy tờ, con
dấu, giải quyết các công việc hành chính
hàng ngày hoặc văn phòng là nơi làm
công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ... Bên
cạnh đó, văn phòng luôn gắn với một
địa điểm cụ thể nền văn phòng thường

được hiểu là trụ sở làm việc, là

điểm giao

địa

tiếp đối nội, đối ngoại
1


của cơ quan, đơn

vị.

I. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG......................................1
II. NHIỆM VỤ CHỦ YẾU CỦA VĂN PHÒNG.................................................6
1. Nhiệm vụ chung................................................................................................6
14. Nhân viên kế toán A.................................................................................19
MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.............22
4. Cách thức lập chương trình, kế hoạch công tác..........................................31
- Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác:...........................................31
III. CÔNG TÁC TIẾP KHÁCH.........................................................................32

Theo nghĩa chung nhất, văn phòng được
hiểu là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ
quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng
hợp cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm
thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ
chức đó.
Hệ thống tổ chức bộ máy cơ quan nhà nước rất đa dạng, nhiều loại hình
khác nhau, tùy theo địa vị pháp lý của mình mỗi cơ quan có một cơ cấu tổ chức
bộ máy tương ứng, trong mỗi cơ cấu đó văn phòng luôn là một bộ phận cấu thành
được hình thành dường như đồng thời với sự ra đời của cơ quan tổ chức đó.
Các cách hiểu nêu trên về “văn phòng” phản ánh nhận thức của chúng
ta về chức năng, nhiệm vụ của “văn phòng” ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong

những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Trong hoạt động quản lý hành
chính cần có sự đánh giá toàn diện, đầy đủ và chính xác những hoạt động diễn
ra tại bộ phận này trong các cơ quan, tổ chức để từ đó có một khái niệm thống
nhất nhằm xây dựng tổ chức và điều hành công việc của nó có ngày càng có
hiệu quả hơn.
Xét từ giác độ hệ thống công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp
đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Ở đầu vào đó là các
hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, khai thác và sử dụng toàn bộ các
nguồn thông tin về các lĩnh vực chính trị, kinh tế - xã hội, hành chính, môi

2


trường, v.v... theo các phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối
ưu trong từng hoạt động của cơ quan. Đó là một trong những nội dung hoạt
động rất đặc thù của công tác văn phòng. Ở đầu ra đó là các hoạt động phân
phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên
ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó
góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ
chức nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản
lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt tới những mục tiêu mong đợi
của tổ chức
Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
chính trị của mỗi cơ quan, đơn vị. Trước hết, văn phòng luôn gắn với việc quản
lý, sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản, tài chính được giao để phục
vụ và duy trì hoạt động bình thường của cơ quan đơn vị. Mặt khác, văn phòng có
trọng trách là phục vụ các điều kiện cơ bản cho nguồn nhân lực. Trước hết là trực
tiếp phục vụ cho bộ máy lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện làm việc, giữ gìn trật tự
an toàn cơ quan, tham gia nhiều công việc trong nhiệm vụ đảm bảo quyền lợi vật
chất cho người lao động theo chế độ nhà nước, là đầu mối thu thập và cung cấp

thông tin, đảm bảo sự vận hành thông suốt, liên tục của mỗi cơ quan.
Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ
chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và
hiệu quả, hiệu lực của công tác lãnh đạo. Chính vì vậy việc tăng cường xây
dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức được quan
tâm đặc biệt. Tuy nhiên, ở một số cơ quan, tổ chức còn có nhận thức chưa thật
đúng đắn về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, chưa quan tâm đúng
mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng, chỉ
đạo công tác và tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp

hành công việc. Thêm
nữa, nhiều cán bộ, công chức chưa nắm
vững nghiệp vụ hành chính văn phòng,
lúng túng, thiếu khoa học trong thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của mình. Việc am
hiểu, tinh thông và áp đụng có hiệu quả
các tác nghiệp của nghiệp vụ hành chính
văn phòng sẽ giúp cơ quan, tổ chức đảm
lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều

3


bảo tính liên lục, ổn định, tập trung và
hiện đại hóa trong hoạt động công vụ
của mình. Do đó, việc tăng cường nghiệp
vụ cho đội ngũ lao động văn phòng là hết
sức cần thiết.
Để thực hiện các chức năng nhiệm vụ to lớn của mình văn phòng bao
giờ cũng được đầu tư những điều kiện vật chất và nhân lực. Về phương diện tổ

chức bộ máy và nhân sự văn phòng phải được thành lập và tổ chức hoạt động
theo các nguyên tắc nhất định.
2. Các nguyên tắc tổ chức và hoạt động của văn

phòng:

Văn phòng với tư cách là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ
chức có chức năng giúp thủ trưởng các cơ quan thực hiện nhiệm vụ chính trị
của cơ quan đó. Như vậy, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung về thành lập
một cơ quan nhà nước, việc tổ chức và hoạt động của văn phòng của các cơ
quan, cần đặc biệt chú trọng một số nguyên tắc tổ chức và hoạt động, bao gồm:
- Nguyên tắc tổ chức và hoạt động phù hợp với chức năng nhiệm vụ
của cơ quan.
- Nguyên tắc phân biệt rõ chức năng quản lý nhà nước với chức năng

và sự nghiệp, đáp ứng
yêu cầu hoạt động của cơ quan và của công
cuộc cải cách nền hành chính nhà nước.
quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh

- Bảo đảm hiệu lực, hiệu quả của tổ chức, không chồng chéo, trùng lặp,
chia cắt nhiệm vụ với các đơn vị khác trong cơ quan, giảm những khâu trung
gian không cần thiết, bảo đảm sự quản lý thống nhất của Trung ương, đồng thời
phát huy tính chủ động, sáng tạo của cơ sở.
- Văn phòng thường có con dấu riêng. Tùy từng loại cơ quan mà văn
phòng có thể là đơn vị tài chính cấp 2 hoặc cấp 3.
3. Chức năng của văn phòng
Do diễn biến thực tế của từng cơ quan mà có những đánh giá khác nhau
về chức năng của văn phòng, có nhóm ý kiến cho rằng văn phòng có chức năng
thực hiện công tác tham mưu tổng hợp là chính, có nhóm ý kiến khác cho rằng

văn phòng thực hiện chức năng hậu cần là chính. Chính vì vậy, trong một số cơ
4


quan, tổ chức văn phòng chỉ tập trung giải quyết các vấn đề liên quan đến cơ sở
vật chất, nâng cao đời sống cho cán bộ công chức, lo bố trí sửa chữa nhà tập thể
v.v... Tình hình trên thường phổ biến trong thời gian trước thời kỳ Đổi mới.
Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới tổ chức và hoạt động
của các cơ quan quản lý nhà nước, chức năng tham mưu, tổng hợp của văn

Ở
đây, “tham mưu” bao hàm nội dung
tham vấn, còn “tổng hợp là thu thập,
thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho
hoạt động quản lý. Muốn có được những
quyết định đúng đắn, khoa học, người
thủ trưởng không thể chỉ dựa vào ý chí
chủ quan của mình, mà còn phải xét đến
những yếu tố khách quan như ý kiến
tham gia của các cấp quản lý, của những
người trợ giúp. Việc thu thập, phân tích
và tổng hợp những ý kiến đó thông
thường và phần lớn được thực hiện bởi
bộ phận văn phòng. Hoạt động này mang
tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm
trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quvết định tối
ưu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất
phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và
chính xác những thông tin đầu vào, đầu
phòng ngày càng được đặt ra như chức năng cơ bản nhất của văn phòng.

5


ra, kể cả những thông tin phản hồi mà
văn phòng thu thập được. Như vậy, tham
mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là
để tham mưu.
Cùng với sự phát triển của bộ máy quản lý nhà nước, chức năng đảm
bảo hậu cần cho mỗi cơ quan của văn phòng ngày càng lớn, nhưng nội dung
công việc cụ thể của văn phòng trên lĩnh vực này đã có nhiều đổi mới, với mục
tiêu ngày càng tiết kiệm và hiệu quả hơn và theo hướng xã hội hóa các hoạt
động phục vụ.
II. NHIỆM VỤ CHỦ YẾU CỦA VĂN PHÒNG
1. Nhiệm vụ chung
Về cơ bản, nhiệm vụ của văn phòng thuộc các cơ quan nhà nước bao
gồm:
- Tổng hợp, xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, theo dõi,
đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đó theo phân công
của thủ trưởng cơ quan.
- Phối hợp với các tổ chức thuộc cơ quan để tập hợp và phân tích tình
hình hoạt động của cơ quan ở trong và ngoài cơ quan. Thực hiện công tác thông
tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo cơ quan.
- Điều hòa, phối hợp hoạt động của các đơn vị thuộc cơ quan, các đơn
vi trực thuộc và quan hệ với các cơ quan đơn vị khác có liên quan trong việc
thực hiện chương trình nhiệm vụ của cơ quan mình.
- Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn
thư, lưu trữ, quản trị và tài chính (quản lý công tác tài vụ, tài sản, an ninh, trật tự
vệ sinh môi trường, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện
công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh cung cấp các dịch vụ

công cộng trong nội bộ cơ quan).
- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật
chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần
cho hoạt động và công tác của cơ quan.

y tế, bảo vệ sức
khoẻ, tham gia các công tác nhằm đảm
bảo chế độ và nâng cao đời sống cho
- Tổ chức và thực hiện công tác

6


người lao động.
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ
quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như với nhân dân và
chính quyền

địa phương.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do thủ trưởng cơ quan giao hoặc uỷ
quyền.
- Cán bộ, công chức, lao động của văn phòng chịu trách nhiệm trước
chánh văn phòng, trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật về việc thi hành
nhiệm vụ, công vụ được giao; có nghĩa vụ và quyền lợi theo quy định tại pháp
lệnh cán bộ, công chức và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
2. Một số nhiệm vụ cụ thể
2.1. Tổ chức công tác thông tin, văn bản
Thông tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông
báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi

trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi

thống quản lý và môi trường
xung quanh, nhằm kiến tạo các biện
pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn
lực, không gian và thời gian đối với các
khách thể quản lý.
thuộc tính của hệ

Thông tin có mặt trong tất cả các nội dung hoạt động của văn phòng và
quá trình quản lý của lãnh đạo. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước thì phần
lớn các thông tin đều dưới dạng văn bản. Chức năng thông tin cũng là chức
năng quan trọng bậc nhất của văn bản. Thông tin cần thiết cho lãnh đạo để đề ra
các quyết định quản lý. Công tác thông tin cần thiết đối với lãnh đạo đến mức
nhiều người cho rằng “không có thông tin không thể lãnh đạo”. Không thể hình
dung được lãnh đạo mà không có thông tin, thiếu thông tin.
Trong việc bảo đảm thông tin cho quản lý, thông tin từ nguồn là các
văn bản có vị trí lớn và đặc biệt quan trọng. Muốn làm tốt công tác
thông tin, văn bản phải làm tốt công tác văn thư và lưu trữ. Công tác
văn thư được thực hiện ở mọi cơ quan. Các cơ quan của Nhà nước dù lớn
hay nhỏ muốn thực hiện chức năng của mình đều sử dụng đến văn bản
tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, ban bố các quyết định

7


quản lý, phản ánh tình hình lên cấp trên trao đổi, liên hệ, phối hợp công
tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng trong hoạt động hàng ngày.
Đặc biệt đối với văn phòng của các cơ quan là nơi trực tiếp giúp lãnh
đạo điều hành bộ máy, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, công tác

văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí then chốt trong công tác văn phòng.
Công tác văn thư đối với hoạt động của một cơ quan có thể ví như một
dây chuyền sản xuất trong một nhà máy tự động. Nó nối liền tất cả các bộ phận
trong cơ quan với lãnh đạo, các bộ phận với nhau, là sợi dây liên lạc của cơ
quan đó với các cơ quan khác của cấp trên và cấp dưới.
Về cơ bản công tác thông tin của văn phòng phải cung cấp cho lãnh
đạo cơ quan, đơn vị những thông tin, văn bản, tư liệu cần thiết để phục vụ
nghiên cứu, thảo luận, quyết định những công việc đã được đặt ra trong chương
trình, kế hoạch công tác.

quyết
định, chỉ thị, chương trình, kế hoạch công
tác đã ban hành. Qua việc thu thập
thông tin phản hồi, giúp lãnh đạo đơn vị
nắm được nhận thức, dư luận của cán bộ,
công chức và các đơn vị có liên quan đối
với các quyết định đã ban hành: những
khó khăn, thuận lợi trong thực hiện
quyết định và kiến nghị của các cấp.
Công tác thông tin còn có thể phát hiện
các giải pháp hay và các mô hình sáng
tạo để nhân ra diện rộng.
- Phản ánh kết quả, kiểm tra tình hình thực hiện các

- Công tác thông tin của các văn phòng phải tổng hợp được tình hình
hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, của ngành
để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trương, biện
pháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và tổng hợp báo cáo
định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan, đơn vị.
8

- Thông tin còn giúp kiểm tra việc thực hiện các quyết định, chỉ thị,
chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan đã đề ra.
- Thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan giải quyết công
việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời và
có hiệu quả những nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
2.2 Tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản
Quản lý nhà nước là một chuỗi các hoạt động nối tiếp nhau có tính kế
thừa và phát triển. Trong quá trình đó, người quản lý phải khai thác và sử dụng
một hệ thống thông tin, văn bản về rất nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống
chính trị, kinh tế, xã hội và chuyên môn... Tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản là
biện pháp trợ giúp

đắc lực cho hoạt động

của người quản lý. Lưu trữ thông tin là
việc phân loại, chọn lọc, đánh giá, sắp
xếp thông tin một cách có ý thức, có hệ
thống theo những phương pháp khoa

để bảo

học
quản an toàn và phục vụ
việc tra cứu, khai thác, sử dụng phục vụ
các nhu cầu khác nhau.
quá
trình đảm bảo an toàn, bí mật thông tin
theo quy định.

Tổ chức tốt công tác lưu trữ thông tin, văn bản còn là

2.3. Xây dựng chương trình

, kế hoạch, lịch công

tác của toàn cơ quan và của thủ trưởng
cơ quan, đơn vị
9


Kế hoạch là dự kiến hoạt động của một cơ quan cho

một khoảng

thực hiện
kế hoạch tốt thì hướng phát triển của cơ
quan không rõ ràng, không có bước đi và
đích phải đến cho mỗi chặng đường.
Trong cơ chế càng có nhiều yếu tố “động”
thì kế hoạch càng phải chặt chẽ hơn,
tránh rủi ro nhiều hơn.
thời gian nhất định. Nếu không xây dựng và

Xây dựng chương trình, kế hoạch không chỉ là việc thực hiện yêu cầu
bắt buộc của các cơ quan quản lý các ngành, các cấp mà còn là nhu cầu tự thân
của mỗi cơ quan. Khi nền kinh tế nước ta chuyển từ cơ chế quản lý kinh tế tập
trung quan liêu, bao cấp sang cơ chế kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà
nước, theo định hướng xã hội nghĩa thì không ít người lầm tưởng rằng vai trò
của công tác kế hoạch đã giảm đi, không còn ý nghĩa lớn đối với sự phát triển.

Thực tế, vai trò của công tác kế hoạch ngày càng được tăng cường để thích ứng
với cơ chế mới nhưng với những nội dung cao hơn về chất. Đó là năng động
hơn, sáng tạo hơn, hiệu quả hơn.
Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương
trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm
việc hàng tuần của cơ quan đơn vị. Đặc biệt với công tác văn phòng, việc lập kế
hoạch hết sức quan trọng vì nó tránh tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng
ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết của văn phòng.
Trong quá trình lập kế hoạch quý, 6 tháng hoặc hàng tháng, các văn phòng phải
thường xuyên rà soát những việc đã làm và chưa làm để có biện pháp bổ sung.
Trong các loại kế hoạch thì kế hoạch tài chính có ý nghĩa đặc biệt. Thứ nhất, kế
hoạch tài chính đảm bảo nguồn lực quan trọng cho sự vận hành của cơ quan.
Thứ hai, kế hoạch tài chính phải tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ của quản lý
nhà nước, trong đó phải bám sát tình hình thực hiện để có những điều chỉnh kịp
thời. Kế hoạch thật sự phải đi trước một bước.

.

2.4

Tổ chức công tác lễ tân, tiếp

khách
10


Công tác lễ tân, tiếp khách là các hoạt động giao tiếp của cơ quan với
cá nhân hoặc các cơ quan, tổ chức khác. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều
hay ít tùy thuộc vào mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, nhưng chủ yếu
diễn ra tại văn phòng và do văn phòng tổ chức. Như vậy, văn phòng có vai trò

và trọng trách lớn trong việc truyền đi thông điệp về hình ảnh của một cơ quan
với đối tượng đến giao tiếp, công việc đó có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt
dộng và sự phát triển của cơ quan. Công việc lễ tân tiếp khách diễn ra hàng
ngày tại mỗi văn phòng, làm tốt công tác này trước hết là nghĩa vụ, trách nhiệm
của mỗi cơ quan đơn vị đối với công dân và các tổ chức khác, đặc biệt là đối
với các cơ quan công quyền. Lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng,
văn minh, lịch sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, đúng chế độ.
2.5.

Đảm bảo an toàn cho cơ quan

Đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn trong cơ quan trong tình hình mới là
nhiệm vụ quan trọng của văn phòng. Công tác bảo đảm an toàn cho cơ quan
gồm nhiều nội dung khác nhau:
- Đảm bảo an toàn lao động cho người lao động theo quy định với từng
chức danh nghề nghiệp.
- Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn, điều kiện môi trường nơi làm
việc.
- Đảm bảo an toàn về tài sản: Phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn
cho các trang thiết bị.
- Đảm bảo an ninh, trật tự:
+ Thường trực, bảo vệ, tuần tra canh gác cơ

quan (trong

và ngoài giờ làm việc)
+ Kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ.
- Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông, vận tải.
- Phối hợp, liên kết với địa phương và các cơ quan liên quan trong bảo
vệ trật tự, an toàn.

2.6. Thực hiện nhiệm vụ đảm bảo hậu cần cho hoạt động của cơ quan
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan,
đơn vị. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc
nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức.
Công tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân
viên thực hiện nhiệm vụ.

11


- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan,
đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước
quy định.
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ

quan.

- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò chiếc cầu nối của đơn vị
với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới và với nhân dân.
- Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa tạo lập

được

diện mạo cơ quan trang

nghiêm, văn minh, hiện

đại.

- Bảo vệ sức khỏe và an toàn lao động cho người lao động.
III. TỔ CHỨC LAO ĐỘNG HỢP LÝ TRONG VĂN PHÒNG
1. Lý do tổ chức lao động hợp lý trong văn phòng
Lãnh dạo, quản lý - xét trên một phương diện nhất định - là lãnh đạo,
quản lý nguồn lực lao động (nguồn nhân lực, nguồn lực con người); thông qua
việc tổ chức, sử dụng nguồn lực lao động để đạt dược mục tiêu lãnh đạo, quản
lý. Hoạt động quản lý các tổ chức, đặc biệt là hoạt động quản lý các tổ chức
thuộc khu vực nhà nước, ở một mức độ nhất định, là việc biến các mục tiêu ý
tưởng của người lãnh đạo, quản lý thành kết quả hiện thực thông qua việc sử
dụng nguồn lực lao động của tổ chức. Vì chính lý do này, hiệu quả hoạt động
của mỗi tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả của việc tổ chức nguồn lực
lao động, sử dụng nguồn lực lao động trong tổ chức.
1.1. Tổ chức lao động
Vấn đề “lao động” thường được gắn với những yêu cầu về năng
suất và hiệu quả. Để lao động đạt tới năng suất và hiệu quả thì bản thân
hoạt động này cần được tổ chức một cách khoa học. Tổ chức lao động một

vừa là yêu cầu, đồng thời cũng là
một nhu cầu đối với mỗi cá nhân và các
tổ chức.
cách khoa học

12


Năng suất và hiệu quả của

lao động cá

nhân phụ thuộc trước hết vào kết quả
của việc tổ chức lao động của chính cá
nhân đó. Việc tổ chức lao động của mỗi
cá nhân có thể bao gồm những nội dung
sau đây: xác định việc cần làm; xác định
nội dung, khối lượng, chất lượng việc
cần làm; xác định các điều kiện cần thiết
để tiến hành công việc; sắp xếp thời
gian để tiến hành công việc.
Đối với

lao động tập thể, việc

tổ chức lao động có ý nghĩa quyết định,
ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và
hiệu quả lao động. Tổ chức lao động,
trong trường hợp này, là một hoat động
được tiến hành nhằm tạo ra những điều
kiện thuận lợi nhất để mỗi cá nhân phát
huy tối đa năng lực làm việc của mình
trong mối quan hệ hợp tác với những cá
nhân khác, cùng hướng tới mục tiêu
13


chung của tập thể.

Tổ chức lao

động tập thể vì vậy, vừa là tổ

chức lao động cho cá nhân, vừa là
tổ chức lao động liên cá nhân.
tổ
chức lao động cho cá nhân
Hoạt động tổ chức lao động tập thể, trong nội dung

cần quan tâm đến các vấn đề sau đây:
Phân tích vị trí việc làm. Vị trí việc
làm trong trường hợp này, được hiểu là
một vị trí làm việc cụ thể, do một cá
nhân người lao động đảm nhiệm, trong
mối quan hệ quản lý và hợp tác với các
vị trí việc làm khác cùa một tập thể lao
động. “Phân tích vị trí việc làm” là một
hoạt động được tiến hành nhằm xác định
các chức năng, nhiệm vụ, hoạt động cụ
-

thể mà một vị trí việc làm cần đảm bảo
thực hiện.
14


I. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG......................................1
II. NHIỆM VỤ CHỦ YẾU CỦA VĂN PHÒNG.................................................6
1. Nhiệm vụ chung................................................................................................6
14. Nhân viên kế toán A.................................................................................19
MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.............22
4. Cách thức lập chương trình, kế hoạch công tác..........................................31
- Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác:...........................................31

III. CÔNG TÁC TIẾP KHÁCH.........................................................................32

Trên phương diện tổ chức lao động

liên cá nhân, hoạt

động tổ chức lao động tập thể không thể
đem lại năng suất và hiệu quả cao nếu
không giải quyết các vấn đề cụ thể sau
đây:
- Thiết kế, nhận diện hệ thống việc làm.

Hệ thống việc làm

của một tập thể lao động, trong trường
hợp này, được hiểu là toàn bộ các vị trí việc làm
và các mối quan hệ quản lý, quan hệ hợp tác giữa các vị

“Thiết kế hệ thống việc làm”
là hoạt động cần tiến hành khi tổ chức
một tập thể lao động mới. “Nhận diện hệ
thống việc làm” là hoạt động cần tiến
hành để tìm hiểu nguồn lực con người
trí việc làm đó.

15


trong một tập thể lao động. Trên cơ sở
“thiết kế hệ thống việc làm”, “nhận diện

hệ thống việc làm”, tiến hành các công
việc cần thiết để tổ chức lao động tập
thể.
- Đánh giá nguồn lực lao động (trên cơ sở đối chiếu, so sánh nguồn lực

cần có trong hệ
thống việc làm; đối chiếu, so sánh năng
lao động thực tế với nguồn lực lao động

lực thực tế của từng người lao động với
những yêu cầu của vị
đó đang đảm nhiệm).

TRÍ VIỆC LÀM

mà người lao động

- Tuyển dụng; đào tạo, bồi dưỡng (để bổ sung lao động, bổ sung những
năng lực cần thiết cho người lao động, đáp ứng nhu cầu của từng vị trí việc làm
và nhu cầu của toàn hệ thống việc làm).
- Sắp xếp, sử dụng nhân lực (trên cơ sở năng lực làm việc tương ứng
với nhu cầu của vị trí việc làm).
1.2. Tổ chức lao động văn phòng
Trong các cơ quan, văn phòng tồn tại với tư cách là một đơn vị chuyên
môn, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan và đáp ứng những nhu cầu công vụ của
các đơn vị chuyên môn khác. Với hai chức năng cơ bản là chức năng tham mưu
– tổng hợp và chức năng quản trị - hậu cần, văn phòng thực hiện các công việc
chủ yếu sau:
- Tổ chức, quản lý, xử lý thông tin; đáp ứng các nhu cầu thông tin của
lãnh đạo cơ quan và của các đơn vị chuyên môn trong cơ quan;

chương
trình, kế hoạch công tác của toàn cơ
quan.
- Giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng, triển khai các

- Đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động công vụ của cơ quan;

16


chức và tham gia thực hiện các
hoạt động tiếp khách của cơ quan;
- Tổ

Để thực hiện các công việc này, văn phòng cần đến một số lượng nhân
lực nhất định. Hiện nay, trong nhiều cơ quan, nhân lực văn phòng bao gồm: cán
bộ, công chức và nhân

viênhợpđồng

.

Tổchứclaođộngvănphòng

thuộc

loại

tổ chức

lao động tập thể. Điều này có
nghĩa là: để tổ chức lao động một các
khoa học, lãnh đạo văn phòng (Chánh
văn phòng, phó văn phòng hoặc trưởng

chính) cần phải quan

phòng hành
tâm đến hai vấn đề:

Vấn đề thứ nhất: tổ chức lao
động liên cá nhân, với các nội dung cụ
-

thể là thiết kế, nhận diện hệ thống việc
làm; đánh giá nhân lực; tuyển dụng, đào
tạo, bồi dưỡng, sắp xếp nhân lực; xây
dựng quy chế làm việc v.v...
: tổ chức lao động cho cá
nhân. Vấn đề này gồm những nội dung
- Vấn để thứ hai

17


trí việc làm

cụ thể: phân tích vị
để

xác định các chức năng, nhiệm vụ, hoạt
động cụ thể mà mỗi cá nhân người lao
động cần đảm bảo thực hiện; xác định
cho các cá nhân việc cần làm với nội
dung, khối lượng, chất lượng, thời hạn
cần hoàn thành công việc; đáp ứng các
điều kiện cần thiết để các cá nhân hoàn
thành công việc.
dung tổ chức lao động hợp lý
công tác văn phòng
2. Nội

Thiết kế nhận diện hệ thống việc làm
của văn phòng
2.1.

Để thiết kế hoặc nhận diện hệ thống việc làm của văn phòng và phân
tích các vị trí việc làm cụ thể của văn phòng cần đặt và trả lời câu hỏi sau đây:

iện bởi
những nhân viên cụ thể trong những bộ
phận cụ thể của văn phòng?
Câu hỏi 1: - Có bao nhiêu phần việc cụ thể được thực h

Trả lời câu hỏi 1 bằng cách liệt kê các công việc cụ thể được giao cho
những người lao động cụ thể, hình thành nên hệ thống việc làm

phòng.

18

của văn


Ví dụ:
Hệ thống việc làm của văn phòng cơ quan “X”
1. Chánh văn phòng
2. Trưởng phòng Tổng hợp
3.

Chuvên viên tổng hợp A

4. Chuyên viên tổng hợp B
5. Nhân viên văn thư
6.

Trưởng phòng Quản trị

7. Nhân viên lái xe
8. Nhân viên điện - nước
9. Nhân viên bảo vệ A
10. Nhân viên bảo vệ B
11. Nhân viên tạp vụ A
12. Nhân viên tạp vụ B
13. Trưởng phòng Tài vụ
14. Nhân viên kế toán A
15. Nhân viên kế toán B
16. Nhân viên thủ quỹ.
Theo ví dụ trên, hệ thống việc làm của văn phòng cơ quan “X” gồm 16
vị trí việc làm.

2.2. Phân tích các vị trí việc làm cụ thể của văn phòng
Để phân tích được các vị trí việc làm cụ thể của Văn phòng, cần đặt và
trả lời hai câu hỏi sau đây:
Câu hỏi 1: - Mỗi vị trí việc làm trong hệ thống việc làm của văn phòng
cần thực hiện những nhiệm vụ nào và tiến hành những hoạt động cụ thể nào?
Câu hỏi 2: - Để tiến hành được những hoạt động cụ thể đó, để thực hiện
được những nhiệm vụ đó, nhân viên giữ một vị trí việc làm cụ thể cần phải có
được những kiến thức, kỹ năng gì và cần có những hành vi – thái độ như thế
nào khi thực hiện công việc?
Trả lời hai câu hỏi nêu trên sẽ hình thành nên những bản phân tích vị trí
việc làm với các nội dung:
- Tên gọi của vị trí việc làm (chức danh)
- Các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện;

19


- Những hoạt động cần tiến hành để thực hiện từng nhiệm vụ;
- Những kiến thức cần biết;
- Những kỹ năng cần thành thục;
- Hành vi – thái độ tương ứng cần có khi thực hiện công việc.

cho biết toàn bộ
văn phòng cần bao nhiêu người lao động,
làm việc ở những vị trí nào. Những bản
phân tích vị trí việc làm là cơ sở để tiến hành
các hoạt động: tuyển dụng, bồi dưỡng, đào
tạo, thuyên chuyển, đề bạt, sử dụng nguồn
lực con người trong văn phòng. Thiếu
một

chuẩn mực, vấn đề tổ chức nguồn
lực lao động của văn phòng sẽ không thể
được giải quyết một cách có cơ sở. Thiếu
những
vị
cụ thể, các hoạt động: đánh
giá, tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo, thuyên
chuyển, đề bạt, sử dụng nguồn lực lao động
trong văn phòng sẽ thiếu cơ sở thực tế để
tiến hành; hoạt động tổ chức lao động văn
phòng sẽ đạt hiệu quả thấp.
Hệ thống việc làm của văn phòng

hệ thống việc làm

bản phân tích

2.3.

trí việc làm

Xây dựng quy chế làm việc của

văn phòng
20


và kết quả phân tích các vị
trí để tổ chức lao động văn phòng, cần xây
dựng

Quy chế làm việc của văn phòng
cần được xây dựng một cách cụ thể, rõ ràng
và đầy đủ; hướng tới các mục tiêu chủ yếu
sau đây:
Trên cơ sở của

hệ thống việc làm

việc làm,

quy chế làm việc.

chức năng, nhiệm vụ và các
hoạt động cần tiến hành cho từng bộ phận,
cho mỗi chức danh;
- Quy định

- Quy định

cụ thể

rõ ràng các mối quan hệ

quản lý và quan hệ hợp tác cho từng bộ
phận, cho mỗi chức danh.
có quy
chế chung, có quy chế của từng đơn vị và
quy chế cho các hoạt động cụ thể.
- Quy chế làm việc của văn phòng cần được xây dựng

đầy đủ:

2.4. Phân công giải quyết công việc
Sau khi đã tổ chức được hệ thống việc làm; xây dựng được quy chế làm
việc đầy đủ, rõ ràng, cụ thể; công việc của văn phòng nói chung được phân
công cho các đơn vị và các chức danh giải quyết theo chức năng thẩm quyền.
Tuy nhiên, trong thực tế hoạt động văn phòng có những công việc cụ thể cần tổ
chức lao động để giải quyết các công việc trực tiếp. Trong trường hợp xuất hiện
những công việc thuộc loại này, lãnh đạo văn phòng cần đặt và trả lời những
câu hỏi sau đây:
- Việc cần làm đòi hỏi những năng lực gì?
- Ai đáp ứng được tốt nhất yêu cầu về năng lực để giải quyết công việc đó?

21


- Những điều kiện nào cần và đủ để người được phân công có thể giải
quyết tốt công việc?
Sau khi tìm được câu trả lời, lãnh đạo văn phòng có thể tiến hành giao
việc bằng văn bản hoặc tiếp xúc trực tiếp.
2.5. Đáp ứng các điều kiện cần thiết để người lao động hoàn thành
công việc một cách hiệu quả
Để người lao động hoàn thành công việc một cách hiệu quả, ngoài
những nội dung đã trình bày ở các phần trên, hoạt động tổ chức lao động văn
phòng còn cần quan tâm đáp ứng các điều kiện làm việc cụ thể:
- Tổ chức phòng làm việc với các yêu cầu: có vị trí thuận lợi cho quy
trình giải quyết công việc; có đầy đủ công cụ, phương tiện làm việc;
- Tổ chức không gian làm việc và môi trường vật chất nơi làm việc, sao
cho người lao động có được sự thoải mái tâm lý khi làm việc;
- Xây dựng môi trường văn hóa văn phòng với phong cách làm việc

dân chủ, khoa học và đoàn kết.
Bài 2
MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
I. TỔ CHỨC THÔNG TIN
Thông tin luôn có một vai trò hết sức quan trọng trong đời sống xã hội
nói chung, trong hoạt động quản lý và hoạt động quản lý thuộc khu vực nhà
nước nói riêng.
Để thỏa mãn các nhu cầu nhận thức và tình cảm, con người xã hội cần
tham gia vào hoạt động trao đổi thông tin. Trên một phương diện nhất định,
khả năng trao đổi thông tin, khối lượng là chất lượng thông tin được trao đổi
có thể được coi là một tiêu chí đánh giá cấp độ văn minh của một cộng đồng,
một xã hội.
Hoạt động quản lý nói chung là một hoạt động được tiến hành với mục
đích rõ ràng và cụ thể: đưa ra các quyết định quản lý. Các quyết định quản lý
theo đúng nghĩa của quyết định quản lý, dù mức độ quan trọng có thể khác
nhau, nhưng luôn luôn là kết quả của một quá trình tiếp nhận, xử lý thông tin,
hình thành cơ sở để lựa chọn phương án hành động tối ưu.
Hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động quản lý trong các cơ quan nhà
nước, nói chung, luôn phải tuân thủ những nguyên tắc pháp lý, luôn phải được
tiến hành với mục đích đảm bảo sự công bằng, dân chủ và tiến bộ xã hội v.v…
Bởi vậy, về lý thuyết, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động quản lý trong các
cơ quan nhà nước, nói chung, cần đến sự đảm bảo của thông tin pháp lý và
thông tin thực tiễn để ban hành các quyết định quản lý.

22


Thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp, văn phòng của các cơ quan
nhà nước có nhiệm vụ tổ chức thông tin để phục vụ hoạt động quản lý - điều
hành của lãnh đạo, phục vụ các hoạt động chuyên môn của toàn cơ quan.

1. Khái niệm thông tin và thông tin trong hoạt động quản lý nhà
nước
Với những mục đích khác nhau, nhiều định nghĩa về thông tin đã được
sử dụng. Ví dụ:
- Thông tin là “những tin tức được thông báo”;
- Thông tin là “những hiểu biết về một sự vật, một hiện tượng nào đó
thu nhận được qua giao tiếp, khảo sát, đo lường, lý giải, nghiên cứu v.v...”;
- Thông tin là “tất cả những gì có thể mang lại cho con người hiểu biết
đúng đắn và đầy đủ về đối tượng mà họ quan tâm tới vì những nguyên nhân và
mục đích nào đó”;
- Thông tin là “những tin tức được tiếp nhận, cần thiết cho sự phân tích
các tình huống cụ thể, tạo ra khả năng đánh giá tổng hợp nguyên nhân xuất hiện
và phát triển tình huống đó để lựa chọn quyết định thích hợp, tối ưu cho quá
trình quản lý”, v.v...
Đối với hoạt động quản lý nhà nước và hoạt động quản lý của các cơ
quan nhà nước, nói chung, “thông tin là những quy phạm luật pháp và những
điều được nhận thức, ghi nhận từ thực tiễn; cần tổ chức thu thập, xử lý để tạo ra
cơ sở cho việc lựa chọn phương án hành động, ban hành các quyết định quản lý”.
2. Phân loại thông tin
Thông tin cần cho việc hình thành nên các quyết định nói chung và
quyết định quản lý nói riêng. Đối với hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động
quản lý và điều hành cơ quan nhà nước, thông tin cần được tổ chức thu thập, xử
lý để có thể trở thành cơ sở cho sự ra đời của các quyết định quản lý. Việc tổ
chức thu thập, xử lý đó cần dựa trên kết quả phân loại thông tin.
Thông tin nói chung có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau.
Việc lựa chọn tiêu chí phân loại thông tin phụ thuộc vào mục đích phân loại.
Thông thường, thông tin được phân loại theo các tiêu chí sau:
-

Phân loại theo tính hệ thống:

+ Thông tin có hệ thống: Trong khu vực nhà nước, thông tin có hệ
thống là những thông tin xuất hiện theo chu kỳ, trong một hệ thống nhất định.
Ví dụ: thông tin báo cáo định kỳ, thông tin mang tính quy phạm luật pháp v.v...
+ Thông tin không hệ thống: Trong khu vực nhà nước, thông tin không
hệ thống là những thông tin xuất hiện bất kỳ, rời rạc. Tuy nhiên, sự xuất hiện
không thể định trước, sự rời rạc của loại thông tin này chỉ mang tính tương đối.
Nếu được tổ chức, những thông tin ban đầu thuộc loại không hệ thống, bất kỳ
và rời rạc này cũng hình thành nên hệ thống của chúng.
23


- Phân loại theo lĩnh vực nguồn gốc:
Để giúp cho việc thu thập, xử lý, sử dụng được thuận lợi, có thể phân
loại thông tin theo lĩnh vực nguồn gốc:
+ Th

ông tin chính trị;

+ Thông tin kinh tế;
+ Thông tin văn hóa - xã hội;

Phân loại theo tính chất nội dung thời điểm:
-

Thông tin quá khứ: Trong khu vực
nhà nước, thông tin quá khứ là những thông
tin liên quan đến những sự việc đã được giải
quyết trong quá khứ, những hoạt động đã kết
thúc trong quá khứ. Thông tin văn bản được

xếp vào loại thông tin quá khứ trong trường
hợp bản thân văn bản hết giá trị pháp lý hoặc
kết thúc giai đoạn phục vụ trực tiếp cho hoạt
động đang diễn ra. Thông tin quá khứ
thường được sử dụng cho mục đích nghiên
cứu, tham khảo.
+

+ Thông tin hiện hành: Trong khu vực nhà nước, thông tin hiện hành là
những thông tin ra đời và phục vụ cho những hoạt động đang dược tiến hành, ra
đời và phục vụ cho những sự việc đang được giải quyết. Thông tin văn bản
được xếp vào loại thông tin hiện hành trong trường hợp văn bản còn giá trị pháp
lý, còn trực tiếp phục vụ cho hoạt động đang diễn ra.
+ Thông tin dự báo: Trong khu vực nhà nước, tồn tại một loại thông tin
mang tính dự báo, đó là thông tin thuộc về kế hoạch trong tương lai, thông tin
dự đoán về những sự kiện sẽ diễn ra. Sự ra đời của những thông tin thuộc loại
24


này là kết quả của các hoạt động dự báo, hoạt động lập kế hoạch. Bộ máy nhà
nước, các cơ quan nhà nước cần đến thông tin dự báo để định hướng cho hoạt
động của mình. Các văn bản mang tên chương trình, kế hoạch, đề án, dự án
v.v... đều mang thông tin dự báo ở những cấp độ khác nhau.
- Phân loại theo giá trị

nguồn tin:

+ Thông tin chính thức: Thông tin, được coi là thông tin chính thức khi
được tác giả của thông tin chủ động cung cấp hoặc xác nhận độ tin cậy của
thông tin được đưa ra. Trong khu vực nhà nước, thông tin chính thức thường

được ghi, truyền, lưu giữ dưới hình thức văn bản.
+ Thông tin không chính thức: Thông tin, được coi là thông tin không
chính thức khi không được tác giả của thông tin chủ động cung cấp hoặc xác
nhận độ tin cậy của thông tin được đưa ra.
-

Phân loại theo quan hệ quản lý:

+ Thông tin từ cấp trên gửi cấp dưới;
+ Thông tin từ cấp dưới gửi cấp trên;
+ Thông tin trao đổi ngang cấp;
+ Thông tin trao đổi với đối tượng không có quan hệ quản lý.
-

Phân loại theo hình thức biểu đạt:

+ Thông tin văn bản;
+ Thông tin phi văn bản.
3. Văn phòng và hoạt động tổ chức thông tin
-

Tổ chức nguồn thông tin

Việc tổ chức nguồn thông tin có một vai trò hết sức quan trọng, ảnh
hưởng trực tiếp đến khối lượng, đặc biệt là chất lượng thông tin. Để tổ chức
nguồn thông tin, văn phòng cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan:
căn cứ vào đối tượng, phạm vi hoạt động của cơ quan: căn cứ vào nhu cầu thông
tin của lãnh đạo cơ quan, của các hoạt động chuyên môn do cơ quan tiến hành,
trong đó có nhu cầu thông tin của bản thân văn phòng. Cần nhận thức rõ ràng
rằng: đối với văn phòng, việc tổ chức nguồn thông tin, trước hết là để thực hiện

chức năng tham mưu - tổng hợp, để đáp ứng nhu cầu thông tin của lãnh đạo cơ
quan của các hoạt động chuyên môn trong cơ quan mà văn phòng là một bộ phận.
-

Thu thập thông tin
25