TTQT HUONG DAN PHONG NGUA

Thủ tục quy trình:
HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA

Mã hoá: TT/8.5.3/TTNCCBLSG&BG
Ban hành lần

:

01

Hiệu lực từ ngày

: 22/4/2010

Trang/ tổng số trang : 2/ 6

1. MỤC ĐÍCH
-

Nhằm cung cấp một phương pháp thống nhất và nhất quán để xác định và thực

hiện các hành động cần thiết để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp và ngăn
chặn sự xuất hiện của chúng.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
-

Thủ tục này áp dụng cho các hoạt động có liên quan đến các bộ phận của

Trung tâm.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO

-

Điều khoản 8.5.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

-

Điều khoản 8.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

4. ĐỊNH NGHĨA
Hành động phòng ngừa: Là hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân
của sự không phù hợp tiềm ẩn hay tình trạng không mong muốn tiềm tàng khác có
thể xảy ra.
Sự không phù hợp: Là sự không đáp ứng một yêu cầu.
5. NỘI DUNG
5.1. LƯU ĐỒ


Thủ tục quy trình:

Mã hoá: TT/8.5.3/TTNCCBLSG&BG

HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA

Ban hành lần

:

01

Hiệu lực từ ngày

: 22/4/2010

Trang/ tổng số trang : 3/ 6

Bước

Trách nhiệm

Sơ đồ

Mô tả/biểu mẫu

1

Các bộ phận

Phát hiện sự không phù hợp
tiềm ẩn

BM/8.5.3/TTNCCBLS
G&BG/01

Không đạt

2

Giám đốc
Trung tâm

3

Giám đốc
Trung tâm và
những người được
phân công

Xác định nguyên nhân tiềm ẩn
và đề ra biện pháp phòng ngừa

Giám đốc
Trung tâm

Xem xét

Người được
phân công

Thực hiện hành động
phòng ngừa tiềm ẩn

Xem xét

BM/8.5.3/TTNCCBLS
G&BG/02

Đạt

4

5

BM/8.5.3/TTNCCBLS
G&BG/01

BM/8.5.3/TTNCCBLS
G&BG/01

Không đạt

Đạt

BM/8.5.3/TTNCCBLS
G&BG/01

Không đạt

6

7

Người được
phân công

K.tra kết quả

Thư ký ISO

Báo cáo, lưu hồ sơ

Đạt

BM/8.5.3/TTNCCBLS
G&BG/01

5.2. DIỄN GIẢI
Bước 1: Phát hiện sự không phù hợp tiềm ẩn
Các nguyên nhân gây ra sự không phù hợp tiềm ẩn như:
-

Kết quả của cuộc họp xem xét của lãnh đạo.

-

Kết quả giải quyết khiếu nại của khách hàng.

-

Các kết quả theo dõi đo lường sự thỏa mãn của khách hàng và phân tích dữ

liệu.
-

Các cuộc đánh giá nội bộ.


Thủ tục quy trình:

Mã hoá: TT/8.5.3/TTNCCBLSG&BG

HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA

Ban hành lần

:

01

Hiệu lực từ ngày

: 22/4/2010

Trang/ tổng số trang : 4/ 6

Các hồ sơ của hệ thống quản lý chất lượng liên quan.

-

Người phát hiện sự không phù hợp tiềm ẩn báo cho trưởng bộ phận biết để xem
xét

và

lập

Phiếu

yêu

cầu

thực

hiện

hành

động

phòng

ngừa

(BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01) và chuyển lên Giám đốc Trung tâm xem xét.
Bước 2: Xem xét
Giám đốc Trung tâm xem xét, nếu:
Chấp nhận: Ký duyệt vào Phiếu yêu cầu thực hiện hành động phòng ngừa

-

(BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01) và chuyển xuống cho các bộ phận liên quan xác
định nguyên nhân tiềm ẩn và đề ra biện pháp phòng ngừa thích hợp.
-

Không chấp nhận: trả lại cho các bộ phận đã phát hiện và yêu cầu xem xét lại.

-

Khi đã đồng ý thì Thư ký ISO có trách nhiệm cập nhật sự không phù hợp tiềm

ẩn

vào

Sổ

theo

dõi

thực

hiện

hành

động

phòng

ngừa

(BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/02).
Bước 3: Xác định nguyên nhân tiềm ẩn và đưa ra biện pháp phòng ngừa
-

Người được Giám đốc Trung tâm chỉ định xem xét và xác định nguyên nhân

gây ra sự không phù hợp tiềm ẩn đề ra biện pháp khắc phục được ghi vào mục
Nguyên nhân tiềm ẩn và mục Biện pháp khắc phục của Phiếu yêu cầu thực hiện

hành động phòng ngừa (BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01) và chuyển lên Giám
đốc Trung tâm xem xét:
-

Thời gian để tiến hành điều tra nguyên nhân gây ra sự không phù hợp tiềm ẩn

và đề ra biện pháp khắc phục (tối đa 10 ngày làm việc sau ngày Phiếu yêu cầu thực
hiện hành động phòng ngừa (BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01) được Giám đốc
duyệt.
Bước 4: Xem xét nguyên nhân tiềm ẩn và biện pháp phòng ngừa
Giám đốc Trung tâm tiến hành xem xét nếu:


Thủ tục quy trình:

Mã hoá: TT/8.5.3/TTNCCBLSG&BG

HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA

Ban hành lần

:

01

Hiệu lực từ ngày

: 22/4/2010

Trang/ tổng số trang : 5/ 6

-

Đồng ý: cho tiến hành phòng ngừa theo đúng biện pháp đã đề ra.

-

Không đồng ý: Yêu cầu xem xét lại nguyên nhân tiềm ẩn và hướng dẫn, đề ra

biện pháp phòng ngừa thích hợp.
Bước 5: Thực hiện hành động phòng ngừa
-

Các biện pháp phòng ngừa được trưởng bộ phận có liên quan thực hiện.

-

Người được phân công tiến hành thực hiện hành động phòng ngừa theo đúng

biện pháp đã đề ra và đảm bảo đúng thời gian quy định.
Bước 6: Kiểm tra kết quả
-

Người kiểm tra tiến hành theo dõi, đánh giá và ghi nhận kết quả hành động

phòng ngừa vào mục Kiểm tra kết quả phòng ngừa của Phiếu yêu cầu thực hiện
hành động phòng ngừa (BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01) để đảm bảo rằng các
hành động phòng ngừa đã thực hiện theo đúng mục tiêu đề ra.
-

Trường hợp đạt: Người kiểm tra xác nhận và photo chuyển Phiếu yêu cầu

thực hiện hành động phòng ngừa (BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01) cùng với
bằng chứng đính kèm (nếu có) gởi đến Giám đốc (bản chính) và các bộ phận thực
hiện (bản photo) để lưu.
-

Trường hợp không đạt: Hành động phòng ngừa chưa thực hiện hoặc thực hiện

không đạt yêu cầu, thiếu bằng chứng đính kèm thì người kiểm tra ghi nhận lại kết quả
và

lập

Phiếu

yêu

cầu

thực

hiện

hành

động

phòng

ngừa

(BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01) lần 02.
-

Hành động phòng ngừa chỉ thực hiện tối đa 02 lần. Lần thứ 03 sẽ chuyển lên

Giám đốc Trung tâm xem xét.
Bước 7: Báo cáo kết quả, lưu giữ hồ sơ
-

Thư ký ISO báo cáo kết quả hành động phòng ngừa trong cuộc họp xem

xét của lãnh đạo để nâng cao và cải tiến hệ thống.


Thủ tục quy trình:

Mã hoá: TT/8.5.3/TTNCCBLSG&BG

HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA

Ban hành lần

:

01

Hiệu lực từ ngày

: 22/4/2010

Trang/ tổng số trang : 6/ 6

-

Lưu giữ đầy đủ các hồ sơ, văn bản cần thiết có liên quan.

6. HỒ SƠ:
Thời
Tên hồ sơ

STT

Mã số biểu mẫu

gian
lưu

Phiếu yêu cầu thực
1

hiện

hành

động

phòng ngừa
Sổ theo dõi thực

2

hiện

hành

phòng ngừa

động

hủy

phận chịu
trách
nhiệm

Giám đốc

CBLS,

LSG&BG/01

LSG&BG/02

lưu

pháp

Người/bộ

TT NC

BM/8.5.3/TTNCCB

BM/8.5.3/TTNCCB

Nơi

Phương

3

GIẤY

năm

&
BỘT
GIẤY

Đốt bỏ

và các bộ
phận thuộc
trung tâm.


Mã hoá: BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01

Biểu mẫu:

PHIẾU YÊU CẦU THỰC HIỆN
HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA

Ban hành lần

: 01

Hiệu lực từ ngày

: 22/4/2010

Trang/ tổng số trang : 1/ 2

Số: ……………………………..
Lần: ……………
Ngày …… tháng …… năm …….
Vấn đề cần phòng ngừa:

Bộ phận:

Người theo dõi
(ký và ghi họ tên)

Người đề xuất:
Người điều tra nguyên nhân tiềm ẩn:
Bộ phận:
Ngày hoàn tất:

Các nguyên nhân tiềm ẩn:

Các biện pháp phòng ngừa:

Phê duyệt
Người (bộ phận) thực hiện hành động phòng ngừa:
Ngày hoàn tất:

Kiểm tra xác nhận kết quả phòng ngừa:
Tên người kiểm tra: 1/…………………………………………………..
2/…………………………………………………..
3/.………………………………………………….


Biểu mẫu:
PHIẾU YÊU CẦU THỰC HIỆN
HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA

Mã hoá: BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/01
Ban hành lần

: 01

Hiệu lực từ ngày

: 22/4/2010

Trang/ tổng số trang : 2/ 2


Biểu mẫu:

Mã hoá: BM/8.5.3/TTNCCBLSG&BG/02

SỔ THEO DÕI THỰC HIỆN HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA
STT Số phiếu

Ngày tháng

Tóm tắt vấn đề phòng ngừa

Người thực hiện

Ban hành lần

:

Hiệu lực từ ngày

: 22/4/2010

Trang/ tổng số trang

: 1/ 1

Ngày
hoàn thành

01

Kiểm tra xác nhận
Kiến nghị