skkn Giải pháp KHẮC PHỤC NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP TRONG VIỆC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH ĐỒNG NAI
VĂN PHÒNG SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
–––––––––––––––––––––
Mã số: ................................
(Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)

Giải pháp
KHẮC PHỤC NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP
TRONG VIỆC SOẠN THẢO, BAN HÀNH
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Người thực hiện: NGUYỄN BỬU TÙNG
Lĩnh vực nghiên cứu:


Quản lý giáo dục

Phương pháp dạy học bộ môn: ............................... 
Phương pháp giáo dục



Lĩnh vực khác:



Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN
 Mô hình

 Đĩa CD (DVD)

 Phim ảnh

(các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm)

Năm học: 2014 - 2015

 Hiện vật khác


SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên:

NGUYỄN BỬU TÙNG

2. Ngày tháng năm sinh:

04/6/1960

3. Nam, nữ:

Nam

4. Địa chỉ:

Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai

5. Điện thoại: 061.3846866 (CQ)/
6. Fax:
7. Chức vụ:

(NR); ĐTDĐ:

E-mail:
Phó Chánh Văn phòng

8. Đơn vị công tác: Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Đại học
- Năm nhận bằng:

2005

- Chuyên ngành đào tạo:

Lịch sử

III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm:

Quản lý giáo dục

Số năm có kinh nghiệm: 25 năm
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:
Kinh nghiệm nghiên cứu và xử lý thông tin trong công tác tổng hợp.
Ứng dụng công nghệ thông tin thu thập, quản lý và khai thác thông tin trong
công tác hành chính văn phòng.
Thiết lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc.
Tham mưu xây dựng văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh
đối với lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.

Giải pháp tăng cường công tác tổ chức thực hiện để nâng cao chất lượng
sáng kiến kinh nghiệm của cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên các cơ sở giáo dục
và đào tạo.

2


Giải pháp
KHẮC PHỤC NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP
TRONG VIỆC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
––––––––––––––––––––––
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Nghị định số 110/2004/NĐCP của Chính phủ về công tác văn thư được ban
hành từ ngày 08/4/2014; hướng dẫn thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐCP, Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Ngày 08/02/2010, Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa
đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP 08/4/2014 của Chính phủ về công tác
văn thư; hướng dẫn thực hiện Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Bộ Nội vụ ban hành
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính, trong đó, tại Điều 18, Chương IV có nêu rõ: “Những
quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản
được quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính trái với Thông tư này bị bãi bỏ”.
Sự thay đổi quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, yêu cầu khi soạn thảo, ban hành văn bản hành
chính của cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai phải có sự thay đổi cho
đúng quy định.
Với vai trò là Phó Chánh Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai
phụ trách công tác hành chính, tôi có nhiệm vụ tham mưu với lãnh đạo Sở trong

việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác soạn thảo, ban hành văn bản hành chính
của cơ quan. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, bản thân tôi đã nghiên
cứu, tham mưu lãnh đạo Sở chỉ đạo để từng bước xây dựng các quy chế, quy định
về công tác văn thư, lưu trữ. Trong đó, có giải pháp để khắc phục những lỗi thường
gặp trong việc soạn thảo, ban hành văn bản hành chính của cơ quan Sở.
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
1. Những quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV
a) Theo quy định tại Điều 1, Chương I của Thông tư số 01/2011/TT-BNV:
“Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản
sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân”.
b) Theo quy định tại Điều 2, Chương I của Thông tư số 01/2011/TT-BNV:
“Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những
thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung
trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy
định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của
3


Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này”.
c) Theo quy định tại Điều 3, Chương I của Thông tư số 01/2011/TT-BNV:
“Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu
trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông
chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản
soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương
pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn;
không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại
ấn phẩm khác”.

Như vậy, có nghĩa là các văn bản hành chính của cơ quan Sở khi soạn thảo,
ban hành phải tuân thủ về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Thông
tư số 01/2011/TT-BNV.
2. Những lỗi thường gặp trong việc soạn thảo, ban hành văn bản hành
chính của cơ quan Sở
Trong quá trình theo dõi, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính do cơ quan Sở ban hành trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc,
tôi đã ghi nhận những lỗi thường gặp trong việc soạn thảo, ban hành văn bản hành
chính của cơ quan như sau:
Chưa đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày: Quốc hiệu; tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản; ký hiệu văn bản; địa danh, ngày tháng năm ban
hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; quyền hạn,
chức vụ, họ tên người có thẩm quyền; nơi nhận; số trang văn bản.
Các lỗi trên thường là không đúng vị trí trình bày, cỡ chữ, kiểu chữ, và thẩm
quyền ban hành văn bản (đối với văn bản của các Ban tổ chức, Ban chỉ đạo, Hội
đồng,… do Giám đốc Sở quyết định thành lập).
3. Nguyên nhân của những lỗi thường gặp trong việc soạn thảo, ban
hành văn bản hành chính của cơ quan Sở
a) Về phía cán bộ, công chức soạn thảo văn bản
- Không nắm bắt đầy đủ, kịp thời các quy định hiện hành về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính;
- Soạn thảo văn bản hành chính trên máy vi tính, sử dụng lại các tập tin (file
văn bản) cũ và không điều chỉnh cho đúng với quy định hiện hành; sử dụng lại các
tập tin văn bản của các cơ quan, đơn vị khác gửi đến nhưng chưa thực hiện đúng
quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính để sao chép thành
tập tin mới;
- Đề cương văn bản của một số cơ quan, đơn vị gửi đến yêu cầu thực hiện
theo mẫu nhưng các mẫu này chưa tuân thủ quy định về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính;
- Bỏ qua bước chuyển văn bản cho bộ phận có trách nhiệm kiểm tra thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình lãnh đạo Sở ký ban hành.
4


b) Về phía bộ phận có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản trước khi trình ký ban hành:
- Chưa có quy định trách nhiệm cho người phụ trách kiểm tra;
- Người được giao kiểm tra chưa nắm bắt đầy đủ các quy định hiện hành về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Một số văn bản cần được trình ký, ban hành gấp, hoặc cùng lúc có nhiều
văn bản cấn được trình ký, ban hành nên người kiểm tra không có thời gian để
kiểm tra chặt chẽ.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
1. Giải pháp về rà soát và đề xuất biện pháp khắc phục các lỗi thường
gặp trong soạn thảo, ban hành văn bản hành chính của cơ quan Sở
a) Cách thực hiện
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính do cán bộ, công
chức soạn thảo chuyển để kiểm tra trước khi trình ký ban hành;
- Rà soát các văn bản hành chính của cơ quan Sở đã được ban hành, cập
nhật, lưu trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc bằng phần mềm quản
lý trên máy vi tính hoặc trên văn bản giấy đối với các văn bản mà cán bộ, công
chức soạn thảo, trình ký không thực hiện bước kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
b) Kết quả rà soát, phát hiện những lỗi thường gặp và cách khắc phục
Trong các năm qua khi đối chiếu với nội dung quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV, các văn bản hành chính của cơ quan Sở do cán bộ, công chức cơ
quan soạn thảo, trình ký ban hành, tôi đã phát hiện, chỉ ra 07 nhóm lỗi về thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản chính và đề nghị khắc phục bằng các biện pháp, yêu cầu dưới
đây khi soạn thảo văn bản trên máy vi tính bằng phần mềm Microsoft Word:
(1) Lỗi thường gặp khi trình bày Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban

hành văn bản; ký hiệu văn bản; địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản
(a) Cách thực hiện để sửa lỗi: Sử dụng công cụ soạn thảo tạo bảng (Menu
Table), tạo bảng có 1 dòng, 2 cột; bỏ chọn đường viền khung bảng – Lỗi thường
gặp là không tạo bảng dẫn đến khi đặt vị trí các thể thức không đúng quy định.
(b) Vị trí trình bày: Ô bên trái ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Lỗi thường gặp là ghi không đúng tên tổ chức ban hành văn bản đối với văn bản
của các tổ chức tư vấn, ban chỉ đạo, hội đồng do Giám đốc Sở quyết định thành
lập; ghi số, ký hiệu văn bản. Ô bên phải ghi Quốc hiệu, địa danh, ngày tháng năm
ban hành văn bản. Tất cả các dòng trong mỗi ô đều được canh giữa – Lỗi thường
gặp là không canh giữa.
Giữa các dòng phải trình bày cách nhau theo dòng đơn (Single) – Lỗi
thường gặp là không sử dụng dòng đơn.

5


(c) Cỡ chữ: 12 – 13. Riêng dòng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc và dòng địa
danh, ngày tháng năm văn bản là cỡ chữ 13 – 14 (lớn hơn dòng Quốc hiệu 1 cỡ) – Lỗi
thường gặp là cỡ chữ bằng với dòng Quốc hiệu. Số, ký hiệu ấn định cỡ chữ 13.
(d) Kiểu chữ: Quốc hiệu, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản kiểu chữ in
hoa, đậm, đứng; tên cơ quan chủ quản trực tiếp kiểu chữ in hoa, đứng, không đậm
– Lỗi thường gặp là kiểu chữ in hoa, đậm; dòng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
bằng kiểu chữ in thường, đứng, đậm – Lỗi thường gặp là dùng kiểu chữ in thường,
không đậm; Số, ký hiệu bằng kiểu chữ in thường, đứng, không đậm, liền sát sau
chữ “Số” là dấu (:), trước chữ viết tắt ký hiệu văn bản là dấu (/) và liền sát sau đó
là ký hiệu chữ viết tắt tên loại văn bản, chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản bằng kiểu chữ in hoa, đứng, không đậm (giữa chữ viết tắt tên loại văn bản
và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, hoặc giữa chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên phòng, ban soạn thảo văn bản là
dấu (-) liền sát trước và sau) – Lỗi thường gặp là các dấu (:), dấu (/) không liền
sát; dòng địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản bằng kiểu chữ in thường,

nghiêng, không đậm – Lỗi thường gặp là dùng kiểu chữ in đứng.
Dưới đây là cách trình bày tên tổ chức ban hành văn bản, số, ký hiệu văn
bản đối với văn bản của các tổ chức tư vấn, ban chỉ đạo, hội đồng do Giám đốc Sở
quyết định thành lập:
SỞ GD&ĐT TỈNH ĐỒNG NAI
BAN CHỈ ĐẠO HỘI THAO
GIÁO DỤC QUỐC PHÒNG – AN NINH
––––––––––––––––
Số:
/KH-BCĐ

SỞ GD&ĐT TỈNH ĐỒNG NAI
BAN TỔ CHỨC HỘI THI
GIÁO VIÊN DẠY GIỎI
––––––––––
Số:
/QĐ-BCĐ

Quy định chữ viết tắt ký hiện tên cơ quan Sở, tên phòng, ban Sở được trình
bày tại phần Phụ lục.
(2) Lỗi thường gặp khi trình bày đường kẻ bên dưới dòng Số, ký hiệu; bên
dưới dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” và bên dưới dòng trích yếu nội dung
văn bản
(a) Cách khắc phục
Cách 1: Dùng công cụ vẽ đường kẻ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh
Underline);
Cách 2: Dùng tổ hợp phím Ctrl+dấu (-) trên phần số của bàn phím.
(b) Yêu cầu
Phải là đường kẻ nét liền phía dười dòng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
bằng với độ dài của dòng này – Lỗi thường gặp là ngắn hơn hoặc dài hơn; đường

kẻ nét liền bằng 1/3 hoặc 1/2 độ dài của dòng dưới cùng tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản và dòng dưới cùng trích yếu nội dung văn bản đối với văn bản có tên
loại – Lỗi thường gặp là đường kẻ có độ dài lớn hơn hoặc quá ngắn so với dòng
dưới cùng trích yêu nội dung văn bản.

6


Đường kẻ phải cách dòng liền trên là dòng đơn – Lỗi thường gặp là dùng
lệnh Underline để gạch chân hoặc cách dòng trên quá rộng hoặc quá hẹp.
(3) Lỗi thường gặp khi trình bày tên loại và trích yếu nội dung văn bản
(a) Về tên loại văn bản
Phải xác định rõ nội dung, hình thức văn bản để xác định tên loại văn bản
như sau:
Văn bản có nội dung chỉ đạo triển khai nhiệm vụ của cơ quan, của ngành,
triển khai văn bản của cơ quan cấp trên, cơ quan có liên quan có kèm theo các văn
bản này; trả lời, phúc đáp; đôn đốc, nhắc nhỡ; triệu tập hội nghị là đại biểu trong
ngành, trong cơ quan phải có thể thức và kỹ thuật trình bày dưới dạng văn bản
không có tên loại, thường được gọi là Công văn.
Văn bản có nội dung báo cáo kết quả thực hiện phải trình bày dưới dạng văn
bản Báo cáo; văn bản có nội dung triển khai nhiệm vụ một cách cụ thể nhiệm vụ,
giải pháp, tổ chức thực hiện phải được trình bày dưới dạng Kế hoạch; văn bản có
tính chất điều động công tác, thành lập các đoàn công tác, ban tổ chức, khen
thưởng phải được trình bày dưới dạng Quyết định; văn bản mời họp được trình bày
dưới dạng Giấy mời; văn bản đề nghị phê duyệt phải được trình bày dưới dạng Tờ
Trình,… Các văn bản này được gọi chung là văn bản có tên loại - Lỗi thường gặp
là văn bản có nội dung báo cáo nhưng được trình bày dưới dạng Công văn; văn bản
đề nghị phê duyệt không được trình bày dưới dạng Tờ Trình,…
Vị trí trình bày: Tên loại văn bản như báo cáo, quyết định, tờ trình, kế
hoạch, giấy mời,… phải được đặt canh giữa trang văn bản.

Cỡ chữ: 14.
Kiểu chữ: In hoa, đứng, đậm – Lỗi thường gặp là in thường, hoặc in hoa
nhưng không đậm.
(b) Về trích yếu nội dung văn bản
Vị trí trình bày: Nếu là công văn, trích yếu nội dung văn bản được đặt ở dưới
dòng Số, ký hiệu văn bản ở ô bên trái và canh giữa, đầu nội dung trích yếu là chữ
“V/v” – Lỗi thường gặp không đặt canh giữa trong ô. Nếu là trích yếu nội dung
văn bản có tên loại, dòng trích yếu nội dung văn bản đặt phía dưới dòng tên loại
văn bản và đặt canh giữa tên loại văn bản.
Cỡ chữ: Nếu là công văn, trích yếu nội dung văn bản có cỡ chữ 12 – 13 và
cách dòng 6pt với dòng số và ký hiệu văn bản – Lỗi thường gặp là cách dòng với
dòng số và ký hiệu văn bản là dòng đơn. Nếu là trích yếu nội dung văn bản có tên
loại có cữ chữ 14, cách dòng tên loại văn bản và các dòng của nội dung trích yếu
văn bản là dòng đơn – Lỗi thường gặp là giữa các dòng nội dung trích yếu nội
dung văn bản không phải là dòng đơn.
Kiểu chữ: Nếu là công văn, trích yếu nội dung văn bản có kiểu chữ in
thường, đứng, không đậm, không nghiêng – Lỗi thường gặp là kiểu chữ in
nghiêng. Nếu là trích yếu nội dung văn bản có tên loại có kiểu chữ in thường,
7


đứng, đậm, không nghiêng – Lỗi thường gặp là kiểu chữ không đậm, hoặc là kiểu
chữ in hoa.
(4) Lỗi thường gặp khi trình bày nội dung văn bản
(a) Về thể thức
Lỗi thường gặp là các chữ viết tắt không được viết đầy đủ lần đầu và viết
sau là chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm
từ đó; khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, không ghi đầy đủ tên loại, số, ký
hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản, trích yếu nội dung văn bản; bố cục văn bản loại công văn thường không

có đủ 3 phần: mở đầu, nội dung, kết thúc văn bản hoặc lời kết thúc văn bản không
rõ nghĩa diễn đạt như “Trân trọng./.”
Nội dung các phần trong văn bản loại công văn có thể trình bày như sau:
Phần mở đầu văn bản: Nêu những căn cứ có liên quan để ban hành văn bản.
Phần nội dung: Đề cập những vấn đề chính có liên quan đến trích yếu nội
dung văn bản.
Phần kết thúc văn bản: Là lời thông báo, đề nghị, yêu cầu.
(b) Về kỹ thuật trình bày
Lỗi thường gặp trong phần nội dung văn bản (ngoài các tiêu đề) là không
thống nhất dùng kiểu chữ in thường mà dùng nhiều kiểu chữ khác nhau (in
nghiêng, in đậm, in hoa tùy tiện); chữ đầu dòng lùi vào nhỏ hơn hoặc lớn hơn q
uy định (quy định từ 1cm đến 1,27cm - 1 default tab); khoảng cách giữa các
đoạn văn (paragraph) không đặt tối thiểu là 6pt.
Các lỗi khác:
Tiêu đề các phần A, B, C,… hoặc mục I, II, III,… không dùng kiểu chữ in hoa,
đứng, đậm theo quy định mà dùng kiểu chữ in thường hoặc chữ in hoa, không đậm.
Tiêu đề các khoản 1, 2, 3,… không dùng kiểu chữ in thường, đứng, đậm
theo quy định mà dùng kiểu chữ in thường, không đậm hoặc in nghiêng.
Tiêu đề các điểm a, b, c,… không dùng kiểu chữ in thường, đứng theo quy
định mà dùng kiểu chữ in nghiêng, in đậm.
Số thứ tự các phần, mục, khoản, điểm không ghi theo quy định như: A. hoặc
I. hoặc 1. hoặc a) theo quy định mà ghi là A- hoặc A/ hoặc I- hoặc I/ hoặc 1- hoặc
1/ hoặc a- hoặc a/.
Số thứ tự các phần, mục, khoản, điểm có mang nội dung tiêu đề không được
lùi vào cách lề trái 1 default tab theo quy định mà được đặt sát lề trái hoặc canh
cách lề trái nhỏ hơn hoặc lớn hơn 1 default tab.
Nội dung văn bản trong mỗi đoạn từ dòng thứ hai trở xuống không được
canh thẳng đều các dòng ở cả lề trái và lề phải theo quy định mà chỉ canh thẳng
đều các dòng ở lề trái, không canh thẳng đều các dòng ở lề phải.
8

Các dòng từ dòng thứ hai của mỗi đoạn không được canh sát lề trái theo quy
định mà được canh thẳng đều với đầu dòng thứ nhất của đoạn.
Dưới đây là cách trình bày các tiêu đề trong nội dung văn bản:
Phần I
MỞ ĐẦU
I. CÁC CĂN CỨ ĐỂ TRIỂN KHAI NHIỆM VỤ NĂM HỌC 2014 – 2015
II. TÌNH HÌNH VÀ BỐI CẢNH TRIỂN KHAI NHIỆM VỤ NĂM HỌC
2014 – 2015
1. Thuận lợi
2. Khó khăn
Phần II
KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ NĂM HỌC 2014 – 2015
I. VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ GIÁO DỤC
II. VỀ TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG GIÁO DỤC
1. Thực hiện nhiệm vụ chung của các cấp học
2. Thực hiện nhiệm vụ cụ thể của các cấp học
a) Giáo dục mầm non
b) Giáo dục phổ thông
c) Giáo dục thường xuyên
d) Giáo dục chuyên nghiệp
3. Về phát triển đội ngũ nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục
.....................................................................
Phần III
PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM HỌC 2015 – 2016
.........................................................................
(5) Lỗi thường gặp khi trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên người có
thẩm quyền; trình bày nơi nhận
(a) Cách khắc phục lỗi: Sử dụng công cụ soạn thảo tạo bảng (Menu Table),

tạo bảng có 1 dòng, 2 cột; bỏ chọn đường viền khung bảng – Lỗi thường gặp là
không tạo bảng dẫn đến khi đặt vị trí các thể thức không đúng quy định.
(b) Vị trí trình bày: Ô bên phải ghi chức vụ, họ và tên người có thẩm quyền
ký ban hành văn bản, đặt canh giữa ô – Lỗi thường gặp là ghi không đúng thẩm
quyền người ký văn bản đối với văn bản của các tổ chức tư vấn, ban chỉ đạo, hội
đồng do Giám đốc Sở quyết định thành lập; chữ “KT.” phải cách phía trước từ
chức vụ 01 ký tự trắng – Lỗi thường gặp là không cách 01 ký tự trắng; giữa dòng
KT người đứng đầu và dòng chức vụ người ký văn bản là dòng đơn – Lỗi thường
gặp là lớn hơn dòng đơn. Ô bên trái ghi nơi nhận và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân
9


nhận văn bản, đặt canh sát lề trái ô, tên cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc nhóm cơ
quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản ghi theo từng dòng riêng theo cấp quản lý từ
cao đến thấp, chỉ ghi những cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, đầu dòng có
dấu (-), cách ra 1 ký tự trắng ghi tên tên cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc nhóm cơ
quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, cuối dòng mỗi dòng có dấu (;), cuối dòng
cuối (dòng Lưu) là dấu (.) – Lỗi thường gặp ghi nơi nhận là “Các phòng, ban”
trong khi nội dung văn bản chỉ gửi cho một vài phòng, ban có liên quan; thiếu dấu
(;) hoặc dấu (.). Dòng cuối nơi nhận ghi “Lưu: VT, (chữ viết tắt phòng, ban, tổ
chức soạn thảo văn bản)”– Lỗi thường gặp là ghi không đúng chữ viết tắt tên
phòng, ban theo quy định hoặc trước chữ viết tắt ghi thêm từ “phòng”, không có
dấu (:) sau từ “Lưu”, giữa từ “VT,” và chữ viết tắt phòng, ban soạn thảo văn bản
không cách ra 1 ký tự trắng, không có dấu (.) sau chữ viết tắt phòng, ban soạn thảo
văn bản. Khoảng cách giữa các dòng “Nơi nhận”, dòng tên cơ quan, đơn vị, cá
nhân nhận văn bản là dòng đơn – Lỗi thường gặp là lớn hơn dòng đơn. Đối với
công văn hoặc Giấy mời, dòng đầu tiên dưới Nơi nhận ghi “Như trên” – Lỗi
thường gặp ghi là “Như kính gửi”.
Đối với văn bản là công văn, ngoài phần Nơi nhận ở cuối văn bản còn có
phần Nơi nhận cụ thể ở đầu văn bản. Cách trình bày như sau: Sử dụng công cụ

soạn thảo tạo bảng (Menu Table), tạo bảng có 1 dòng, 2 cột; bỏ chọn đường viền
khung bảng – Lỗi thường gặp là không tạo bảng dẫn đến khi đặt vị trí các thể thức
không đúng quy định. Ô bên trái ghi từ “Kính gửi” sau chữ “gửi” có dấu (:) liền sát
và đặt canh phải trong ô này. Ô bên phải ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc
nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản và đặt canh sát lề trái trong ô; nếu có
1 nơi nhận, ghi cùng dòng với dòng chữ “Kính gửi”, cuối dòng có dấu (.), không
có dấu (-) đầu dòng, nếu có từ 2 nơi nhận trở lên phải xuống dòng so với dòng
“Kính gửi”, mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân
nhận văn bản ghi một dòng, mỗi dòng có dấu (-) ở đầu dòng và cách ra ở phía sau
1 ký tự trắng, cuối dòng có dấu (;), cuối dòng cuối là dấu (.). Các cụm từ “Kính
gửi” và các dòng tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản phải được đặt lệch về
phía bên phải của văn bản – Lỗi thường gặp là đặt canh giữa văn bản.
(c) Cỡ chữ: 13 – 14 đối với chức vụ, họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản;
từ “Nơi nhận” có cỡ chữ 12, tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản có cỡ chữ
11 – Lỗi thường gặp là cỡ chữ lớn hơn quy định; ở đầu văn bản công văn từ “Kính gửi”
và tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản có cỡ chữ 13 – 14.
(d) Kiểu chữ: Chức vụ người ký văn bản có kiểu chữ in hoa, đứng, đậm –
Lỗi thường gặp là kiểu chữ không in đậm; họ và tên người ký văn bản có kiểu chữ
in thường, đứng, đậm – Lỗi thường gặp là dùng kiểu chữ in hoa. Từ “Nơi nhận”
bằng kiểu chữ in thường, nghiêng, đậm – Lỗi thường gặp là dùng kiểu chữ in đứng,
gạch chân; tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân
nhận văn bản nhận có kiểu chữ in thường, đứng – Lỗi thường gặp là dùng kiểu chữ
in nghiêng; ở đầu văn bản công văn từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức, cá
nhân nhận văn bản có kiểu chữ in thường, đứng – Lỗi thường gặp là dùng kiểu chữ
in nghiêng, đậm.
10


Dưới đây là cách trình bày chức vụ đối với văn bản của các tổ chức tư vấn,
ban chỉ đạo, hội đồng do Giám đốc Sở quyết định thành lập:

TRƯỞNG BAN
GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Huỳnh Lệ Giang
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
PHÓ GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Võ Ngọc Thạch
Dưới đây là cách trình bày nơi nhận đối với văn bản là công văn:
UBND TỈNH ĐỒNG NAI
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
––––––––––––
Số:
/SGDĐT-VP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
––––––––––––––––––––––––––

Đồng Nai, ngày

tháng

năm 2015

V/v hướng dẫn báo cáo tổng kết
năm học 2014 - 2015

Kính gửi:
-

Các Phòng Giáo dục và Đào tạo;
Các trường trung học phổ thông;
Các trung tâm giáo dục thường xuyên;
Các đơn vị trực thuộc Sở;
Các phòng, ban Sở.

Thực hiện ….., Sở Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT), đề nghị các đơn vị báo
cáo tổng kết năm học 2014 – 2015, phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm năm học
2015 – 2016 như sau:
1. Nội dung báo cáo
……………………………………………………………………………….
2. Thời gian báo cáo
………………………………………………………………………………..
Sở GD&ĐT đề nghị thủ trưởng các đơn vị kịp thời báo cáo đầy đủ các nội
dung nêu trên./.
Nơi nhận:

- Như trên;
- Ban Giám đốc Sở GD&ĐT;
- Lưu: VT, VP.

KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Đào Đức Trình
11


(6) Lỗi thường gặp khi trình bày số trang văn bản đối với văn bản có từ
2 trang trở lên

(a) Vị trí trình bày: Số trang văn bản đặt ở cuối mỗi trang văn bản (phần
footer), đặt canh bên phải trang; ở trang 1, số trang cho ẩn – Lỗi thường gặp là
không đánh số trang, không ẩn số ở trang 1, số trang đặt canh giữa, số trang có
thêm từ “Trang” ở phía trước số trang, hoặc có dấu (-) ở hai bên số trang. Số trang
của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục – Lỗi thường gặp là các Phụ lục
không có số trang riêng vì được soạn thảo chung 1 tập tin với nội dung chính của
văn bản.
(b) Cỡ chữ: 13-14.
(c) Kiểu chữ: Bằng chữ số Ả-rập, kiểu chữ đứng.
(7) Lỗi thường gặp đối với phụ lục văn bản
Tên phụ lục không dùng kiểu chữ in hoa, đứng, đậm theo quy định.
Không ghi chú nội dung “Kèm theo văn bản số …./…., ngày …/../… của
………” bằng chữ in nghiêng, đặt trong dấu ( ), đặt canh giữa phía dưới dòng tiêu
đề của phụ lục.
Phụ lục không đánh số trang khi có từ 2 trang trở lên ở mỗi phụ lục, không
có số trang riêng cho từng phụ lục vì các phụ lục được soạn thảo chung trong tập
tin văn bản mà không soạn thành tập tin riêng cho từng phụ lục.
Dưới đây là cách trình bày phụ lục:
Phụ lục I
THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG TRƯỜNG, LỚP,
HỌC SINH NĂM HỌC 2014 - 2015
(Kèm theo Báo cáo số
/BC-SGDĐT ngày tháng năm 2015
của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai)
Phụ lục II
THỐNG KÊ ĐỘI NGŨ CÁN BỘ,
GIÁO VIÊN, NHÂN VIÊN NĂM HỌC 2014 - 2015
(Kèm theo Báo cáo số
/BC-SGDĐT ngày tháng năm 2015
của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai)

Trên đây là những lỗi thường gặp và cách khắc phục khi soạn thảo, ban hành
văn bản hành chính của cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai. Mục tiêu
của giải pháp này là đảm bảo sự giám sát, kiểm tra để có biện pháp khắc phục cụ
thể, chi tiết, kịp thời, đầy đủ. Giải pháp đề xuất ở đây là các văn bản hành chính
khi soạn thảo phải thực hiện theo quy định và được cá nhân soạn thảo tự kiểm tra
và phải có bộ phận kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình
lãnh đạo cơ quan phê duyệt, ký tên ban hành; đây là quy định, tuy nhiên việc thực
hiện còn trong chừng mực hạn chế, chưa được thực hiện triệt để, do đó cần phải
12


chú trọng nhiều hơn. Với giải pháp này phải đi kèm với giải pháp hướng dẫn về thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cho cán bộ, công chức cơ quan.
2. Giải pháp về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Nhằm tạo điều kiện để cán bộ, công chức cơ quan có thể tiếp cận, nắm bắt,
thực hiện đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, tôi
đã thực hiện giải pháp như sau:
a) Gửi tài liệu cho cán bộ, công chức cơ quan bằng văn bản điện tử qua hệ
thống Email của các phòng, ban Sở để chuyển đến từng cán bộ, công chức: Quy
chế, Quy định của cơ quan Sở về công tác văn thư, công tác phối hợp xử lý văn
bản đến, ban hành văn bản đi; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,…
b) Tham mưu lãnh đạo Sở phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức tập huấn về thể
thức và kỹ thuật trình bay văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và trình bày kỹ thuật văn bản.
c) Kiểm tra việc thực hiện, rút kinh nghiệm: Trên Hệ thống Quản lý văn bản
và Hồ sơ công việc của cơ quan, tôi tải xuống và kiểm tra về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản đi; tại một số cuộc hợp cơ quan, dành ra một ít thời gian để rút
kinh nghiệm về việc thực hiện thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đi (có trình
chiếu minh họa một số văn bản có lỗi để chỉ ra các lỗi thường gặp và hướng dẫn

sửa lỗi cho đúng quy định); trao đổi trực tiếp với cán bộ, công chức soạn thảo văn
bản khi kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình lãnh đạo Sở ký
ban hành văn bản để điều chỉnh, bổ sung cho đúng quy định nếu văn bản chưa
đúng quy định.
Giải pháp này nhằm đảm bảo cho cán bộ, công chức nắm bắt kịp thời, đầy
đủ các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; thực hiện
thành thạo khi soạn thảo văn bản trên phần mềm Microsoft Word; thiết kế được
các tập tin mẫu để không lặp lại những lỗi thường gặp. Với giải pháp này phải đi
kèm với giải pháp xây dựng Quy chế công tác văn thư để có cơ sở pháp lý bằng
văn bản quy định của cơ quan đối với cán bộ, công chức.
3. Giải pháp về xây dựng Quy chế công tác văn thư
Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định chi tiết về thể thức, kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính áp dụng chung cho các cơ quan nhà nước. Bên cạnh đó, cũng cần phải có
những quy định chi tiết áp dụng cho cơ quan, nhằm đảm bảo cán bộ, công chức thực
hiện đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; đồng thời
căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, tôi đã xây dựng
dự thảo điều chỉnh, bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, xin ý
kiến của các phòng, ban Sở và trình lãnh đạo Sở ký ban hành.
Theo đó, tại Quyết định số 620/QĐ-SGDĐT ngày 04/8/2014 của Sở Giáo
dục và Đào tạo ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở Giáo
dục và Đào tạo quy định tại:
13


- Điều 6. Thể thức văn bản. Trong đó, quy định văn bản hành chính thực hiện theo
quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và hướng dẫn của cơ quan Sở.
- Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành. Trong đó, quy định:
Việc kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành được thực hiện trên văn bản

giấy đồng thời với việc kiểm tra trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
của cơ quan Sở.
Trưởng hoặc Phó Trưởng phòng, ban Sở chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm
tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối
nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan Sở ký ban hành
(đối với văn bản quan trọng phải ký tắt xác nhận đã kiểm tra ở cuối mỗi trang); đề
xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác
định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết
định; xác định văn bản gửi đi bằng hình thức văn bản điện tử hay văn bản giấy.
Chánh Văn phòng hoặc người được giao phụ trách công tác hành chính giúp
Giám đốc cơ quan Sở kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật
trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan Sở và phải ký nháy/tắt vào vị trí
sau dấu (.) dòng cuối cùng ở “Nơi nhận”. Việc kiểm tra, ký nháy/tắt về thể thức, kỹ
thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản phải được thực hiện trước khi phòng,
ban, cá nhân trình lãnh đạo Sở ký ban hành.
Với quy định về việc kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ
thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan Sở và phải ký tên xác nhận
đã kiểm tra là giải pháp có tác động tích cực nhất để đảm bảo các văn bản hành
chính của cơ quan đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản nếu người phụ trách
kiểm tra nắm chắc quy định, kiểm tra chặt chẽ, kiên quyết yêu cầu sửa lỗi; qua
kiểm tra trực tiếp, sau mỗi lần phát hiện có lỗi thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
là một lần cán bộ, công chức có thêm kinh nghiệm để khắc phục. Với giải pháp
này phải đi kèm với giải pháp về Quy trình soạn thảo, kiểm tra thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính trước khi trình ký ban hành để có cơ sở pháp lý bằng
văn bản của cơ quan, quy định rõ trách nhiệm của cán bộ, công chức trong từng
bước, từng khâu công việc.
4. Giải pháp về Quy trình soạn thảo, kiểm tra thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính trước khi trình ký ban hành
Dưới đây là trích một phần trong Quy trình phối hợp quản lý văn bản đến,
soạn thảo, ban hành văn bản đi áp dụng trong Hệ thống Quản lý chất lượng theo

tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của cơ quan Sở do bản thân tôi đã tham mưu xin
ý kiến của các phòng, ban và trình lãnh đạo Sở ký ban hành để thực hiện.

14


a) Lưu đồ
Các
bước

Trách nhiệm

Bước 1

CBCC được
giao xử lý
chính

Bước 2

Lãnh đạo
phòng, ban chủ
trì; CBCC được
giao xử lý
chính

Bước 3

CBCC Văn
phòng phụ trách

kiểm tra thể
thức, quy trình,
thủ tục, thẩm
quyền ban hành
văn bản đi

Bước 4

Lãnh đạo Sở

Trình tự công việc

Xử lý nội dung văn bản đến; ý
kiến chỉ đạo; soạn thảo văn bản đi

Xem xét

Kiểm tra

Phê duyệt

Mô tả tài liệu liên quan
- Phiếu giải quyết văn bản đến
- Văn bản đến/ Ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo Sở
- Hệ thống QLVB&HSCV
- Dự thảo văn bản đi
- Phiếu giải quyết văn bản đến
- Văn bản đến/ Ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo Sở

- Hệ thống QLVB&HSCV
- Dự thảo văn bản đi

- Phiếu giải quyết văn bản đến
- Văn bản đến/ Ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo Sở
- Hệ thống QLVB&HSCV
- Dự thảo văn bản đi
- Phiếu giải quyết văn bản đến
- Văn bản đến/ Ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo Sở
- Hệ thống QLVB&HSCV
- Văn bản đi

b) Diễn giải lưu đồ
(a) Bước 1: Xử lý nội dung văn bản đến (ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan cấp trên); soạn thảo văn bản đi.
- CBCC được giao xử lý chính nghiên cứu nội dung văn bản đến, thực hiện ý kiến
của lãnh đạo phòng, ban ghi trong Phiếu giải quyết văn bản đến để dự thảo văn bản đi
theo yêu cầu của nội dung văn bản đến. Khi soạn thảo văn bản đi cần lưu ý:
+ Trường hợp cần thiết tham mưu lãnh đạo phòng, ban trình lãnh đạo Sở ban
hành Quyết định thành lập Ban Biên soạn dự thảo văn bản hoặc văn bản đề nghị
các phòng, ban Sở có liên quan phối hợp. Đối với dự thảo văn bản cho Tỉnh ủy,
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh nếu cần thiết phải có văn bản đề nghị
các cơ quan, đơn vị, địa phương góp ý dự thảo văn bản. Đối với dự thảo văn bản
quy phạm pháp luật cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh phải thực hiện
theo quy trình quy định.
+ Dự thảo văn bản đi phải tổng hợp đầy đủ các nội dung của CBCC được
giao phối hợp (nếu có yêu cầu phối hợp).
+ Dự thảo văn bản đi phải được gửi lấy ý kiến của lãnh đạo Sở, lãnh đạo các

phòng, ban có liên quan (nếu có yêu cầu phối hợp).
15


+ CBCC được giao xử lý chính có quyền và trách nhiệm đôn đốc CBCC,
phòng, ban được giao phối hợp, báo cáo với lãnh đạo phòng, ban mình về sự chậm
trễ, thiếu sót trong việc phối hợp để xin ý kiến chỉ đạo, xử lý của lãnh đạo Sở.
+ Văn bản đi phải được soạn thảo theo đúng quy định về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính và thẩm quyền ký ban hành; đảm bảo đầy đủ, chính
xác nội dung theo yêu cầu của văn bản đến.
+ Trước khi trình lãnh đạo Sở xem xét, ký ban hành văn bản đi, CBCC được
giao xử lý chính phải trình lãnh đạo phòng, ban mình xem xét, kiểm tra nội dung.
- CBCC được giao phối hợp, lãnh đạo phòng, ban được giao phối hợp có
trách nhiệm cung cấp thông tin, số liệu và góp ý dự thảo văn bản kịp thời, đầy đủ,
chính xác.
- Trong quá trình xử lý văn bản đến, CBCC được giao xử lý chính ghi ý kiến
đề xuất của mình vào Phiếu giải quyết văn bản đến; kể cả các trường hợp CBCC,
phòng, ban phối hợp chậm trễ, thiếu sót.
- Thời hạn dự thảo văn bản đi: CBCC được giao xử lý chính, cán bộ được
giao phối hợp thực hiện theo yêu cầu văn bản đến (nếu có) hoặc theo yêu cầu của
lãnh đạo Sở, lãnh đạo phòng, ban.
(b) Bước 2: Lãnh đạo phòng, ban chủ trì xử lý xem xét dự thảo văn bản đi.
Lãnh đạo phòng, ban được giao chủ trì xử lý có trách nhiệm kiểm tra nội
dung dự thảo văn bản đi đảm bảo đầy đủ yêu cầu, chính xác và ký tắt xác nhận đã
kiểm tra theo quy định và chuyển lại cho CBCC được giao xử lý chính.
Thời hạn xem xét: Trong ngày làm việc khi nhận được dự thảo văn bản.
Trường hợp văn bản KHẨN hoặc văn bản đã đến hạn xử lý phải xử lý ngay sau khi
nhận được văn bản dự thảo.
(c) Bước 3: Kiểm tra thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền ban hành văn
bản đi.

CBCC Văn phòng Sở được phân công tiến hành kiểm tra thể thức, quy trình,
thủ tục, thẩm quyền ban hành văn bản đi và ký tắt xác nhận đã kiểm tra theo quy
định. Trường hợp dự thảo văn bản đi chưa đúng quy định về thể thức, quy trình,
thủ tục, thẩm quyền ban hành, CBCC này có quyền yêu cầu CBCC được giao xử lý
chính điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định. Trước khi ký tắt xác nhận phải yêu
cầu văn bản đi đã được lãnh đạo phòng, ban ký tên xác nhận đã kiểm tra nội dung
theo quy định.
Thời hạn kiểm tra: Ngay sau khi nhận được văn bản dự thảo do CBCC được
xử lý chính chuyển đến trong giờ làm việc.
(d) Bước 4: Phê duyệt văn bản đi.
Lãnh đạo Sở phụ trách, hoặc cán bộ có thẩm quyền ký Thừa lệnh Giám đốc,
ký Thừa ủy quyền của Giám đốc chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung, ký ban hành
văn bản đi do CBCC được giao xử lý chính của phòng, ban mình phụ trách.
Trường hợp lãnh đạo Sở phụ trách đi công tác, CBCC được giao xử lý chính có thể
16


trình lãnh đạo Sở khác kiểm tra nội dung, ký ban hành văn bản đi. Trước khi ký tên
ban hành văn bản đi phải yêu cầu văn bản đi đã được lãnh đạo phòng, ban phụ
trách ký tắt xác nhận đã kiểm tra nội dung, CBCC Văn phòng phụ trách kiểm tra
thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền ban hành văn bản đi ký tắt xác nhận theo
đúng quy định.
Thời hạn phê duyệt văn bản đi: Trong ngày làm việc khi nhận được dự thảo
văn bản hoàn chỉnh. Trường hợp văn bản KHẨN hoặc văn bản đến hạn xử lý phải
kiểm tra, phê duyệt ngay sau khi nhận được văn bản dự thảo hoàn chỉnh.
Soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy
trình là một giải pháp nhằm quy định chặt chẽ trách nhiệm của cán bộ, công chức. Nếu
tuân thủ quy định, các lỗi về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính sẽ được
kiểm soát ở nhiều khâu, nhiều người để hạn chế được những lỗi thường gặp.
IV. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI

1. Kết quả rà soát và khắc phục những lỗi thường gặp trong việc soạn
thảo, ban hành văn bản hành chính của cơ quan
a) Kết quả rà soát ban đầu: Tỷ lệ văn bản có lỗi thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính trước khi có quy định giao trách nhiệm cho bộ phận kiểm
tra trước khi trình lãnh đạo Sở ký ban hành là 30%.
Với nhiệm vụ quản lý công tác hành chính của Văn phòng Sở Giáo dục và
Đào tạo tỉnh Đồng Nai, ngày 04/8/2014, sau khi xin ý kiến của các phòng, ban Sở
tôi đã tham mưu lãnh đạo Sở ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ
quan Sở theo Quyết định số 620/QĐ-SGDĐT. Quy chế này được thay thế cho Quy
chế ban hành theo Quyết định số 482/QĐ-SGDĐT ngày 11/7/2011 của Sở Giáo
dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở
Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai. Trong đó, bổ sung quy định trách nhiệm về
việc kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan trước khi
trình lãnh đạo Sở ký ban hành.
Bên cạnh đó, ngày 16/01/2015, sau khi xin ý kiến của các phòng, ban Sở, tôi
đã tham mưu lãnh đạo Sở ban hành Quy trình phối hợp xử lý văn bản đến, soạn
thảo, ban hành văn bản đi trong Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2008. Trong đó, quy định rõ các bước thực hiện việc soạn thảo,
sơ duyệt, kiểm tra, phê duyệt văn bản đi nhằm đảm bảo tất cả các văn bản đi đều
phải được rà soát, kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
b) Kết quả rà soát cho đến nay, sau khi có quy định giao trách nhiệm cho bộ
phận kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: Tỷ lệ văn bản có
lỗi thể thức và kỹ thuật trình là 5%.
Các lỗi thường gặp cho đến nay chủ yếu là vị trí trình bày thể thức, kỹ thuật
trình bày về cỡ chữ, kiểu chữ đối với công chức mới vừa tiếp cận ban đầu việc
soạn thảo văn bản hành chính hoặc không thường xuyên với việc soạn thảo văn
bản hành chính.

17

2. Một số hiệu quả đạt được đối với công tác quản lý, điều hành của cơ
quan thông qua việc thực hiện rà soát, khắc phục những lỗi thường gặp trong
việc soạn thảo, ban hành văn bản hành chính
a) Có tác động nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức để củng
cố, tăng cường nề nếp, kỷ cương hành chính
Nâng cao ý thức trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, của cán
bộ, công chức trong việc thực thi trách nhiệm được giao theo quy định pháp luật;
từng bước nắm chắc quy định của cơ quan có thẩm quyền, phát hiện, khắc phục
các lỗi thường gặp trong quá trình soạn thảo, ban hành văn bản hành chính của cơ
quan; xây dựng nề nếp, kỷ cương, ý thức tự giác, tích cực chấp hành quy định pháp
luật của cán bộ, công chức cơ quan.
b) Có tác động nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính của cơ quan
Đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất tuân thủ quy định pháp luật của cán bộ,
công chức trong cơ quan, đồng thời đảm bảo sự chỉ đạo đối với cơ quan, đơn vị
cấp dưới chấp hành đúng các quy định pháp luật trong việc tuân thủ quy định về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
V. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
Đề tài này đã được bản thân tôi nghiên cứu, thực hiện tại Sở Giáo dục và
Đào tạo tỉnh Đồng Nai, góp phần tích cực để cán bộ, công chức cơ quan tuân thủ
quy định về thể thức và kỹ thuật trình văn bản hành chính theo quy định tại Thông
tư số 01/2011/TT-BNV và quy định riêng của cơ quan; những vấn đề được đề cập
trong đề tài này có thể áp dụng ở các cơ quan nhà nước, các cơ sở giáo dục và đào
tạo. Trên cơ sở đó, tôi có đề xuất, khuyến nghị như sau:
1. Đối với cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản hành chính
Để khắc phục được tất cả những lỗi và nguyên nhân dẫn đến các lỗi như đã nêu
trên, khi soạn thảo văn bản hành chính trên máy vi tính bằng phần mềm Microsoft
Word, cán bộ, công chức phải: Nghiên cứu, nắm bắt đầy đủ, chính xác quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV; sử dụng thành tạo các công cụ chức năng trong phần
mềm Microsoft Word; khi sử dụng các tập tin của các cơ quan, đơn vị khác gửi đến

để sao chép thông tin cần thiết, phải chỉnh sửa cho đúng thể thức, kỹ thuật trình bày
theo quy định; các mẫu đề cương văn bản của các cơ quan, đơn vị khác gửi đến yêu
cầu thực hiện theo mẫu cần phải xem xét để điều chỉnh cho đúng với quy định về thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; khi sử dụng lại các tập tin cũ phải rà soát,
kiểm tra chặt chẽ thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; chú ý thực hiện theo đúng một
số quy định riêng của cơ quan như chữ viết tắt ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản,
tên bộ phận, phòng, ban soạn thảo văn bản; với mỗi loại văn bản cần hoàn chỉnh một
tập tin để làm mẫu cho việc soạn thảo các lần sau; không được bỏ qua bước tự kiểm
tra lại sau khi hoàn chỉnh việc soạn thảo trước khi in, trình duyệt; không được bỏ qua
bước chuyển văn bản đến bộ phận kiểm tra thể thức và trình bày văn bản trước khi
trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt, ký ban hành.
2. Đối với lãnh đạo phụ trách các bộ phận, các phòng, ban của cơ quan,
đơn vị
18


Nghiên cứu, nắm bắt đầy đủ, chính xác quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV và các quy định riêng của cơ quan, đơn vị; quán triệt trong cán
bộ, công chức được giao quản lý để tuân thủ các quy định khi soạn thảo văn bản
hành chính; cần thiết phải chấn chỉnh tinh thần, thái độ làm việc của cán bộ, công
chức thường xuyên mắc lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày khi soạn thảo văn bản
hành chính.
3. Đối với cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ kiểm tra thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan, đơn vị
Nghiên cứu, nắm bắt đầy đủ, chính xác quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV và các quy định riêng của cơ quan, đơn vị; thực hiện nhiệm vụ
kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính chặt chẽ; kiên quyết từ
chối ký tên xác nhận đã kiểm tra các văn bản do cán bộ, công chức soạn thảo còn
mắc lỗi thường xuyên nếu chưa điều chỉnh, bổ sung văn bản cho đúng quy định.
4. Đối với lãnh đạo cơ quan, đơn vị

Quan tâm thường xuyên, kịp thời và kiên quyết trong việc chỉ đạo triển khai
thực hiện các quy định pháp luật, nhất là đối với việc thực hiện cải cách hành
chính, trong đó có việc tuân thủ các quy định về soạn thảo, ban hành văn bản hành
chính. Nghiên cứu, nắm bắt đầy đủ, chính xác quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV và các quy định riêng của cơ quan, đơn vị; bản thân cũng phải
tuân thủ quy định, quy trình kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính trước khi ký tên, phê duyệt văn bản. Phải giao trách nhiệm bằng văn bản cụ
thể cho cán bộ, công chức trong các khâu, các bước soạn thảo, kiểm tra, ban hành
văn bản hành chính của cơ quan, đơn vị. Trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo phải
yêu cầu việc rà soát thường xuyên để điều chỉnh, bổ sung các quy định, quy trình
xử lý công việc cho phù hợp với thực tế, đúng quy định pháp luật.
VI. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2. Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
3. Quyết định số 620/QĐ-SGDĐT ngày 04/8/2014 của Sở Giáo dục và Đào
tạo tỉnh Đồng Nai ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Sở Giáo
dục và Đào tạo.
4. Quy trình số QT-VP.02 ngày 16/01/2015 của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh
Đồng Nai về việc phối hợp xử lý văn bản đến và soạn thảo, ban hành văn bản đi.
VII. PHỤ LỤC
Phụ lục
QUY ĐỊNH CHỮ VIẾT TẮT TÊN PHÒNG, BAN
TRONG KÝ HIỆU VĂN BẢN
STT
1

Tên đơn vị

Văn phòng

Ký hiệu
VP
19


STT
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

Tên đơn vị
Phòng Tổ chức cán bộ
Thanh tra
Phòng Kế hoạch - Tài chính
Phòng Pháp chế
Ban Quản lý dự án
Phòng Giáo dục mầm non
Phòng Giáo dục tiểu học
Phòng Giáo dục trung học

Phòng Giáo dục thường xuyên
Phòng Giáo dục chuyên nghiệp
Phòng Khảo thí và KĐCLGD
Phòng Công tác Học sinh - Sinh viên

Ký hiệu
TCCB
TTR
KHTC
PC
QLDA
GDMN
GDTH
GDTrH
GDTX
GDCN
KTKĐCLGD
CTHSSV

Chữ viết tắt của các phòng, ban Sở chỉ sử dụng để ghi ký hiệu loại văn bản là công văn
và được ghi ở dòng Lưu trong phần Nơi nhận (không sử dụng ghi ký hiệu trong các văn bản có
tên loại như Báo cáo, Kế hoạch, Tờ trình, Quyết định,...). Ví dụ: Số: 21/SGDĐT-GDTX; Số:
22/SGDĐT-GDTrH; Số: 23/SGDĐT-QLDA; Số: 24/SGDĐT-TCCB; 25/SGDĐT-GDMN;
26/SGDĐT-GDTH; 27/SGDĐT-TTR; 28/SGDĐT-GDCN; Số: 29/SGDĐT-KTKĐCLGD,...
* Quy định chữ viết tắt tên Sở Giáo dục và Đào tạo: SGDĐT

NGƯỜI THỰC HIỆN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

20

BM04-NXĐGSKKN
SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI
VĂN PHÒNG
––––––

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
––––––––––––––––––––––––
Đồng Nai, ngày 22 tháng 5 năm 2015

PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học: 2014 - 2015
––––––––––
Tên sáng kiến kinh nghiệm: Giải pháp khắc phục những lỗi thường gặp trong việc soạn thảo,
ban hành văn bản hành chính.
Họ và tên tác giả: NGUYỄN BỬU TÙNG

Chức vụ: Phó Chánh Văn phòng

Đơn vị: Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai.
Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác)
- Quản lý giáo dục

- Phương pháp dạy học bộ môn: ............................... 
- Phương pháp giáo dục

- Lĩnh vực khác: ........................................................ 
Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị 

Trong Ngành 
1. Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô dưới đây)
- Đề ra giải pháp thay thế hoàn toàn mới, bảo đảm tính khoa học, đúng đắn

- Đề ra giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, bảo đảm tính khoa học, đúng đắn 
- Giải pháp mới gần đây đã áp dụng ở đơn vị khác nhưng chưa từng áp dụng ở đơn vị mình,
nay tác giả tổ chức thực hiện và có hiệu quả cho đơn vị

2. Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 5 ô dưới đây)
- Giải pháp thay thế hoàn toàn mới, đã được thực hiện trong toàn ngành có hiệu quả cao 
- Giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, đã được thực hiện trong toàn ngành có hiệu
quả cao 
- Giải pháp thay thế hoàn toàn mới, đã được thực hiện tại đơn vị có hiệu quả cao 
- Giải pháp thay thế một phần giải pháp đã có, đã được thực hiện tại đơn vị có hiệu quả 
- Giải pháp mới gần đây đã áp dụng ở đơn vị khác nhưng chưa từng áp dụng ở đơn vị mình,
nay tác giả tổ chức thực hiện và có hiệu quả cho đơn vị

3. Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây)
- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách:
Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT 
Trong ngành 
- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và dễ đi vào cuộc
sống: Trong Tổ/Phòng/Ban 
Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT 
Trong ngành

- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả trong phạm vi rộng:
Trong Tổ/Phòng/Ban 
Trong cơ quan, đơn vị, cơ sở GD&ĐT 
Trong ngành 

Xếp loại chung: Xuất sắc 
Khá 
Đạt 
Không xếp loại 
Cá nhân viết sáng kiến kinh nghiệm cam kết và chịu trách nhiệm không sao chép tài liệu của
người khác hoặc sao chép lại nội dung sáng kiến kinh nghiệm cũ của mình.
Tổ trưởng và Thủ trưởng đơn vị xác nhận đã kiểm tra và ghi nhận sáng kiến kinh nghiệm này
đã được tổ chức thực hiện tại đơn vị, được Hội đồng chuyên môn trường xem xét, đánh giá; tác
giả không sao chép tài liệu của người khác hoặc sao chép lại nội dung sáng kiến kinh nghiệm cũ
của chính tác giả.
Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận của tác giả và người
có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng kiến kinh nghiệm.
NGƯỜI THỰC HIỆN SKKN

XÁC NHẬN CỦA TỔ

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
21


(Ký tên và ghi rõ họ tên)

CHUYÊN MÔN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

(Ký tên, ghi rõ
họ tên và đóng dấu)

22