Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương

MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
PHỤ LỤC


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
B/L
C/O
CFS
CIC

Tiếng Anh
Bill of Lading
Certificate of Origin
Container Freight Station
Container
Imbalance

DEM

Charge
Demurrage

DET

Detention

D/O

Delivery Order
Equipment Intercharge

EIR
FCL
L/C
LCL
STORAGE
THC
TNHH
VSC

Receipt
Full Container Load
Letter of Credit
Less than Container Load
Terminal handling charge

Tiếng Việt
Vận đơn
Giấy chứng nhận xuất xứ
Kho hàng lẻ
Phí mất cân đối vỏ container
Phí lưu container tại bãi
Phí lưu container tại kho người
nhập
Lệnh giao hàng
Phiếu giao nhận container
Hàng đủ xếp nguyên container
Thư tín dụng

Hàng xếp không đủ một container
Phí lưu bãi tại cảng
Phí làm hàng tại cảng
Trách nhiệm hữu hạn
Phí vệ sinh container



DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Tên bảng biểu, sơ đồ
Bảng 1.1. Cơ cấu nhân sự của Công ty giai đoạn 2012-2014
Bảng 1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH

Trang
11

TMDV vận tải quốc tế Đại Dương giai đoạn 2010 - 6 tháng đầu

12

năm 2015
Bảng 1.3. Tăng trưởng doanh thu, chi phí và lợi nhuận tại Công ty
giai đoạn 2010 - 6 tháng đầu năm 2015
Bảng 1.4. Tỷ trọng doanh thu từ nghiệp vụ giao nhận hàng nhập
khẩu hàng nguyên container bằng đường biển của Công ty TNHH
TMDV vận tải quốc tế Đại Dương
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TMDV Vận tải Quốc tế
Đại Dương
Sơ đồ 2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên
container

13

15

9
18


5
LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế Việt Nam trong những năm đầu 2015 đã có những chuyển biến
tích cực với những thành quả đáng kể. Đặc biệt là sự đa dạng hóa và phát triển vượt
trội trong lĩnh vực xuất nhập khẩu trên toàn quốc, kéo theo sự phát triển của các
ngành dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động này.
Trong đó, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đã bắt đầu có chỗ
đứng riêng, góp phần tạo ra giá trị gia tăng cho nền kinh tế. Quá trình giao nhận
hàng hóa xuất nhập khẩu nếu diễn ra nhanh chóng chính xác thì sẽ tạo điều kiện
thuận lợi, thúc đẩy xuất nhập khẩu hàng hóa của đất nước và đưa kinh tế nước nhà
đi lên. Công việc giao nhận đòi hỏi người giao nhận phải tinh thông về nghiệp vụ
giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, am hiểu về luật pháp và tập quán quốc tế. Tuy
nhiên, nhiều nhà xuất nhập trong nước và ngoài nước vẫn chưa thành thạo được
quy trình này nên dẫn đến sự ra đời của các Công ty cung cấp dịch vụ giao nhận
hàng hóa xuất nhập khẩu nhằm mục đích tối ưu hóa thời gian giao nhận, giảm thiểu
chi phí cho các đại lý, tạo uy tín cho các Công ty.
Trong các phương thức vận chuyển hàng hóa quốc tế, quan trọng nhất là vận
tải biển, chiếm trên 90% lượng hàng vận chuyển (Bộ Giao Thông Vận Tải, 2014).
Theo đó, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển cũng
đóng vai trò lớn trong việc tạo ra doanh thu cho các Công ty giao nhận. Nhận thấy
tầm quan trọng của hoạt động này, người viết quyết định chọn thực tập tại Công ty

TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương để tìm hiểu rõ hơn lí
thuyết và thực tế trong khâu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Từ đó đưa ra
những nhân xét về quy trình và đưa những đề xuất bằng vốn kiến thức của người
viết để Công ty có thể ngày càng hoàn thiện và phát triển hơn trong tương lai.
Trong thời gian thực tập tại TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế
Đại Dương, nhờ có sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị nhân viên trong Công ty
người viết đã có cơ hội được trau dồi, học hỏi thêm nhiều kiến thức trong hoạt
động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Trên những sự thuận lợi và cơ hội đó,
cùng với sự hướng dẫn của Giảng Viên Hướng Dẫn Nguyễn Mạnh Hiệp, người viết
quyết định chọn đề tài: “Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên
container bằng đường biển tại TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế


6
Đại Dương” làm đề tài cho thu hoạch thực tập tốt nghiệp của mình.
Ngoài lời mở đầu và kết luận, thu hoạch thực tập tốt nghiệp này có 3
chương:
− Chương 1: Khái quát về Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vận tải
Quốc tế Đại Dương.
− Chương 2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container
bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải
Quốc Tế Đại Dương.
− Chương 3: Giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận
hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty
TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương.
Cuối cùng, người viết xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các anh chị nhân
viên trong Phòng Chứng từ và Phòng Kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại
Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương, cũng như Giảng Viên Hướng Dẫn Nguyễn
Mạnh Hiệp đã tạo điều kiện thuận lợi cũng như truyền đạt được những kiến thức bổ
ích, quý báu cho người viết hoàn thành được quá trình thực tập của mình. Hi vọng

quý thầy cô đóng góp thêm nhiều ý kiến để bài của người viết được hoàn thiện hơn.
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Lê Minh Trí


7
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
DỊCH VỤ VẬN TẢI QUỐC TẾ ĐẠI DƯƠNG
1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH TMDV Vận tải Quốc tế Đại Dương (sau đây gọi tắt là Công
ty Đại Dương) được thành lập ngày 06/01/2010 theo giấy phép kinh doanh số
0310031086, do ông Nguyễn Tuấn Anh làm đại diện theo pháp luật. Công ty hoạt
động trên 3 lĩnh vực chính là dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển, dịch vụ
giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không và dịch vụ logistics tích hợp (kho bãi,
đóng gói, tư vấn hải quan, giao nhận từ cửa đến cửa…).
Một số thông tin cơ bản về Công ty TNHH TMDV VTQT Đại Dương:
− Tên tiếng việt: Công ty TNHH TMDV Vận tải Quốc tế Đại Dương
− Tên giao dịch: Ocean International Transportation Trading and
Service Company Limited
− Tên viết tắt: Ocean Co,.ltd.
− Trụ sở chính: 351/31 Nơ Trang Long, phường 13, quận Bình Thạnh,
−
−
−
−
−

thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: (844.8)62735131
Fax: (844.8)54453925

Email:
Website: www.ocean-international.net
Mã số thuế: 0310031086

Với phương châm chính xác, nhanh chóng và uy tín, Công ty đã và đang dần
dần phát triển mạnh mẽ và vững chắc trên thị trường. Không những ngày càng sửa
đổi, bổ sung quy trình làm việc, Công ty cũng luôn đặt mục tiêu lấy quyền lợi và sự
hài lòng của khách hàng làm trọng, tạo được nhiều mối quan hệ tốt với các Hãng
tàu và Forwarder khác, qua đó giúp gia tăng vị thế của mình. Hiện nay, Công ty đã
có một lượng lớn khách hàng trung thành đến từ các nước như Pháp, Đài Loan,
Trung Quốc… Với đội ngũ nhân viên được sự quản lí chặt chẽ của giám đốc, Công
ty luôn đảm bảo những hoạt động của mình là hoàn toàn hợp pháp, đi theo định
hướng của Nhà Nước và Chính Phủ trong việc phát triển kinh tế - xã hội của đất
nước.
Điều này cho thấy Công ty Đại Dương đã từng bước ổn định và ngày một
phát triển, đáp ứng được hầu hết những yêu cầu khắt khe của thị trường. Từ một


8
Công ty nhỏ, sau hơn 5 năm hoạt động, đến nay Công ty đã có lượng khách hàng
khá ổn định trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự
1.2.1. Chức năng
Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, ngành nghề đăng kí kinh doanh
của Công ty là “hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải”, theo đó Công
ty có trách nhiệm cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và nội
địa, đặc biệt Công ty có một lượng lớn khách hàng là các Doanh nghiệp, Công ty
xuất nhập khẩu tại Việt Nam. Công ty còn hỗ trợ các dịch vụ liên quan đến việc kê
khai hải quan, làm thủ tục thông quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. Ngoài ra,
Đại Dương còn đảm nhận chức năng đại lý hãng tàu, vận chuyển hàng hóa quốc tế

nguyên và lẻ container xuất, nhập đến các nước trên thế giới, đặc biệt nhập hàng từ
Trung quốc có mức giá cực kì cạnh tranh.
1.2.2. Nhiệm vụ
Công ty thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Đảng và Nhà nước,
tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao
dịch đối ngoại của Nhà nước.
Bảo tồn và phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng cường
duy trì đầu tư điều kiện vật chất nhằm tạo ra nền tảng phát triển vững chắc và lâu
dài cho Công ty.
Nâng cao trình độ cho nhân viên bằng cách tiếp nhận, trao đổi và đào tạo
thường xuyên cho nhân viên về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa; luôn quan tâm,
chăm lo giải quyết những vấn đề liên quan đến môi trường làm việc của Công ty.
Tạo mối quan hệ tốt với hãng tàu, Hải quan, các cảng biển, sân bay… để
tranh thủ sự ưu đãi của họ nhằm tạo thuận lợi Kinh doanh cho Công ty.
Đẩy mạnh chiến lược marketing để tìm kiếm khách hàng, tăng cường hợp
tác với Công ty trong nước và ngoài nước để khai thác dịch vụ; thực hiện đầy đủ
các cam kết trong hợp đồng giao nhận hàng hóa, hợp đồng vận chuyển hàng hóa,
hợp đồng hợp tác… với các tổ chức, các thành phần kinh tế cả tư nhân; duy trì và
nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo niềm tin và uy tín cho khách hàng.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức


9
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty được thể hiện qua Sơ đồ 1.1:
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TMDV Vận tải Quốc tế Đại Dương
Giám đốc

Phòng Kinh doanh

Phòng Kế toán

Phòng Chứng từ

Phòng Giao nhận

(Nguồn: Phòng Kế toán)
Công ty vận tải quốc tế Đại Dương quản lý nhân sự theo cơ cấu tổ chức
chức năng gồm giám đốc và 4 bộ phận bao gồm: bộ phận Kinh doanh, Kế toán,
chứng từ và giao nhận. Mỗi bộ phận đều có một chức năng riêng biệt và các nhân
viên trong mội bộ phận sẽ cùng nhau thực hiện công việc, nhiệm vụ của mình nói
riêng và góp phần thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận nói chung một cách tốt
nhất . Giám đốc là người chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát toàn bộ quy trình,
đồng thời xử lý sai sót kịp thời. Vì vậy, giữa các bộ phận luôn có mối quan hệ hỗ
trợ, phối hợp đồng bộ tạo nên một hệ thống quản lý chặt chẽ và sức mạnh tập thể,
đảm bảo thực hiện đúng tiến độ, thời gian hoàn thành, chất lượng dịch vụ tốt. Mục
tiêu của cơ cấu tổ chức này là nhắm vào hiệu suất làm việc tối đa của từng nhân
viên, loại bỏ đi tính cạnh tranh gay gắt và các yếu tố tiêu cực tạo nên môi trường
làm việc lành mạnh, thân thiện. Tuy nhiên, giám đốc Công ty vẫn khuyến khích các
nhân viên trong cùng bộ phận cạnh tranh lẫn nhau trong việc nâng cao hiệu quả
hoạt động của bộ phận đó góp phần phát triển hiệu quả hoạt động kinh doanh của
Công ty.
Giới thiệu một số phòng ban tiêu biểu:
Bộ phận Kinh doanh gồm 7 người được xem là bộ phận quan trọng nhất
trong việc mang lại doanh thu cho Công ty. Bộ phận Kinh doanh chịu trách nhiệm
tìm kiếm khách hàng, báo giá và đàm phán với khách hàng để tiến tới ký kết hợp
đồng; duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Đồng thời, chịu trách
nhiệm theo dõi các quy định của nhà nước về xuất nhập khẩu, quan sát thị trường,
tìm hiểu chính sách giá của các đối thủ cạnh tranh và hỗ trợ các phòng ban khác

10
thực hiện hợp đồng.
Bộ phận Kế toán gồm 2 người chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi các hoạt
động tài chính của Công ty như hạch toán kết quả kinh doanh của Công ty để báo
cáo cho giám đốc; xuất hóa đơn cho khách hàng và tạm ứng tiền cho bộ phận Giao
nhận làm thủ tục giao nhận, lấy chứng từ; tư vấn cho giám đốc các vấn đề pháp lý
về Kế toán và thuế.
Bộ phận Chứng từ gồm 2 người phụ trách việc quản lý chứng từ bao gồm
nhận thông tin từ khách hàng, kiểm tra chi tiết vận đơn (B/L); làm lệnh giao hàng
và thông báo hàng đến cho khách hàng khi hàng đến cảng; soạn các công văn,
chứng từ (B/L, invoice, packing list…) cần thiết; theo dõi quá trình làm hàng, liên
lạc với đại lý, khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết về lô hàng. Vai
trò của bộ phận này vô cùng quan trọng, không được có bất kì sai sót nào dẫn tới
việc xuất hoặc nhập hàng gặp trở ngại từ hải quan.
Bộ phận Giao nhận gồm 3 người, còn được gọi là bộ phận “hiện trường”. Bộ
phận này nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận Kinh doanh, phụ trách việc làm các
thủ tục giao nhận cần thiết, các thủ tục hải quan và trực tiếp ra “hiện trường” để
nhận hàng nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa cho khách hàng.
1.2.4. Tình hình nhân sự
Là một Công ty khá trẻ chỉ với 5 năm kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận
và vận tải, Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế Đại Dương có quy mô khá nhỏ.
Điều này thể hiện rõ nét qua cơ cấu nhân sự của Công ty trong 3 năm gần đây
(Bảng 1.1).
Về số lượng nhân viên, Công ty chứng kiến sự tăng trưởng về nhân sự qua
các năm. Đến năm 2014, số lượng nhân viên là 16 người so với con số lúc khởi
nghiệp năm 2010 là 5 nhân viên. Điều này chứng tỏ Công ty đã và đang nâng cao
năng lực cạnh tranh của mình ở thị trường trong nước. Các hợp đồng giao nhận
ngày càng gia tăng đòi hỏi sự bổ sung nhân sự ở các phòng ban khác nhau để đáp
ứng cường độ công việc cũng như yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng.
Về cơ cấu nhân sự theo các phòng ban, đến năm 2014 nhân sự Công ty gồm

16 người bao gồm 1 giám đốc điều hành, 1 phó giám đốc và 14 nhân viên. Trong
đó, bộ phận Chứng từ và Kế toán mỗi phòng đều có 2 nhân viên phụ trách. Bộ phận


11
Giao nhận gồm 3 nhân viên và còn lại 7 nhân viên thuộc bộ phận Kinh doanh. Do
Công ty đang trong giai đoạn trưởng thành và phát triển, vai trò của bộ phận Kinh
doanh đặc biệt quan trọng trong việc tìm kiếm và mang hợp đồng về cho Công ty.
Bảng 1.1. Cơ cấu nhân sự của Công ty giai đoạn 2012-2014
Đơn vị tính: người, %
2012
Số
Tỉ lệ
lượng
4
57,14
3
42,86
5
71,43
2
28,57

2013
Số
Tỉ lệ
lượng
6
54,55
5

45,45
7
63,64
3
27,27

2014
Số
Tỉ lệ
lượng
7
50
7
50
9
56,25
5
31,25

Nam
Nữ
Đại học
Trình Cao đẳng
độ
Trung
0
0
1
9,09
2

12,5
cấp
Tuổi
22-35
7
100
11
100
16
100
Tổng
7
100
11
100
16
100
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế Đại Dương)
Giới
tính

Về cơ cấu nhân sự theo giới tính, số lượng nam và nữ Công ty có tăng lên
qua các năm nhưng tỉ lệ nhân sự nam có xu hướng giảm. Đến năm 2014, Số lượng
nhân viên nam và nữ là ngang nhau (7 nam và 7 nữ). Điều này là phù hợp với mục
tiêu chiến lược của Công ty. Để mở rộng hoạt động kinh doanh, cần phải đầu tư
nhân sự vào bộ phận Kinh doanh. Bộ phận này chủ yếu ưu tiên nữ giới vì họ có khả
năng ngoại giao, thuyết phục khách hàng. Ngoài ra bộ phận Kế toán và chứng từ
cũng thường xuyên ưu tiên nữ giới vì họ có sự tỉ mỉ trong các công việc liên quan
đến giấy tờ sổ sách. Bộ phận Giao nhận trong 3 năm qua đã tuyển dụng 2 nam vì
đặc thù công việc phải di chuyển khá nhiều đến các hãng tàu, cảng, sân bay… đòi

hỏi phải có sức khỏe và nhanh nhẹn.
Xu hướng của Công ty tuyển dụng cao đẳng và đại học là chủ yếu, tuy nhiên
các nhân viên giao nhận tại hiện trường thực hiện việc kiểm tra container, lấy lệnh
ở hãng tàu không yêu cầu trình độ chuyên môn nhiều nên Công ty tuyển dụng thêm
1 trung cấp (2013) hoặc 2 trung cấp (2014) để tiết kiệm chi phí cho Công ty.
Với số lượng nhân viên hiện nay đã đáp ứng đầy đủ lượng công việc mà
Công ty đề ra cho mỗi bộ phận. Đặc biệt với đội ngũ nhân viên 100% ở độ tuổi trẻ
từ 22-35 tuổi, năng động, nhiệt tình và nắm vững chuyên môn, Công ty xây dựng
được một nguồn nhân lực tốt, là nền tảng vững chắc nâng cao sự cạnh tranh với các


12
Công ty làm dịch vụ trong cùng lĩnh vực này.
1.3. Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn
2010-6 tháng đầu năm 2015
Tình hình tài chính của Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế Đại Dương
được thể hiện ở Bảng 1.2. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty diễn biến
khá khả quan, doanh thu và lợi nhuận liên tục tăng qua các năm.
Năm 2010, vì đây là năm đầu tiên hoạt động nên các đối tác và khách hàng
không nhiều. Để tạo mối quan hệ với khách hàng, các dịch vụ vận tải mà Công ty
Đại Dương cung cấp cho các khách hàng chỉ lấy phí dịch vụ thấp, do vậy mà doanh
thu và chi phí của doanh nghiệp chênh lệch không nhiều. Qua 6 tháng đầu năm
2010, lợi nhuận của Công ty chỉ khoảng 64 triệu đồng.
Bảng 1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TMDV vận tải
quốc tế Đại Dương giai đoạn 2010 - 6 tháng đầu năm 2015
Đơn vị tính: triệu đồng
Năm
Chỉ tiêu

Năm

2010

Năm
2011

Năm
2012

Năm
2013

Năm
2014

6 tháng
đầu năm
2015

Doanh
1.891
8.240
10.839
17.928
20.893
12.984
thu
Chi phí
1.827
7.989
10.535

16.986
19.69
11.992
Lợi
64
250
364
943
1204
992
nhuận
(Nguồn: phòng Kế toán Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế Đại Dương)
Sang năm 2011, do số lượng nhân viên phòng Kinh doanh đã tăng lên, Công
ty đã có nhiều khách hàng hơn và do vậy doanh thu và lợi nhuận của Công ty tăng
lên đáng kể. Doanh thu cả năm 2011 tăng khoảng hơn 4 lần, còn lợi nhuận đã tăng
khoảng gần 4 lần so với 6 tháng cuối năm 2010. Đáng chú ý, trong năm này, mặc
dù doanh thu và lợi nhuận đều tăng rất ấn tượng nhưng lợi nhuận tăng với tốc độ
chậm hơn. Có 3 nguyên nhân giải thích cho điều này. Thứ nhất, Công ty chỉ mới
thành lập 2 năm, chính sách ưu tiên phục vụ khách hàng được đặt lên hàng đầu.
Chính vì thế mà Công ty thường xuyên báo mức cước thấp hơn các đối thủ cạnh
tranh trong ngành để lôi kéo khách hàng và tạo sự trung thành khi sử dụng dịch vụ
của Công ty. Thứ hai, vì mới thành lập, Công ty chưa tạo được nhiều mối quan hệ


13
làm ăn lâu dài với các hãng tàu và các forwarder lớn nên chưa được nhận mức cước
hấp dẫn cũng như các ưu đãi từ hãng tàu. Thứ 3, cũng vì mới được thành lập, các
chi phí đầu tư ban đầu khá lớn, Công ty lại chưa có kinh nghiệm trong việc quản lý
các chi phí và dòng tiền nên tốc độ chi phí trong năm nay tăng cao hơn tốc độ tăng
của doanh thu dẫn đến lợi nhuận tăng chậm hơn doanh thu.

Bảng 1.3. Tăng trưởng doanh thu, chi phí và lợi nhuận tại Công ty giai đoạn
2010 - 6 tháng đầu năm 2015
Đơn vị tính: triệu đồng, %
2011/2010
Tuyệt Tương
Doanh
thu
Chi
phí
Lợi

2012/2011
Tuyệt Tương

2013/2012
Tuyệt Tương

2014/2013
Tuyệt Tương

đối

đối

đối

đối

đối

đối

đối

đối

6.349

335,7

2.599

31,5

7.089

65,4

2.965

16,5

6.162

337,3

2.546

31,9

6.451

61,2

2.704

15,9

186
290,6
114
45,6
579
159,1
261
27,7
nhuận
(Nguồn: tính toán của người viết từ kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty)
Sang năm 2012 và 2013, Công ty tiếp tục làm ăn có lãi. Đáng chú ý, lợi
nhuận trong 2 năm này tăng tốc mạnh hơn doanh thu mặc dù tốc độ tăng không còn
ấn tượng như năm 2011. Năm 2012, doanh thu tăng 31,5% so với năm 2011, còn
lợi nhuận tăng 45,6%. Năm 2013, doanh thu và lợi nhuận tiếp tục tăng, lần lượt là
65,4% và 159%. Tốc độ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trong 2 năm này không
ấn tượng như năm 2011 là do Công ty thành lập vào đầu năm 2010 nên kì Kế toán
2010, Công ty chỉ tính 6 tháng cuối năm. Chính vì thế doanh thu và lợi nhuận trong
cả năm 2011 dễ dàng đạt mức tăng cao hơn rất nhiều so với năm 2010. Lợi nhuận
trong 2 năm này tăng cao hơn doanh thu là do từ 2012, ngoài việc Công ty đã có
một số lượng khách hàng nhất định và không ngừng tăng thì Công ty còn nỗ lực
trong việc tạo mối quan hệ với các hãng tàu, do đó, Công ty đã giảm được các chi
phí phụ phát sinh khi làm các dịch vụ vận tải quốc tế, và các khoản phí đó Công ty

sẽ được hưởng khi tiến hành thanh toán với khách hàng. Bên cạnh đó, Công ty đã
cắt giảm được một khoản chi phí khá lớn cho các khoản đầu tư ban đầu cũng như
nâng cao hiệu quả quản trị chi phí. Chi phí của Công ty đã bắt đầu tăng chậm lại.


14
Sang năm 2014, doanh thu và lợi nhuận vẫn tiếp tục tăng nhưng tốc độ tăng
không còn cao như những năm trước, lần lượt là 16,54% và 27,68%. Mặc dù lợi
nhuận vẫn giữ mức tăng cao hơn doanh thu nhưng nếu so với 2 năm trước đó thì cả
doanh thu và lợi nhuận không ấn lượng bằng. Nguyên nhân là do Công ty đang
bước vào giai đoạn bão hòa. Theo chu kì những năm đầu doanh thu và lợi nhuận
còn thấp, tốc độ tăng trưởng dễ dàng đạt mức cao. Đến năm 2014, doanh thu và lợi
nhuận những năm trước đã tăng lên mức khá cao nên mặc dù Công ty làm ăn có lãi
khá lớn nếu so với các năm trước nhưng tốc độ ghi nhận không cao. Tuy nhiên,
cũng cần thấy rằng, năm 2014 so với năm 2013 lợi nhuận Công ty chỉ tăng 261
triệu đồng chưa đạt một nửa so với mức tăng 579 triệu đồng của năm 2013 so với
năm 2012. Mặc dù giai đoạn khó khăn nhất của nền kinh tế toàn cầu đã đi qua, cầu
thị trường trong và ngoài nước dần tăng trở lại nhưng hoạt động kinh doanh lại có
dấu hiệu giảm tốc. Bên cạnh yếu tố cạnh tranh ngày càng lớn từ các đối thủ trong
thị trường thì Công ty cũng cần phải nghiêm túc nhìn nhận lại hoạt động kinh
doanh của mình, nhất là bộ phận Kinh doanh cần tích cực hơn nữa trong việc tìm
kiếm và mở rộng đối tượng khách hàng.
Tính đến tháng 6 năm 2015, doanh thu của Công ty đạt khoảng gần 13 tỷ
đồng, chi phí gần 12 tỷ đồng và lợi nhuận mà Công ty thu được đạt gần 1 tỷ đồng.
Nếu so sánh với con số 1,2 tỷ năm 2014 có thể thấy năm 2015 hứa hẹn sẽ là một
năm kinh doanh ấn tượng của Công ty. Từ cuối năm 2014 đến nay, thông tin về
triển vọng tích cực của nền kinh tế trong nước và toàn cầu như giá dầu giảm tạo
điều kiện cho doanh nghiệp trong nước đẩy mạnh xuất khẩu, các hiệp định thương
mại tự do liên tục được kí kết và có hiệu lực, cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC)
được thành lập… đã tạo động lực và niềm tin cho các doanh nghiệp trong nước đầu

tư mở rộng sản xuất kinh doanh, qua đó Công ty có cơ hội và điều kiện phục vụ
được nhiều đối tượng khách hàng mới, từ đó gia tăng lợi nhuận.
1.4. Vai trò của nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container
bằng đường biển của Công ty TNHH TMDV Vận tải Quốc tế Đại Dương
Vai trò của nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container
(FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế Đại Dương được
thể hiện tại Bảng 1.4.


15
Bảng 1.4. Tỷ trọng doanh thu từ nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu hàng
nguyên container bằng đường biển của Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế
Đại Dương
Đơn vị tính: triệu đồng, %

Doanh thu từ
nghiệp vụ giao
nhận hàng hóa
nhập khẩu FCL
Tổng doanh thu
toàn Công ty

2012
Giá trị
Tỉ trọng

2013
Giá trị
Tỉ trọng

2014
Giá trị
Tỉ trọng

8.671

80

13.266

74

14.834

71

10.839

100

17.928

100

20.893

100

(Nguồn: phòng Kế toán Công ty TNHH TMDV VTQT Đại Dương)
Bảng 1.4 cho thấy nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên

container bằng đường biển tại Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế Đại Dương
đóng vai trò rất quan trọng. Tỉ trọng doanh thu trong 3 năm vừa qua mặt dù có
giảm (từ 80% năm 2012 xuống còn 71% năm 2014) nhưng vẫn chiếm rất cao trong
cơ cấu doanh thu của Công ty. Cũng giống như các Công ty Logistics khác, doanh
thu của Công ty TMDV vận tải quốc tế Đại Dương đến từ 3 nghiệp vụ: Nghiệp vụ
xuất nhập khẩu bằng đường biển, nghiệp vụ xuất nhập khẩu bằng đường hàng
không và nghiệp vụ logistics tích hợp. Trong đó nghiệp vụ xuất nhập khẩu bằng
đường biển lại được chia ra 4 loại là xuất FCL, xuất LCL, nhập FCL, nhập LCL.
Chỉ tính riêng nghiệp vụ nhập khẩu FCL, tỉ trọng doanh thu từ nghiệp vụ này đã
chiếm đến 70%, chứng tỏ nghiệp vụ này đóng một vai trò hết sức quan trọng đến sự
tồn tại và phát triển của Công ty. Nguyên nhân là do Công ty trong những năm qua
đã định vị mình là một Công ty chuyên về nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị,
phụ tùng nên thường được các doanh nghiệp trong và ngoài nước kí kết hợp đồng
nhập khẩu về Việt Nam. Bên cạnh đó, Công ty còn mở rộng các quan hệ đại lý giao
nhận với các Công ty Logistics và Forwarder khác ở nước ngoài nên khi có hợp
đồng nhập khẩu theo điều kiện CIF (doanh nghiệp Việt Nam thường chọn điều kiện
này). Công ty thường được các đối tác giao nhận ở nước ngoài tin tưởng chọn tham
gia vào chuỗi giao nhận hàng hóa tại Việt Nam.
Chiến lược này của Công ty là phù hợp trong bối cảnh Việt Nam hiện nay là
một nước có nền công nghiệp phụ trợ còn yếu, các nguồn nguyên phụ liệu vẫn phụ


16
thuộc lớn vào nước ngoài, hơn nữa, khi đời sống ngày càng được cải thiện, nhu cầu
tiêu dùng ngày càng cao và vượt khả năng sản xuất của đất nước, do đó các doanh
nghiệp Việt Nam thường xuyên phải nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài để tiến
hành hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Ngoài ra, khi tiến hành giao kết hợp
đồng xuất nhập khẩu, các bên thường lựa chọn phương thức vận chuyển bằng
đường biển là chủ yếu, do đây là phương thức vận chuyển rẻ nhất, hơn nữa, đối tác
nước ngoài của các doanh nghiệp trong nước hiện nay phần lớn là đến từ Trung

Quốc, Malaysia, Indonesia,… Các nước này đều có vùng biển rộng lớn và tiếp xúc
với Việt Nam. Những đặc điểm trên đã giải thích nguyên nhân vì sao dịch vụ nhập
khẩu hàng hóa bằng đường biển đóng vai trò quan trọng nhất đối với Công ty Đại
Dương, chiếm trên 70% cơ cấu doanh thu của Công ty.
Tuy nhiên giai đoạn 3 năm vừa qua chứng kiến sự sụt giảm trong tỷ trọng
của doanh thu từ nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL. Nguyên nhân là do
Công ty trong quá trình mở rộng đối tượng khách hàng đã tìm đến các đối tác có
nhu cầu xuất khẩu. Trong những năm qua, kinh tế trong và ngoài nước đã năng
động trở lại, hoạt động xuất khẩu của các doanh nghiệp được tăng cường. Từ đó,
mặc dù doanh thu hàng năm từ hoạt động nhập khẩu FCL đều tăng nhưng xét về tỷ
trọng lại giảm.
1.5. Các công việc được giao trong quá trình thực tập
Quá trình thực tập diễn ra từ ngày 14 tháng 09 năm 2015 đến ngày 22 tháng
11 năm 2015. Trong quãng thời gian này, người viết có cơ hội được tiếp xúc thực
tế với môi trường công sở, tìm hiểu về cơ cấu, chức năng và lĩnh vực hoạt động của
toàn công ty và đặc biệt là bộ phận chứng từ.
Trong những ngày đầu tiên, chị nhân viên phòng Chứng từ đã nhiệt tình giới
thiệu và trực tiếp hướng dẫn người viết kĩ càng các bước thực hiện, hoàn thiện các
loại chứng từ cần thiết để xuất khẩu các mặt hàng giao dịch thường xuyên của công
ty. Qua buổi trao đổi, người viết vừa củng cố lại những kiến thức căn bản đã học,
vừa có cơ hội đào sâu hơn chức năng từng loại chừng từ liên quan đến việc nhập
khẩu hàng hóa nguyên container. Người viết cũng rút ra một số so sánh, nhận xét
nhất định giữa kiến thức đã học và thực tế áp dụng.
Trong những tuần tiếp theo, người viết được theo anh nhân viên phòng Giao


17
nhận đi lấy chứng từ như B/L, giấy kiểm định động thực vật, lệnh giao hàng tại các
hãng tàu, các đơn vị giám định. Tại đây, người viết được tìm hiểu quy trình lấy các
chứng từ, các loại phí phải trả khi lấy chứng từ. Hơn hết, người viết học được tính

cẩn thận từ khâu rà soát thông tin trên chứng từ đến khâu bảo quản chứng từ trong
quá trình di chuyển để tránh thất lạc.
Và điều bổ ích nhất là Giám đốc Công ty đã cho phép người viết quan sát và
trực tiếp giải thích về hợp đồng cũng như các chứng từ liên quan: B/L, Invoice,
Packing List, C/O, tờ khai hải quan hàng xuất nhập khẩu. Sau khi nắm vững kiến
thức về chứng từ, công việc của người viết là lập, khai báo, phân loại và sắp xếp lại
những giấy tờ trên để hoàn thành đầy đủ bộ chứng từ giao cho khách hàng.
Trong thời gian vừa qua, người viết vừa thực hiện công việc do công ty giao
vừa tổng hợp kiến thức thu được mỗi ngày được để hoàn thiện bài báo cáo thực tập
của mình. Vào ngày 22 tháng 11 năm 2015, người viết đã xin xác nhận thực tập tốt
nghiệp cùng những nhận xét, đánh giá của phòng chứng từ để hoàn tất quá trình
thực tập của mình tại Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại
Dương.


18
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU
NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ
VẬN TẢI QUỐC TẾ ĐẠI DƯƠNG
2.1. Thực tế quy trình
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container tại Công ty
TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương được thể hiện ở Sơ đồ
2.1 sau:
Sơ đồ 2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container
Tìm kiếm, chào giá, thỏa thuận và kí kết
hợp đồng với khách hàng

Nhận bộ chứng từ và kiểm tra

Lấy lệnh giao hàng

Làm thủ tục hải quan

Nhận hàng tại cảng

Giao hàng và quyết toán với khách hàng

Lưu trữ hồ sơ

(Nguồn: Phòng Giao nhận)
− Bước 1: Tìm kiếm, chào giá, thỏa thuận và kí kết hợp đồng với khách
hàng: phòng Kinh doanh tìm kiếm, chào giá, thỏa thuận và kí kết hợp
đồng với khách hàng có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa. Khách hàng có


19
trách nhiệm gửi bộ chứng từ để Công ty thực hiện quy trình giao
nhận.
− Bước 2: Nhận bộ chứng từ và kiểm tra: phòng Chứng từ nhận bộ
chứng từ do khách hàng gửi qua và kiểm tra tính xác thực và phù hợp
của tất cả các thông tin trong bộ chứng từ.
− Bước 3: Lấy lệnh giao hàng: phòng Giao nhận mang thông báo hàng
đến và vận đơn đến hãng tàu xuất trình, thanh toán các chi phí cần
thiết, cược container để lấy lệnh giao hàng.
− Bước 4: Làm thủ tục hải quan: phòng Chứng từ chuẩn bị các chứng từ
cần thiết để khai hải quan điện tử bằng phần mềm CDS Live, nhận kết
quả phân luồng, đóng thuế (nếu có) và chuẩn bị chứng từ thông quan
tại cảng.
− Bước 5: Nhận hàng tại cảng: phòng Giao nhận mang D/O liên hệ
thương vụ cảng để đóng phí và nhận EIR, sau đó mang D/O đã xác

nhận đóng phí, phiếu EIR và tờ khai hải quan đã xác nhận thông quan
đến hải quan giám sát cổng để làm thủ tục kéo hàng ra khỏi cảng.
− Bước 6: Giao hàng và quyết toán với khách hàng: phòng Giao nhận
liên hệ với người kéo container để kéo hàng từ cảng về kho cho khách
hàng, trả lại toàn bộ chứng từ gốc liên quan đến lô hàng như tờ khai
hải quan có đóng dấu xác nhận thông quan của hải quan và các chứng
từ gốc còn lại khác cho khách hàng sau khi đã nhận đầy đủ tiền thanh
toán.
− Bước 7: Lưu trữ hồ sơ: phòng Chứng từ chịu trách nhiệm photocopy
và scan tất cả các chứng từ để lưu trữ, làm căn cứ để thống kê và đối
chấp với khách hàng nếu có tranh chấp xảy ra.
Để minh họa rõ hơn quy trình trên, người viết xin chọn mô tả quy trình giao
nhận lô hàng sàn gỗ công nghiệp được đóng nguyên container (FCL) trong hợp
đồng số XS-VN016 kí ngày 01/09/2015 giữa Công ty Vật Liệu Trang Trí
Changzhou Xusheng (gọi tắt là Công ty Chanzhou Xuheng) và Công ty TNHH
Trang Trí Nội Thất Chi Lâm (gọi tắt là Công ty Chi Lâm).
2.1.1. Tìm kiếm, chào giá, thỏa thuận và kí kết hợp đồng với khách hàng
Phòng Kinh doanh của Công ty có nhiệm vụ tìm kiếm, liên lạc và đàm phán
với khách hàng. Khách hàng của Công ty thường là các doanh nghiệp trong nước


20
hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu nhưng chưa thực hiện được quá trình nhập
khẩu một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian, các doanh nhiệp nhập khẩu
không thường xuyên, các Công ty giao nhận khác trong và ngoài nước hoặc là các
doanh nghiệp nước xuất khẩu kí hợp đồng với các doanh nghiệp trong nước theo
các điều kiện giao hàng nhóm D có nhu cầu thuê ngoài vì chưa nắm rõ được các
quy định về hải quan và thị trường tại nước nhập khẩu.
Đầu tiên, các nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ chủ động tìm kiếm, liên lạc
với khách hàng qua kênh thông tin riêng của Công ty, sau đó chào giá qua internet,

điện thoại hoặc gặp mặt trước tiếp. Nếu khách hàng có nhu cầu hay thắc mắc cần
được tư vấn, sẽ liên lạc với nhân viên của Kinh doanh và được chăm sóc chu đáo
và tận tình.
Nếu khách hàng chấp nhận giá của Công ty, 2 bên sẽ tiến hành ký kết hợp
đồng dịch vụ ủy thác nhập khẩu. Trong đó bên ủy thác là khách hàng, bên nhận ủy
thác là Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương. Trong
hợp đồng này, Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương
có nghĩa vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu cho bên ủy thác để nhận thanh toán.
Khách hàng có nghĩa vụ thanh toán tiền cung ứng dịch vụ cho Công ty TNHH
Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương sau khi Đại Dương hoàn thành
việc cung ứng dịch vụ.
Nhân viên Kinh doanh sau khi thỏa thuận xong đơn hàng sẽ chuyển xác
nhận đặt hàng qua bộ phận Giao nhận, đồng thời cập nhật thông tin của đơn hàng
vào hệ thống để các bộ phận liên quan tiện theo dõi. Nhân viên Giao nhận khi tiếp
nhận chi tiết lô hàng cần nắm đầy đủ các thông tin cần thiết về khách hàng cũng
như các yêu cầu về lô hàng như sau:
− Chi tiết về người nhận hàng, tên Công ty, số fax, số điện thoại,email..
− Chi tiết về lô hàng: loại hàng hóa, tên hàng, số lượng, cảng đi, cảng
đến, thời gian và địa điểm dỡ hàng….
Hợp đồng XS-VN016 được kí theo điều kiện FOB Shanghai nên người mua
là Công ty Chi Lâm có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải đường biển, làm thủ
tục hải quan tại cảng đến và kéo hàng về kho. Để thực hiện các nghiệp vụ trên,
Công ty Chi Lâm đã chọn Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế


21
Đại Dương để ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu lô hàng gồm 3623 Hộp Sàn Gỗ
Công Nghiệp (3623 Boxes of Laminate Flooring) đóng trong 3 cointainer số
TEMU4113660, SITU2897209 và SITU2915420. Công ty Đại Dương sẽ tiếp nhận
các dịch vụ mà mình cung cấp từ cảng đi đến cảng đến và bên khách hàng sẽ có

nhiệm vụ thông báo và gửi các chứng từ cần thiết cho việc giao nhận hàng hóa cho
Đại Dương và thanh toán các chi phí theo hợp đồng uỷ thác đã quy định. Công ty
Chanzhou Xuheng đã ủy thác cho Công ty Ningbo Huanji Intl Forwarding Agency
thực hiện các nghĩa vụ của mình từ kho đến boong tàu. Để thuận tiện, Đại Dương
ủy thác cho Ningbo Huanji Intl Forwarding Agency thực hiện nghĩa vụ thuê tàu.
Tóm lại có 5 bên tham gia vào quy trình giao nhận hàng hóa từ kho của người bán
đến kho của người mua:
1. Công ty Chanzhou Xuheng: người bán, chịu trách nhiệm giao hàng từ kho cho
Ningbo Huanji Intl Forwarding Agency.
2. Công ty Ningbo Huanji Intl Forwarding Agency: đại lý giao nhận của người bán,
nhận hàng từ người bán và giao hàng cho hãng tàu để nhận vận đơn chủ (Master
B/L) đồng thời kí phát House B/L cho người bán; nhận ủy thác từ Công ty Đại
Dương tiến hành nghiệp vụ thuê tàu chợ.
3. Hãng tàu SITC: chịu trách nhiệm nhận hàng từ Công ty Ningbo Huanji Intl
Forwarding Agency, kí phát vận đơn cho người giao hàng và chuyên chở hàng hóa
đến cảng đến.
4. Công ty Đại Dương: đại lý của người mua, chịu trách nhiệm nhận hàng từ hãng tàu
và giao cho người mua.
5. Công ty Chi Lâm: người mua, nhận hàng từ Công ty Đại Dương và thanh toán các
chi phí giao nhận cho Đại Dương.
2.1.2. Nhận bộ chứng từ và kiểm tra
Khi Công ty Đại Dương nhận đươc giấy báo hàng đến từ hãng tàu, nhân
viên phòng Chứng Từ sẽ kiểm tra các thông tin cần thiết như: ngày đến, tên tàu, số
cont, số seal, số B/L, số lượng, trọng lượng. Nếu các thông tin đã chính xác, Đại
Dương sẽ gởi giấy báo hàng đến cho khách hàng. Giấy báo hàng đến sẽ được làm
theo mẫu thống nhất của Công ty trên đó thể hiện đầy đủ các chi tiết của lô hàng,
chuyến tàu, ngày cập cảng, cảng đi, cảng đến, những giấy tờ và chứng từ khách
hàng cần mang theo và những khoản cước phí khi lấy D/O. Sau khi nhận thông báo
hàng đến, nếu Công ty không trực tiếp đứng ra thuê tàu, khách hàng sẽ fax hoặc

22
mail bộ chứng từ cho Công ty Đại Dương (trường hợp B/L surrendered) hoặc nhân
viên phòng Giao nhận sẽ trực tiếp liên hệ với đối tác để lấy bộ chứng từ (với trường
hợp không phải B/L surrendered, hãng tàu yêu cầu xuất trình B/L gốc). Trường hợp
Công ty trực tiếp đứng ra thuê tàu thì bộ Master B/L do Công ty nắm giữ nên khách
hàng chỉ cần mail hoặc fax các chứng từ còn lại.
Các nhân viên phòng Chứng từ Công ty Đại Dương phải có trách nhiệm
kiểm tra sự phù hợp của các thông tin và số liệu trên bộ chứng từ. Một bộ chứng từ
thường bao gồm: Hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn. Tùy
theo đặc điểm từng lô hàng mà bộ chứng từ cần thêm một số các giấy tờ khác như
giấy chứng nhận xuất xứ, giấy ủy quyền nhập khẩu, giấy phép tự động nhập khẩu,
giấy chứng nhận hun trùng, giấy kiểm dịch động thực vật… Ngoài ra, khách hàng
sẽ cung cấp cho Công ty Đại Dương giấy giới thiệu để thuận tiện trong việc làm
các thủ tục chứng từ với cơ quan hải quan, hãng tàu, cảng…
Để thực hiện giao nhận lô hàng nhập khẩu theo hợp đồng XS-VN016, ngày
12/09/2015, hãng tàu gửi giấy báo hàng đến cho Đại Dương. Nhân viên phòng
Chứng từ Công ty Đại Dương sẽ kiểm tra chi tiết các thông tin được đề cập trên
giấy báo như: số vận đơn Master B/L SITGSHSGK26348, Chuyến tàu SITC
BANGKOK/1518S, 3 container có số container / số seal lần lượt là TEMU4113660
/ SITC540239, SITU2897029 / SITC540223, SITU2915420 / SITC540224, ngày
cập cảng là 15/09/2015, cảng đến là Cảng Cát Lái,… Sau khi kiểm tra kĩ các thông
tin trên, cùng ngày Công ty Đại Dương sẽ gửi giấy báo hàng đến cho Công ty Chi
Lâm theo mẫu của mình, trong đó cũng thông báo các thông tin liên quan đến lô
hàng và các các chi phí liên quan như: Phí D/O 30USD/SET, phí THC
95USD/20’DC, Handling 20USD/SET, CIC 30USD/20’DC, VSC 8USD/20’DC và
các giấy tờ cần thiết phải mang theo khi đến nhận hàng như: Giấy giới thiệu hoặc
Chứng minh Nhân dân, Giấy báo hàng đến, House B/L bản gốc.
2.1.3. Lấy lệnh giao hàng
Nhân viên giao nhận của Công ty đến hãng tàu trình B/L (nếu là bill gốc),

giấy thông báo hàng đến, giấy giới thiệu và thanh toán các chi phí cần thiết để làm
thủ tục cược container và lấy lệnh giao hàng (D/O). Trước đây, các cảng cho phép
người nhập khẩu được thực hiện rút hàng ra khỏi container tại cảng sau đó kéo


23
hàng về kho. Nhưng hiện nay hầu hết các cảng đều quá tải nên chỉ cho phép rút
hàng lẻ container và lưu giữ tại bãi CFS, đối với hàng nguyên container, người
nhập khẩu phải tự kéo container về kho của mình để rút hàng và trả container về lại
bãi. Để đảm bảo người nhập khẩu thực hiện các công việc trên đúng thời hạn về
cho hãng tàu, các hãng tàu đặt ra các loại phí như phí lưu container tại bãi (DEM),
phí lưu container tại kho người nhập (DET) và phí lưu bãi tại cảng (STORAGE)
bên cạnh các loại phí truyền thống như phí D/O, handling, CIC, VSC... Nếu quá
thời hạn quy định của hãng tàu thì 3 loại phí trên sẽ được áp dụng. Để đảm bảo
người nhập khẩu trả lại container cho hãng tàu, các hãng tàu buộc người nhập phải
đặt cược container, tùy vào kích cỡ container (20 hay 40 feet) và đặc điểm
container (container thường và container lạnh) mà mức đặt cược sẽ khác nhau.
Nhân viên khi liên hệ cược Container phải điền đầy đủ thông tin vào biểu mẫu
mượn container và đóng tiền đặt cọc cho hãng tàu. Sau này, khi trả container
nguyên trạng về lại bãi Công ty sẽ được hoàn lại khoản tiền cược này.
Sau khi đóng các khoản chi phí cần thiết như phí D/O, handing, THC, CIC,
VSC, DET, DEM, STORAGE…cho hãng tàu nhân viên phòng Giao nhận nhận hóa
đơn giá trị gia tăng và D/O. Hiện nay, theo quy định về điều kiện khấu trừ thuế giá
trị gia tăng (Thông tư 26/2015/TT-BTC) và chi phí đầu vào được khấu trừ của thuế
thu nhập doanh nghiệp (Thông tư 96/2015/TT-BTC), Bộ Tài Chính yêu cầu các
doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt với các hóa đơn từ 20
triệu đồng trở lên trong ngày. Do đó, tùy trường hợp giá trị của hóa đơn và yêu cầu
của hãng tàu mà hình thức thanh toán phí này có thể là trực tiếp tại quầy thu ngân
của hãng tàu hoặc thanh toán chuyển khoản hoặc thanh toán qua ngân hàng. Nhân
viên phòng Giao nhận và phòng Kế toán có nhiệm vụ thống nhất với nhau để tránh

mất thời gian và vướng các quy định về khấu trừ thuế.
Sau khi đóng tất cả các phí, nhân viên hãng tàu sẽ giao D/O gồm 2 bản, có
đóng mộc kí phát của hãng tàu. Nhân viên giao nhận Công ty Đại Dương sẽ kiểm
tra lại bộ D/O trước khi rời khỏi hãng tàu.
Để thực hiện giao nhận lô hàng nhập khẩu theo hợp đồng XS-VN016, ngày
13/09/2015, nhân viên phòng Giao nhận đến văn phòng đại lý hãng tàu SITC, mang
theo giấy giới thiệu, thấy thông báo hàng đến của hãng tàu, tiền ứng từ phòng Kế


24
toán để đóng các loại phí trực tiếp tại quầy của đại lý hãng tàu và đóng phí cược
container. Sau đó, đại lý hãng tàu đã cấp lệnh giao hàng (D/O) 2 bản gốc có đóng
dấu “giao thẳng” và mộc của đại lý hãng tàu cho nhân viên phòng Giao nhận Công
ty Đại Dương. Do khách hàng đông nên hóa đơn giá trị gia tăng đối với các khoản
phụ phí tàu chợ được đại lý hẹn đến lấy sau.
2.1.4. Làm thủ tục hải quan
Để làm thủ tục hải quan, trước tiên phải thực hiện khai và truyền tờ khai hải
quan. Nhân viên phòng Chứng từ sẽ chuẩn bị một số chứng từ để tập hợp thông tin
và khai hải quan bằng phần mềm và truyền tờ khai qua hệ thống khai hải quan là
VNACCS/VCIS. Tại Công ty Đại Dương, việc khai hải quan được thực hiện bằng
phần mềm CDS live. Các thông tin nhập vào phần mềm gồm có:
− Nhập thông tin tờ khai: Người nhập khẩu, người xuất khẩu, loại hình
nhập khẩu, hợp đồng, hóa đơn thương mại, phương tiện vận tải, vận
tải đơn, nước xuất khẩu, cảng – địa điểm xếp hàng, cảng – địa điểm
dỡ hàng, điều kiện giao hàng, đồng tiền thanh toán – tỷ giá tính thuế,
phương thức thanh toán ….
− Nhập danh sách hàng tờ khai: Tên hàng – quy cách phẩm chất, mã số
hàng hóa (mã HS), xuất xứ hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, đơn giá
nguyên tệ, trị giá nguyên tệ. Sau khi tiến hành ghi lại, phần mềm CDS
Live sẽ tự động tính số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho lô

hàng này.
− Các chứng từ kèm theo: Các chứng từ đính kèm dạng ảnh (hợp đồng,
phiếu đóng gói, vận đơn, giấy ủy quyền nhập khẩu…).
Sau khi nhập xong thì tiến hành khai báo, dữ liệu sẽ chuyển qua mạng
VNACCS/VCIS vào hệ thống tiếp nhận hải quan. Hệ thống tiếp nhận của Hải quan
nhận được các dữ liệu này tự động cấp cho doanh nghiệp số tờ khai hải quan, số tên
cơ quan hải quan tiếp nhận. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của các dữ
liệu được truyền, cán bộ hải quan tiến hành phân luồng tờ khai và phản hồi cho
Công ty Đại Dương. Trong tờ khai phản hồi có kết quả phân luồng và trị giá thuế
nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) thuế giá trị gia tăng mà khách hàng phải
hoàn thành.
Theo quy định của Luật 21/2012/QH13 sửa đổi, bổ sung Luật Quản lý thuế,


25
trừ trường hợp đối tượng hàng hóa là nguyên liệu, vật tư nhập khẩu để sản xuất
hàng hóa xuất khẩu thì được ân hạn thuế 275 ngày, với các loại hàng hóa khác việc
nộp thuế phải được tiến hành trước thông quan. Nhân viên Công ty Đại Dương
mail hoặc fax qua cho khách hàng tờ khai có kê giá trị thuế để khách hàng thực
hiện nghĩa vụ đóng thuế. Bộ phận Kế toán của khách hàng sẽ làm thủ tục đóng thuế
tại ngân hàng và nhận giấy gửi tiền vào ngân sách nhà nước đã đóng mộc của ngân
hàng. Giấy gửi tiền vào ngân sách nhà nước sẽ được chuyển lại cho Công ty Đại
Dương để làm thủ tục thông quan tại cảng. Sau khi nhận được giấy này, nhân viên
Chứng từ của Công ty Đại Dương sẽ kiểm tra các thông tin cần thiết bao gồm: số
tài khoản trên giấy nộp tiền, số tờ khai, loại hình nhập khẩu và các thông tin Công
ty khách hàng để không gặp trục trặc trong quá trình làm thủ tục hải quan
Sau khi đã truyền tờ khai vào hệ thống và nộp thuế cho nhà nước, nhân viên
phòng Giao nhận sẽ làm thủ tục hải quan với cách thức tùy vào kết quả phân luồng
trả về. Căn cứ vào các tiêu chí như loại hàng hóa, tình hình gian lận hàng hóa
chương trình quản lý rủi ro của Hải quan sẽ trả về 3 loại phân luồng hàng hóa

tương ứng với 3 mã phân loại 1, 2 và 3 trong tờ kết quả phân luồng:
− Luồng Xanh (mã phân loại 1 - miễn kiểm): hàng hóa đã được thông
quan. Thông thường, hàng hóa được thông quan trên cơ sở thông tin
khai báo điện tử. Tuy nhiên, trong thực tế thì tùy vào quy định của
cảng đến có kiểm tra bộ chứng từ giấy hay không (Cảng Cát Lái vẫn
kiểm tra bộ chứng từ giấy đối với hàng hóa luồng xanh). Nếu cảng
yêu cầu, nhân viên giao nhận Đại Dương sẽ nộp bộ chứng từ giấy cho
hải quan để kiểm tra thông quan.
− Luồng Vàng (mã phân loại 2 - kiểm tra chi tiết): Nhân viên cầm tờ
khai và bộ hồ sơ để xuất trình. Người tiếp nhận sẽ kiểm tra chi tiết bộ
hồ sơ xem có đúng với những gì đã tiếp nhận từ mạng hải quan hay
không. Nếu không có gì sai khác, bộ chứng từ sẽ được kí duyệt và
thông quan.
− Luồng Đỏ (mã phân loại 3 - kiểm tra thực tế): xuất trình hồ sơ giấy và
hàng hóa để kiểm tra.
Sau khi kiểm tra theo mã phân luồng, chi cục hải quan sẽ cấp cho nhân viên
giao nhận Đại Dương tờ khai đã thông quan và danh sách container đủ điều kiện.